Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Ủy ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

79 733 0
Tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Ủy ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BÙI THỊ THU HÀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH PHÚ THỌ Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƯU TRỮ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS NGUYỄN MINH PHƢƠNG HÀ NỘI – 2008 MỤC LỤC Trang Phần mở đầu Phần nội dung Chƣơng Tổng quan Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 1.1 Vài nét tỉnh Phú Thọ 12 1.2 Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 13 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung 13 tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 1.2.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu 16 bảo quản Trung tâm Lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ Chƣơng Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ Trung tâm Lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 2.1 Mục đích, ý nghĩa công tác tổ chức khoa học tài liệu 24 2.2 Một số văn qui định công tác lưu trữ 25 2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ 30 Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu 30 2.3.2 Phân loại tài liệu 34 2.3.3 Xác định giá trị tài liệu 45 2.3.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu 50 Chƣơng Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 3.1 Nhận xét chung công tác tổ chức khoa học tài liệu Trung 54 tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 3.1.1 Những kết đạt 54 3.1.2 Hạn chế 56 3.1.3 Nguyên nhân 58 3.2 Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu 59 Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 3.2.1 Đối với quan quản lý ngành công tác lưu trữ 59 3.2.2 Đối với UBND tỉnh Trung tâm Lưu trữ tỉnh 60 3.2.2.1 Chỉ đạo nghiệp vụ xây dựng văn 60 3.2.2.2 Vấn đề cán 61 3.2.2.3 Đầu tư sở vật chất 63 3.2.3 Về việc tổ chức thực nghiệp vụ tổ chức khoa học 63 tài liệu 3.2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu 63 3.2.3.2 Phân loại hệ thống hóa tài liệu 66 3.2.3.3 Xác định giá trị tài liệu 67 3.2.3.4 Xây dựng công cụ tra cứu 69 Kết luận 71 Tài liệu tham khảo Phụ lục BẢNG CHỮ VIẾT TẮT HĐND : Hội đồng Nhân dân UBND : Ủy ban Nhân dân TTLT : Trung tâm Lưu trữ UBHC : Ủy ban Hành PHẦN MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia khẳng định rõ: “Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị kinh tế, trị, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học cơng nghệ…” qua thấy vai trò, ý nghĩa to lớn tài liệu lưu trữ đời sống xã hội Theo Hiến pháp luật tổ chức HĐND UBND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan hành nhà nước cao địa phương, thực chức quản lý nhà nước mặt hoạt động đời sống kinh tế, trị, văn hóa, xã hội…trong phạm vi địa bàn tỉnh Trong trình hoạt động, quan nhà nước cấp tỉnh sản sinh khối lượng lớn tài liệu Những tài liệu phản ánh mặt hoạt động máy nhà nước cấp tỉnh giai đoạn lịch sử định, nhằm thực chủ trương, đường lối, sách Đảng Nhà nước Tài liệu lưu trữ cấp tỉnh phận hợp thành quan trọng Phông lưu trữ Nhà nước, cần quan tâm quản lý tốt nhằm góp phần hồn thiện phơng lưu trữ nhà nước phục vụ cho hoạt động quản lý, nhu cầu xã hội Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ quản lý tài liệu HĐND, UBHC UBND tỉnh Phú Thọ từ năm 1945 đến Trong 50 năm hoạt động, Phú Thọ trải qua nhiều lần thay đổi tên gọi, tách nhập tỉnh, số lượng tài liệu sản sinh lớn, đa dạng phong phú thành phần nội dung Hàng năm, Trung tâm phục vụ gần 800 lượt người khai thác, việc khai thác văn thông thường phục vụ cho công việc chuyên môn cho nhu cầu cá nhân, Trung tâm Lưu trữ tỉnh phục vụ tư liệu cho việc biên soạn lịch sử đảng tỉnh Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Vĩnh Phú, lịch sử sở, ngành, huyện…, phục vụ rà soát văn Chính phủ, tỉnh qui định từ 1976 đến nay…Như thấy giá trị khối tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, nhu cầu độc giả muốn nghiên cứu, khai thác phục vụ cho mục đích khác Tuy nhiên, tài liệu thu Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ chưa đầy đủ, công tác lập hồ sơ chưa tốt, chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản nên việc xác định giá trị tài liệu cịn mang tính chủ quan làm ảnh hưởng đến chất lượng tài liệu; kho tàng hạn chế ảnh hưởng đến việc thu thập tài liệu, tổ chức xếp tài liệu, gây khó khăn cho việc