CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG ,Các loại, các nhóm và các bộ tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu KHKT

50 923 1
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG ,Các loại, các nhóm và các bộ tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu KHKT

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT là khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Nhờ có công tác thu thập làm tốt mới quản lý được tài liệu KHKT thuật tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện, triệt để nội dung tài liệu lưu trữ KHKT. Đồng thời, nhờ có công tác thu thập, bổ sung làm tốt mới bảo vệ được những bí mật KHKT của Nhà nước, chống lại những âm mưu và hành động phá hoại kinh tế, quốc phòng của kẻ thù đối với tổ quốc xã hội chủ nghĩa của chúng ta. Làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các công tác phân loại, xác định giá trị, thống kê... tài liệu lưu trữ KHKT

Chương III CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHOA HỌC KỸ THUẬT I. Ý nghĩa và tác dụng của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ khoa học – kỹ thuật Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT là khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Nhờ có công tác thu thập làm tốt mới quản lý được tài liệu KHKT thuật tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, tạo điều kiện để khai thác toàn diện, triệt để nội dung tài liệu lưu trữ KHKT. Đồng thời, nhờ có công tác thu thập, bổ sung làm tốt mới bảo vệ được những bí mật KHKT của Nhà nước, chống lại những âm mưu và hành động phá hoại kinh tế, quốc phòng của kẻ thù đối với tổ quốc xã hội chủ nghĩa của chúng ta. Làm tốt công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT còn có tác dụng tạo cơ sở vật chất cần thiết để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các công tác phân loại, xác định giá trị, thống kê tài liệu lưu trữ KHKT. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ KHKT được tiến hành trong các kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật cơ quan, trong các trung tâm lưu trữ Quốc gia. (xem phần II: mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT). Nội dung công tác thu thập tài liệu lưu trữ KHKT ở cơ quan (lưu trữ hiện hành) có những điểm khác với các Trung tâm lưu trữ Quốc gia. Sự khác nhau này do chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm của các cơ quan lưu trữ quy định. Sau đây chúng ta tìm hiểu về mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT cơ quan và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. II. Mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật cơ quan và các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Việc tìm hiều mạng lưới các kho lưu trữ tài liệu KHKT giúp chúng ta thấy được vị trí, tầm quan trọng của từng loại kho lưu trữ. Đồng thời, cũng thấy được đặc điểm về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ cho từng loại kho lưu trữ đó. 46 Trong quá trình hoạt động KHKT của các cơ quan, tổ chức đã hình thành nên mạng lưới các kho tài liệu lưu trữ KHKT. Mỗi lĩnh vực hoạt động KHKT khác nhau có những loại kho tài liệu lưu trữ KHKT khác nhau. 1. Các kho lưu trữ ngành xây dựng cơ bản - Ngành XDCB trong những năm qua đã phát triên mạnh mẽ để phục vụ cho công cuộc xây dựng công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Các kho tài liệu lưu trữ KHKT của ngành XDCB đã hình thành rõ rệt ở trung ương cũng như ở địa phương. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan làm công tác XDCB chúng ta phân chia ra các loại kho tài liệu lưu trữ KHKT như sau: - Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan tư vấn thiết kế công trình. Kho lưu trữ kỹ thuật này đã thành lập ở các Công ty tư vấn thiết kế của các ngành làm công tác XDCB như : ngành thủy lợi và thủy điện, ngành giao thông vận tải, ngành xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp, ngành điện, ngành bưu điện. ở các tỉnh, thành phố đều có các Công ty tư vấn thiết kế xây dựng công trình. Các Công ty này đều lập kho lưu trữ quản lý tài liệu của cơ quan mình. Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan này có nhiều tài liệu. - Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan chủ đầu tư công trình. Cơ quan chủ đầu tư công trình XDCB phải lập kho lưu trữ bảo quản tài liệu XDCB của những công trình do cơ quan chịu trách nhiệm chủ đầu tư. Đây là cơ quan, tổ chức được Nhà nước cấp kinh phí đầu tư xây dựng hoặc tự bỏ vốn để xây dựng. - Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan phê duyệt công trình XDCB. Những công trình XDCB sử dụng vốn của Nhà nước cấp thì phải được cơ quan quản lý Nhà nước về XDCB phê duyệt dự án xây dựng, phê duyệt thiết kế công trình, kiểm tra thực hiện thiết kế, thi công, chất lượng công trình. Vì thế, các cơ quan phê duyệt công trình đều có kho tài liệu lưu trữ KHKT bảo quản các tài liệu của những công trình được chính cơ quan phê duyệt. - Kho tài liệu lưu trữ KHKT của cơ quan thi công công trình. Các cơ quan thi công công trình gồm có các công ty thi công của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các Công ty thi công của các Sở làm 47 công tác XDCB ở các tỉnh, thành phố, các Công ty thi công của tập thể, cá nhân có giấy phép hành nghề xây dựng. Các Công ty thi công công trình có trách nhiệm lưu trữ tài liệu KHKT của những công trình do chính Công ty đó thi công xây lắp. Vì vậy ở các Công ty này có bộ phận lưu trữ tài liệu KHKT về XDCB. - Kho tài liệu lưu trữ kỹ thuật của cơ quan sử dụng công trình. Các cơ quan làm công tác quản lý, sử dụng các công trình XDCB đều phải tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật của những công trình đó. Tài liệu lưu trữ kỹ thuật ở cơ quan sử dụng công trình không thành lập đơn vị tổ chức lưu trữ riêng biệt mà được bảo quản chung với tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan. Những tài liệu lưu trữ kỹ thuật này được bảo quản trong kho lưu trữ tài liệu hành chính thành một khối riêng biệt. 2. Các kho lưu trữ ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp Ngành chế tạo sản phẩm công nghiệp sản sinh nhiều tài liệu KHKT và có các kho lưu trữ như sau: - Kho lưu trữ kỹ thuật của Viện thiết kế sản phẩm công nghiệp. Trong các viện thiết kế sản phẩm công nghiệp thành lập các bộ phận, hoặc tổ lưu trữ tài liệu KHKT của Viện. Kho lưu trữ kỹ thuật của Viện Thiết kế sản phẩm công nghiệp thường do phòng quản lý kỹ thuật của cơ quan quản lý hoặc được kết hợp với bộ phận thông tin, thư viện KHKT của cơ quan đó. Kho lưu trữ kỹ thuật của nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp : các nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp đều tổ chức bộ phậnh lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật. Tổ chức lưu trữ kỹ thuật của các nhà máy chế tạo sản phẩm công nghiệp thường có 2 hình thức: Tổ chức lưu trữ phân tán ở các phòng chức năng của nhà máy (phòng thiết kế, phòng công nghệ, phòng thí nghiệm, phòng xây dựng cơ bản ). Hình thức tổ chức lưu trữ tập trung thì tài liệu lưu trữ kỹ thuật ở các phòng được phân loại thành từng khối tài liệu chuyên môn riêng biệt ở trong kho lưu trữ kỹ thuật nhà máy. Hiện nay các Công ty liên doanh sản 48 xuất sản phẩm công nghiệp như Hon đa, TOYOTA, đều tổ chức kho lưu trữ tập trung. 