Khoa: Thương mại quốc tế CHƯƠNG I TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG HONGKONG TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN TRƯỜNG GIANG 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Hòa cùng với xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa về hợp tác kinh tế đang nổi trội ,với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường ,với tính phụ thuộc lẫn nhau về kinh tế và thương mại giữa các quốc gia ngày càng sâu sắc .Việt Nam đã và đang không ngừng cố gắng đẩy mạnh sự nghiệp CNH HĐH đất nước đưa nền kinh tế hòa nhập vào nền kinh tế thế giới . Trong bối cảnh đó ,Xuất khẩu sẽ trở thành hoạt động chủ lực để phát triển ,nâng cao giá trị nền kinh tế ,có vai trò quyết định trong việc hội nhập kinh tế thế giới của Việt Nam .Để hoạt động này thực sự mang lại hiệu quả kinh tế cao cần phải có những chiến lược phát triển hợp lý mà một trong số đó là đẩy mạnh giao hàng xuất khẩu .Đây là một hoạt động phụ trợ có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của hoạt động xuất khẩu .Dịch vụ giao hàng xuất khẩu tạo điều kiện làm tăng tính cạnh tranh của hàng hóa nước ta trên thị trường thế giới đồng thời đẩy mạnh đáng kể tốc độ lưu chuyển của hàng hóa xuất khẩu . Ở lĩnh vực giao nhận ,giao hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển ,cũng là phương thức có nhiều ưu điểm như chuyên chở được khối lượng hàng hóa lớn ,cồng kềnh ,trên những tuyến đường xa ,cước phí thấp tạo điều kiện cho các nhà xuất khẩu hoạt động hiệu quả . Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu bằng đường biển là một quy trình phức tạp với nhiều khâu trong mối quan hệ với nhiều bên như: khách hàng ,hãng tàu ,cơ quan cấp giấy phép ,hải quan ,cảng vụ Nên các doanh nghiệp kinh doanh hoạt động giao nhận thường mắc nhiều lỗi như chậm tiến độ giao hàng ,sai sót trong chuẩn bị chứng từ và các tài liệu có liên quan ,hàng hóa bị hỏng hóc ,mất mát ,giao sai ,vướng mắc về thủ tục hải quan,chậm trễ trong toàn quy trình do thiếu khả năng quản lý nguồn lực .Những tác động này ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và hạn chế sự phát triển của ngành giao nhận vân tải ở Việt Nam trong bối cảnh cạnh tranh quốc tế gay gắt như hiện nay . Công ty TNHH giao nhận Trường Giang là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu ,cũng đang phải đối mặt với tình trạng khó khăn chung của ngành .Chính vì vậy ,việc phân tích ,nghiên cứu ,đánh giá thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty từ đó đề ra các giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động đó là một vấn đề thực tiễn Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế mang tính cấp thiết .Viếc tiếp cận quy trình giao hàng xuất khẩu của công ty nhưng ở góc độ quản trị sẽ giúp nhìn nhận được thực trạng một cách tổng quát ,khoa học ,từ đó có thể có cách đánh giá ,điều chỉnh những sai sót hiệu quả hơn và mang tính thống nhất trong cả quy trình .Nghiên cứu trên góc độ quản trị cũng giúp nâng cao năng lực quản lý của nhà quản trị ,giúp họ điều phối các nguồn lực cho quy trình hợp lý hơn . Từ thực tế trên, qua quá trình thực tập tại công ty và dựa trên những kiến thức đã được trang bị ở trường ,tác giả xin chọn đề tài :” Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG tại công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )” giai đoạn 2007-2009 làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp của mình . 1.2. Đối tượng nghiên cứu của đề tài Đề tài nghiên cứu về hoạt động “Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội )”. 1.3. Cácmục tiêu nghiên cứu Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận cơ bản về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển . Tìm hiểu thực trạng giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty , đặc biệt là giao hàng xuất khẩu sang thị trường HongKong giai đoạn 2007-2009 Đưa ra những kết luận về những thành tựu đã đạt được , những vấn đề còn tồn tại ,nguyên nhân , trình bày quan điểm giải quyết vấn đề .Từ đó trình bày quan điểm giải quyết vấn đề của đề tài nghiên cứu và đề xuất các kiến nghị những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường Hongkong một cách hệ thống và khả thi . 1.4. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu lý luận: giới hạn trong khái quát chung về quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển. Phạm vi nghiên cứu thực tế : + Không gian: Công ty TNHH giao nhậnTrường Giang (chi nhánh Hà Nội) + Thời gian : 2007- 2009 1.5. Một số khái niệm và phân đinh nội dung của vấn đề nghiên cứu 1.5.1Khái quát về giao hàng xuất khẩu và các phương thức giao hàng xuất khẩu 1.5.1.1 Khái quát về giao hàng xuất khẩu a/ Khái niệm Giao hàng xuất khẩu là một hoạt động thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận sẽ thay mặt người xuất khẩu đứng ra thực hiện các nghiệp vụ nhận hàng Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế ,gom hàng , lưu kho , tổ chức giao hàng cho đơn vị vận tải ,làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan nhằm đảm bảo hàng hóa được giao cho người vận tải chuyển đến địa điểm quy định cụ thể theo thỏa thuận với chủ hàng gửi để hưởng thù lao . b/Các bên tham gia vào hoạt động giao hàng xuất khẩu + Người xuất khẩu Là người kí hợp đồng ủy thác với người giao nhận ,Chủ hàng sẽ yêu cầu người giao nhận thay mặt mình thực hiện các nghiệp vụ cần thiết để giao hàng cho người nhận hay người chuyên chở đúng về số lượng ,chất lượng hàng hóa thời gian ,địa điểm và phải trả một khoản chi phí dịch vụ nhất định như trong hợp đồng quy định hay theo thỏa thuận của hai bên . +Người giao nhận Là người sẽ thay mặt chủ hàng xuất khẩu thực hiện các dịch vụ và nhận thù lao : -Nhận hàng , thiết lập và cung cấp những chứng từ cần thiết như giấychứng nhận hàng của người giao nhận . -Lưu kho , đóng gói hàng ( theo yêu cầu của khách hàng ) có tính đến tuyến đường , phương thức vận tải ,bản chất của hàng hóa và những qui chế áp dụng (nếu có)ở nước xuất khẩu ,nước quá cảnh và nước nhập khẩu . -Vận tải hàng hóa đến cảng , khai báo hải quan , giao hàng cho người chuyên chở . -Nhận vận đơn đã kí của người chuyên chở giao cho người gửi hàng -Chuyển tải trên đường (nếu cần) -Giám sát việc vận tải hàng hóa trên đường tới người nhận hàng .giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở về tổn thất hàng (nếu có ). + Ga ,Cảng Kí hợp đồng xếp dỡ ,bảo quản ,lưu kho hàng hóa với người giao nhận .Giao hàng cho phương tiện vận tải nếu xuất khẩu bằng Container ,hay hàng hóa được lưu tại kho của cảng. + Người chuyên chở Trong một số trường hợp người giao nhận là người chuyên chở ,nhưng phần lớn người vận tải thường hoạt động độc lập ,tham gia vào hoạt động giao hàng xuất khẩu dưới hình thức cho thuê phương tiện chuyên chở . + Chính phủ và các cơ quan chức năng Các bộ chủ quản , hải quan , tổ chức kiểm nghiệm ,giám định , c/ Cơ sở pháp lý Ở Việt Nam ,hoạt động giao hàng xuất khẩu chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật có liên quan như: +Luật Thương mai Việt Nam ( 2005) +Bộ luật hàng hải ( 2005) +Luật hải quan (2005) Các quy phạm pháp luật quốc điều chỉnh hoạt động giao hàng xuất khẩu như các công ước quốc tế về vận đơn và vận tải như: Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế +Công ước quốc tế Brussel hay quy tắc Hague ký ngày 25/8/1924 ,sửa đổi bổ sung ngày 23/2/1968 gọi là Hague –Visby. +Quy tắc Hamburg (ký 31/3/1978) +Công ước liên hợp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng vận tải đa phương tiện được thông qua tại Geneva ngày 24/5/1980. +Điều kiện cơ sở giao hàng Incoterms 2000 ,điều kiện kinh doanh chuẩn của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA về dịch vụ giao nhận hàng hóa ,quy tắc chứng từ vận tải đa phương tiện do ủy ban liên hợp quốc về thương mại và phát triển (UNCTAD)và phòng thương mại quốc tế (ICC) phát hành 1.5.1.2 Các phương thức giao hàng xuất khẩu a/Giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không -Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm thư chỉ dẫn gửi hàng để người giao nhận giao cho hãng vận chuyển và lập vận đơn . - Người giao nhận cấp FCR cho người xuất khẩu - Người giao nhận sẽ cấp CWR cho người xuất khẩu nếu hàng được lưu taị kho trước khi gửi cho hãng hàng không . - Trên cơ sở ủy thác của người xuất khẩu ,người giao nhận tiến hành tập hợp các chứng từ sau đây thành 3 bộ chứng từ gốc ,một bộ để chuẩn bị giao hàng cho hãng hàng không gồm: +Vận đơn hàng không AWB +Hóa đơn thương mại +Giấy phép xuất nhập khẩu +Bản kê chi tiết hàng hóa +Giấy chứng nhận xuất xứ +Tờ khai hải quan Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không ,sân bay và thanh toán các chi phí ,người giao nhận sẽ gửi bộ chứng từ gốc thứ 2 kèm theo hàng hóa .Bộ chứng từ thứ 3 và thông báo chi phí dịch vụ được giao cho người xuất khẩu . b/ Giao hàng xuất khẩu bằng đường sắt - Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận tổ chức giao hàng lên tàu .Đối với gửi hàng lẻ ,có số lượng và khối lượng không đủ để xếp nguyên toa , đường sắt sẽ chịu trách nhiệm nhận hàng ,cân đo và xếp dỡ hàng ,niêm phong toa xe .Đối với hàng nguyên toa , người giao nhận sẽ tự tiến hành bốc dỡ ,gia cố hàng vào toa và niêm phong toa . - Người giao nhận có trách nhiệm lập vận đơn đường sắt RB và giao lại một bản sao RB cho người xuất khẩu .Mỗi toa hàng có một RB riêng . - Người giao nhận tiến hành lập bộ chứng từ kèm hàng gồm : +Bản gốc của RB +Giấy theo hàng được gửi kèm hàng hóa và được đường sắt lưu lại +Hóa đơn thương mại +Bản kê chi tiết hàng hóa +Tờ khai hải quan c/ Phương thức giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế - Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận ,người giao nhận sau đó tiến hành giao hàng cho cảng hay giao hàng trực tiếp cho tàu -Giao hàng cho cảng : +Giao danh mục hàng hóa xuất khẩu và đăng kí với phòng điều độ để bố trí phương án xếp dỡ .Liên hệ với phòng thương vụ để kí kết hợp đồng lưu kho , bốc xếp hàng hóa với cảng . +Lấy lệnh nhập kho và báo vơi hải quan và kho hàng, giao hàng vào kho. - Giao hàng cho tàu +Người giao nhận làm thủ tục thông quan hàng hóa ,báo cho cảng ngày giờ tàu đến ,chấp nhận thông báo sẵn sàng.Trên cơ sở danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu lập sơ đồ xếp hàng . +Cùng cảng tổ chức vận chuyển hàng ra cảng , lấy lệnh xếp hàng ,ấn định số máng xếp hàng . Công nhân cảng sẽ tiến hành bốc hàng lên tàu dưới sự giám sát của đại diện hải quan , người giao nhận ,nhân viên kiểm đếm của cảng và của tàu. -Sau khi giao nhận lấy biên lai thuyền phó , bản tổng kết xếp hàng lên tàu đổi lấy B/L. -Bộ chứng từ gồm : +Vận đơn đường biển +Hóa đơn thương mại +Bản kê chi tiết hàng hóa +Sơ đồ xếp hàng +Giấy chứng nhận xuất xứ +Tờ khai hải quan d/Giao hàng xuất khẩu bằng container + Gửi hàng nguyên container( FCL/FCL) Người giao nhận sẽ thuê vỏ container rỗng , đóng hàng vào container theo đúng yêu cầu kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình chuyên chở.Mời hải quan làm thủ tục kiểm hóa ,niêm phong kẹp chì từng container . Vận chuyển container đã đóng hàng từ kho của mình tới CY để giao cho người chuyên chở ,lấy biên lai nhận container của tàu để đổi lấy vận đơn . + Gửi hàng lẻ bằng container ( LCL/LCL) Áp dụng khi người gửi có khối lượng hàng hóa nhỏ , không đủ xếp đầy một container.Người giao nhận sẽ tập hợp những lô hàng nhỏ lẻ của