B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 Mục lục Đề mục A B PHẦN I I II 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.4 3.1 3.2 Nội dung Lời nói đầu Nội dung Khảo sát cơng tác văn phũng Trường Tiểu học An Hoà Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trường Tiểu học An Hoà Chức nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Khảo sát công tác hành văn phịng UBND xã Hiệp Sơn Tình hình tổ chức hoạt động quản lý hoạt động công tác hành văn phịng Tổ chức hoạt động văn phòng Chức nhiệm vụ văn phòng Nhiệm vụ VP HĐND UBND Quy trình quản lý phân cơng nhiệm vụ phân thuộc văn phịng Bố trí phịng làm việc khoa học Văn phịng Quy trình xây dựng cơng tác thường kỳ Quy trình tổ chức hội nghị ( hội thảo, hội họp UBND xã) Sơ đồ hố nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Văn phịng Quy trình tổ chức thơng tin VP cho lãnh đạo Các biện pháp đại hoá văn phịng Khảo sát cơng tác văn thư Mơ hình tổ chức văn thư quan Soạn thảo ban hành văn Quy định ban hành soạn thảo văn Thẩm quyền ban hành văn Quy trình soạn thảo văn Tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hoá văn Thể thức văn Tổ chức quản lý giải văn Quy trình quản lý giải văn Quy trình tổ chức giải văn đến Lập hồ sơ hành giao nộp quan Tổ chức quản lý sử dụng dấu Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ UBND xã Công tác thu thập bổ sung tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu Lưu trữ Trang 8 12 15 21 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiÖp 3.3 3.4 3.5 III IV C Kho¸ 2007 - 2010 Cơng tác bảo quản tài liệu Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Đánh giá ưu, nhược điểm Chuyên đề thực tập soạn thảo văn quản lý Nhận xét đánh giá, đề xuất ý kiến cơng tác hành văn phịng Nhận xét ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phòng Đề xuất giải nhằm phát huy ưư điểm, khắc phục tồn Kết luận Dang mục từ viết tắt STT Tên viết tắt VP HĐND & UBND TW CN – TTCN HN VT UBND Nội dung Văn phòng Hội đồng nhân dân uỷ ban nhân dân Trung ương Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp Hội nghị Văn thư Uỷ ban nhân dân 23 23 28 B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 Phần A: lời nói đầu Trong q trình hoạt động quản lý quan, công tác công văn giấy tờ ngày trọng, biết tình hình đổi đất nước nghiệp cải cách hành tất quan máy quản lý Nhà nước, đặc biệt UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương nói chung ngày quan tâm ln có thay đổi có tiến rõ rệt Song đường hội nhập khoa học quốc tế, cách mạng khoa học công nghệ thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội văn phịng hiểu loại hình giấy tờ, hành vụ đơn giản ngày điều kiện kinh tế thị trường bùng nổ thông tin cải cách mạnh mẽ văn phòng coi loại hình lao động sáng tạo trí tuệ ngày tăng Chính cần phải có đội ngũ văn phịng đào tạo với trình độ cao, theo hướng đa nghiệp vụ kỹ để kịp thời đưa đất nước bắt kịp với thời đại giới Xuất phát từ yêu cầu trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội (tiền nhân trường Cao đẳng Văn Thư Lưu Trữ TW1) sau nâng cấp lên thành trường Cao đẳng nhanh chóng bắt tay vào việc đào tạo cử nhân quản trị văn phòng cho đất nước Được tuyển sinh đào tạo liên thông từ năm 2007 lớp QTVP KIIB hoàn thành xong chương trình đào tạo trường Đây lúc quy trình đào tạo ngành nghề khép lại để đưa kiến thức vào thực tiễn khoảng thời gian rèn luyện cho học viên có phong cách làm việc, tác phong nhanh nhẹn công việc giao tiếp có khả độc lập để giải công việc người làm công tác văn phòng Thực tập tốt nghiệp thời gian cần thiết học viên sửa trường đồng thời khép lại quy trình đào tạo nhà trường nhằm mục đích “học đơi với hành” gắn lý thuyết với thực tiễn công vệc từ giúp học viên áp dụng vào kiến thức học sau 36 tháng, đến quan trực tiếp làm việc cụ thể rèn luyện cho học viên kỹ nghề nghiệp, hiểu rõ vai trò tầm B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 quan trọng văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng Rèn luyện phong cách làm việc khả độc lập giải công việc người cán văn phòng Với suy nghĩ mục đích em tự liên hệ đến thực tập văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương, nhằm làm sáng tỏ lý thuyết mà nhà trường thu học bổ ích từ thực tiễn sinh động, hoạt động văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, trình thực tập, thân em cố gắng nỗ lực học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ trực tiếp đảm nhiệm số công việc như: soạn thảo số văn thơng thường, sử dụng máy vi tính, tiếp khách, trực điện thoại, làm thủ tục giải văn đi, văn đến, giao nhận công văn tài liệu Thời gian thực tập 60 ngày Địa điểm thực tập văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương Em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Trường Cao đẳng nội vụ Hà Nội, tạo điều kiện cho em thực ý tưởng việc đem kiến thức học áp dụng vào thực tế, cảm ơn quan tâm giúp đỡ đồng chí giúp em thấy tầm quan trọng công tác văn phòng ý thức đòi hỏi cán văn phịng q trình làm việc Do thời gian thực tập hạn chế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp em tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong nhận góp ý, nhận xét trường, khoa học quản trị văn phịng thầy bạn bè để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hiệp Sơn, ngày 15 tháng năm 2010 Học viên Trần Trọng Khoan B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 Phần B: Nội dung Chương I: khái quát tình hình hoạt động ubnd Điều kiện tự nhiên, xã hội UBND xã Hiệp Sơn 1.1 Điều kiện tự nhiên; Xã Hiệp Sơn xã miền núi thuộc phía Đơng Bắc huyện Kinh Mơn với diện tích 3,5km2 Là xã UBND tỉnh Hải Dương quy hoạch cụm công nghiệp có 18 doanh nghiệp đóng địa bàn xã, diện tích đất canh tác 341,14ha cịn lại đất rừng đất nơng nghiệp - Phía Tây giáp xã Phạm Mệnh - Phía Đơng giáp thị trấn Kinh Mơn - Phía Bắc giáp sơng Kinh Thầy - Phía Nam giáp dãy núi An Phụ Diện tích tự nhiên 697 số dân tồn xã tính đến ngày 11/6/2010 9100 người Với vị trí địa lý số dân xã có vị trí quan trọng việc phát triển kinh tế huyện Kinh Môn – tỉnh Hải Dương 1.2 Điều kiện xã hội Xã Hiệp Sơn, có thơn, xã có bề dày lịch sử truyền thống cách mạng Trải qua trình xây dựng trưởng thành đến xã Hiệp Sơn có nhiều đổi Trong q trình phát triển, nói xã Hiệp Sơn, năm gần có bước phát triển nhanh: An ninh, trị, trật tự an tồn xã hội luôn giữ vững tăng cường, đời sống vật chất, tinh thần nhân dân cải thiện tạo tiền đề quan trọng cho phát triển kinh tế - xã hội địa phương năm Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 2.1 Vị trí, chức UBND xã Hiệp Sơn UBND xã Hiệp Sơn quan hành nhà nước cấp xã thực chức nhiệm vụ quy định Luật tổ chức HĐND UBND năm 2003 * Nguyên tắc tổ chức làm việc UBND xã Hiệp Sơn UBND xã Hiệp Sơn làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động sáng tạo chủ tịch, phó chủ tịch UBND việc giao cho người phụ trách chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công Chấp hành đạo điều hành quan Nhà nước cấp lãnh đạo Đảng uỷ, giám sát HĐND cấp xã phối hợp chặt chẽ UBND xã với MTTTQ đồn thể cấp q trình triển khai thực nhiệm vụ, kinh tế, trị, an ninh quốc phịng Giải cơng việc cơng dân tổ chức pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai minh bạch kịp thời có hiệu quả, theo trình tự luật định Cán công chức xã sâu sát sở lắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân bước hoạt động UBND xã ngày đại, mục tiêu xây dựng sở quyền vững mạnh nâng cao đời sống nhân dân 2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND xã có trách nhiệm xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội huyện phê chuẩn kế hoạch kinh tế – xã hội xã, lập dự toán chi ngân sách nhà nước địa bàn 2.2.2 Trong lĩnh vực Nông - Lâm - Ngư nghiệp: Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi chương trình khuyến khích phát triển Nông - Lâm - Ngư, xét duyệt quy hoạch kế hoạch kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã có hiệu 2.2.3 Trong lĩnh vực CN - TTCN: Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển sở CN - TTCN địa bàn 2.2.4 Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác sử dụng chương trình giao thơng vận tải, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 2.2.5 Trong lĩnh vực thương mại du lịch: Xây dựng kiểm tra chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại, xây dựng du lịch 2.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hố - xã hội, thơng tin thể thao: Xây dựng kiểm tra chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục thơng tin thể thao, y tế địa bàn xã tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt 2.2.7 Trong lĩnh vực An ninh - Quốc phịng, trật tự an tồn xã hội: Thực nghiệp vụ an ninh, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an xã vững mạnh phịng chống tệ nạn xã hội 2.2.8.Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo: Chỉ đạo việc kiểm tra thực sách dân tộc, tơn giáo 2.2.9 Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành 2.3 Cơ cấu tổ chức: UBND xã Hiệp Sơn bao gồm chủ tịch, phó chủ tịch, uỷ viên, uỷ ban ban chuyên môn 2.3.1 Chủ tịch UBND xã: Là người đứng đầu UBND xã lãnh đạo điều hành công việc UBND xã, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ quyền hạn 127 Luật tổ chức HĐND UBND 2.3.2.Phó chủ tịch văn hố: Phụ trách mảng lao động thương binh xã hội văn hố - thơng tin - thể thao, trung tâm y tế Văn phòng HĐND UBND thay mặt UBND xã làm việc với đồn thể xã 2.3.3 Phó chủ tịch kinh tế; phụ trách mảng nông nhiệp - phát triển nông thôn hạ tầng kinh tế, tài nguyên môi trường 2.3.4 Các thành viên UBND: Chịu phân công việc 2.3.5 Các ban chuyên môn UBND xã: Là quan tham mưu, giúp UBND xã thực chức quản lý Nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ quyền hạn theo uỷ quyền Chủ tịch UBND xã Có thể mơ hố tổ chức máy UBND xã Hiệp Sơn (Xem phụ lục trang 73 ) B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 Chương ii khảo sát cơng tác hành văn phịng UBND xã Hiệp Sơn Tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác hành văn phịng quan 1.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1.1 Chức nhiệm vụ văn phòng: Văn phòng HĐND UBND xã Hiệp Sơn quan tham mưu tổng hợp cho thường trực HĐND UBND xã Là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động quan 1.1.2 Nhiệm vụ văn phòng HĐND UBND xã: - Xây dựng theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác giúp UBND xã - Tổ chức truyền đạt kiến nghị với UBND xã biện pháp cần thúc đẩy việc thực định, thị UBND xã - Bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND xã - Tổ chức mối quan hệ làm việc UBND với ban ngành đồn thể - Đảm bảo thơng tin xác, kịp thời phục vụ cơng tác giám sát HĐND, đạo điều hành UBND xã * Cơ cấu, lề lối làm việc văn phòng: Văn phòng HĐND UBND xã Hiệp Sơn văn phòng tham mưu tổng hợp cho thường trực HĐND UBND xã thực chức nhiệm vụ theo quy định chế độ làm việc uỷ ban, văn phịng có trách nhiệm B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 chung mặt Tổng hợp theo dõi, đôn đốc quy chế nhiệm vụ làm việc uỷ ban, quy chế làm việc uỷ ban, báo cáo thường xuyên cho lãnh đạo UBND xã Các phận văn phòng, thống kê tổng hợp gồm: * Bộ phận phụ trách công tác hành – văn thư lưu trữ - Giúp UBND xã xây dựng chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi việc thực chương trình cơng tác, lịch làm việc theo dõi việc thực chương trình cơng tác, lịch làm việc tổng hợp báo cáo tình hình - Tiếp nhận, phát hành lưu trữ cơng văn giấy tờ HĐND UBND xã - Tiếp nhận, chuyển văn bản, giấy tờ đầy đủ, kịp thời đến người có trách nhiệm giải theo quy định pháp luật quy chế làm việc UBND - Soạn thảo tài liệu phục vụ công tác đạo, điều hành UBND xã, tổ chức thu thập bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ HĐND UBND xã cách khoa học - Tham mưu cho lãnh đạo UBND xã việc tiếp nhận, xử lý, giải đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân - Giúp HĐND UBND xã công tác thi đua khen thưởng thực công tác bầu cử đại hội đại biểu HĐND UBND xã theo quy định pháp luật công tác giao - Giữ dấu HĐND, UBND xã vắng buổi làm việc phải giao dấu cho Chủ tịch phó chủ tịch xã - Giúp UBND xã dựt hảo văn trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo gửi lên cấp * Bộ phận phụ trách tạp vụ - Tổ chức tiếp đón khách, phục vụ sinh hoạt cho hội nghị, đảm bảo điều kiện cho chuyến công tác - Theo dõi, nắm bắt lịch làm việc ban ngành, đơn vị thuộc phạm vi quản lý UBND xã - Đảm bảo chế độ sách cán bộ, văn phòng theo quy định hành B¸o c¸o thùc tËp tèt nghiƯp Kho¸ 2007 - 2010 - Đánh văn phơtơ tài liệu cho văn phòng HĐND & UBND * Cơ chế cửa - Là phận tiếp nhận hồ sơ trả kết theo chế cửa - Chứng thực loại văn bản, hồ sơ 1.2 Tuyển dụng, quản lý phân công nhiệm vụ nhân thuộc văn phòng 1.2.2 Tuyển dụng nhân sự: Nguồn nhân yếu tố quan trọng định tới hiệu cơng việc Chính vậy, nguồn nhân đảm bảo chất lượng số lượng giúp cho công việc quan trôi chảy, xuất lao động nhờ mà cao lên Có thể nói việc tuyển dụng nhân kỹ quan trọng nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng người đánh giá dự báo cầu nhân Trên sở công việc nhân quan để từ xây dựng tờ trình lãnh đạo UBND xã để xin bổ sung nhân Nếu trí lãnh đạo UBND đạo cho văn phịng làm tờ trình báo cáo phịng UBND huyện, phịng UBND huyện đồng ý tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng nhân (nếu tuyển dụng nhân mới) tiến hành xem xét việc thực điều động, luân chuyển công tác (nếu cán công tác UBND xã) Khi có kết báo cáo lên lãnh đạo UBND, phê duyệt tiến hành ký hợp đồng lao động Có thể sơ đồ hố quy trình tuyển dụng nhân sau: ( Xem phụ lục số trang 74 ) 1.2.2 Quản lý sử dụng nhân thuộc văn phòng: Hiện nay, văn phòng HĐND UBND có đ/c gồm: văn phịng cán chuyên viên, nhân viên Trong phận có trình độ chun mơn đào tạo theo yêu cầu nhiệm vụ với chức chuyên môn đào tạo Trên sở chức năng, nhiệm vụ văn phòng, vào tổng số biên chế, trình độ cán nhu cầu cơng tác, văn phịng có trách nhiệm phân bổ nguồn nhân lực giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp 10 ... hiểu thốngi gian thực tập UBND xã Hiệp Sơn, em tìm hiểu thốngc tập UBND xã Hiệp Sơn, em tìm hiểu thốngp UBND xã Hiệp Sơn, em tìm hiểu thống UBND xã Hiệp Sơn, em tìm hiểu thốngp Sơn, em tìm hiểu... thoại, làm thủ tục giải văn đi, văn đến, giao nhận công văn tài liệu Thời gian thực tập 60 ngày Địa điểm thực tập văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương Em xin chân thành... người cán văn phịng Với suy nghĩ mục đích em tự liên hệ đến thực tập văn phòng UBND xã Hiệp Sơn, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương, nhằm làm sáng tỏ lý thuyết mà nhà trường thu học bổ ích từ thực tiễn