Đang tải... (xem toàn văn)
Một dự án bao gồm nhiều hoạt động được nhân viên trong công ty hoặc các chuyên gia bên ngoài thực hiện. Tài liệu giúp bạn có những ví dụ thực tế trong kiểm soát tiến độ dự án và những lỗi cần tránh khi kiểm soát tiến độ
bn v Qun lý d án Ki m soát tin Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 2 Gói công vic Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - Các hot ng - hoch c cu d án - t qu trung hn Tài liu tham kho: tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 5.3: WBS 6.1: Xác nh hot ng 6.2: Chui hot ng IPMA Ranh gii Kh nng : Chng 12: C cu d án How to do Xác nh gói công vic nh th nào ? Hãy bt u bng sn phm cui cùng ca hot ng: mt kt qu, tài liu, mt n v,v.v t án bao gm nhiu hot ng c nhân vi ên trong công ty hoc các chuyên gia bên ngoài thc hin. có thy thác các hot ng này, cn phi miêu t chúng mt cách rõ ràng. n xác nh các nhân t c bn sau: khi l ng công vic, chi phí, thi hn, hiu sut và các quy chun v cht lng là nh ng mt quan trng nht ca d án. Nên xây dng mt mu Gói công vic. u này thng c dùng làm báo cáo tin . i vi các gói công vic quan trng hn hoc trong tr ng hp công vic do bên ngoài thc hin thì m u "Gói công vic" phi c giám c d án, chc, hoc là ngi thc hin công vic ký. Vì th mu "Gói công vic" là hp ng gia giám c d án và cá nhân ho c t chc thc hin công vic. Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 3 Miêu t sn phm cui cùng càng chính xác càng tt. Nêu ra các danh mc cho các chi phí và K hoch thc hin. Nu công vic do nhng ngi trong công ty thc hin, chi phí gm: 1. Chi phí vt lc 2. Chi phí nhân lc (gi lao ng, mc thù lao mi gi) thc hin công vic, cng cn mt s các tài liu khác, các tài liu cn a vào danh mc và b sung vào danh sách (ví d: các bn v, các danh mc, các quy chun cht lng v.v.) Khi có các nhà cung ng bên ngoài tham gia, và trong trng hp các án quan trng, cn phi thit lp các u khon pht. Ví d: giao các toa tàu, khung pht là 1,5% trên tng s giá trn hàng i vi mi tun giao hàng chm. Ví d a ra mt sn phm mi trong mt công ty bo him, cn phi thc hin nghiên cu th trng. Các nhân viên ca phòng tip th quá bn rn i công vic ca h, và vì th công vic này sc giao cho các chuyên gia bên ngoài thc hin. Trc ht, bn gi th mi thu ti 5 vin nghiên cu d lun xã hi. Gói thu này phi a ra mt cách chính xác nhng gì mà nghiên cu th trng cn phi phân tích: c tiêu ca nghiên cu thì trng là ánh giá th trng tim nng ca mt loi o him chng li các thit hi gây ra do vic v by lên tng. Ba nhóm i ng sau ây cn phi c phân tích: 1. Các ch nhà sng khu ô th. 2. Các công ty t nhân v bt ng sn. 3. Các dch v v bt ng sn ca nhà nc. Các kt qu thu c phi c phân loi theo vùng khác nhau, quy mô ca thành ph, da trên giá tr ca toà nhà. t qu mong i: 1. Giá tr thit hi trung bình ca các tn hi c ghi li trong hai nm qua và liên quan n giá tr ca toà nhà. 2. l phí bo him c ánh giá là thích hp Có 3 vin nghiên cu ã np h s thu. Hai trong só a ra giá nh nhau, n v th 3 a ra giá cao hn 30%, vì th b loi. Trong hai n v còn li thì Vin VoxMarket c chn bi vì giám c d án ca công ty ã kinh nghim làm vic hiu qu vi Vin này trc ây. Danh mc rà soát t qu công vic ã c miêu t chính xác cha? Nhng yêu cu v cht lng ã c xác nh rõ cha? Khi lng công vic c tính ã c xác nh cha? Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 4 Thi m khi u công vic ã c xác nh cha? Thi hn bàn giao kt quã c xác nh cha? Gói công vic ã c hai bên ký cha? Nhng u kin c bit ã c xác nh cha? (ví d: các phng pháp, tài liu hóa, tài liu, bn v v.v.) y cn tránh Khi công vic do ngi ni b thc hin (ví d do mt phòng (ban) khác), vic xây ng các mu miêu t gói công vic thng b "lãng quên". Nguy him chính là nm chó! Các gói công vic cn c hai bên ký, nu không s có ri ro là bn ch có nhng li ha suông. Hoc nhân viên bng nhiên c u i ni khác và s b ri n. Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 5 m mc Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: m mc có hai chc nng: 1. Kim tra tin công vic. 2. Khuyn khích nhóm d án. Các m mc cho phép giám sát tin thc hin các công vic khi chúng c xác nh mt cách chính xác và có tho lng c. Khi xác nh các m mc ng cn phi ch ra c các m c sc o lng nh th nào. t giám c d án gii không chi mt cách thng n ngày mà m mc n t c: mà phi chng sm, m bo tha mãn tt c các u kin t c m mc. Thi m t c m mc là thi m quyt nh to ng c cho nhóm d án: giám c d án cn phi hun luyn nhóm trc khi t c mt m mc - và khen ngi h khi ht c. Các khái nim liên quan: - Kim soát K hoch thc hin - p k hoch án - Các bin pháp cha li Tài liu tham kho: tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide : 6.5: Xây dng K hoch thc hin IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 6: Các giai n và chu k d án How to do Giám sát các m mc nh th nào? 1. Vào thi m khi u ca các hot ng dn n m mc : Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 6 Làm vic vi nhóm d án bit c m mc tip theo có c xác nh mt cách chính xác cha. Nhóm cn phi bit mt cách chính xác rng cn phi t c cái gì và kt qu thc hin sc o lng nh th nào. 2. 02 tun trc m mc: Kim tra xem tt c các thông s và các tài liu cn thit ã có cha nhóm có th thc hin các công vic mt cách thành công. 3. t vài ngày trc m mc: m bo mt ln na là m mc t c úng hn. Nu không, hãy xúc tin các bin pháp cn thit. 4. u m mc t c úng thi hn: Trc ht, kim tra xem m mc có thc st c hay không (Không có gì ti t hn là các m mc t c «na vi»). Sau ó tuyên b lý do liên hoan, khen ngi nhóm d án. u ngày s giúp bn tng tinh thn nhóm d án. 5. u m mc chm so vi k hoch : t ngay câu hi: Nhng hu qu nào có th xy ra i vi các phn khác ca án? Nhng hot ng nào có liên quan? Có cn thêm ngun lc khác không? Các bin pháp nào có th áp dng kp k hoch Ví d i vi án "mua trung tâm sn xut mi", có sáu m mc sau c xác nh : A Chi tit k thut c giám c sn xut chp nhn. B Tip nhn h s thu ca 4 nhà sn xut. C La chn nhà cung cp. D Ban qun tr chp nhn khon vay u t. E Bàn giao và lp t máy. F i vào sn xut. Giám c d án quyt nh s dng phng pháp biu : tng tháng s tin trin ca mi m c c ghi li trên mt bng. Sau 1 tháng, giám c d án ánh giá tình hình. Tt c tin trin theo nh k hoch, các m mc chc chn t c úng thi hn. Các d liu này c ghi trên biu n gin, ch có bn m mc u là a vào) : Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 7 Sau 2 tháng (cui tháng 2), m mc th nht (A) vn cha t c: nguyên nhân do u tiên các hot ng khn cp khác, chi tit k thut s chc thc hin tht s vào gia tháng 3 và c chp nhn vào ngày 20/03. S chm tr này snh hng n tt các m mc khác. Sau 3 tháng (cui tháng 3), có mt trì hoãn nh liên quan n vic phê duyt Chi tit thut: áng l nó c thông qua vào ngày 20, thì bây gi chc thông qua vào ngày 30. Mc dù vy, vic chm tr 10 ngày cng không gây nh hng n nhng m c khác, các nhà sn xut cng ã c thông báo v vic chm ch này. Sau 4 tháng (cui tháng 4), 2 trong s 4 nhà sn xut cha gi h s thu. Nhiu chi tit vn cn phi c làm rõ. Nguyên nhân là mt sm cha c rõ trong tài liu Chi tit k thut, m mc B (tip nhn các h s thu) b hoãn 3 tun. S chm tr này nh hng mt phn n m mc C. Ngc li m mc D (quyt nh ca ban giám c) không bnh hng: vn hy vng là quyt nh này sc thông qua trong cuc hp ban giám c vào ngày 20/07. Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 8 Tháng th nm, không có thay i nào quan trng. Th nhng sang tháng 6, giám c n xut b thng u gi phi ngh nhà 2 tun. Vic la chn nhà sn xut by lùi 1 tun. Dù sao vn còn li thi gian chun b cho vic yêu cu u t cho bui p ban giám c vào ngày 20/07. Trên thc t là ngày 20/07 ban giám c chp nhn yêu cu u t. n ngày này ng cng d án ã chm mt 20 ngày. Danh mc rà soát Trong nhng tun/ngày trc khi t c các m mc: Các thành viên trong nhóm d ánã có tt c các công c, các ngun lc, các thông tin thc hin công vic mt cách hiu qu và úng k hoch cha? Các thành viên ca nhóm bit c các bin pháp mang tính quyt nh có tác ng n các m mc cha? i vi các hot ng ca d án c thc hin trong công ty: giám c d án có c thông báo hàng ngày tin công vic không? Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 9 i vi các công vic cn phi thuê bên ngoài : giám c d án có c thông báo thng xuyên tin công vic không? Khi m mc ã t c: Phi hp nhp nhàng vi ngi chu trách nhim qun lý cu hình hoc vi ngi chu trách nhim v cht lng, kim tra công vic, xem xét và nghim thu. y cn tránh Không i n trc ngày m mc n phi t c mi yêu cu thông báo v tin công vic!!! Thông thng các thành viên nhóm d án hay thông báo kt qut c mt m c quá sm. Hãy m bo rng các yu t có tho lng c ca các m mc chc chn ã t c. Các m mc không tho lng c không có giá tr. Các m mc cách nhau quá xa. Các m mc cn liên tc - bi vì các m mc óng vai trò quan trng trong vic khích l tinh thn nhóm d án. Tuy nhiên, không nht thit là tt c các m mc u c thông báo ra "bên ngoài": nhiu m c ch liên quan n nhóm d án. Kim soát tin Copyright © 1998-2007 by STS 10 Kim soát K hoch thc hin Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Tài liu tham kho: Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 6: Kim soát K hoch thc hin IPMA Ranh gii Kh nng : Chng 19: o hiu sut Chng 20: Kim soát d án How to do Kim soát K hoch thc hin nh th nào? 1. Kim soát K hoch thc hin phi c tin hành hàng tun. Nu khong thi gian gia các ln kim tra quá dài thì có nguy c cng dn li tt c mi s chm tr và khi bit c u ó thì ã quá mun ri. 2. Không nên tin tng mt câu nói kiu nh th này ca các thành viên nhóm d án "tôi ang làm theo K hoch". Bn cn phi giám sát thng xuyên công vic a nhóm d án, nu không bn có th s gp phi nhng bt ng không mong mun. 3. u mt công vic có khong thi gian thc hin dài (nhiu tun), bn lp tc xác nh các m cn kim soát hoc chia nh vic ó. Nu không bn s có nguy c chc thông báo khi công vic ó ã quá mun ri. Ví d Ví di vi mt d án ln Công ty bo him Mutualis a ra mt án ln v t chc li i b theo ba hng chính: o Xem xét li v mt t chc da trên nh hng khách hàng. o Thay các ng dng máy tính li thi bng h thng phn m hin i. Kim soát k hoch thc hin là mt hot ng mà nhó giám c d án có th có c các d liu và can thip khá d dàng. u k hoch b mun, không nên a thêm ngi vào gii quyt các hot ngang thc hin: nhng ngi mi luôn có xu ng t ra nhiu câu hi và cn tr ngi khác tip tc công vic ca h. u k hoch b mun, tt nht là b sung thêm ngi cho các hot ng cha bt u. [...]... m tr v i m t ti u d án khác Hàng tháng, k t qu ánh giá l i các r i ro c a m i ti u d án s c chuy n n ng i ch u trách nhi m qu n lý r i ro c a d án iv im td án nh Vi n a V t Lý s t ch c m t ngày giao l u vào tháng 9 Ngày này n m trong khuôn kh ho t ng quan h công chúng mà Vi n ã t ch c t nhi u n m nay r t thành công Laura c giao nhi m v t ch c ngày này Vì th i h n r t ng n (3 tháng) nên cô quy t nh... p Nhóm qu n lý ch t l ng ki m tra t ng k t qu có áp ng các yêu c u t ra không i tu n có m t cu c h p v i m i ti u d án Bu i h p này s ánh giá ti n c a m i ho t ng m i tháng 2 l n, c l ng l i k ho ch c a các m m c và các k t qu ánh giá s c chuy n t i ng i ch u trách nhi m t ng h p d i d ng bi u các m m c Ng i này s ngay l p t c thông báo cho giám c d án n u có s ch m tr trong m t ti u d án mà gây ra... quan n thay i này Danh m c rà soát i ng i có rõ ràng là ch có giám c d án m i là ng i có quy n a ra các thay i trong