Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân MỤC LỤC Sinh viên 2 SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân DANH MỤC BẢNG BIỂU Sinh viên 2 SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình mở cửa và hội nhập nước ta đã bắt tay làm bạn với nhiều nước trên thế giới về nhiều lĩnh vực. Trước tình hình đó cho nên bất kỳ một tổ chức, một doanh nghiệp nào đều có hướng đi cho riêng mình.Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh, kế hoạch, mục tiêu lâu dài thì việc sắp sếp tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một nội dung đầu tiên và rất quan trọng của tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp. Từ nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như xuất phát từ nhu cầu thực tế, em xin chọn đề tài: " Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Viễn thông Bắc Ninh" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Nội dung của chuyên đề tốt nghiệp được thể hiện qua 3 chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý của Viễn thông Bắc Ninh. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Viễn thông Bắc Ninh. Trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp, được sự hướng dẫn tận tình của PGS- TS Lê Thị Anh Vân, Sự giúp đỡ của các đồng chí Lãnh đạo, các bạn đồng nghiệp tại Viễn thông Bắc Ninh và sự cố gắng lỗ lực của bản thân nhưng chắc chắn không thể tránh khái những thiếu sót, em rất mong nhận được những SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 1 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân ý kiến góp ý, nhận xét của các Thầy, Cô giáo và đồng nghiệp để chuyên đề này của em được hoàn thiện hơn. Em xin Chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 07 năm 2012 Sinh viên Lê Huy Giàng SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 2 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân CHƯƠNG I CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1.1.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và các đặc điểm. 1.1.1Khái niệm * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Như vậy, cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp được hiểu là các bộ phận cấu thành của doanh nghiệp, nói cách khác doanh nghiệp đó bao gồm những bộ phận, những đơn vị nào, nhiệm vụ của từng bộ phận và các quan hệ giữa các bộ phận của doanh nghiệp, cơ chế điều hành phối hợp trong doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Cơ sở của cơ cấu tổ chức quản trị trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức quản trị có tính độc lập tương đối vì nó phải phản ánh được lao động quản lý rất đa dạng. Phải bảo đảm thực hiện những chức năng quản lý phức tạp nhằm thực hiện mục tiêu quản trị đã quy định. Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp hình thành bởi các bộ phận quản trị và các cấp quản trị. Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, có những chức năng quản lý nhất định, ví dụ phòng Kế hoạch, phòng Kiểm tra kỹ thuật, phòng Marketing, … Trích “Khoa Khoa học quản lý - Giáo trình Quản trị học – Ts Đoàn Thị Thu hà, Ts Nguyễn SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 3 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân Thị Ngọc Huyền – NXB Giao thông vận tải –2007, Tr 169) Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị ở một trình độ nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng, … Như vậy, rõ ràng là số bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn số cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc. Sự phân chia theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hoá trong phân công lao động quản trị. Còn sự phân chia chức năng theo chiều dọc tuỳ thuộc vào trình độ tập trung quản trị và có liên quan đến vấn đề chỉ huy trực tuyến và hệ thống cấp bậc. Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải bảo đảm sự ăn khớp giữa các bộ phận quản trị, giữa cấp quản trị với bộ phận quản trị và cấp sản xuất. 1.1.2Vai trò - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới và đạt được. Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, - Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý. - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng. - Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 4 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý. 1.1.3Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức. a. Chuyên môn hoá công việc: Trong doanh nghiệp để việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành những hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người là một công việc vô cùng quan trọng và cần thiết, đó chính là chuyên môn hóa trong công việc. Dựa trên những tiêu chí, theo lĩnh vực hoạt động mà doanh nghiệp có thể phân chia được. Tùy từng doanh nghiệp mà có các bộ phận chuyên môn như : Tổ chức hành chính, nhân sự, tài chính, kinh doanh tiếp thị Việc chuyên môn hoá sẽ biến mỗi một người sẽ trở thành chuyên gia trong một số công việc nhất định thông qua việc chuyên môn hóa công việc Ưu điểm của chuyên môn hóa là tạo ra vô vàn việc công việc khác nhau mà một con người có thể lựa chọn để phù hợp với khả năng làm việc của mỗi người sao cho năng xuất làm việc là cao nhất. Ngoài những ưu điểm thì chuyên môn hóa cũng có hạn chế nhất định đó chính là những phần việc bị chia cắt thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chịu trách nhiệm về một khâu, họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Để khắp phục hạn chế này người ta thường sử dụng các kỹ thuật đa dạng hóa và làm phong phú hóa công việc. b. Phân chia tổ chức doanh nghiệp thành các bộ phận: Trong một doanh nghiệp bất kỳ thì bao giờ cũng có một hình thức cơ cấu nhất định, hình thức cơ cấu đó chính là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Các nhà quản lý phụ trách thể hiện được vai trò của mình là phân chia doanh nghiệp thành các bộ phận chuyên môn hóa và có các chức năng tổ chức theo chiều ngang. SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 5 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân Mỗi một doanh nghiệp có thể được hình thành theo các tiêu chí, lĩnh vực khác nhau vì thế mà có thể xuất hiện ra cá mô hình tổ chức khác nhau chẳng hạn như Mô hình tổ chức giản đơn, mô hình tổ chức theo chức năng, mô hình tổ chức theo sản phẩm, khách hàng, địa dư và đơn vị chiến lược, mô hình tổ chức theo ma trận. c. Các mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức doanh nghiệp: Các nhà quản lý được trao quyền hạn thì họ sẽ phải chịu toàn bộ trách nhiệm với các quyết định của mình. Quyền hạn đi đôi với trách nhiệm của người quản lý, đó là bổn phận phải hoàn thành các hoạt động được phân công trong tổ chức. “Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức” * Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức: 1- Quyền hạn trực tuyến: Là các quyết định và giám sát trực tiếp của người quản lý đối với cấp dưới. Có thể thấy rằng đây là mối quan hệ theo chiều dọc từ trên xuống dưới. Các quyết định hay lệnh xuống cấp dưới đều trực tiếp từ các nhà quản lý và nhận ý kiến phản hồi từ cấp dưới . Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp 2- Quyền hạn tham mưu: Có thể thấy rằng chức năng của tham mưu chính là các hoạt động điều tra , khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra các ý kiến tư vấn cho các nhà quản lý trực tuyến mà chính họ phải có trách nhiệm để báo cáo và quan hệ. Vì vậy bản chất của quyền hạn tham mưu chính là cố vấn. Nên có thể hiểu rằng sản phẩm được tạo ra từ họ không phải là quyết định cuối cùng mà đó là các bản phân tích nhằm giúp cho cản bộ quản lý có thể ra được quyết định cuối cùng “Khoa Khoa học quản lý - Giáo trình Quản trị học – Ts Đoàn Thị Thu hà, SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 6 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân Ts Nguyễn Thị Ngọc Huyền NXB Giao thông vận tải –2007, Tr 180) 3- Quyền hạn chức năng: Là khi một cá nhân hay một bộ phận của tổ chức được quyền ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Mặc