Đang tải... (xem toàn văn)
Phạm vi (Scope) là một Danh sách tất cả những gì Dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm). Dự án phải có một phạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không Dự án sẽ không bao giờ kết thúc.
bn v Qun lý d án Qun lý phm vi d án Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 2 Xác nh các mc tiêu Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Thông thng s khác bit v li ích gia các bên liên quan làm cho vic xác nh các c tiêu ca d án tr nên khó khn. Giám c d án cn gii quyt các xung t liên quan n các mc tiêu ca d án mt cách chng. Các khái nim liên quan: - Các bên liên quan - Khách hàng - Chu t/nhà tài tr Tài liu tham kho: Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây : PMBOK® guide: 5.1: Lp k hoch Phm vi d án 5.2: Xác nh Phm vi d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 5: Bi cnh ca d án Chng 8: Các mc tiêu và chin lc ca d án Chng 9: Các tiêu chí ánh giá s thành công và tht i ca d án Chng 13: Ni dung và phm vi d án Phân tích quyt nh trong án Schuyler John R pp. 15 c tiêu ca d án cn phi c xác nh mt cách chính xác và cn phi c chia s vi các bên liên quan. u tiên các mc tiêu c phác tho mt cách khái quát, sau ó giám c d án và nhà tài tr/chu t s c ùng nhau thanh c dn dn (quá trình tng tác). u quan trng là các mc tiêu c a d án không ch phn ánh i ích ca giám c d án hoc ca chu t/nhà tài tr, m à n phi làm tha mãn n mc ti a, các nhu cu ca các bên liên quan trong d án. Quy tc c bn: phng sách cui c ùng, chính khách hàng là ngi quyt nh vic th hin các mc tiêu ca d án. Các mc tiêu và các kt qu ca d án cn c th hin di hình th c có tho lng c. Giám c d án phi m bo rng các bên liên quan có mt cách nh ìn nh nhau i vi các mc tiêu ca d án. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 3 How to do Xác nh các mc tiêu nh th nào? A. u Nhà tài tr/Chu tã a ra c các mc tiêu hoàn toàn rõ ràng và trình bày d hiu thì: 1 Xem xét xem các mc tiêu có mâu thun vi nhau không. Nu có mâu thun thì c ng trình bày li loi tr các mâu thun. 2 Tho lun các mc tiêu này vi nhóm án, khách hàng, và có th vi ngi s ng cui cùng m bo rng tt c mi ngi u ng ý vi các mc tiêu c a ra. u ó có th mt nhiu thi gian! Nhng cng áng b ra mt hoc nhiu ngày có c s nht trí chung. 3 Tip tc xác nh rõ hn các mc tiêu - ó là mt quá trình tng tác, mà qua ó, n có th phát hin thêm mt s mâu thun, các mc tiêu li phi c trình bày i. 4 Thit lp trình t u tin cho tng mc tiêu: các mc tiêu nào là tuyt i không th thiu c, và các mc tiêu nào chn thun là mong mun (cn có hoc có thì t). 5 Xem li xem các mc tiêu c trình bày di hình thc trung lp, m ng cho các gii pháp k thut khác nhau không. "Cái gì" nên xác nh "nh th nào"?. B. u Nhà tài tr/Chu ta ra các mc tiêu tng i l m, không rõ ràng hoc trình bày cha d hiu thì: 1 gng hiu vn hoc nhu cu n phía di mt cách chính xác nht có th 2 Trc ht, giám c d án nên th trình bày các mc tiêu ca d án. Sau ó trình lên Nhà tài tr/Chu t, tho lun, trình bày li, n lúc nào mà giám c d án và Chu t cùng thng nht. 3 Sau khi hoàn thành các bc trên, tip tc thc hin các bc nhã nêu mc (A) trên. Ví d Tính tin bo him trên mng p các loi giy t bo him trên mng, sau ó khách hàng t in Kh nng tham kho các u khon ca hp ng C ô ng ty b o hi m Vimax quy t nh xem x é t l i to à n b vi c tr ình bày trên trang Web. Hin ti, trên mng ch có trang "tnh", cho phép ngi truy cp tham kho các dch v mt cách rt chung chung. Sau bui làm vic u tiên, s dng trí tu tp th, vi các cng s phòng Marketing, phòng bo him tài sn, phòng bo him Nhân th và phòng Tin hc, ã có mt danh sách rt dài các mc tiêu có th sau ây: Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 4 Cung cp các li khuyên hu ích da trên các phân tích tng các u khon a khách hàng ang tn ti và d liu sn có ca khách hàng So sánh các u khon ca hp ng bo him vi các sn phm sn có ca các i th cnh tranh Tính các li ích v thu dng mng Internet thu nhn các d liu khách hàng và các thông tin này c s dng sau ó cho các nhân viên bán hàng Có kh nng kê khai tai nn trên mng Có th theo dõi tin ca mt h s Khách hàng t chn i lý, da trên các tiêu chun trên mng Thc hin tt c các mc tiêu này là u không thc. Làm th nào chn ra mc tiêu a d án t các mc tiêu trên??? Giám c d án, bà Strauss, ã quyt nh tin hành theo hình thc sau: 1. i mc tiêu cn phi c trình bày mt cách chi tit trên na trang A4. 2. p hp nhóm li trong các bui hp nhóm và các bui làm vic s dng trí tu p th, miêu t (di hình thc bài vit) li ích ca mi mc tiêu di hai khía nh: a) li ích cho doanh nghip, b) li ích cho khách hàng. 3. Sau ó, s lp nên mt bng gm ba ct: mc tiêu, li ích i vi doanh nghip, i ích i vi khách hàng. 4. c tip theo, lng hoá giá tr (li ích) mà mi mc tiêu a n mt phn cho khách hàng và mt phn cho doanh nghip. Công vic này u tiên c làm mt cách c lp i vi mi thành viên. Sau ó tho lun nhóm tìm ra mt con s c chp nhn i vi tt c mi ngi. 5. Giá tr ca mi mc tiêu sau ó c so sánh vi chi phí ca nó (chi phí thc hin và chi phí bo dng). 6. so sánh này cho phép xác nh các u tiên trong các mc tiêu. 7. Danh sách này, vi các chi phí cho mi mc tiêu i kèm, cui cùng sc trình lên ban u hành a ra quyt nh cui cùng. Danh mc rà soát t mc tiêu c trình bày tt là mt mc tiêu SMART (thông minh), ngha là hi t các yu t sau: 1. S pecific,- c th 2. M easurable, - o lng c 3. A mbitious – tham vng 4. R ealistic - thc t 5. defined in T ime – xác nh trong thi gian c tiêu c bit lu ý n các li ích ca các bên liên quan quan trng nht. Tât c các bên liên quan u bit n mc tiêu. c tiêu c chp nhn bi tt c các bên liên quan. y cn tránh Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 5 Các mc tiêu thng xuyên c trình bày di hình thc không chính xác. Các mc tiêu không lu ý n li ích ca các bên liên quan. Khách hàng cui cùng không c tham kho. Các mc tiêu không lu ý n các u kin h tng hin ti. t s bên liên quan ng ý, nhng ngi ta cm thy bên trong là h không ng ý, và h s làm mi cách quay tr li vic xác nh mc tiêu. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 6 Concept Development Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: . Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: IPMA Ranh gii Kh nng: 17: Hình dng và s thay i Sáng to trong Khoa hc và Công ngh cao De Bono How to do Xây dng ni dung nh th nào? 1. Trc tiên, bn cn ra khi không gian làm vic hàng ngày: t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th bên ngoài vn phòng. Concept development là vic i tìm câu tr li cho câu i: « án sc thc hin nh th nào». Nên dành th i gian thc hin concept development: concept development tt có th tit kim c t nhiu thi gian trong khi thc hin d án. Concept development là mt quá trình sáng to: ng i ta s dng phng pháp s dng trí tu tp th ho c các phng pháp sáng to khác. Các ý t ng hay không bao gin trong bu không khí t nht vn phòng (hãy th suy ngh xem: ln cui cùng b n có mt ý tng tht thông minh khi ó bn âu?) Chúng ta s có c các kt qu tt nu toàn b nhóm làm vic mt ngày bên ngoài – ngha là ngoài môi tr ng quen thuc. Vic xây dng ni dung cn phi, nu có th, không ch a ra chung chung mt gii pháp, mà là nhi u gii pháp khác nhau. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 7 2. Sau ó, bn nên mi mt hoc hai ngi «ngoài» cùng tham d bui hp, h là nhng ngi không nm trong nhóm d án, làm vic nhng lnh vc khác. Nhng ngi này s có nhng cách nhìn khác nhau. 3. Trong bui làm vic s dng trí tu tp th, ch trang b gh: không bàn, nu không các thành viên tham gia s luôn ghi chép – ó là u làm cn tr quá trình sáng to. 4. Chun b 2 hoc 3 bng trong phòng hp. Mi ngi s vit ra mt ý tng. 5. Nhc li nguyên tc s 1: không phê phán mt cách tiêu cc (bi vì nó làm cho quá trình sáng to b b tc !). 6. Nhc li nguyên tc s 2: không th hin mt câu nào bt u bng «nhng… »! 7. Cui bui làm vic s dng trí tu tp th, có nhiu xut c a ra. 8. Sau bui làm vic s dng trí tu tp th, so sánh các xut ã c a ra. Ví d George, giám c d án ca công ty Deminos, ã xây dng mt quy trình phát trin nguyên tc d án và nhiu ln ã chng t rt thành công. Mi khi anh ta gp mt vn khó khn, mt vn thc s làm au u, anh ta thng không triu tp mt bui làm vic s dng trí tu tp th ngay. 1. Thay vì triu tp ngay cuc hop, George cho vn t làm rõ trong u mi ngi trong vòng 2 tun. Thnh thong anh ta tho lun vi các thành viên trong nhóm d án. Trong các cuc hp nhóm cng vy, anh ta cng tho lun ngn v n này. 2. ng cách này, vn thng xuyên c nhc li trong u ca các thành viên nhóm d án. 3. Sau hai tun, anh ta t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th trong mt ngôi nhà trên núi. i bng ô tô mt khong mt gi ri. 4. Trc tiên, anh ta cho mi ngi i b - h th giãn. 5. Sau ó, bt u bui làm vic s dng trí tu tp th, khong 40 phút 6. Tip theo, ngh gii lao ung cà phê. u quan trng là u này phi c t chc trong bu không khí thoi mái: nu bu không khí không thoi mái, bui làm vic s dng trí tu tp th không có hiu qu. 7. Tip tc phn th hai ca bui làm vic, có th kéo dài hn 40 phút. dng phng pháp «s dng trí tu tp th» rt hiu qu - a ra c nhiu ni dung mi, và cách nhìn khác nhau cho mt vn . Danh mc rà soát Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 8 a nhng ngi tham gia ri ni làm vic thng l. Ch chun b gh, không có bàn. Chun b 2 hoc 3 bng. u có th mi 1 hoc 2 ngi «ngoài» cùng tham d. Xác nh li mt cách chính xác vn ban u. Quy tc s 1: cm chê! Quy tc s 2: không c bt u bng «nhng…»! Trc bui làm vic s dng trí tu tp th: i do Sau 40 phút: ngh gii lao ánh giá tóm tt các ri ro Phân tích tóm tt: u gì mi i vi nhóm d án Phân tích tóm tt: lúc nào thì các khó khn có th ny sinh? y cn