Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNGVÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN, TƯ VẤN THIẾT KẾ VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 3

1.1 Đặc điểm lao động của Công ty: 3

1.2 Các hình thức trả lương của công ty: 5

1.2.1 Khái niệm - Phân loại tiền lương tại công ty: 5

1.2.2 Quỹ lương và cách thức tính quỹ lương của công ty: 5

1.2.3 Hình thức trả lương 6

1.3 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương của công ty: 10

1.4 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty: 12

1.4.1 Tổ chức quản lý lao động: 12

1.4.2 Tổ chức quản lý tiền lương: 13

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN, TƯ VẤN THIẾT KẾ VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 16

2.1 Kế toán tiền lương và các khoản thu nhập khác của người lao động tại công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng 16

2.1.1 Chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu: 16

2.1.2 Quy trình kế toán tiền lương trên hệ thống sổ kế toán: 38

2.2 Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng 45

2.2.1 Chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu: 45

2.2.2 Quy trình kế toán các khoản trích theo lương trên hệ thống sổ kế toán: 47

CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN, TƯ VẤN THIẾT KẾ VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG 52

3.1 Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng 52

3.1.1 Ưu điểm: 52

3.1.2 Nhược điểm: 53

KẾT LUẬN 55

LỜI MỞ ĐẦU

Tiền lương là biểu hiện của giá trị sức lao động, là giá trị của những tư liệu sinh hoạt cần thiết để duy trì cuộc sống của những người có sức lao động - tuỳ theo điều kiện kinh tế - xã hội và trình độ văn minh của mỗi nước Đối với người lao động làm công ăn lương, tiền lương là nguồn thu nhập chính nhằm duy trì và nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của bản thân và gia đình họ Ở mức độ nhất định, tiền lương có thể được xem là bằng chứng thể hiện giá trị, địa vị, uy tín của người lao động đó trong xã hội.

Sự phân phối tiền lương có công bằng, hợp lý hay không sẽ quyết định đến sự tận tâm, tận lực của người lao động đối với chất lượng công việc tại doanh nghiệp nói riêng và góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội nói chung Do vậy, việc hạch toán tiền lương là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với công tác quản lý của mỗi doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp đảm bảo hạch toán chi phí tiền lương chính xác, công bằng sẽ nâng cao được hiệu quả chất lượng và năng suất lao động Ngược lại nếu một doanh nghiệp nào đó trả lương không hợp lý, công tác phân phối lương và các chế độ khen thưởng không công bằng, minh bạch, rõ ràng hay doanh nghiệp chỉ vì mục tiêu lợi nhuận thuần tuý, không chú ý đúng mức đến quyền lợi người lao động thì sớm muộn người lao động cũng sẽ đình công, bỏ việc, chống đối, gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ của đơn vị đó.

Từ nhận thức về tầm quan trọng của công tác tiền lương trong doanh nghiệp cùng với sự tư vấn, định hướng của các cán bộ phòng tài chính tại đơn vị

thực tập, em đã quyết định chọn đề tài: Hoàn thiện kế toán tiền lương và cáckhoản trích theo lương tại Công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế vàđầu tư xây dựng

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chương:

Chương I: Đặc điểm lao động - tiền lương và quản lý lao động - tiền lương

của Công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng - Bộ Quốc phòng.

Chương II : Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

tại Công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng - Bộ Quốc

Chương III : Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

tại Công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng

Mặc dù đã cố gắng nhưng do hiểu biết còn hạn chế và thời gian thực tập không dài nên chuyên đề tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đánh giá, góp ý, sửa chữa của thầy cô để có thể hoàn thiện tốt hơn bản báo cáo này và qua đó cũng rút ra được những kiến thức thực tế quý báu cho bản thân.

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TYTNHH MỘT THÀNH VIÊN, TƯ VẤN THIẾT KẾ VÀ ĐẦU TƯ

XÂY DỰNG 1.1 Đặc điểm lao động của Công ty:

Lao động là yếu tố cơ bản, là nhân tố vô cùng quan trọng trong sản xuất cũng như trong kinh doanh Số lượng và chất lượng lao động có ảnh trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của các công ty Tuy nhiên, các công ty hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau thì đặc điểm lao động cũng như quản lý lao động sẽ khác nhau

Công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng là một công ty kinh doanh ngành nghề tư vấn, thiết kế và đầu tư xây dựng là chủ yếu, chưa đi vào công tác xây dựng các công trình nên hầu hết lao động đều có trình độ nhất định, công nhân lao động chân tay chiếm tỉ lệ thấp Do vậy, lao động trong công ty đều là lao động thường xuyên trong danh sách, chịu sự quản lý trực tiếp của công ty và được chi trả lương hàng tháng Tính đến đầu năm 2010, tổng số lao động của Công ty là 425 người Trình độ lao động của công ty được thống kê qua bảng 1.1 như sau:

a Kiến trúc sư là Chủ nhiệm đồ án hạng 1 cấp Nhà nước b Kiến trúc sư là Chủ nhiệm đồ án hạng 2 cấp Nhà nước

