Đang tải... (xem toàn văn)
Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và sự bùng nổ đến chóng mặt của thông tin và các luồng thông tin thì con người càng có điều kiện hơn trong việc tiếp cận các nguồn thông tin mới và phù hợp
TCBQKTL BÀI TẬP NHĨM Mơn: TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN KHO TÀI LIỆU Đề bài: Công tác tổ chức kho mở Trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội I Thư viện hình thức tổ chức kho Mở đầu: Ngày với phát triển vũ bão công nghệ thông tin bùng nổ đến chóng mặt thơng tin luồng thơng tin người có điều kiện việc tiếp cận nguồn thông tin phù hợp Tuy nhiên vấn đề chuyên nghiệp hóa thu nhập, bảo quản, xử lý nguồn tin lại đặt hết Để đáp ứng ngày tốt nhu cầu tin người dùng tin, thực thành công sứ mạng mình, trung tâm thơng tin thư viện ngày đổi khả chất lượng phục vụ Trong yếu tố ghóp phần quan việc tổ chức bảo quản kho tài liệu thư viện Nhằm tìm hiểu rõ thư viện đặc biệt khâu tổ chức bảo quản kho tài liệu , xin vào vấn đề mang tính phương diện nhỏ hình thức tổ chức kho mở Từ nhận biết thêm khái niệm, ưu nhược điểm kho mở Và để phù hợp với thực tế có liên hệ chứng minh thực tiễn trung tâm thông tâm thông tin thư viện cụ thể trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội ( TTTTTVĐHSPHN) Nhóm TCBQKTL Khái niệm tổ chức kho Bất thư viện có vai trị thu nhập, lưu trữ, khai thác tổ chức tài liệu tùy vào loại hình chức Tuy nhiên thư viện vậy, việc tổ chức phục vụ kho sách ln vị trí đặc biệt quan trọng Tổ chức kho sách xếp kho sách cách khoa học, xác nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu bạn đọc, nâng cao chât lượng sử dụng nguồn tin, việc tổ chức kho sách cách hợp lí cịn đảm bảo cho việc kiểm kê thuận lợi Các quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm- tổ chức sử dụng bảo quản kho tài liệu nên mục đích việc bảo quản tổ chưc tài liệu nhằm: - Tạo trật tự định kho - Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu - Nâng cao hiệu sử dụng vốn tài liệu - Bảo quản lâu dài, tránh mát hư hỏng - Sử dụng lâu bền, tiết kiệm kinh phí Các hình thức tổ chức kho Hiện nay, nhu cầu tin bạn đọc ngày lớn khả khai thác thông tin họ tốt Người dùng tin khơng có khả tìm kiếm khai thác thơng tin mà cịn có khả tạo nhiều thơng tin Vì để đáp ứng nhu cầu thơng tin người dùng tin thư viện cần có thêm nhiều thay đổi Việc tổ chức kho tài liệu cách để thư viện tiến tới bạn đọc gần bạn đọc tiếp cận tốt với thư viện Ngồi hình thức tổ chức theo kho đóng ngày hình thức tổ chức kho mở áp dụng phổ biến với ưu điểm riêng biệt Nhóm TCBQKTL 3.1 Tổ chức kho đóng: Là hình thức tổ chức phục vụ tài liệu cho bạn đọc thông qua đối tượng trung gian cán thư viện Nguyên tắc tổ chức kho đóng tài liệu xếp theo dấu hiệu hình thức như: khổ cỡ, ngơn ngữ, thời gian, số đăng kí cá biệt Ưu điểm tổ chức kho đóng -Sách xếp theo ngôn ngữ, khổ cỡ nghĩa trật tự xếp sách theo khổ cỡ ngôn ngữ sách - Cán dễ xếp tài liệu theo vị trí định - Tài liệu bảo quản tốt, tránh tình trạng mát, hư hỏng tài liệu - Thuận lợi cho cơng tác tìm kiếm, kiểm kê hay có kế hoạch bổ sung Tuy tổ chức kho đóng có nhược điểm như: - Người