thống kê; hệ thống công cụ tra cứu đơn giản hạn chế việc tra tìm tài liệu phục vụ độc giả Chính vậy, u cầu đặt cần tổ chức tài liệu cách khoa học, hợp lý, để lưu giữ tài liệu có giá trị nhất, phục vụ hiệu cho công việc, công tác nghiên cứu cán nhân dân phục vụ cho hoạt động quản lý quan nhà nước Xuất phát từ yêu cầu này, chọn đề tài “ Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ” làm luận văn thạc sỹ 2.Mục tiêu đề tài Thứ nhất, khảo sát thực tế công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, từ thấy kết đạt hạn chế cần khắc phục Thứ hai, sở thực trạng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ, đề xuất giải pháp nhằm góp phần giúp Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ tổ chức khoa học tài liệu, từ phát huy giá trị tài liệu, phục vụ cho công tác quản lý nhu cầu nghiên cứu xã hội Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu qui định nhà nước tỉnh Phú Thọ tổ chức khoa học tài liệu; khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học tài liệu khối tài liệu bảo quản Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu đề tài việc tổ chức khoa học khối tài liệu hành tài liệu khoa học kỹ thuật từ năm 1945 đến thuộc phông lưu trữ bảo quản Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực đề tài, tiến hành nghiên cứu theo phương pháp sau: Phương pháp khảo sát thực tế để tìm hiểu thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu xây dựng công cụ tra cứu Qua khảo sát, kết hợp với vấn trực tiếp cán công tác Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, để hiểu rõ thuận lợi, khó khăn mà cán gặp phải trình tác nghiệp Phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh đánh giá kết đạt tiến hành khảo sát thực trạng, từ thấy ưu điểm hạn chế, nguyên nhân hạn chế Ngoài ra, chúng tơi cịn sử dụng phương pháp lịch sử nghiên cứu tình hình tổ chức phát triển quan nhà nước tỉnh Phú Thọ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Do tầm quan trọng ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan nhà nước cấp tỉnh, nên có nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp, viết, nghiên cứu sâu phương diện lý luận thực tiễn Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đề cập đến giáo trình chuyên ngành lưu trữ: “ Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xn Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền Nguyễn Văn Thâm, thể khâu nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tổ chức công cụ tra cứu Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành vào nghiên cứu khía cạnh, vấn đề cụ thể cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác tổ chức khoa học tài liệu nói riêng, thí dụ: “ Nghiên cứu xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Nhà nước cấp tỉnh” – Nguyễn Quang Lệ (chủ nhiệm); “Lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam” – Vương Đình Quyền (Chủ nhiệm); “Nghiên cứu xây dựng hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ” – Nguyễn Cảnh Đương (Chủ nhiệm); “ Những sở lý luận thực tiễn xây dựng danh mục hồ sơ quan” – Phạm Ngọc Đĩnh (Chủ nhiệm); “Cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu kế toán quan hành nghiệp” – Nguyễn Nghĩa Văn (Chủ nhiệm)… Một số khoá luận tốt nghiệp, luận văn chuyên ngành lưu trữ vào nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu quan cụ thể, thí dụ như: “Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam”- Đỗ Thị Huấn; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ ủy ban nhân dân tỉnh Hải Hưng” – Vũ Đức Tiến; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ UBND huyện Cát Hải, Hải phòng” – Nguyễn Thùy Diễm; “Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Công nghệ thông tin lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc” – Nguyễn Công Trọng; “Tổ chức khoa học tài liệu địa Trung tâm Thơng tin Tư liệu địa Tổng Cục Địa chính” – Quản Tố Chinh; “Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa phơng lưu trữ UBND Thành phố Hà Nội”- Lê Thị Thu Hương; “Vấn đề bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây – Thực trạng giải pháp” – Trịnh Ngọc Hùng; “Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” - Đào Đức Thuận… Những vấn đề nghiên cứu đề tài tài liệu lưu trữ cấp tỉnh chủ yếu sâu vào khâu nghiệp vụ, đề tài tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ quan cụ thể, đặc biệt cấp tỉnh luận văn thạc sỹ, khóa luận, báo cáo khoa học, chủ yếu tổ chức khoa học tài liệu cho phông cụ thể, đề tài nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu cho toàn khối tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm lưu trữ tỉnh Ngồi ra, cịn có nhiều viết, nghiên cứu báo, tạp chí chuyên ngành lưu trữ cấp tỉnh, thí dụ: “ Vài ý kiến cơng tác bổ sung tài liệu văn kiện khâu công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật phông lưu trữ uỷ ban hành tỉnh”– Nguyễn Văn Hàm; “Xây dựng phương án phân loại tài liệu phục vụ cho công tác chỉnh lý phông lưu trữ UBND cấp tỉnh” – Lê Hoàng; “Về việc xây dựng phương án hệ thống hố hồ sơ tài liệu phơng UBND tỉnh” – Nguyễn Đăng Khải… Tuy nhiên, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu vấn đề rộng, nên hầu hết nghiên cứu sâu vào khâu nghiệp vụ cụ thể Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo Để thực đề tài này, nghiên cứu, sử dụng nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo sau: - Giáo trình, tài liệu lý luận khoa học nghiệp vụ lưu trữ như: Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ - Tài liệu lịch sử, tổ chức máy hoạt động quan nhà nước cấp tỉnh - Hệ thống văn quy phạm pháp luật, văn qui định công tác lưu trữ Nhà nước tỉnh Phú Thọ - Các luận văn thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành có liên quan đến đề tài - Các viết liên quan báo, tạp chí chuyên ngành như: Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, Dấu ấn thời gian Bố cục luận văn Đề tài thực gồm phần: phần mở đầu, phần nội dung phần kết luận Trong phần nội dung chia làm chương: Chương I Tổng quan Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Chương đầu nêu khái quát lịch sử hình thành phát triển tỉnh Phú Thọ qua thời kỳ, chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ, sở nắm số lượng phơng tài liệu bảo quản Trung tâm; đồng thời khảo sát thành phần, nội dung, khối lượng ý nghĩa tài liệu Chương II Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Khảo sát tình hình thực khâu nghiệp vụ như: thu thập bổ sung tài liệu, phân loại, xác định giá trị, xây dựng công cụ tra cứu để từ thấy ưu điểm hạn chế cần khắc phục Chương III Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ 10 thiết cần coi nhiệm vụ thường xuyên Trung tâm Làm điều công tác lưu trữ thu nhiều kết tích cực khả quan, trước hết từ công tác thu thập hồ sơ lưu trữ: hạn chế, giảm dần tài liệu bị bó gói, chất đống vấn đề cộm cần khắc phục Trung tâm nhiều quan tỉnh Như thấy khối lượng công việc nhiều tài liệu phòng phú, tài liệu thu đầy đủ từ đơn vị nguồn nộp lưu số lượng tài liệu cần chỉnh lý hàng năm nhiều Với trình độ chun mơn cán khơng thể đáp ứng u cầu cơng việc Để khắc phục tình trạng này, quan cần quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ, tạo điều kiện cho họ kịp thời cập nhật kiến thức lý luận để họ thực cơng việc tốt Nếu có điều kiện tuyển dụng cán có trình độ đại học lưu trữ, hiệu công việc cao 3.2.2.3 Đầu tƣ sở vật chất Kho tàng, trang thiết bị bảo quản yếu tố quan trọng định đến tuổi thọ tài liệu lưu trữ Hiện Trung tâm lưu trữ gần hết phòng, kho để tài liệu, giá tài liệu xếp dọc đường đi, điều làm ảnh hưởng đến tính bảo mật, đến chất lượng tài liệu Chính vậy, UBND tỉnh cần nghiên cứu, xem xét bố trí thêm diện tích kho tàng trang thiết bị kho tàng đạt tiêu chuẩn UBND tỉnh cần sớm cho triển khai dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đưa vào kế hoạch đầu tư xây dựng Hiện nay, phần lớn sở, ban, ngành chưa bố trí phịng kho trang thiết bị bảo quản cần thiết, nên tài liệu quan bị phân tán, thất lạc, không lập hồ sơ, không tổ chức khoa học, gây ảnh hưởng tới việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu quan, đồng thời ảnh hưởng đến chất lượng tính đầy đủ tài liệu đến hạn nộp lưu Chính 65 sở, ban, ngành biện pháp xây dựng, bố trí kho tàng phù hợp để tập trung bảo quản khối tài liệu lưu trữ hành quan 3.2.3 Về việc tổ chức thực nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu 3.2.3.1 Thu thập bổ sung tài liệu Hạn chế việc thu thập bổ sung tài liệu làm ảnh hưởng nhiều đến việc thực khâu nghiệp vụ khác, quan cần có quan tâm đến công tác Trước hết để hồn chỉnh thành phần tài liệu Trung tâm việc thu thập tài liệu tồn đọng đơn vị cần tiến hành Mặc dù danh mục quan nguồn nộp lưu lên tới 53 đơn vị thực tế có 29 đơn vị nộp tài liệu, điều ảnh hưởng không nhỏ tới hồn thiện phơng lưu trữ Căn vào Danh mục quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh ban hành, Trung tâm cần tiếp tục chủ động