BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA SAU ĐẠI HỌC LUẬN VĂN CAO HỌC KINH TẾ. HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN CỦA TẬP ĐOÀN A.P. MOLLER MAERSK –MẢNG HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ MAERSK LOGISTICS CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Mã số : 60.34.30 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. PHẠM VĂN DƯỢC. HỌC VIÊN: NGUYỄN NGỌC HIỂN. Lớp cao học kế toán, khóa 15. TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009 Trang 2/123 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA SAU ĐẠI HỌC LUẬN VĂN CAO HỌC KINH TẾ. HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN CỦA TẬP ĐOÀN A.P. MOLLER MAERSK – MẢNG HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ - MAERSK LOGISTICS NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. PHẠM VĂN DƯỢC. HỌC VIÊN: NGUYỄN NGỌC HIỂN. Lớp cao học kế toán, khóa 15. TP. HỒ CHÍ MINH NĂM 2009 Trang 3/123 Phần mở đầu Lý do chọn đề tài. Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của các tổ chức kinh tế (tổ chức), hệ thống thông tin kế toán nắm giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Nó là nền tảng vững chắc để lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho quyết định kinh tế của người quản trị. Nó giúp người quản trị kiểm soát tốt các rũi ro tiềm tàng, rũi ro kiểm soát và rũi ro phát hiện tồn tại trong tổ chức. Từ đó, có thể phát huy tối đa hiệu quả quản lý của người quản trị đến từng mảng hoạt động cụ thể của tổ chức. Mục đích của đề tài. Nghiên cứu lý thuyết các chu trình cơ bản của một hệ thống thông tin kế toán. Đồng thời kiểm nghiệm tính thực tế của nó bằng cách mô tả thực trạng ứng dụng các chu trình này để từ đó chỉ ra các ưu điểm, khuyết điểm của các chu trình, làm căn cứ đề ra các giải pháp khắc khục những nhược điểm của hệ thống, đồng thời phát huy tối đa ưu điểm của các chu trình nhằm hoàn thiện các chu trình cơ bản này. Đối tượng của đề tài. Đề tài này nghiên cứu việc ứng dụng các chu trình kế toán cơ bản cấu thành nên hệ thống thông tin kế toán cho mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics của các tập đoàn A.P.Moller Maersk. Phạm vi nghiên cứu của đề tài. Đề tài nghiên cứu giới hạn chỉ trong mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics. Ý nghĩa khoa học và thực tiển của đề tài nghiên cứu. Bất cứ sự vật hiện tượng nào cũng phải trải qua bốn quá trình: phát sinh, phát triển, tồn tại và suy vong. Để không đi đến kết cục suy vong, thì các tổ chức phải luôn đổi mới mình để kéo dài quá trình phát triển-tồn tại. Việc mở rộng đầu tư, ổn định cung cấp dịch vụ hay thu hẹp sản xuất sẽ được người quản trị quyết định căn cứ vào tình hình biến động thị trường, tầm nhìn của người quản trị về hướng phát triển của tổ chức, của ngành, của nền kinh tế trong trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn. Quyết định mang tính sống còn này phụ thuộc Trang 4/123 phần lớn vào thông tin mà anh ta có được từ hệ thống thông tin kế toán của mình kết hợp với thông tin diễn biến phức tạp của tình hình thị trường thế giới và nội địa. Như vậy, việc xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán vững mạnh phục vụ cho