Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Mục lục 1 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Lời nói đầu Ngày nay sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính không thể nào thiếu được trong mọi lĩnh vực đời sống. Hơn lúc nào hết các tính năng của máy tính được khai thác một cách triệt để. Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh, du lịch là một xu hướng tất yếu. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý khách sạn tại khách sạn là mô hình quản lý mới, và đã đem lại những khả năng mới trong công tác quản lý tại khách sạn như : việc bố trí cho khách thuê phòng hay sử dụng các dịch vụ khi khách đến ở trong khách sạn cũng như việc thanh toán cho khách hàng được nhanh chóng thuận tiện khi khách đi, các lãnh đạo kiểm soát tình hình doanh thu hàng ngày được dễ dàng, kiểm soát được tình hình của các phòng, các dịch vụ trong khách sạn, mặt khác giảm được số nhân viên phục vụ cho công việc hành chính, giải quyết các thắc mắc khiếu nại của khách hàng được nhanh chóng. Mục tiêu của báo cáo này là phân tích, thiết kế để xây dựng được chương trình quản lý khách sạn với các tính năng nêu trên phục vụ cho việc quản lý tại khách sạn hoàn toàn tự động trên máy tính. Nhóm thực hiện: Nhóm 9 2 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY I. Đặt vấn đề H1: Hình ảnh khách bên ngoài của khách sạn Cầu Giấy H2 : Phòng đơn tại khách sạn 3 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy H3 : Phòng đôi tại khách sạn H4 : Quầy lễ tân tại khách sạn • Hiện nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóng. Chúng ta đã đạt được nhiều thành tựu to lớn trong tất cả các lĩnh vực, ngành nghề của đời sống xã hội. • Đặc biệt, sự phát triển của ngành công nghệ thông tin làm cho việc quản lí các hệ thống thông tin trở nên tiện lợi, an toàn, có tính tự động hóa cao. Trong số 4 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy đómphair nói đến hệ thống quản lí khách sạn. Đó là một công việc khá phức tạp, và có một lưu lượng thông tin quản lí lớn. Toàn bộ các hoạt động của khách sạn như đặt trả phòng, quản lí phòng, quản lí nhân viên, quản lí khách, thống kê, kế toán, các hoạt động dịch vụ khác…đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác chất lượng phục vụ cao thì mới đáp ứng được nhu cầu của một khách sạn hiện đại, phù hợp với sự phát triển chung hiện nay. • Tuy nhiên qua khảo sát tình hình chung ở một số khách sạn tại Hà Nội, em nhận thấy việc quả lí khách sạn nói chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lí cũng như của khách hàng. Các khách sạn có số lượng phòng và khách đến nhiều. Số phòng cho thuê có thể lên tới hàng trăm phòng. Có loại phòng giành cho một người, có loại hai người hoặc hơn(phòng ở cho gia đình), do đó số người thuê phòng tối đa có thể lên tới hàng trăm thậm chí hàng nghìn người. Vì vậy cần phải cải tiến tích cực các quy trình nghiệp vụ với sự áp dụng công nghệ thông tin hiện đại, và cần xây dựng mô hình mới phù hợp, tiện lợi cho khách sạn nhừm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. II. Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin 1. Mục tiêu khảo sát • Tìm hiểu hiện trạng hệ thống quản lí khách sạn cũ. • Tìm hiểu các yêu cầu cầu cần thiết đối với hệ thống trên vai trò : Người quản lí, nhân viên chuyên trách, khách hàng. • Tìm hiểu thông tin ở một số khách sạn hiện đại( đặc biệt là khách sạn nước ngoài) thông qua nhiều hình thức như internet, phim ảnh, báo trí,… • So sánh đối chiếu để tìm ra mặt mạnh mặt yếu của từng hệ thống khảo sát nhằm đưa ra hướng xây dựng hệ thống mới cải tiến hơn so với cá hệ thống cũ. Mục tiêu của khảo sát được thực hiện theo các quy trình sau : 2. Phỏng vấn:Mẫu kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Thị Mai Phương Người phỏng vấn: Trần Văn Nam Địa chỉ: 110- Đường Cầu Giấy-Quận Cầu Giấy-Hà Nội Thời gian hẹn: 40’ Thời điểm bắt đầu: 8h sáng Thời điểm kết thúc: 8h40’ sáng Ngày Điện thoại: (04)38.322.951 Đối tượng: - Là quản lý khách sạn 5 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy - Cần thu thập thông tin về: + Công việc quản lý thông tin phòng cho thuê và các dịch vụ của khách sạn + Công việc quản lý nhân viên, quản lý thông tin khách hàng thuê phòng và sử dụng các dịch vụ của khách sạn + Công việc cho thuê phòng và nhận trả phòng hàng ngày. + Công việc tiếp nhận các yêu cầu về dịch vụ của khách hàng. + Việc thanh toán cho khách, tổng hợp hàng ngày, hàng tháng. - Cần thoả thuận về: + Các hồ sơ liên quan đến quá trình cho thuê hoặc nhận trả phòng. + Các thông tin về các yêu cầu dịch vụ của khách. + Thời gian rảnh Yêu cầu đối với người phỏng vấn: + Vai trò:là người trực tiếp phỏng vấn, ghi chép, thu thập dữ liệu. + Vị trí: Trưởng ban thu thập thông tin và phân tích hệ thống,có trách nhiệm cung cấp cho ban thiết kế những dữ liệu cần thiết. Chương trình - Giới thiệu tổng quan dự án: Dự án xây dựng hệ thống quản lý khách sạn Cầu Giấy tự động nhằm xây dựng hệ thống thuê trả phòng và quản lý khách sạn một cách tự động trên máy tính. 3’ 6 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy - Xin phép được phỏng vấn, ghi âm 30’ Kết thúc Thoả thuận: Đọc lại bản phỏng vấn Đưa phiếu thăm dò và danh sách câu hỏi để người được phỏng vấn tham khảo 5’ Tổng thời gian: 38’ 7 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy 3. Phiếu phỏng vấn: PHIẾU PHỎNG VẤN Người hỏi : Trần Văn Nam Ngày : 2/5/2012 Dự án: Quản lý khách sạn Cầu Giấy Người được hỏi: Nguyễn Đình Phong Sđt: 0914349103 Câu hỏi Ghi chú Câu 1 Anh có thể cho biết khách sạn mình có những loại phòng và dịch vụ gì? + Trả lời: - Khách sạn chúng tôi thuộc khách sạn 3 sao với hệ thống phòng được trang bị đầy đủ tiện nghi. Chúng tôi có 4 loại phòng chính là: Suite, Deluxe, Superio, Standard. Mỗi loại đều có phòng đơn hoặc phòng đôi. - Với tiện nghi trong phòng chúng tôi đều được trang bị thiết bị hiện đại, mỗi phòng đều được kết nối wifi và được phục vụ đồ uống miễn phí như: Trà, Café, nước suối. - Chúng tôi phuc vụ khách hang 24/24h. - Nhà hàng chúng tôi còn phục vụ tiệc cưới hay hội họp, sinh nhật, massage, sân golf… - Dịch vụ an nhinh ở đây là tuyệt đối an toàn, chúng tôi có bãi đỗ xe rộng 500m 2 Câu 2 Anh có thể cho biết khách sạn có những qui định gì? + Trả lời: Chúng tôi có một số qui định như sau: - Thời gian nhận phòng từ 13:00 - Thời gian trả phòng: 12:00 - Trường hợp khách trả phòng muộn trước 17h00 tính thêm 50% giá phòng - Trường hợp khách trả phòng sau 17h00 8 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy tính 100% giá phòng - Trường hợp khách nhận phòng trước 12h00 tính thêm 50% giá phòng - Miễn phí tiền phòng cho trẻ em dưới 08 tuổi ở cùng giường với người lớn (tối đa 02 trẻ em một phòng). - Thẻ tín dụng thanh toán: American Express, Visa, Master card, JCB card. Câu 3 Anh có thể cho biết khách sạn mình quản lý nhân viên thế nào ? +Trả lời: - Chúng tôi liên tục tuyển những nhân viên có đủ kinh nghiệm và nhiệt tình trong công viêc - Về thông tin nhân viên chúng tôi yêu cầu đầy đủ thông tin để đảm bảo tính an toàn trong công việc và an toàn đối với nhân viên chúng tôi Câu 4 Khách sạn có quản lý lượng khách đến và đi không ? +Trả lời: - Chúng tôi luôn cập nhật lượng khách đến và đi hằng ngày, hằng tuần để đảm bảo tính chính xác trong doanh thu của khách sạn và để báo cáo với cấp trên Câu 5 Quá trình cho thuê phòng diễn ra như thế nào? + Trả lời: - Khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân kiểm tra trên máy tính xem còn phòng trống không. Nếu còn thì yều cầu khách xuất trình CMTNN hoặc thẻ VISTA(đối với người ngoại quốc), viết phiếu yêu cầu thuê phòng. - Lễ tân yêu cầu khách ghi đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu và bàn giao thuê phòng cho khách. Câu 6 Khi khách có yêu cầu sử dụng dịch vụ thì chị xử lý như thế nào? + Trả lời: -Chúng tôi sẽ xem các yêu cầu của khách có trong các loại hình dịch vụ mà chúng tôi có không. Nếu có thì quản lý quầy lễ tân sẽ viết phiếu dịch vụ và chuyển cho nhân viên phục vụ. Nếu không thì thông báo cho khách. 9 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Câu 7 Khách sạn có thường xuyên ưu đãi với khách hàng không? +Trả lời: - Có, như đã đề cập thì chúng tôi miễm phí cho trẻ em dưới 8 tuổi ở cùng người lớn - Ngoài ra còn có nhiều ưu đãi cho khách hàng Câu 8 Anh tổng kết số phiếu yêu cầu và phiếu thanh toán hàng ngày hay hàng tuần, tháng? + Trả lời: - Hàng ngày tôi vẫn tổng hợp các phiếu để tính doanh thu mỗi ngày và hàng tháng phải tổng hợp báo cáo để nắm bắt tình hình cho thuê phòng của khách sạn *Đánh giá chung: - Người được hỏi nhiệt tình. - Câu hỏi cần ngắn để dễ trả lời. - Còn chủ đề chưa đề cập hết. Còn các tình huống sự cố như: Khách làm hư hại các tiện nghi trong phòng. • Sau khi buổi phỏng vấn kết thúc chúng em có xin phép quay ra và phỏng vấn nhân viên khách sạn để thu thập thêm thông tin hệ thống. PHIẾU PHỎNG VẤN(nhân viên lễ tân) Câu hỏi Ghi chú Câu 1 Khi khách đến thuê phòng thì anh ( chị) phải làm những gì? Trả lời: - Chúng tôi xem còn phòng trống không, nếu còn thì yêu cầu khách hàng điền đầy đủ vào phiếu thuê phòng, yêu cầu cấp CMND (visa với người nước ngoài) và giao phòng cho khách. Nếu không còn phòng thì chúng tôi sẽ phải từ chối cho thuê. Câu 2 Khi khách trả phòng thì anh chị làm những gì? + Trả lời - Chúng tôi liên hệ với nhân viên dọn phòng, đảm bảo phòng không bị hư hại, yêu cầu khách thanh toán phòng và trả lại giấy tờ cho khách - Nếu phòng có hư hại thì 10 Đại học công nghiệp Hà Nội [...]... HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Hình ảnh -Diện tích 25m2 -Sàn gỗ -Diều hòa 2 chiều -Truyền hình cáp -Mini bar -Nước nóng, lạnh -Diện thoại -Bàn trang điểm - m đun nước siêu tốc -Bồn tắm -Máy sấy tóc -Wifi • Giá phòng : Standard Loại phòng Phòng đơn Phòng đôi Standard 1.100.000 VNĐ 1.300.000 VNĐ 18 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9 HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Hình ảnh - Diện tích : 200m2 -. .. KHÁCH SẠN CẦU GIẤY Sau khi khảo sát hệ thống khách sạn, ta đi vào phân tích hệ thống Công việc phân tích bao gồm : • • • • Phân cấp chức năng của hệ thống Tìm hiểu các luồng dữ liệu của hệ thống Tìm hiểu các từ điển dữ liệu của hệ thống Vẽ biểu đồ thực thể I Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 1 Các chức năng chính của hệ thống • Quản lí phòng • Quản lí đặt phòng • Quản lí nhân viên • Quản lý khách. .. số hệ thống chưa phân quyền người sử dụng hệ thống 6 Mục đích hoạt động trong hệ thống mới • Hệ thống được thiết kế để đáp ứng khá đầy đủ những yêu cầu của khách hàng trong thời đại công nghệ hiện nay • Hệ thống quản lí chặt chẽ toàn bộ hoạt động của khách sạn như việc nhận, đặt, trả phòng, sử dụng tất cả các dịch vụ và ké toán 13 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9 HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy. .. - Diện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nước