lập kế hoạch thu thập tài liệu quan Trung tâm cần lập quy hoạch, kế hoạch thu thập tài liệu lưu trữ năm tới (ví dụ, từ đến năm 2010) trình UBND tỉnh ban hành để có chuẩn bị kịp thời điều kiện cho việc thu thập tài liệu từ nguồn nộp lưu Trong thực kế hoạch thu thập tài liệu, Trung tâm cần áp dụng biện pháp đạo điểm theo nhóm quan với thứ tự ưu tiên: Cơ quan chia tách, sáp nhập, giải thể (nếu có); Cơ quan có khối tài liệu nhiều; Cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh; Cơ quan theo hệ thống ngành dọc; Cơ quan nguồn nộp lưu khác Việc triển khai công tác thu thập theo hình thức giúp Trung tâm kịp thời điều chỉnh vướng mắc có rút học kinh nghiệm quan khác sau 66 Trên sở kế hoạch cơng tác, xác định quan cần tập trung tiến hành thu thập để xây dựng dự thảo văn trình UBND tỉnh ban hành Quyết định quy định cụ thể việc phải giao nộp tài liệu cho quan Biện pháp tạo thuận lợi lớn cho công tác thu thập Trung tâm tất quan có tài liệu nộp lưu Trung tâm cần cử cán thường xuyên xuống quan để kiểm tra, đôn đốc giúp đỡ lưu trữ quan việc nộp lưu tài liệu vào Trung tâm việc làm cần thiết có tác động lớn đến việc nâng cao chất lượng cho tài liệu giao nộp Trung tâm cần phối hợp với quan, ban, ngành mở lớp tập huấn, hội nghị công tác nghiệp vụ, có tập trung cơng tác thu thập tài liệu cho cán lưu trữ Biện pháp không giúp cho quan thuộc nguồn nộp lưu chủ động việc thực bước chuẩn bị tốt cho khối lượng tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm mà cịn có tác dụng nâng cao nhận thức trình độ chun mơn chung cho cán lưu trữ, đặc biệt phần lớn số họ cán kiêm nhiệm quan Điều đồng nghĩa góp phần vào việc nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác lưu trữ quan Bên cạnh Danh mục quan nguồn nộp lưu, quan cần xây dựng danh mục tài liệu cần giao nộp Để xây dựng danh mục cần vào công văn số 316/LTNN-NVĐP ngày 24/6/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ tỉnh Thông thường tài liệu cần giao nộp quan gồm có: tài liệu tổng hợp, tài liệu chuyên mơn Thí dụ: Sở Nơng nghiệp Phát triển nơng thôn 67 - Tài liệu trồng trọt, chăn nuôi: gồm số liệu thống kê, điều tra loại giống trồng, gia súc, gia cầm chủ yếu địa bàn huyện, đạo, hướng dẫn kỹ thuật cho địa phương, hộ kinh tế gia đình - Tài liệu lâm nghiệp: gồm tài liệu quy hoạch phát triển rừng, hồ sơ giap đất, giao rừng, thực chương trình phủ xanh đất trống đồi trọc, dự án bảo tồn thiên nhiên Vườn quốc gia Xuân Sơn - Tài liệu ngư nghiệp: hồ sơ việc quy hoạch phát triển khu nuôi trồng, chế biến thủy sản, số liệu thống kê nuôi trồng thủy sản,… - Tài liệu thuỷ lợi: gồm hồ sơ quản lý cơng trình thủy lợi, cơng tác phòng chống bão lụt, thiên tai… - Tài liệu sách phát triển nơng thơn: đồ quy hoạch thực trạng tình hình thực sách phát triển nơng thơn xã, sách khuyến khích, dự án đầu tư phát triển địa bàn xã… Như quan cần vào lĩnh vực mà đơn vị phụ trách để thu thập loại tài liệu cho phù hợp, có giá trị cao đưa vào bảo quản lâu dài Việc ban hành văn tạo sở pháp lý cho cán lưu trữ thực cơng việc Để việc thu thập bổ sung đạt hiệu cao sau ban hành văn cần phổ biến đến đơn vị biết nhiệm vụ phối hợp thực Khi đến thời hạn giao nộp hồ sơ tài liệu phải có văn để nhắc nhở, đơn đốc đơn vị thực cho tốt Việc giao nộp hàng năm cần tiến hành theo thời gian qui định, tránh tình trạng giao nộp tài liệu lẻ tẻ, phân tán, gây khó khăn cho việc chỉnh lý Cơ quan cần có hình thức xử lý kịp thời đơn vị không giao nộp tài liệu, nộp tài liệu không hạn, không đủ, không lập hồ sơ Về tình trạng tài liệu, ngồi tài liệu hành chính, quan cần cố gắng thu thập tài liệu đầy đủ loại tài liệu tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu 68 nghe nhìn số tài liệu có tính chất chun mơn khác để làm phong phú thêm thành phần tài liệu Trung tâm Để tránh tình trạng tài liệu chưa lập hồ sơ, quan cần có biện pháp đạo, hướng dẫn, tuyên truyền nhằm nâng cao ý thức cán chuyên viên việc lập hồ sơ hành Như để thu thập bổ sung tài liệu có chuyển biến tích cực, bên cạnh việc ban hành văn bản, hướng dẫn cụ thể điều cần thiết, cần tuyên truyền phổ biến đến cán vai trò giá trị tài liệu lưu trữ để họ có ý thực tự giác giao nộp tài liệu 3.2.3.2 Phân loại tài liệu Tài liệu trung tâm chỉnh lý nhiều đợt, nhiên quan chưa xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng cách hồn chỉnh Việc biên soạn hai văn điều kiện tiên cho việc chỉnh lý tài liệu xây dựng phương án phân loại Để biên soạn văn cán lưu trữ cần tham