Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development BÀI TẬP CÁ NHÂN Môn: Quản trị nguồn nhân lực Học viên: Nguyễn Bùi Hà Lớp: IeMBA B01 Đề tài: R2D2: Một công ty đang phát triển nhanh - Bạn là người sáng lập R2D2, công ty công nghệ cao sản xuất linh, phụ kiện cho các rô bốt bán tự động - Trong vòng 5 năm: Số nhân viên từ 2 phát triển thành 38 - 3 năm đầu số nhân viên tăng lên 18: - Hầu hết gia nhập là thông qua bạn bè, các mối quan hệ. Một số là bạn học cùng lớp ở trường đại học. - Thời điểm đó công ty không có cơ cấu tổ chức rõ ràng, mỗi người một nhiệm vụ. Và đó là những ngày đầu vất vả, thường phải làm cả cuối tuần, khó khăn nhưng có niềm vui. - Hai năm trước công ty đối mặt với khủng hoảng: - R2D2 không còn là một nhóm mà là một tập hợp gồm các nhóm và các cá nhân. Họ không còn biết những người khác hoặc các nhóm khác đang làm gì. Và điều này đôi khi dẫn đến mâu thuẫn và hiểu lầm đáng tiếc. - Khách hàng nhận thấy nội bộ rối ren của công ty:  Các đơn hàng ngày càng giao trễ, thường xuyên không đúng mặt hàng.  Nhân viên kinh doanh hứa hẹn với khách hàng những giải pháp bất khả thi về mặt kỹ thuật.  Nhân viên phát triễn sản phẩm luôn có lý do để giải thích việc chậm tiến độ các dự án  Nhân viên sản xuất phàn nàn về bộ phận kinh doanh và bộ phận phát triển sản phẩm.  Khách hàng liên tục gọi điện hỏi các đơn hàng của mình  Phàn nàn của khách hàng tăng mạnh. - Giám đốc điều hành không có phương án giải quyết vấn đề. 1 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development - Giám đốc điều hành nhờ người bạn tư vấn và đưa ra sơ đồ tổ chức mới gồm giám đốc điều hành và ba bộ phận chính: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận phát triển sản phẩm, và bộ phận sản xuất. - Trong đó Giám đốc điều hành đảm nhiệm các vị trí  Ông đảm nhiệm chiến lược, tài chính, nhân sự, và các khách hàng chính  Ông cho rằng trong vòng một vài tháng việc có vẻ tốt trở lại.  Và nhân viên của ông có đủ kinh nghiệm để bán hàng, lập kế hoạch sản xuất - Trong vòng một vài tháng mọi việc có vẻ hoạt động tốt chở lại. Sau đó các nhân sự chủ chốt: Các kỹ sư sản phẩm, trưởng phòng marketing, người biết tất cả về hậu cần xuất nhập khẩu, đột ngột nghỉ việc. - Dấy lên làn sóng phàn nàn từ khách hang lại bắt đầu - Các nhân viên thay thế là những người cần (và vẫn cần) thời gian để học việc. Tuy nhiên không ai có thời gian để hỗ trợ họ. - Một số nhân viên mới ra đi chỉ trong vòng một vài tháng - Khách hàng đang tìm kiếm những nhà cung cấp thay thế - Công ty đối thủ được điều hành bởi 05 nhân viên cũ của công ty, họ làm tất cả để lôi kéo khách hàng và nhân viên của công ty. - Một khách hàng tỏ sự hợp tác với công ty nhưng băn khoăn liệu công ty có đủ khả năng đáp ứng cả về chất lượng cao và số lượng lớn hay không. - Giám đốc điều hành thất vọng và đặt câu hỏi cho mình: bằng cách nào để có khách hàng mới mà không tăng thêm một khách hàng phàn nàn nào. Giải quyết vấn đề này thế nào? Hãy lập một kế hoạch toàn diện để đưa R2D2 vượt qua cơn khủng hoảng, bao gồm 1. Một kế hoạch giải quyết khủng hoảng (nội bộ/bên ngoài) 2. Một cớ cấu tổ chức, thể hiện rõ vị trí và số nhân sự khác nhau 3. Một kế hoạch HR, bao gồm tuyển dụng, hoạch định nghề nghiệp, quản lý hiệu quả công việc, chính sách nguồn nhân lực (HR) và thù lao lao động/lương. 2 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development KẾ HOẠCH TỔNG THỂ GIÚP R2D2 VƯỢT QUA KHỦNG HOẢNG I - LỜI NÓI ĐẦU - Thực tế rất nhiều doanh nghiệp coi trọng nguồn nhân lực, tuy vậy họ không biết nên tiến hành các hoạt động đối với nguồn nhân lực này như thế nào. Trong nhiều doanh nghiệp có khuynh hướng tuyển dụng con em nhân viên công ty,bạn bè, các mối quan hệ, bạn học cùng lớp ở trường đại học và xem đó như là hình thức động viên họ cũng như dễ tin tưởng nhau hơn. Và đó chỉ là áp dụng được với mô hình doanh nghiệp nhỏ mới thành lập. Rõ ràng, các doanh nghiệp đã và đang phát triển mạnh rất cần một cách tiếp cận mới hơn về nguồn nhân lực mà bắt nguồn từ nhận thức vai trò của nguồn nhân lực và tìm mọi cách gia tăng sự phù hợp chiến lược nguồn nhân lực với chiến lược công ty. Công ty R2D2 đang phải đổi mặt với vấn đề lớn có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của công ty cũng chính là bắt nguồn từ vấn đề nhân lực. II – Kế hoạch đưa R2D2 vượt qua khủng hoảng 1- Nguyên nhân của sự khủng khoảng - Sự khủng hoảng được bắt nguồn từ vấn đề nội bộ của công ty và đặc biệt là từ vấn đề nội bộ nguồn nhân lực của công ty đây là sự khủng hoảng bên trong. - Các nhân viên chủ chốt và quan trọng lần lượt ra đi. Đặc biệt đó đều là những vị trí quan trọng như trưởng phòng marketing người biết tất cả về hậu cần xuất nhập khẩu của công ty. - Những nhân viên mới thay thế chưa có đủ năng lực và kinh nghiệm để giải quyết công việc. Và họ cần thời gian để học và thử việc. - Một số nhân viên mới đến rồi lại đi rất nhanh trong vài tháng - Nội nhân viên trong công ty mất đoàn kết, trách than lẫn nhau Do mâu thuẫn và thiếu trách nhiệm của nhân viên dẫn tới: - Sản xuất mất kiểm soát cả về chất lượng và số lượng. - Các đơn hàng cũng mất khả năng quản lý do hàng hóa cung cấp thường sai chủng loại, kém chất lượng, giao trễ và không đủ đơn hàng. Vấn đề ảnh hưởng đến khủng hoảng tiếp đó là suất hiện đối thủ cạnh tranh nghiêm trọng đối với công ty. Và đối thủ đó được điều hành bởi 5 nhân viên chủ chốt cũ của công ty đã ra đi 3 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development - Có kiến thức và kinh nghiệm trong ngành - Có mối quan hệ với khách hàng cũ và biết cách lôi kéo những khách hàng này từ của công ty mình sang của công ty họ. Từ những vấn đề trên cho thấy một thực tế rằng giám đốc điều hành đã yếu kém trong việc quản lý là tổ chức nguồn nhân lực. Từ đó tạo ra sự khủng hoảng như hiện tại Có thể thấy Tổng giám đốc giữ quá nhiều vai trò trong công ty và nằm hầu hết các công việc quan trọng. Không có sự phân công công việc dõ dàng cho từng nhóm từng cá nhân. Do đó, ông không còn đủ thời gian và sức lực để nhìn sâu vào nội bộ công ty, không thấu hiểu mong muốn và nguyện vọng của nhân viên. Dẫn tới sự mâu thuẫn trong nội bộ nhân viên trong công ty. Từ những mâu thuẫn này đã tạo ra sự chây ỳ, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau giữa các bộ phận trong công ty. Đồng thời ông không thể nhìn xa ra bên ngoài dành nhiều thời gian hơn cho việc xây dựng quan hệ khách hàng, đối tác, tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh Với mô hình quản lý như vậy cho thấy trạng công ty rất khó khăn với công ty với nguồn nhân lực ít ỏi, hạn chế trong cả quản lý, sản xuất và kinh doanh. Để vượt qua những thách thức hiện nay, công ty phải cải tổ một cách hiệu quả nhân sự của mình. 2. Việc cần làm đầu tiên đó là phải có được một phương án và kế hoạch dõ dàng để giải quyết sự khủng hoảng mà vấn đề cốt lõi là vấn đề nhân sự. Để giải quyết vấn đề này công ty cần phải: a) Chặn đứng sự “chảy máu chất xám” • Bổ nhiệm giám đốc nhân sự • Bổ nhiệm ngay những vị trí nhân sự chủ chốt còn thiếu và yếu. • Cần tập trung đào tạo ngắn hạn cho những vị trí chủ chốt. • Thành lập tổ chức công đoàn ( lãnh đạo tổ chức này được bầu lên do nhân viên công ty) để bảo vệ quyền lợi cho cán bộ công nhân viên. • Họp ban lãnh đạo và toàn bộ công nhân viên trong công ty để tìm hiểu nguyện vọng của họ. • Xây dựng chế độ lương thưởng hợp lý đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm công bằng đối với các vị trí phòng ban sao cho hợp lý. Tránh đi sự mâu thuẫn nội bộ. 4 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development • Có nội quy quy chế công ty dõ dàng, thưởng phạt phân minh, tạo nên nét văn hóa doanh nghiệp của riêng công ty, tổ chức vui chơigiao lưu giữa các phòng ban bộ phận tạo sự đoàn kết nội bộ doanh nghiệp. Khi đã ổn đinh được các vị trí nhân sự và giảm đi được mâu thuẫn nội bộ công ty tạo được sự đoàn kết thống nhất giữa các phòng ban thì từ đó sẽ: b) Ổn định sản xuất, chất lượng sản phẩm đẩy manh phát triển sản phẩm và tiêu thụ sản phẩm • Họp với bộ phận phát triển sản phẩm và bộ phận sản xuất và bộ phận marketing để tìm hiểu các khó khăn hiện tại và các giải pháp tháo gỡ các khó khăn • Ban lãnh đạo và các phòng ban cùng với phòng marketing xem xét lại ý kiến khách hàng từ đó bộ phận phát triển sản phẩm và bộ phận sản xuất cùng đề suất phương án phát triển và sản xuất sản phẩm sao cho phù hợp với đối tượng khách hàng. - Bộ phận phát triển sản phẩm: • Xây dựng kế hoạch làm việc khoa học nhằm nâng cao hiệu suất sản xuất. • Tìm hiểu phát triển tạo ra những sản phẩm mới mang sự khác biệt sự đột phá tạo lại niềm tin cho khách hàng và phù hợp với việc sản xuất của bộ phận sản xuất. - Bộ phận sản xuất: • Xác định các chuẩn mực chất lượng cho sản phẩm cần đạt được. • Cải thiện lại chất lượng máy móc thiết bị sao cho tạo ra được những sản phẩm chất lượng cao sản xuất được nhiều sản phẩm theo tiến độ đặt hàng của khách hàng. Và tiết kiệm chi phí. - Bộ phận marketing: • Cần phải tìm hiểu các khó khăn vướng mắc của khách hàng, lắng nghe ý kiến của khách hàng, tìm hiểu nhu cầu của họ để báo cho bộ phận phát triển sản phẩm và bộ phận sản xuất biết để cùng thống nhất phương án sản xuất cho phù hợp với nhu cầu thị trường. • Giữ được khách hàng, lôi kéo khách hàng đã bỏ công ty ra đi và từng bước tìm kiếm khách hàng mới. • Cần tiếp xúc ngay với các khách hàng truyền thống, trình bày Brõ vấn đề của công ty và các giải pháp mà công ty đưa ra nhằm đảm bảo đơn hàng cho khách theo yêu cầu. • Thẳng thắn trao đổi với khách hàng về đối thủ cạnh tranh của mình 5 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development • Xác định đúng năng lực sản xuất hiện tại, lựa chọn khách hàng và thể hiện rõ cam kết với khách hàng Bên cạnh việc khắc phục và ổn định bộ máy nội bộ thì việc quan hệ với khách hàng để phân tích được tình hình về đối thủ cạnh tranh đã và đang tranh thị phần của mình khi mà có 5 người cũ của mình đang làm việc tại đó. Phân tích và đề suất về chiến lược phục vụ đối với các đối tượng khách hàng làm sao mang tính cạnh tranh về giá về chất lượng sản phẩm về dịch vụ sau bán hàng mang tính ưu đãi hơn so với đối thủ cạnh tranh. 3. Khi giải quyết xong vấn đề nhân sự công ty cần cấu trúc lại cơ cấu tổ chứa trong đó cần có sự phân quyền hợp lý để đảm bảo hiệu quả quản lý. Để phân công công việc cho các cá nhân các phòng ban các bộ phận ban lãnh đạo cần phải phân công dõ dàng về: Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực và lợi ích đối với người được phân quyền công việc được giao. Để từ đó những người này sẽ làm hết được khả năng của mình cùng với sự tồn tại và phát triển chung của công ty. Để có sơ đồ tổ chức hoàn thiện công ty cần có chiến lược cụ thể về sự phát triển của mình theo hướng nào: 6 Giành lợi thế cạnh tranh bằng Chi phí thấp Giành lợi thế cạnh tranh bằng Sự khác biệt Chú trọng nguồn bên trong Tìm kiếm nhân viên có tính chuyên nghiệp trong công việc Chuyên môn hoá, ít quyền hạn Đào tạo theo hướng chuyên sâu Đánh giá thành tích: chú trọng sự tuân thủ các chuẩn