nhiều chủ hàng thành lô hàng hỗn hợp ,đóng vào container và giao cho người chuyên chở tại CFS .Người giao nhận sẽ ký phát vận đơn gom hàng (HB/L đối với đường biển, HAWB đối với hàng không )cho người gửi hàng lẻ .Người chuyên chở sau khi nhận hàng cấp vận đơn chủ ( MB/L đối với đường biển , MAWB đối với hàng không ) cho người giao nhận . + Gửi hàng bằng container kết hợp ( FCL/LCL- LCL/FCL) Là phương pháp kết hợp giữa hai phương pháp trên .FCL /LCL là một chủ hàng đóng hàng gửi cho nhiều người nhận vào chung một container , LCL/FCL nghĩa là nhiều chủ hàng gửi chung hàng hóa trong một container tới một người nhận . Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế 5.1.2 Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển 1.5.2.1 Tổ chức giao hàng a/ Đối với giao hàng xuất khẩu phải lưu kho ,lưu bãi Việc giao hàng gồm 2 bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu. *Giao hàng cho cảng - Giao Danh mục hàng hóa XK ( Cargo List) và đăng ký với Phòng điều độ để bố trí kho bãi và lên phương án xếp dỡ. - Chủ hàng liên hệ với Phòng thương vụ để ký kết hợp đồng lưu kho, bốc xếp hàng hóa với cảng. - Lấy lệnh nhập kho và báo với hải quan và kho hàng. - Giao hàng vào kho, bãi của cảng. *Cảng giao hàng XK cho tàu: - Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu: + Kiểm nghiệm, kiểm dịch (nếu cần), làm thủ tục hải quan. + Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tàu đến (ETA), chấp nhận Thông báo sẵn sàng. + Giao cho cảng Danh mục hàng hóa XK để cảng bố trí phương tiện xếp dỡ. Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hóa sẽ lên Sơ đồ xếp hàng ( Cargo plan). + Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng. - Tổ chức xếp và giao hàng cho tàu. + Trước khi xếp phải vận chuyển hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhận về người áp tải (nếu cần). + Tiến hành giao hàng cho tàu. Việc xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ được giao cho tàu dưới sự giám sát của đại diện của hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Final Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet. + Khi giao nhận một lô hoặc toàn tàu, cảng phải lấy Biên lai thuyền phó (Mate's Receipt) để lập vận đơn.Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào số lượng hàng đã xếp ghi trong Tally Sheet, cảng sẽ lập Bản tổng kết xếp hàng lên tàu (General Loading Report) và cũng ký xác nhận với tàu. Đây cũng là cơ sở để lập B/L. - Lập bộ chứng từ thanh toán. Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng.Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L. hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu cần). - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ(nếu có). Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế b/Đối với hàng xuất khẩu không phải lưu kho ,lưu bãi Đây là cách hàng hóa XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các kho riêng của mình hoặc từ phương tiện vận tải của mình để giao trực tiếp cho tàu nhưng vẫn có sự tham gia của bên thứ 3 là cảng ,các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng. -Chuẩn bị trước khi giao hàng cho tàu +Người giao nhận đưa hàng tới cảng . +Đăng ký với cảng về máng ,địa điểm ,cầu tàu xếp dỡ . +Làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu ,xin giấy chứng nhận vệ sinh , kiểm dịch . +Giao danh mục hàng hóa XK ,thuyền phó phị trách hàng hóa sẽ lên sơ đồ xếp hàng. -Tổ chức vận chuyển ,xếp hàng lên tàu +Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng . +Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân cảng làm ,nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra ,trong đó phải xếp hàng lên tàu hoặc ghi vào phiếu kiểm kiện ( Tally sheet) . +Tàu sẽ lập biên lai thuyền phó ghi số lượng ,tình trạng hàng hóa xếp lên tàu ( là cơ sở cấp vận đơn ) ,Biên lai phải sạch . - Lập bộ chứng từ thanh toán. Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, cán bộ giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết để tập hợp thành bộ chứng từ thanh toán, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng.Bộ chứng từ thanh toán theo L/C thường gồm: B/L. hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, Giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận trọng lượng, số lượng - Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần. - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho. - Tính toán thưởng phạt xếp dỡ( nếu có). c/Đối với hàng hóa xuất khẩu bằng container * N ế u g ử i hàng nguyên( FCL/FCL) - Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào Booking Note và đưa cho đại diện hãng tàu hoặc đại lý tàu biển để xin ký cùng với Danh mục hàng XK. - Sau khi ký Booking Note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn và giao Packing List và Seal. - Chủ hàng lấy container rỗng về địa điểm đóng hàng của mình. - Chủ hàng mời đại diện hải quan,kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám định( nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container.Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng điều chỉnh lạiPacking List va Cargo List(nếu cần) Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế - Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định hoặc hải quan cảng, trước khi hết thời gian quy định ( closing time) của từng chuyến tàu ( thường la 8 tiếng trước khi bắt đầu xếp hang) và lấy Mate's Receipt. - Sau khi hàng đã được xếp lên tàu thì mang Mate's Receipt để đổi lấy vận đơn. * N ế u g ử i hàng l ẻ (LCL/LCL) - Chủ hàng hoặc người được ủy thác(ngừoi giao nhận) gửi Booking Note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng xuất khẩu. Sau khi Booking Note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. -Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD. - Các chủ hàng mời đại diện hải quan để kiểm tra, kiểm hóa và giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng. Sau khi hải quan niêm phong, kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn. - Người chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến. - Tập hợp bộ chứng từ để thanh toán. 5.1.2.2Điều hành và giám sát việc giao hàng a/Nội dung giám sát -Là việc kiểm tra giám sát tình hình thực hiện giao hàng của công ty để đảm bảo tránh sự chậm trễ hoặc sai sót trong toàn quy trình giao hàng.Kiểm tra , giám sát ở các nội dung : + Khối lượng hàng hóa : chủng loại ,số lượng của từng chủng loại . + Chất lượng hàng hóa: Sự tuân thủ về chất lượng ,đắc điểm ,nơi cung cấp bao bì. +Chỉ định tàu cảng : Đặc điểm của tàu ,thời gian đến cảng ,bốc hàng,đặc điểm của tuyến vận chuyển . +Lịch giao hàng: lịch trình giao hàng ,số lần giao , thông báo giao hàng ,thời điểm dự tính tàu đến nơi . +Các chứng từ cần thiết để xuất trình hải quan và các thủ tục khác . + Cước phí : thông tin và dữ liệu cần thiết để đàm phán cước phí . +Thanh toán tiền cước : tiến độ thanh toán ,hạn cuối cùng của từng lần thanh toán , chứng từ cho mỗi lần thanh toán . - Các phương pháp giám sát quy trình : + Hồ sơ theo dõi +Phiếu giám sát b/ Nội dung điều hành -Là việc đề ra và thực hiện những quy định của những vấn đề không tính trước phát sinh trong quá trình tổ chức thực hiện giao hàng .Điều hành quá trình giao hàng phải tập trung giải quyết các vấn đề sau: + Chất lượng : giải quyết sự thay đổi chất lượng hàng hóa so với quy định trong hợp đồng giao hàng . +Tùy chọn số lượng : Đề cập đến việc giải quyết việc tăng giảm số lượng hàng hóa quy định trong hợp đồng và mức giá cước áp dụng đối với số lượng tăng giảm đó . Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế +Lịch giao hàng :Phải đổi lịch giao hàng do nảy sinh vấn đề không mong muốn trong việc thuê phương tiện vận tải , hải quan ,thanh toán +Hợp đồng vận tải : Khi ký hợp đồng vận tải phải lưu ý những vấn đề phát sinh trong khi bốc hàng lên phương tiện vận tải,lên tàu và dỡ hàng ra khỏi tàu . +Hợp đồng bảo hiểm ( nếu có) Thông báo,thực hiện các thủ tục khiếu nại công ty bảo hiểm khi hàng hóa bị tổn thất. +Khiếu nại và tranh chấp: Vì với vai trò là bên thứ ba giữa người bán và người mua nên công ty có nghĩa vụ tham gia khi khách hàng cần trong việc giải quyết tranh chấp .Khi đó công ty cần thu thập thông tin dữ liệu cần thiết cho khách hàng ,cùng khách hàng giải quyết . 1.5.3 Kết cấu chuyên đề Chương I: Tổng quan nghiên cứu đề tài “ Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội ). Chương II:Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội ). Chương III:Các kết luận và đề xuất tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội ). Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG HONGKONG TẠI CÔNG TY TRƯỜNG GIANG GIAI ĐOẠN 2007-2009 2.1 Phương pháp nghiên cứu 2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 2.1.1.1Dữ liệu sơ cấp Thông qua phiếu điều tra Thông qua phiếu điều tra theo kiểu câu hoỉi đóng với những câu trả lời đã được giới hạn để có thể dễ dàng tổng hợp và phân tích một cách chính xác .Các câu hỏi nhằm thu thập thông tin về cơ chế hoạt động của công ty , tình hình biến động của các yếu tố moi trường và ảnh hưởng của nó tới hoạt động quản trị quy trình giao hàng trong giai đoạn 2007-2009. Số phiếu điểu tra được phát ra và thu về là 5 .,những người được điều tra bao gồm : -Nguyễn Diệu Hương –đại diện hàng xuất -Nguyễn thị Hoàn – Nhân viên hàng xuất -Trần Thị Loan –Nhân viên hàng xuất - Dương Tuấn Anh – Nhân viên marketing - Bùi thị Thùy – Nhân viên hàng xuất Thông qua phỏng vấn chuyên gia : Là phương pháp đưa ra những câu hỏi được chuẩn bị trước trong khi tiếp xúc đối thoại trực tiếp với nhà quản trị ,nhân viên phòng xuất nhằm thu thập thông tin và ý kiến đánh giá của họ về tình hình quản lý quy trình giao hàng ,tình hình hoạt động của công ty trong quá trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty sang thị trường HONGKONG ,những ưu điểm , hạn chế , những yếu tố ảnh hưởng ( thị trường Hongkong, nội bộ công ty , ), nhận xét của từng cá nhân và hướng điều chỉnh ,nâng cao hiệu quả quản trị 2.1.1.2 Dữ liệu thứ cấp: Thu thập các dữ liệu thứ cấp từ các nguồn nội bộ của công ty :kết quả hoạt động kinh doanh ,báo cáo tài chính ,báo cáo nghiệp vụ ,báo cáo hoạt động giao nhận, phương hướng hoạt động giai đoạn tới . Ngoài ra còn sử dụng thêm thông tin thu thập từ các nguồn khác : sách báo ,tạp chí chuyên ngành về giao nhận ,vận tải , Internet, 2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Thống kê kết quả thu thập được => Phân tích => Tổng hợp những phân tích và ý kiến đánh giá từ đó rút ra kết luận tình hình vấn đề nghiên cứu . 2.2. Đánh giá những nhân tố môi trường ảnh hưởng tới quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang HongKong tại công ty Trường Giang giai đoạn 2007-2009. Lê Thị Thu [...]... DT giao hàng XK/Tổng DT 48.47 Doanh thu giao Giá trị 350 hàng XK đường Mức tăng tuyệt đối biển DT giao hàng XK đường biển / DT giao hàng XK( %) 68.18 Lợi nhuận giao Giá trị 165 hàng XK đường Mức tăng tuyệt đối biển LN/DT giao hàng XK đường biển (% ) 22 43028 658 51.79 727 380 69 70.95 201 69.78 196 36 -5 19 17.4 ( Nguồn ban kế toán công ty Trường Giang) Theo bảng trên doanh thu từ giao hàng xuất khẩu. .. tuyến đường vận chuyển Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển cũng có nghĩa là quản trị nhân sự thực hiện quy trình đó , đặc biệt là trong khâu tổ chức giao hàng 2.2.2.3 Năng lực , cơ chế quản lý Nhà quản trị chính là