quyết định kinh tế của người quản trị là vấn đề then chốt mang tính sống còn của các tổ chức. Cấu trúc của đề tài. Cấu trúc của đề tài bao gồm: Phần mở đầu giới thiệu khái quát về đề tài. Chương I giới thiệu về mô hình lý thuyết ứng dụng của sáu chu trình kế toán cơ bản hình thành nên một hệ thống thông tin kế toán mạnh mẽ, vững chắc trong việc cung cấp thông tin đầy đủ và thích hợp cho người quản trị. Chương II trình bày về thực trạng việc ứng dụng sáu qui trình kế toán này vào hoạt động kinh doanh hàng ngày của tập đoàn A.P.Moller Maersk, nhưng chỉ nghiên cứu mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế. Chương III là các kiến nghị để hoàn thiện sáu chu trình kế toán này. Phần kết luận tóm tắt lại những cái mà đề tài đã đạt được, chưa đạt được và các vấn đề còn dở dang. Trang 5/123 MỤC LỤC Trang Phần mở đầu 3 Chương 1. Lý thuyết ứng dụng các chu trình kế toán. 13 1.1. Khái quát về kế toán và chu trình hoạt động kinh doanh 13 1.1.1. Hoạt động kinh doanh ở các tổ chức kinh tế: 13 1.1.2. Định nghĩa về kế toán: 13 1.1.3. Vai trò của kế toán 14 1.1.4. Khái quát các chu trình kế toán 15 1.1.4.1. Chu trình báo cáo. 15 1.1.4.2. Chu trình doanh thu-phải thu. 15 1.1.4.3. Chu trình chi phí-phải trả. 16 1.1.4.4. Chu trình tài sản cố định, khấu hao và thanh lý 16 1.1.4.5. Chu trình tiền lương. 16 1.1.4.6. Chu trình vốn hoạt động 17 1.2. Chu trình báo cáo. 17 1.2.1. Khái quát chu trình Báo cáo: 17 1.2.2. Chu trình báo cáo 20 1.2.3. Các mục tiêu kiểm soát 22 1.3. Chu trình doanh thu-phải thu. 23 1.3.1. Khái quát chu trình doanh thu-phải thu: 23 1.3.2. Qui trình thực hiện chu trình doanh thu-phải thu. 27 1.3.3. Các mục tiêu kiểm soát 28 1.4. Chu trình chi phí-phải trả. 32 1.4.1. Khái quát chu trình chi phí-phải trả: 32 1.4.2. Qui trình thực hiện chu trình chi phí-phải trả 35 1.4.3. Các mục tiêu kiểm soát: 36 Trang 6/123 1.5. Chu trình tài sản cố định. 39 1.5.1. Khái quát chu trình tài sản cố định: 39 1.5.2. Qui trình thực hiện chu trình TSCĐ. 41 1.5.3. Các mục tiêu kiểm soát: 43 1.6. Chu trình tiền lương. 44 1.6.1. Khái quát chu trình tiền lương: 44 1.6.2. Qui trình thực hiện chu trình tiền lương 46 1.6.3. Các mục tiêu kiểm soát: 48 1.7. Chu trình vốn hoạt động 50 1.7.1. Khái quát chu trình vốn hoạt động: 50 1.7.2. Chu trình vốn hoạt động. 51 1.7.3. Các mục tiêu kiểm soát: 52 Chương 2. Thực trạng chu trình kế toán ở tập đoàn A.P.Moller Maersk, phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics 55 2.1. Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk và tổ chức kinh doanh mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế Maersk Logistics. 55 2.1.1. Khái quát về tập đoàn A.P.Moller Maersk: 55 2.1.2. Tổ chức hoạt động kinh doanh. 56 2.1.3. Công tác kế toán. 59 2.2. Thực trạng chu trình báo cáo: 59 2.2.1. Sơ đồ và miêu tả. 59 2.2.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 61 2.3. Thực trạng chu trình doanh thu- phải thu: 63 2.3.1. Sơ đồ và mô tả. 63 2.3.2. Đánh giá ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và ảnh hưởng 75 Trang 7/123 2.4. Chu trình chi phí-phải trả. 77 2.4.1. Mô tả chu trình 77 2.4.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 87 2.5. Chu trình tài sản cố định. 92 2.5.1. Mô tả chu trình 92 2.5.