tránh Không xây dng nguyên tc trc khi có mc tiêu rõ ràng! (Nu không sau này các ni dung s phi thay i, dn n lãng phí thi gian. Hn na mi ngi có xu hng b trói buc vào các ni dung …) t s ngi luôn sáng to ra các nguyên tc ã có sn tìm nguyên lý sáng to ra bánh xe! u bn s dng mt ni dung có sn, chú ý các m sau : Có th nó quá phc tp, vn mi có thc gii quyt n gin hn. Không ánh giá thp s thích nghi cn thit! Tên la Ariane 5 u n b n tung do mt nguyên nhân rt n gin: s dng mt h thng o tc có sn mà không tính n các u kin mi xut hin (tc cao hn). u bn t chc mt bui làm vic s dng trí tu tp th: không nên mi nhng ngi «bi quan». Nhng ngi này ch nhìn thy nhng m tiêu cc, nhìn âu cng thy có n khp ni, có th h s làm hng bui làm vic s dng phng pháp này. Ngc li, nhng ngi «bi quan» nên c mi nhit tình tham d giai n sau ó, giai n phân tích các gii pháp a ra. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 9 Chn các gii pháp Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - Xây dng nguyên tc - Các bên liên quan Tài liu tham kho: Mun tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: IPMA Ranh gii Kh nng: 17: Hình dng và s thay i How to do a chn các gii pháp nh th nào? 1. Xác nh các tiêu chí mà sau này sc s dng nh là c s trong vic quyt nh. Sau concept development, thông thng không ch có mt gi i pháp c a ra mà là hai, ba, hoc nhiu hn na. ôi khi rt khó so sánh các gii pháp: 1. Gii pháp A chi phí thp, nhng ri ro. 2. Gii pháp B tn kém, nhng có th lng ghép vào cu trúc hin có. 3. Gii pháp C rt là tao nhã và hin i, nhng chi phí li khá cao. t quyt nh c oán nghiêng v mt gii pháp nào ó có th dn n nhng hu qu không th lng c: ví d, có th nhng nhâ n viên nn lòng chi có c hi n ch ra các li ca gii pháp c a chn… Xác nh tiêu chí, cân nhc cn thn và sau ó s dng các tiêu chu n này ánh giá các gii pháp có th tr thành mt quy trình làm vi c nhóm. u này cng không nht thit bo m rng gii pháp c chn là ti u, nhng s dn n vic a ra c gii pháp c tt c các thành viên ca nhóm d án chp nhn. Qun lý phm vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 10 2. Cho m cho các tiêu chí này (da trên c s chi tit k thut, các tiêu chí thành công ca khách hàng). 3. Chm m cho mi gii pháp, và a ra trng s cho mi tiêu chí. 4. Nhân sm ca mi tiêu chí vi trng s theo mc quan trng ca tiêu chí ó 5. ng tt c các sm ca các tiêu chí cho mt gii pháp ta có tng sm ca i gii pháp c a ra. Ví d thành lp tr s chính Châu Âu cho doanh nghip ca bn, bn a ra bn a m có th: Londres, Francfort, Vienne, Genève. Các tiêu chí la chn là: n chuyn hàng không n các th trng Cht lng cuc sng Chi phí sinh hot u kin v thu i thành phc ánh giá theo các tiêu chí trên (theo thang m t 1 n 10). ng di ây là kt quánh giá : a trên các s liu này, Vienne và Genève có tính thuyt phc. Nhng các tiêu chí trên li không có cùng mc quan trng nh nhau. Do ó, h s cho tng tiêu chí ã c a ra (theo mc t 1 n 5): n chuyn hàng không: 5 m n các th trng: 4 m Cht lng cuc sng: 3 m [...]