người trực tiếp lập kế hoạch ,chỉ đạo thực hiện và giám sát hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển nên năng lực quản lý là yếu tố tiên quy t quy t... đường biển là phương thức giao hàng chính của công ty Bảng 3: Giá trị giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang các thị trường chính của công ty Trị giá Thị trường Đơn vị tính 2007 2008 2009 HONGKONG USD 2800 3200 3800 ANH USD 1500 1700 1900 ITALYA USD 1100 1300 1400 ( Nguồn ban kế toán công ty Trường Giang) Thị trường Hongkong có thể nói là thị trường đem lại nguồn lợi nhuận chính cho công ty trong... lợi thế cạnh tranh này của công ty 2.3.1.2 Cơ cấu giao hàng xuất khẩu bằng đường biển Bảng 4 : Cơ cấu giao hàng XK bằng đường biển ĐVT : Tấn Năm 2007 2008 2009 2322 2055 1500 2923 2492 1898 2798 2525 1984 Chỉ tiêu Tổng lượng hàng giao xuất khẩu Lượng hàng giao xuất khẩu đường biển Giao hàng xuất khẩu Khối lượng bằng container Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế Tỷ trọng (% ) 81.83 82.98 84.65 Khối lượng... hiện đại hóa quy trình giao hàng xuất khẩu cần phải được thực hiện từng bước ,hợp lý và chắc chắn 3.3 Các kiến nghị nhằm tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Trường Giang 3.3.1 Những giải pháp từ phía công ty 3.3.1.1 Những giải pháp quản trị a/Hoàn thiện khâu điều hành giám sát giao hàng Đây là khâu chưa được thực hiện tốt tại công ty Trường Giang trong... hóa cho khách hàng Lê Thị Thu Khoa: Thương mại quốc tế CHƯƠNG III : CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN SANG THỊ TRƯỜNG HONGKONG TẠI CÔNG TY TRƯỜNG GIANG 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu 3.1.1 Những thành công và kết quả đã đạt được Măc dù mới chỉ thành lập được 4 năm nhưng hiện nay công ty Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội) đã tạo dựng... vụ giao nhận đường biển có đóng góp đáng kể với khoảng 82% daonh thu từ dịch vụ giao nhận Khối lượng hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển luôn chi m tỷ trọng hơn 82% tổng khối lượng hàng giao xuất khẩu Con số này cũng tương ứng với doanh thu đồng thời thị trường HONGKONG luôn là thị truờng đứng đầu về doanh thu bằng đường biển với tỷ lệ là chi m 65% doanh thu các thị trường xuất khẩu bằng đường biển. .. chi phí cũng như tăng khả năng cạnh tranh cho công ty b/Khâu giám sát điều hành +Trước tiên phải kể đến hạn chế đáng kể của quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức giao hàng và điều hành giám sát giao hàng Những phần mềm quản lý và điều hành hành giao nhận hàng hóa là những công cụ hoạch định và giám sát mang tính khoa... toàn quy trình ,người giao nhận phải hoàn thiện bộ chứng từ hoàn hảo ,không có sai sót thì hàng hóa mới có thể thông quan được 2.3 Kết quả tổng hợp phiếu điều tra, phỏng vấn và phân tích dữ liệu về thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( Hà Nội) 2.3.1 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 2.3.1.1... đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm ,trình độ cao hoạt động kinh doanh của công ty vẫn giữ được mức tỷ suất lời nhuận khá ổn định xấp xỉ 20 % 2.2.2 Đánh giá ảnh hưởng của những yếu tố thuộc môi trường bên trong doanh nghệp đến quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang HongKong tại công ty TNHH giao nhận Trường Giang (chi nhánh Hà Nội) 2.2.2.1 Nguồn vốn Một trong những nhân tố . thực trạng quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội ). Chương III:Các kết luận và đề xuất tăng. xuất tăng cường hiệu quả quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội ). Lê Thị Thu Khoa: Thương. Tổng quan nghiên cứu đề tài “ Quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển sang thị trường HONGKONG của công ty TNHH giao nhận Trường Giang ( chi nhánh Hà Nội ). Chương II:Phương pháp nghiên