khảo tư liệu liên quan đơn vị phông tài liệu sau: Các văn quy phạm việc thành lập, chia tách, sáp nhập… qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phơng đơn vị cấu thành, văn qui định quan hệ, lề lối làm việc chế độ công tác văn thư quan… Phương án phân loại tài liệu phù hợp, phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ quan tỉnh Phú Thọ qua nhiều thời kỳ Tuy nhiên, để áp dụng tốt phương án cần nắm vững đặc điểm tình hình tài liệu hoạt động thực tế quan, phải ý đến số quy ước sau: Tài liệu tổng kết hoạt động năm trước lại sản sinh vào năm sau tài liệu đưa năm trước Thí dụ: Báo cáo tình hình thực kế 69 hoạch kinh tế-xã hội địa bàn huyện năm 2007 ban hành vào 09/01/2008 đưa năm 2007 Tài liệu phương hướng, kế hoạch năm sau sản sinh vào cuối năm trước đưa năm sau Thí dụ: Phương hướng, nhiệm vụ năm 2008 ngành Du lịch-Thương mại ban hành ngày 24/12/2007 đưa vào năm 2008 Tài liệu phương hướng, kế hoạch cho giai đoạn đưa năm đầu kế hoạch đó, cịn tài liệu báo cáo kết thực giai đoạn đưa năm cuối giai đoạn Tài liệu báo cáo tổng kết giai đoạn đưa vào năm tài liệu sản sinh Đây quy ước buộc phải tuân theo đòi hỏi cán lưu trữ phân loại tài liệu cần ý đọc trích yếu nội dung tên loại văn ý tới thời gian ban hành văn 3.2.3.3 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị khâu quan trọng công tác tổ chức khoa học tài liệu, công việc cần tiến hành cách nghiêm túc, xác Trong xác định giá trị tài liệu việc định thời hạn bảo quản cho đơn vị bảo quản quan trọng Trong trình hoạt động quan sản sinh nhiều loại tài liệu hồ sơ tài liệu khơng phải tài liệu giá trị ngang Vì thời gian lưu trữ tài liệu khơng thể mà phụ thuộc vào giá trị tài liệu nhu cầu sử dụng chúng Do đặt yêu cầu phải định mức thời hạn bảo quản phù hợp để có chế độ bảo quản thích hợp loại tài liệu Các loại công cụ hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phổ biến bao gồm: Danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục quan nguồn nộp lưu tài liệu, danh mục thành phần tài liệu nộp lưu Trong 70 cơng cụ quan chủ yếu quan trọng bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cần xây dựng sở nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Ngoài cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thực tiễn hoạt động, tình hình tài liệu hình thành trình hoạt động quan yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu Bảng thời hạn bảo quản định hai mức độ bảo quản: bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn - Thời hạn bảo quản vĩnh viễn áp dụng cho hồ sơ, tài liệu phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ, mặt hoạt động bản, chủ yếu, điển hình có tính chất đặc thù UBND tỉnh, sở ban ngành Đây loại tài liệu phục vụ lâu dài cho quan có ý nghĩa lịch sử - Thời hạn bảo quản lâu dài áp dụng chủ yếu cho tài liệu quan trọng, phục vụ lâu dài cho hoạt động quan khơng có ý nghĩa lịch sử - Thời hạn bảo quản tạm thời áp dụng cho loại tài liệu có giá trị thực tiễn, phục vụ cho họat động quản lý hàng ngày quan Thường tài liệu có tính chất hành chính, vụ, giao dịch thơng thường hồn thành tài liệu khác trùng với tài liệu bảo quản đơn vị chức năng, tài liệu gửi để biết, liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan Do giá trị loại tài liệu hình thành hoạt động giải công việc không giống nên cần phải đưa tài liệu có liên quan với vấn đề, việc có giá trị tương đối giống vào hồ sơ Hồ sơ có thời hạn bảo quản trùng với thời hạn bảo quản tài liệu có hồ sơ Trong trường hợp hồ sơ mà có nhiều văn có giá trị bảo quản khác theo nguyên tắc thời hạn bảo quản hồ sơ tính theo tài liệu có thời hạn bảo quản cao hồ sơ 71 Thí dụ: Những tài liệu kế hoạch, báo cáo… hàng năm nhiều năm UBND tỉnh ban hành tài liệu phản ánh cách toàn diện, khái quát tất mặt hoạt động UBND tỉnh, phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn Còn kế hoạch, báo cáo tháng, qúy nên bảo quản thời gian ngắn tài liệu bị bao hàm 3.2.3.4 Xây dựng công cụ tra cứu Xây dựng cơng cụ tra cứu tài liệu có ý nghĩa quan trọng việc giới thiệu đầy đủ toàn diện thành phần nội dung ký hiệu tra tìm, phục vụ nhanh chóng cho việc sử dụng tài liệu Qua khảo sát, thấy công cụ tra cứu tài liệu Trung tâm Mục lục hồ sơ Hiện nay, Trung tâm ứng dụng công nghệ thơng tin để số hố tài liệu, xong cơng việc địi hỏi có thời gian cần đầu từ trang thiết bị máy móc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên Để tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc tra tìm xây dựng cơng cụ tra cứu thẻ sở liệu phương pháp mang lại hiệu khai thác sử dụng tài liệu cao tra tìm theo mục lục hồ sơ Việc xây dựng thẻ tra tìm khơng phụ thuộc vào trật tự sáp xếp hồ sơ kho, giúp tìm kiếm tài liệu xuyên phông, đến nhiều phông khối tài liệu kho Bộ thẻ có khả tập hợp hồ sơ vấn đề, giúp cho việc tra tìm tổng hợp nhanh chóng Có thể tiến hành xây dựng thể chuyên đề, tác giả, vấn đề cụ thể Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cần thiết, giúp tra tìm, thống kê tài liệu nhanh chóng thuận tiện, muốn cần xây dựng sở liệu tài liệu lưu trữ Xây dựng sở liệu đưa vào sử dụng, phục vụ nội bộ, phạm vi nước để khai thác 72 nguồn tư liệu quý giá góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, chia sẻ nguồn lực thông tin tránh lãng phí việc tìm kiếm thơng tin 73 KẾT LUẬN Là quan quản lý nhà nước địa phương, UBND tỉnh Phú Thọ sản sinh khối lượng tài liệu lớn, phản ánh kết đạt mặt hoạt động cụ thể Những tài liệu cần phải tổ chức cách khoa học nhằm tạo điều kiện cho khai thác, sử dụng lâu dài phục vụ cho hoạt động quản lý quan nhu cầu khác Đây nhiệm vụ quan trọng mà quan cần thực tốt Trên thực tế, công tác tổ chức khoa học tài liệu UBND tỉnh Phú Thọ bên cạnh thuận lợi số kết đạt nhiều hạn chế cần khắc phục, khâu thu thập bổ sung tài liệu,phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu Do mạnh dạn đưa số giải pháp nhằm góp phần khắc phục số hạn chế mà lưu trữ quan gặp phải Để thực tốt giải pháp trên, đòi hỏi phải có quan tâm nhiều lãnh đạo công tác văn thư-lưu trữ Việc tuyên truyền phổ biến vai trị, tác dụng cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ toàn thể cán cơng nhân viên làvơ quan trọng Ngồi cần tăng cường ban hành phổ biến văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ đơn vị trực thuộc, cần coi công tác tổ chức khoa học tài liệu nhiệm vụ quan trọng cần thực tốt hàng năm Để thực tốt khâu nghiệp vụ địi hỏi cán lưu trữ cần có trình độ chuyên môn, thường xuyên bồi dưỡng để nâng cao trình độ, có đáp ứng u cầu công việc Cơ quan cần đầu tư thêm kinh phí để mở rộng kho lưu trữ, mua sắm thêm trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản Đặc biệt quan cần nhanh chóng đưa cơng nghệ thông tin vào ứng dụng công tác lưu trữ nhằm tạo chuyển biến tích cực 74 Đề tài xây dựng sở tính cấp thiết việc tổ chức khoa học khối tài liệu bảo quản Trung tâm Lưu trữ tỉnh Phú Thọ, nhằm phát huy giá trị khối tài liệu góp phần củng cố cơng tác lưu trữ Đề tài đưa hai nhóm giải pháp: giải pháp chung quan quản lý giải pháp cho khâu nghiệp vụ Đề tài thực thành cơng góp phần nâng cao nhận thức cán giá trị tài liệu, hạn chế nguyên nhân để sớm khắc phục, đưa hoạt động lưu trữ ngày vào nề nếp hoạt động hiệu Mong giải pháp đưa góp phần đưa cơng tác lưu trữ tỉnh Phú Thọ ngày đạt hiệu cao 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hán Văn Cảnh, Phú Thọ với giải pháp khoa học để nâng cao hiệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ địa phương, Kỷ yếu Hội nghị khoa học 45 năm hoạt động khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, 9/2007, tr 58-66 Hoàng Minh Cường Nguyễn Đăng Hải, Về việc xây dựng phương án hệ thống hoá hồ sơ tài liệu phơng lưu trữ UBND tỉnh, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1993 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990 Phạm Thanh Dũng, Xây dựng kho lưu trữ tỉnh yêu cầu cấp bách, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1996 Phạm Thị Bích Hải, Nghiên cứu giải pháp hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III, khoá 2001-2004, LA 31, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Nguyễn Văn Hàm, Về chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu phơng lưu trữ tỉnh, thành đồn, Tạp chí Văn thư -Lưu trữ, số 1, 1988 Nguyễn Văn Hàm, Vài ý kiến công tác bổ sung tài liệu văn kiện khâu công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật phông lưu trữ uỷ ban hành tỉnh, Tạp chí Văn thư -Lưu trữ, số 4, 1968 Nguyễn Văn Hàm, ”Nhập, chia” đơn vị hành cấp tỉnh, thành phố việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ địa phương, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 1995 Vũ Trần Diễm Hạnh, Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội, khoá 2003-2007, LV 238, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 76 10 Chu Thị Hậu, Xây dựng cơng cụ tra tìm thông tin sử liệu kho Lưu trữ trung ương Đảng, khoá 1997-2000, LA 11, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phịng 11 Trần Hồng, Xây dựng phương án phân loại tài liệu phục vụ cho công tác chỉnh lý phông lưu trữ UBND cấp tỉnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 1, 1977 12 Nghiêm Kỳ Hồng, Nguyễn Quốc Bảo, Nguyễn Văn Kết, Nguyễn Thị Thuỷ, Phan Thị Hợp, Xây dựng, ban hành, quản lý văn cơng tác lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1997 13 Trần Quang Hồng, Bổ sung tài liệu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh Thực trạng giải pháp, khoá 1998 -2001, LA 10, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 14 Đỗ Thị Huấn, Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam, LA01, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 15 Hà Huề, Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh cho hợp lý, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1995 16 Lê Thị Thu Hương, Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hố phơng lưu trữ UBND Thành phố Hà Nội, khoá 2001-2005, LA 38, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 17 Nguyễn Thị Thu Hương, Nghiên cứu xây dựng sở liệu thống kê tài liệu kho Lưu trữ trung ương Đảng, khoá 1999-2002, LA16, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 18 Thiên Hương, Một số kinh nghiệm đánh số hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, 2007, tr28-29 19 Dương Văn Khảm, Nguyên tắc xuất xứ lý thuyết phân loại tài liệu, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, 2007, tr 3-4, 19 20 Trần Thị Loan, Xác định giá trị tài liệu hình thành hoạt động Trường Trung học chuyên nghiệp, khoá 2001-2004, LA 34, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 77 21 Kiều Mai, Một số ý kiến vấn đề phân loại văn hình thành hoạt động quan, tổ chức, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 3, 2007 22 Phòng nghiệp vụ VTLT Địa phương, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Quy trình tổ chức đánh giá, lựa chọn hồ sơ, tài liệu phông quan chuyên môn thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7, 2007, tr 12-14 23 Hà Quảng, Bàn lưu trữ cấp tỉnh, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 3, 1994 24 Dương Thị Quế, Tổ chức khoa học tài liệu phòng Đào tạo trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, KH 150, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 25 Hồ Văn Quýnh, Về nội dung cách viết lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phông chỉnh lý sơ phông UBND cấp tỉnh, Tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 2, 1977 26 Nguyễn Thị Tâm, Thông tư hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng – Những vấn đề cần quan tâm, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 12, 2007, tr3-4 27 Quốc Thắng, Vài nét thực trạng ý kiến đề xuất công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Hà Giang, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, 2007, tr14-15 28 Đào Đức Thuận, Nguồn tài liệu cần giao nộp vào Trung tâm lưu trữ thuộc văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW, LV 54, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 29 Quản Tố Trinh, Tổ chức khoa học tài liệu địa Trung tâm Thơng tin Tư liệu địa Tổng cục Địa chính, khố 1998-2001, LV 77, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 30 Nguyễn Công Trọng, Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm công nghệ thông tin Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc, khoá 2000-2004, LV158, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 78 31 Nguyễn Minh Sơn, Tổ chức khoa học tài liệu ảnh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Thực trạng giải pháp, khoá 2000-2003, LA 21, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng 32 Vĩnh Xuân, Cần nhanh chóng thống tổ chức lưu trữ tỉnh, thành phố, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4, 1996 79 ... góp phần tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 3.1 Nhận xét chung công tác tổ chức khoa học tài liệu Trung 54 tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 3.1.1... Trung tâm 13 Lưu trữ tỉnh UBND tỉnh Phú Thọ Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn sau: * Chức Trung tâm Lƣu trữ UBND tỉnh Phú Thọ Trung tâm lưu trữ tỉnh có chức. .. Chƣơng Tổng quan Trung tâm lƣu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 1.1 Vài nét tỉnh Phú Thọ 12 1.2 Trung tâm lưu trữ Uỷ ban Nhân dân tỉnh Phú Thọ 13 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung

Ngày đăng: 23/03/2015, 09:30

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • MỤC LỤC

  • BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

  • PHẦN MỞ ĐẦU

  • CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ UBND TỈNH PHÚ THỌ

  • 1.1. Vài nét về tỉnh Phú Thọ

  • 1.2. Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

  • 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

  • 1.2.2. Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện đang bảo quản tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ.

  • CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯUTRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UBND TỈNH PHÚ THỌ

  • 2.1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của công tác tổ chức khoa học tài liệu

  • 2.2. Một số văn bản qui định về công tác lưu trữ

  • 2.2.1. Một số qui định của Nhà nước

  • 2.2.2. Các qui định của tỉnh Phú Thọ về công tác lưu trữ

  • 2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

  • 2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu

  • 2.3.2. Phân loại tài liệu

  • 2.3.3. Xác định giá trị tài liệu

  • 2.3.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu

  • CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ UBND TỈNH PHÚ THỌ

  • 3.1. Nhận xét chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

  • 3.1.1. Những kết quả đạt được

  • 3.1.2. Những hạn chế

  • 3.1.3. Nguyên nhân

  • 3.2. Một số giải pháp nhằm góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại Trung tâm lưu trữ UBND tỉnh Phú Thọ

  • 3.2.1. Đối với cơ quan quản lý ngành về công tác lưu trữ

  • 3.2.2. Đối với UBND tỉnh và Trung tâm lưu trữ tỉnh

  • 3.2.3. Về việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu

  • KẾT LUẬN

  • TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan