ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** LÊ THANH HÙNG NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC: LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, năm 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** LÊ THANH HÙNG NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Chuyên ngành: LƢU TRỮ HỌC Mã số: 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC: LƢU TRỮ HỌC NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC PGS, TS ĐÀO XUÂN CHÚC Hà Nội, 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu thân Trong q trình nghiên cứu có tham khảo số cơng trình nghiên cứu có liên quan cơng bố trước Các thơng tin, số liệu trình bày luận văn trích dẫn từ nguồn tư liệu thống BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Chữ viết tắt BNV BQP BTC BTNMT BCH CP HĐND HĐTĐKT NĐ NHNN NQ NVTW PL QĐ QH SNV TP TT UBND VTLTNN Nghĩa chữ viết tắt Bộ Nội vụ Bộ Quốc phịng Bộ Tài Bộ Tài ngun Mơi trường Ban Chỉ huy Chính phủ Hội đồng nhân dân Hội đồng Thi đua Khen thưởng Nghị định Ngân hàng nhà nước Nghị Nghiệp vụ Trung ương Pháp lệnh Quyết định Quốc hội Sở Nội vụ Thành phố Thông tư Ủy ban nhân dân Văn thư Lưu trữ nhà nước MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU Chƣơng SỰ HÌNH THÀNH CÁC NGUỒN TÀI LIỆU, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 11 1.1 Tổng quan thành phố Đà Nẵng 11 1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 12 1.3 Các nguồn tài liệu bảo quản Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 16 1.3.1 Nguồn tài liệu HĐND Uỷ ban nhân dân 16 1.3.2 Nguồn tài liệu quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố 18 1.4 Thành phần tài liệu Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 20 1.4.1 Tài liệu hành 20 1.4.2 Tài liệu khoa học công nghệ 20 1.4.4 Tài liệu điện tử 22 1.5 Nội dung tài liệu 22 1.6 Ý nghĩa tài liệu 23 1.6.1 Trong lĩnh vực trị 23 1.6.2 Trong lĩnh vực kinh tế 24 1.6.3 Trong lĩnh vực văn hóa xã hội 25 1.6.4 Trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật 26 1.6.5 Trong hoạt động quản lý quan 26 Chƣơng TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 28 2.1 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 28 2.2 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 29 2.3 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 37 2.3.1 Công tác phân loại tài liệu 37 2.3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 49 2.3.3 Tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ 57 2.4 Một số nhận xét, đánh giá tình hình thu thập bổ sung tài liệu tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng 60 2.4.1 Những kết đạt 60 2.4.2 Hạn chế 61 2.4.3 Một số nguyên nhân 64 Chƣơng GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 66 3.1 Về tổ chức lƣu trữ 66 3.2 Công tác cán 67 3.3 Công tác xây dựng, ban hành văn đạo, hƣớng dẫn tổ chức thực văn lƣu trữ 68 3.4 Đầu tƣ sở vật chất, trang thiết bị, tài 69 3.5 Giải pháp thu thập bổ sung tài liệu 70 3.6 Thực biện pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu 72 3.6.1 Phân loại tài liệu 72 3.6.2 Xác định giá trị tài liệu 77 3.6.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 79 KẾT LUẬN 84 PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined MỞ ĐẦU Mục đích, lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đồn thể, xí nghiệp cá nhân có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử ý nghĩa khác bảo quản phòng kho lưu trữ [4, 6] Tại khoản 3, điều 2, Luật số 01/2011/QH13 quy định:“Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp” [20] Thực tiễn chứng minh rằng, tài liệu lưu trữ nguồn lực thông tin quan trọng đáp ứng yêu cầu xây dựng phát triển quốc gia giới Chúng sử dụng công cụ để xây dựng củng cố chế độ trị; nguồn lực quan trọng để phát triển kinh tế xã hội; góp phần giữ gìn phát huy tinh hoa văn hóa dân tộc; “Nguyên liệu” thiếu, việc đảm bảo chất lượng độ tin cậy cho luận kết luận cơng trình khoa học.Trong hoạt động hàng ngày, tài liệu lưu trữ ghi lại hầu hết hoạt động quan, tổ chức, cá nhân; cung cấp đầy đủ, xác thơng tin giúp quan xây dựng chủ trương, sách, biện pháp cơng tác, chương trình kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động; giải vấn đề chế độ sách cán bộ, cơng chức, viên chức nhu cầu đáng khác cơng dân Cách 67 năm, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ Cộng hoà ký Thông đạt số 1CP/VP gửi ông Bộ trưởng nêu rõ: “Xét vài cơng sở tự tiện huỷ bỏ hay bán công văn hồ sơ cũ Hành động có tính cách phá hoại, sợ làm tài liệu có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia Vậy yêu cầu ông Bộ trưởng ban thị cho nhân viên sở phải gìn giữ tất công văn, tài liệu cấm không huỷ cơng văn, tài liệu khơng có lệnh rõ rệt cho phép huỷ bỏ Xin nhắc hồ sơ công văn không cần dùng sau phải gửi sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ Những viên chức không tuân lệnh bị nghiêm trị” [45] Văn khơng góp phần ngăn chặn tình trạng tuỳ tiện huỷ bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ mà nâng cao ý thức cán bộ, công chức, viên chức việc giữ gìn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, văn đầu tiên, đặt móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam Với ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ tổ quốc Trải qua sáu thập kỷ kể từ Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 đến nay, ngành Lưu trữ Việt Nam phát triển có đóng góp quan trọng cơng xây dựng bảo vệ đất nước Hệ thống tổ chức lưu trữ ngày kiện toàn; đội ngũ cán ngày đảm bảo số lượng, chất lượng; hệ thống văn đạo, hướng dẫn ngày hoàn thiện; sở vật chất, trang thiết bị đầu tư xây dựng, mua sắm; hoạt động nghiên cứu khoa học đẩy mạnh nhiều hình thức nhiều đối tượng tham gia, sản phẩm nghiên cứu khoa học phong phú, đa dạng; hoạt động hợp tác quốc tế mở rộng; nhiều tài liệu có giá trị sưu tầm, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng, mang lại lợi ích định lĩnh vực kinh tế, văn hoá, khoa học lĩnh vực khác Để phát huy tiềm giá trị to lớn nêu trên, tài liệu lưu trữ phải tổ chức khai thác sử dụng cách hợp lý Muốn vậy, kho lưu trữ cần có biện pháp tổ chức khoa học tài liệu, đảm bảo cho tài liệu kho phân loại, xác định giá trị, xây dựng hoàn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu khoa học tài liệu Từ tổ chức hình thức khai thác sử dụng hợp lý, đáp ứng nhu cầu thông tin ngày rộng rãi tầng lớp xã hội Tại kỳ họp thứ 10, ngày 06 tháng 11 năm 1996, Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua Nghị việc điều chỉnh địa giới hành số tỉnh, có tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng Từ ngày 01 tháng 01 năm 1997, Đà Nẵng thức trở thành thành phố trực thuộc Trung ương Sau tách tỉnh, hệ thống quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng thành lập vào hoạt động Tài liệu quan sản sinh lập thành phông lưu trữ riêng Tài liệu quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ năm 1996 trở trước lập thành phông lưu trữ riêng quan thuộc thành phố Đà Nẵng quản lý Trước yêu cầu tình hình mới, UBND lâm thời thành phố định thành lập quan chuyên môn trực thuộc để quản lý nhà nước lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ UBND Đây sở hình thành phông lưu trữ quan thuộc thành phố Đà Nẵng Sau 15 năm kể từ ngày trở thành thành phố trực thuộc Trung ương, với phát triển thành phố gia tăng khơng ngừng tài liệu lưu trữ, phải kể đến khối tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố Đây khối tài liệu có giá trị cao, phản ánh hầu hết lĩnh vực hoạt động địa phương Tính đến thời điểm ngày 31 tháng 12 năm 2013, Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng (trong luận văn này, gọi Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng) đơn vị nghiệp thuộc Văn phòng UBND thành phố Do nhiều nguyên nhân khác sở vật chất, nguồn nhân lực…nên năm qua thành phố Đà Nẵng chưa thành lập Chi cục Văn thư Lưu trữ theo Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 24/8/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng bảo quản khối lượng tài liệu tương đối lớn, có giá trị nhiều mặt, có khối tài liệu quan thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng từ 1975 đến 1996 tài liệu quan thuộc thành phố Đà Nẵng từ 1997 đến Trong năm qua, quan tâm cấp lãnh đạo, công tác lưu trữ thành phố có bước tiến đáng kể, đáp ứng phần nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ trình xây dựng phát triển Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng nhiều tồn tại, hạn chế như: Cơng tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học; việc phân phơng lưu trữ cịn tuỳ tiện dẫn đến tình trạng phân tán, lẫn lộn tài liệu phông; tài liệu sau phân loại không phản ánh trọn vẹn vần đề đề cập Công tác xác định giá trị chưa quan tâm thoả đáng, khối tài liệu có giá trị thấp chiếm số lượng lớn kho mà chưa có hướng giải quyết, nhiều loại tài liệu chưa quy định thời hạn bảo quản Hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu cịn số lượng thể loại, thiếu tính thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ Những hạn chế nêu xuất phát từ nguyên nhân công tác tổ chức – cán bộ, công tác đạo, quản lý, tình hình sở vật chất, trang thiết bị, tài chính… Nếu khơng có biện pháp giải hạn chế nêu trên, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng gặp nhiều khó khăn thời gian tới Để khảo sát, đánh giá thực trạng, sở đưa giải pháp mang tính khả thi nhằm tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng” làm luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành “Lƣu trữ học” Qua đề tài này, chúng tơi mong góp phần nhỏ vào công tác tổ chức khoa học tài liệu địa bàn thành phố Đà Nẵng nói riêng Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố nói chung, giúp quan quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, đảm bảo nguồn lực thông tin phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, xây dựng, bảo vệ đất nước Mục tiêu đề tài Đề tài thực nhằm hướng tới mục tiêu sau đây: Ngồi loại cơng cụ tra cứu nêu trên, tùy theo đặc điểm, tình hình phơng lưu trữ tài liệu, kho cần nghiên cứu xây dựng số loại công cụ khác để phục vụ mục đích tra tìm tài liệu Ba là, triển khai nghiên cứu xây dựng sở liệu lưu trữ để thống tăng cường hiệu quản lý tra tìm sử dụng tài liệu, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí Việc xây dựng sở liệu lưu trữ thực theo Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN, ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Cơ sở liệu lưu trữ phải đảm bảo chuẩn thông tin sau: Thông tin đầu vào CSDL quan lưu trữ gồm: - Mã quan lưu trữ, - Tên quan lưu trữ, - Địa liên hệ Thơng tin đầu vào CSDL phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ gồm có: - Mã quan lưu trữ - Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Tên phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Lịch sử đơn vị hình thành phông - Thời gian tài liệu - Tổng số tài liệu - Số tài liệu chỉnh lý, - Số tài liệu chưa chỉnh lý - Các nhóm tài liệu chủ yếu - Các loại hình tài liệu khác - Ngôn ngữ - Thời gian nhập tài liệu - Công cụ tra cứu - Lập bảo hiểm Ghi chú) Thông tin đầu vào CSDL hồ sơ gồm có: 81 - Mã quan lưu trữ - Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số - Hộp số - Hồ sơ số - Ký hiệu thông tin - Tiêu đề hồ sơ - Chú giải - Thời gian bắt đầu - Thời gian kết thúc - Ngơn ngữ - Bút tích - Số lượng tờ - Thời hạn bảo quản - Chế độ sử dụng - Tình trạng vật lý Thơng tin đầu vào CSDL văn (thông tin cấp 2) gồm có: - Mã quan lưu trữ - Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số - Hồ sơ số - Tờ số - Tên loại - Số ký hiệu - Thời gian - Tác giả - Trích yếu nội dung - Ký hiệu thơng tin - Độ mật - Số lượng tờ 82 - Mức độ tin cậy - Ngơn ngữ - Bút tích - Tình trạng vật lý - Ghi Thơng tin đầu vào CSDL toàn văn văn gồm có: - Mã quan lưu trữ - Mã phơng/cơng trình/sưu tập lưu trữ - Mục lục số - Hồ sơ số - Tờ số - Trang số - Tên file Tiểu kết Nâng cao chất lượng tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng thông tin nhiệm vụ thường xuyên, liên tục kho lưu trữ, lưu trữ lịch sử Đối với Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, phải xem nhiệm vụ hàng đầu nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin, phục vụ yêu cầu phát triển ngày đại thành phố Trên sở thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cho rằng, muốn thực tốt hoạt động trên, cần phải thực đồng nhiều giải pháp Trong tập trung trọng giải pháp mang tính khả thi giải pháp tổ chức – cán bộ, sở vật chất, trang thiết bị, thu thập bổ sung giải pháp cụ thể để thực hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu nhằm đảm bảo cho tài liệu lựa chọn, quy định thời hạn với giá trị chúng; xếp, tổ chức tài liệu kho theo phương án khoa học xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu đại, khoa học, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng thông tin giai đoạn cho tương lai 83 KẾT LUẬN Trong giai đoạn xây dựng phát triển đất nước nay, thơng tin đóng vai trị vơ quan trọng, thông tin từ tài liệu lưu trữ tính xác thực mức độ tin cậy chúng Tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, chủ yếu tài liệu quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng cũ thành phố Đà Nẵng ngày Khối tài liệu có thành phần, nội dung phong phú, đa dạng, phản ánh hầu hết lĩnh vực hoạt động địa phương có khối lượng tương đối lớn, chúng có ý nghĩa đặc biệt lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa xã hội, khoa học, quản lý ý nghĩa khác địa phương Muốn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế xã hội thành phố vấn đề tổ chức khoa học tài liệu yêu cầu mang tính cấp thiết giai đoạn Xuất phát từ tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ nên nhiều năm qua, bên cạnh văn Trung ương, thành phố Đà Nẵng ban hành số văn đạo, hướng dẫn cơng tác Nhờ cơng tác lưu trữ thành phố có số chuyển biến tích cực phương diện tổ chức – cán bộ; xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn; nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, đầu tư sở vật chất, trang thiết bị… Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, vấn đề tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ nói chung Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng nói riêng nhiều tồn tại, hạn chế, bất cập Những tồn tại, hạn chế chủ yếu xuất phát từ nguyên nhân nhận thức chưa đầy đủ vai trị cơng tác lưu trữ phận cán bộ, công chức, viên chức; đạo cấp chưa thật sâu sắc, kịp thời; tổ chức lưu trữ chưa có thống nhất; đội ngũ cán lưu trữ cịn số lượng, yếu trình độ chun mơn nên khơng thể đáp ứng yêu cầu tổ chức khoa học tài liệu, lưu trữ quan – nguồn nộp lưu tài liệu chủ yếu Trung tâm Lưu 84 trữ thành phố Nhiều quan, tổ chức bố trí người làm lưu trữ khơng phù hợp chun mơn đào tạo Tình trạng sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cơng tác lưu trữ cịn nghèo nàn, lạc hậu… Chính làm cản trở phát triển công tác lưu trữ địa phương nói chung việc tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố nói riêng Đề tài Nghiên cứu giải pháp tổ chức khoa học tài liệu tài lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng thực nhằm khảo sát, đánh giá cách tổng thể công tác tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Trên sở kết khảo sát từ thực tiễn sở lý luận, sở pháp lý, đề xuất số giải pháp mang tính khả thi nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ hiệu việc tổ chức khoa học tài liệu Kết nghiên cứu muốn tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, thời gian tới, quan chức cần phải thực đồng bộ, có hiệu giải pháp sau: Một là, giải pháp công tác tổ chức máy, tổ chức nhân làm cơng tác lưu trữ địa phương Nhóm giải pháp tập trung vào việc thống tổ chức lưu trữ; tuyển dụng, xếp, bố trí, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nâng cao nhận thức cán bộ, cơng chức, viên chức vai trị cơng tác lưu trữ giá trị tài liệu lưu trữ Hai là, giải pháp công tác xây dựng, ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ Nhóm giải pháp tập trung vào việc tăng cường kiểm tra, rà sốt, hệ thống hóa văn có để sửa đổi, bổ sung Đồng thời tiếp tục nghiên cứu, xây dựng hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn làm sở pháp lý cho việc tổ chức khoa học tài liệu; đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật lưu trữ; tăng cường công tác tra, kiểm tra việc thực pháp luật lưu trữ quan tổ chức công việc trọng tâm, cần làm thời gian tới Ba là, giải pháp sở vật chất, trang tiết bị, tài Nhóm giải pháp tập trung vào việc đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, mua sắm trang thiết bị phục vụ tổ chức khoa học tài liệu 85 Bốn là, thực tốt giải pháp tổ chức khoa học tài liệu phân loại, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ, đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tra tìm tài liệu nhiệm quan trọng nhất, cần phải thực thời điểm lâu dài Đứng góc độ quản lý, việc tổ chức khoa học tài liệu có ý nghĩa quan trọng, giúp quan quản lý lưu trữ thành phố dễ dàng xác định đối tượng quản lý gồm phông lưu trữ, hồ sơ, tài liệu Mặt khác giúp quan lưu trữ xác định tài liệu có giá trị để có kế hoạch bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng hợp lý Việc xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu, tác dụng phục vụ nhu cầu tra tìm thơng tin, cịn có ý nghĩa quan trọng hoạt động quản lý tài liệu Thông qua loại công cụ tra cứu, quan lưu trữ dễ dàng nắm bắt thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu phông kho lưu trữ Chúng cho rằng, thực tốt giải pháp nêu trên, công tác tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng vào nề nếp, góp phần nâng cao chất lượng nguồn thông tin phục vụ yêu cầu phát triển đất nước khu vực Đồng thời góp phần thực tốt mục tiêu cuối cơng tác lưu trữ, tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ./ 86 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Biên kiểm kê tài liệu kho lưu trữ thành phố năm 2013 Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tập lưu văn Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2013 [2] Báo cáo Thống kê sở công tác lưu trữ năm 2013 Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tập lưu văn Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng năm 2013 [3] Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, V/v Hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [4] Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm: 1990, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội [5] Đào Xuân Chúc: 2006, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, tập giảng Lưu trữ tài liệu nghe - nhìn [6] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: 2004, Kỷ yếu hội thảo khoa học Thu thập tài liệu lưu trữ đơn vị nghiệp vào lưu trữ - Thực trạng giải pháp, Hà Nội [7] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: 2008, Kỷ yếu hội thảo khoa học Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc, Hà Nội [8] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: 2011, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Thống tiêu chuẩn nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ quốc gia”, tư liệu Trung tâm NCKH, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước [9] Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước: 2011, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Đào tạo cán lưu trữ”, tư liệu Trung tâm NCKH, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước [10] Cục Lưu trữ Liên bang Nga – Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga văn kiện học công tác lưu trữ, người dịch Nguyễn Thị Kim Bình, hiệu đính PGS Nguyễn Văn Hàm: 2003, Những nguyên tắc hoạt động lưu trữ quan, Matxcơva [11] Bùi Thị Thu Hà: 2008, Tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lưu trữ Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội [12] Ngụy Thu Hiền: Xác định nguồn tài liệu yêu cầu công tác bổ sung lưu trữ, LV978, tư liệu khoa Lưu trữ học, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội [13] Trần Quang Hồng: Bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh – thực trạng giải pháp, 5.10.02, V-L2/376, tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội [14] Nguyễn Liên Hương: Xác định giá trị tài liệu – Nhiệm vụ khó khăn cơng tác lưu trữ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10, 2011 [15] Hướng dẫn số 1913/HD-SNV ngày 29 tháng 11 năm 2013 Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Về việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, hệ thống hóa tài liệu lưu trữ xếp, vận chuyển tài liệu lưu trữ di chuyển trụ sở làm việc, tư liệu website: www.noivu.danang.gov.vn [16] Dương Văn Khảm: 2011, Từ điển giải thích nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam NXB Văn hố Thơng tin, Hà Nội [17] Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân 2003, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn [18] Luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân 2004, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn [19] Luật ban hành văn quy phạm pháp luật 2008, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn [20] Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 2011, Quốc hội, tư liệu website: www.chinhphu.vn [21] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng 1997, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [22] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng.1998, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [23] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ UBND thành phố Đà Nẵng 1999, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [24] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ sở Công nghiệp thành phố Đà Nẵng.1997, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [25] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ sở Công nghiệp thành phố Đà Nẵng.1998, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [26] Mục lục hồ sơ phông lưu trữ Ban Chỉ huy Lực lượng Thanh niên xung kích thành phố Đà Nẵng 2001-2009, tư liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng [27] Trịnh Thị Năm, Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Tư liệu khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội [28] Nghị Quốc hội khoá IX, kỳ họp thứ 10, ngày tháng 11 năm 1996 việc chia điều chỉnh địa giới hành số tỉnh, tư liệu website: thuvienphapluat.vn [29] Nghị định số 102/2005/NĐ-CP, ngày 05 tháng năm 2005 Chính phủ thành lập quận Cẩm Lệ thuộc thành phố Đà Nẵng huyện Hoà Vang, liệu website: thuvienphapluat.vn [30] Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tư liệu website: www.chinhphu.vn [31] Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết việc thi hành số điều Luật Lưu trữ, tư liệu website: www.chinhphu.vn [32] Quyết định số 579/QĐ-BNV, ngày 27 tháng năm 2012 Bộ Nội vụ Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, tư liệu website: www.luutruvn.gov.vn [33] Quyết định số 3128/QĐ-UB ngày tháng năm 1998 UBND thành phố Đà Nẵng Thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định UBND thành phố Đà Nẵng năm 1998 [34] Quyết định số 9357/QĐ-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2006 UBND thành phố Đà Nẵng Về việc Thành lập lại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định UBND thành phố Đà Nẵng năm 2006 [35] Quyết định số 1284/QĐ-UBND ngày 08 tháng 02 năm 2007 UBND thành phố Đà Nẵng Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định UBND thành phố Đà Nẵng năm 2007 [36] Quyết định số 8641/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2008 UBND thành phố Đà Nẵng Về việc Ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định UBND thành phố Đà Nẵng năm 2008 [37] Quyết định số 7521/QĐ-UBND ngày 02 tháng 10 năm 2009 UBND thành phố Đà Nẵng Về việc ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định UBND thành phố Đà Nẵng năm 2009 [38] Quyết định số 9377/QĐ-UBND ngày 31 tháng 10 năm 2011 UBND thành phố Đà Nẵng Về việc Ban hành Danh mục thành phần tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức thuộc UBND thành phố quản lý, tư liệu tập lưu Quyết định UBND thành phố Đà Nẵng năm 2011 [39] Quyết định số 8648/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2012 UBND thành phố Đà Nẵng Về việc phê duyệt quy hoạch tổng mặt chi tiết xây dựng TL 1:500 Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, tư liệu tập lưu Quyết định UBND thành phố Đà Nẵng năm 2012 [40] Vũ Thị Phụng: Thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ 870, VL04, tư liệu Trung tâm Nghiên cứu khoa học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước [41] Nguyễn Minh Phương: Thu thập tài liệu đơn vị nghiệp y tế vào lưu trữ - thực trạng giải pháp 870, VL04, tư liệu Trung tâm Nghiên cứu khoa học, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước [42] Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương: (2005) tập giảng Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội [43] Vương Đình Quyền: Lý luận thực tiễn tổ chức mạng lưới kho lưu trữ Việt Nam Đề tài 84.98.178, Cục Lưu trữ nhà nước [44] Nguyễn Văn Thâm: 2011, Một số vấn đề văn quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử quản lý hành chính, NXB Chính trị Hành [45] Thơng đạt số 01/C, ngày 03 tháng năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [46] Thơng tư số 46/2005/TT-BNV, ngày 27 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập, quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [47] Thông tư số 04/2006/TT-BNV, ngày 11 tháng năm 2006 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [48] Thông tư số 09/2007/TT-BNV, ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ Hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [49] Thông tư số 02/2010/TT-BNV, ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [50] Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [51] Thông tư số 13/2011/TT-BNV, ngày 24 tháng 10 năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [52] Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan, tư liệu website: luutruvn.gov.vn [53] Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội: 2001, Kỷ yếu hội thảo khoa học Lưu trữ học Quản trị văn phòng lần thứ hai (kỷ niệm 05 năm thành lập khoa 35 năm đào tạo cán lưu trữ Việt Nam), Hà Nội [54] Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Hà Nội: 2009, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Khai thác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội [55] Viện Nghiên cứu khoa học toàn Nga Văn kiện học lưu trữ học: 2002 Những nguyên tắc viện lưu trữ nhà nước liên bang Nga”, Matxcơva MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI KHO LƢU TRỮ CỦA TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG Hình Hình Hình Hình ... tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, chọn đề tài ? ?Nghiên cứu giải pháp tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ lịch sử thành phố Đà Nẵng? ?? làm luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành “Lƣu trữ học? ?? Qua đề tài. .. khoa học tài liệu - Tài liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng - Các hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức khoa học tài liệu công việc... tài liệu 27 Chƣơng TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu Trung tâm Lƣu trữ thành phố Đà Nẵng Tổ chức khoa học