5 Họa viên và công nhân khoan đo đạc368.47

(Nguồn: Văn phòng công ty)

Bảng 1.1: Trình độ lao động của công ty

Ở các công ty có tổ chức sản xuất, lao động trực tiếp là các công nhân làm

việc trong nhà máy, phân xưởng và thường không yêu cầu phải có bằng cấp Nhưng hoạt động trên lĩnh vực tư vấn thiết kế là chủ yếu, lao động trực tiếp của công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng là các kỹ sư, kiến trúc sư có nhiệm vụ thiết kế hoặc tư vấn các công trình xây dựng cho khách hàng Vì thế, có yêu cầu bắt buộc về trình độ thường là các kỹ sư, kiến trúc sư tốt nghiệp cao đẳng, đại học trở lên.

Lao động gián tiếp ở công ty bao gồm: ban lãnh đạo công ty, cán bộ quản lý, nhân viên các phòng ban, bộ phận, nhân viên phục vụ, nhân viên bảo vệ…

Cơ cấu lao động của công ty tại thời điểm đầu năm 2011 được thể hiện trongbảng 1.2 như sau:

Chỉ tiêu

NamNữTrựctiếpGiántiếp< 30 30 - 45>45

Số người

Tỷ lệ (%) 72.47 27.53 60.94 39.06 36.94 45.88 17.18

(Nguồn: Văn phòng công ty)

Bảng 1.2: Phân loại lao động theo giới tính, cơ cấu lao động, độ tuổi

Qua bảng trên ta thấy, cơ cấu lao động của công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng hầu hết là lao động trẻ, tỷ lệ lao động dưới 45 tuổi chiểm 82.82% là một thế mạnh của công ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động có trình độ Lao động nam nhiều hơn nữ 191 người (44.94%) do đặc điểm ngành nghề kinh doanh là thiết kế xây dựng.

Công ty rất chú trọng chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của cán bộ công nhân viên, có nhiều chính sách tốt trong việc cải thiện và nâng cao đời sống của người lao động, giải quyết công ăn việc làm với thu nhập thoả đáng

cho người lao động.

1.2 Các hình thức trả lương của công ty:

1.2.1 Khái niệm - Phân loại tiền lương tại công ty:

Tiền lương của các đơn vị là tiền công và các khoản có tính chất lương trả

cho cán bộ, công nhân viên kể cả lao động hợp đồng bao gồm:

- Tiền lương sản phẩm các bộ môn ( bao gồm cả giám sát tác giả) là tiền

lương trả cho người lao động tham gia để làm ra sản phẩm được chấp nhận thanh toán.

- Lương chủ nhiệm đồ án, chủ nhiệm công trình: là phần thu nhập của cán

bộ được phân công từng công trình cụ thể theo quy định.

- Lương khối quản lý điều hành: là khoản tiền trả cho khối quản lý của công

ty gồm ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chức năng phục vụ cho công tác quản lý.

- Lương chờ việc: là lương hỗ trợ cho khoảng thời gian chờ đợi khi chưa có

công việc cụ thể , được dùng để chi trả cho việc thực hiện chính sách chế độ như nghỉ phép, nghỉ việc riêng được hưởng lương, những ngày học tập v.v

1.2.2 Quỹ lương và cách thức tính quỹ lương của công ty:

Trong đơn vị, phòng ban thuộc khối quản lý, hành chính đều được hưởng lương theo quỹ lương sản phẩm, dựa trên lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng quý Các quỹ lương của công ty bao gồm:

* Quỹ lương trả cho Giám đốc: là quỹ lương dùng để trả cho Giám đốc của

công ty Quỹ lương này được tính như sau:

- Vmin: Lương tối thiểu chung do Nhà nước quy định.

- K1 là hệ số điều chỉnh tăng thêm khi tính quỹ lương kế hoạch của công ty

để xây dựng đơn giá tiền lương chung.

- K2 là hệ số điều chỉnh tăng lương 2 lần nếu đáp ứng được các điều kiện

quy định tại thông tư 48/2005/BQP ngày 05/5/2005 của Bộ Quốc phòng (mức tối đa không quá 1,34)

* Quỹ lương khối lao động quản lý và lao động gián tiếp: bao gồm: Quỹ

lương của các phó giám đốc công ty, của cán bộ nhân viên thuộc các phòng trực thuộc công ty: Kỹ thuật, Kế hoạch, Chính trị, Văn phòng…

* Quỹ lương của khối lao động trực tiếp (Vtt) của công ty được tính bằng

tổng quỹ lương được duyệt trong giá thành sản phẩm trừ đi quỹ lương của khối điều hành quản lý được xác định trong Quy chế hạch toán nội bộ công ty

Quỹ lương của khối lao động trực tiếp gồm:

- Quỹ lương theo sản phẩm - Lương theo chủ nhiệm đồ án - Lương quản lý đơn vị

- Lương chờ việc - Lương chế độ khác

1.2.3 Hình thức trả lương

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất, tổ chức lao động, Công ty quy định chế độ trả lương thời gian và lương khoán cho cán bộ công nhân viên chức thuộc công ty như sau:

- Hình thức trả lương thời gian: Dùng để trả cho những lao động thuộc

khối gián tiếp bao gồm bộ phận quản lý, chuyên môn nghiệp vụ, thừa hành phục vụ và các đối tượng khác không thực hiện trả lương khoán, trừ Giám đốc công ty được trả theo quỹ lương riêng của Giám đốc công ty.

- Hình thức trả lương khoán: Dùng để trả lương cho những người lao động

trực tiếp, thực hiện khoán sản phẩm trực tiếp và sản phẩm tập thể.

Hình thức trả lương được quy định dựa trên các quỹ lương như sau:

1.2.3.1 Trả lương cho giám đốc

- Lương giám đốc được trả hàng tháng theo mức tạm ứng bằng 80% quỹ lương kế hoạch của giám đốc ( quỹ lương này do cấp có thẩm quyền xác định hàng năm).

- Phần lương còn lại (20%) được thanh toán vào cuối năm theo mức hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, trên cơ sở xác định lại quỹ lương thực hiện của Giám đốc, cụ thể như sau:

a Công ty có lợi nhuận thực hiện và năng suất lao động thực hiện bình

quân bằng hoặc cao hơn kế hoạch thì quỹ lương thực hiện của Giám đốc bằng quỹ lương kế hoạch:

Vgdth = Vgdkh

Trong đó: Vgdkh được tính như công thức (1) ở trên

b Công ty có lợi nhuận thực hiện và năng suất lao động thực hiện thấp hơn

kế hoạch thì quỹ lương thực hiện của Giám đốc xác định theo công thức:

Vgdth = Vgdkh - Vp - Vw

Trong đó:

Vp = ( Vgdkh - Vcd) x (1 - Pth/Pkh) x 0,5 (2)

- Vcd = Hcv x TLmin x 12 (với TLmin là mức lương tối thiểu chung)- Pth, Pkh là lợi nhuận kế hoạch và lợi nhuận thực hiện

- Vw là quỹ tiền lương điều chỉnh theo năng suất lao động được tính theo

công thức:

Vw = (Vgdkh - Vp) x (1- Wth/Wkh)

Trong đó:

- Wth, Wkh là năng suất lao động thực hiện và năng suất lao động kế

hoạch ( tính bình quân)

c Công ty có lợi nhuận thực hiện thấp hơn kế hoạch, năng suất lao động

thực hiện bình quân bằng hoặc cao hơn kế hoạch thì quỹ lương thực hiện của giám đốc phải tính lại theo công thức:

Vgdth = Vgdkh - Vp

Trong đó: Vp tính theo công thức (2) ở trên.

d Công ty có lợi nhuận bằng hoặc cao hơn kế hoạch, năng suất lao động

thực hiện bình quân thấp hơn kế hoạch thì quỹ lương giám đốc phải điều chỉnh

1.2.3.2 Trả lương cho quản lý và người lao động thuộc khối gián tiếp:Đối tượng bao gồm:

- Các đồng chí phó Giám đốc công ty

- Lao động ở các phòng : Kế hoạch, Chính trị, Kỹ thuật, Văn phòng…

Công thức xác định quỹ lương khối gián tiếp:

Vgt = DT x Tgt - Tpc

Trong đó:

- Vgt: Quỹ lương gián tiếp kỳ thanh toán- DT : Doanh thu đạt được trong kỳ- Tgt: % lương gián tiếp theo doanh thu

- Tpc : Tiền phụ cấp kiêm nhiệm trả cho cán bộ kiêm nhiệm ( trừ Chủ tịch

công đoàn cơ sở).

Công thức tính tiền lương cho người lao động (Tni)

- Cơ sở tính trả: Theo chức danh, hệ số chức danh và thời gian thực tế làm việc, không phụ thuộc vào hệ số cấp bậc lương của từng người đang hưởng.

- Công thức tính:

Trong đó:

- Tni: Tiền lương trả cho từng người.

- Vgt: Quỹ lương trực tiếp trong kỳ thanh toán.

- hi: Hệ số chức danh- hệ số tiền lương từng người.

- Ci: Số ngày làm việc thực tế trong kỳ thanh toán lương của từng người.- (Ci*hi): Hệ số lương tháng của từng người.

- n: Số lượng cán bộ CNV được thanh toán lương trong tháng.

