LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn giúp đỡ thầy cô giáo trường đại học kinh tế quốc dân khoa thương mại kinh tế quốc tế trang bị cho em kiến thức để lựa chọn hoàn thành tốt chuyên đề thực tập Ngoài ra, em chân thành cảm ơn anh chị phòng Kế hoạch – Vật tư – Xuất nhập Công ty TNHH kinh doanh dự án quốc tế A.C nhiệt tình bảo giúp đỡ em tiếp xúc tìm hiểu thực tế nghiệp vụ suốt thời gian thực tập công ty Đặc biệt, em xin bày tỏ long biết ơn sâu sắc thầy giáo PGS_TS Nguyễn Thường Lạng tận tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn NK : Nhập DANH MỤC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU TÍNH TẤT YẾU Trong năm gần xu tồn cầu hóa kinh tế ngày phát triển mạnh Cùng với phát triển kinh tế toán cầu, kinh tế Việt Nam bước phát triển Việt Nam ngày mở rộng quan hệ giao lưu buôn bán với nước nhằm tích cực hội nhập vào kinh tế vực kinh tế giới, ngoại thương trở thành hoạt động thiếu doanh nghiệp Để đáp ứng nhanh với phát triển đất nước, doanh nghiệp xuất Việt Nam đời ngày nhiều nhằm góp phần thúc đẩy q trình cơng nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước thơng qua việc xuất nhập hàng hóa đem lại nhiều lợi ích cho đất nước Trong thời kỳ nhập đóng vai trị quan trọng, thể mặt sau: - Một là, nhập có tác động trực tiếp đến việc sản xuất kinh doanh thương mại hoạt động nhập cung cấp cho kinh tế 60-100% nguyên vật liệu thiết yếu như: máy móc thiết bị, xăng dầu, phân bón, vật liệu xây dựng,… - Hai là, nhập có vai trò điịnh việc cải thiệu nâng cao mức sống địa phận nhân dân thơng qua nhập sản xuất nước có đủ nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuát tạo nhiều việc làm thu hút lực lượng lớn lao động dư thừa nước, thúc đẩy kinh tế phát triển, nâng cao mức sống nhân dân - Ba là, nhập tác động vào đổi trang thiết bị, công nghệ kỹ thuật đại nhờ trình độ sản xuất ngày nâng cao, suất lao động tăng cao, sản phẩm đa dạng, chất lượng bảo đảm Chính nhập có vai trị quan trọng phát triển đất nước thời kỳ đổi mới, đòi hỏi tất cán làm công tác XNK phải giỏi chun mơn nghiệp vụ, có đam mê, lịng nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao Đã khơng doanh nghiệp XNK trình độ người làm công tác XNK yếu lam cho kết kinh doanh giảm dẫn đến phá sản Do kiến thức học trường để thực tiễn hóa kiến thức học, thêm vào nhu cầu nhập đất nước cần thiết đề tài:“ Đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C” em chọn để nghiên cứu MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Trên sở hệ thống lý luận thực tiễn việc đàm phán ký kết hợp đồng xuất công ty TNHH phát triển dự án quốc tế A.C đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh quốc tế A.C định hướng đến năm 2015 PHẠM VI NGHIÊN CỨU Hoạt động đàm phán đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty A.C từ năm 2008 đến 2012 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp thu nhập số liệu, chứng từ công ty phân tích tiêu kinh tế - Phương pháp tư quan sát: xem xét trình làm việc nhân viên công ty - Phương pháp suy luận - Phương pháp tiến hành thâm nhập thực tế, xem xét cơng việc, quy trình thực KẾT CẤU ĐỀ TÀI Đề tài gồm có chương Chương 1: Giới thiệu sở thực tập, kinh nghiệm học Chương 2: Thực trạng đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C Chương 3: Định hướng giải pháp đẩy mạnh đàm phánvà ký kết hợp đồng nhập công ty A.C CHƯƠNG GIỚI THIỆU CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ KINH NGHIỆM 1.1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP Cty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C Viết tắt A.C IP Co., LTD Ngày thành lập 20/6/2008 HN Giấy phép kinh doanh số 0102035061 Vốn pháp định 1.500.000 VNĐ Địa văn phòng làm việc: phòng 307 – nhà B11c – KĐT Nam Trung Yên Cầu Giấy – HN Tel: 84-4-62810826 Fax: 84-4-62810645 Chức nhiệm