mực về hành vi trong công việc Trả lương hướng vào sự trung thành Chú trọng nguồn bên ngoài Tìm kiếm nhân viên có khả năng sáng tạo Phân quyền rộng cho nhân viên Đạo tạo diện rộng, ngắn hạn Đánh giá theo kết quả Thù lao hướng ra bên ngoài trả lương có tính cạnh tranh Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development Sau khi lựa chọn ban lãnh đạo đã chọn sơ đồ tổ chức sau: Trong đó lãnh đạo cấp cao là ban giám đốc và những vị trí hỗ trợ sẽ hướng dẫn và giao quyền cho các phòng ban làm sao ổn định được nội bộ doanh nghiệp và đẩy mạnh được sự quan hệ với khách hàng hiện tại và vươn tới khách hàng tiềm năng. Với sơ đồ tổ chức trên sẽ giảm đi áp lực công việc của tổng giám đốc mà bên cạnh đó tổng giám đốc vẫn nắm bắt được tất cả công việc của mình thông qua những bộ phận chức năng khác qua việc báo cáo trực tiếp công việc từ những cấp phó của mình. 4-Kế hoạch HR, bao gồm tuyển dụng, hoạch định nghề nghiệp, quản lý hiệu quả công việc, chính sách nguồn nhân lực (HR) và thù lao lao động/lương. Sau khi ổn đinh bộ máy quản lý của công ty và công việc đưa vào hoạt động ổn định ban lãnh sẽ có chiến lược về quản lý và phát triển nguồn nhân lực sao cho phù hợp với tốc độ phát triển của công ty và phù hợp với năng lực của cán bộ công nhân viên trong công ty. Giám đốc Phòng Marketing – Bán hàng Phòng Qlý chất lượng Bộ phận phát triển sản phẩm Bộ phận sản xuất Tổ chức công đoàn Phòng Tài chính kế toán Phòng quan hệ công chúng Đội 3Đội 2Đội 1 Phó giám đốc nhân sự Phó giám đốc tài chính Phó giám đốc sản xuất 7 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development Để tạo ra một kế hoạch phát triển nguồn nhân lực công ty cần phải: a-Tiêu chí về tuyển dụng Có một kế hoạch quản lý hiệu quả về nguồn nhân lực công ty cần có các tiêu chí dõ dàng đối với nguồn lực đang sẵn có hoặc tuyển dụng thêm tiêu chí đó được đặt trên thước đo của sứ mệnh tổ chức của chiến lược tổ chức của công ty. b- Cùng với việc tuyển dụng thì việc phát triển và đào tạo ban lãnh đạo trong công ty được coi là vấn đề then chốt trong chiến lược phát triển của công ty. Công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực của công ty nhằm hướng tới mục tiêu trang bị cho cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo trong công ty những kiến thức, kỹ năng mới tiên tiến và thái độ phù hợp để phục vụ khách hàng có hiệu quả thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, tăng hiệu quả công việc. Hơn thế nữa việc đào tạo không chỉ nhằm đạt hiệu quả cao đối với nhiệm vụ được giao hiện tại mà còn chuẩn bị nguồn lực cho các yêu cầu tương lại. c- Các yêu cầu về HR: Gồm có: Kỹ năng, thái độ, hành vi của nhân viên Phải có được văn hóa trong tổ chức công ty - Với mục tiêu và phương châm “ Nhân lực là yếu tố sống còn của doanh nghiệp , là yếu tố cốt lõi của sự cạnh tranh”. Công ty ngay từ khâu tuyển dung, đào tạo và phát triển nguồn lực đều phải xem xét từ kỹ năng làm việc đến thái độ và hành vi của CBCNV yêu cầu hướng tơi một môi trường làm việc chuyên nghiệp nâng cao giái trị của người lao động. - Có được nét văn hóa đặc trưng riêng của công ty: Yêu cầu đối với cán bộ công nhân viên trong công ty: - Giao tiếp cởi mở - tôn trọng - Công việc thách thức – sáng tạo - Thu nhập cạnh tranh – công bằng - Cơ hội học tập thăng tiến do dàng - Thành tích đánh giá khách quan – khoa học - Công việc ổn định – được quan tâm chăm sóc chu đáo - Khen thưởng – kỷ luật phân minh Cùng với là sự đoàn kết gắn bó của toàn bộ cán bộ trong công ty theo nét văn hóa chung mà ban lãnh đạo công ty đã đề ra. d- Chính sách tiền lương và khen thưởng 8 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development Để khuyến