Ngoài ra, để xác định hệ số chức danh- hệ số lương cho từng người (hi) thì

công ty cũng đã xây dựng được một hệ thống thang bảng, cấp bậc cho từng nhóm đối tượng cụ thể, được quy định rõ ràng, chặt chẽ trong Hệ thống quy chế hạch toán nội bộ của toàn công ty.

1.2.3.3 Trả lương cho lao động trực tiếp

Lao động trực tiếp tại công ty được trả dưới hình thức lương khoán thu nhập và lấy từ Quỹ lương của khối lao động trực tiếp Tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của đơn vị sẽ hình thành quỹ lương để phân chia cho người lao động Nếu thiết kế, tư vấn được nhiều công trình, dự án đồng nghĩa với kết quả kinh doanh cao thì Quỹ lương để trả cho lao động cũng sẽ tăng Theo hình thức này, người lao động sẽ tích cực phát huy sáng kiến, cải tiến lao động để tối ưu hóa quá trình làm việc, giảm thời gian công việc, hoàn thành công việc giao khoán.

1.3 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương củacông ty:

Cũng như các doanh nghiệp kinh tế khác, công ty cũng tiến hành trích nộp các khoản trích theo lương nhằm thực hiện tốt nghĩa vụ của mình đối với người lao động Các khoản trích theo lương của công ty bao gồm:

- Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thực hiện theo quy định mới, hàng tháng, công

ty trừ 6% tiền lương của người lao động để đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất Tiền lương dùng để tính đóng bao hiểm xã hội là tiền lương theo hệ số quy định của nhà nước hoặc tiền lương cơ bản được quy định trong hợp đồng Đồng thời, hàng tháng, công ty sẽ trích 16% trên quỹ tiền lương đóng bảo hiểm xã hội của người lao động để nộp cho cơ quan bảo hiểm Nhưng trong số 22% tổng tiền lương đã trích, công ty sẽ nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội 20% và sẽ giữ lại 2% tại đơn vị để chi trả kịp thời cho người lao động đủ điều kiện hưởng chế độ Định kỳ, công ty sẽ thực hiện quyết toán các khoản chi với cơ quan bảo hiểm xã hội.

Số tiền giữ lại tại đơn vị, công ty sẽ dùng để chi trả cho người lao động khi họ ốm đau có xác nhận của cơ sở y tế, hoặc khi người lao động nghỉ chế độ thai sản…

- Bảo hiểm y tế (BHYT): Theo quy định mới, công ty thực hiện trích 4,5%

tổng tiền lương theo hệ số hoặc tiền lương cơ bản của người lao động Trong đó 3% do công ty đóng cho người lao động tính vào chi phí kinh doanh và 1,5% trừ vào tiền lương của người lao động Theo quy định, công ty phải nộp hết số tiền này cho cơ quan bảo hiểm Nhưng trên thực tế, do trong đơn vị có nhiều đối tượng lao động như sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân viên quốc phòng, lao động hợp đồng… nên công ty có quy định: Ngoài đối tượng lao động hợp đồng, thì các đối tượng còn lại, khoản trích nộp bảo hiểm y tế cho cơ quan bảo hiểm sẽ được nộp lên cấp trên để mua thẻ BHYT Còn với lao động hợp đồng, cán bộ phòng tài chính sẽ giữ lại khoản thu này để tự mua thẻ BHYT cho người lao động tại cơ quan bảo hiểm của quận.

- Kinh phí công đoàn (KPCĐ): là nguồn kinh phí được hình thành từ việc

trích vào chi phí sản xuất kinh doanh để phục vụ cho hoạt động của tổ chức công đoàn, bảo vệ quyền lợi của người lao động và đặc biệt ở công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng là để trả phụ cấp kiêm nhiệm cho chủ tịch Công đoàn cơ sở Khoản này, công ty cũng tiến hành trích 2% trên tổng tiền lương thực tế của người lao động tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Trong số 2% kinh phí công đoàn phải trích thì công ty giữ lại 1% để chi tiêu tại đơn vị và nộp lên công đoàn cấp trên 1%.

Số tiền giữ lại tại đơn vị, công ty sẽ dùng để chi trả trong các trường hợp như: thăm ốm, hiếu, hỉ cho các nhân viên hoặc người thân của các nhân viên trong công ty; chi trả phụ cấp kiêm nhiệm cho chủ tịch công đoàn cơ sở…

Với các khoản trích theo lương, công ty chỉ tính số phải thu, phải nộp vào cuối mỗi tháng, còn đến cuối quý, khi quyết toán doanh thu và tính lại quỹ lương, bảng lương cho người lao động cán bộ phòng tài chính mới tiến hành trừ vào số còn được nhận của mỗi người Do đó, công tác nộp lên cấp trên cũng thực hiện vào cuối mỗi quý hoặc sang tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

- Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): kể từ ngày 01/01/2009, theo quy định mới

công ty đã tiến hành đóng Bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động làm việc theo hợp đồng trong đơn vị.Tiền lương làm căn cứ đóng BHTN cũng chính là

mức tiền lương đóng BHXH Hàng tháng, người lao động đóng bằng 1% tiềnlương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp, công ty đóng bằng 1% quỹ

tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp và được tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ Số tiền này công ty sẽ nộp cả cho cơ quan hảo hiểm.

- Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm: Thực hiện theo Nghị định số

39/NĐ-CP ngày 18/03/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc các doanh nghiệp phải lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, công ty đã tiến hành trích lập hàng năm theo đúng quy định Cụ thể là cuối năm, phòng tài chính của công ty tiến hành

trích lập từ 1-3% trên tổng quỹ lương đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tùy theo tình hình kinh doanh của công ty trong năm tài chính đó Hàng năm, khi có người lao động bị thôi việc, công ty sẽ trích từ quỹ trợ cấp mất việc làm để chi trợ cấp cho người lao động đó

1.4 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty:

1.4.1 Tổ chức quản lý lao động:

Đối với bất kỳ một công ty nào, công tác quản lý và phân công lao động đều là một công việc trước tiên để phục vụ cho sản xuất kinh doanh Ở công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng được mở rộng, muốn phát huy nguồn lực con người cần chú trọng quản lý và phân công lao động một cách chặt chẽ, nề nếp tác phong làm việc khoa học Do vậy, tổ chức quản lý lao động luôn được công ty quan tâm đúng mức, cụ thể trong các công tác sau:

- Tuyển dụng lao động:

Căn cứ vào kế hoạch tuyển dụng hàng năm đã được phê duyệt, căn cứ cào tình hình sản xuất kinh doanh, căn cứ vào khối lượng công việc cũng như tình hình lao động trong công ty, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng, sau đó trình lên Ban Giám đốc xét duyệt Khi có quyết định tuyển dụng thêm lao động, phòng kế hoạch phối hợp với văn phòng công ty và các phòng ban liên quan để tổ chức thi tuyển.

- Phân công lao động:

Lao động được tuyển dụng sẽ được phân công công việc rõ ràng cụ thể, phù hợp với năng lực, trình độ chuyên môn; đồng thời phát huy tính chủ động sáng tạo trong công việc của người lao động Phân công lao động một cách hợp lý cũng sẽ góp phần quản lý lao động được hiệu quả hơn.

- Quản lý lao động:

Công ty quản lý số lượng lao động thông qua hồ sơ nhân sự được lưu trữ và cập nhật thường xuyên tại văn phòng công ty Dựa trên hợp đồng lao động và

các chứng từ về thuyên chuyển công tác, nâng bậc, đơn xin thôi việc… văn phòng công ty sẽ lập bảng theo dõi số lượng lao động theo tháng.

Lao động cụ thể thuộc các phòng ban trong công ty sẽ do trưởng phòng quản lý Trưởng phòng cũng là người chấm công các nhân viên trong phòng để cuối tháng dùng làm căn cứ để tính lương.

Thời gian làm việc cũng được quy định chặt chẽ để người lao động có thể tự giác đồng thời chủ động trong công việc Công ty áp dụng tuần làm việc 5 ngày từ thứ 2 đến thứ 6; thứ 7 và chủ nhật được nghỉ Buổi sáng làm việc từ 7h30 đến 11h30, buổi chiều từ 13h30 đến 16h30 Thời gian làm việc mùa đông công ty sẽ có thay đổi để phù hợp với thời tiết và tạo điều kiện hơn cho người lao động Người lao động đi muộn về sớm, tự ý nghỉ làm sẽ chịu các hình thức kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm Chủ yếu là trừ lương, nặng hơn là chấm dứt hợp đồng lao động…

Công tác quản lý lao động còn thể hiện trong Hệ thống quy chế nội quy nội bộ của công ty Những quy định này góp phần lớn trong việc quản lý, ổn định lao động.

1.4.2 Tổ chức quản lý tiền lương:

Trong hạch toán kinh tế tại các doanh nghiệp, cơ quan, tiền lương là một bộ phận chi phí cấu thành nên chi phí sản xuất - kinh doanh Vì vậy, tiền lương phải được tính toán và quản lý chặt chẽ đảm bảo không những được sử dụng hiệu quả mà còn tiết kiệm, nhờ đó nâng cao lợi nhuận đạt được trong kỳ

Đối với người lao động, tiền lương là bộ phận thu nhập chủ yếu của họ, là tư liệu để tái sản xuất sức lao động và nuôi sống gia đình họ, vì vậy tiền lương phải được tính toán hợp lý, công bằng đảm bảo theo chất lượng và năng suất lao động Đó chính là động lực, giúp kích thích năng lực sáng tạo để nâng cao hiệu quả, chất lượng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Có thể nói rằng, nếu một doanh nghiệp có chính sách cũng như quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương thoả đáng, nó sẽ tạo ra sự gắn kết cộng đồng giữa những người lao động với mục tiêu và lợi ích của doanh nghiệp, xoá bỏ sự ngăn cách giữa người sử dụng lao động và người lao động, làm cho những người lao động có trách nhiệm hơn, tự giác hơn với các hoạt động của doanh nghiệp Đó được xem như là" phản ứng dây chuyền tích cực" của tiền lương.

Công tác quản lý tiền lương của công ty biểu hiện qua cách tính và hình thức trả lương hay quy định về các khoản trích theo lương như đã nêu ở phần 1.2 và 1.3 thì còn thể hiện qua một số quy định đó là:

- Chế độ ăn ca, ăn trưa: Công ty có quy định về việc trợ cấp cho người lao động tiền ăn trưa, ăn ca hàng tháng Khoản tiền này sẽ được sẽ được chi trả cho người lao động vào đầu các tháng tiếp theo.

- Thời gian tạm ứng và thanh toán tạm ứng lương: Hàng tháng người lao động được tạm ứng lương như sau:

+ Các đồng chí Phó giám đốc Công ty và các Trưởng phòng được tạm ứng 100% theo mức lương kỳ kế hoạch.

+ Các đồng chí phó trưởng phòng và các đối tượng lao động còn lại được tạm ứng 83% mức lương kỳ kế hoạch.

+ Thời gian tạm ứng từ ngày 5 đến ngày 10 hàng tháng.

+ Thời gian thanh toán cho từng người được tiến hành theo từng quý vào thời gian từ ngày 5 đến ngày 10 của tháng đầu quý sau.

+ Các đồng chí Phó Giám đốc công ty và các trưởng phòng được quyết toán theo giá trị quyết toán hàng quý.

+ Các đồng chí Phó trưởng phòng và các đối tượng lao động còn lại được quyết toán 83% theo giá trị quyết toán hàng quý.

- Thủ tục thanh toán lương

Khi bảng tính lương được kế toán trưởng và Giám đốc duyệt chi, thủ quỹ sẽ căn cứ vào đó để phát lương cho người lao động Thời gian trả lương được quy định là ngày mùng 5 của tháng tiếp theo Tiền lương sẽ được thanh toán thông qua tài khoản của người lao động mở tại ngân hàng Vietcombank Tài khoản này người lao động phải tự mở khi được tuyển dụng vào công ty và giao só tài khoản cho phòng tài chính - kế toán.

Khi cấp ứng lương hàng tháng, công ty không tiến hành thu ngay các khoản khấu trừ vào lương của người lao động như đã tính mà đến cuối quý, sau khi lập bảng quyết toán (thanh toán) lương quý thì mới khấu trừ vào số còn được nhận của người lao động.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁCKHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MỘTTHÀNH VIÊN, TƯ VẤN THIẾT KẾ VÀ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

2.1 Kế toán tiền lương và các khoản thu nhập khác của người lao độngtại công ty TNHH một thành viên, tư vấn thiết kế và đầu tư xây dựng

2.1.1 Chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu:

 Chứng từ sử dụng: công ty sử dụng các chứng từ sau để hạch toán ban

đầu về kế toán tiền lương:

- Bảng chấm công

- Bảng tổng hợp ngày công làm việc hàng quý

- Danh sách cấp ứng lương khối cơ quan hàng tháng

- Bảng tổng hợp danh sách cấp ứng lương quý

- Bảng thanh toán tiền ăn trưa

- Bảng tính quỹ lương khối cơ quan

- Bảng thanh toán lương quý

- Bảng trích BHXH, BHYT, BHTN của cơ quan và người lao động ( Bảng phân bổ tiền lương và BHXH)

- Bảng tổng hợp lương để tính BHXH, BHYT, BHTN

 Ví dụ nghiệp vụ tính lương cụ thể:

Tính lương và các khoản trích nộp theo lương của Phòng Kế hoạch trong quý I/ 2010 với các tài liệu cho trước là: Danh sách cán bộ nhân viên Phòng Kế hoạch, Trích số liệu từ tài liệu nội bộ trong Quý I/2011 của đơn vị.

Trích số liệu từ tài liệu nội bộ trong Quý I/2011 của đơn vị

Với doanh thu ước thực hiện cả năm là 48 tỷ đồng, thì doanh thu của mỗi quý sẽ là 12 tỷ và mỗi tháng là 4 tỷ Lấy doanh thu kế hoạch nhân với tỷ lệ trích quỹ lương theo quy định là 6,2% ta tính được quỹ lương tháng cho khối quản lý là 248 triệu đồng.