vụ: - Sản xuất, mua bán, phân phối, lắp đặt, bảo trì, bảo hành, sửa chữa, bảo dưỡng hệ thống chống sét - Sản xuất mua bán phần mềm tin học - Môi giới thương mại, đại diện thương nhân - Tư vấn đầu tư, môi giới, xúc tiến đầu tư hỗ trợ phát triển dự án đầu tư - Kinh doanh hàng hóa , vật tư trang trí nội, ngoại thất, vật liệu xây dựng - Kinh doanh văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng,đồ dùng nội ngoại thất, hàng thủ công mỹ nghệ - Đại lý mua, ký gửi hàng hóa - Kinh doanh lắp đặt thang máy - Dịch vụ làm thủ tục hải quan - Sản xuất, mua bán, cung cấp, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì, bảo dưỡng máy phát điện Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống điều hịa khơng khí: - Tư vấn – thiết kế hệ thống điều hịa khơng khí cho cơng trình - Thi cơng lắp đặt sản phẩm điều hịa khơng khí Kinh doanh thiết kế xây lắp hệ thống chống sét - Tư vấn thiết kế hệ thống chống sét cho cơng trình - thi ông lắp đạt sp chống sét Kinh doanh lắp đặt thang máy A.C thành lập từ năm 2008 đến nhanh chóng trở thành cơng ty có uy tín thị trường việc thiết kế, chế tạo, lắp đặt bảo trì loại thang máy Việt Nam Đồng thời A.C làm đại diện độc quyền hang thang máy NIPPON – Malaysia, Một hãng hàng đầu giới chế tạo cung cấp loại thang máy, thang Một số sản phẩm thang máy A.C như: thang máy NIPPON (Malaysia) thang máy Mitshubishi (Thái Lan)… A.C phân phối rộng rãi Kinh doanh lắp đặt máy phát điện Sơ đồ tổ chức công ty Xem phụ lục 1.2 KINH NGHIỆM VỀ ĐÁM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG 1.2.1 Kinh nghiệm 1.2.1.1 Cơ sở lý thuyết Xem phụ lục 1.2.1.2 Thực tế hoạt động số doanh nghiệp Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng hoạt động tất yêu diễn thường xuyên doanh nghiệp xuất nhập Và để có nhìn rõ hoạt động tự rút kinh nghiệm xem xét trình công ty xuất nhập Việt Nam với công ty đối tác nước EU 1.2.1.2.1 Kỹ thuật chuẩn bị đàm phán Từ mối quan hệ buôn bán nội khối XHCN trước chuyển sang phong cách làm việc theo chế thị trường, nhà đàm phán Việt Nam bước làm quen với cách làm việc theo mục tiêu kinh tế Do đối tác đa dạng khác biệt so với nước bạn hàng truyền thống, họ cố gắng tìm hiểu thơng tin thương vụ đối tác trước đàm phán Tuy nhiên, thời gian đầu kinh tế chuyển đổi, khâu chuẩn bị cho đàm phán có nhiều điều phải rút kinh nghiệm  Chuẩn bị mục tiêu, chiến thuật, chiến lược Đầu tiên, người Việt Nam với thói quen canh tác nơng nghiệp lâu đời chưa có phong cách làm việc theo mục tiêu chiến lược Từ bao đời nay, phần lớn dân số Việt Nam làm việc lĩnh vực nông nghiệp, công việc vốn phụ thuộc nhiều vào thời tiết điều kiện khách quan Do ảnh hưởng điều thời gian dài, người Việt Nam hình thành thói quen làm việc hay bị động, với tầm suy nghĩ ngắn hạn, khơng có kế hoạch, khơng có thói quen chuẩn bị trước bắt đầu cơng việc hay có tư tưởng “được đến đâu hay đến đó” Chính yếu tố văn hố cộng thêm với việc thiếu kinh nghiệm hoạt động thương mại nói chung thương mại quốc tế nói riêng nên công tác chuẩn bị trước đàm phán thương vụ quốc tế doanh nghiệp Việt Nam thường sơ sài, chung chung nhấn mạnh đến mục tiêu cụ thể đàm phán mục tiêu giá (Doanh nghiệp Việt Nam nhạy cảm với yếu tố giá) Thường doanh nghiệp Việt Nam không xác định chiến lược tổng thể cho đàm phán không xác định vị trí đàm phán chiến lược kinh doanh doanh nghiệp Họ coi nhẹ mục tiêu gây dựng mối quan hệ ban hàng uy tín, lâu dài, hợp đồng biết hợp đồng Họ lập phương án đàm rõ ràng, phân tích tâm lý đối tác đàm phán mà thường theo phương châm linh hoạt, tuỳ ứng biến, phụ thuộc nhiều vào phương án đối tác Các kỹ kỹ thuật đàm phán bị xem nhẹ, bỏ qua coi kinh nghiệm mà thân người đàm phán phải tự trau dồi lấy cho mình, khơng có bảo người trước  Chuẩn bị không gian Địa điểm đàm phán, ký kết hợp đồng Việt Nam nước EU nước trung gian Nhưng theo đánh giá cán đàm phán số cơng ty có quan hệ thương mại với EU số hợp đồng kýý Việt Nam nhiều doanh nghiệp EU sau nhận chào hàng doanh nghiệp Việt Nam thường cử đại diện sang Việt Nam để trực tiếp tìm hiểu cách tường tận sản phẩm sản xuất Việt Nam sở, đội ngũ, quy trình sản xuất, đáp ứng yêu cầu khách hàng EU hợp đồng đưa ký kết Điều thường diễn mặt hàng đòi hỏi phải đáp ứng tốt quy định tiêu chuẩn chất lượng khắt khe doanh nghiệp EU lần đầu mua hàng doanh nghiệp Việt Nam Các doanh nghiệp Việt Nam thường bị động cịn tình trạng ngồi chờ đối tác đến ký hợp đồng với mình, điều hạn chế hội giao thương khả tìm hiểu thơng tin đối tác Gần đây, với việc ýý thức tầm quan trọng công tác xúc tiến thương mại, doanh nghiệp Việt Nam đầu tư nhiều cho việc tìm kiếm hợp đồng Cùng với hỗ trợ quan xúc tiến phủ, nhiều doanh nghiệp Việt Nam mạnh dạn sang châu Âu để tìm hiểu thị trường EU, giới thiệu sản phẩm hội chợ hay với đối tác lớn Kết nhiều hợp đồng ký kết đất EU chuyến Tốt để thiết lập mối quan hệ lâu dài, nên đề nghị chọn địa điểm đàm phán luân phiên hai bên, tạo điều kiện cho hai bên tìm hiểu  Chuẩn bị thời gian, chương trình nghị Thời gian tìm đối tác thời gian dẫn đến ký kết hợp đồng giảm so với trước Với giúp đỡ phương tiện liên lạc điện tử đại thư điện tử, điện thoại, cầu truyền hình (video-conferencing)… thơng qua nhiều kênh giao dịch mạng Internet, hệ thống thông tin ngày hiệu tổ chức kinh doanh thông tin thương mại quan tham tán kinh tế EU Việt Nam, đối tác có nhiều hội biết đến làm việc mảng để đoàn tập hợp đầy đủ yếu tố: trình độ chun mơn ngành sản phẩm, kiến thức xuất nhập khẩu, ngoại ngữ, kỹ giao tiếp, kinh nghiệm đàm phán thương mại quốc tế Việc lựa chọn nhân cho đàm phán cần đảm bảo số yếu tố: - Đủ người không đông để giảm thiểu chi phí - Có kết hợp cân kỹ kinh nghiệm - Có phân công nhiệm vụ cụ thể cho người (Một người “gai góc” chun bình luận gay gắt đối phương nói làm, người “dễ thương” ln thúc đẩy thảo luận nhìn nhận quan điểm đối phương) - Gồm thành viên đoàn kết tin cậy lẫn Tại nhiều đàm phán, yếu tố kết hợp nhà đàm phán người có kiến thức tổng hợp, linh hoạt nhiều kinh nghiệm đàm phán 1.5 Chuẩn bị tài liệu Nếu đối phương đưa hợp đồng soạn trước, ta nên đọc hiểu kỹ điều khoản để đảm bảo khả thực hợp đồng, hạn chế bất lợi có Nếu không đồng ý với điều khoản nào, cần nêu lên để thương lượng đạt thỏa thuận chung cho bên Tốt hơn, ta nên soạn thảo sẵn hợp đồng tương đối chi tiết chặt chẽ để tự bảo vệ cho quyền lợi mình, tránh rơi vào tình trạn lệ thuộc hợp đồng đối tác Ngoài ra, nhà đàm phán nên chuẩn bị tốt số liệu để minh họa, thuyết phục cho lập luận, chiến lược đàm phán 1.6 Chuẩn bị thông tin đối tác Một bước thiếu chuẩn bị thơng tin đối tác Ngồi thơng tin luật pháp, tập quán, thị trường đối tác Nói chung, ta nên tìm hiểu thêm phong cách tình hình kinh doanh, quan hệ với ngân hàng, vị thị trường quan hệ đối tác với số bạn hàng họ, thêm vào tên , tuổi, trình độ, uy tín, thẩm quyền định người trực tiếp đàm phán; mục tiêu đối tác bước vào đàm phán mong muốn tiềm ẩn họ Khi biết mục tiêu đối phương nên so sánh với mục tiêu ta để đưa đàm phán đến kêt tích cực Tóm lại, tự tin nhà đàm phán lão luyện không phịng thái sẵn có mà cịn có kết trau dồi chuẩn bị chu đào trước lần đàm phán Do đó, việc nắm kỹ thuật chuẩn bị hiệu trước đàm phán điều quan trọng Kinh nghiệm mở đầu đàm phán 2.1 Bắt đầu đám phán khơng khí cởi mở Tạo bầu khơng khí đàm phán tích cực từ ban đầu quan trọng lý Thứ nhất, nhiệm vụ mở đầu tiếp cận tìm hiểu đối tác, tạo bầu khơng khí thuận lợi, tạo cho đối tác thái độ nhiệt tình xây dựng thảo luận cơng việc q trình đàm phán Thứ hai, mở đầu đàm phán diễn đạt nội dung bàn tới đàm phán để đối tác có chuẩn bị trước 2.2 Hai cách mở đầu đàm phán Có hai cách mở đầu đàm phán trực tiếp gián tiếp Trong cách mở đầu trực tiếp, người mở đầu trình bày mục đích, yêu cầu nội dung đàm phán theo cách thẳng vào vấn đề, giúp đối tác nhanh chóng hiểu nội dung đàm phán số trường hợp phần đặt vấn đề ngắn làm đối tác chưa kịp tập trung ý Còn phương pháp mở đầu gián tiếp, người mở đầu dựa vào điểm liên hệ với vấn đề chuyển vấn đề sang bàn luận rộng tiếp Cách làm đối tác tưởng ta nhà hùng biện nên có tâm lý đề phịng lời nói ta sau họ bị phân tán nhiều chi tiết mà khơng tập trung vào nội dung đàm phán Dù mở đầu theo cách nào, từ đầu ta nên thiết lập cho phong cách đàm phán tự tin, vui vẻ, cởi mở chắn đoán Một số kỹ thuật đề nghị đàm phán 3.1 Kỹ thuật đề nghị Đề nghị việc đưa gợi ý, phương án giải vấn đề để đối phương cân nhắc nhằm đến thỏa thuận Đề nghị cần đưa vào thời điểm thích hợp trình bày ngắn gọn, rõ rang nên nhấn mạnh thiện chí thỏa thuận Thời điểm thích hợp việc đưa đề nghị phụ thuộc vào chiến lược mà ta chọn Ta chọn cách chủ động đặt vấn đề trước để đối phương đưa đề nghị trước • Kỹ thuật đưa đề nghị Nếu ta đề nghị trước lời đề nghị nên: Chỉ rõ tất điều kiện liên quan “ Nếu anh chúng tôi…chúng cung cấp cho anh…” Tìm hiểu phản ứng đối phương “ Anh cảm thấy đề nghị…?” Nên tiên liệu trước phản ứng có đối phương Không nên thể nhượng không nên đưa yêu cầu không thực tế, thái quá, dẫn đến khó có sở để đạt đến thỏa thuận Nhấn mạnh vào thuận lợi mà đề nghị ta mang lại Lợi ích ln “dễ chịu” “cái giá phải trả” Ta nên đưa đề nghị nằm phạm vi thỏa thuận, nghĩa nằm phạm vi mà đối tượng điều chỉnh ta nhượng song cuối đảm bảo lợi nhuận cao cho bên Muốn vậy, ta phải chuẩn bị cẩn thận lý lẽ để bảo vệ cho đề nghị • Kỹ thuật đối phó với việc đối phương đưa đề nghi trước Để đối phương đưa đề nghị trước tạo cho ta lợi Trước hết, giúp ta cảm nhận cách biệt quan điểm bên để từ ta nhanh chóng tìm giải pháp xích hai bên gần Mặt khác, ta trình bày lý lẽ nhằm hủy bỏ đề nghị ban đầu đối phương khiến đối phuơng phải đưa đề nghị khác đối phương chưa biết quan điểm ta Tuy nhiên, thủ pháp không dễ thành cơng trước nhà đàm phán sành sỏi Họ khơng dễ bị dụ vào việc thảo luận đề nghị họ Ngược lại, họ đề nghị ta đưa ý kiến phản bác hai bên lật ngửa quân Tốt nhất, ta nên đặt câu hỏi sau kết thúc thủ tục khai mạc đàm phán để giành quyền đề nghị đối phương lật ngửa quân họ Nếu đối phương đề nghị trước, ta cần có thời gian xem xét họ nói Đừng ngại u cầu họ giải thích thêm đó, ta có thêm thời gian để suy nghĩ thu thập thêm thông tin từ họ Tạm nghỉ để trao đổi nhóm thấy cần thiết nên thận trọng hạn chế sử dụng chiến thuật Khi trả lời nên bắt đầu việc tóm tắt lại lời đề nghị đối tác 3.2 Kỹ thuật giao tiếp- truyền đạt thông tin Phương tiện để trao đổi thông tin đàm phán đề nghị phản bác, thỏa thuận nhượng Trong phần này, tác giả tóm tắt trình bày số kỹ thuật trình giao tiếp đàm phán • Kỹ thuật đặt câu hỏi Để tiết kiệm thời gian, giành quyền chủ động hướng đàm phán thu thập thơng tin cần thiết cho mình, ta phải nắm kỹ thuật đặt câu hỏi Cần lựa chọn điểm đặt câu hỏi phù hợp, tránh cắt ngang lời nói đối phương Khơng nên đặt câu hỏi không liên quan đến nội dung đàm phán hay liên quan đến thơng tin bí mật Khi đặt câu hỏi nên giải thích cho đối tác biết mục đích việc đặt câu hỏi khẳng định việc cung cấp thơng tin lợi ích hai bên, thành cơng đàm phán Có vậy, đối tác hứng thú cung cấp thơng tin bổ ích cho ta Dưới số loại câu hỏi hay dùng đàm phán - Câu hỏi đóng Đây loại câu hỏi địi hỏi người trả lời phép trả lời “có” “khơng”, sử dụng ta muốn có câu trả lời xác định vấn đề Hoặc trường hợp ta muốn thu hẹp vấn đề lại theo ý Tuy nhiên, loại câu hỏi dễ gây cảm giác đột ngột cho bên đối tác, đó, nên sử dụng sau vấn đề đưa thảo luận cách tương đối đầy đủ chi tiết, bên cảm thấy vấn đề ngã ngũ chuyển sang vấn đề khác Cịn q trình thu nhập thông tin, việc ta sử dụng câu hỏi loại ngăn cản việc cung cấp thơng tin đối tác khiến cho trình đàm phán đến ngõ cụt - Câu hỏi mở Là loại câu hỏi khơng địi hỏi người trả lời phải trả lời “có” “khơng” mà giúp người trả lời phát triển giải thích thêm ý nghĩa câu trả lời Loại câu hỏi sử dụng ta bắt đầu thảo luận vấn đề đó, cần khai thác thêm ý kiến đối tác, chưa hiểu rõ ý đồ, mục đích câu trả lời đối tác Khác với câu hỏi đóng, câu hỏi mở khơng tạo cho đôi tác cảm giác đột ngột họ cảm thấy có quyền chủ động hơn, có thời gian để cân nhắc câu trả lời Tuy nhiên, ta không nên đặt liên tiếp nhiều câu hỏi mở làm cho đối tác cảm thấy bị hỏi cung Trong đàm phán, câu hỏi đóng câu hỏi mở thường sử dụng phối hợp với Ví dụ, đặt câu hỏi đóng : “Các ngài có đồng ý với mức giá khơng?” đối tác trả lời “có” “khơng”, trả lời “khơng” ta đặt tiếp câu hỏi mở “ Xin ngài vui lịng cho chúng tơi biết ngài không đồng ý với mức giá đó?”… - Câu hỏi gián tiếp Câu hỏi sử dụng trường hợp ta muốn đề cập vấn đề khơng muốn đề cập trực tiếp, làm cho đối tác cảm thấy đột ngột Loại câu hỏi mặt tạo bầu khơng khí hữu nghị mặt khác giúp ta thu thập thông tin cần thiết Ví dụ, ta muốn biết ý kiến đối tác sản phẩm cơng ty mình, ta khơng nên hỏi trực tiếp “Các ngài có ý kiến sản phẩm chúng tơi?” mà thay vào hỏi “ Thưa ngài, theo ngài sản phẩm cơng ty ABC có hạn chế gì?” với điều kiện sản phẩm cơng ty ABC phải tương đương với sản phẩm ta - Câu hỏi nhằm chuyển chủ đề Loại câu hỏi sử dụng ta muốn chuyển hướng vấn đề thảo luận sang vấn đề khác cho phù hợp với kế hoạch chuẩn bị trước vấn đề thảo luận ngã ngũ Trong trường hợp vấn đề thảo luận chưa ngã ngũ, việc ta đặt câu hỏi tạo cho đối tác cảm giác nghi ngờ làm họ “cụt hứng” Do vậy, ta cần sử dụng loại câu hỏi thật khéo léo tế nhị - Câu hỏi thăm dò ý kiến đối tác Khơng mục đích thu thập thơng tin cho trình thảo luận, loại câu hỏi sử dụng ta muốn đưa định chưa biết ý đồ đối tác Cùng với việc sử dụng câu hỏi này, ta phải thăm dị tiên đốn quan điểm đối tác để từ có đối sách kịp thời Dù sử dụng loại loại trên, ta cần ý không đặt nhiều câu hỏi lúc dễ làm đối tác khơng tập trung vào câu hỏi dễ lẫn lộn câu trả lời Ngồi ra, cần tìm hiểu văn hóa, phong tục đối tác tránh câu hỏi kiêng kị, xâm phạm đến lĩnh vực riêng tư họ • Kỹ thuật lắng nghe Nghe phương tiện hữu hiệu giúp ta thu thập thơng tin từ phía đối tác đàm phán Vận dụng kỹ thuật nghe tốt mang lại hai tác dụng Thứ nhất, tạo cho đối tác cảm thấy tơn trọng ý kiến họ có ý nghĩa ta, tạo hứng khởi giúp họ trình bày vấn đề cách mạch lạc Thứ hai, giúp ta nắm lưu giữ thông tin cần thiết cho mục đích Khi nghe, ta phải tập trung để nắm điểm phụ, tránh việc khơng hiểu vấn đề, dễ nản chí, cắt ngang lời đối tác, làm cản trở trình cung cấp thơng tin từ họ Ta nên để họ trình bày xong vấn đề đưa kiến Ta nên ý đến giọng nói đối tác, thay đổi giọng điệu hay điểm nhấn để phán đoán ý đồ cảm hứng vấn đề mà họ đưa ra, từ làm sở cho tar a định Ngập ngừng hay tạm nghỉ họ suy tính, lo âu hay không tự tin Thế nên, “lắng nghe” thực không “nghe” đơn Bên cạnh kĩ lắng nghe hiệu quả, người đàm phán cần có “thái độ lắng nghe” tốt thơng qua việc trì giao tiếp tốt ánh mắt, nghiêng người phía trước nói, làm cho đối tác hiểu ta nghe cách gật đầu có từ thể đồng ý Phản ánh lại ta nghe cách phân tích nội dung chúng đặt câu hỏi rõ rang Các câu hỏi thích hợp góp phần hỗ trợ q trình lắng nghe ta, khơng nên hỏi q nhiều phá “mạch” người nói làm người ta có cảm giác ta không lắng nghe Những câu hỏi nên câu hỏi bỏ ngỏ câu hỏi thăm dò Một câu hỏi thăm dò tạo điều kiện cho người nói tập trung hơn, hạn chế nói chung chung tràn lan, cung cấp cho ta nhiều thông tin sát Được ta khơng lắng nghe hiệu q mà cịn đáp lại hiệu • Kỹ thuật trả lời câu hỏi Đi đôi với việc đặt câu hỏi để thu thập thơng tin ta cần phải cung cấp thông tin cho đối tác việc trả lời câu hỏi đối tác Nội dung câu trả lời phụ thuộc nội dung câu hỏi đối tác Tuy nhiên, ta cần lưu ý số nguyên tắc cung cấp thông tin phải đảm bảo tính khách quan, chinh xác, đầy đủ kịp thời thiếu tính gây khó khăn cho đối tác hạn chế q trình định Khi ta có câu trả lời cho đối tác cần bình tĩnh suy xét, xếp câu trả lời cho logic, phù hợp với câu hỏi với nội dung vừa đủ Khơng cung cấp thơng tin thừa lợi nằm tay người có thơng tin Trong trả lời câu hỏi, vấn đề đưa câu trả lời hay sai mà chỗ ta có thuyết phục đối tác khơng Có câu trả lời thật đối tác lại cho sai, ngược lại, có câu trả lời sai đối tác lại cho đúng, hay Vậy vấn đề câu trả lời phải thỏa mãn lịng mong mỏi đối tác Ngồi ra, chưa rõ câu hỏi ta cần đề nghị đối tác giải thích thêm, làm giúp ta có thêm thời gian để suy nghĩ câu trả lời đồng thời tránh câu trả lời “hớ” sai Trong trường hợp hiểu câu hỏi chưa có câu trả lời cần tìm cách để kéo dài thời gian, đưa câu hỏi lại, yêu cầu đối tác trả lời giả vờ chưa hiểu Một kỹ thuật trả lời khác thông qua im lặng Im lặng phản ứng đáng kể với đề nghị chấp nhận hay với thái độ trịch thượng • Kỹ thuật lập luận Lập luận trình đưa nguyên nhân, dẫn chứng lí lẽ để trình bày, giải thích nhằm cho đối tác hiểu quan điểm ta đàm phán Đây kỹ thuật quan trọng nhà đàm phán giúp thuyết phục đối tác thay đổi quan điểm, lập trường họ phần hoàn toàn theo quan điểm ta Cho dù việc chuẩn bị nhà đàm phán có chu đáo đến đâu mà họ khơng bảo vệ ý kiến việc khơng thành Để lập luận thành cơng, nhà đàm phán phải có tập trung cao độ, lịng kiên trì hiểu biết kiến thức sâu sắc vấn đề đam phán tư logic kỹ trình bày vấn đề Ngồi ra, cần ý số điểm: Trình bày cách logic, chặt chẽ, trực quan, sử dụng thuật ngữ rõ ràng, đơn giản, xác, minh họa mơ hình, số liệu biểu đồ tăng tính thuyết phục Thơng qua nghiên cứu đối tác, có phương pháp nhịp độ lập luận phù hợp với đặc điểm khác chất họ Có thái độ mực với đối tác, tránh gò ép, áp đặt không cần thiết Căn vào mục tiêu lập luận, lập luận có hai loại phương pháp phương pháp lập luận chứng minh phương pháp lập luận bác bỏ - Phương pháp luận chứng minh Phương pháp nhằm khẳng định chứng minh quan điểm ý kiến ta trình đàm phán nhằm thuyết phục đối tác đồng ý với quan điểm ta Phương pháp có kỹ thuật như: + Kỹ thuật sử dụng số liệu trực quan Ta trực tiếp đưa kiện, số liệu để làm sở chứng minh cho điều trình bày Ví dụ, thảo luận vấn đề giá hợp đồng thương mại quốc tế, đối tác không đồng ý với mức giá ta đề nghị, ta đưa mức giá cơng ty khứ mức giá hàng hóa loại đối thủ cạnh tranh + Kỹ thuật phòng ngự lấn át Trong số trường hợp, ta lập luận ý kiến ta, đối tác cảm thấy thua họ đột ngột chuyển sang vấn đề khác nhấn mạnh yếu tố thứ yếu lờ yếu tố Lúc này, ta phải cảnh giác phải lấn át họ để lái đàm phán theo mong muốn ta + Kỹ thuật giảm trì hỗn đối tác Khi đối tác phản đối lập luận ta mà chưa có đối sách kịp thời, họ đánh lạc hướng ta cách hỏi nhiều Trong trường hợp này, câu hỏi đối tác hợp lý nên dành thời gian trả lời họ, kỹ thuật trì hỗn ta cần phát để giành chủ động bảo vệ ý kiến + Kỹ thuật đưa câu hỏi bẫy Nghĩa đưa câu hỏi có dụng ý dựa vào câu trả lời sơ hở đối tác để làm lập luận ta - Phương pháp luận bác bỏ Phương pháp nhằm phản đối bác bỏ quan điểm mà đối tác đưa trình đàm phán ta khơng tán thành quan điểm đối tác Có thể kể đến số kỹ thuật như: + Kỹ thuật vạch mâu thuẫn Dựa vào lập luận xác, logic để vạch mâu thuẫn lập luận đối tác để phản đối, bác bỏ ý kiến đối tác họ trình bày phần để phá vỡ sở lập luận ban đầu họ + Kỹ thuật bác bỏ “Vâng…nhưng” Phương pháp có ưu điểm để lại ức chế tâm lý căng thẳng cho đối tác trước hết ta đồng ý với phần họ lập luận đúng, sau xoáy vào phần họ lập luận sai chưa có quan điểm rõ ràng + Kỹ thuật phản cơng bất ngờ Trong q trình đối tác đưa quan điểm lập luận, ta tỏ thái độ đồng tình thấy có điểm sai Điều tạo cho đối tác tưởng ta chấp nhận quan điểm họ họ rơi vào guồng xoáy lập luận Khi đối tác kết thúc lập luận, ta trình bày lại luận họ, sau phản cơng bất ngờ việc đưa kết luận sai quan điểm đối tác + Kỹ thuật đặt câu hỏi để hoãn câu trả lời Trong trường hợp, đối tác đưa câu hỏi ta chưa chuẩn bị, ta tránh rơi vào bị động tự tạo khoảng thời gian để suy nghĩ cách đưa nhiều câu hỏi Tuy nhiên, cách đòi hỏi người đặt câu hỏi phải khơn khéo cho câu hỏi phải có liên hệ với vấn đề thảo luận Lúc cần kết hợp thành viên đoàn đàm phán, lúc người hỏi người khác nghĩ tiếp câu hỏi người khác tranh thủ nghĩ cách phản ứng cho vấn đề chưa có đối sách + Kỹ thuật bàng quan nhằm làm giảm uy tín đối tác Khi đối tác đưa ý kiến ta tỏ thái độ bàng quan để làm ảnh hưởng đến tâm lý họ, họ khó nhận biết vấn đề trọng tâm yếu điểm ta Đối tác cảm thấy ta không trọng ý kiến họ nên giảm hứng thù trình bày Nếu gặp phải “đối tác yếu bóng vía”, dễ đưa họ vào tình trạng lung túng, thiếu lập luận chặt chẽ trình bày Nói chung, ta khơng nên lạm dụng phương pháp để tránh ảnh hưởng đến quan hệ bên • Kỹ thuật vơ hiệu hóa ý kiến đối tác Vơ hiệu hóa bác bỏ ý kiến đối tác trình bày giống thực chất khác mặt chức hoàn cảnh áp dụng Ta sử dụng kỹ thuật vơ hiệu hóa số trường hợp - Khi đuối lý,đối tác có phản ứng chống đối tự nhiên (nơm na “nói cùn”) - Đối tác tự nâng vào chủ động biểu kiêu căng - Ta có đủ chứng để chứng minh cách trực quan quan điểm sai đối tác Có thể kể đến số kỹ thuật vơ hiệu hóa phổ biến: - Kỹ thuật phịng vệ Kỹ thuật địi hỏi phải có chuẩn bị thật kỹ lưỡng Khi ta trình bày lí lẽ thật chặt chẽ hợp logic, đối tác khơng thể tìm kẽ hở mâu thuẫn để kiếm cớ phê bình, phản đối ta Cách đánh bại chuẩn bị công phu đối tác để phản công ta - Kỹ thuật sử dụng câu tương đương Sau nghe ý kiến phê bình đối tác, ta diễn đạt lại dạng câu tương đương, sau tìm câu trả lời Phương pháp có lợi đối tác có trích gay gắt, ta sử dụng câu tương đương làm nhẹ tâm lý căng thẳng đối tác - Kỹ thuật đồng ý có điều kiện Khi hai bên khơng thể đến thống bên đối tác phản ứng ta cách gay gay gắt, ta cảm thấy vơ hiệu hóa hồn tồn ý kiến đối tác ta chấp nhận lời phản đối đối tác với việc đưa số điều kiện có lợi cho nhằm giảm bớt phần bất lợi cho ta, vơ hiệu hóa phần dụng ý đối tác • Kỹ thuật mặc vùng thương lượng Giả sử ta thương lượng để mua xe hơi, mức giá đề nghị khởi đầu ta thấp (xem kĩ thuật đưa đề nghị ) phía kia, người bán xe phản hồi cách đưa mức giá cao Trước tiên, khoảng cách hai mức đề nghị lớn, có tưởng khơng thể hịa hợp Nhưng sau đó, ta người bán dần tìm đến vùng gọi “vùng thương lượng” hay “ Vùng đề nghị cuối cùng” Mức giá khởi đầu người bán cao đáng kể so với đề nghị khởi đầu người mua Mức giá lý tưởng người bán cao nhiều so với đề nghị lý tưởng người mua Mức giá thực tế người bán gần cao mức đề nghị thực tế người mua Tuy nhiên có cách giải chênh lệch Dễ dàng nhận thấy mức giá khởi đầu người bán cao đáng kể so với đề nghị khởi đầu người mua Mức giá lý tưởng người bán cao nhiều so với đề nghị lý tưởng người mua Mức giá thực tế người bán gần cao mức đề nghị thực tế người mua Tuy nhiên có cách giải chênh lệch theo mơ hình sau: • Kỹ thuật đối phó với đàm phán viên hiếu thắng Bảng: Một số kỹ thuật đối phó với đàm phán viên hiếu thắng Chiến thuật họ Phản ứng ta Từ chối đàm phán áp lực Nói cho họ biết ta Đe dọa nhượng họ đưa lý lẽ hợp lý dựa thật Sẵn sàng rút khỏi đàm phán đối phương kiên chiến thuật Giữ bình tĩnh, đừng giận hay có lời lẽ xúc phạm trở lại Xúc phạm Khẳng định lại vị trí ta Cảnh báo họ tiếp tục có lời lẽ xúc phạm kiểu làm hỏng đàm phán Có lúc doạ dẫm không rõ ràng không dễ phát Dọa dầm Chai cắt đối Nếu phát hiện, ta nên nhớ mánh khoé Đừng để ta bị áp lực mà sớm thoả