siêu tốc - Bồn tắm - Máy sấy tóc - Wifi • Giá phòng : Deluxe Loại phòng Deluxe Phòng đơn 1.300.000 VNĐ Phòng đôi 1.500.000 VNĐ 16 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9 HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Hình ảnh - Diện tích 30m2 - Sàn gỗ -Diều hòa 2 chiều -Truyền hình cáp -Mini bar -Nước nóng, lạnh -Diện thoại -Bàn trang điểm - m đun nước siêu tốc -Bồn tắm -Máy... phòng • Thống kê 2 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống khách sạn Cầu Giấy • 21 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9 HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Hệ thống quản lí khách sạn Cầu Giấy Quản lí phòng Thống kê dịch Quản líQuản lí thanh đặt Quản lí nhân vụ phòngkháchhợp viên toán hàng đồng Thêm mới phòng Thêm mới hợp đồng Thêm NV mới Thêm khách hàng Tạo mới hóa đơn DV Tạo biên lai thanh toán Thống kê... lý Yêu cầu tìm kiếm Thông tin phòng Tính tổng thu ngân sách Thông tin hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu thống kê Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Tính tổng thu ngân sách Danh sách hợp đồng hết han Kết quả tìm kiếm Thống kê danh sách khách Danh sách khách hàng Yêu cầu thống kê Thông tin khách Hợp đồng Nhân viên Yêu cầu thống kê Kết quả yêu cầu Yêu cầu tìm kiếm Khách hàng Yêu cầu tìm... đặt phòng yêu cầu thanh toán hợp đồng Yêu cầu tim kiếm Yêu cầu sử dụng các dịch vụ Khách hàng yêu cầu cập nhật hợp đồng khác Thông tin trả về Thông tin phản hôì Yêu cầu thêm mới phòng Hệ thống quản lý khách sạn Cầu Giấy Biên lai thanh Kết quả đăng ký Thông tin Nhắc đến hạn trảphòng khách hàng mới Đại học Kết quả thanh công nghiệp toán Kết quả tìm kiếm Cập Kết nhật Yêu quả Nhập Hà Nội cầu cầu số liệu... Quản lí khách sạn Cầu Giấy Khách hàng được xem là một tác nhân chính của hệ thống Họ có quyền đưa ra yêu cầu đặt phòng , yêu cầu làm hợp đồng thuê phòng, yêu cầu sửa đổi thông tin trong hợp đồng đối với hệ thống và khi họ đã hết thời hạn thuê phòng , hay không còn nhu cầu thuê phòng nữa thì họ yêu cầu thanh toán hay hủy hợp đồng Và hệ thống • khách sạn đưa ra thông tin đáp trả cho khách hàng Nhân... cho khách hàng Thống kê hợp đồng hết hạn : Hệ thống thường xuyên thống kê những hợp • đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng Thống kê danh sách khách hàng : Khách sạn lưu thông tin khách hàng và thống kê khách hàng nhằm nhiều mục đích : Báo cho bộ phận quản lí dịch vụ để cho biết những khách hàng nào thuê phòng thì mới được phép sử dụng dịch vụ của khách sạn Ngoài ra việc thống kê khách. .. Xóa hợp đồng Kết quả yêu cầu Hợp đồng Dữ liệu cập nhật Thông tin đã xóa KH Yêu cầu xóa hợp đồng Yêu cầu tạo mới hợp đồng Kết quả yêu cầu Nội dung sau khi cập nhật Yêu cầu xóa hợp đồng Yêu cầu tìm kiếm Khách hàng (KH) Tìm kiếm hợp đồng Kết quả trả về Yêu cầu cập nhật hợp đồng KH Yêu cầu cập nhật hợp đồng Kết quả trả về 30 Đại học công nghiệp Hà Nội Nhóm 9 HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy H10: biểu . HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ KHÁCH SẠN CẦU GIẤY I. Đặt vấn đề H1: Hình ảnh khách bên ngoài của khách sạn Cầu Giấy H2 : Phòng đơn tại khách sạn 3 Đại. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy - Diện tích 35m2 - Sàn gỗ - Diều hòa 2 chiều - Truyền hình cáp - Mini bar - Nước nóng, lạnh - Diện thoại - Bàn trang điểm - Ấm đun nước siêu tốc - Bồn tắm -. HTTT-K5: Quản lí khách sạn Cầu Giấy Hình ảnh -Diện tích 25m2 -Sàn gỗ -Diều hòa 2 chiều -Truyền hình cáp -Mini bar -Nước nóng, lạnh -Diện thoại -Bàn trang điểm - m đun nước siêu tốc -Bồn tắm -Máy