dùng tin khơng tiếp xúc trực tiếp nên độ xác tìm tài liệu bị hạn chế, khơng bổ sung nhu cầu tin Người dùng tin thời gian tra cứu, chờ đợi cán tìm trả tài liệu theo yêu cầu - Cán thời gian, công sức phục vụ nhiều lượt bạn đọc Tài liệu dễ bị phân tán vấn đề Nội dung kho thông qua hệ thống tra cứu sổ sách, đồng thời thông tin chứa đựng kho thường cũ lạc hậu 3.2 Tổ chức kho mở Hình thức tổ chức kho mở hình thức tổ chức kho tài liệu thư viện, ngày ứng dụng rộng rãi phổ biến Đây hình thức người dùng tin tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, lấy tùy ý thông tin mà họ cần mà không cần phải thời gian hay cơng sức qua khâu trung gian Kho mở tổ chức thực số thư viện Mỹ vào năm cuối kỷ XIX đầu kỉ XX, sau truyền rộng sang Nhóm TCBQKTL thư viện lớn châu Âu toàn giới Ở Việt Nam phải từ năm 90 kỉ XX trở lại bắt đầu tổ chức kho mở mà chủ yếu áp dụng thư viện lớn Kho mở hình thức tổ chức kho phục vụ bạn đọc hứng thú hưởng ứng họ tiếp xúc trực tiếp với kho tài liệu, tự lựa chọn tài liệu mà cần Điều tạo động cho bạn đọc, ghóp phần vào việc đào tạo trình độ tìm kiếm chọn lọc thơng tin cho đông đảo người dùng tin Thực tế cho thấy nay, thư viện chủ yếu tập trung xây dựng tổ chức kho mở để trực tiếp giới thiệu kho sách, kích thích hứng thú đọc sách việc tìm đến thư viện bạn đọc Từ tìm cách dễ dàng thỏa mãn nhu cầu ngày đa dạng, phức tạp bạn đọc Hình thức tổ chức kho mở ưu điểm lớn nên nhiều loại hình thư viện áp dụng loại hình thân thiện với bạn đọc như: thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, đa ngành Hình thức tổ chức kho mở thường tập trung áp dụng phận như: phòng đọc sách mới, phòng đọc báo tạp chí, phịng đọc cho cán giảng viên Có hình thức tổ chức kho mở là: - Kho mở tồn phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu - không lớn : Kho báo, tạp chí… Kho mở phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu nhiều, đa dạng, tài liệu thường xuyên cập nhât như: sách tham khảo, luận án, luận văn… Tổ chức kho mở có ưu nhược điểm sau: Ưu điểm: Nhóm TCBQKTL - Hình thức tổ chức kho mở tạo cho bạn đọc điều kiện trực tiếp tiếp xúc khai thác tài liệu kho; họ xem lướt qua tài liệu để xác định tài liệu có cần khơng có họ cần thơng tin mà khơng có, họ mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh mà khơng phải viết lại phiếu u cầu; khơng phải chờ đợi thời gian, không cần phiền hà tới thủ thư Vì tạo tự do, hứng thú cho bạn đọc; đồng thời nguồn tài liệu tìm ln đáp ứng nhu cầu thơng tin bạn đọc mà khơng để xảy tình trạng nguồn thơng tin tìm khơng thỏa đáng với nhu cầu tin - Do người dùng tin vào kho tự tìm tài liệu cần nên người cán thư viện công tiếp nhận yêu cầu khơng phải vào kho tìm lấy tài liệu cho bạn đọc Họ làm việc phòng phục vụ, hướng dẫn bạn đọc lấy trả sách… Như đỡ tốn nhiều công sức cho người cán - Đơn giản hóa thủ tục tìm tin, tìm tài liệu mà bạn đọc tìm thông tin nhanh hơn, đồng thời tài liệu kho mở xếp theo môn loại khoa học ( áp dụng bảng phân loại ) nên bạn đọc dễ dàng thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chun sâu Việc tìm kiếm tài liệu khơng cịn bị phụ thuộc vào hệ thống mục lục Nhược điểm: - Tổ chức kho mở làm tốn nhiều diện tích kho phải dành chỗ cho sách phát triển, kế hoạch hay tiên đoán sai lệch đề mục phát triển nhanh gây thiếu chỗ phải yêu cầu dãn kho gây áp lực nên sở vật chất người cán tổ chức kho - Các giá kệ phải có ngăn rộng dành cho sách có khổ lớn Sách xếp khơng đẹp sách có khổ to nhỏ khác xếp chỗ Lối giá phải rộng để người dùng tin tự lựa chọn tài liệu Nhóm TCBQKTL - Bạn đọc trực tiếp vào kho tìm lấy tài liệu nên vấn đề bảo quản an toàn cho kho sách vấn đề khó khăn phức tạp, dễ gây mát tài liệu, đồng thời tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng bị luân chuyển nhiều so với kho đóng - Nếu bạn đọc tự lấy tự trả tài liệu giá dễ gây lộn xộn khơng vị trí ban đầu họ khơng nhớ rõ vị trí, khơng biết cách xếp thư viện; họ thiếu ý thức nên để lộn xộn gây nhiều khó khăn cho cán thư viện kiểm kê, xếp lại Các phương pháp xếp tài liệu kho mở Nhiệm vụ yêu cầu: - Đáp ứng nhanh, xác yêu cầu bạn đọc - Tiết kiệm diện tích kho - Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê kho sách theo chuyên ngành - Kho tài liệu có tính thẩm mỹ cao Sắp xếp theo khung phân loại: Việc lựa chọn khung phân loại tùy chọn vào thư viện Kho sách xếp theo khung phân loại khơng phân biệt khổ cỡ hay ngơn ngữ Sắp xếp theo kí hiệu tác giả: Bên phạm vi kí hiệu phân loại người ta cịn quy định theo nhóm chữ Latinh, chữ Krin, chữ tượng hình sách kí hiệu phân loại xếp kết hợp với bảng chữ tác gỉa Hiện nay, thư viện thường dùng bảng chữ tác giả bảng Cutter cho chữ Latinh bảng Khapkina cho chữ Krin Kí hiệu xếp giá kho mở: Trong kho mở kí hiệu xếp giá tạo kí hiệu phân loại ( theo khung phân loại mà thư viện dùng ) Nhóm TCBQKTL kết hợp với tên tác giả ( số cutter ) Một số thư viện lập kí hiệu xếp giá khung phân loại DDC với kí hiệu tác giả hồn tồn chữ VD : Cuốn sách đánh bắt cá với tác giả có họ Robb Kí hiệu xếp giá: 799.1 ROB Vấn đề xếp giá sách thư viện chưa thống II Thực tế công tác tổ chức kho mở phục vụ kho mở Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội Giới thiệu: Trung tâm TTTV ĐHSPHN thức tách hình thành từ năm 1999 sau đại học Sư phạm Hà Nội tách khỏi đại học Quốc gia Hà Nội để xây dựng trường đại học sư phạm trọng điểm nước Cùng với trình hình thành phát triển ĐHSPHN, trung tâm trải qua nhiều khó khăn đến phát triển đến mức độ định, đạt nhiều thành tựu đáng ghi nhận Trung tâm TTTV ĐHSPHN có chức thu thập, bổ sung, xử lí cung cấp tài liệu, thông tin lĩnh vực khoa học bản, khoa học giáo dục khoa học khác nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học cán bộ, giảng viên sinh viên trường Hiện trung tâm có 33 cán làm cơng tác thư viện có người có trình độ thạc sĩ, 25 người có trình độ cử nhân trình độ cao đẳng Ngồi cịn có nhân viên vệ sinh bảo vệ thư viện Ngoài ban giám đốc thư viện, cán nhân viên chia làm tổ : - Tổ nghiệp vụ - Tổ phịng đọc ( kho đóng kho mở) - Tổ phịng mượn Nhóm TCBQKTL - Tổ tin học Trong khối phịng đọc thư viện chia thành: - Phòng đọc sách tham khảo ( kho đóng) - Phịng đọc sách tham khảo_ tài liệu tra cứu ( kho mở ) - Phịng đọc báo_tạp chí ( kho đóng) - Phịng đọc luận án_ tạp chí ( kho mở ) Việc tổ chức hình thành phịng đọc mở thư viện bắt đầu triển khai từ sau có tịa nhà Trung tâm thơng tin thư viện với diện tích gần 5000m2, gồm tầng vào năm 2002 2.Sơ lược tổ chức kho mở Trung tâm TTTV ĐHSPHN 2.1 Tổ chức kho mở Thư viện ĐHSPHN bắt đầu thực việc xây dựng tổ chức phòng đọc mở ( kho tài liệu mở ) từ sau năm 2002 sau hoàn thiện sở hạ tầng, đào tạo đội ngũ cán có số lượng định vốn tài liệu Tuy nhiên bước đầu kế hoạch tổ chức xây dựng phòng đọc, kho mở phục vụ nhu cầu chỗ tự tìm kiếm tài liệu bạn đọc trường Hiện Trung tâm tổ chức kho mở thức nằm tầng tòa nhà tầng Một phòng đọc mở phục vụ bạn đọc báo tạp chí, phịng đọc mở kho mở phục vụ bạn đọc sách số luận án luận văn Như nêu trên, nay, trung tâm tổ chức kho mở với loại tài liệu tra cứu, sách tham khảo báo, tạp chí Số lượng báo, tạp chí phịng đọc mở lớn, liên tục thay đổi việc cập nhật liên tục số báo, tạp chí lưu chuyển số báo, tạp chí cũ vào kho đóng Các loại sách phòng đọc sách mở chủ yếu sách Nhóm TCBQKTL tham khảo, sách xã hội, số giáo trình, số luận án luận văn, sách ngoại văn ( chủ yếu sách tiếng anh) Số lượng cán phân công công trông coi xử lý hai phòng người chia cho phòng Thời gian phục vụ từ 7h30 đến 21h30 từ thứ đến thứ Không phục vụ thứ 7, chủ nhật ngày lễ Theo thống kê trung bình ngày hai phòng đọc mở phục vụ khoảng gần 200 lượt bạn đọc, chủ yếu phòng đọc sách mở Đối tượng sử dụng chủ yếu sinh viên, học sinh cao học Một số cán giảng viên ( chủ yếu phòng đọc sách mở ) 2.2 Cách xếp tài liệu kho Các tài liệu kho mở trung tâm xây dựng kí hiệu xếp giá gồm yếu tố sau đây: - Kí hiệu phân loại DDC - Chỉ số Cutter ( xây dựng mã hóa cho yếu tố họ tên tác giả tên tài liệu - Năm xuất tài liệu Trung tâm sử dụng khung phân loại DDC để phân loại xếp tài liệu kho mở Đây khung phân loại đưa vào sử dụng trung tâm Ban đầu, trung tâm áp dụng hình thức tổ chức kho mở sử dụng DDC cho tài liệu tra cứu Hiện nay, hầu hết tài liệu kho sách mở áp dụng DDC Trung tâm sủ dụng khung phân loại DDC cấp rút gọn với kí hiệu đơn giản VD: 530 Vật lí 800 Văn học 930 Lịch sử Nhóm TCBQKTL Sau số lượng tài liệu ngày lớn, trung tâm tiến hành nghiên cứu áp dụng khung phân loại DDC chi tiết ấn rút gọn lần thứ 13, tới chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC ấn rút gọn lần thứ 14 VD1: Lê Trắc An Nam Chí lược / Lê Trắc – Huế : Thuận Hòa , 2002 – 581 tr Tài liệu có kí hiệu xếp giá : 930 / L250T / 2002 Trong 930: Kí hiệu phân loại DDC L250T: Chỉ số Cutter 2002: Năm xuất tài liệu VD2: Hồng Xn Việt Bách khoa danh ngơn từ điển / Hoàng Xuân Việt – Hồ Chí Minh , 2006 – 447 tr Tài liệu có kí hiệu xếp giá 000 / H407V / 2006 H407V: số Cutter 2006: Năm xuất tài liệu Các tài liệu kho mở trung tâm xếp theo nội dung III Đánh giá kiến nghị Đánh giá Ưu điểm Việc tổ chức bảo quản kho tài liệu nói chung việc tổ chức kho mở nói riêng Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học sư phạm Hà Nội nhìn chung tương đối tốt Đã có hệ thống ; việc áp dụng quy chuẩn nghiệp vụ ngày tốt hơn, hiệu 10 Nhóm TCBQKTL Khả phục vụ người dùng tin hệ thống kho mở ngày tăng cường đáng kế số lượng chất lượng Việc mở rộng kho mở, phòng