thuận hay nhượng Ta đối phó chuẩn bị tốt ta phương chinh tạm nghỉ đàm phán giải khác biệt phục nhóm Từ c Xem xéTừ chối thỏa thuận vấn đề chưa rõ ràng Lừa đảo Xem xét lại tuyên bố ccủa họ đòi chứng nghĩ chúng giả mạo • Kỹ thuật nhượng Trong mua bán, không nhượng điều khơng đạt điều trả lại Cũng khơng nên nhượng q dễ dàng hay sớm Một điều cần lưu ý ta phải đảm bảo chắn ta đổi thứ có giá trị để lấy nhượng có giá trị tương đương từ phía đối phương Nhiều nhượng nhìn bề ngồi có ýý nghĩa, thực chất vơ nghĩa Vì vậy, ta cần quan tâm vấn đề sau nhượng bộ: -Liệu mà đối phương trao cho ta có phải thứ có giá trị hay khơng? - Đối phương địi lại trao nhượng cho ta? - Liệu nhượng có thực cách nghiêm chỉnh hay khơng? • Kỹ thuật đảm bảo thơng thống đàm phán Để đàm phán khơng bị trì trệ, ách tắc trường hợp bất đồng ý kiến hai bên, ta nên biết số kỹ thuật khai thông như: Sử dụng trí hài hước: nhằm làm cho khơng khí đàm phán thoải mái, thân thiện Chuyển trọng tâm: Một vấn đề dài lại trình bày vào lúc bên căngthẳng, mệt mỏi điều không nên, ta nên chuyển sang vấn đề nhẹ nhàng hơn, dễ thu hút quan tâm đối tác hơn, cần thiết cịn nghỉ giải lao với tiệc trà cà phê, Giải thích điểm khó hiểu dễ nhầm lẫn để chắn đối tác hiểu ta trình bày Chia nhỏ vấn đề: Ta chia nhỏ vấn đề hóc búa gặp phải thành vấn đề nhỏ hơn, ta có nhiều khả giải từ tốn vấn đề nhỏ dễ dàng bẻ gãy que đũa dễ bẻ bó đũa Thoả thuận từ vấn đề nhỏ đến thoả thuận vấn đề lớn Đi vòng: Khi bế tắc cản trở đàm phán, ta tạm thời để sang bên, chuyển sang vấn đề khác quay lại sau Ta làm việc tiếp tục vấn đề làm nguy hiểm cho hội thoả hiệp Kỹ thuật kết thúc đàm phán Trong buổi đàm phán, thường có kỹ thuật kết thúc sau: 4.1 Kỹ thuật kết thúc đàm phán trực tiếp Sau thảo luận xong vấn đề, ta kết lại cách trình bày theo trình tự tất nội dung hai bên trí Sử dụng phương pháp địi hỏi ta phải trình bày kết luận cách xác, đầy đủ, rõ ràng sở cho bước ký hợp đồng Chỉ nên dùng phương pháp vấn đề cần đàm phán đạt thoả thuận từ hai phía 4.2 Kỹ thuật kết thúc đàm phán gián tiếp Phương pháp áp dụng đàm phán chưa đạt thoả thuận hoàn toàn mà số vấn đề định Ta trình bày vấn đề mà hai bên chưa đạt thoả thuận nguyên nhân nó, sau chốt lại vấn đề mà hai trí Nếu có thể, ta trình bày ln ý kiến, giải pháp vấn đề chưa đạt thoả thuận, tạo điều kiện thuận lợi cho đàm phán Với phong thái bình tĩnh, tự tin, rõ ràng, câu ngắn gọn, ta nhấn mạnh đề nghị cuối Khơng nên dùng câu có kết thúc mở hay ướm hỏi Có thể chọn cách khen ngợi đối phương, cảm ơn nỗ lực, kiên trì, thơng cảm mà họ giành cho ta Cho dù theo kỹ thuật nào, kết thúc đàm phán, để ngăn chặn cách hiểu khác nhau, ta nên giành thời gian tóm tắt điều khoản thoả thuận, xem xét lại toàn kết đàm phán Việc thống cách hiểu thực điều khoản đàm phán q trình biến lời hứa thành cam kết nhằm tạo ràng buộc thực theo cách hiểu thoả thuận hợp đồng Nấn ná thêm dẫn đến việc suy nghĩ lại II Sơ đồ công ty Giám đốc P Giám đốc P Giám đốc phụ trách Kinh doanh Thang máy P Giám đốc Phụ trách dự án phụ trách kinh doanh điều hòa Phòng Kế tốn Phịng kinh doanh Phịng kỹ thuật Phịng bảo hành Phịng thiết kế Đội thi cơng Xưởng gia cơng phụ kiện Phòng kinh doanh Phòng Lắp đặt BT ... xuất công ty TNHH phát triển dự án quốc tế A.C đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy nghiệp vụ đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty. .. tài:“ Đàm phán ký kết hợp đồng nhập công ty TNHH phát triển kinh doanh dự án quốc tế A.C? ?? em chọn để nghiên cứu MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU Trên sở hệ thống lý luận thực tiễn việc đàm phán ký kết hợp đồng. .. A.C 2.1 THỰC TRẠNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY A.C 2.1.1 Đối với công tác đàm phán Trước tiến hành đàm phán quốc tế để kí kết Hợp đồng ngoại thương, Công ty thường phải tham