b n Chi ti t k thu t d án ch a? N u không b n s g p m t r i ro là khách hàng c a b n s nh n c s ch p thu n c a m t thành viên trong nhóm d án tr c khi c g i t i b n Theo nguyên t c thì m i thay i c tính chi phí i s thay i u c ghi l i trên m t bi u m u ã ánh giá các h u qu c a s thay... quan n ti n a án, sau ó a vào ph n m m x lý và t o nên các ho r t p mô t ti n T t c các ho t ng này là KHÔNG H U ÍCH! Khi b ch m tr , th ng b sung thêm ng i th c hi n ti p các ho t ng ang ti n hành: nh ng ng i m i ph i n m c tình hình, u ó làm s vi c thêm ph c t p i v i nhóm d án hi n t i Copyright © 1998-2007 by STS 12 Ki m soát ti n Qu n lý thay i Khái ni m Tóm t t các nguyên t c c b n: t án t hi m... b n: t án t hi m khi c th c hi n m t cách chính xác nh trong tài li u Chi ti t k thu t u tiên: trong khi th c hi n d án th ng xuyên có s thay i, i v i m t s m t u s thay i c ch p nh n thi u s ki m tra nghiêm túc, không h th ng, không tài li u hoá, thì vi c v t quá ngân sách và b mu n là u có th x y ra Qu n lý thay i là m t ph i trong vòng ki m soát ng pháp cho phép gi c nh ng s thay Các khái ni m liên... PMBOK® guide: IPMA Ranh gi i Kh 4.6 Integrated Change Control 5.5 Ki m soát ph m vi d án n ng: Ch Ch Ch ng 13: N i dung, ph m vi ng 17: Hình d ng và các thay ng 37: Qu n lý thay i i How to do ch c qu n lý thay 1 i nh th nào? u tiên, ph i xây d ng m t m u chu n, tránh vi c nh ng yêu c u thay i c vi t lên trên hàng tá m u gi y nh (Trong ph n "ví d " s tìm th y m t m u lo i này) 2 Sau ó, c n ph i xác...Ki m soát ti n o Xác nh l i các ngu n l c d a trên ph n m m ch n c l a án l n này c chia thành 23 ti u d án v i th i gian th c hi n là 18 tháng Là m t giám c d án, John hi u r ng m b o úng các th i h n là u b t bu c do nhu c u c n thi t i v i vi c u ph i h th ng ph n m m m i này c a công ty m b o k ho ch, anh ta ã quy t nh ti n hành nh sau: 1 2 3 4 5 Ví d i ti u d án, m t danh sách các... rà soát i m m c có th o l ng c m t cách rõ ràng không, ngh a là nó có g n v i t k t qu không? ã l p k ho ch các bu i h p d án tu n giám sát ti n ch a? i thành viên nhóm d án có bi t c r ng các k t qu làm vi c c a h cs ng âu, khi nào và b i ai không? u m t ho t ng hoàn thành s m h n ho c mu n h n th i gian d ki n thì ã xem xét l i ng g ng ch a? Copyright © 1998-2007 by STS 11 Ki m soát ti n y c n tránh... c a anh ta n gi n là tính dài th i gian ã làm và kho ng th i gian theo nh k ho ch Không th ng xuyên t ch c các cu c h p ki m soát ti n Giám c d án nh n c các thông tin liên quan n th i h n quá mu n ( u này th ng x y ra khi nhóm d án làm vi c phân tán) Các thành viên không th ánh giá c ti n công vi c c a h u tiên h r t l c quan và sau ó n giai n cu i c a th i h n cho phép, h d ng nh không mu n ti p... tính toán, riêng chi phí cho các thay i là 1.6 tri u Giá ban u là 4.1 tri u Nói cách khác là giá cu i cùng c a chi c máy lên n 5.7 tri u: các thay i t ng ng v i 40% giá ban u u t t c nh ng s thay i không c tính toán m t cách th ng xuyên và c ghi i, án cu i cùng s b l tr m tr ng i v i các d án nh h n thì v nguyên t c v n nh v y: m i l n khách hàng ho c ng i s d ng cu i cùng yêu c u có m t thay i trong . a vào) : Kim soát tin Copyright © 1998-20 07 by STS 7 Sau 2 tháng (cui tháng 2), m mc th nht (A) vn cha t c: nguyên nhân do u tiên các hot ng khn cp khác, chi tit k. án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 13: Ni dung, phm vi Chng 17: Hình dng và các thay i Chng 37: Qun lý thay i How to do chc qun lý thay i nh th nào? 1. u tiên, phi xây. thay i này 4. Lý do thay i Kim soát tin Copyright © 1998-20 07 by STS 15 5. Tên ca ngi yêu cu thay i 6. Chng nhn ca giám c d án : ng ý/hoc không ng ý 7. Các tác ng i