dù vậy do hạn chế về trình độ, khả năng giám sát quá trình còn yếu cho nên quyền hạn này được người quản lý chung giao cho một người tham mưu hay một người quản lý một bộ phận nào khác. d. Sự kết hợp giữa tầm và cấp trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: : Tầm quản lý ( Tầm kiểm soát ): sự quản lý hay kiểm soát một cách hiệu quả của nhà quản lý với bộ phận nào đó hay số người nào đó. Tìm hiểu và phân tích xem trong mỗi doanh nghiệp cần phải xác định rõ là cần bao nhiêu nhà quản lý, và cũng xem có thể quản lý được bao nhiêu cấp trong doanh nghiệp, điều này còn tùy thuộc vào từng lĩnh vực hoạt động và công nghệ khoa học quản lý . Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp. Các mối quan hệ với tầm quản lý: - Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. - Tầm quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. - Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. - Tầm quản lý và sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận. - Hệ thống thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời, sẽ rút ngắn khoảng cách giữa cấp trên và cấp dưới. Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý. - Đặc trưng có ba mô hình cơ cấu tổ chức đó là cơ cấu nằm ngang, cơ cấu hình tháp nhọn và cơ cấu mạng lưới . Mỗi loại cơ cấu này lại có những ưu SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 7 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS. Lê Thị Anh Vân điểm, nhược điểm riêng. e. Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản trị tập trung và phân quyền trong tổ chức doanh nghiệp: * Tập trung : Cấp quản lý cao nhất của tổ chức được quyền quyết định mọi vấn đề của tổ chức. * Phân quyền: Là khi qui mô và tốc độ phát triển của tổ chức làm cho một người không thể đảm đương được công việc trong quản lý khi đó sẽ dẫn đến sự phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản lý thấp hơn đựơc quyền ra các quyết định nhất định trong hệ thống thứ bậc . Mức độ phân quyền càng lớn khi : - Quyết định đề ra ở cấp dưới càng quan trọng. - Mức độ tác động do các quyết định được đề ra ở các cấp dưới càng lớn. - Khối lượng các quyết định được đề xuất ở các cấp dưới càng lớn. Trong bất kỳ doanh nghiệp thì sự độc lập của nhà quản lý bao giờ cũng tỉ lệ nghịch với phân quyền, khi người quản lý càng đựợc độc lập khi ra quyết định, phân quyền càng nhỏ * Uỷ quyền trong quản lý tổ chức: Là việc khi cấp trên không cần thiết phải trực tiếp xử lý mà việc này có thể giao cho cấp dưới mình thực hiện công việc này khi đó cấp trên sẽ trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. Để đạt đựơc mức độ phân quyền mong muốn cần có sự ủy quyền đầy đủ, đảm bảo bởi một số điều kiện: - Khi trao quyền cho cấp dưới mình thì các nhà quản lý cấp trên phải thực sự tự giác trao cho cấp dưới quyền tự do, tạo mọi điều kiện thuận lợi để họ hoàn thành nhiệm vụ. - Hệ thống thông tin mở giữa cấp trên và cấp dưới phải được xây dựng SV: Lờ Huy Giàng Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 8 [...]... hệ của tổ chức - Đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức SV: Lờ Huy Giàng 13 Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS Lê Thị Anh Vân CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỄN THÔNG BẮC NINH 2.1.Tổng quan về Viễn thông Bắc Ninh 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Viễn thông Bắc Ninh là doanh nghiệp Nhà nước - đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông. .. hiện cơ cấu tổ chức, họ cần phải tính đến mọi nhân tố, mọi khả năng có thể ảnh hưởng đến tổ chức để từ đó đưa ra những giải pháp thích hợp, nhằm mục đích cuối cùng là đạt được mục tiêu chung của tổ chức 1.2.Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức 1.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức - Một là: phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải thực hiện đầy đủ toàn diện các chức. .. cá nhân trong tổ chức thể hiện năng lực, trình độ của mình, thể hiện sự nỗ lực của mình để đạt được mục tiêu Nhân tố thứ hai tác động đến cơ cấu tổ chức là chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm của tổ chức Chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, trách nhiệm của một tổ chức đơn giản hay phức tạp sẽ quy định cơ cấu của tổ chức đó Với chức năng, nhiệm vụ đơn giản, thì một tổ chức chỉ cần số lượng nhân... chức Nhân tố thứ ba tác động đến cơ cấu tổ chức Đó là quy mô tổ chức Quy mô của một tổ chức ở đây được hiểu là số nhân sự trong tổ chức đó, diện tích của tổ chức đó Với một quy mô lớn, đông đúc nhân sự thì cơ cấu của tổ chức đó phải được tính toán khéo léo, đảm bảo các vị trí trong tổ chức phù hợp, khoa học Hơn nữa, quy mô càng lớn càng cần nhiều công chức, do đó tổ chức sẽ có nhu cầu rất lớn về nguồn... đến khâu xây dựng nhằm mở rộng và phát triển năng lực cơ sở vật chất, mạng lưới Viễn thông - Công nghệ thông tin của Viễn thông Bắc Ninh theo từng thời kỳ, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Viễn thông Bắc Ninh - Tổng hợp tình hình xây dựng kế hoạch vật tư, trang thiết bị phục vụ SXKD của Viễn thông Bắc Ninh 3.Phòng Tổ chức cán bộ- lao động Chức năng, nhiệm vụ của Phòng TCCB-LĐ Phòng Tổ chức cán bộ - Lao... hiện thông qua con người Hơn nữa, trong cơ cấu tổ chức và tái cơ cấu tổ chức, thì việc sắp xếp lại nhân sự cho phù hợp với các vị trí, chức danh trong tổ chức cũng rất quan trọng Do đó, khi tính đến các nhân tố tác động đến cơ cấu tổ chức, chúng ta không thể bỏ qua nguồn nhân lực Muốn có một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, cần có đầy đủ nguồn nhân lực để bổ nhiệm vào các vị trí cần thiết trong một tổ chức. .. lưới Viễn thông - Công nghệ thông tin theo từng thời kỳ, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Viễn thông Bắc Ninh 8.Trung tâm điều hành Viễn thông Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Điều hành Viễn thông SV: Lờ Huy Giàng 31 Lớp: Quản lý kinh tế 20.15 Luận văn tốt nghiệp GVHD:PGS.TS Lê Thị Anh Vân Trung tâm Điều hành Viễn thông là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của Viễn thông Bắc. .. Vân Giám đốc Viễn thông Bắc Ninh quản lý, điều hành và thừa lệnh Giám đốc Viễn thông Bắc Ninh quản lý, khai thác, điều hành, xử lý ứng cứu thông tin trên mạng lưới, thiết bị Viễn thông - Công nghệ thông tin của Viễn thông Bắc Ninh - Dự báo lưu lượng và nhu cầu các dịch vụ Viễn thông - CNTT trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh - Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới Viễn thông - Công nghệ thông tin (ngắn... tăng cường hiệu quả cuả hoạt động, nâng cao chất lượng của công việc và đẩy nhanh quá trình đạt được mục tiêu Cơ cấu tổ chức được định nghĩa như một bộ phận của tổ chức Qua sự phân tích trên đó thể hiện được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức Nó đảm bảo cho tổ chức vận hành thông suốt, khoa học và có hiệu quả Do đó, việc cơ cấu và tái cơ cấu tổ chức đặc biệt quan trọng đối với các nhà lãnh đạo Trong... Hành chính - Thống kê, lưu trữ tư liệu, số liệu phục vụ công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực hành chính - quản trị - Quản lý, bảo vệ tài sản cơ quan Văn phòng Viễn thông Bắc Ninh - Phục vụ Hội nghị, hội họp, học tập của Viễn thông Bắc Ninh - Phục vụ đời sống, sinh hoạt của cơ quan Văn phòng Viễn thông Bắc Ninh - Quản lý tài sản khu vực Văn phòng Viễn thông Bắc Ninh, tham gia kiểm kê tài sản hàng năm . doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý của Viễn thông Bắc Ninh. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Viễn thông Bắc Ninh. Trong quá trình làm chuyên đề. trong một tổ chức. Nhân tố thứ ba tác động đến cơ cấu tổ chức. Đó là quy mô tổ chức. Quy mô của một tổ chức ở đây được hiểu là số nhân sự trong tổ chức đó, diện tích của tổ chức đó. Với một. Vân CHƯƠNG I CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 .Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và các đặc điểm. 1.1.1Khái niệm * Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp