Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước

78 302 0
  • Loading ...
1/78 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 25/03/2015, 10:01

1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ CHU THỊ THẮM NGHIÊN CỨU VỀ DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC Chuyên ngành: Hệ thống thông tin Mã số: 60.48.01.04 LUẬN VĂN THẠC SĨ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƢỜI HƢỚNG DẪN: TS. PHÙNG VĂN ỔN HÀ NỘI – 2014 2 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ: " Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nƣớc" là công trình nghiên cứu của cá nhân Tôi dƣới sự hƣớng dẫn của thầy giáo TS Phùng Văn Ổn. Các số liệu trong luận văn là số liệu trung thực, không sao chép toàn văn và đƣợc chỉ rõ nguồn trích dẫn trong tài liệu tham khảo. Hà Nội, ngày 4 tháng 6 năm 2014 Học viên Chu Thị Thắm 3 LỜI CẢM ƠN Tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các thầy giáo, cô giáo Trƣờng Đại học Công nghệ - Đại học Quốc Gia Hà Nội đã tận tình giảng dạy và truyền đạt cho Tôi những kiến thức và kinh nghiệm trong suốt quá trình học tập tại Trƣờng. Đặc biệt Tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Phùng Văn Ổn, Văn phòng Chính phủ đã quan tâm và hƣớng dẫn tận tình cho Tôi trong suốt quá trình làm luận văn thạc sĩ. Nhờ có sự chỉ bảo và những ý kiến đóng góp quý báu của Thầy giúp Tôi có thể hoàn thành tốt luận văn thạc sĩ này. Cuối cùng, Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè luôn động viên, khuyến khích Tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn! 4 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 1 MỤC LỤC 4 DANH MỤC BẢNG 5 DANH MỤC HÌNH 6 Chƣơng 1. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ 10 1.1. Các khái niệm và định nghĩa 10 1.2.Các chuẩn mực tham khảo áp dụng 11 1.3.Ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nƣớc 13 Chƣơng 2. MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 23 2.1. Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử 23 2.2. Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc 28 2.3.Mô hình hoá hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc 36 Chƣơng 3. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 44 3.1. Hệ thống quản lý văn bản 44 3.2. Dữ liệu đặc tả quản lý văn bản 45 3.3.Tra cứu văn bản dựa trên dữ liệu đặc tả 59 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 74 DANH MỤC CÔNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢLIÊN QUAN ĐẾN LUẬN VĂN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO 76 5 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Chuẩn metadata của chính phủ Úc 14 Bảng 1.2 Metadata lƣu trữ bản ghi của Chính phủ Úc phiên bản 2.0 16 Bảng 2.1 Tình hình triển khai hệ thống Quản lý văn bản điều hành tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ 30 Bảng 2.2 Hiện trạng trao đổi văn bản trên môi trƣờng mạng 33 Bảng 2.3 Phân tầng lớp thực thể Agent 39 Bảng 2.4 Phân tầng lớp thực thể Record 40 Bảng 2.5 Phân tầng lớp thực thể Business 41 Bảng 3.1 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả tạo lập văn bản 49 Bảng 3.2 Tập các yếu tố dữ liệu đặc tả lƣu trữ văn bản 52 Bảng 3.3 Các sự kiện đối với một văn bản điện tử 53 Bảng 3.4 Các trƣờng thuộc tính lƣu vết sự kiện đối với bản ghi 57 Bảng 3.5 Danh sách các tài liệu sau khi loại bỏ các từ không cần thiết 62 Bảng 3.6 Danh sách từ điển 63 Bảng 3.7 Danh sách đảo ngƣợc 64 Bảng 3.8 Minh họa chuyển đổi sang giá trị hệ cơ số 8 của các ký tự 65 Bảng 3.9 Cấu trúc của Block signature 66 Bảng 3.10 Các từ chủ chốt đƣợc lƣu trữ cùng các bitvector 67 Bảng 3.11 Bảng chỉ mục các trƣờng thuộc tính 72 6 DANH MỤC HÌNH Hình 2.1 Biểu đồ tỉ lệ trung bình số đơn vị thuộc, trực thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã triển khai, sử dụng hệ thống Quản lý văn bản điều hành năm 2011- 2012 32 Hinh 2.2 Biểu đồ tỉ lệ trung bình văn bản đi/đến đƣợc chuyển hoàn toàn qua môi trƣờng mạng tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ năm 2011-2012 35 Hình 2.3 Mô hình hóa hoạt động nghiệp vụ 36 Hình 2.4 Phân tầng lớp thực thể 38 Hình 3.1 Kế thừa metadata 45 Hình 3.2 Sự tác giữa các thực thể 53 Hình 3.3 Danh sách các tài liệu 62 7 MỞ ĐẦU I. Sự cần thiết Ngày nay Công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọng xây dựng thành công nền hành chính điện tử, phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa tại Việt Nam. Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc (CQNN) đƣợc quan tâm, chỉ đạo, đầu tƣ cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phát triển một số ứng dụng cơ bản trong quản lý, điều hành và các cơ sở dữ liệu phục vụ cho các ngành kinh tế - xã hội, bƣớc đầu thực hiện có hiệu quả và thu đƣợc những kết quả nhất định. Sự bùng nổ của CNTT-TT song hành với sự gia tăng chóng mặt của thông tin, nội dung số trong cơ quan nhà nƣớc, các quy trình nghiệp vụ hành chính cũng dần đƣợc tin học hóa, việc tạo lập cơ sở dữ liệu từ các tài liệu/hồ sơ giấy phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ của mình đã và đang đƣợc các Bộ/Ngành và các địa phƣơng rất quan tâm. Bên cạnh đó, nhu cầu chia sẻ dữ liệu, trao đổi thông tin và tƣơng tác giữa các hệ thống thông tin và giữa các cơ quan, tổ chức ngày càng tăng để tránh lãng phí tài nguyên, tiết kiệm thời gian. Do văn bản là công cụ hiệu quả đƣợc sử dụng trong mối quan hệ tƣơng tác giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau, do đó đòi hỏi cần phải có các giải pháp thích hợp để giúp các cơ quan quản lý các nguồn thông tin, văn bản một cách khoa học, phục vụ việc chỉ đạo, điều hành, hỗ trợ ra quyết định, truy cứu trách nhiệm, lƣu trữ Một trong các giải pháp mà chính phủ điện tử của các nƣớc đang dùng là sử dụng Metadata, hay còn gọi là dữ liệu đặc tả hoặc siêu dữ liệu. Dữ liệu đặc tả này là thông tin về vị trí văn bản, ngƣời sở hữu văn bản, lịch sử hoạt động của văn bản, quyền truy nhập văn bản Các thông tin này gọi là metadata quản lý văn bản. Metadata quản lý bao gồm tất cả các thông tin về văn bản, về tác nhân (con ngƣời hoặc tổ chức), về nghiệp vụ đƣợc sử dụng để quản lý các văn bản phát sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan. Metadata quản lý là một phần không tách rời trong việc quản lý văn bản, phục vụ một loạt các chức năng và mục đích. Metadata đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính tiện dụng và toàn vẹn qua thời gian. Trong suốt sự tồn tại của văn bản, các lớp mới của metadata sẽ đƣợc bổ sung, điều này có nghĩa là dữ liệu đặc tả tiếp tục tích lũy qua thời gian, thông tin liên quan đến bối cảnh của việc quản lý văn bản và quy trình nghiệp vụ trong đó các văn bản đƣợc sử dụng. Metadata có thể đƣợc sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau để cơ quan/tổ chức xác định, xác thực, mô tả, tìm kiếm, và quản lý các 8 nguồn tài nguyên của họ một cách có hệ thống sao cho thỏa mãn đƣợc các yêu cầu của các hoạt động nghiệp vụ của cơ quan. Tuy nhiên, đại đa số các cơ quan nhà nƣớc ta hiện nay, khi xây dựng hệ thống quản lý văn bản, các khái niệm và chuẩn mực về metadata quản lý văn bản chƣa đƣợc quan tâm đầy đủ và chính xác nên các hệ thống văn bản đƣợc xây dựng tại các cơ quan nhà nƣớc đều có nhiều mặt hạn chế cả về quản lý dữ liệu cũng nhƣ trao đổi dữ liệu. Hiện tại, có Thông tƣ 24/2011/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về việc tạo lập, sử dụng và lƣu trữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nƣớc; Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc đã có quy định về dữ liệu đặc tả, tuy nhiên, việc quy định trong Nghị định mới chỉ ở mức đƣa ra định nghĩa, khái niệm về dữ liệu đặc tả mà chƣa có quy định cụ thể về việc tạo lập dữ liệu đặc tả cho quản lý văn bản. Vì vậy, việc xây dựng và đƣa ra quy định về metadata cho quản lý văn bản của cơ quan nhà nƣớc tại Việt Nam là rất cần thiết, đảm bảo sự thống nhất sử dụng giữa các cơ quan nhà nƣớc nhằm phục vụ tốt cho việc tìm kiếm thông tin của tổ chức, cá nhân, bảo đảm sự trao đổi và duy trì nguồn thông tin giữa các cơ quan nhà nƣớc. I. Phạm vi nghiên cứu của đề tài Các hoạt động chính đối với văn bản nói chung và văn bản điện tử nói riêng bao gồm: tạo lập, lƣu trữ, xử lý và trao đổi văn bản. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài sẽ đi sâu vào phân tích hai công đoạn tạo lập và lƣu trữ văn bản, là hai hoạt động tạo nên hạ tầng cơ sở dữ liệu để thực hiện các thao tác và hoạt động khác trên dữ liệu. Do vậy, đề tài chỉ tập chung vào tìm hiểu metadata cho công đoạn tạo lập và lƣu trữ văn bản phục vụ cho việc quản lý, truy cập, tìm kiếm các văn bản của cơ quan nhà nƣớc. II. Nội dung các chƣơng Chƣơng 1 – DỮ LIỆU ĐẶC TẢ: Giới thiệu các khái niệm và định nghĩa, một số chuẩn metadata và ứng dụng metadata cho quản lý văn bản ở một số nƣớc trên thế giới. Chƣơng 2 - MÔ HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC: Đƣa ra khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử; Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc và mô hình hóa hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan. 9 Chƣơng 3 - DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC: Trình bày dữ liệu đặc tả (metadata) cho quản lý văn bản điện tử: Dữ liệu đặc tả tạo lập, lƣu trữ văn bản điện tử; Tra cứu văn bản điện tử dựa trên metadata. 10 Chƣơng 1. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ 1.1. Các khái niệm và định nghĩa 1.1.1. Văn bản Văn bản là thông tin đƣợc tạo ra, nhận đƣợc, sửa đổi tƣờng minh bởi cơ quan hoặc cá nhân tuân thủ các yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan. 1.1.2. Văn bản số (Văn bản điện tử) Văn bản số là dữ liệu số đƣợc hình thành một cách tƣờng minh từ các hoạt động của cơ quan nhà nƣớc hoặc đƣợc tạo ra từ việc số hóa tài liệu gốc (scan từ giấy). Văn bản số là đơn vị tài liệu của cơ sở dữ liệu. 1.1.3. Hệ thống văn bản Hệ thống văn bản là tập hợp các văn bản đƣợc tổ chức và đƣợc quản lý. 1.1.4. Lập chỉ mục ngƣợc (revert indexing) Lập chỉ mục ngƣợc là quá trình tạo lập các điểm truy nhập để lấy ra bản ghi hoặc của thông tin trong hệ thống. 1.1.5. Metadata Metadata là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu nhƣ nội dung, định dạng, chất lƣợng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lƣu trữ dữ liệu (Thông tư số 24/2011/TT- BTTTT). 1.1.6. Hồ sơ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan, tổ chức, cá nhân. (Trích Điều 2, Luật lưu trữ). 1.1.7. Kho dữ liệu số Kho dữ liệu số là nơi lƣu trữ các dữ liệu văn bản điện tử, có khả năng truy cập dữ liệu theo các nghi thức chuẩn, dữ liệu có thể đƣa vào và lấy ra dễ dàng. Trong luận văn này, các thuật ngữ “Văn bản„,“Hệ thống văn bản„ được xem là tương đương với thuật ngữ „Bản ghi“, „Hệ thống bản ghi“. Do vậy, việc dùng thuật ngữ „văn bản“ hay „bản ghi“ và thuật ngữ „hệ thống văn bản“ hay „hệ [...]... các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng (các loại tài liệu, văn bản hành chính đã đƣợc xác thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy); c) Bảo đảm các điều kiện sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của CQNN, trong đó bảo đảm các hệ thống quản lý văn bản và điều hành quản lý, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc và tra cứu thông... Lƣu trữ 27 của văn bản điện tử quy định: văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các CQNN; văn bản điện tử gửi đến CQNN không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản Điều 40 về sử dụng chữ ký điện tử quy định: CQNN... điện tử để trao đổi các loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, điều hành và hồ sơ lƣu trữ, giám sát nhằm mục đích từng bƣớc chuyển sang giao dịch bằng văn bản điện tử Ngoài ra, đối với những văn bản nội bộ - các cơ quan, đơn vị đã quán triện và sử dụng tối đa Cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và hệ thống thƣ điện tử để gửi, nhận văn bản Tỉ lệ văn bản. .. mỗi cơ quan; tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau, hoặc giữa cơ quan nhà nƣớc với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân Trong đó chỉ thị đã chỉ rõ các loại văn bản phải trao đổi qua môi trƣờng mạng (thƣ điện tử, trang/cổng thông tin điện tử) là: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của cơ quan; các tài liệu. .. thƣ điện tử để trao đổi các loại văn bản; chú trọng hơn trong việc nâng cấp hệ thống quản lý văn bản, điều hành và hồ sơ lƣu trữ, giám sát nhằm mục đích từng bƣớc chuyển sang giao dịch bằng văn bản điện tử Ngoài ra, đối với những văn bản nội bộ - các cơ quan, đơn vị đã quán triệt và sử dụng tối đa cổng thông tin điện tử, hệ thống quản lý văn bản và hệ thống thƣ điện tử để gửi, nhận văn bản Tỉ lệ văn bản. .. HÌNH THỰC THỂ VÀ CÁC HOẠT ĐÔNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 2.1 Khung pháp lý hiện hành quy định về văn bản, văn bản điện tử Để tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử trên môi trƣờng mạng phục vụ công tác QLNN của các CQNN từ Trung ƣơng đến địa phƣơng, góp phần cải cách hành chính và phát triển Chính phủ điện tử Đảng, Nhà nƣớc đã chỉ đạo triển khai bằng việc ban hành các văn bản pháp luật thể... định về việc quản lý, sử dụng chữ ký số, chứng thƣ số và dịch vụ chứng thực chữ ký số trong giao dịch điện tử của Bộ Công thƣơng, hiện chưa có văn bản pháp quy nào quy định về chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN từ Trung ương tới địa phương trên môi trường mạng; về các chức năng cơ bản và quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử (các loại văn bản điện tử như tài liệu, văn bản, báo... xử lý văn bản điện tử trên toàn quốc ; và Xây dựng, ban hành các chuẩn trao đổi dữ liệu điện tử giữa các CQNN Điều 4 - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP xác định: Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các chức năng cơ bản; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý công việc trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Chỉ... 01/2013/NĐ-CP quy định (7): Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật CNTT trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử Điều này chỉ ra: Phải có hệ thống quản lý tài liệu điện tử đối với Tài liệu lưu trữ điện tử, trong đó có văn bản điện tử được đưa vào hồ sơ lưu trữ Nói cách khác, những điều này... tại các cấp từ Trung ƣơng tới địa phƣơng, bảo đảm đạt mục tiêu đến năm 2015 có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa CQNN đƣợc trao đổi hoàn toàn dƣới dạng điện tử 2.2 Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc Trong những năm gần đây, nhiều cơ quan nhà nƣớc đã đƣợc đầu tƣ hạtầng kỹ thuật, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thƣ điện tử, nhƣng trong . QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC: Trình bày dữ liệu đặc tả (metadata) cho quản lý văn bản điện tử: Dữ liệu đặc tả tạo lập, lƣu trữ văn bản điện tử; Tra cứu văn bản điện tử. động quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc 36 Chƣơng 3. DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC 44 3.1. Hệ thống quản lý văn bản 44 3.2. Dữ liệu đặc tả. bản, văn bản điện tử; Hiện trạng sử dụng hệ thống quản lý văn bản trong các cơ quan nhà nƣớc và mô hình hóa hoạt động quản lý văn bản trong các cơ quan. 9 Chƣơng 3 - DỮ LIỆU ĐẶC TẢ DÙNG CHO
- Xem thêm -

Xem thêm: Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước, Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước, Nghiên cứu về dữ liệu đặc tả dùng cho quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn

Nhận lời giải ngay chưa đến 10 phút Đăng bài tập ngay