... Joliot, tr ng phòng k toán, ph trách m t d án l p t m t h th ng ph n m hi n i qu n lý th i gian có m t c a nhân viên Copyright © 1998-2007 by STS 13 Qu n lý ph m vi d án Copyright © 1998-2007 by STS 14 Qu n lý ph m vi d án Danh m c rà soát Các ánh giá trong giai n này c a d án, th ng có sai s +/-20% N u các ánh giá giai n này cao h n ho c th p h n - c n ph i xem l i y c n tránh n ki n d án ph i c làm tr c... d án k t thúc b ng m t v n ki n d án n ki n d án do giám ut cd án th o ra, và c trình lên nhà tài tr /ch n ki n d án là c s u tiên không th thi u c trong vi c xây d ng nhóm d án: m t v n ki n d án c ch p nh n là u ki n ch c ch n tuy n d ng các thành viên làm vi c cho d án Khi ký v n ki n d án, ch u t /nhà tài tr m b o m t ngu n tài chính n sàng th c hi n d án (ho c ít nh t là cho giai n u c a d án) ... sinh ra d Các m c tiêu ch y uc ad i v i các d án nh án án Nh ng gì mà d án s không ph n u t t i ( nh ngh a tiêu c c các m c tiêu) Các k t qu Các gi i pháp k thu t cu i cùng cl Th i cl ng thô ngu n l c c n thi t tham gia d án c a m i phòng (ban) md án hoàn thành ng thô chi phí d Copyright © 1998-2007 by STS án 12 Qu n lý ph m vi d án Tính l i nhu n mà d án em l i Tóm t t v phân tích r i ro liên quan... v i các d án nh , ng i ta th ng b qua v n ki n d c Ti n d án, ti n hành luôn vi c l p k ho ch d án án: t c Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thông tin v ch này có th tham kh o các tài li u d PMBOK® guide : 4.1: Xây d ng v n ki n d án 5.1: Xây d ng ph m vi d án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch i ây : ng 10: Kh i ng d án How to do Vi t v n ki n d án nh th nào? Nh ng m c n ph i có trong v n ki n d án bao g... chí thành công c a án không? y c n tránh Vi c cân nh c các tiêu chí c n ph i c th c hi n tr c khi th c hi n vi c ánh giá cho m i gi i pháp a ra (n u không thì có nguy c b bóp méo) Trong tr ng h p m t s bên liên quan không c tham gia vào quá trình ra quy t nh, thì sau này h có th s yêu c u th o lu n l i các k t qu ã c a ra Copyright © 1998-2007 by STS 11 Qu n lý ph m vi d án n ki n d án Khái ni m Tóm... ho ch d án. Trong m t s d án khá quan tr ng, v n ki n d án s i kèm theo vi c ng ý v tài chính c n thi t cho vi c l p k hoach V y nên c n chú ý: không nên b ra hàng tu n l p k ho ch tr c khi làm v n ki n d án! c l ng chính xác và chi ti t v chi phí và th i gian cho các ho t ng c a d án vào th i m này là không c n thi t Vi c chu n b các c l ng chi ti t ch có th giai n cu i c a vi c l p k ho ch d án Copyright...Qu n lý ph m vi d án Chi phí sinh ho t: 4 u ki n v thu : 3 m m Và ây là k t qu : n này tình hình lo i b ã thay i: Francfort a l i nhi u l i ích h n, Genève và Londres b Danh m c rà soát ã xem xét t t c các gi i pháp do các bên liên quan trong d án a ra ch a? Các ý ki n khác nhau v các tiêu chí l a ch n và h s cho t ng tiêu . liên quan quan trng nht. Tât c các bên liên quan u bit n mc tiêu. c tiêu c chp nhn bi tt c các bên liên quan. y cn tránh Qun lý phm vi d án Copyright © 1998 -20 07 by. khn. Giám c d án cn gii quyt các xung t liên quan n các mc tiêu ca d án mt cách chng. Các khái nim liên quan: - Các bên liên quan - Khách hàng - Chu t/nhà tài tr Tài liu. vi d án Copyright © 1998 -20 07 by STS 9 Chn các gii pháp Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - Xây dng nguyên tc - Các bên liên quan Tài liu tham kho: Mun