SÁNG KIẾN - Tên sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin việc Quản lý văn hành - Tên cá nhân thực hiện: Tăng Kim Trang - Thời gian triển khai thực hiện: Từ năm 2012 đến ngày: /5/2013 Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến Ứng dụng công nghệ thông tin (viết tắt CNTT) quản lý văn hành nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng hành điện tử, giúp cho việc xử lý thơng tin nhanh chóng, xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, cá nhân Đây việc làm quan trọng, cần thiết công việc thiếu quan hành nhà nước Ứng dụng CNTT vào việc truyền, nhận thông tin, quản lý, lưu trữ nhằm bước đại hóa cơng tác nghiệp vụ văn thư Phạm vi triển khai thực Tất cán bộ, công chức làm công tác văn thư đơn vị trường học huyện Đầm Dơi Mô tả sáng kiến Ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành quan nhà nước gồm việc sử dụng thành thạo kỹ sau: a) Kỹ sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word (soạn thảo văn bản) Có hình ảnh kèm theo (hình đến hình 5) b) Kỹ sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Excel (tạo bảng biểu) Ngày đa số người sử dụng để gồm tạo bảng, định dạng, tính tốn (Sum, Averger, If, Count…), xếp (Sort), rút trích danh sách theo yêu cầu (Advan Fliter…) Ngày khoa học công nghệ tiên tiến hơn, phần mềm ứng dụng xuất (quản lý trường học (EMIS), quản lý điểm cho học sinh trường phổ thông, xếp biên chế, thời khoá biểu…) sử dụng phần mềm Excel Bởi Excel có nhiều tiện ích như: tạo bảng biểu Sheet ta chép (copy) sang nhiều Sheet khác để điều chỉnh cần thiết coppy cơng thức để tính tốn cách dễ dàng * Hiện Phòng GD&ĐT huyện Đầm Dơi sử dụng phần mềm Open Office.orgWriter để gởi đến ban ngành huyện cấp Do tình hình thực tế đơn vị đòi hỏi ban hành nhiều văn gởi đến trường học mà đa số trường chưa sử dụng phần mềm Open Office.orgWriter nên áp dụng 02 phần mềm c) Kỹ sử dụng phím tắt bàn phím (Keyboard): đảm bảo đúng, xác mang lại hiệu nhanh chóng (nếu Mouse bị hỏng hay sử dụng Laptop) Có phụ lục kèm theo d) Kỹ quản lý, lưu trữ * Quản lý văn Việc quản lý văn giấy sử dụng phần mềm ứng dụng cách, quy trình điều thật cần thiết Việc lưu trữ thông tin văn cách khoa học đến lúc ta tìm kiếm chúng cách dễ dàng, nhanh chóng, xác Sau cách để quản lý văn đi, đến cụ thể sau: Quản lý văn đến Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật ) đơn thư gởi đến quan gọi chung văn đến Các văn đến quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến - Đóng dấu đến, ghi số ngày đến - Xem phụ lục kèm theo - Đăng ký văn đến: sổ sở liệu máy tính + Đăng ký văn đến sổ (kể văn mật) - Xem phụ lục kèm theo + Đăng ký văn đến máy vi tính: Việc đăng ký văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình quản lý văn cuả quan cung cấp chương trình - Trình chuyển giao văn đến: Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn đến cho phận, cá nhân giải cần phải nhanh chóng, đối tượng chặt chẽ - Giải theo dõi văn đến: Khi nhận văn đến phận, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời Cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp văn đến gồm: tổng số văn đến, văn giải để báo cáo cho người có trách nhiệm Quản lý văn Tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành quan phát hành gọi chung văn Các văn phát hành đăng ký làm thủ tục gởi đi: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày: SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang Về kỹ thuật trình bày văn bản, thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành áp dụng văn soạn thảo máy vi tính in giấy (Nếu phát có sai sót phải kịp thời báo cáo cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết) - Ghi số ngày, tháng văn bản: Ngày, tháng ghi văn ngày, tháng văn đăng ký Đối với ngày 10 tháng 01, 02 phải thêm trước - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn chính; Đóng dấu giáp lai văn tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo; Đóng dấu mức độ khẩn, mật: Đóng dấu “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” ; “Tuyệt mật”, “Tối mật”, “Tài liệu thu hồi” văn - Đăng ký văn đi: Đăng ký văn sổ sở liệu máy tính + Đăng ký văn sổ: (Có phụ lục kèm theo) + Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn - Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát + Phát hành văn gồm bước: lựa chọn bì, viết bì, vào bì dán bì (nếu gởi quan khác) + Chuyển phát văn đi: trực tiếp cho đơn vị, cá nhân + Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Đối với văn chuyển theo đường bưu điện cá nhân gởi văn ghi để kiểm tra, xác minh cần thiết khơng có người nhận hay thay đổi địa , trường hợp bị thất lạc phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Hiện Phòng GD&ĐT huyện áp dụng thực phần mềm xử lý hồ sơ công việc liên thông (VIC) vào xử lý công việc hành chính, đồng thời thực quy trình xử lý thủ tục hành lĩnh vực ngành theo tiêu chuẩn ISO * Lưu trữ: Văn đi: Mỗi văn lưu 02 bản, 01 người trực tiếp quản lý 01 văn thư lưu Bản lưu văn Văn thư theo thứ tự đăng ký Những văn đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn xếp riêng theo thứ tự văn Văn đến: Đối với việc lưu văn máy theo hướng dẫn phần mềm ứng dụng mà ta thực SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang Đến thời điểm việc quản lý, lưu trữ thực theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng năm 2012 gồm: thu thập tài liệu; bảo quản thống kê tài liệu lưu trữ, huỷ tài liệu hết giá trị; sử dụng tài liệu lưu trữ; quản lý lưu trữ; e) Việc khắc phục lỗi, truy cập internet, cài đặt, sử dụng số phần mềm ứng dụng khác: Ngoài phần mềm trên, người cán làm công tác văn thư phải biết cài đặt số phần mềm đơn giản khác như: Font chữ, Printer,… đặc biệt phải biết chia sẻ thông tin (Sharing ), truy cập Internet để truyền, nhận thông tin tạo, mở mail thông dụng; biết khắc phục lỗi thường gặp sử dụng Word, Excel, mail đồng thời cài đặt diệt Virus cho máy quản lý Kết quả, hiệu mang lại - Ứng dụng CNTT việc quản lý văn hành nhằm nắm bắt thơng tin đúng, đủ nhanh chóng, kịp thời, xác, tiết kiệm thời gian, kinh phí lại, giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, đạt hiệu công việc, đảm bảo với quy định hành chánh nhà nước - Nâng cao lực quản lý cán làm công tác văn thư như: khai thác, sử dụng để trao đổi thông tin, điều hành công việc khoảng cách xa qua hình thức truyền thông (thư điện tử, điện thoại, fax ) đồng thời, dễ tìm kiếm, đảm bảo cập nhật, lưu trữ, bảo quản liệu lâu dài; đóng góp trực tiếp vào cơng tác cải cách hành nhà nước Từ ngày 01/01/2011, Phòng GD&ĐT huyện Đầm Dơi thành lập trang Website (địa http://www.pgddamdoi.edu.vn/) phục vụ quản lý, đạo, điều hành ngành giáo dục huyện, đến có 450.000 lượt người truy cập Việc ứng dụng CNTT đơn vị ngành giáo dục từ năm học 2010-2011 đến có nhiều chuyển biến; số CBQL, GV, NV có trình độ tin học đáp ứng yêu cầu, sử dụng internet đạt hiệu tốt (có phụ lục kèm theo) Đánh giá phạm vi ảnh hưởng sáng kiến Sau triển khai áp dụng sáng kiến: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin việc Quản lý văn hành đạt kết cao - Về phía huyện cơng nhận có hướng triển khai rộng rãi tồn ngành - Về phía cán làm công tác văn thư trường học đồng tình thấy có nhiều thuận lợi như: việc truyền nhận thông tin; tổng hợp, báo cáo đơn vị phụ trách khơng chậm trễ, nhanh, kịp thời, xác; giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ, đạt hiệu công việc Riêng thân vui thấy góp phần nhỏ bé vào việc ứng dụng CNTT việc quản lý văn hành nói chung, cho ngành giáo dục huyện nhà nói riêng đạt hiệu cao, đồng thời thực chủ trương Bộ Giáo dục - Đào tạo cấp đề SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang Kiến nghị, đề xuất Các cấp quản lý mở lớp tập huấn công tác văn thư sở đầu tư, trang bị máy tính có chất lượng, cấu hình cao để kết nối internet đảm bảo chức cập nhật lưu trữ liệu lâu dài./ Ý kiến xác nhận Thủ trưởng đơn vị Ngày 10 tháng năm 2013 Người báo cáo Tăng Kim Trang CÁC HÌNH ẢNH KÈM THEO Sử dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word: Hình 1: Định dạng đoạn (Paraghaph) SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang Hình 2: Định dạng trang, khổ giấy (Page Setup) Hình 3: Định dạng phơng chữ (Font), cỡ chữ (Size) Hình 4.1: Đánh số trang (Insert Page Numbers) SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang Hình 4.2: Tiêu đề đầu trang, cuối trang (Header and Footer) Hình 5: Định dạng trang in in (Print) Phụ lục SỬ DỤNG PHÍM TẮT Phím tắt Diễn giải Áp dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word Excel Word Excel Alt + F4 Đóng cửa sổ hành tương đương với lệnh Close Exit x Alt + F kích hoạt Menu File x Alt + E kích hoạt Menu Edit x Alt + V kích hoạt Menu View x Alt + I kích hoạt Menu Insert x Alt + O kích hoạt Menu Format x Alt + T kích hoạt Menu Tools x Alt + W kích hoạt Menu Window x Alt + H kích hoạt Menu Help x Ctrl + N tạo tập tin bảng tính x Ctrl + O mở tập tin bảng tính có sẵn x Ctrl + S lưu tập tin bảng tính thời vào đĩa x SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang Ctrl + P in tập tin bảng tính thời x Ctrl + B (Bold) chọn chữ đậm x Ctrl + I (Italic) chọn chữ nghiêng x gạch vùng lựa chọn x Ctrl + Z phục hồi thao tác trước x Ctrl + X cắt (vùng lựa chọn) nội dung văn bản, hình ảnh… x Ctrl + C chép (vùng lựa chọn) nội dung văn bản, hình ảnh… x Ctrl + V dán nội dung văn bản, hình ảnh… x Delete xố nội dung văn bản, hình ảnh… x Ctrl + A chọn toàn nội dung tập tin bảng tính x Ctrl + F để tìm kiếm văn bảng tính hành x Ctrl + H thay văn bảng tính hành x Phím tắt Diễn giải Ctrl + U (Underline) Áp dụng phần mềm ứng dụng Microsoft Office Word Ctrl + Shift + định dạng số x định dạng chuyển đổi từ chữ thường sang chữ hoa ký tự đầu từ chữ thường sang chữ hoa… x Ctrl + ] / [ tăng/giảm kích cỡ Font chữ x Ctrl + L canh trái văn chọn x Ctrl + R canh phải văn chọn x Ctrl + E canh văn chọn x Ctrl + J canh văn chọn x Alt + A kích hoạt Menu Table x chọn bảng biểu x Ctrl + M lùi đoạn văn khoảng cách x Ctrl + D kích hoạt nhanh định dạng phơng Word Excel x Shift + F3 Ctrl + định dạng số Excel x + = + = Ctrl + (Number 5) SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang chữ Alt + D kích hoạt Menu Data x xem sửa nội dung ô (cells) hành x Ctrl + D lặp lại nội dung trước (cells) x Ctrl + kích hoạt nhanh menu định dạng phơng x Ctrl + ẩn dòng (Hide Row) x Ctrl + ẩn cột (Hide Column) x Ctrl + Shift + tạo khung (Add Border) x Ctrl + Shift + - gỡ bỏ khung (Remove Border) x Ctrl + + kích hoạt menu Insert Cell (chèn ơ) x Ctrl + - kích hoạt menu Delete Cell (xố ơ) x kích hoạt Menu chèn liên kết văn hành x kiểm tra tả x F2 Ctrl + K F7 Phụ lục DẤU ĐẾN Dấu đến phải đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, kí hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Dấu "Đến" khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm Mẫu dấu "Đến" cách ghi thông tin dấu "Đến" sau: MẪU TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ĐẾN Ngày: Chuyển: Số đến số thứ tự đăng ký văn đến, số đến đánh liên tục, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang Ngày đến ngày, tháng, năm nhận văn (đối với ngày 10 tháng 01,02 phải thêm số trước) Giờ đến: văn có đóng dấu "Khẩn" "Hỏa tốc" phải ghi giờ, phút nhận Chuyển: ghi tên đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải Phụ lục ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Mẫu sổ việc đăng ký văn đến (kể văn mật) thực sau: Mẫu: SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang 10 - Bìa trang đầu trình bày mẫu - Sổ đăng ký văn đến in sẵn, kích thước 210 mm x 297mm gồm cột cách ghi sau: Ví dụ: Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu "Đến" Cột 2: Ghi số ghi dấu "Đến" Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gởi (đối với đơn, thư) Cột 4: Ghi số, ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng văn đến (đối với ngày 10 tháng 01, 02 phải thêm trước) Cột 6: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn đến (nếu đơn, thư khơng có nội dung trích yếu người đăng ký văn phải tóm tắt nội dung đơn, thư đó) SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang 11 Cột 7: Ghi đơn vị cá nhân nhận văn đến theo ý kiến phân phối, đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến Phụ lục ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Mẫu sổ việc đăng ký văn thực sau: Mẫu: SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang 12 - Bìa trang đầu trình bày mẫu - Sổ đăng ký văn in sẵn, kích thước 210 mm x 297mm gồm cột cách ghi sau: Ví dụ: Cột 1: Ghi số ký hiệu văn Cột 2: Ghi ngày, tháng văn (đối với ngày 10 tháng 01,02 phải thêm số trước) Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn (Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi tên loại văn bản) Cột 4: Ghi tên người ký văn SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang 13 Cột 5: Ghi tên phận, cá nhân nhận văn ghi phần nơi nhận văn Cột 6: Ghi tên phận cá nhân nhận lưu Cột 7: Ghi Số lượng nhận Cột 8: Ghi điểm cần thiết khác Phụ lục SỐ LIỆU THỐNG KÊ SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang 14 Theo thống kê ngành giáo dục huyện Đầm Dơi từ năm học 2010-2011 đến nay, số trường học ứng dụng CNTT vào việc truyền, nhận thông tin sau: Năm học Số đơn vị trường học ứng dụng CNTT Mầm non – Mẫu giáo Tiểu học THCS Số trường ƯD CNTT/ Tổng số trường học Tỷ lệ Tổng số trường Đã ƯD CNTT Tỷ lệ Tổng số trường Đã ƯD CNTT Tỷ lệ Tổng số trường Đã ƯD CNTT Tỷ lệ 20102011 14 10 71,43 39 36 92,3 15 15 100, 61/68 89,7 20112012 16 14 87,50 40 38 95,0 15 15 100, 67/71 94,3 20122013 16 15 93,75 40 39 97,5 17 17 100 71/73 97,0 So với năm học 2010-2011, năm học 2012-2013 có 71/73 trường triển khai thực việc ứng dụng công nghệ thông tin (tăng 10 trường, chiếm tỷ lệ 7,37%) SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang 15 ... triển khai thực việc ứng dụng công nghệ thông tin (tăng 10 trường, chiếm tỷ lệ 7,37%) SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang 15 ... phần mềm ứng dụng mà ta thực SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang Đến thời điểm việc quản lý, lưu trữ thực theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13... tên loại văn bản) Cột 4: Ghi tên người ký văn SK: Một số kinh nghiệm giúp người cán làm công tác văn thư ứng dụng CNTT việc Quản lý văn hành Trang 13 Cột 5: Ghi tên phận, cá nhân nhận văn ghi