ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN NGỌC QUÝ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội - 2008 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN NGỌC QUÝ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC DIỆN NỘP LƯU VÀO KHO LƯU TRỮ HUYỆN UỶ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS NGUYỄN VĂN HÀM Hà Nội - 2008 MỤC LỤC Lời cam đoan Bảng chữ viết tắt MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 10 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 10 Các nguồn tài liệu tham khảo 13 Phương pháp nghiên cứu 13 Đóng góp đề tài 14 Bố cục đề tài 14 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN ĐỂ XÁC ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 16 1.1 Một số khái niệm 16 1.2 Cơ sở lý luận xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 18 1.2.1 Nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ 19 1.2.1.1 Nguyên tắc 19 1.2.1.2 Phương pháp 21 1.2.1.3 Tiêu chuẩn 23 1.2.2 Thẩm quyền quản lý tài liệu kho lưu trữ huyện uỷ 25 1.3 Cơ sở thực tiễn xác định nguồn thành phần tài liệu quan nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 27 1.3.1 Hệ thống văn quy định công tác thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ 27 1.3.2 Thực trạng công tác thu thập tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ 29 1.3.2.1 Tình hình nộp lưu tài liệu quan, tổ chức vào kho lưu trữ huyện uỷ 29 1.3.2.2 Nguyên nhân 33 CHƢƠNG 2: XÁC ĐỊNH CÁC CƠ QUAN LÀ NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 35 2.1 Tổ chức máy quan Đảng, tổ chức trị xã hội huyện sở 35 2.1.1 Tổ chức máy Đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (gọi tắt cấp huyện) 35 2.1.1.1 Cơ quan lãnh đạo Đảng 35 2.1.1.2 Các quan tham mưu, giúp việc huyện uỷ; trung tâm bồi dưỡng trị huyện 36 2.1.2 Tổ chức sở đảng 37 2.1.2.1 Cơ quan lãnh đạo Đảng cấp sở 38 2.1.2.2 Các ban đảng uỷ, chi trực thuộc đảng uỷ 39 2.1.3 Tổ chức trị xã hội huyện sở 40 2.1.3.1 Hệ thống tổ chức Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp huyện sở 40 2.1.3.2 Hệ thống tổ chức Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp huyện sở 41 2.1.3.3 Hệ thống tổ chức Liên đoàn lao động huyện sở 44 2.1.3.4 Hệ thống tổ chức Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam cấp huyện sở 45 2.1.3.5 Hệ thống tổ chức Hội Nông dân Việt Nam cấp huyện sở 47 2.1.3.6 Hệ thống tổ chức Hội Cựu Chiến binh Việt Nam cấp huyện sở 48 2.2 Xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 50 2.2.1 Xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 51 2.2.2 Xây dựng danh mục thành phần tài liệu quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 52 CHƢƠNG 3: DANH MỤC CÁC CƠ QUAN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU CẦN PHẢI NỘP LƢU VÀO KHO LƢU TRỮ HUYỆN UỶ 59 3.1 Danh mục quan, tổ chức nguồn nộp lưu danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 59 3.1.1 Danh mục quan, tổ chức 59 3.1.2 Danh mục thành phần tài liệu 60 3.2 Hướng dẫn sử dụng danh mục 97 PHẦN KẾT LUẬN 99 Tài liệu tham khảo 101 Phụ lục 106 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT BBT BCH BTV CCB CNVCLĐ ĐTN HĐND HU LĐLĐ LHPN MTTQ TT TW UBND UBKT v/v Ban Bí thư Ban Chấp hành Ban Thường vụ Cựu chiến binh Công nhân viên chức lao động Đoàn Thanh niên Hội đồng nhân dân Huyện uỷ Liên đoàn lao động Liên hiệp phụ nữ Mặt trận Tổ quốc Thường trực Trung ương Uỷ ban nhân dân Uỷ ban Kiểm tra việc MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Việc đổi khơng ngừng đại hố công tác lưu trữ để thực nhiệm vụ bảo tồn, phát huy di sản văn hoá dân tộc chủ trương quan trọng đề nhiều nghị Đảng văn Nhà nước [45;5] Báo cáo trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng khoá IX Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X Đảng khẳng định phải “bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” [53; 107] Nhưng để bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cách hiệu trước tiên cần nghĩ tới công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Trong đó, xác định nguồn thành phần tài liệu cần nộp lưu khâu quan trọng có ý nghĩa đặc biệt việc thu thập tài liệu, định thành phần nội dung tài liệu kho Đến nay, kho lưu trữ Đảng từ Trung ương tới địa phương chưa có danh mục nguồn thành phần tài liệu quan thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23/9/1987 Ban Bí thư Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chưa quy định đầy đủ, cụ thể đối tượng nộp lưu, thành phần tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ cấp uỷ Đảng gây nhiều khó khăn cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Mặt khác, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành năm 2001 có quy định tổ chức trị - xã hội thuộc thành phần Phơng lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, cần thiết phải có văn Trung ương quy định việc nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ Đảng để khắc phục điểm thiếu Quyết định 20-QĐ/TW cụ thể hoá Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 Trong hệ thống lưu trữ Đảng, cơng tác lưu trữ cấp huyện nhìn chung nhiều tồn Đại phận kho lưu trữ huyện uỷ chưa tập trung đủ thành phần tài liệu, nhiều tài liệu có giá trị bị phân tán nên việc xác định xác danh mục nguồn thành phần tài liệu nộp lưu làm để thu tài liệu kho lưu trữ trở thành vấn đề cấp bách thiết thực Xuất phát từ vấn đề cấp thiết thực thiễn khả nghiên cứu thân, chọn đề tài: “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ1” làm đề tài cho luận văn cao học chuyên ngành lưu trữ Thực đề tài này, mong muốn góp phần vào việc đưa cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu nói riêng kho lưu trữ huyện uỷ vào nếp, từ góp phần nâng cao giá trị thành phần tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: Đề tài thực nhằm mục tiêu nghiên cứu đề xuất danh mục quan, tổ chức thành phần tài liệu quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ * Nhiệm vụ đề tài: - Nhiệm vụ đề tài nghiên cứu lý luận thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu nói chung, cơng tác xác định nguồn thành phần tài liệu nói riêng nhằm rút ưu điểm, thành tựu kế thừa - Phân tích nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn xác định danh mục quan, tổ chức thành phần tài liệu quan, tổ chức đối tượng nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ - Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng tình hình nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ huyện uỷ; tổ chức máy, chức nhiệm vụ, hình thành tài liệu, thành phần, nội dung tài liệu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị xã hội cấp huyện nhằm đưa danh mục quan, tổ chức thành phần tài liệu quan, tổ chức2 thuộc đối tượng nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Huyện uỷ: Ban chấp hành đảng huyện Theo Từ điển tiếng Việt Viện Ngôn ngữ học, tác giả Hoàng Phê (Chủ biên), NXB Đà Nẵng – Trung tâm Từ điển học, Hà Nội – Đà Nẵng, 2006, trang 471 Từ gọi chung quan Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu * Đối tƣợng nghiên cứu: Để đạt mục tiêu nghiên cứu, đề tài hướng tới đối tượng nghiên cứu là: + Kho lưu trữ Đảng cấp huyện (huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh gọi chung cấp huyện) thẩm quyền thu thập tài liệu Kho lưu trữ Đảng cấp huyện + Hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tài liệu hình thành trình hoạt động…của quan Đảng, tổ chức trị xã hội cấp huyện thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu Kho lưu trữ Đảng cấp huyện * Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu xác định quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyên huyện uỷ nhóm tài liệu quan thuộc nguồn, khơng có điều kiện sâu vào hồ sơ cụ thể nhóm Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trên giới, hầu có quy định cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu, có quy định thành phần nội dung tài liệu phải giao nộp vào lưu trữ Những vấn đề lý luận liên quan đến công tác xác định nguồn thành phần tài liệu lưu trữ nhà lưu trữ học nhiều nước đề cập đến từ năm 50 kỷ XX Theo nghiên cứu tác giả Nguyễn Lệ Nhung đề tài “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương Đảng” [32; 03] từ năm 1957, hai nhà lưu trữ người Tây Đức B.Rorôm G.Zante đưa quan điểm: trước lựa chọn tài liệu để bảo quản, cần phải tiến hành lựa chọn quan nguồn thu thập Cũng vào năm 50-60, số văn đạo công tác sưu tầm, thu thập tài liệu nói chung cơng tác xác định quan nguồn bổ sung, xác định tài liệu thuộc diện phải giao nộp vào kho lưu trữ nhà lưu trữ Xô viết quan tâm nghiên cứu Năm 1960, danh mục (mẫu) quan, đồn thể, xí nghiệp mà tài liệu chúng có không thuộc diện nộp lưu vào viện lưu trữ Nhà nước xây dựng Từ trở đi, Tổng cục lưu trữ Liên Xô dẫn việc sửa đổi, bổ sung danh mục nói Năm 1973, để đảm bảo cho việc nộp lưu có chất lượng cao hơn, bảng kê tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Viện lưu trữ Nhà nước ban hành Bảng kê không bao gồm tài liệu tiêu biểu chung quan mà nhiều loại tài liệu đặc thù phản ánh tính chất hoạt động theo ngành quan chun mơn Bảng kê năm 1973 ngồi chức công cụ xác định nguồn thành phần tài liệu cịn cơng cụ trợ giúp cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu viện lưu trữ Nhà nước Bên cạnh đó, cơng trình tập “Lý luận thực tiễn công tác đánh giá giá trị tài liệu công tác bổ sung Viện lưu trữ Nhà nuớc Liên Xô” Viện nghiên cứu khoa học văn kiện lưu trữ ấn hành năm 1974, tác giả F.I Đônghic, A.V Elnachepxki, A.P Kurantôp, B.G.Litvac, A.C.Malichikôp, B.M.Mamônôp K.I.Ruđensơn trình bày tương đối chi tiết lý luận thực tiễn công tác thu thập bổ sung tài liệu, vấn đề tiêu chuẩn ý nghĩa quan đơn vị hình thành phơng ý nghĩa nội dung tài liệu đề cập đến tiêu chuẩn công tác bổ sung tài liệu vào Viện lưu trữ Nhà nước Ngồi cơng trình đề cập đến vấn đề lựa chọn tài liệu viện lưu trữ nước ngoài, thành tựu hạn chế, ý tưởng hay tham khảo kế thừa Các nhà lưu trữ Anh lại có quan điểm riêng vấn đề lựa chọn tài liệu để bảo quản Họ cho giá trị trước hết phụ thuộc vào ý nghĩa quan đơn vị hình thành phơng, thơng tin cấu tổ chức, chức năng, hoạt động quan sản sinh tài liệu giá trị tác vụ tài liệu, nghĩa tài liệu phản ánh việc hoàn thành nhiệm vụ cụ thể Các nhà lưu trữ Pháp đưa quan điểm: lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào viện lưu trữ từ nguồn nộp lưu không quan tâm đến nhóm tài liệu văn kiện có giá trị mà phải xác định tài liệu hết giá trị để loại huỷ… Càng sau, với phát triển cơng tác lưu trữ nói chung, có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu Ngày nay, nhiều nước giới Mỹ, Anh, Nga, Trung Quốc, Úc, Malaysia…cũng bổ sung thêm vào hệ thống lý luận giới cơng trình nghiên cứu việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử, loại tài liệu đặc trưng xã hội công nghệ thơng tin Ngồi ra, quan điểm lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ nhiều nhà nghiên 10 ... nộp lưu tài liệu vào phòng, kho lưu trữ 14 * Nguồn nộp lưu: đối tượng thu thập, bổ sung lưu trữ lưu trữ định Nguồn nộp lưu lưu trữ hành tài liệu đơn vị quan sử dụng xong văn thư Nguồn nộp lưu lưu... dựng danh mục quan nguồn nộp lưu danh mục thành phần tài liệu quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 50 2.2.1 Xây dựng danh mục quan nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ 51 2.2.2... liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Chương 3: Danh mục quan thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ huyện uỷ Chương đưa danh mục cụ thể quan, tổ chức thành phần tài liệu quan,