Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY I. Lịch Sử Hình Thành Và Phát Triển Của Công Ty: Giới thiệu chung về công ty Hình 1 : CÁC CỬA HÀNG CIRCLE K  Tên công ty : Công ty TNHH VÒNG TRÒN ĐỎ  Tên tiếng Anh : RED CIRCLE. CO, LTD  Trụ sở hoạt động :  Địa chỉ : 38/6 Lê Lợi, P. Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM  Điện thoại : (08) 3930 7943  Fax : (08) 3930 9781  Mã số thuế : 0306182043 Văn phòng đại diện :  Địa chỉ : 25 Tôn Đản, P.13, Quận 4, TP.HCM  Điện thoại : (08) 3940 8345  Fax : (08) 3940 4230  Đại diện pháp luật : WU HEI MING AMY – Giám Đốc Điều Hành  Ngân hàng : HSBC BANK ( VIETNAM )LTD  Công ty có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh từ ngày 10 tháng 11 năm 2008  Đặc điểm hoạt động của Công ty  Hình thức sở hữu vốn : Công ty TNHH  Lĩnh vực kinh doanh : Thương Mại Ngành nghề kinh doanh : Kinh doanh cửa hàng bán lẻ các mặt hàng như : các loại lương thực, thực phẩm, thiết bị viễn thông, đồ điện gia dụng, hàng may mặc, mỹ phẩm….; Sản xuất món ăn, thức ăn chế biến sẵn . Sự hình thành và phát triển : • Năm 1951 : Fed Harvey thành lập tại EL Paso, Texas, Hoa Kỳ, và đặt tên là KAY’s : Có 1000 cửa hàng tại US Page 1 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 • Năm 1979 : Circle K đã xâm nhập thị trường quốc tế với việc thiết lập một loạt các cửa hàng Circle tại Nhật Bản. Sự phát triển của Công ty vẫn không ngừng phát triển và đến năm 1984, doanh số đã tăng lên 1 tỷ. • Qua thời gian phát triển được đổi tên thành Circle K và trở thành một thương hiệu nổi tiếng cho đến nay. • Trước năm 2003 : phát triển hơn 2.100 cửa hàng tại 25 bang của HOA KỲ. • Năm 2003 : Alimentation Couche-Tard (ACT), chuỗi cửa hàng tiện dụng lớn nhất Canada, mua lại Circle K. • Sau thương vụ 2003, ACT điều hành / nhượng quyền hơn 8.000 cửa hàng (trong đó 6.500 dưới thương hiệu Circle K .) • Ngày nay : có thể thấy Circle K hiện diện ở Atlantic Canada, Hoa Kỳ, Mexico, Nhật Bản, Macau, Trung Hoa đại lục, đảo Guam, Hong Kong, Indonesia,và Việt Nam. Hình 2 : VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CIRCLE K TRÊN TOÀN THẾ GIỚI 1.3. Quy mô và phạm vi hoạt động : • Hiện nay, khuynh hướng tiêu dùng thuận tiện, nhanh chóng đang nở rộ và nếp tiêu dùng ở chợ ngày càng bộc lộ được nhiều nhược điểm như chất lượng thực phẩm không được đảm bảo, không có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng, đặc biệt là giá cả không ổn định…. Làm cho người dân càng ngày càng mất niềm tin vào thực phẩm ở chợ. Vì vậy mà mua hàng trong các siêu thị lớn đã trở thành thói quen của đa số người tiêu dùng tại các thành phố lớn, kênh bán hàng tiện lợi này ngày càng bộc lộ nhiều ưu điểm. Ngoài việc đảm bảo vè chất lượng hàng hóa mà người tiêu dùng con an tâm về sự ổn định giá cả. Tuy nhiên, đôi khi sự bận rộn của công việc khiến cho người tiêu dùng không có đủ thời gian vào các siêu thị Page 2 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 lớn và các cửa hang tiện ích được ra đời và nằm len lỏi tại các khu dân cư, các con đường thuận tiện và chúng đã giải quyết các vấn đề về thời gian cũng như nổi lo về vệ sinh an toàn thực phẩm của hàng ngàn người dân tiêu dùng . • Nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, thế mạnh cạnh tranh, ngày 19-6-2008 Chuổi cửa hàng tiện lợi của Hồng Kông hoạt động 24/24 – Circle K – đã chính thức đến Việt Nam với cửa hàng đầu tiên được khai trương vào tháng 12 năm 2008 tại Quận 1, Tp.HCM. Và hiện nay có trên 11.000 cửa hàng tiện lợi trên toàn thế giới, trong đó có khoảng 5.000 cửa hàng tại Châu Á ở Nhật Bản, Trung Quốc đại lục, Hồng Kông….và đã chính thức có 5 cửa hàng được đưa vào Quận 1, TP.HCM. Đại diện Công ty Vòng Tròn Đỏ, đơn vị mua nhượng quyền thương hiệu Circle K tại Việt Nam. • Sáu tháng cuối năm 2008, Circle K tiếp tục khai trương 5 cửa hàng khác tại TP.HCM và sẽ tiến vào thị trường bán lẻ Hà Nội, Đà Nẵng, Nha Trang, Cần Thơ, Vũng Tàu….với kế hoạch đến năm 2018 sẽ có 550 cửa hàng ở 20 tỉnh, thành trong cả nước. Circle K Việt Nam gia nhập vào thị trường tuy chỉ trong một thời gian ngắn nhưng đã là một địa chỉ khá quen thuộc của người tiêu dùng. Không chỉ là tiện ích khi mua hàng, ngoài việc đa dạng hàng hóa, cửa hàng còn chú trọng việc thực hiện tốt phong cách phục vụ của nhân viên đối với khách hàng. • Năm 2011, Circle K Việt Nam đã phát triển lên 20 cửa hàng tập trung theo từng khu vực. Và hiện nay, hệ thông Circle K đã có 22 cửa hàng, vừa có 2 cửa hàng mới mở vào tháng 1 năm 2012 tại Lê Thị Riêng và Bùi Viện. o Cửa hàng 1 - 36 Hai Bà Trưng, P. Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 2 - 44 Lê Lai, P. Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 3 - 95 Lê Thánh Tôn, P. Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 4 - 49 Đông Du, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 5 - 139 Bùi Viện, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 6 - 75 Thành Thái, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 7 - 6 Thảo Điền, Quận 2, Tp.HCM o Cửa hàng 8 - 15B1 Lê Thánh Tôn, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 9 – 25B1 Đề Thám, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 10 – 9 Công Trường Lam Sơn, P. Bến Thành, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 11 – 69 Hồ Tùng Mậu, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 12 – 1 Nguyễn Thông, Quận 3, Tp.HCM o Của hàng 13 – RC2 – 12 Phú Mỹ Hưng, Quận 7, Tp.HCM Page 3 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 o Cửa hàng 14 – 24B Hồ Huấn Nghiệp, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 15 – 54B 30/04 Vũng Tàu o Cửa hàng 16 – 240 Lê Lợi, Vũng Tàu . o Cửa hàng 17 – 19T Nguyễn Hữu Cảnh, Bình Thạnh, Tp.HCM o Cửa hàng 18 – 53 Nguyễn Du, Quận 1, Tp.HCM . o Cửa hàng 19 – 238 Lý Tự Trọng, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 20 - 139 Nguyễn Trãi, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 21 – 148 Lê Thị Riêng, Quận 1, Tp.HCM o Cửa hàng 22 – 28/8 Bùi Viện, Quận 1, Tp.HCM . • Cửa hàng của Circle K là cửa hàng hiện đại, có chức năng bán lẻ, kinh doanh tổng hợp và chuyên doanh, có cơ cấu chủng loại hàng hóa phong phú, đa dạng, đảm bảo chất lượng, đáp ứng các tiêu chuẩn về diện tích kinh doanh, trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở hiện đại, văn minh, tổ chức kinh doanh dưới hình thức những cửa hàng qui mô, có các phương tiện phục vụ văn minh, thuận tiện nhằm phục vụ nhu cầu mua sắm của khách hàng. Đây là hình thức kinh doanh khá mới do các thương nhân đầu tư vào quản lý, được Nhà Nước cấp giấy phép kinh doanh. II. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và sơ đồ tổ chức tại đơn vi 2.1 . Đặc điểm hoạt động kinh doanh a. Các mặt hàng kinh doanh của công ty : Hệ thống chuỗi cửa hàng tiện lợi Circle K là nơi hàng ngày cung ứng các mặt hàng thiết yếu, đảm bảo chất lượng và hợp vệ sinh an tòan thực phẩm cho người tiêu dùng. Có hơn 1000 sản phẩm trong các cửa hàng của Circle K bao gồm hàng trong nước và hàng nhập khẩu.  Tạp hóa Bột ngũ cốc, cà phê, trà, sữa đặc, sữa bột, thức ăn cho trẻ em, mứt, bơ, xúc xích, gia vị, gạo, mì ăn liền  Nước uống không chứa cồn Nước khoáng, nước ép trái cây, nước ngọt Page 4 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4  Nước uống chứa cồn Các loại bia, rượu nhập khẩu hoặc được sản xuất trong nước  Các dịch vụ tại quầy: Phone card, SIM card, IDD card.  Các loại mặt hàng khác: Văn phòng phẩm, đồ gia dụng, dụng cụ bếp, phim, pin, thuốc lá, bao cao su, đồ chơi. Hình 3 : SẢN PHẨM NƯỚC UỐNG TRONG CỬA HÀNG ( Nguồn: Công ty TNHH Vòng Tròn Đỏ ) b. Khách hàng và giá cả: Tuy công ty Vòng Tròn Đỏ - Circle K nhắm đến đối tượng khách hàng là khách du lịch, khách nước ngoài, … nhưng giá cả mà công ty đưa ra thị trường là giá mà khách hang có thể chấp nhận được, cũng có thể bằng với các cửa hàng tạp hóa nhỏ, lẻ. Giá cả ở Circle K là giá cả cạnh tranh vì thế khi khách hàng đến với Circle K Page 5 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 khách hàng có thể vừa tận hưởng được sự tiện lợi, không khí mát mẻ đồng thời tận hưởng được mức giá hấp dẫn, khác nhau của từng sản phẩm . c. Qui trình và các công đoạn kinh doanh của công ty: Khách hàng mua hàng Nhân viên cửa hàng Scan mã vạch trên hệ thống bán hàng Xuất hiện số tiền và số lượng trên màn hình Khách hàng kiểm tra và trả tiền In bill Nhập số lượng Qui trình bán hàng tại công ty: Page 6 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 Hình 4 : Sơ đồ bán hàng tại cửa hàng Circle K Qui trình mua hàng tại công ty : Kế toán Trưởng ca Cửa hàng trưởng Bộ phận bán hàng Bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng Nhà cung cấp Đặt hàng Kiểm tra Chốt đơn hàng tổng Gửi đơn hàng Giao hàng Giao hóa đơn Page 7 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 Hình 5 : sơ đồ mua hàng tại công ty Circle K 2.2. Cơ cấu tổ chức Page 8 Tổng giám đốc Bộ phận bán hàng Phạm Mạnh Cường Bộ phận phát triển mặt bằng Châu Đăng Khoa Bộ phận tiếp thị và quản lý ngành hàng Ngô Thị Phương Thảo Phòng đào tạo Trần Ái Giang Sơn Bộ phận Kế toán & Kiểm soát Bộ phận nhân sự Trần Thị Mai Anh Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 a. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty b. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 1. GIÁM ĐỐC: Chức năng :  Điều hành mọi hoạt động của công ty  Chịu trách nhiệm xác nhận Báo Cáo Tài Chính đã được lập phản ánh trung thực và hợp lý tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ của Công ty trong từng năm tài chính đồng thời phù hợp với các chuẩn mực kế toán áp dụng, Chế Độ Kế Toán Doanh Nghiệp Việt Nam hiện hành và các qui định pháp luật có liên quan  Thực hiện các dự toán, ước tính một cách thận trọng .  Công bố các chuẩn mực kế toán áp dụng phải tuân thủ các vấn đề trọng yếu được công bố và giả trình trong Báo Cáo Tài Chính. Nhiệm vụ Chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ an toàn tài sản của Công ty, có các biện pháp thích hợp để ngăn chặn và phát hiện các hành vi gian lận và các hành vi khác có ảnh hưởng đến công ty 2. BỘ PHẬN NHÂN SỰ  Xây dựng bộ máy tổ chức Công ty và quản lý nhân sự phù hợp, đáp ứng với yêu cầu hoạt động và phát triển kinh doanh của Công ty.  Xây dựng qui chế làm việc của toàn thể nhân viên trong công ty. Page 9 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4  Xây dựng, qui hoạch cán bộ để phát triển nguồn nhân sự, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ….nhằm phục vụ cho việc đề bạt, bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo, việc bố trí, điều động, phân công cán bộ, nhân viên, công nhân đáp ứng yêu cầu của từng vị trí công tác trong công ty.  Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên khi công ty có nhu cầu  Phát triển đội ngũ nhân viên, xây dựng hệ thống nhân viên vững về chuyên môn, mạnh về tinh thần .  Xây dựng một đội ngũ nhân viên kế thừa vững vàng, sáng tạo .  Quản lý lao động, tiền lương công nhân viên .  Tạo dựng nền văn hóa công ty, đưa công ty vào nề nếp, ổn định .  Có trách nhiệm khen thưởng nhân viên hoặc kỷ luật nếu nhân viên vi phạm qui chế công ty .  Xây dựng chương trình, nội dung tổ chức cho các sự kiện của Công ty như: sơ kết, tổng kết công tác, mit-ting họp mặt nhân các ngày lễ lớn trong năm…  Thực hiện công tác khám chữa bệnh, khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ, công nhân viên toàn Công ty .  Là phòng mang lợi ích cho nhân viên trong công ty, quyết định các tổ chức sự kiện . 3. BỘ PHẬN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN  Do kế toán trưởng điều hành, quản lý toàn bộ tài chính của Công ty và có nhiệm vụ hoạch toán, phân bổ chi phí, tổng hợp, quyết toán theo Luật kế toán đã ban hành. Đồng thời hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện tốt công tác kế toán theo đúng chế độ của Nhà nước .  Lập báo cáo sản xuất, báo cáo tài chính đúng kỳ.  Theo dõi tình hình thu chi của Công Ty, tính toán hiệu quả hoạt động của công ty .  Tham mưu cho Giám Đốc về hiệu quả kinh tế, hiệu quả sử dụng vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh .  Làm tốt công tác cân đối phục vụ kinh doanh bằng cách tận dụng mọi nguồn vốn nhàn rỗi, trách không bị chiếm dụng vốn, đảm bảo phát lương, thưởng cho nhân viên đầy đủ, kịp thời . 4. BỘ PHẬN TIẾP THỊ VÀ QUẢN LÝ NGÀNH HÀNG:  Hoạch định chiến lược, triển khai thực hiện các công việc tiếp thị.  Nghiên cứu thị trường ngành bán lẻ và đối thủ cạnh tranh  Thu nhập và lưu trữ hình ảnh dữ liệu của các sản phẩm thu được nguồn lợi lớn trên thị trường.  Thực hiện các công tác quản cáo ( báo đài, internet ).  Tổ chức sự kiện làm công tác quan hệ công chúng.  Giám sát và thực hiện công tác xây dựng hình ảnh công ty qua hình ảnh, logo, bài viết, báo chí… Page 10 [...]... kho :  Quản lý mua hàng và hàng tồn kho  Giá vốn hàng bán  Hợp tác với bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng để kiểm tra giá mua và chiếc khấu từ nhà cung cấp  Hằng ngày, liên hệ với quản lý cửa hàng để kiểm soát hàng tồn kho trên hệ thống POS ( gồm: nhận hàng, bán hàng … )  Thực hiện kiểm tro định kỳ ( hàng tháng/ hàng quí/ hàng năm ) và báo cáo những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho  Hỗ... nhập giá mua của hàng hóa dựa trên hóa đơn vào hệ thống POS, kiểm tra số lượng và giá trị trên hóa đơn  Hỗ trợ kế toán và liên hệ với quản lý cửa hàng để quản lý hàng tồn kho trên hệ thống      POS ( bao gồm : nhận hàng, mua hàng ….) Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và báo cáo về các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho Theo dõi thu tiền từ cửa hàng Lập báo cáo thanh toán : Kiểm tra hóa đơn để đảm... Kiểm toán bên ngoài, Ngân hàng v.v… • Nguyễn Thị Thùy Linh : Quản lý kho :  Hằng ngày, nhập giá mua của hàng hóa dựa trên hóa đơn vào hệ thống POS, kiểm tra số lượng và giá trị trên hóa đơn  Hỗ trợ kế toán và liên hệ với cửa hàng để quản lý hàng tồn kho trên hệ thống POS ( gồm : nhận hàng, mua hàng ….)  Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và báo cáo về các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho      Khác... Cung Cấp Sau khi nhận được Đơn đặt hàng, nhà cung cấp dựa vào thời gian giao hàng trên Đơn đặt hàng sẽ giao hàng cho cửa hàng, Quản lý cửa hàng sẽ nhận hàng và lưu kho Bên - cạnh đó nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho Bộ phận Kế toán ∗ Đặt hàng theo lượng hàng tồn kho : Nhà cung cấp sẽ chào hàng, đồng thời gửi bảng báo giá cho bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng Bảng báo giá phải thể hiện đầy... hàng xong, xuất Phiếu trả hàng gồm 3 liên : 1 liên gửi khách hàng, 1 liên lưu trên hệ thống, 1 liên gửi kèm theo Bill thanh toán tiền, gửi lên cho bộ phận kế toán • Chỉ cửa hàng trưởng mới được phép làm lệnh trả hàng trên hệ thống • Hệ thống sẽ tự động tính toán doanh thu và hàng hóa 1.3 Kiểm kê: • Hàng ngày, nhân viên cửa hàng sẽ chọn mẫu một số ngành hàng để kiểm kê • Nhân viên... ( gồm: nhận hàng, bán hàng ….)  Thực hiện việc kiểm kho định kỳ ( hàng tháng/ hàng quí/ hàng năm ) và báo cáo những       vấn đề liên quan về hàng tồn kho Lập báo cáo thanh toán : Hỗ trợ cấp trên phát hành hóa đơn GTGT Theo dõi thanh toán cho nhà cung cấp Hạch toán thanh toán vào phần mềm kế toán Lập sổ sách theo luật định Khác : Hỗ trợ cấp trên nộp thuế đầu ra Qui trình và ghi chép các... : In ấn sổ sách kế toán ( hàng tháng, hàng quý, hàng năm ) Hạch toán mua hàng và chiếc khấu Lưu chứng từ Hỗ trợ kê khai thuế, lưu giữ sổ sách kế toán, báo cáo tài chính Làm việc nhóm với các phòng ban khác : phòng Tiếp thị và quản lý ngành hàng, phòng bán hàng, phòng phát triển mặt bằng  Liên hệ với các cơ quan có thẩm quyền : cơ quan Thuế, Kiểm toán bên ngoài, Ngân hàng v.v… Page 15 ∗ ∗ ∗ Báo... lý ngành hàng xem xét các mặt hàng, cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo Công ty có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất - lượng và giá cả hợp lý nhất Bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng sẽ gửi Đề nghị mua hàng cho Giám đốc điều - hành phê duyệt Sau khi được đồng ý, bộ phận này sẽ tạo mã hàng trên hệ thống, xác định giá mua và - giá bán Cửa hàng trưởng và các trợ lý cửa hàng sẽ nhập... cửa hàng )  Quản lý các chi phí phải trả bằng tiền mặt để đảm bảo việc chi trả đúng với chính sách công ty  Qui trình và việc ghi chép các giao dịch kế toán trong hệ thống  Lưu trữ chứng từ  Hỗ trợ phó phòng Kế toán chi tiết : Đinh Thị Kim Chi, Lê Thị Yến Nhi Quản lý kho :  Hỗ trợ cấp trên, liên hệ với quản lý cửa hàng để quản lý hàng tồn kho hàng ngày trên hệ thống POS ( gồm: nhận hàng, ... II Qui trình mua hàng tại công ty Kế toán Trưởng ca Cửa hàng trưởng Bộ phận bán hàng Bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng Nhà cung cấp Đặt hàng Page 22 Báo cáo thực tập Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 Kiểm tra Chốt đơn hàng tổng Gửi đơn hàng Giao hàng Giao hóa đơn 2.1 Qui trình đặt hàng : Page 23 Báo cáo thực tập - Hồ Thị Mỹ Linh-KT08_KK4 Các trưởng ca ( nhân viên bán hàng . liên hệ với quản lý cửa hàng để quản lý hàng tồn kho hàng ngày trên hệ thống POS ( gồm: nhận hàng, bán hàng ….)  Thực hiện việc kiểm kho định kỳ ( hàng tháng/ hàng quí/ hàng năm ) và báo cáo. để kiểm soát hàng tồn kho trên hệ thống POS ( gồm: nhận hàng, bán hàng …. )  Thực hiện kiểm tro định kỳ ( hàng tháng/ hàng quí/ hàng năm ) và báo cáo những vấn đề liên quan đến hàng tồn kho. toán Trưởng ca Cửa hàng trưởng Bộ phận bán hàng Bộ phận Tiếp thị và quản lý ngành hàng Nhà cung cấp Đặt hàng Kiểm tra Chốt đơn hàng tổng Gửi đơn hàng Giao hàng Giao hóa đơn Page 7 Báo