1 ĐỒ ÁN MÔN HỌC VISUALBASIC Hà Nội - 2013 MỤC LỤC CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 5 1. Lịch sử phát triển siêu thị Hapromart 5 2. Giới thiệu về Siêu Thị 7 3. Cơ cấu tổ chức 9 4. Mô tả các hoạt động chính của siêu thị 10 5. Các vấn đề đặt ra 12 6. Các mẫu hóa đơn chứng từ 13 CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 16 1. Sơ đồ phân dã chức năng 16 2. Sơ đồ ngữ cảnh 17 3. Sơ đồ mức đỉnh 18 4. Sơ đồ mức dưới đỉnh 19 4.1. Các thực thể và thuộc tính của nó 22 4.2. Tạo cơ sở dữ liệu trên Access 24 4.3. Hướng dẫn nhập dữ liệu trực tiếp trên Access 2003 34 CHƯƠNG 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 35 2 LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình phát triển mạnh mẽ của xã hội hiện đại ngày nay, Lĩnh vực công nghệ thông tin đã và đang phát triển hết sức mạnh mẽ, và ngày càng đi sau vào đời sống con người. và đã trở thành một công cụ đắc lực hỗ trợ cho chúng ta trong mọi lịnh vực của đời sống. Những năm gần đây, nước ta đã có những bước tiến vượt bậc để bắt kịp với xu thế đổi mới và phát triển của khu vực và thế giới. Một trong những chủ chương đúng đắn của đảng và nhà nước ta là chính sách ưu tiên phát triển ngành công nghệ thông tin, đây được coi là ngành mũi nhọn quan trọng để góp phần xây dựng đất nước ta từng bước đi lên Công nghiệp hóa - Hiện đai hòa đất nước. ngày nay tin học đã đi sâu vào mọi lĩnh vực của đời sống và xã hội. Xã hội càng phát triển thì nhu cầu về vật chất của con người ngày càng tăng, nên đòi hỏi phải có một hệ thống siêu thị với mạng lưới rộng lớn. Siêu thị hiện tại đang là một biện pháp cho các bà nội trợ để đối phó với các hiểm họa từ rau, củ, quả và thực phẩm chứa các chất hóa học. Tại đây khách hàng có thể tìm thấy được rất các mặt hàng đủ tin cậy mà mình cần,vì thế hệ thống siêu thị cần có môt cơ cấu quản lý thật chặt chẽ để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng một cách hài hoà. Em thực hiện đề tài : “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý siêu thị Hapromart ” cũng không ngoài mục đích tìm hiểu những kiến thức về lĩnh vực này. Được sự giúp đỡ của các anh chị quản lý và nhân viên trong siêu thị Hapromart ” em đã hoàn thành được đề tài thực tập tốt nghiệp, nhưng do thời gian hạn chế và tim hiểu chưa được sâu nên còn sơ sài và thiếu sót, vây em rất 3 mong được sự đóng góp chia sẻ chân thành từ các thầy cô để đề tài của em được hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn ! 4 CHƯƠNG I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG KHẢO SÁT HỆ THỐNG SIÊU THỊ 1. Lịch sử phát triển siêu thị Hapromart Ngày 11/11/2006, trong những ngày cả nước vui mừng chào đón sự kiện Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại Thế Giới WTO và chào mừng Hội nghị APEC lần thứ 14 được tổ chức tại Việt Nam, Hapro long trọng tổ chức lễ công bố nhận diện chuỗi siêu thị và cửa hàng tiện ích Hapromart Xuất phát từ chương trình quy hoạch lại hệ thống hạ tầng thương mại, sự ra đời của Hapromart đã đánh dấu một bước tiến mới, góp phần đổi mới và phát triển hệ thống thương mại Thủ đô văn minh, hiện đại. Thương hiệu