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 92 2.6. Chu trình tiền lương. 94 2.6.1. Mô tả chu trình 94 2.6.2. Đánh giá ưu nhược, nguyên nhân, ảnh hưởng 94 2.7. Chu trình vốn hoạt động 96 2.7.1. Mô tả chu trình: 96 2.7.2. Ưu điểm, nhược điểm, nguyên nhân và ảnh hưởng: 96 Chương 3. Hoàn thiện chu trình kế toán của tập đoàn. 99 3.1. Hoàn thiện chu trình báo cáo. 99 3.1.1. Mục tiêu hoàn thiện. 99 3.1.2. Qui trình hoàn thiện 99 3.1.3. Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá 101 3.2. Hoàn thiện chu trình doanh thu-phải thu 103 3.2.1. Mục tiêu hoàn thiện. 103 3.2.2. Qui trình hoàn thiện 104 3.2.3. Kiến nghị 107 3.3. Hoàn thiện chu trình chi phí-phải trả. 110 3.3.1. Mục tiêu hoàn thiện. 110 3.3.2. Qui trình hoàn thiện 111 Trang 8/123 3.3.3. Kiến nghị 113 3.4. Hoàn thiện chu trình TSCĐ-khấu hao 115 3.4.1. Mục tiêu hoàn thiện. 115 3.4.2. Qui trình hoàn thiện 116 3.4.3. Kiến nghị 116 3.5. Hoàn thiện chu trình tiền lương. 117 3.5.1. Mục tiêu hoàn thiện. 117 3.5.2. Qui trình hoàn thiện 118 3.5.3. Kiến nghị 119 3.6. Hoàn thiện chu trình vốn hoạt động 120 3.6.1. Mục tiêu hoàn thiện. 120 3.6.2. Qui trình hoàn thiện 120 3.6.3. Kiến nghị các chỉ tiêu đánh giá 120 Trang 9/123 Những chữ viết tắt được sử dụng trong luận văn: SAP: S ystem Application Product in data processing: là một phần mềm kế toán, hoạt động. Dữ liệu đầu vào cho phần mềm là thông tin hoạt động, tài chính hàng ngày của tổ chức. Dữ liệu này được xử lý tự động bởi các chương trình tích hợp trong SAP kết hợp với xử lý bằng tay của các cổng kiểm soát chương trình. Dữ liệu đầu ra là các báo cáo theo yêu cầu của người quản trị. FACT: F inance and Accounting for Container Transport: là phần mềm kế toán hoạt động SAP viết riêng cho tập đoàn A.P.Moller Maersk. HFM: Hiperion Financial Management: là hệ thống quản trị tài chính cao cấp của Tập đoàn A.P.Moller Maersk. Được viết trên nền web nên có thể dễ dàng hợp nhất số liệu trực tuyến được nhập liệu từ các tổ chức ở các nước thành viên. MSO: M aster Sale Order: Đơn bán hàng, là một đơn vị lưu trữ thông tin, chứa đựng các chi tiết liên quan đến việc bán hàng như tên khách hàng, mã khách hàng, số lượng hàng hóa, đơn giá bán… MSO luôn được liên kết đến một hoặc nhiều DSO và một hoặc nhiều PO cụ thể. DSO: D ocument Sale Order: Đơn bán hàng đã được quyết toán số lượng, DSO luôn được liên kết với một MSO cụ thể. PO: Purchasing Order: Đơn mua hàng, là một đơn vị lưu trữ thông tin, chứa đựng các chi tiết liên quan đến việc mua hàng như tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp, số lượng hàng hóa, đơn giá mua…PO được liên kết với MSO cụ thể. BD: Billing document: Hóa đơn trong hệ thống FACT, là căn cứ để xuất hóa đơn tài chính cho khách hàng. BD luôn được liên kết đến một DSO cụ thể. GR: G ood Receipt: Biên bản nhận hàng điện tử. GR được tạo cho PO tương ứng khi Mlog đã thực sự nhận được hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp. Mlog: Maersk Logistics là phân mảng hoạt động hậu cần và vận tải đa phương thức quốc tế thuộc tập đoàn A.P.Moller Maersk. Trang 10/123 IR: Invoice Receipt: Là bút toán điện tử ghi nhận vào tài khoản phải trả nhà cung cấp và tài khoản trích trước chi phí “GR/IR clearing” căn cứ vào hóa đơn tài chính nhận được từ nhà cung cấp. PR: P urchasing Requirement: Yêu cầu mua hàng. Là trung gian cho mối liên kết giữa MSO và PO. MM posting: Ghi nhận chi phí thông qua qui trình tạo PO. Khi tạo đơn đặt hàng, hệ thống ghi Nợ chi phí/Có trích trước chi phí. Khi nhận hóa đơn hệ thống ghi Nợ trích trước chi phí/Có phải trả người bán. FI posting: Ghi nhận chi phí không thông qua qui trình tạo PO. Dùng cho những chi phí không tính trước chính xác được như tiền điện, nước khi kỳ kế toán chưa kết thúc. Công tác ghi sổ dựa vào hóa đơn thực nhận. CM1: C ontribution Margin 1: Số dư đảm phí. Là khoản chênh lệch giữa giá bán (DSO) và và giá mua (PO). GSC: G lobal Service Center: là một nhóm gia công đặt trụ sở tại Ấn Độ, Trung Quốc và Malaysia thực hiện chức năng gia công cho phần việc có tính chất đơn giản, lập đi lập lại theo đúng qui trình đã định sẵn. ATR: A ccounting To Reporting: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện các bút toán khóa sổ, đóng kỳ cuối tháng cho tất cả các nước trong vùng. RTP: Requisition To Pay: Một nhóm gia công thuộc GSC nhận những dòng dữ liệu là các hình ảnh hóa đơn với số PO trên đó được chụp hình và gửi qua bằng hệ thống FACT. Dựa vào đó, nhóm này ghi có phải trả nhà cung cấp/Nợ trích trước chi phí. PCC: P ayment Control Center: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện các bút toán chuyển khoản cho nhà cung cấp khi các khoản phải trả này đến hạn thanh toán. MDM: Master Data Management: Một nhóm gia công thuộc GSC thực hiện việc tạo/sửa dữ liệu về nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, danh mục nguyên vật liệu, giá [...]... thống được sử dụng trong tập đoàn Ký hiệu trong các chu trình: Trang 13/123 Chương 1 Lý thuyết ứng dụng các chu trình kế toán 1.1 Khái quát về kế toán và chu trình hoạt động kinh doanh 1.1.1 Hoạt động kinh doanh ở các tổ chức kinh tế: Các tổ chức kinh tế (tổ chức) được thành lập với mục tiêu là tìm kiếm lợi nhận cho nhà đầu tư Hoạt động kinh doanh của các tổ chức là các hoạt động: tìm kiếm khách hàng,... bằng tiền và được kế toán ghi chép biểu hiện thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, sổ sách của kế toán Có thể nói hoạt động kinh doanh là hoạt động kiếm tiền của tổ chức mà kế toán thể hiện hoạt động kiếm tiền đó trên sổ sách chứng từ của tổ chức 1.1.2 Định nghĩa về kế toán: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá... dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động (1) Ở các tập đoàn đa quốc gia ngày nay, khái niệm kế toán không đơn thuần là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong tập đoàn mà nó đã được phát triển thành một hệ thống thông tin với sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tài chính, kế toán quản trị, kế toán chi phí, kiểm toán hình thành nên hệ thống thông tin kế toán trong một thể thống nhất để... quyết định của người quản trị Sau đây là sáu chu trình kế toán cơ bản hình thành nên hệ thống thông tin kế toán chuNn của một một tổ chức Khái quát về mục tiêu của sáu chu trình này như sau: 1.1.4.1 Chu trình báo cáo Mục tiêu của chu trình báo cáo là cung cấp được các báo cáo theo yêu cầu của người quản trị Báo cáo phải thể hiện một cách trung thực hợp lý tình hình hoạt động kinh doanh của kỳ báo cáo;... người tiêu dùng với chi phí thấp nhất bằng những phương tiện vận chuyển hiệu quả nhất FCR: Freight Cargo Receipt: Biên nhận đã nhận hàng từ khách hàng dùng cho bộ phận hoạt động IEL OCE: OCEAN: là một bộ phận hoạt động trong mảng vận tải đa phương thức quốc tế thuộc Mlog Bộ phận này bán dịch vụ vận chuyển bằng đường biển cho khách hàng căn cứ vào dịch vụ vận chuyển đường biển mua được từ các hãng tàu HBL:... liệu hoạt động từ MODS sang FACT SO: Shipping Order: Đơn nhận đặt hàng từ khách hàng được cập nhật trên hệ thống MODS/MORE AIR: AIR FREIGHT là một bộ phận hoạt động trong mảng vận tải đa phương thức quốc tế thuộc Mlog Bộ phận này bán dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không Trang 12/123 cho khách hàng căn cứ vào dịch vụ vận chuyển hàng không mua được từ các hãng hàng không TURNEL: Hệ thống hoạt động. .. thông tin về kết quá trình hoạt động kinh doanh của tổ chức trong kỳ báo cáo và các thông tin dự đoán cho kỳ hoạt động tiếp theo Chu trình báo cáo là một chu i các sự kiện theo thứ tự nhất định, có tính lặp đi lặp lại bắt đầu từ khi các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày của tổ chức được ghi nhận vào các hệ thống thông tin kế toán, được xử lý cho đến khi đóng kỳ hoạt động và trích xuất... Trang 18/123 chi phí cần trích trước trong kỳ nhưng vì một lý do nào đó mà doanh thu và chi phí này chưa kịp ghi nhận trong kỳ Bảng ghi nhớ xác nhận kết quả hoạt động kinh doanh: được lập bởi phòng kế toán với sự xác nhận của trưởng các bộ phận hoạt động Là căn cứ để đánh giá kết quả hoạt động của phòng, ban, theo phân khúc hoạt động, sản phNm, vùng, miền…Kết quả này được lũy kế và dùng làm căn cứ để... cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan đến việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình và thông tin theo yêu cầu của người sử dụng cho quyết định điều hành của người quản trị Báo cáo kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình: Báo cáo kiểm soát: mục đích của loại báo cáo này là để tổng hợp những sự thay đổi trong một tập tin dữ liệu Ví dụ báo cáo tổng... của chu trình này là tối ưu hóa dòng vốn hoạt động của tổ chức Tính toán, và có các hành động phù hợp để hiệu suất sử dụng vốn là cao nhất Cân đối thu chi đáp ứng nhu cầu chi tiêu cho hoạt động hàng ngày của tổ chức cũng như hoạt động chi trả phụ trội cho nhà đầu tư 1.2 Chu trình báo cáo 1.2.1 Khái quát chu trình Báo cáo: 1.2.1.1 Khái niệm về báo cáo và chu trình báo cáo Báo cáo là những bảng biểu, . HOÀN THIỆN CHU TRÌNH KẾ TOÁN C A T P ĐOÀN A. P. MOLLER MAERSK – MẢNG HOẠT ĐỘNG HẬU CẦN VÀ VẬN TẢI A PHƯƠNG THỨC QUỐC TẾ - MAERSK LOGISTICS NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS. TS. PHẠM VĂN. Transport: là phần mềm kế toán hoạt động SAP viết riêng cho t p đoàn A. P. Moller Maersk. HFM: Hiperion Financial Management: là hệ thống quản trị tài chính cao c p c a T p đoàn A. P. Moller Maersk. . ứng dụng sáu qui trình kế toán này vào hoạt động kinh doanh hàng ngày c a t p đoàn A. P. Moller Maersk, nhưng chỉ nghiên cứu mảng hoạt động hậu cần và vận tải a phương thức quốc tế. Chương III