Bảng 2.1: Trích một số tài liệu nội bộ của công ty

Danh sách cán bộ, công nhân viênPhòng Kế hoạch Quý I/2011

(Nguồn: Văn phòng công ty)

Bảng 2.2: Danh sách cán bộ, nhân viên phòng kế hoạch Quý I/2011

 Diễn giải bảng tổng hợp danh sách cán bộ phòng kế hoạch

Theo biên chế chính thức của công ty, phòng kế hoạch hiện có 6 cán bộ nhân viên Trong đó:

- Đồng chí Lê Minh Đức là trưởng phòng

- Đồng chí Đỗ Công Quyết là phó phòng

Diễn giải:

- Cột 1: Số thứ tự; Cột A: Họ và tên

- Cột 2: Hiện nay, trong công ty đang tồn tại đồng thời 2 loại hệ số lương.

Phần hệ số lương doanh nghiệp là do doanh nghiệp tự xây dựng trong quy chế hạch toán nội bộ căn cứ vào: Chức danh được bố trí, Nhiệm vụ công tác được giao, Trình độ chuyên môn được đào tạo, Thâm niên kinh nghiệm công tác, Hệ thống thang bảng lương doanh nghiệp.

Theo quy định Trưởng phòng, phó phòng thuộc nhóm 2 với hệ số lần lượt là 5,65 và 5,32 Các cán bộ khác, tuỳ thuộc vào căn cứ nêu trên để quy ra hệ số lương của mình.

Hệ số lương doanh nghiệp này là cơ sở để tính lương hưởng hàng tháng, kinh phí công đoàn và thuế thu nhập phải đóng nộp.

- Cột 3: Hệ số lương cấp bậc chức vụ do Nhà nước quy định là căn cứ để

xác định các khoản BHXH, BHYT, BHTN mà công ty và người lao động phải trích nộp trong kỳ.

- Cột 4: Phụ cấp chức vụ: Là khoản tiền trả cho người lao động hưởng

lương theo ngạch bậc lương chuyên môn nghiệp vụ, khi họ được giữ chức vụ lãnh đạo một tổ chức, đơn vị Mức phụ cấp này được quy định trong Nghị định số 205/2004/NĐ-CP ngày 14/12/2004 của Chính phủ Phụ cấp này cũng dùng làm căn cứ trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.

- Cột 5: Phụ cấp thâm niên vượt khung: Là khoản tiền dùng để trả cho cán

bộ, công chức, viên chức đã được xếp bậc lương cuối cùng của ngạch lương hoặc chức danh chuyên môn nghiệp vụ hiện giữ, đã có đủ điều kiện thời gian giữ bậc lương cuối cùng trong ngạch hoặc trong chức danh và đạt đủ tiêu chuẩn

hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung Khoản phụ cấp này đã nằm trong phần hệ số lương doanh nghiệp nên khi hạch toán, công ty không hạch toán riêng, mà phần phụ cấp này có tác dụng để tính đóng, hưởng BHXH, BHYT, BHTN của mỗi cá nhân

Công ty TNHH một thành viên tư vấn, thiết kế vàđầu tư xây dưng

Phan Đăng Sơn

Bảng 2.3: Danh sách cấp ứng lương Phòng Kế hoạch tháng 1/2011

Diễn giải Danh sách cấp ứng lương hàng tháng

1 Mục đích

Danh sách cấp ứng lương do kế toán tiền lương lập, dùng để tính số lương cấp ứng hàng tháng cho các cán bộ, nhân viên của các phòng ban trong công ty, là căn

cứ để lập danh sách ứng lương các phòng ban toàn đơn vị hàng quý.

2 Căn cứ lập

Danh sách cán bộ, nhân viên Phòng kế hoạch với hệ số lương doanh nghiệp đã quy định.

3 Cách lập

Theo như phần lý thuyết cơ sở về hạch toán quỹ lương cho khối quản lý đã trình bày ở trên, cùng với các chỉ tiêu doanh thu kế hoạch, tổng hệ số lao động và tổng quỹ lương kế hoạch đã cho trước, kế toán lấy đó làm cơ sở để tính ra số tiền cấp ứng cho cán bộ công nhân viên hàng tháng Số tiền này, trên thực tế là số ứng trước, được ước lượng theo lương hệ số do công ty quy định, trong đó đã bao gồm các khoản phụ cấp như: phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp chức vụ, lãnh đạo.

+ Cột 1: Số thứ tự; Cột A: Họ và tên

+ Cột 2: Hệ số lương doanh nghiệp của các nhân viên (hi)

+ Cột 3: Số ngày công thực tế trong tháng của các nhân viên (Ci)+ Cột 4: Hệ số lao động ( hi * Ci)

+ Cột 5: Số lương được cấp ứng theo quỹ lương kế hoạch

Ta có doanh thu ước thực hiện cả năm là 48 tỷ đồng, thì doanh thu của mỗi quý sẽ là 12 tỷ và mỗi tháng là 4 tỷ Lấy doanh thu kế hoạch nhân với tỷ lệ quỹ lương theo quy định là 6,2% ta tính được quỹ lương tháng cho khối quản lý là 248 triệu đồng.

Cách tính tiền lương cho toàn khối cơ quan quản lý (không kể giám đốc):

Hệ số từng người.

Ở đây, ta chỉ tính lương cấp ứng cho cán bộ nhân viên phòng kế hoạch và công thức tính cũng tương tự như trên Do việc cấp ứng lương tháng này được tiến hành vào đầu tháng nên không thể dựa vào bảng chấm công để tính tổng hệ số được mà phải dựa vào số ngày công kế hoạch trong tháng

Tháng 1 có 31 ngày, trong đó có 10 ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật như vậy

trung bình mỗi người sẽ làm việc trong 21 ngày.

- Lấy Số ngày * Hệ số lương từng người ta tính được tổng hệ số của phòng

kế hoạch là 480,69 và của toàn công ty tháng 1 là 2.793,1.

- Quỹ lương quản lý là 248.000.000 đồng

Tương tự với các nhân viên còn lại

+ Cột 6: Số lương thực nhận theo quy định

Phần số thực nhận: Theo quy chế, chỉ có các phó giám đốc và trưởng phòng mới được cấp ứng 100% lương tính nhận, các đối tượng lao động còn lại chỉ được nhận 83% số được tính nhận như trên Vậy:

Số thực nhận của đồng chí Lê Minh Đức (TP)= 10.534.961 x 100% = 10.534.961 (đồng)Số thực nhận của đồng chí Trần Thị Ninh = 6.097.225 x 83% = 5.060.697 (đồng)

Tương tự với các nhân viên còn lại.

Mỗi tháng, công tác tính lương ứng lại được thực hiện theo cách như trên Sau khi nhân viên kế toán tổng hợp tính toán, lập ra danh sách ứng lương của khối quản lý, sẽ trình lên trưởng phòng tài chính và giám đốc duyệt, sau đó tiến hành cấp phát vào ngày 5 đến 10 hàng tháng Cán bộ đến lĩnh tiền có trách nhiệm ký vào danh sách Tờ danh sách này sẽ được lưu lại trong tập chứng từ để sau 3 tháng lập bảng tổng hợp danh sách cấp ứng lương khối cơ quan Đồng thời cùng với bảng tổng hợp các khoản phải khấu trừ vào lương của người lao động để lập ra bảng thanh toán lương quý của khối cơ quan.

Công ty TNHH một thành viên tư vấn, thiết kế vàđầu tư xây dưng

Phan Đăng Sơn

Chú thích: Với tổng hệ số toàn công ty là 2.660,1; vậy Hệ số bình quân là:248.000.000 / 2660,1  92.229,58 (đồng)

Bảng 2.4: Danh sách cấp ứng lương Phòng Kế hoạch tháng 2/2011

Công ty TNHH một thành viên tư vấn, thiết kế vàđầu tư xây dưng

Phan Đăng Sơn

Chú thích: Với tổng hệ số toàn công ty là 3.059,1; vậy Hệ số bình quân là:248.000.000 / 3.058,3  81.090,8 (đồng)

Bảng 2.5: Danh sách cấp ứng lương Phòng Kế hoạch tháng 3/2011

Công ty TNHH một thành viên tư vấn, thiết kế vàđầu tư xây dưng

Phan Đăng Sơn

Bảng 2.6: Tổng hợp Danh sách cấp ứng lương Phòng Kế hoạch Quý I/2011

Diễn giải Bảng Tổng hợp danh sách cấp ứng lương Quý I/2011

1 Mục đích

Bảng này được lập để tiện cho việc theo dõi và ghi chép vào sổ sách tổng số tiền lương đã cấp ứng cho cán bộ trong quý Dòng tổng cộng số tiền đã ứng cũng chính là một trong những căn cứ để lập bảng thanh toán quỹ lương quý của đơn vị.

2 Cơ sở lập

Bảng này do kế toán tiền lương lập dựa trên Danh sách cấp ứng lương hàng tháng của các phòng ban trong đơn vị.

3 Phương pháp lập

Trên thực tế đây là một tài liệu tập hợp những số liệu đã có để tiện cho việc theo dõi, ghi chép vào sổ sách, nên phương pháp lập tương đối đơn giản Kế toán chỉ cần cộng dồn số liệu của từng người, từng bộ phận theo đúng chỉ tiêu của từng cột trong bảng từ danh sách cấp ứng hàng tháng.

thiết kế và đầu tư xây dựng

Bộ phận: Phòng Kế hoạch

BẢNG CHẤM CÔNG

Tháng 1 năm 2011(Ban hành kèm theo QĐ số: 15/2006/QĐ/BTC

Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

đầu tư xây dưng

đầu tư xây dưng

- Theo quy định, tiền ăn trưa được tính cho số ngày công làm việc thực tế trong tháng, và được thanh toán cho người lao động vào đầu tháng tiếp theo Mức tiền ăn của mỗi người là 12.000 đồng.

Bảng 2.9: Danh sách thanh toán tiền ăn trưa Phòng Kế hoạch tháng 1/2011