Hapromart được Tổng công ty Thương mại Hà Nội (Hapro) giao cho Công ty Siêu thị Hà Nội quản lý. Sau gần 3 năm phát triển, Hapromart đã có hơn 30 Siêu thị, cửa hàng tiện ích hoạt động tại Hà Nội và các tỉnh phía Bắc. Công ty Siêu thị Hà Nội có tiền thân là Công ty Bách hoá Hà Nội; đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Thương mại Hà Nội. Được thành lập ngày 28 tháng 9 năm 1954, có nhiệm vụ phân phối hàng hoá phục vụ nhân dân trong thời kỳ Thủ đô Hà Nội giải phóng; phát triển ngành Thương mại Thủ đô trong thời kỳ miền Bắc xây dựng Xã hội chủ nghĩa và thống nhất đất nước, Công ty Bách hoá Hà Nội luôn là lá cờ đầu của ngành Thương mại Thủ đô. Hiện tại, Công ty Siêu thị Hà Nội kinh doanh đa dạng với nhiều lĩnh vực như: kinh doanh bán lẻ, bán buôn, cho thuê mặt bằng, gian hàng, văn phòng, kinh doanh các dịch vụ thương mại, ăn uống, thẩm mỹ Trong lĩnh vực bán lẻ, Hapromart có diện tích kinh doanh lên tới 9.424 m 2 . Với đội ngũ hơn 1.500 cán 5 bộ, công nhân viên Hapromart sẵn sàng thoả mãn nhu cầu của Quý khách hàng vào tất cả các ngày trong tuần. Với sự hợp tác chặt chẽ của hơn 20.000 nhà cung cấp, Hapromart sẽ mang lại cho khách hàng một sự đảm bảo chắc chắn về giá cả và chất lượng hàng hoá. TIÊU CHÍ KINH DOANH  Chất lượng đảm bảo  Giá cả hợp lý  Phục vụ tận tình  Tiện ích tối đa SƠ ĐỒ HỆ THỐNG 6 2. Giới thiệu về Siêu Thị Siêu thị là loại hình cửa hàng hiện đại; kinh doanh tổng hợp hoặc chuyên doanh, có cơ cấu chủng loại hàng hoá phong phú, đa dạng, bảo đảm chất lượng, đáp ứng các tiêu chuẩn về diện tích kinh doanh, trang bị kỹ thuật và trình độ quản lý, tổ chức kinh doanh, có các phương thức phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm thoả mãn nhu cầu mua sắm hàng hoá của khách hàng. Siêu thị có các đặc trưng sau: + Đóng vai trò của hàng bán lẻ: Siêu thị thực hiện chức năng bán lẻ - bán hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng để họ sử dụng chứ không phải để bán lại. Đây là một kênh phân phối ở mức phát triển cao, được quy hoạch và tổ chức kinh doanh dưới hình thức những cửa hàng quy mô, có trang thiết bị và cơ sở vật chất hiện đại, văn minh, do thương nhân đầu tư và quản lý, được nhà nước cấp phép hoạt động. + Áp dụng phương thức tự phục vụ: Đây là phương thức bán hàng do siêu thị sáng tạo ra, được ứng dụng trong nhiều loại của hàng bán lẻ khác và là phương thức kinh doanh chủ yếu của xã hội văn minh… giữa phương thức tự chọn và tự phục vụ có sự phân biệt: Tự chọn: khách hàng sau khi chọn mua được hàng hoá sẽ đến chỗ người bán để trả tiền hàng, tuy nhiên trong quá trình mua vẫn có sự giúp đỡ, hướng dẫn của người bán. Tự phục vụ: khách hàng xem xét và chọn mua hàng, bỏ vào giỏ hoặc xe đẩy đem đi và thanh toán tại quầy tính tiền đặt gần lối ra vào. Người bán vắng mặt trong quá trình mua hàng. + Phương thức thanh toán thuận tiện: Hàng hoá gắn mã vạch, mã số được đem ra quầy tính tiền ở cửa ra vào, dùng máy quét để đọc giá, tính tiền bằng máy 7 và tự động in hoá đơn. Đây chính là tính chất ưu việt của Siêu thị, đem lại sự thoả mãn cho người mua sắm… Đặc điểm này được đánh giá là cuộc đại cách