Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông LỜI MỞ ĐẦU Trong bất kì một cơ quan nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước; để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư, để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn thư cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm của cơ quan. Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Vì vậy, được sự đồng ý của Ban giám hiệu Trường PTDT Nội trú Krông Bông và được sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy Nguyễn Tiến Dũng, em đã chọn đề án “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường PTDT Nội trú Krông Bông”. Trong quá trình xây dựng đề án, bản thân em đã có nhiều cố gắng song đề án cũng không tránh khỏi những thiếu xót, kính mong thầy giáo hướng dẫn cùng Ban giám hiệu Trường PTDT Nội trú Krông Bông giúp cho em hoàn thành đề án này. Em xin chân thành cảm ơn! Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 1 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 MỤC LỤC 2 BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮC 4 LỜI CAM ĐOAN 5 TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN 6 PHẦN 1: SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7 I. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7 II. CĂN CỨ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 7 1. Văn bản chỉ đạo của Nhà nước 7 2. Căn cứ thực tế: 8 III. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG CỦA ĐỀ ÁN 8 1. Thời gian thực hiện đề án 8 2. Phạm vi, đối tượng 8 PHẦN 2: NỘI DUNG ĐỀ ÁN 9 I. GIỚI THIỆU CHUNG TẠI ĐƠN VỊ THỰC HIỆN ĐỀ ÁN 9 1. Tình hình kinh tế văn hóa xã hội của huyện 9 1.1 Tình hình kinh 9 1.2 Tình hình văn hóa xã hội 9 2. Đặc điểm của cơ quan xây dựng đề án 10 2.1 Tên cơ quan 10 2.2 Lịch sử thành lập và phát triển 10 2.3 Lịch sử tổ văn phòng 11 2.4 Cách bố trí văn phòng, cơ sở vật chất 11 II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QTVP TẠI TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ KRÔNG BÔNG 12 Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 2 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông 1. Các nghiệp vụ VP 12 1.1 Nghiệp vụ soạn thảo 12 1.2 Công tác luuw trữ, quản lí tài liệu 12 2. Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng 12 3. Một số vấn đề khác 12 3.1 Việc thực hiện thủ tục hành chính 12 3.2 Văn hóa ứng xử 13 3.3 Mua sắm trang thiết bị văn phòng 13 III. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG CỦA VĂN PHÒNG TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ KRÔNG BÔNG 13 1. Công tác quản lý văn bản đi 13 2. Công tác giải quyết VB đến 14 2.1 Ký nhận văn bản 14 2.2 Văn thư tiếp nhận VB đến 15 2.3 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến 15 2.4 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 3 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông 15 2.5 Đăng ký văn bản đến: 16 2.6 Nhân bản, trình, chuyển giao VB đến 17 2.7 Theo dõi, đôn đốc giải quyết VB đến 17 3. Nghiệp vụ soạn thảo VB 17 3.1 Quy trình xây dựng và ban hành VB 17 3.2 Nội dung VB ban hành 17 3.3 Thể thức VB ban hành 17 4. Một số kỹ năng nghề: 19 4.1 Kỹ năng giao tiếp 19 4.2 Kỹ năng tổ chức các cuộc họp 19 4.3 Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 20 4.4 Chức năng tham mưu 20 IV. NHẬN XÉT CHUNG 21 PHẦN III: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 4 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông 22 I. MỤC TIÊU 22 II. QUAN ĐIỂM 22 III. NHIỆM VỤ VÀ GIẢI PHÁP 22 1. Nhiệm vụ 22 2. Giải pháp 22 2.1 Bố trí phòng làm việc của văn thư 22 2.2 Công tác quản lí VB đi 22 2.3 Nghiệp vụ soạn thảo VB 24 2.4 Thể thức VB 25 IV. KIẾN NGHỊ - ĐỀ XUẤT 32 1. Kiến nghị 32 2. Đề xuất: 32 V. KẾT LUẬN 32 1. Thuận lợi Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 5 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông 32 2. Khó khăn 33 Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 6 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ 1. PTDT Phổ thông dân tộc 2. QTVP Quảng trị văn phòng 3. GD&ĐT Giáo dục và Đào tạo 4. VT Văn thư 5. CNTT Công nghệ thông tin 6. ĐH Đại học 7. CĐ Cao đẳng 8. TCCN Trung cấp chuyên nghiệp 9. GV Giáo viên 10. HS Học sinh 11. SGK Sách giáo khoa 12. STK Sách thiết kế 13. TNCS Thanh niên cộng sản 14. HĐSP Hội đồng sư phạm Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 7 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề án này là do tôi tự xây dựng thông qua quá trình tự tìm hiểu, thu thập thông tin tại trường PTDT Nội trú Krông Bông, căn cứ vào các văn bản qui định về công tác văn thư hiện hành và dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Tiến Dũng để xây dựng và không sao chép dưới bất kỳ hình thức nào. Nếu có gì sai trái tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung của đề án. Buôn Ma Thuột, ngày 04 tháng 01 năm 2015 Người thực hiện Nguyễn Thị Ngọc Điền Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 8 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông TRANG THÔNG TIN THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN 1. Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Ngọc Điền 2. Ngày tháng năm sinh: 06/12/1981 3. Quê Quán: Phú Vang, Thừa Thiên Huế 4. Số CMND: 240668269 5. Số ĐT: 0121.363.3577 6. ĐC: TDP 5, TT Krông Kmar, Krông Bông II. THÔNG TIN KHÁC 1. Mã số sinh viên: 325 2. Lớp: 14VB5B 3. Ngành học: Quản trị Văn phòng 4. Khóa học: 2014 - 2016 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 1. Họ và tên giáo viên: Nguyễn Tiến Dũng 2. Chức vụ: Giáo viên 3. Nơi công tác: Văn phòng UBND tỉnh ĐăkLăk 4. ĐC nơi công tác: Văn phòng UBND tỉnh ĐăkLăk 5. Số ĐT liên hệ: 0905.096.888 THÔNG TIN CƠ QUAN XÂY DỰNG ĐỀ ÁN 1. Tên đơn vị: Văn phòng – Trường PTDT Nội trú Krông Bông 2. ĐT: 0500.3732.366 3. Website: 4. Email: 5. ĐC: TDP 1, TT Krông Kmar, Krông Bông Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 9 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông Phần I SỰ CẦN THIẾT VÀ CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN I. Sự cần thiết phải xây dựng đề án: Chúng ta đang sống trong thời đại khoa học kỹ thuật, tin tức được cập nhật tính theo từng giây. Vì vậy thông tin có vai trò hết sức quan trọng và có quan hệ sống còn đối với một tổ chức, như LêNin đă khẳng định “ Không có thông tin thì không có bất cứ thắng lợi trong lĩnh vực nào, và cả khoa học kỹ thuật và sản xuất”. Mà hoạt động thông tin lại gắn chặt với công tác văn phòng mà cụ thể hơn là công tác văn thư vì vậy văn thư có một vị trí hết sức đặc biệt quan trọng trong mỗi tổ chức, đơn vị. Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo tiền đề phát triển cho cơ quan đơn vị, giúp cho hoạt động trong cơ quan được duy trì liên tục và kiểm soát chặt chẽ. Đồng thời góp phần nâng cao năng xuất lao động của đơn vị. Hàng ngày tại nhà trường thường xuyên có các văn bản đi, văn bản đến. Nếu không có phòng văn thư là nơi tiếp nhận xử lý và giải quyết số văn bản đó thì mọi hoạt động của nhà trường sẽ gặp khó khăn và thậm chí là gây hậu quả nghiêm trọng. Trong quá trình công tác tại nhà trường em nhận thấy công tác văn thư ở nhà trường thực sự là một hoạt động hết sức cần thiết. Mặc dù nhà trường đã có nhiều cố gắng để hoàn thiện công tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề cần được bổ sung và đổi mới. Là một người đã và đang làm việc tại nhà trường em mong muốn bằng sự am hiểu của mình sẽ cố gắng xây dựng đề án nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư của nhà trường. II. Căn cứ để xây dựng đề án: 1. Văn bản chỉ đạo của Nhà nước. - Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định công tác văn thư. - Nghị quyết số: 58/2001/ NĐ-CP, ngày 28/4/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. - Nghị quyết số: 111/2004/ NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, ngày 04/4/2001 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. - Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước số: 30/2000/PL-UBTVQH10, 08/12/200 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. - Thông tư số: 21/2005/TT- BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân. - Thông tư : 01/2011/TT-BNV, ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 10 [...]... không thực hiện tốt nội quy của nhà trường Đề xuất mức khen thư ng bằng tiền (nếu có) IV Nhận xét chung: Qua thực trạng công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông em có những nhận xét như sau: Người thực hiện: SV Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 23 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông Mặc dù đã có nhiều cố găng nhưng công tác văn thư của trường hiện nay vẫn còn.. .Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông - Công văn số: 425/VTLTNN – NVTW, ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước về việc giải quyết văn bản đi – đến 2 Căn cứ thực tế để xây dựng đề án: - Hướng dẫn quản lý văn bản nhà nước công tác văn thư – lưu trữ các mẫu soạn thảo thông dụng của Ngô Quang Vũ – Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội năm 2004 - Giáo trình nghiệp vụ thư. .. của Trường PTDT Nội trú) ) - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Người thực hiện: SV Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 31 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông 1 Thể thức Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn. .. địa chỉ của trường, bảo vệ tiến hành ký nhận; sau đó chuyển giao lại cho Văn thư 2.2 Văn thư tiếp nhận văn bản Văn thư tiếp nhận văn bản đến; kiểm tra số lượng, tính trạng bì, dấu niêm Người thực hiện: SV Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 17 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông phong (nếu có) Trường hợp phát hiện thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn, văn thư báo cáo... nhà trường ban hành đều phải qua bộ phận văn thư đánh số và văn bản phải được đánh số kịp thời Đối với những văn bản đăng ký muộn so với ngày hiện tại, số của văn bản được chèn thêm ngay sau số của văn bản ngày trước đó kết hợp với các chữ cái “a”, “b”, “c” để dễ dàng phân biệt Người thực hiện: SV Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 26 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông. .. Phòng văn thư được bố trí lầu hai 2 Nghiệp vụ soạn thảo chưa theo qui trình 3 Công quản lí văn bản đi chưa đúng: cụ thể là công tác đáng số văn bản 4 Thể thức trình bày văn bản còn chưa đúng Nhằm khắc phục những vấn đề tồn tại nêu trên en xin đưa ra một số biện pháp khắc phục như sau: Người thực hiện: SV Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 24 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông. .. Sau khi văn bản đã được lãnh đạo ký chính thức thì văn thư sẽ đóng dấu vào văn bàn và làm thủ tục gửi đi Người thực hiện: SV Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 16 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA NHÀ TRƯỜNG Tờ bìa được trình bày SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐĂKLĂK TRƯỜNG PTDT NỘI TRÚ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày:………… đến ngày:………… Từ ngày:…………... với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản Người thực hiện: SV Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 18 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông Nhập đầy đủ các thông tin vào mẫu dấu “Đến” bằng viết bi vào văn bản đến Nhập số văn bản đến, ngày văn bản đến; căn cứ nội dung của văn bản đến, tùy vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân mà văn. .. yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thư ng, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 07/CV-DTNT V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư năm học 2014 - 2015 Người thực hiện: SV Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 32 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông. .. trình bày Các văn bản đi sau khi đã được soạn thảo thì có một số văn bản sẽ được đánh số theo hệ thống tại văn thư, còn một số văn bản thì bộ phận soạn thảo tự đánh số vào văn bản, chứ không theo sổ tại văn thư Có khi văn bản ban hành đã có hiệu lực mà vẫn không được đánh số, sau đó mới qua văn thư lấy số văn bản, điều này gây khó khăn trong công tác đánh số văn bản của văn thư Sau khi văn bản đã được . 5 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông 32 2. Khó khăn 33 Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 6 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT. ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên của Trường PTDT Nội trú Krông Bông. Người thực hiện: SV. Nguyễn Thị Ngọc Điền - Lớp 14VP5B 11 Đề án nâng cao công tác văn thư tại trường PTDT Nội trú Krông Bông Phần. Trường PTDT Nội trú Krông Bông và được sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy Nguyễn Tiến Dũng, em đã chọn đề án “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Trường PTDT Nội trú Krông Bông .