3. Các kho lưu trữ của Viện nghiên cứu khoa học - Đối với các Viện nghiên cứu khoa học thì tổ chức thành tổ hoặc phòng lưu trữ tài liệu nghiên cứu khoa học. Các Viện nghiên cứu khoa học ở nước ta có thể chia thành 2 loại: Các viện nghiên cứu về khoa học cơ bản. Thuộc loại này có các viện nghiên cứu khoa học của Trung tâm Khoa học tự nhiên và Công nghệ Quốc gia (Viện Toán, Viện Hoá học, Viện Cơ học) và Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia. (Viện Văn học, Viện Ngôn ngữ học, Viện Khảo cổ học v.v ). Loại thứ hai là các viện nghiên cứu khoa học chuyên ngành. Hiện này nhiều ngành đều có viện nghiên cứu khoa học chuyên ngành (như Viện Khoa học công nghệ xây dựng, viện Khoa học công nghệ giao thông vận tải ). Hai loại viện nghiên cứu khoa học này đều tổ chức bộ phận lưu trữ tài liệu khoa học để lưu trữ tài liệu do nó sản sinh ra. Ví dụ: ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có Viện Nghiên cứu khoa học nông nghiệp, Viện nghiên cứu lúa, Viện nghiên cứu ngô v.v - Trung tâm thông tin khoa học công nghệ quốc gia trực thuộc Bộ khoa học công nghệ thành lập kho lưu trữ bảo quản tất cả các kết quả công trình nghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp Nhà nước. Kho lưu trữ này bảo quản nhiều tài liệu nghiên cứu khoa học quan trọng của Quốc gia thuộc tất cả các ngành trên phạm vi toàn quốc. Sở Khoa học công nghệ ở các tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương thành lập các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu nghiên cứu khoa học của địa phương mình. Toàn quốc có 61 tỉnh, thành phố đều lập các kho lưu trữ bảo quản tài liệu nghiên cứu khoa học và các sách, báo, tạp chí khoa học. 49 4. Kho lưu trữ tài liệu địa chính Ngành địa chính quản lý về đất đai trên phạm vi toàn quốc cho nên đã thành lập hệ thống kho lưu trữ từ trung ương đến cấp tỉnh. ở trung ương có các kho lưu trữ: - Kho lưu trữ Trung tâm tư liệu địa chính bảo quản tài liệu bản đồ địa hình, bản đồ chuyên đề, tài liệu đo đạc, tài liệu địa giới hành chính trên toàn quốc. - Kho lưu trữ địa chính các tỉnh: ở đây bảo quản tài liệu lưu trữ về quản lý đất đai, quy hoạch các vùng lãnh thổ, các thành phố, thị xã, tài liệu cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng nhà ở và đất ở, tài liệu địa giới hành chính v.v 5. Kho lưu trữ tài liệu địa chất Ngành địa chất có Trung tâm thông tin, tư liệu, lưu trữ tài liệu địa chất trực thuộc Cục Địa chất khoáng sản (thuộc Bộ Công nghiệp). Kho lưu trữ này bảo quản tài liệu địa chất sản sinh ra của các đoàn địa chất và những tài liệu địa chất do các ngành khác phát hiện cũng phải nộp tài liệu vào lưu trữ địa chất. 6. Kho lưu trữ tài liệu dầu khí: Tổng công ty Dầu khí Việt Nam quản lý kho lưu trữ tài liệu thăm dò, khai thác dầu khí trên đất liền, thềm lục địa, tài liệu dầu khí liên doanh, liên kết với nước ngoài. Kho lưu trữ tài liệu dầu khí do Trung tâm thông tin tư liệu Dầu khí trực tiếp quản lý. Trung tâm này trực thuộc Tổng công ty Dầu khí Việt Nam. 7. Kho lưu trữ tài liệu khí tượng - thủy văn: Kho lưu trữ này bảo quản tài liệu điều tra, đo đạc các số liệu về khí tượng và thủy văn sản sinh hàng ngày trên phạm vi toàn quốc. Hệ thống các đài, trạm khí tượng, thủy văn đặt ở các tỉnh từ biên giới đến hải đảo cung cấp tài liệu về lưu trữ tại kho này. Kho lưu trữ tài liệu khí tượng, thủy văn do Tổng cục Khí tượng-Thủy văn quản lý trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường). Như vậy hiện nay về cơ bản đã hình thành các kho lưu trữ tài liệu KHKT của Nhà nước về tài liệu địa chất; tài liệu thủy văn và khí tượng; tài liệu trắc 50 địa và bản đồ, còn tài liệu kỹ thuật ngành xây dựng cơ bản, chế tạo sản phẩm công nghiệp, nghiên cứu khoa học thì tổ chức lưu trữ kỹ thuật cơ quan. Việc tổ chức lưu trữ tài liệu KHKT toàn quốc cho những ngành này như thế nào hiện nay chưa được giải quyết đầy đủ. III. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật xây dựng cơ bản 1. Công tác thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các cơ quan tư vấn thiết kế công trình Các cơ quan tư vấn thiết kế công trình là những cơ quan sản sinh ra tài liệu thiết kế các công trình. Tổ chức lưu trữ tài liệu KHKT ở cơ quan này có vị trí quan trọng. Bởi vì các cơ quan này là tác giả chủ yếu đã sản sinh ra các bộ thiết kế công trình, có số lượng tài liệu nhiều, mức độ chính xác tài liệu đáng tin cậy nhất. Chính vì vậy, hiện nay các cơ quan tư vấn thiết kế công trình việc lưu trữ tài liệu XDCB tương đối có nề nếp. - Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ XDCB vào kho lưu trữ các cơ quan thiết kế là những đơn vị tổ chức làm chức năng hoạt động khoa học kỹ thuật của cơ quan. Đó là các phòng, nhóm thiết kế chuyên ngành như : kiến trúc, kết cấu, điện, nước, v.v - Đối với những đơn vị tổ chức trong cơ quan thiết kế làm chức năng quản lý hành chính như phòng tổ chức cán bộ, phòng lao động tiền lương, hành chính quản trị thì tài liệu của nó sản sinh ra không thu thập vào lưu trữ kỹ thuật của cơ quan mà thu thập vào lưu trữ tài liệu hành chính. - Nội dung tài liệu lưu trữ KHKT xây dựng cơ bản cần thiết phải thu thập vào kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan thiết kế là những bộ thiết kế do cơ quan đó làm ra. Đây là khối tài liệu chủ yếu, quan trọng nhất trong kho lưu trữ của cơ quan. Thuộc loại tài liệu này có các bộ thiết kế do cơ quan thắng thầu của các cơ quan hữu quan, hoặc do nhà nước giao trong kế hoạch hàng năm, các bộ thiết kế mẫu do cơ quan thiết kế. Thành phần tài liệu trong các bộ thiết kế này gồm những tài liệu pháp lý, tài liệu thiết kế, tài liệu điều tra khảo sát về 51 địa hình, địa chất, thủy văn của công trình, tài liệu hoàn công. Tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế XDCB gồm một bộ bản chính. Đối với bản vẽ thì đó là bản can hoặc bản sao có chứng thực, đĩa CD-ROM; đối với văn bản và các bản tính toán thì đó là văn kiện chính thức. Hiện nay một số kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế còn bảo quản bản gốc các đồ án thiết kế là không cần thiết. Bởi vì bản gốc không thể có độ chính xác và tin cậy như bản can được. Bộ tài liệu lưu trữ bản chính này dùng làm tài liệu bảo hiểm, chỉ được sử dụng trong trường hợp có lệnh của thủ trưởng cơ quan. Ngoài bộ tài liệu này ở kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan thiết kế còn bảo quản một bộ tài liệu bản sao cho mỗi công trình để phục vụ khai thác hàng ngày. Loại tài liệu KHKT thứ hai cần phải thu vào kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế là những công trình nghiên cứu khoa học, những sáng chế phát minh do cán bộ trong cơ quan thực hiện. Loại tài liệu kỹ thuật thứ ba là các văn bản hướng dẫn kỹ thuật (quy trình, quy phạm kỹ thuật. Các tài liệu định mức, v.v ) cần phải thu thập vào lưu trữ KHKT của cơ quan. - Đối với những tài liệu quản lý KHKT được sản sinh ra trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật của cơ quan thiết kế như chương trình kế hoạch công tác nghiên cứu và thiết kế trong từng thời gian, văn bản sơ kết, tổng kết công tác tháng, quý, năm thì không thu vào lưu trữ kỹ thuật của cơ quan. Đây là những tài liệu lưu trữ hành chính của cơ quan cho nên thu thập vào lưu trữ hành chính của cơ quan. Đối với những cơ quan tổ chức lưu trữ chung giữa lưu trữ hành chính và lưu trữ KHKT thì cả hai loại tài liệu nêu trên đều là thành phần tài liệu phải thu thập vào lưu trữ cơ quan. - Thời gian thu thập tài liệu xây dựng cơ bản vào kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế là sau khi công trình đã thiết kế xong, hoặc từng hạng mục công trình đã thiết kế xong. Đối với những công trình xây dựng lớn, thời gian thiết kế kéo dài thì tài liệu kỹ thuật thiết kế đến đâu có thể thu thập 52 vào kho lưu trữ đến đó. Bởi vì, trong các kho lưu trữ hiện hành thu thập tài liệu càng sớm thì sự an toàn của tài liệu càng tốt hơn. Những cơ quan tư vấn thiết kế nếu quy định thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ quá lâu thì taì liệu hay bị phân tán mất mát, thất lạc. Bởi vì, người cán bộ thiết kế công trình thường ít có nghiệp vụ tổ chức lưu trữ tài liệu, thiếu trang thiết bị bảo quản tài liệu. Ngược lại, những cơ quan tư vấn thiết kế quy định thời gian thu thập tài liệu vào lưu trữ quá sớm thì các cán bộ thiết kế chưa chuẩn bị được tài liệu, chưa hoàn thành hồ sơ cho nên tài liệu thiết kế của các công trình hay bị xé lẻ, khó theo dõi, kiểm tra khi có sai sót. ở các kho lưu trữ kỹ thuật của cơ quan tư vấn thiết kế, công tác thu thập tài liệu XDCB được diễn ra theo kế hoạch giữa các đơn vị tổ chức hoạt động thiết kế kho lưu trữ. Những tài liệu lưu trữ XDCB đã hoàn thành được cán bộ kỹ thuật lập thành hồ sơ, chủ nhiệm đồ án thiết kế kiểm tra lại và giao nộp vào kho lưu trữ. Nếu cán bộ lưu trữ phát hiện những sai sót về hình thức và nội dung hồ sơ thì có thể trả lại hồ sơ đó cho chủ nhiệm đồ án sửa chữa, hoàn thiện hồ sơ và nộp lưu trữ. 2. Thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ cơ quan chủ đầu tư Cơ quan chủ đầu tư công trình XDCB là người chủ sở hữu vốn, người vay vốn hoặc người được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng vốn để thực hiện đầu tư theo quy định của pháp luật. Cơ quan chủ đầu tư hợp đồng với cơ quan tư vấn thiết kế để thực hiện nhiệm vụ thiết kế công trình. Các cơ quan tư vấn thiết kế công trình XDCB sau khi hoàn thành hồ sơ thiết kế từng giai đoạn thì được chuyển hồ sơ đến các cơ quan chủ đầu tư công trình phê duyệt. Tùy theo tính chất và quy mô của từng công trình xây dựng cơ bản mà quy định số lần và nội dung phê duyệt công trình. Thực tế có công trình xây dựng hồ sơ chỉ phê duyệt một lần, trái lại có công trình hồ sơ phê duyệt 2, 3 lần. 53 Những tài liệu XDCB cơ quan chủ đầu tư đã phê duyệt đều phải thu thập những tài liệu đó vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư. Nguồn thu thập tài liệu XDCB ở cơ quan chủ đầu tư là những bộ thiết kế công trình xây dựng do cơ quan đó thuê thiết kế và đã phê duyệt. Thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi bộ thiết kế công trình được thu thập vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư gồm : luận chứng kinh tế kỹ thuật, và văn bản phê chuẩn; Thiết kế sơ bộ và thiết kế kỹ thuật của công trình đó, các văn bản về cấp đất, dự toán xây dựng công trình. Có thể nói các bộ thiết kế công trình XDCB của cơ quan chủ đầu tư là đầy đủ và hoàn chỉnh nhất. Thời gian thu thập tài liệu lưu trữ XDCB vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư công trình là khi bộ thiết kế đó được phê duyệt. Nếu những bộ thiết kế phải phê chuẩn làm nhiều đợt (đợt phê chuẩn luận chứng kinh tế kỹ thuật, đợt phê chuẩn thiết kế sơ bộ…) thì sau mỗi đợt phê chuẩn tài liệu của bộ thiết kế đó phải được thu thập vào kho lưu trữ. Như vậy, thông thường các bộ thiết kế công trình xây dựng lớn được thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư gồm nhiều đợt. Tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan chủ đầu tư công trình là những bộ bản chính. Đối với bản vẽ thì nó là bản sao có đầy đủ thể thức coi như bản chính. Đối với văn bản và bản tính toán thì đó là bản chính. Mỗi công trình XDCB cơ quan thiết kế công trình mỗi lần phê duyệt phải gửi cho cơ quan chủ đầu tư theo quy định của hợp đồng. Cơ quan chủ đầu tư phải lưu trữ 01 bộ tài liệu chính xác, hoàn chỉnh. Những bộ tài liệu còn lại được chuyển cho cơ quan thi công công trình theo hợp đồng. 3. Thu thập tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản ở các lưu trữ công ty thi công công trình Các Công ty thi công công trình hiện nay rất phong phú, được thành lập theo luật doanh nghiệp, bao gồm những Công ty, Tổng Công ty Nhà nước, các công ty tư nhân, công ty liên doanh với nước ngoài. 54 Nhiệm vụ chủ yếu của các công ty này là nhận thầu xây dựng các công trình XDCB của nhà nước, của tư nhân và của những thành phần kinh tế - xã hội khác. Các công ty thi công công trình tổ chức lưu trữ tài liệu KHKT của mình. Mỗi công trình do công ty chịu trách nhiệm thi công thì nhận tài liệu thiết kế của công trình đó ở cơ quan chủ đầu tư. Cơ quan chủ đầu tư công trình thông thường bàn giao cho công ty thi công mỗi bộ thiết kế là 4 bản giống nhau : một bản chuyển vào kho lưu trữ kỹ thuật của công ty đề làm tài liệu chuẩn phục vụ tra cứu khi cần thiết, một bản giữ lại ở lưu trữ của cơ quan cho đến khi công trình xây dựng xong thì cùng với tài liệu hoàn công được chuyển giao cho cơ quan chủ đầu tư công trình đó, các bộ tài liệu còn lại đem hướng dẫn thi công tại công trường. Những công trình lớn, kỹ thuật phức tạp, nhiều công ty tham gia thi công thì tài liệu được in ra nhiều bộ bàn giao cho bên thi công. Nguồn thu thập tài liệu XDCB của cơ quan thi công công trình là tài liệu thiết kế của những công trình do cơ quan đó thi công. Lưu trữ của công ty thi công có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch thi công của công ty hàng năm để bám sát đơn vị chủ trì thi công tiến hành công tác thu thập tài liệu. Chủ trì thi công công trình có trách nhiệm lập hồ sơ tài liệu XDCB của công trình và bàn giao tài liệu cho lưu trữ công ty. Những công trình xây dựng quy mô nhỏ thì sau khi thi công xong công trình mới bàn giao tài liệu vào lưu trữ công ty. Những công trình quy mô lớn, thi công kéo dài hàng năm thì chủ trì thi công phải chia ra từng giai đoạn để lập hồ sơ và bàn giao hồ sơ vào lưu trữ. Thông thường các tài liệu thi công phần móng công trình làm xong bàn giao vào lưu trữ công ty. Sau đó, tài liệu phần kiến trúc, phần điện, phần nước, v. v lần lượt bàn giao vào lưu trữ công ty. Thành phần và nội dung tài liệu của mỗi bộ thiết kế được thu thập vào lưu trữ cơ quan thi công là toàn bộ tài liệu kỹ thuật của bộ thiết kế đó bao gồm : tài liệu do cơ quan chủ đầu tư công trình chuyển giao và những tài liệu kỹ thuật hình thành ra trong quá trình thi công công trình đã được tư vấn thiết kế và cơ quan kỹ thuật thẩm định, chủ đầu tư phê duyệt. Trong quá trình thi 55 [...]... tượng thu thập vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 73 Chương IV CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU KHOA HỌC KỸ THU T -I Khái niệm và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu khoa học kỹ thu t Công tác xác định giá trị tài liệu KHKT là một trong những công tác quan trọng khó khăn của công tác lưu trữ tài liệu KHKT ở nước ta Bởi vì nhờ có công tác xác định giá trị tài liệu chúng ta mới xác định. .. và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu KHKT A Những nguyên tắc và tiêu chuẩn chung áp dụng để xác định giá trị tài liệu KHKT Những nguyên tắc và tiêu chuẩn chung áp dụng để xác định giá trị tài liệu khoa học kỹ thu t là những căn cứ quan trọng, chủ yếu để vận dụng cho công tác xác định giá trị các loại tài liệu KHKT Lưu trữ học Mác-xít cho rằng khi xác định giá trị tài liệu nói chung và tài liệu KHKT. .. xác định chính xác giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn của các tài liệu KHKT, quy định chính xác thời hạn bảo quản cho từng đơn vị bảo quản, từng bộ tài liệu KHKT Nhờ có công tác xác định giá trị tài liệu chúng ta mới phân biệt được các loại giá trị khác nhau của các tài liệu KHKT Nhận biết những tài liệu có giá trị cần bảo quản vĩnh viễn trong các TTLTQG, những tài liệu chỉ có giá trị bảo quản trong... lầm Ba nguyên tắc xác định giá trị tài liệu KHKT nêu trên có mối liên hệ chặt chẽ với nhau cho nên khi xác định giá trị tài liệu phải vận dụng tổng hợp các nguyên tắc đó một cách sáng taọ, linh hoạt Ngoài các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa phương pháp luận đã nêu khi xác định giá trị tài liệu còn phải vận dụng các tiêu chuẩn chung để xác định giá trị các loại tài liệu KHKT Ngoài những... định, sau đó tiêu hủy Đồng thời, thông qua công tác xác định giá trị mới có cơ sở để loại ra khỏi kho lưu trữ những tài liệu KHKT không cần thiết phải bảo quản Kết quả của công tác xác định giá trị tài liệu sẽ giúp cho các kho lưu trữ tài liệu KHKT bảo quản khối lượng tài liệu ít nhưng có giá trị tối ưu phục vụ thông tin khai thác tài liệu thu n lợi, hiệu quả Sai lầm của công tác xác định giá trị tài. .. hạn bảo quản cho các tài liệu đó Mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu KHKT là : bảo đảm thu thập đầy đủ vào các kho lưu trữ cơ quan, các TTLTQG những tài liệu có giá trị khoa học, lịch sử, thực tiễn Đồng thời phát hiện những tài liệu đã mất hết các giá trị không cần phải bảo quản 74 Những quan niệm cho rắng xác định giá trị tài liệu là để loại bỏ những tài liệu không có giá trị ra khỏi kho... vậy việc xác định giá trị tài liệu KHKT gặp nhiều khó khăn Muốn xác định chính xác giá trị của tài liệu KHKT cần nghiên cứu quán triệt các nguyên tắc và tiêu chuẩn xác định giá trị áp dụng chung cho tất cả các loại tài liệu KHKT, đồng thời nghiên cứu các tiêu chuẩn xác định giá trị của tài liệu từng ngành khoa học-kỹ thu t riêng biệt Sau đây lần lượt nghiên cứu các nguyên tắc và các tiêu chuẩn đó II... xác Bời vì quan niệm như vậy rất dễ dẫn đến sai lầm loại bỏ những tài liệu còn giá trị ra khỏi kho lưu trữ, hoặc hạ thấp giá trị của tài liệu KHKT Để xác định chính xác và thống nhất về giá trị của tài liệu KHKT cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ cần phải ban hành các quy định về xác định giá trị tài liệu; ban hành các bản thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ KHKT nói chung và hướng dẫn các ngành, các. .. động KHKT ban hành bản kê những tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thu t thu c diện giao nộp vào các kho lưu trữ Những tài liệu nghiệp vụ đó rất quan trọng để hướng dẫn các kho lưu trữ tiến hành xác định giá trị tài liệu ở nước ta hiện nay Cục Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan quản lý công tác lưu trữ khác chưa ban hành các tài liệu nghiệp vụ hướng dẫn công tác xác định giá trị tài liệu KHKT. Vì vậy việc xác định. .. nên tài liệu nghiên cứu về châm cứu ở Viện này cần được bảo quản đầy đủ và tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn sẽ nhiều hơn ở nơi khác 3 Tiêu chuẩn tài liệu trùng Tiêu chuẩn tài liệu trùng áp dụng trong khi xác định giá trị tài liệu KHKT thường có hai loại: Loại thứ nhất là tài liệu có nội dung bị bao hàm trong những tài liệu khác Khi xác định giá trị tài liệu nếu khẳng định chính xác là tài liệu . lập các kho lưu trữ bảo quản tài liệu nghiên cứu khoa học và các sách, báo, tạp chí khoa học. 49 4. Kho lưu trữ tài liệu địa chính Ngành địa chính quản lý về đất đai trên phạm vi toàn quốc cho. tăng DKZ được quân giới của Việt Nam chế tạo trong thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp (1 946 -19 54) . Tài liệu của các sản phẩm công nghiệp được thu thập vào các TTLTQG bao gồm các văn bản thuyết. chuyên môn riêng biệt ở trong kho lưu trữ kỹ thuật nhà máy. Hiện nay các Công ty liên doanh sản 48 xuất sản phẩm công nghiệp như Hon đa, TOYOTA, đều tổ chức kho lưu trữ tập trung. 3. Các kho lưu

Ngày đăng: 07/04/2015, 14:40

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan