DANH SÁCH NHÓM 1. NGUYỄN THỊ HỒNG HƯNG 2. NGUYỄN LÊ THÙY TRANG 3. NGUYỄN THỊ THANH NHÃ 4. PHẠM HUỲNH KIM NGÂN 5. ĐỒNG THỊ PHƯƠNG 6. HỒ THỊ DIỆU 7. NGUYỄN THỊ HẰNG NI 8. LÊ THỊ LAN ĐÀI 9. NGUYỄN VIỆT LINH MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………. PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT…………………………………………… PHẦN 2: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU ĐẦU VÀO QUY TRÌNH XỬ LÝ LƯU TRỮ VÀ KẾT XUẤT THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CTY TNHH THIÊN NAM…………………………………………………………………………. 2.1 giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thiên Nam………………………………. 2.2 phân tích DL đầu vào,quy trình xử lý lưu trữ và kết xuất thông tin đầu ra của chu trình chi phí tại công ty………………………………………………………………. 2.2.1 hoạt động và dòng dữ liệu trong chu trình chi phí…………………………… 2.2.2 quy trình xử lý,lưu trữ dữ liệu…………………………………………………. 2.2.3 báo cáo của chu trình chi phí …………………………………………………. PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ……………………………………………………………… LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là một yếu tố rất quan trọng và không thể thiếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp …. Với những ưu điểm và lợi thế mà công nghệ thông tin mang lại như: quản lý thông tin doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí cũng như tính hiệu quả và tính chính xác cao… Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu đó các sản về phần mềm tin học được thiết kế ra nhằm phù hợp với mỗi doanh nghiệp sao cho hiệu quả nhất từ phần mềm quản lý hành chính, hồ sơ tài liệu, bán hàng,… đến các phần mềm kế toán, quản trị. Thực tế cho thấy, khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động của doanh nghiệp ngày càng nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả đem lại thành công lớn cho các doanh nghiệp. tuy nhiên, để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại phụ thuộc rất nhiều vào quá trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp. Quản lý chu trình chi phí là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin doanh nghiệp, việc xây dựng đúng và chính xác chu trình chi phí sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá đúng tình hình và có chiến lược phát triển phù hợp.Chính vì vậy, nhóm chúng em đã tìm hiểu về đề tài chu trình chi phí của công ty TNHH Thiên Nam. Bài thảo luận của chúng em được chia làm 3 phần: Phần 1: Cơ sở lý thuyết Phần 2: Phân tích dữ liệu đầu vào,quy trình xử lý lưu trữ và kết xuất thông tin đầu ra của chu trình chi phí. Phần 3: Đánh giá. PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Các khái niệm liên quan  Chu trình chi phí hay còn gọi là chu trình chi tiêu là chu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và thanh toán với người bán. Nó bao gồm một chuỗi các hoạt động chính là : Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với người cung cấp, nhận và bảo quản hàng mua, ghi nhận công nợ phải trả, thanh toán cho người bán về hàng mua.  Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập nhằm thu thập, xử lý dữ liệu, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng.  Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác. Tóm lại:  Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc.  Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành.  Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủ công. 1.2. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán Chứng từ Phiếu thu chi Phiếu nhập, xuất Hóa đơn mua, bán hàng Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Cơ sở dữ liệu Nhật ký Số Cái Cân đối thử DỮ LIỆU ĐẦU VÀO XỬ LÝ BÁO CÁO ĐẦU RA Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn: a. Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể. Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu. b. Công đoạn 2: Xử lý Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các số liệu từ các thông tin tài chính kế toán dựa trên các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau. Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản. c. Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác. Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị. Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công 1.3. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của Bộ Tài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. 1.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy (a) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ. PHẦN 2: CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THIÊN NAM 2.1.Giới thiệu khái quát về công ty: Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Nam Điện thoại: (056) 2470074 Trụ sở giao dịch chính: KCN Phú Tài – P. Trần Quang Diệu - Tp Quy Nhơn- tỉnh Bình Định Vốn kinh doanh của công ty là trên 5 tỷ đồng, hoạt động trên lĩnh vực sản xuất sản phẩm từ gỗ. 2.2. Phân tích dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý lưu trữ và kết xuất thông tin đầu ra của chu trình chi phí tại công ty TNHH Thiên Nam 2.2.1. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình chi phí Chu trình chi phí tại công ty giao tiếp với đối tượng bên ngoài là các bộ phận chức năng hoặc các hệ thống liên quan sau: - Hệ thống kiểm soát HTK, chu trình doanh thu, chu trình SX, và các bộ phận khác trong DN xác định các yêu cầu bổ sung hàng và nhận các hàng yêu cầu khi mua về. Vì vậy các nơi này giao tiếp với chu trình chi phí thông qua các thông tin yêu cầu về hàng hóa NVL hoặc các TS liên quan khác và thông tin về việc nhận hàng mua về. - Người cung cấp nhận các yêu cầu mua hàng từ DN, cung cấp hàng theo đặt hàng và nhận tiền thanh toán. Do vậy, người cung cấp và chu trình chi phí giao tiếp nhau qua thông tin đặt hàng và thanh toán hàng. - Hệ thống sổ cái và lập báo cáo và nhận các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán từ chu trình chi phí, ghi chép xử lý chúng. SƠ ĐỒ 2.1: Mối liên hệ giữa chu trình chi phí và các đối tượng khác Sơ đồ 2.2 sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí Chu trình doanh thu Nhà cung cấp Kiểm soát HTK CHU TRÌNH CHI PHÍ Các bộ phận sử dụng Ngân hàng Chu trình sản xuất Sổ cái, lập báo cáo Qua sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí mô tả khái quát nội dung của hệ thống thông tin,nó biểu diễn dòng dữ liệu đi vào và dòng dữ liệu đi ra. Như vậy sơ đồ dòng dữ liệu này cho ta thấy dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu. 2.2.2. Quy trình xử lý và lưu trữ dữ liệu. Quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh cũng đồng thời là quá trình luân chuyển dữ liệu hay thông tin giữa các bộ phận chức năng liên quan về HĐKD này. Chứng từ là công cụ để thu thập và luân chuyển dữ liệu, thông tin. Do đó việc tổ chức luân chuyển chứng từ là dựa vào dòng thông tin luân chuyển như trình bày trong sơ đồ dòng dữ liệu. Vì thế nên luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu kiểm toán, yêu cầu thông tin của người tuyển dụng. Trong môi trường xử lý máy, ngoài chứng từ sử dụng có thể nhận và luân chuyển thông tin bằng cách truy cập CSDL. Trong chu trình chi phí, dữ liệu nhập vào được xử lý theo từng hoạt động : hoạt động đặt hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ, hoạt động thanh toán công nợ. [...]... khác Có như thế mới tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn cho công ty, giúp công ty phát triển mạnh mẽ hơn Hiện nay công ty TNHH Thiên Nam sử dụng phần mềm kế toán để việc tổ chức hạch toán dễ dàng, nhanh chóng hơn Chu trình chi phi của công ty gồm bốn hoạt động: hoạt động đặt hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động chấp nhận hóa đơn và hoạt động thanh toán công nợ Trong đó, hoạt động đặt hàng là điểm mấu chốt... nợ,… Ví dụ về các báo cáo của chu trình chi phí tại công ty PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ, LIÊN HỆ THỰC TIỄN 3.1 TẦM QUAN TRỌNG CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ: Là hoạt động đầu tiên nhằm tạo yếu tố đầu vào một cách kịp thời đầy đủ, đồng bộ đúng quy cách, chủng loại, chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp Bán hàng là khâu quan trọng nhưng mua hàng là tiền đề để tạo ra lượng hàng... việc của doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp đó là nhỏ hay lớn - Tiết kiệm chi phí: một lợi ích cơ bản của một phần mềm kế toán là nó sẽ giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp - Tiết kiệm thời gian: thời gian quản lý chính là một trong những tiêu chu n cho phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào - Phát triển theo công ty: hầu hết các phần mềm kế toán có khả năng phát triển theo tốc độ tăng trưởng của công ty. .. Khi người bán chuyển giao hóa đơn, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra, đối chi u chấp nhận hóa đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả người bán Đến hạn thanh toán, kế toán lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền cho người bán Theo dõi chi tiết công nợ phải trả là một vấn đề quan trọng trong tổ chức xử lý kế toán chu trinh chi phí Hiện nay, có 3 hình thức tổ chức theo dõi chi tiết phải... đảm bảo giá trị pháp lý, một tờ sec luôn cần chữ ký chủ tài khoản và kế toán trưởng( nếu doanh nghiệp phát hành) - Dữ liệu lưu trữ: hoạt động thanh toán tiền( số chứng từ thanh toán, số đặt hàng, hóa đơn, tên người bán, số tiền,…) Xét duyệt chi 2.2.3 Báo cáo của chu trình chi phí - Hoạt động: + Tổng hợp các nghiệp vụ của từng hoạt động trong chu trình: như các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho,... lượng tồn,…) HOẠT ĐỘNG ĐẶT HÀNG Chu trình doanh thu Kiểm soát HTK Chu trình SX HTK Các BP sử dụng Chọn nhà cung cấp Lập đơn đặt hàng Nhận hàng Nợ phải trả Dữ liệu về NCC Dữ liệu ĐĐH BP yêu cầu hàng Nhà cung cấp Sơ đồ 2.1: Hoạt động đặt hàng và dòng thông tin trong chu trình chi phí (DFD cấp 1 xử lý đặt hàng) ● Trường hợp xử lý thủ công Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng bằng thủ công ● Trường hợp xử lý bằng máy... doanh của doanh nghiệp, mua hàng là tiền đề để bán và tạo ra lợi nhuận Mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận tối đa do đó phải tính đến mua hàng với số lượng và giá cả hợp lý, tránh tình trạng thừa hay thiếu đều nghiên cứu cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Mua hàng góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp: điều này thể hiện ở chi phí mua hàng của. .. gắng hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định Tất nhiên không thể không tồn tại những thiếu sót và khuyết điểm, rất mong được sự góp ý bổ sung Thông qua đề tài chúng em xin được nói lời cảm ơn đến thầy Lê Văn Tân đã tư vấn, giúp đỡ tận tình để chúng em hoàn thành được đề tài này Chúng em xin chân thành cảm ơn Quy Nhơn, ngày 16 tháng 09 năm 2013 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Giáo trình kế toán máy của 2 Website:... mặt khỏi quỹ doanh nghiệp Các thông tin cơ bản ghi nhận trên phiếu chi gồm: người nhận tiền, nội dung chi tiền, số tiền thực tế chi Chứng từ này do kế toán thanh toán lập như ủy quyền cho thủ quỹ chi tiền và khi thủ quỹ thực hiện chi tiền thì người nhận và thủ quỹ cùng ký nhận vào phiếu chi Lúc này phiếu chi trở thành chứng từ thực hiện chi tiền + Chứng từ thanh toán: đây là chứng từ lập kế hoạch thanh... + chi phí phát sinh như vận chuyển, đặt hàng) sẽ làm cho giá cả đầu vào cao, từ đó làm giá bán cao Mua hàng là một trong những khâu quan trọng nhằm thúc đẩy quá trình sản xuất, lưu thông hàng hóa, tạo ra lợi nhuận trong kinh doanh, nâng cao đời sống người lao động, tạo điều kiện tiếp thu khoa hoc kỹ thuật thế giới 3.2 TÍNH ƯU VIỆT CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN SO VỚI KẾ TOÁN THỦ CÔNG So sánh Kế toán thủ công . và kết xuất thông tin đầu ra của chu trình chi phí tại công ty TNHH Thiên Nam 2.2.1. Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình chi phí Chu trình chi phí tại công ty giao tiếp với đối tượng bên. tình hình và có chi n lược phát triển phù hợp.Chính vì vậy, nhóm chúng em đã tìm hiểu về đề tài chu trình chi phí của công ty TNHH Thiên Nam. Bài thảo luận của chúng em được chia làm 3 phần: Phần. định về sổ. PHẦN 2: CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THIÊN NAM 2.1.Giới thiệu khái quát về công ty: Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Nam Điện thoại: (056) 2470074 Trụ