NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ ĐẢNG Giảng viên: TS Nguyễn Lệ Nhung ĐT 0912581997 TS Nguyễn Lệ Nhung Nguyên tắc quản lý c/tác lưu trữ Đảng • Tập trung tồn tài liệu Phông lưu trữ ĐCSVN vào bảo quản mạng lưới trung tâm lưu trữ cấp uỷ Đảng từ TW đến huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh đặt quản lý thống Cục Lưu trữ VPTW Đảng TS Nguyễn Lệ Nhung • Văn phịng TW Đảng chịu trách nhiệm trước TW Đảng thực QLNN lưu trữ Đảng tổ chức CT - XH Cục Lưu trữ VPTW Đảng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phịng TW Đảng thực QLNN lưu trữ Đảng tổ chức CT - XH • Các tỉnh, thành uỷ, huyện, quận, thị uỷ thực QLNN Lưu trữ Đảng tổ chức CT XH phạm vi thuộc địa phương • Mỗi quan, tổ chức Đảng, tổ chức CT - XH phải có LT hành để quản lý HS, TLLT CQ, TC TS Nguyễn Lệ Nhung Các phần mềm ứng dụng CNTT vào c/tác lưu trữ Đảng - Quản lý phông sưu tập lưu trữ - Quản lý mục lục hồ sơ lưu trữ - Quản lý văn kiện Đảng - Quản lý văn chủ yếu lưu trữ - Quản lý công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung Những khâu nghiệp vụ chủ yếu Công tác thu thập, bổ sung TL Công tác phân loại TL Xác định giá trị TL Chỉnh lý TL Thống kê TLLT Xây dựng công cụ tra tìm TLLT Bảo quản TLLT Tổ chức sử dụng TLLT TS Nguyễn Lệ Nhung C/TÁC THU THẬP BỔ SUNG TL VÀO LT HH VÀ LTLS Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ hành quan TS Nguyễn Lệ Nhung Căn vào phạm vi quản lý TL TW quy định, nguồn nộp lưu TL vào kho LT cấp ủy cấp sau: - Kho lưu trữ TW Đảng gồm: + Đại hội Đại biểu Đảng toàn quốc; + Ban Chấp hành Trung ương; + Các quan tham mưu giúp việc Ban Chấp hành Trung ương; + Các CQ nghiệp Đảng TW: Báo Nhân dân, T/chí Cộng sản, Học viện CT HC QG Hồ Chí Minh, Nhà XB Chính trị Quốc gia-Sự thật; TS Nguyễn Lệ Nhung Nguồn nộp lưu TL vào Kho LT TW Đảng + Các tổ chức Đảng trực thuộc BCHTW: ĐU, ĐĐ, BCS đảng; + Các tổ chức CT-XH TW; + Các đ/chí ủy viên BCT, BBT, đảng viên tiêu biểu Đảng, đ/chí ủy viên BCHTW Đảng, BCT đồng thời CB lãnh đạo chủ chốt NN, tổ chức CT-XH TS Nguyễn Lệ Nhung Kho lưu trữ cấp ủy tỉnh, thành phố gồm: + Đại hội ĐB Đảng tỉnh, thành phố; + BCH Đảng tỉnh, thành phố ; + Các quan tham mưu, giúp việc tỉnh, thành ủy; báo, nhà xuất bản, trường trị tỉnh + Các ĐU, ĐĐ, BCS đảng tỉnh, thành ủy; + Các tổ chức CT-XH cấp tỉnh TS Nguyễn Lệ Nhung - Kho LT cấp ủy huyện, quận, thị xã gồm: + Đại hội ĐB Đảng huyện; + BCH Đảng huyện; + Các ban tham mưu, giúp việc HU; trung tâm trị huyện + Các TCCS Đảng; + Các tổ chức CT-XH cấp huyện sở; + ĐU xã, phường TS Nguyễn Lệ Nhung 10 Biên mục bên ngồi: BÌA HỒ SƠ Tên PHƠNG: Đơn vị tổ chức (hoặc MHĐ) : HỒ SƠ …………………………………………… …………………………………………… Phông số: Mục lục số: Hồ sơ số: Số trang Ngtháng BĐ Ngtháng KT THBQ: TS Nguyễn Lệ Nhung 76 Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu • Vệ sinh tài liệu • Tháo bỏ ghim kẹp • Làm phẳng tài liệu TS Nguyễn Lệ Nhung 77 Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại • Tồn TL hết giá trị loại trình chỉnh lý phải phân loại sơ bộ, đánh số thứ tự thống kê theo mẫu • Tài liệu hết giá trị, loại trình chỉnh lý phải Hội đồng XĐGTL quan kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định TS Nguyễn Lệ Nhung 78 Đánh số hồ sơ thức vào bìa, vào cặp (hộp); viết dán nhãn hộp • Sau cố định số HS (ĐVBQ) xếp HS (ĐVBQ) vào cặp, hộp theo số thứ tự HS, ghi nhãn cặp, đánh số thứ tự cặp, hộp Số cặp, hộp đánh theo phông LT, chữ số Ả rập số 01 Sắp xếp cặp, hộp lên giá, tủ theo ng/tắc từ trái sang phải, từ xuống TS Nguyễn Lệ Nhung 79 Mẫu nhãn cặp 8x10cm PHƠNG LƯU TRỮ Khóa 2000 - 2005 TÀI LIỆU:…… ………………… ĐVBQ:………… CẶP SỐ………… TS Nguyễn Lệ Nhung 80 Xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm HS,TL (sẽ học chương sau) • Lập mục lục hồ sơ • Xây dựng thẻ tra tìm • Nhập sở liệu vào máy tính TS Nguyễn Lệ Nhung 81 IV Kết thúc chỉnh lý Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý Kiểm tra kết chỉnh lý Hồn chỉnh hồ sơ phơng Bàn giao tài liệu vào kho xếp lên giá TS Nguyễn Lệ Nhung 82 Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý • Kết làm • Nhận xét, đánh giá TS Nguyễn Lệ Nhung 83 a Kết làm • Số lượng chất lượng tài liệu trước chỉnh lý (Căn vào BC Khảo sát) • Số lượng chất lượng tài liệu sau chỉnh lý - Số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn: - Số hồ sơ bảo quản lâu dài: - Số hồ sơ bảo quản tạm thời: - Số tài liệu loại để tiêu hủy: - Số tài liệu chuyển phông khác: TS Nguyễn Lệ Nhung 84 b Nhận xét, đánh giá • • • • Tiến độ thực so với kế hoạch đề Ưu điểm Tồn Bài học kinh nghiệm TS Nguyễn Lệ Nhung 85 Kiểm tra, nghiệm thu, đánh giá Sau chỉnh lý hoàn chỉnh TL, tiến hành thành lập hội đồng nghiệm thu để đánh giá kết chỉnh lý, tổ chức nghiệm thu TL chỉnh lý TS Nguyễn Lệ Nhung 86 * Cơ sở (căn cứ) để kiểm tra • • • • • • Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý Các văn hướng dẫn chỉnh lý Báo cáo kết khảo sát tài liệu Hợp đồng chỉnh lý tài liệu Biên giao nhận tài liệu Kế hoạch chỉnh lý => Việc kiểm tra, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý cần lập biên TS Nguyễn Lệ Nhung 87 * Nội dung kiểm tra • Kiểm tra thực tế tài liệu sau chỉnh lý (hồ sơ đạt yêu cầu chưa, việc xác định giá trị tài liệu chưa ) • Kiểm tra văn hướng dẫn chỉnh lý (hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu ) • Kiểm tra công cụ tra cứu (mục lục hồ sơ, thẻ LT ) TS Nguyễn Lệ Nhung 88 Hồn chỉnh hồ sơ phơng - Các biên giao nhận tài liệu - LSĐVHTP LSP - Phương án phân loại tài liệu - Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu - Kế hoạch chỉnh lý - Mục lục hồ sơ - Các văn xét hủy tài liệu - Báo cáo sơ kết, tổng kết chỉnh lý TS Nguyễn Lệ Nhung 89 Bàn giao tài liệu vào kho xếp lên giá *Bàn giao TL cần phải đối chiếu cẩn thận HS, ĐVBQ phần thống kê MLHS với thực tế TL Cần phải làm biên bàn giao TL có chữ ký bên nhận bên bàn giao tài liệu Vận chuyển TL vào kho xếp lên giá - Sắp xếp lên giá theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ xuống TS Nguyễn Lệ Nhung 90 ... loại tài liệu kho lưu trữ cấp ủy - Phân loại tài liệu phông lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung 24 Hệ thống kho lưu trữ Đảng gồm: - Kho Lưu trữ TW Đảng Cục Lưu trữ VPTW Đảng quản lý - Các kho LT tỉnh,... TS Nguyễn Lệ Nhung Các phần mềm ứng dụng CNTT vào c/tác lưu trữ Đảng - Quản lý phông sưu tập lưu trữ - Quản lý mục lục hồ sơ lưu trữ - Quản lý văn kiện Đảng - Quản lý văn chủ yếu lưu trữ - Quản... Lưu trữ VPTW Đảng TS Nguyễn Lệ Nhung • Văn phịng TW Đảng chịu trách nhiệm trước TW Đảng thực QLNN lưu trữ Đảng tổ chức CT - XH Cục Lưu trữ VPTW Đảng có trách nhiệm giúp Chánh Văn phòng TW Đảng