khích nhân viên học hỏi năng động và sang tạo trong công việc, tránh đi sự mâu thuẫn nội bộ Công ty cần phải có cách phân chia thu nhập khác nhau: - Lương theo vị trí công việc: Mỗi vị trí công việc cụ thể có mức lương nhất định phù hợp với trình độ, kinh nghiệm, năng lực của từng người. - Lương theo năng lực: Cùng là nhân viên của 1 bộ phận công việc như nhau mà có năng lựuc khác nhau thì có từng mức lương khác nhau - Thưởng theo hiệu quả công việc theo từng công việc, từng dự án, từng sản phẩm cụ thể e- Chính sách thăng tiến và phúc lợi xã hội: - Ưu tiên những người có thâm niên làm việc trong công ty - Việc thăng tiến được áp dụng dựa trên năng lực thực sự của từng cá nhân - Cơ hội thăng tiến được tạo ra đồng đều cho tất cả mọi người - Không có giới hạn Phúc lợi Có chính sách phúc lợi XH dõ dàng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động phải được quan tâm triệt để. • Hợp đồng lao động & các chế độ BHXH; YT, TN,… khi hết hạn thử việc nếu người lao động đảm nhận được công việc sẽ được ký HĐLĐ chính thức; • Nghỉ các ngày lễ, tết theo qui định • Trợ cấp thôi việc, ngừng việc: theo qui định pháp luật lao động hiện hành; • Nghỉ mát: được thực hiện hàng năm; • Bảo hộ lao động: được trang cấp theo công việc; • Ăn ca: được phục vụ cơm trưa (miễn phí); người lao động không ăn trưa thì được nhận tiền; III - Kết luận Với công ty R2D2 khi thành lập thì chiến lược kinh doanh của công ty theo hướng tìm kiếm những nguồn lực sẵn có từ bên trong dựa vào việc sử dụng những người thân quen như bạn học cùng đại học. Với hình thức này chỉ có thể áp dụng được trong thời gian ngắn của việc tìm kiếm thị trường để mang tính cạnh tranh và giảm đi chi phí quản lý và chi phí nhân sự. Nhưng khi công ty đã phát triển đến gian đoạn ổn định thì ccần phải có sự đổi mới về nhân sự và nguồn nhân lực sao cho phù hợp với yêu cầu chung của công ty và sự phát triển của xẫ hội công việc của công ty là không chỉ là mang tính cạnh tranh về giá, về sản phẩm mà còn là sự cạnh tranh về sự khác biệt về dịch vụ sau bán hàng … do đó không thể trông chờ những nguồn 9 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development nhân viên bên trong được mà phải mở rộng nguồn. Và công ty phải chú trọng tìm ra các giải pháp để thu hút và lưu giữ các tài năng trong công ty cùng với đó là chính sách tiển dụng và đào tạo sao cho phù hợp với tốc độ phát triển của côn g ty. [1] Gary Dessler, Human resource management – 8 th edition, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey, 2000. [2] Những luận cứ khoa học của việc PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC cho vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, Nxb Khoa học Xã hội, 2003. [3] Phát triển nguồn nhân lực trong quá trình hội nhập và toàn cầu hoá, http://www.industry.gov.vn/News/detail.asp?Sub=50&id=2455 [4] Strategic Human Resources Management: Aligning with the Mission//U.S. Office of Personnel Management, Office of Merit Systems Oversight and Effectiveness, 1999 [5] Bài giảng của giáo sư Loek Hopstaken 10 . Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development BÀI TẬP CÁ NHÂN Môn: Quản trị nguồn nhân lực Học viên: Nguyễn Bùi Hà Lớp: IeMBA B01 Đề tài: R2D2: Một công ty đang phát triển nhanh -. xuất 7 Phát triển Nguồn nhân lực – Human Resource Development Để tạo ra một kế hoạch phát triển nguồn nhân lực công ty cần phải: a-Tiêu chí về tuyển dụng Có một kế hoạch quản lý hiệu quả về nguồn nhân. dụng thì việc phát triển và đào tạo ban lãnh đạo trong công ty được coi là vấn đề then chốt trong chiến lược phát triển của công ty. Công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực của công ty nhằm hướng