Kinh nghiệm làm tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu ở Thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A. Tác giả: Nguyễn Ngọc Sương Đơn vị:Trường TH Cầu Khởi A. 1. Vấn đề đặt ra: Xã hội hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ đã tạo ra những biến đổi sâu sắc trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Thông tin và tri thức ngày càng đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của xã hội loài người. Thế nên sự nghiệp thư viện ở nước ta nói chung và sự nghiệp thư viện ở các trường phổ thông nói riêng cũng đang có những chuyển biến mạnh mẽ nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu tri thức và thông tin không ngừng tăng lên của xã hội. Chính vì vậy, thư viện trường học đã trở thành một bộ phận không thể thiếu được trong nhà trường và có vai trò rất quan trọng trong việc phục vụ tài liệu cho công tác giảng dạy của giáo viên và việc học tập của học sinh. Thư viện là nơi góp phần nâng cao trình độ của giáo viên, củng cố kiến thức cho các em học sinh trong nhà trường. Thư viện trường học là chiếc cầu nối liền việc học tập trong nhà trường với việc tự học của học sinh, nó làm cho các em từ lúc nhỏ tự mình có thói quen đọc sách để bổ sung kiến thức cũng như tạo cho các em khả năng tự nghiên cứu trong thư viện. Tất cả các hoạt động đó đều cần đến tài liệu. Tài liệu bao gồm: sách, báo, tạp chí, bản đồ, băng đĩa, tranh ảnh và các vật mang tin khác. Tài liệu là một trong bốn yếu tố quan trọng nhất để cấu thành một thư viện. Một trong nh ững nhiệm vụ quan trọng của thư viện là lưu trữ và tổ chức sắp xếp vốn tài liệu mà thư viện hiện có, đó cũng là đề tài vừa mang tính truyềnthống vừa mang tính hiện đại, được coi là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật của người cán bộ thư viện. Đối với thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A hằng năm được bổ sung một số tài liệu với số lượng cũng tương đối nhiều bao gồm tự mua và được cấp với các lo ại tài liệu như: sách, báo, tạp chí, băng đĩa, tranh ảnh, …. Trước đây khi thư viện chỉ mới đạt chuẩn chưa đạt danh hiệu Tiên tiến với cơ sở vật chất chưa đầy đủ, thư viện chưa có phòng đọc, kho sách riêng thì vốn tài liệu còn ít và việc sắp xếp cũng chưa được khoa học. Ngày nay là một thư viện Tiên tiến và được trang bị cơ sở vật chất đầy đủ, vận dụng những kinh nghiệm đã được học hỏi cùng với mong muốn tổ chức sử dụng tài liệu hiện có và tài liệu bổ sung hằng năm một cách khoa học có hiệu quả, phục vụ bạn đọc được nhanh chóng và để thuận lợi cho việc quản lí vốn tài liệu nên tôi chọn đề tài: “Kinh nghiệm làm tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu ở thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A” 2. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu -Phạm vi nghiên cứu: Để thực hiện đề tài này bản thân tôi chỉ nghiên cứu trong phạm vi Thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A. -Đối tượng nghiên cứu: Một số phương pháp tổ chức sắp xếp vốn tài liệu trong thư viện nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn tài liệu của thư viện. 3. Đề tài đưara giải pháp mới: Để thực hiện tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu trong thư viện, tôi đã thực hiện các giải pháp sau: 3.1. Tổ chức kho tài liệu theo tình hình thực tế của thư viện: Tùy theo đặc điểm, cơ sở vật chất và nhiệm vụ của thư viện để ta chia kho sách thành nhiều kệ sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thư viện. Trong kho của Thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A có 6 loại sách được sắp xếp trên 6 kệ như sau: . Kệ sách giáo khoa . Kệ sách nghiệp vụ . Kệ sách tham khảo . Kệ sách thiếu nhi . Kệ báo, tạp chí . Kệ sách giáo khoa học sinh tặng. 3.2. Các phương pháp sắp xếp sách trên kệ: a. Đối với loại tài liệu là sách giáo khoa: Tất cả sách giáo khoa được xếp trên kệ theo thứ tự từ trên xuống bắt đầu từ ngăn thứ nhất là sách lớp 1, tươngtự cho đến ngăn thứ năm là sách lớp 5. Mỗi ngăn là một lớp trong từng lớp xếp theo môn, trong từng môn xếp theo tập và vở bài tập nếu có, trong mỗi môn và mỗi tập là theo số đăng ký cá biệt từ 01 đến hết môn, nếu sang môn khác thì b ắt đầu lại từ số 01. Khi đư ợc bổ sung sách giáo khoa thì căn cứ vào môn được bổ sung mà có số đăng ký cá biệt và xếp tiếp theo môn đó. Với cách sắp xếp như trên tôi sẽ đễ dàng tìm lấy bắt cứ quyển sách nào khi giáo viên cần mà không mất nhiều thời gian. b. Đối với loại tài liệu là sách nghiệp vụ: Trước đây kệ sách này được xếp liên tục theo số đăng ký cá biệt từ 1 đến hết, không xếp riêng từng lớp, mà được xếp chung liên tục nhau từ sách lớp 1 đến sách lớp 5, tôi đã gặp khó khăn với cách sắp xếp này vì rất khó tìm. Hơn nữa khi sách được bổ sung thì lại xếp theo số đăng ký cá biệt tiếp theo nhưng không phải là sách khối 5 nên từ lúc bổ sung sách được xếp không còn theo thứ tự khối 1 đến khối 5 nữa làm cho việc tìm kiếm sách ở khối nào mất nhiều thời gian.Tôi nhận thấy để khoa học, dễ tìm thì phải có cách sắp xếp khác. Đó là tôi tách sách cùng khối xếp chung lại với nhau theo 5 ngăn của kệ, mỗi ngăn là 1 khối lớp, mỗi lớp được xếp theo môn sẽ dễ tìm hơn cách xếp ban đầu. Đối với loại sách này thì số đăng ký cá biệt không lặp lại theo từng môn như sách giáo khoa, nhưng thư viện trường có số sách này ít nên dấu hiệu về số đăng ký cá biệt chỉ để theo dõi số lượng chứ tôi không cho đó là căn cứ để tìm. Khi tách ra theo từng khối lớp trên mỗi ngăn của kệ với số lượng ít ta dễ tìm thấy hơn. c. Đối với loại tài liệu là sách tham khảo: Sách này tôi xếp trên kệ theo thứ tự từ trên xuống và theo số đăng ký cá biệt từ 01 đến hết. Trước đây khi chưa tôi không lập danh mục sách tham khảo thì việc tìm sách trên kệ này cũng rất khó khăn làm mất thời gian. Tôi nhận thấy kệ sách này có nhiều nội dung khác nhau nên tôi lập Bảng danh mục sách tham khảo theo chữ cái của tên sách để thuận tiện trong việc tra cứu khi bạn đọc đến mượn sách. Kèm theo Bảng danh mục tôi có thêm phần ghi chú về số đăng ký cá biệt như sau: - Ở mặt kệ thứ nhất: + Ngăn thứ nhất: có số đăng ký cá biệt từ 01 đến 110 + Ngăn thứ hai: có số đăng ký cá biệt từ 111 đến 205 + Ngăn thứ ba: có số đăng ký cá biệt từ 206 đến 325 + Ngăn thứ tư: có số đăng ký cá biệt từ 326 đến 450 + Ngăn thứ năm: có số đăng ký cá biệt từ 451 đến 562 Tương tự tôi cũng ghi chú như vậy ở mặt kệ thứ hai. Để khi ta tìm được số đăng ký cá biệt của quyển sách đó rồi thì ta biết được nó ở mặt ngăn nào và của ngăn thứ mấy sẽ tìm nhanh hơn. Việc làm này cũng như sắp xếp lại kệ sách nhưng chỉ trên danh mục chứ không phải là thực tế trên kệ. Đây là cách sắp xếp sách theo chữ cái của tên sách. Tôi đã dựa vào sổ đăng ký cá biệt sách tham khảo để lọc ra những tên sách có cùng chữ cái xếp lại cùng một chỗ. Hết chữ cái này rồi đến chữ cái khác. Khi sách được bổ sung vào tôi cũng tiếp tục xêp theo chữ cái đầu của tên sách đó. Tôi lập Bảng danh mục sách tham khảo theo chữ cái tên sách với mẫu như sau: CHỮ CÁI TÊN SÁC H S Ố Đ ĂN G K Ý CÁ BI Ệ T . . G - Giá o dụ c k ỹ nă ng s ố ng tro ng cá c mô n l ớ p 1 96 1 . . . . . Khi có Bảng danh mục thì sách được xếp dễ tìm hơn, bước đầu không mất thời gian thay vì ph ải tìm một quyển trong tổng số gần một nghìn quy ển. Khi tách ra và xếp theo chữ cái thì ta chỉ việc tìm một quy ển trong tổng số của những sách có chữ cái đó. Con số này luôn nhỏ hơn tổng số sách trên kệ. d. Đối với loại tài liệu là sách thiếu nhi: Thư viện hiện có 1326 quyển sách thiếu nhi xếp trên kệ theo thứ tự từ trên xuống và theo số đăng ký cá biệt từ 01 đến hết. Hằng năm thư viện phải bổ sung sách tham khảo thiếu nhi để được duy trì danh hiệu tiên tiến. Loại sách này cũng rất đa dạng, phong phú về nội dung cũng như hình thức nhằm phục vụ cho các em sau những giờ học căng thẳng. Các em rất say mê đọc sách nhấtlà những khi thư viện có giới thiệu sách mới bổ sung. Khi bạn đọc cần một quyển sách nào đó, để tiện cho việc tìm kiếm một cách nhanh chóng tôi cũng lập Bảng danh mục sách tham khảo thiếu nhi theo thứ tự chữ cái tên sách. Kèm theo Bảng danh mục là phần ghi chú về số đăng ký giống như ở sách tham khảo. Ngoài ra ta cũng có thể tìm trên phích theo mục lục chữ cái tên tác giả hay mục lục phân loại. Khi sách thiếu nhi được bổ sung thì tôi xếp theo số đăng ký cá biệt tiếp theo cho đến hết và lọc ra chữ cái tên sách để đưa vào danh mục xếp sách phục vụ cho công tác tìm kiếm được nhanh hơn. e. Đối với loại tài liệu là sách giáo khoa học sinh tặng: Đối với số sách này tôi xếp trên kệ theo thứ tự từ trên xuống và mỗi lớp là một ngăn, mỗi lớp được xếp theo môn, hết môn này đến môn khác. Sách này không đăng ký cá biệt nên chỉ cần xếp theo môn. Theo cách xếp này thì việc tìm kiếm cũng dễ dàng và nhanh chóng. Bên cạnh việc xếp sách như thế tôi có lập sổ theo dõi số lượng từng loại sách học sinh tặng để thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm và tặng sách. Ví dụ: Tôi theo dõi số sách học sinh tặng hiện có là: Lớp 1: -Môn Tiếng việt tập 1: 120 quyển. -Môn Tiếng việt tập 2: 115 quyển -Vở bài tập Toán tập 1: không có. -Hát nhạc 1: 95 quyển. Tương tự đến sách lớp 2, 3, 4, 5 cũng vậy. Để khi cần tặng 1 quyển sách loại nào thì nhìn vào sổ tôi sẽ biết ngay là trên kệ loại sách nào có và loại sách nào không có. Nếu nhìn vào sổ có loại sách cần tìm thì tôi sẽ vào kệ sách và tìm được ngay. Việc lập sổ theo dõi này giúp tôi không mất thời gian vào kệ tìm mãi mà trong khi sách đó không có. f. Đối với loại tài liệu là báo, tạp chí: Thư viện hiện có 7 loại báo, tạp chí. Tôi tiến hành xếp vào 7 ngăn, mỗi loại xếp theo số ra từ nhỏ đến lớn, số nhỏ xếp dưới, số lớn xếp trên. Sau thời gian một tháng các số báo đã cũ đi tôi tiến hành đóng thành tập, mỗi tập là một tháng, sau đó xếp những tập này trên kệ trong kho để lưu lại theo năm và trong từng năm là thứ tự bắt đầu từ tháng 01, hết năm này đến năm khác. Đối với những báo, tạp chí mà không đóng tập tôi xếp theo loại, mỗi loại xếp theo năm, mỗi năm xếp theo tháng và mỗi tháng xếp theo số ra của báo. Cứ như thế số báo cũ được lưu lại và số báo mới tiếp tục được nhập vào. Khi giáo viên cần mượn số báo trong thời gian nào tôi cũng sẽ tìm một cách nhanh chóng với cách sắp xếp trên. g. Đối với loại tài liệu là băng, đĩa: Thư viện được trang bị chỉ hơn 50 đĩa các loại nên việc sắp xếp rất đơn giản. Đĩa có nội dung phục vụ giảng dạy các môn: Âm nhạc, tiếng Anh, Đạo đức, Giáo dục thường xuyên, An toàn giao thông, đổi mới phương pháp dạy học ở tiểu học, … Sau khi đăng ký tôi xếp theo loại băng hoặc đĩa, mỗi loại xếp theo môn, mỗi môn xếp theo lớp trên kệ trưng bày của phòng đọc. Đĩa có số lượng ít nên tôi không lập danh mục đối với loại tài liệu này h. Đối với loại tài liệu là bản đồ: Thư viện có 45 bản đồ với nhiều kích cỡ khác nhau. Mỗi loại cùng cỡ tôi xếp chung để dễ sử dụng và bảo quản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên giá treo tranh. Bản đồ về vị trí địa lí của đất nước được xếp riêng. Các lược đồ để dạy môn Lịch sử tôi xếp riêng. i. Đối với loại tài liệu là tranh ảnh: Tranh ảnh có rất nhiều loại, rất đa dạng và phong phú, đây là loại tài liệu có số lượng tương đối nhiều với hơn 1.500 tờ các loại trong tổng số 99 bộ. Các khối lớp từ 1 đến 5 đều có các bộ tranh phục vụ công tác giảng dạy và học tập. Tôi thực hiện sắp xếp tranh theo môn và trong môn tôi xếp theo lớp. Ví dụ: Trong môn Đạo đức thì có Đạo đức lớp 1, 2, 3, 4, 5. Mỗi môn được treo trên giá trưng bày, số còn lại xếp trên ngăn riêng của phòng thiết bị dạy học. Trên mỗi ngăn có dán bảng tên của môn đó để đễ tìm th ấy. Hầu như tất cả các môn đều có tranh phục vụ giảng dạy. Đối với môn Toán các khối thì ngoài bộ đồ dùng được cấp, giáo viên có tự làm các tranh về công thức Toán, tranh về các hình để nhận biết hình, … Đối với các tranh có tính chất dùng chung như: các con vật, các loại hoa, quả tôi xếp riêng. Đối với tranh giáo viên tự làm để dự thi cấp trường tôi xếp riêng một ngăn, trong ngăn này tôi có lập bảng danh mục xếp theo môn và tên tranh trong mỗimôn để dễ tìm. Tôi đã phân ra từng loại tranh và xếp riêng biệt nhau theo thứ tự nên khi giáo viên cần tôi tìm được tranh một cách nhanh chóng không làm mất thời gian lên lớp của giáo viên. Đó là điều mà bản thân tôi làm được và tôi luôn mong muốn sẽ manglại kết quả thật tốt trong công tác phục vụ của người cán bộ thư viện. Tôi luôn suy nghĩ và tìm cách sắp xêp để làm sao tìm được một tranh bất kỳ giáo viên cần trong thời gian nhanh nhất trong tổng số 1.500 tờ tranh ảnh đang có mặt tại phòng thiết bị. * Muốn thực hiện tốt việc sắp xếp các tài liệu trong một thư viện thì người cán bộ thư viện phải biết về chu trình đường đi của tài liệu đến thư viện là những bước nào. Trong đó có bước sắp xếp tài liệu. Tài liệu đi vào thư viện theo con đường như sau: Đăngký tổng quát Đóng dấu, dán nhãn Phân loại Vào sổ đăng ký cá biệt, ghi nhãn Viêt phích mô tả Xếp phích vào mục lục Xếp sách lên kệ Sắp xếp tài liệu là bước cuối cùng trong chu trình đường đi của một quyển sách vào thư viện. Việc sắp xếp sách phụthuộc vào các bước trước nó. Nếu sách đi theo đúng con đường của chu trình thì nó sẽ đến đúng vị trí và ngược lại. 4. Hiệu quả đề tài:Qua quá trình áp dụng đề tài “Kinh nghiệm làm tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu ở thư viện”, vận dụng cách sắp xếp khoa học, hợp lí phù hợp với cơ sở vật chất và điều kiện thực tế ở đơn vị, tôi nhận thấy thư viện có nhiều bạn đọc hơn, công tác phục vụ bạn đọc đạt kết quả hơn, số tài liệu phục vụ và cho mượn tăng lên, thư viện đáp ứng được nhu cầu bạn đọc, cũng như phục vụ tốt các loại tài liệu cho giáo viên tham gia hội giảng huyện, tỉnh và trong công tác giảng dạy nhằm góp phần nâng cao chất lượng giáo dục của trường. 5. Khả năng và áp dụng cho đến thời điểm hiện tại:Đề tài đã được áp dụng và đạt hiệu quả cao ở thư viện của Trường tiểu học Cầu Khởi A. Ngoài ra có thể vận dụng ở thư viện các trường trong huyện. . Kinh nghiệm làm tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu ở Thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A. Tác giả: Nguyễn Ngọc Sương Đơn vị :Trường TH Cầu Khởi A. 1. Vấn đề đặt ra: Xã hội hiện nay. để thuận lợi cho việc quản lí vốn tài liệu nên tôi chọn đề tài: Kinh nghiệm làm tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu ở thư viện trường Tiểu học Cầu Khởi A 2. Phạm vi và đối tượng nghiên. nguồn tài liệu c a thư viện. 3. Đề tài đưara giải pháp mới: Để thực hiện tốt công tác tổ chức sắp xếp vốn tài liệu trong thư viện, tôi đã thực hiện các giải pháp sau: 3.1. Tổ chức kho tài liệu