Đang tải... (xem toàn văn)
HƯớng dẫn đăng nhập; của sổ làm việc chính; tin điều hành; sổ địa chỉ; của sổ hội thoại công cộng; chứng năng nhận thonong báo, HƯớng dẫn đăng nhập; của sổ làm việc chính; tin điều hành; sổ địa chỉ; của sổ hội thoại công cộng; chứng năng nhận thonong báo, HƯớng dẫn đăng nhập; của sổ làm việc chính; tin điều hành; sổ địa chỉ; của sổ hội thoại công cộng; chứng năng nhận thonong báo,
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH BÀ RỊA – VŨNG TÀU PHỊNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN – TBGD TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH VĂN PHỊNG ĐIỆN TỬ - EOFFICE Phần 1: Điều hành tác nghiệp Lưu hành nội eOffice – Văn phòng điện tử Mục lục Mục lục Giới thiệu .3 Hướng dẫn đăng nhập eOffice Cửa sổ làm việc .5 a Thanh công cụ .5 b Thanh tác vụ (Taskbar) c Cửa sổ nội dung .7 Tin điều hành a Các mục tin b Danh sách tin Error! Bookmark not defined c Nội dung tin Error! Bookmark not defined Sổ địa .9 Cửa sổ hội thoại công cộng 10 Hướng dẫn sử dụng chức 11 Chức gửi nhận Thông báo/Báo cáo .11 1.1 Gửi tin vào mục tin .11 1.1.1 Gửi tin theo địa .11 1.1.2 Gửi trực tiếp (chọn Gửi tin vào đây) 13 1.2 Trả lời cho tin nhận 14 1.3 Nhận thông báo có notify .14 1.4 Phân loại tin .14 1.5 Tìm kiếm tin .15 1.6 Các thao tác khác .17 1.6.1 Kéo thả .17 1.6.2 Chuyển tin sang văn 18 Các luật lọc tin .19 a Chức thêm luật 19 b Chức xoá luật .22 c Thêm luật lọc từ file 23 c Xuất luật lọc tin file 23 Quản lý sổ địa .24 a Chức tìm kiếm địa chỉ: 24 b Thêm địa vào sổ 24 c Xóa địa chỉ: 26 d Ghi sổ địa file (Export) .26 e Thêm sổ địa từ file (Import) .27 Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc 28 eOffice – Văn phòng điện tử 4.1.Tự nhắc 28 Nhấp nút Đồng ý để tạo thêm, để huỷ bỏ nhấp nút Đóng .29 4.2.Nhắc người khác ………………………………………………… 30 4.3.Nhắc địn kỳ………………………………………………………… 30 Video conference, hội thoại gửi file 30 a, Xem thông tin (profile), đặt lời nhắn 30 b, Gửi file trực tiếp (Từ cửa sổ hội thoại, chuột phải vào tên file) .33 Cách (Gửi file trực tiếp từ cửa sổ Hội thoại): 33 Cách (Gửi file trực tiếp cách chuột phải vào tên file): 34 c, Giới thiệu cửa sổ hội thoại .35 d, Hình ảnh đại diện (Avatar) 38 E, Hội thoại âm hình ảnh .Error! Bookmark not defined g, Hội thoại theo nhóm .40 h, Lưu trữ thông tin hội thoại 42 Gửi tin nhắn SMS điện thoại di động Error! Bookmark not defined a, Gửi tin nhắn điện thoại .Error! Bookmark not defined b, Gửi tin nhắn nâng cao Error! Bookmark not defined C, Quản lý tin nhắn 44 Trưng cầu ý kiến .45 a, Tạo trưng cầu ý kiến .45 b, Quản lý trưng cầu ý kiến 49 Giải pháp áp dụng eOffice quan bạn tất người trực tiếp xử lý văn máy tính Error! Bookmark not defined eOffice – Văn phòng điện tử Giới thiệu Hướng dẫn đăng nhập eOffice Bạn đăng nhập eOffice lập sẵn tài khoản, bước để đăng nhập chương trình nhập lại thơng tin tài khoản có Các thông tin cần thiết để đăng nhập eOffice bao gồm: Địa email: Chính tài khoản bạn (mỗi cá nhân quan có tài khoản) Tên máy chủ: Là địa đặt máy chủ eOffice (cụ thể mail.bariavungtau.edu.vn) Mật khẩu: Là ký tự bí mật mà người dùng tài khoản biết Ghi nhớ mật khẩu: Chọn mục để lần đăng nhập sau bạn gõ lại mật (Cẩn thận với chức bạn không muốn người khác đọc thơng tin mình) Chú ý: Mật riêng tư, sau đăng nhập lần đầu với mật quản trị Eoffice cung cấp Nhưng sau đăng nhập thành cơng phải đổi mật theo ý người dùng cách nhấp vào “Công cụ” để đổi mật khẩu: eOffice – Văn phòng điện tử Sau nhập đầy đủ thông tin, chọn Đăng nhập để vào chương trình eOffice Nếu lần đăng nhập, eOffice xuất cửa sổ để nhập thông tin cho lần chạy Chọn mục để thay đổi thư mục cài đặt Các thông tin đăng nhập lần đầu gồm có: eOffice – Văn phịng điện tử Họ tên bạn: Là tên thể bạn, bạn gửi thư cho ngồi địa email ra, người biết bạn thông qua tên Thư mục cài đặt: Là nơi chứa chương trình eOffice bạn (bạn để mặc định chọn cài vào thư mục khác) Bật chế độ gõ tiếng Việt: Cho phép bạn nhập tên tiếng Việt có dấu Sau nhập xong thơng tin cho lần chạy đầu tiên, chọn Tiếp tục để vào cửa sổ làm việc eOffice Cửa sổ làm việc eOffice cung cấp nhiều tính thơng qua cửa sổ làm việc chính, bạn thực hầu hết tính thơng qua cửa sổ Giao diện chương trình eOffice gồm có mục sau: Thanh công cụ Thanh tác vụ (Taskbar) Cửa sổ nội dung a Thanh công cụ eOffice – Văn phịng điện tử Thanh cơng cụ chứa biểu tượng mà kích chuột vào cho phép thực nhanh tính eOffice Một số biểu tượng sau xuất cơng cụ: Biểu tượng Chức Sọan thư Soạn thư để gửi (Kích chuột vào mũi tên bên phải biểu tượng để dùng chức gửi tin bài, chèn sẵn hình cho thư, gửi thư với tên khác…) Trả lời Trả lời cho thư chọn, eOffice tự động trích dẫn nội dung địa người nhận cửa sổ sau bạn chọn chức Gửi tiếp Gửi chuyển tiếp thư chọn cho hay nhiều người khác Nội dung thư chuyển tiếp giữ nguyên Xóa Đánh dấu xóa thư chọn (Chọn mũi tên bên phải sau chọn Xóa hẳn tin để xóa hẳn thư với điều kiện thư đánh dấu xóa) Gửi nhận Gửi yêu cầu cho eOffice để lấy tin (nếu có) bạn chọn chức thay để eOffice tự động thông báo cho bạn Hội thoại Mở cửa sổ hội thoại để liên lạc với người quan (có thể liên lạc âm hình ảnh) Chọn mũi tên bên phải để sử dụng thêm chức như: gửi lời nhắn lên cửa sổ hội thoại, mở cửa sổ lưu trữ tin nhắn… eOffice – Văn phòng điện tử Liên kết Mở trang web quan từ eOffice, Chọn mũi tên bên phải (nếu có) để duyệt đến trang web có danh sách Văn Quản lý, tìm kiếm, tra cứu loại Văn bản, Công văn, Giấy tờ Chọn mũi tên bên phải để sử dụng số chức như: Soạn thảo công văn đi, Soạn tin (nếu có) Nhắc việc Cho phép thực chức như: lập kế hoạch, nhắc việc, giao việc, hẹn giờ, báo thức, ghi nhật ký… b Thanh tác vụ (Taskbar) Thanh tác vụ giúp bạn truy cập nhanh số chức chương trình eOffice như: Truy cập nhanh mục tin, sổ địa chỉ, chức nhắc việc, duyệt tin tức qua liên kết RSS chức xử lý - trình duyệt văn Thanh tác vụ c Cửa sổ nội dung Tùy thuộc vào chức bạn chọn tác vụ mà phần nội dung cửa sổ bố trí theo cách khác eOffice – Văn phòng điện tử Cửa sổ nội dung Thông thường, thông tin cửa sổ nội dung chia làm hai phần, phía bên trái dành cho trình duyệt (là thông tin hiển thị phân theo cấp mục tin khác nhau), phía bên phải nội dung mục chọn trang web (nếu dùng chức liên kết RSS) Tin điều hành Khi bạn chọn chức Tin điều hành, cửa sổ nội dung bên tác vụ (Taskbar) tự động chia làm ba phần chính: - Phía bên trái thông tin với mục tin phân cấp khác - Bên phải chia làm hai phần: phía danh sách tin có mục tin chọn, phía phần hiển thị nội dung tin chọn a Các mục tin eOffice – Văn phịng điện tử Kích chuột vào mục tin bất kỳ, eOffice liệt kê cho bạn danh sách tin có mục cửa sổ bên cạnh Phần quan trọng đặc biệt eOffice mục tin (hộp thư), bạn nhận tin/thơng báo từ cấp trên, từ đồng nghiệp thơng tin quan trọng khác Ngồi mục thư cá nhân, có danh sách mục tin như: Công cộng, Thông Báo, Giao Ban, Giải trí,… quan khác tự tạo cho mục tin khác Mỗi người khác nhìn thấy danh sách mục tin quyền hạn mục tin khác nhau, tuỳ thuộc vào vị trí cơng tác người quan Sổ địa Sổ địa cho phép bạn quản lý danh sách người mà bạn thường xuyên liên hệ, phục vụ cho việc gửi/nhận thư, gọi điện, trao đổi,… Khi bạn gửi thư cho ai, địa email người tự động lưu vào sổ địa chỉ, bạn vào để tìm lại cần eOffice – Văn phịng điện tử Một số biểu tượng sau xuất cửa sổ hội thoại: Biểu tượng Chức Webcam Gọi người trao đổi tham gia hội thoại hình ảnh Gửi file Gửi file cho người hội thoại Nhóm thoại Mời người hội thoại vào nhóm để nhóm trao đổi với Nhật ký Xem lại thông tin trao đổi hai người Thông tin Xem thông tin người hội thoại với Gửi thơng tin cho người hội thoại với Các biểu tượng xuất định dạng: Biểu tượng Chức Kiểu chữ Cỡ chữ Đổi cỡ chữ Hình biểu cảm 37 Thay đổi kiểu chữ Chèn hình minh họa, hình biểu cảm vào đoạn hội thoại eOffice – Văn phòng điện tử Chữ béo Cho nét chữ dày lên Chữ in nghiêng Hiển thị chữ theo kiểu in nghiêng Chữ gạch chân Thêm đường gạch chân chữ Màu chữ Đổi màu chữ d, Hình ảnh đại diện (Avatar) Hình ảnh đại diện ảnh nhỏ người sử dụng chọn lựa đưa lên eOffice để họ hội thoại với người khác nhìn thấy Hình hiển thị bên phải cửa sổ hội thoại cá nhân Khi chưa có hình ảnh đại diện thay thì, mặc định eOffice lấy hình ảnh đại diện hình logo eOffice Để tạo hình ảnh đại diện eOffice 38 eOffice – Văn phịng điện tử Từ cơng cụ phía hình làm việc eOffice chọn Hội thoại Cửa sổ Hội thoại xuất kèm theo danh sách người quan có mặt trực tuyến eOffice Tìm đến tên bạn danh sách kích chuột phải vào Chọn Xem thơng tin Một khung cửa sổ nhỏ kèm theo thông tin cá nhân bạn Kích chuột vào hình ảnh bên trái khung cửa sổ Một cửa sổ nhỏ cho phép bạn duyệt đến nơi lưu giữ file ảnh Tìm kích đúp vào ảnh mà bạn muốn làm hình đại diện nhấn Open 39 eOffice – Văn phòng điện tử Bây hình đại diện bạn thay hình ảnh khác khơng phải hình logo mặc định eOffice, bạn hội thoại với người nhìn thấy hình ảnh bạn Chú ý: Bạn thay đổi hình đại diện khơng thay hình đại diện người khác g, Hội thoại theo nhóm Hội thoại theo nhóm hình thức hội thoại bao gồm nhóm người hội thoại, trao đổi với Gần giống với chức cửa sổ Hội thoại công cộng, có số người tham gia hội thoại nhóm họ người khác mời tham gia, đồng ý có tên danh sách hội thoại nhóm Để hội thoại theo nhóm 40 eOffice – Văn phịng điện tử Từ chương trình eOffice chọn Hội thoại công cụ Cửa sổ Hội thoại công cộng kèm theo danh sách người có mặt trực tuyến eOffice Từ danh sách trực tuyên kích chuột phải vào tên người mà bạn muốn hội thoại nhóm Một danh mục nhỏ bao gồm chức Chọn Hội thoại nhóm Cửa sổ Thêm người tham gia cho phép bạn mời thêm người vào nhóm Từ cửa sổ Thêm người tham gia, chọn tên người mà bạn muốn mời tham gia nhóm hội thoại sau ấn Thêm>> để thêm người chọn vào danh sách tham gia 41 eOffice – Văn phòng điện tử Chọn người danh sách tham gia Ấn > để thêm người khơng có tên danh sách trực tuyến tham gia nhóm thoại Nhập lời giới thiệu để gửi lời mời đến người tham gia nhóm thoại Khi bạn ấn nút Đồng ý lời mà bạn nhập vào phần lên cửa sổ nhỏ người mời Ấn Đồng ý để tiếp tục Nếu người mời chấp nhận tham gia nhóm hội thoại cửa sổ Nhóm hội thoại mở kèm theo danh sách người tham gia Gõ thông điệp gửi chức hội thoại thông thường h, Lưu trữ thông tin hội thoại Để xem thông tin lưu trữ Cách 1: 42 eOffice – Văn phòng điện tử Từ cơng cụ eOffice kích chuột vào hình mũi tên bên cạnh chức Hội thoại Một danh mục chức Chọn Lưu trữ messages Cửa sổ Lưu trữ messages xuất Bên trái cửa sổ danh sách người trao đổi Bên tiết thông tin trao đổi người chọn (thông tin chia xếp theo ngày tháng) Chọn tên người muốn xem thông tin bên trái Chọn ngày để xem thông tin trao đổi ngày Cách 2: 43 eOffice – Văn phịng điện tử Từ chương trình eOffice chọn menu Cơng cụ Một danh mục chức Chọn Lưu trữ messages Cửa sổ Lưu trữ messages xuất Bên trái cửa sổ danh sách người trao đổi Bên tiết thông tin trao đổi người chọn (thông tin chia xếp theo ngày tháng) Chọn tên người muốn xem thông tin bên trái Chọn ngày để xem thông tin trao đổi ngày C, Quản lý tin nhắn eOffice lưu lại tin nhắn bạn sau gửi/nhận để từ đưa thống kê cho bạn như: Thống kê tin nhận được, tin chờ gửi, tin gửi tin gửi lỗi Bạn gửi lại tin nhắn mà không cần nhập lại nội dung 44 eOffice – Văn phòng điện tử Trưng cầu ý kiến Khi bạn muốn tham khảo ý kiến nhiều người vấn đề đó, bạn dùng chức a, Tạo trưng cầu ý kiến Để tạo trưng cầu ý kiến Từ chương trình eOffice chọn menu Cơng cụ Một danh mục chức Chọn Trưng cầu ý kiến Kích chuột vào Tạo để bắt đầu tạo trưng cầu ý kiến Cửa sổ Tạo trưng cầu ý kiến xuất 45 eOffice – Văn phòng điện tử Nhập tiêu đề phương án lựa chọn cho phiếu trưng cầu ý kiến Đánh dấu vào mục Có thể cho ý kiến khác phép đưa ý kiến khác phương án lựa chọn liệt kê Chọn thời điểm bắt đầu - kết thúc phiên bỏ phiếu giới hạn số phương án lựa chọn Chọn Công khai ý kiến phép người xem trưng cầu biết lựa chọn phương án đưa 46 eOffice – Văn phòng điện tử Lựa chọn nhóm người có quyền tham gia bỏ phiếu nhóm có quyền xem kết Bạn thêm số thành viên bỏ phiếu xem kết cách nhập tên đăng nhập eOffice người vào trắng bên trái nút Thêm nhấn nút Thêm để thêm người ngồi nhóm chọn Chọn Cho phép xem kết qủa phép người Danh sách xem kết xem kết thu thập ý kiến Nhấn Gửi để bắt đầu thu thập ý kiến Một số thông tin cửa sổ Tạo phiếu trưng cầu ý kiến: Tiêu đề: Là tiêu đề phiếu trưng cầu ý kiến Các lựa chọn: Là phương án đưa để thu thập ý kiến Có thể cho ý kiến khác: Ngoài lựa chọn liệt kê, đưa ý kiến khác Thời gian bỏ phiếu: Là khoảng thời gian có hiệu lực mục trưng cầu ý kiến tạo Bắt đầu: Thời gian bắt đầu bỏ phiếu Kết thúc: Thời gian kết thúc việc bỏ phiếu Một lần: Chỉ cho phép bỏ phiếu khoảng thời gian lựa chọn lần 47 eOffice – Văn phòng điện tử Hàng ngày: Mỗi ngày vào khoảng thời gian lựa chọn trưng cầu ý kiến lần Số lựa chọn phép: Là số ý kiến mà người tham gia bỏ phiếu phép chọn Công khai ý kiến: Người khác biết lựa chọn mục nào, ý kiến công khai người biết Lựa chọn tùy ý: Người bỏ phiếu phép chọn ý kiến được, không giới hạn Danh sách tham gia bỏ phiếu : Là mục cho phép chọn lựa tham gia bỏ phiếu (Có thể thêm người tham gia bỏ phiếu cách nhập tên người sau nhấn Thêm) Danh sách xem kết quả: Là mục cho phép lựa chọn người quyền xem kết mục trưng cầu (Có thể thêm người xem kết gia bỏ phiếu cách nhập tên người sau nhấn Thêm) Cho phép xem kết ngay: Có thể xem kết chờ thu thập đủ ý kiến Để xem mục đưa trưng cầu: Tùy thuộc vào tạo phiếu trưng cầu ý kiến, danh sách xem kết có tên bạn bạn xem Từ chương trình eOffice chọn menu Công cụ Một danh mục chức Chọn Trưng cầu ý kiến Cửa sổ Các mục Trưng cầu ý kiến xuất 48 eOffice – Văn phịng điện tử Kích đúp chuột vào tên mục trưng cầu ý kiến muốn xem Cửa sổ Kết trưng cầu ý kiến xuất b, Quản lý trưng cầu ý kiến Khi mục trưng cầu ý kiến nhiều lên trình sử dụng, bạn dùng chức có Cửa sổ trưng cầu ý kiến giúp quản lý tra cứu tốt như: Xóa bớt số trưng cầu ý kiến không cần thiết, xếp mục trưng cầu theo trật tự tăng giảm cách kích chuột vào phần tên đề mục Nếu bạn chưa bỏ phiếu cho phiếu trưng cầu đó, bạn kích chuột phải vào phiếu trưng cầu chọn bỏ phiếu phiếu trưng cầu hạn 49 eOffice – Văn phòng điện tử Kích chuột vào đề mục để xếp theo trật tự tăng giảm Để xóa trưng cầu ý kiến: Chức thực bạn có quyền xóa mục trưng cầu ý kiến Từ chương trình eOffice chọn menu Cơng cụ Một danh mục chức Chọn Trưng cầu ý kiến Cửa sổ Các mục Trưng cầu ý kiến xuất với danh sách mục trưng cầu Kích chuột phải vào mục muốn xóa Chọn Xóa bình chọn Một thơng báo yêu cầu bạn xác nhận lại Chọn Có 50 eOffice – Văn phòng điện tử Trên tồn quy trình thao tác tác nghiệp xử lý chương trình Văn phịng điện tử - Eoffice Sở GD&ĐT tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Trân trọng cám ơn ! Phịng Cơng nghệ thơng tin – Thiết bị giáo dục P.TP: Nguyễn Kim Khanh ĐT: 0906.273.222 51 ... thoại công cộng 10 Hướng dẫn sử dụng chức 11 Chức gửi nhận Thông báo/Báo cáo .11 1. 1 Gửi tin vào mục tin .11 1. 1 .1 Gửi tin theo địa .11 1. 1.2 Gửi trực tiếp (chọn... 13 1. 2 Trả lời cho tin nhận 14 1. 3 Nhận thơng báo có notify .14 1. 4 Phân loại tin .14 1. 5 Tìm kiếm tin .15 1. 6 Các thao tác khác .17 1. 6 .1 Kéo... áp dụng eOffice quan bạn tất người trực tiếp xử lý văn máy tính Error! Bookmark not defined eOffice – Văn phòng điện tử Giới thiệu Hướng dẫn đăng nhập eOffice Bạn đăng nhập eOffice lập sẵn tài