đọc mở nguồn lực thông tin ngày quan tam tăng cường Thư viện có chủ trương chiến lược cho việc phát triển toàn diện thư viện có phát triển hệ thống kho mở theo tiêu chí: Mở rộng quy mơ, có khoa học, chuyên nghiệp đại Hạn chế Số lượng kho mở dùng lại phòng nên chưa đáp ứng nhu cầu bạn đọc Việc áp dụng phương pháp xếp giá, phương pháp xếp tài liệu có áp dụng khung phân laọi DDC số Cutter nhiều lúng túng yếu Nghiệp vụ cán phụ trách trực tiếp phòng đọc mở, kho mở chưa thật vững vàng Kiến nghị, giải pháp Ngồi việc khơng ngừng tanưg cường nguồn lực thơng tin nói chung trung tâm cần quan tâm tăng cường nguồn tài liệu cho kho mở Tăng cường hướng dẫn, giới thiệu cho bạn đọc hình thức kho mở khuyến khích học sử dụng kho mở nhiều Đào tạo đội ngũ cán phụ trách, áp dụng hiệu phương pháp xử lý tài liệu xếp giá tài liệu 11 Nhóm TCBQKTL Tăng cường quy mơ diện tích phịng đọc mở, kho mở để không ngừng phát triển thư viện phục vụ bạn đọc IV Kết luận Đối với tình hình thư viện Việt Nam nói chung thư viện trường Đại học nói riêng trung tâm TTTV ĐHSPHN, việc trì hai hình thức tổ chức kho đóng kho mở việc làm đắn, hợp lí Việc trì hai hình thức cho phép trung tâm TTTV nâng cao hiệu hoạt động thư viện vừa đáp ứng yêu cầu tin ngày cao người dùng tin, vừa tiết kiệm diện tích kho, nhân lực quan phù hợp với vai trị, chức năng, loại hình thư viện Tuy nhiên khơng nên thỏa mãn hồn tồn với kết đạt Trung tâm TTTV ĐHSPHN cần tiếp tục nghiên cứu, nỗ lực để tổ chức thêm nhiều kho mở, phục vụ hiệu tối đa nhu cầu tin đa dạng người dùng tin, đồng thời ghóp phần xây dựng ngành TTTV Việt Nam ngày đại phát triển PHỤ LỤC Một số hình ảnh trung tâm TTTV Đai học sư phạm Hà Nội 12 Nhóm TCBQKTL Hình Phịng đọc lớn 13 Nhóm TCBQKTL Hình Phịng đọc mở Hình Phịng đọc báo tạp chí Hình Phịng tạp chí mở 14 Nhóm TCBQKTL Hình Hệ thống mục lục truyền thống 15 Nhóm TCBQKTL Hình Sắp xếp sách kho mở DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài giảng tóm tắt mơn: Tổ chức bảo quản kho tài liệu giảng viên Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt Tổ chức bảo quản kho tài liệu.- H.: ĐHVHHN, 2005.- 207 tr Báo cáo tổng kết năm 2009 TTTTTV Đại học Sư phạm Hà Nội Lê Văn Viết Cẩm nang nghề Thư viện/Lê Văn Viết.-H.: Văn hố thơng tin, 2000.- 630tr Phan Văn Thông tin học đại cương.-H.: ĐHQGHN, 2000.- 139tr Phan Văn Thư viện học đại cương.-H.: Đại học Tổng hợp Hà Nội, 1983.- 216tr Vũ Dương Thuý Ngà Phân loại tài liệu: Giáo trình dùng cho sinh viên Đại học Cao đẳng ngành Thơng tin Thư viện.-H 16 Nhóm TCBQKTL 17 Nhóm ... giá sách thư viện chưa thống II Thực tế công tác tổ chức kho mở phục vụ kho mở Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội Giới thiệu: Trung tâm TTTV ĐHSPHN thức tách hình thành từ năm... xếp theo nội dung III Đánh giá kiến nghị Đánh giá Ưu điểm Việc tổ chức bảo quản kho tài liệu nói chung việc tổ chức kho mở nói riêng Trung tâm Thơng tin Thư viện Đại học sư phạm Hà Nội nhìn... từ năm 1999 sau đại học Sư phạm Hà Nội tách khỏi đại học Quốc gia Hà Nội để xây dựng trường đại học sư phạm trọng điểm nước Cùng với trình hình thành phát triển ĐHSPHN, trung tâm trải qua nhiều