mạng trong lĩnh vực thương mại bán lẻ. +Sáng tạo nghệ thuật trưng bày hàng hoá: qua nghiên cứu cách thức vận động của người mua hàng khi vào cửa hàng, người điều hành siêu thị có cách bố trí hàng hóa thích hợp trong từng gian hàng nhằm tối đa hoá hiệu quả của không gian bán hàng. Do người bán không có mặt tại các quầy hàng nên hàng hóa phải có khả năng "tự quảng cáo", lôi cuốn người mua. Siêu thị làm được điều này thông qua các nguyên tắc sắp xếp, trưng bày hàng hóa nhiều khi được nâng lên thành những thủ thuật. Chẳng hạn, hàng có tỷ suất lợi nhuận cao được ưu tiên xếp ở những vị trí dễ thấy nhất, được trưng bày với diện tích lớn, những hàng hóa có liên quan đến nhau được xếp gần nhau, hàng khuyến mại phải thu hút khách hàng bằng những kiểu trưng bày hấp dẫn và thu hút sự hiếu kỳ của khách hàng, hàng có trọng lượng lớn phải xếp ở bên dưới để khách hàng dễ lấy, bày hàng với số lượng lớn để tạo cho khách hàng cảm giác là hàng hoá đó được bán rất chạy + Hàng hóa chủ yếu là hàng tiêu dùng thường ngày như: thực phẩm, quần áo, bột giặt, đồ gia dụng, điện tử với chủng loại rất phong phú, đa dạng. Siêu thị thuộc hệ thống các cửa hàng kinh doanh tổng hợp, khác với các cửa hàng chuyên kinh doanh chỉ chuyên sâu vào một hoặc một số mặt hàng nhất định. Theo quan niệm của nhiều nước, siêu thị phải là nơi mà người mua có thể tìm thấy mọi thứ họ cần và với một mức giá "ngày nào cũng thấp" (everyday-low-price). Chủng loại hàng hóa của siêu thị có thể lên tới hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn loại hàng. Thông thường, một siêu thị có thể đáp ứng được 70-80% nhu cầu hàng 8 hóa của người tiêu dùng về ăn uống, trang phục, mỹ phẩm, đồ làm bếp, chất tẩy rửa, vệ sinh Hệ thống siêu thị chúng ta đề cập ở đây là một hệ thống kinh doanh tổng hợp với đầy đủ các chủng loại hàng hoá như: thực phẩm, quần áo, đồ gia dụng, điện tử…Mang đầy đủ các đặc trưng của một hệ thông siêu thị. 3. Cơ cấu tổ chức Trong đó: - Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và 2 phó giám đốc có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của siêu thị, đưa ra các quyết định cuối cùng… - Bộ phận kế toán: làm nghiệp vụ kế toán- quản lý việc thu chi của siêu thị. - Bộ phận quản lý kho hàng: làm nghiệp vụ quản lý xuất- nhập hàng hoá vào trong kho. - Bộ phận quản lý hàng hoá được chia theo các ngành hàng như: thực phẩm, hoá mỹ phẩm, gia dụng, may mặc. Trong mỗi một ngành hàng : + Đứng đầu là trưởng ngành: Họ làm công tác quản lý thông tin của các nhà cung cấp, và làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, quản lý vấn đề liên quan đến ngành hàng của mình. Đồng thời họ cũng là người quản lý điều hành các nhân viên trong tổ của mình. Ban giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận quản lý kho hàng Bộ phận quản lý hàng hoá Bộ phận quản lý nhân sự Bộ phận thu ngân Bộ phận bảo vệ Bộ phận thống kê, báo cáo 9 + Dưới “ trưởng ngành” là Nhân viên quầy hàng : làm nhiệm vụ kiểm kê hàng hoá; sắp xếp, trưng bày hàng hoá trên siêu thị; hướng dẫn, giúp đỡ khách hàng khi được khách hàng yêu cầu. -Bộ phận thu ngân: làm nhiệm vụ tính tiền cho khách (bán hàng), lập hoá đơn mua hàng cho khách và cập nhật vào csdl khi khách yêu cầu được thanh toán. -Bộ phận thống kê, báo cáo: : phải nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị để báo cáo cho ban giám đốc, việc báo cáo được thực hiện hàng tháng, hàng quý hoặc cũng có khi báo cáo đột xuất theo yêu cầu. Trong bộ phận này có tổ tin học làm nhiệm vụ nhập liệu, kết suất các báo cáo cần thiết phục vụ cho việc báo cáo thống kê. - Bộ phận quản lý nhân sự: làm nghiệp vụ quản lý nhân sự. - Bộ phận bảo vệ: Kiểm tra, bảo vệ an ninh của Siêu thị. 4. Mô tả các hoạt động chính của siêu thị - Hoạt động mua hàng của khách: Khách đến siêu thị mua hàng theo hình thức tự phục vụ- khách hàng tự chọn hàng được bày ở siêu thị cho vào giỏ hàng của mình (nhưng vẫn được sự giúp đỡ của các nhân viên quản lý quầy hàng khi khách hàng có yêu cầu giúp đỡ). Sau khi lựa chọn xong hàng, khách mang hàng ra quầy thu ngân yêu cầu tính tiền( thanh toán). Sau khi thanh toán xong khách sẽ nhận được hoá đơn hàng. Trước khi ra về, tổ bảo vệ sẽ kiểm tra hàng hoá của khách một lần nữa để đảm báo không có sai sót gì. - Hoạt động quản lý bán hàng ( ở quầy thu ngân): Xuất hiện khi khách mua hàng yêu cầu tính tiền, nhân viên thu ngân phải có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu thanh toán hoá đơn sau đó lập hoá đơn thanh toán.( Nếu hàng có mã vạch thì tính tổng giá trị hoá đơn. Nếu hàng không có mã vạch thì cập nhật thông tin măt hàng) rồi in hoá đơn cho khách hàng và lưu trữ hoá đơn. 10 [...]... trạng Trưởng quầy Ghi chú Kế toán trưởng - Báo cáo doanh thu Siêu thị Hpromart Số BÁO CÁO DOANH THU STT Từ ngày .đến ngày Mã số Tên hàng Thành tiền Tổng cộng: Kế toán trưởng Trưởng quầy 15 CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1 Sơ đồ phân dã chức năng Quản lý siêu thị Quản lý hàng hoá Đặt hàng nhà CC Kiểm kê hàng hoá Bố trí, sắp xếp hàng trên quầy Quản lý thông tin nhà CC Quản lý xuấtnhập kho Đối chiếu,... nghìn loại hàng - Siêu thị ngày càng trở nên thân thiết với người dân, nó đã và đang dần trở thành địa điểm tiêu dùng không thể thiếu được của người dân Mỗi ngày có hàng trăm thậm chí hàng nghìn lượ người đến siệu thị mua sắm… 12 Do vậy để đảm bảo cho hệ thống siêu thị có thể hoạt động tốt, cũng như để thu hút nhiều khách hàng đến với siêu thị thì siêu thị đó cần phải có một hệ thống quản lý hiện đại Đó... Yêu cầu hệ thống + Phân quyền sử dụng phần mềm thông qua việc đăng nhập vào hệ thống dựa trên nhiệm vụ của mỗi các nhân với các vai trò khác nhau trong hệ thống + Phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của một phần mềm quản lý hệ thống bán hàng đơn giản như: Lập hóa đơn thanh toán cho khách, lập báo cáo thu chi, báo cáo xuất nhập tồn hàng tháng- hàng quý hoặc bất kỳ lúc nào người quản lý yêu... hàng Sự hướng dẫn, trợ giúp Kiểm kê hàng hoá Quản lý thông tin nhà CC Khách hàng 19 - Quản lý xuất nhập kho : Sự y/c xuất hàng Quản lý hàng hoá Đối chiếu, kiểm tra chỉ thị Hàng+ đơn hàng Nhà cung cấp Hàng Sự nhập hàng Nhập hàng và xuất hàng phiếu nhập Chỉ thị Hàng-trong kho Lập phiếu nhập xuất Sự xuất hàng phiếu xuất nhập Phiếu xuất - Quản lý bán hàng Hàng -siêu thị Tính tiền Hàng tính tiền Thông tin hàng... hàng Sự báo hết hàng Quản lý xuấtnhập kho Hàng-trong kho Hoá đơn phiếu xuất-nhập yêu cầu báo cáo Bản báo cáo, thống kê Nhà cung cấp Chỉ thị Tìm kiếm Báo cáo Hồ sơ nhân viên Ban giám đốc Chỉ thị Báo cáo Quản lý nhân sự 18 4 Sơ đồ mức dưới đỉnh - Quản lý hàng hoá: Báo cáo Chỉ thị Nhà cung cấp Đặt hàng NCC Đơn đặt hàng Ban giám đốc Thông tin nhà cung cấp Hàng-trong kho Hàng -siêu thị Sự bố trí, sắp xếp... giao hàng Quản lý siêu thị Khách hàng Hàng+ hoá đơn Tiền + sự ký nhận Nhà cung cấp Hoá đơn 17 3 Sơ đồ mức đỉnh Ban giám đốc Phiếu đặt hàng Sự báo cáo Hàng nhập+ hoá đơn Sự chỉ đạo Khách hàng sự ký nhận Quản lý hàng hoá Sự bố trí hàng Hàng Nhà cung cấp Sự kiểm kê hàng Sự y/c thanh toán+ tiền Hàng trả+ phiếu xuất Sự y/c xuất hàng Sự kiểm kê hàng Hàng -siêu thị Hoá đơn + hàng Quản lý bán hàng Thống kê,... hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý Mỗi một hàng sẽ được đánh một mã vạch thực hiện theo quy tắc: + Bộ mã bán hàng: là bộ mã mang tính cách pháp lý giữa siêu thị và người tiêu dùng Mỗi một mặt hàng kinh doanh đều có một mã số riêng + Một mã bán hàng có độ dài 13 ký tự theo cấu trúc của hệ thống mã vạch barcode quốc tế đối với... tiết phân loại mặt hàng bậc 2 của các mặt hàng trong siêu thị - Thuộc tính: MaNhom, TenNhom * Thực thể: NGANH_HANG - Chi tiết phân loại bậc 1 của các mặt hàng có trong siêu thị - Thuộc tính: MaNganh, TenNganh * Thực thể: NHA_CUNG_CAP - Chi tiết nhà cung cấp hàng cho siêu thị - Thuộc tính: MaNCC, TenNCC, DiaChi, SDT, Fax * Thực thể: PHIEU_NHAP - Chi tiết tượng trưng cho một phiếu nhập hàng của siêu thị. .. tiếp đến là Tính số lượng tồn thực tế của hàng hoá, tính doanh thu bán được của siêu thị rồi lập và in báo cáo thống kê Ngoài ra, còn hoạt động quản lý nhân sự do bộ phận quản lý nhân sự chịu trách nhiệm Làm nhiệm vụ lập kế hoạch nhân sự; tuyển dụng nhân sự; bố trí nhân sự; đánh giá và trả lương… 5 Các vấn đề đặt ra - Siêu thị là một loại hình cửa hàng hiện đại quy mô lớn, kinh doanh tổng hợp có cơ cấu... xuất Nhập hàng và xuất hàng Quản lý bán hàng Tính tiền Lập hoá đơn Cập nhật thông tin mặt hàng Báo cáo Thống kê Tìm kiếm Báo cáo tình hình hàng hoá Nhà cung cấp Nhân viên Quản lý nhân sự Tuyển dụng nhân sự Bố trí nhân sự Báo cáo doanh thu, tình hình kinh doanh Mặt hàng bán chạy Kế toán Thu, thanh toán Thống kê 16 2 Sơ đồ ngữ cảnh Ban giám đốc Sự yêu cầu báo cáo Bản báo cáo, thống kê Đơn đặt hàng Sự mua . Trưởng quầy Kế toán trưởng CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Sơ đồ phân dã chức năng Quản lý siêu thị Quản lý hàng hoá Quản lý xuất- nhập kho Quản lý bán hàng Quản lý nhân sự Báo cáo Thống kê Đặt. cần,vì thế hệ thống siêu thị cần có môt cơ cấu quản lý thật chặt chẽ để đáp ứng nhu cầu cho khách hàng một cách hài hoà. Em thực hiện đề tài : Phân tích thiết kế hệ thống quản lý siêu thị Hapromart. siệu thị mua sắm… 12 Do vậy để đảm bảo cho hệ thống siêu thị có thể hoạt động tốt, cũng như để thu hút nhiều khách hàng đến với siêu thị thì siêu thị đó cần phải có một hệ thống quản lý hiện