ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** TRẦN NGỌC SƠN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ MÃ SỐ 60 32 24 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN LỆ NHUNG Hà Nội - 2011 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN *** TRẦN NGỌC SƠN QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG - THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội - 2011 MỤC LỤC _ Trang LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 11 1.1 Giới thiệu Văn phòng Trung ương Đảng tài liệu hình thành hoạt động Văn phịng Trung ương Đảng 11 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 11 1.1.2 Chức nhiệm vụ 11 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng 13 1.1.4 Mối quan hệ Văn phòng Trung ương Đảng với quan Đảng Nhà nước 14 1.1.5 Tài liệu hình thành hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng 15 1.2 Tổng quan tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử 20 1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử 20 1.2.2 Đặc điểm tài liệu điện tử 21 1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử 23 1.3 Nguồn tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 24 1.3.1 Tài liệu điện tử đến 24 1.3.2 Tài liệu điện tử 30 1.3.3 Tài liệu điện tử nội 35 1.4 So sánh tính ưu việt tài liệu điện tử với tài liệu giấy 40 CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 42 2.1 Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 42 2.2 Các văn quy định quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 48 2.3 Quy trình phương pháp quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 59 2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến 61 2.3.2 Đối với tài liệu điện tử 64 2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội 65 2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử 66 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN 69 HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Nhận xét 69 3.1.1 Những kết đạt 69 3.1.2 Một số hạn chế 71 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng 77 3.2.1 Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử 77 3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử triển khai thực đề án duyệt 79 3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi quy trình cơng tác lề lối làm việc 84 Văn phòng Trung ương Đảng 3.2.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân lực 85 KẾT LUẬN 88 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 PHỤ LỤC 95 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn MỞ ĐẦU 1- Mục đích, ý nghĩa đề tài Từ vài thập kỷ gần đây, với tác động mạnh mẽ tiến khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin truyền thông; giới biến chuyển tới kinh tế xã hội mà thông tin tri thức xem nguồn lực chủ yếu Thông tin trở thành nguồn tài nguyên quan trọng xã hội Tài liệu điện tử trở thành phương tiện lưu trữ thông tin hữu hiệu ngày phát triển nhanh chóng, có mặt hầu hết ngành hoạt động kinh tế xã hội từ trung ương đến địa phương nước ta Trong số quan tài liệu điện tử thay tài liệu giấy trở thành tài sản có giá trị quốc gia Văn phòng Trung ương Đảng quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp Bộ Chính trị, Ban Bí thư tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo Đảng, phối hợp điều hòa hoạt động quan tham mưu Trung ương Đảng; tham mưu chủ trương sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu nguyên tắc chế độ quản lý tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lý tài chính, tài sản quan Đảng Trung ương bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động Trung ương Đảng; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Vì vậy, tài liệu giấy tài liệu điện tử sản sinh trình hoạt động có nội dung phong phú với khối lượng lớn, phản ánh tồn q trình hoạt động Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng Việc quản lý tài liệu điện tử hành hình thành trình hoạt động quan nội dung có ý nghĩa quan trọng công việc chủ yếu công tác văn thư Việc quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng quy định hướng dẫn số văn Đảng, Nhà nước Văn phịng Trung ương Đảng Nhưng thực tế, cơng tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phịng Trung ương cịn nhiều hạn chế Chính lý trên, mà tơi chọn đề tài: “Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp” làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ mình, nhằm tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng đưa giải pháp quản lý tài liệu điện tử hành để công tác thực nề nếp hơn, giúp cho lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng đơn vị trực thuộc toàn thể cán bộ, nhân viên giải cơng việc thuận lợi, nhanh chóng, bảo đảm quản lý an toàn sở liệu tài liệu điện tử Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng Chúng nghiên cứu vấn đề nhằm áp dụng Văn phòng Trung Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn ương Đảng, sau nhân rộng phạm vi áp dụng đến quan Đảng tỉnh, thành ủy 2- Mục tiêu đề tài Đề tài thực với mục tiêu sau: - Nghiên cứu nguồn tài liệu điện tử hoạt động quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương, qua chứng minh ứng dụng cơng nghệ thơng tin giải pháp để quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng - Khảo sát đánh giá công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng 3- Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề sau: - Tổng quan tài liệu điện tử nói chung, quản lý tài liệu điện tử nói riêng - Tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng; thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phịng Trung ương Đảng, từ nêu lên ưu điểm hạn chế - Nghiên cứu đề xuất số giải pháp để tổ chức quản lý tài liệu điện tử hành nhằm nâng cao hiệu việc bảo quản khai thác sử dụng tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Phạm vi nghiên cứu: Đề tài sâu nghiên cứu loại hình tài liệu điện tử hình thành q trình hoạt động quan Văn phịng Trung ương Đảng, đặc điểm ý nghĩa thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hành Vụ Hành Văn phịng Trung ương Đảng từ hợp (năm 2007) đến 4- Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài xác định là: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thành phần, nội dung tài liệu điện tử hình thành hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng, ưu điểm hạn chế công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng - Các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 5- Lịch sử nghiên cứu vấn đề Quản lý tài liệu điện tử hành hướng nghiên cứu nhiều độc giả quan tâm Các nghiên cứu thức cơng bố quản lý tài liệu điện Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn tử Việt Nam khơng có nhiều quản lý tài liệu điện tử vấn đề khó, phức tạp quan, tổ chức Đảng nói chung quan quản lý lưu trữ Đảng nói riêng Một số viết như: Năm 1995, Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương chủ trì triển khai nghiên cứu đề tài khoa học “Nghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin sở liệu phục vụ việc quản lý khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam” - mã số KC04-VPTW, nghiệm thu năm 1996 - Các báo cáo Hội nghị khoa học Cục Lưu trữ Nhà nước: “Kỷ yếu Hội nghị khoa học lưu trữ tài liệu điện tử, Hà Nội, tháng 12-1998” - Các báo cáo Hội nghị khoa học “Công tác văn thư cải cách hành Nhà nước” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ Hà Nội, 9-10/11/2005 “Tài liệu điện tử vai trò ngành lưu trữ việc quản lý tài liệu điện tử” KS Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo công nghệ thông tin quan Đảng “Một số giải pháp công nghệ để thực quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Việt Nam nay” PGS, TS Vũ Duy Lợi “Những vấn đề thực tiễn giao dịch điện tử tổ chức cung ứng dịch vụ toán ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam” bà Phạm Thị Chuyền Bài viết trình bày tóm tắt nội dung số văn Ngân hàng nhà nước giao dịch toán điện tử; chương trình tốn liên ngân hàng, song phương với ngân hàng bạn, toán với khách hàng chương trình Homebanking, rút tiền tự động - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp “Quản lý văn điện tử quan nhà nước nay” năm 2008 Học viện Chính trị - Hành Quốc gia Hồ Chí Minh, TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm - Nghiên cứu tài liệu điện tử nhận nhiều quan tâm, điều thể qua viết đăng tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam viết tác giả Kiều Thị Ngọc Mai: Vài nét ứng dụng công nghệ tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc Văn phịng Chính phủ” viết tác giả Huỳnh Diệu Mỹ: “Quản lý trình xử lý văn hành kỹ thuật tin học Văn phịng Chính phủ” Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học: “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn - giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý Bộ Khoa học Công nghệ” tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004; Đề án cấp sở tác giả Vũ Hồng Mây, công tác Cục Lưu Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn trữ Văn phịng Trung ương Đảng: “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư ban tham mưu, giúp việc cấp uỷ từ trung ương đến cấp tỉnh” mã số KHBĐ (2005)-2008, đề tài nghiệm thu kết nghiên cứu đề tài giai đoạn triển khai 6- Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu, chủ yếu phương pháp vật biện chứng vật lịch sử, phương pháp tiếp cận phân tích hệ thống để thực mục tiêu luận văn Trong trình triển khai nghiên cứu, luận văn áp dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Nghiên cứu khảo sát thực tế, tổng kết, phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác quản lý tài liệu điện tử hành việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý chuyển giao tài liệu điện tử Vụ Hành Văn phịng Trung ương Đảng - Vận dụng phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, mơ tả chức năng, nhiệm vụ nội dung công tác quản lý tài liệu điện tử hành đề xuất giải pháp quản lý tài liệu điện tử quan Văn phòng Trung ương Đảng 7- Nguồn tài liệu tham khảo Trong q trình nghiên cứu vấn đề, chúng tơi sử dụng nguồn tài liệu tham khảo sau: - Luật Lưu trữ nước tổ chức quốc tế, phần quy định tài liệu điện tử - Các văn Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; văn Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ đảng từ trung ương đến địa phương - Nguồn tài liệu điện tử đến cập nhật sở liệu công văn đi, đến Văn phòng Trung ương Đảng - Các viết, cơng trình nghiên cứu liên quan đến tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử; viết liên quan tới tài liệu điện tử Hội nghị khoa học đăng Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam - Các sách tài liệu điện tử; luận văn thạc sỹ liên quan tới tài liệu điện tử 8- Những đóng góp luận văn Kết nghiên cứu luận văn có đóng góp sau: Thứ nhất, luận văn khái quát nguồn tài liệu điện tử hình thành hoạt động Trung ương, Văn phịng Trung ương Đảng thực trạng cơng Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn tác quản lý tài liệu điện tử Luận văn có phân tích tổng qt vai trị cơng nghệ thơng tin ứng dụng cơng nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử cơng cụ giải pháp góp phần hoàn thiện việc quản lý tài liệu điện tử Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng quan đảng nói chung Thứ hai, luận văn nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử, qua góp phần nâng cao hiệu việc khai thác sử dụng thông tin tài liệu điện tử phục vụ lãnh đạo đạo Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng 9- Bố cục luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn cấu trúc thành chương Phần mở đầu giới thiệu khái quát luận văn, mục đích ý nghĩa đề tài nghiên cứu, lịch sử nghiên cứu vấn đề, nguồn tư liệu phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài phương pháp nghiên cứu, đồng thời giới thiệu bố cục luận văn Chương 1: Tổng quan tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3: Một số nhận xét giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng Phần kết luận nêu tóm tắt kết luận văn sở nhiệm vụ đặt phần mở đầu Ngoài để minh họa thêm cho đề tài, luận văn chúng tơi cịn có thêm phần phụ lục Cuối cùng, nguyên nhân chủ quan khách quan trình thực đề tài nghiên cứu, nên chắn luận văn không tránh khỏi thiếu sót, hạn chế định Chúng tơi mong nhận góp ý, giáo nhà khoa học người đọc Trong trình thực luận văn, cố gắng thân, nhận giúp đỡ thầy cô giáo Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội nhân văn, cán bộ, nhân viên lưu trữ làm việc Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, cán nhân viên Trung tâm Công nghệ thông tin Vụ Hành Văn phịng Trung ương Đảng Đặc biệt, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chu đáo Tiến sĩ Nguyễn Lệ Nhung, xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc Một lần xin chân thành cảm ơn tất giúp đỡ Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHỊNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 1.1 Giới thiệu Văn phịng Trung ương Đảng tài liệu hình thành hoạt động Văn phịng Trung ương Đảng 1.1.1 Q trình hình thành phát triển Lịch sử Văn phịng Trung ương Đảng gắn liền với trình đời lãnh đạo Đảng, phục vụ đắc lực cho hoạt động lãnh đạo Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư qua thời kỳ cách mạng Qua chặng đường lịch sử khác cơng tác văn phịng chức năng, nhiệm vụ Văn phịng Trung ương Đảng có thay đổi phù hợp với yêu cầu thực tiễn đặt 1.1.2 Chức nhiệm vụ Căn vào Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21-8-2007 Bộ Chính trị chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng quy định sau: Chức năng: Văn phòng Trung ương Đảng quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành Trung ương, trực tiếp Bộ Chính trị, Ban Bí thư tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo Đảng, phối hợp, điều hoà hoạt động quan tham mưu Trung ương Đảng; tham mưu chủ trương sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu nguyên tắc chế độ quản lí tài chính, tài sản Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản quan đảng Trung ương bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động Trung ương Đảng; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo Nhiệm vụ: - Giúp Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xây dựng, tổ chức thực Quy chế làm việc chương trình cơng tác, sơ kết, tổng kết sửa đổi, bổ sung Quy chế thấy cần thiết Là đầu mối phối hợp, điều hồ chương trình cơng tác đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư số hoạt động đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư để thực Quy chế làm việc chương trình cơng tác Bộ Chính trị, Ban Bí thư Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc Đảng, hội nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị Bộ Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; làm việc đồng chí Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư Giúp Thường trực Ban Bí thư xử lí cơng việc ngày Đảng Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn * Tài liệu lưu hành nội Bên cạnh nguồn tài liệu đến, để đảm bảo cho hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng thông suốt, hệ thống văn Văn phòng Trung ương Đảng phát sinh nguồn văn gọi văn nội Văn nội bao gồm số loại sau: định, công văn, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, tờ trình Nguồn văn hình thành nội quan Văn phòng Trung ương Đảng, từ đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng khơng ban hành bên ngồi 1.2 Tổng quan tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử 1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử Theo ISO 15489, tài liệu điện tử tài liệu Trong đề tài này, tài liệu điện tử khái niệm để tất tài liệu số (digital document), bao gồm tài liệu tạo từ đầu tài liệu số (born-digital) tài liệu số hoá (digitalised) 1.2.2 Đặc điểm tài liệu điện tử - Hình thức thơng tin điện tử - Tính tách rời thơng tin vật mang tin - Kết cấu vật lý tính phức tạp kết cấu độ tin cậy bối cảnh thông tin liệu - Tính dễ sửa chữa, dễ phục chế - Tính đa truy cập khả cho phép nhiều người sử dụng tài liệu thời điểm 1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử Quản lý tài liệu điện tử tác động có mục đích quan quản lý đến đối tượng bị quản lý, hệ thống quy chế, quy định nhằm mục tiêu quản lý đầy đủ khối tài liệu điện tử quan sản sinh nhằm mục đích phục vụ cho việc bảo quản khai thác tài liệu điện tử cách nhanh chóng thuận tiện 1.3 Nguồn tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Nguồn tài liệu điện tử Văn phịng Trung ương Đảng gồm có: Cơng văn đến: bao gồm tài liệu quan, đơn vị, cá nhân gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng cập nhật đăng ký vào sở liệu cơng văn đến Văn phịng Trung ương Đảng Công văn đi: Bao gồm tài liệu Văn phòng Trung ương Đảng phát hành (văn Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng) cập nhật vào sở liệu công văn Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng 10 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn Tài liệu nội Văn phòng Trung ương Đảng gồm: Văn đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng gửi nội quan 1.3.1 Tài liệu điện tử đến Văn phòng Trung ương Đảng đăng ký cập nhật công văn đến quản lý máy vi tính có nối mạng LAN quan với đơn vị trực thuộc, cán bộ, chuyên viên quan tiếp nhận văn để giải phải có trách nhiệm quản lý văn theo quy định quan 1.3.2 Tài liệu điện tử Tài liệu Văn phòng Trung ương Đảng gồm có loại: Cơng văn Trung ương cơng văn Văn phịng Trung ương Đảng : văn cập nhật gắn tệp file văn đầy đủ 100% sở liệu công văn đi, sau phát hành thức văn cập nhật đầy đủ tồn văn nội dung cơng văn vào sở liệu tuỳ theo mức độ mật văn mà chuyển qua đường mạng quan, đơn vị nhận văn 1.3.3 Tài liệu điện tử nội Trong hệ thống thơng tin Văn phịng Trung ương Đảng, văn lưu hành nội văn đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Văn đơn vị ban hành lấy số đăng ký hệ thống số cơng văn đơn vị đơn vị nhận văn đăng ký vào sở liệu cơng văn đến đơn vị Văn lưu hành nội văn in giấy chuyển giao theo cách thức truyền thống, hình thành chuyển giao mạng nội Tuy nhiên, hình thức quản lý chuyển giao văn mạng nội Văn phòng Trung ương Đảng chưa phải hình thức phổ biến mà chủ yếu thông tin đưa lên mạng nội phục vụ cho việc nắm thông tin chung quan 1.4 So sánh tính ưu việt tài liệu điện tử với tài liệu giấy - Nhất thể hóa thông tin tổng hợp - Mật độ lưu giữ thông tin cao, không gian lưu giữ nhỏ, thống quản lý - Tự động hóa quản lý văn Tiểu kết chương Tài liệu điện tử sản sinh ngày nhiều theo phát triển xã hội đại, xã hội thông tin kinh tế tri thức Nhu cầu quản lý tài liệu điện tử phục vụ cho tra cứu hàng ngày lâu dài nhu cầu tất yếu khách quan giữ vai trò quan trọng hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng Quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử mục tiêu quan Văn phịng Trung ương Đảng, qua góp phần nâng cao chất lượng hiệu hoạt động quan Qua vấn đề trình bày trên, rõ ràng tài liệu điện tử Văn phịng 11 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn Trung ương Đảng có hỗ trợ cơng nghệ thơng tin chưa hồn toàn triệt để Văn đăng ký cập nhật vào sở liệu công văn đi, công văn đến, việc chuyển giao văn bản, xử lý phối hợp xử lý văn mang tính truyền thống Để quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử phục vụ cho công tác lưu trữ đầy đủ lâu dài giải pháp lựa chọn ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử cách triệt để Với phát triển không ngừng công nghệ thơng tin trình độ, lực cán nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tốt tài liệu điện tử Văn phịng Trung ương Đảng hồn tồn mang tính khả thi CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 2.1 Tình hình quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Quản lý tài liệu điện tử đi, tài liệu điện tử đến tài liệu điện tử nội xử lý văn qua mạng phần mềm Lotus Notes Văn phòng Trung ương Đảng thực chất quản lý toàn tài liệu điện tử sở liệu công văn đi, công văn đến văn nội mạng máy tính giúp cho việc lưu trữ tài liệu điện tử đầy đủ nhằm phục vụ khai thác nhanh chóng thuận tiện Mục tiêu việc ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý điều hành văn qua mạng nhằm góp phần kiểm sốt thơng tin kịp thời, loại trừ chậm trễ giải công việc từ nâng cao hiệu suất làm việc Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu coi giải pháp nhằm quản lý tập trung thống Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam 2.2 Các văn quy định quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng * Theo Quy định số 2114-QĐ/VPTW, ngày 01/9/2008 Văn phòng Trung ương Đảng quy định quản lý, cập nhật, phát hành, sử dụng tài liệu mạng máy tính Văn phịng Trung ương Đảng * Quy định số 2115-QĐ/VPTW, ngày 01/9/2008 Văn phòng Trung ương Đảng Quy định quản lý, sử dụng bảo vệ mạng máy tính Văn phịng Trung ương Đảng xác định trách nhiệm, nội dung quản lý, sử dụng bảo vệ mạng máy tính Văn phòng Trung ương Đảng để áp dụng thống quan * Quy định số 01-QĐ/VPTW, ngày 07/4/2011 Văn phòng Trung ương Đảng việc gửi, nhận văn mạng thông tin diện rộng Đảng 12 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn 2.3 Quy trình phương pháp quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng Qua thực tế khảo sát số quan nhà nước quan Đảng cho thấy khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử hành cịn mang tính tự phát, tiến hành nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động có tính tác nghiệp hàng ngày Xuất phát từ mục đích khâu nghiệp vụ: từ thu thập xác định giá trị, tổ chức khoa học (phân loại, biên mục, xếp…), bảo quản, lập công cụ tra cứu đến công tác tổ chức sử dụng tiến hành tùy thuộc vào trình độ hiểu biết cán thừa hành trình độ nhận thức mối quan tâm cán lãnh đạo quan Nói cách khái qt cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử hành nước ta nói chung Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng cịn hạn chế, chưa có đạo thống mặt nghiệp vụ mặt tổ chức Các mối quan hệ lưu trữ văn giấy hành với lưu trữ tài liệu điện tử chưa xác lập cách thức Trong thực tế song song tồn hai hệ thống lưu trữ: hệ thống lưu trữ tài liệu giấy hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử hoạt động độc lập 2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến - Quy trình xử lý văn chương trình “xử lý cơng văn” xây dựng sau: - Đối với công văn đến: + Văn thư tiếp nhận đăng ký (cho số đến; nhập siêu liệu); + Chuyển xin ý kiến chuyển xử lý tới lãnh đạo chuyên viên quan; + Lãnh đạo, chuyên viên xử lý công văn (đọc đưa ý kiến giải quyết); + Chuyển công văn cho chuyên viên khác xử lý (nếu cần); + Chuyển lãnh đạo kết thúc xử lý Trong hoạt động quản lý nhà nước, việc quản lý tài liệu điện tử nội dung quan trọng khơng có tác động trực tiếp đến hiệu cơng việc quan cịn ảnh hưởng lớn đến chất lượng hoạt động công tác lưu trữ Thực tế nay, lưu trữ tài liệu điện tử hành vấn đề chưa thực nhiều quan, tổ chức mà Văn phịng Trung ương Đảng số đó, thực tế xuất phát từ nhiều lý do, khách quan chủ quan Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu điện tử hành phần khắc phục vấn đề Tất văn đến quản lý sở liệu Việc quản lý chúng dựa tiêu chí xây dựng theo yêu cầu người sử dụng Trong chương trình phần mềm quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng, việc ứng dụng chức lập hồ sơ hành yêu 13 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn cầu nhằm nâng cao khả sử dụng chương trình Mỗi văn cập nhật vào sở liệu quản lý theo tiêu chí chung tên loại văn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung văn tiêu chí giúp cho việc lập hồ sơ điện tử thực cách thuận lợi Thực tế Văn phòng Trung ương Đảng chưa tiến hành quét văn đến số hóa văn đến Đặc điểm liệu văn quản lý hệ thống cấu trúc phân cấp, toàn hệ thống văn gửi đến quan Văn phòng Trung ương Đảng phân chia thành cấp độ khác 2.3.2 Đối với tài liệu điện tử - Đối với công văn đi: + Tạo lập dự thảo (do chuyên viên thực hiện); + Chuyển xin ý kiến chuyên viên, lãnh đạo quan; + Chuyên viên xử lý công văn cách đọc dự thảo, xem xét ý kiến góp ý chuyên viên khác để đưa ý kiến xử lý hồn chỉnh lại dự thảo; + Chuyển lãnh đạo quan ký duyệt cho phép phát hành Lãnh đạo quan phép đọc duyệt dự thảo (có thể bổ sung chỉnh sửa thêm); định cho phép phát hành công văn; + Công văn chuyển tới văn thư số công văn làm thủ tục phát hành Khi công văn phát hành kết thúc trình xử lý Trong trình hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng hình thành khối lượng lớn văn Thực tế văn đăng ký trích yếu trường máy sau gắn tệp (file) vào nội dung tất văn chưa tiến hành quét văn đóng dấu phát hành, việc khai thác sử dụng sở liệu công văn chưa đáp ứng yêu cầu văn có file khơng có chữ ký dấu 2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội Đối với cơng văn nội bộ: quy trình xây dựng tương tự công văn (không phát hành quan mà phát hành nội quan) 2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử Việc tìm kiếm khai thác tài liệu điện tử Văn phòng thực cách thường xuyên theo yêu cầu lãnh đạo Việc khai thác tài liệu điện tử dựa vào tiêu chí để tìm kiếm như: số, ký hiệu văn bản, nội dung trích yếu văn bản, thời gian… sở liệu công văn đi, công văn đến Tiểu kết chương Nội dung chương trình bày cụ thể thực trạng, ưu điểm hạn chế công tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Luận văn trình bày có phân tích mục tiêu cơng tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng 14 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn Trung ương Đảng Trên sở mục tiêu xác định, luận văn mơ tả phân tích chức phần mềm ứng dụng để quản lý tài liệu điện tử đáp ứng yêu cầu hoạt động khai thác sử dụng thông tin tài liệu điện tử để phục vụ Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Nhận xét 3.1.1 Những kết đạt Để hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động quan Văn phòng Trung ương Đảng trọng việc quản lý tốt nguồn văn hình thành hoạt động Qua khảo sát đề tài, việc quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương đạt số kết định sau: - Quản lý tài liệu điện tử hành sở liệu công văn đi, đến văn lưu hành nội giúp cho việc đăng ký, quản lý, thống kê tra tìm văn cách nhanh nhất, đáp ứng có hiệu yêu cầu hoạt động quản lý Văn phòng Trung ương Đảng - Quản lý tài liệu điện tử giúp cung cấp thông tin cho lãnh đạo xử lý văn theo dõi chặt chẽ trình xử lý văn cán chuyên viên Với tính vậy, chương trình quản lý cơng văn mạng hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư Văn phịng Trung ương Đảng, góp phần đáng kể vào việc nâng cao suất lao động cán bộ, chuyên viên quan Văn phịng Trung ương Đảng, qua góp phần vào việc nâng cao hiệu công tác quản lý nhà nước Văn phòng Trung ương Đảng 3.1.2 Một số tồn Bên cạnh kết đạt trên, việc quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng số tồn cần khắc phục Cụ thể là: * Văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chưa đầy đủ Việc quản lý tài liệu điện tử Trung ương Đảng Văn phòng Trung ương Đảng hạn chế Trong thời gian vừa qua, văn đạo tập trung vào nội dung nghiệp vụ văn thư truyền thống (quản lý, chu chuyển, vận hành, giải văn đi, đến) với đối tượng chủ yếu tài liệu giấy Các nội dung nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử quản lý, xử lý tài liệu điện tử chưa xây dựng ban hành Nhiều nội dung số văn đạo, hướng dẫn 15 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn nghiệp vụ (ví dụ Quy định 403, 667 Văn phịng Trung ương Đảng) khơng cịn phù hợp với thực tiễn chậm bổ sung, sửa đổi * Chưa có quy định cụ thể thể loại, danh mục tài liệu điện tử cần lưu Hiện nay, Văn phòng Trung ương Đảng chưa có quy định cụ thể thể loại, danh mục tài liệu điện tử cần lưu trữ mà cơng văn đến chủ yếu nhập trích yếu công văn đến hàng ngày cập nhật sở liệu cơng văn có gắn tệp đính kèm theo thể loại tài liệu Việc quét văn đến văn chưa tiến hành, nên việc khai thác thông tin văn mang tính tham khảo, giá trị pháp lý khơng bảo đảm Cịn khai thác thơng tin văn đến biết trích yếu nội dung văn người tiếp nhận xử lý cịn thơng tin khác phải gặp người xử lý trực tiếp văn giấy biết thông tin * Hiện nay, phận văn thư Văn phòng Trung ương Đảng tồn song song hai cách thức quản lý văn Văn sau cán văn thư cập nhật vào sở liệu hệ thống phân cho cá nhân đơn vị tham gia xử lý thông qua hình thức sổ chuyển Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin thiếu triệt để đồng đơn vị quan vơ hình trung làm giảm tốc độ làm việc hệ thống việc ứng dụng công nghệ thông tin đơn vị quan trình độ khơng đồng đơn vị nghiên cứu đơn vị phục vụ * Cơ sở liệu văn đi, đến khơng thể liên kết với chương trình ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý, thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Chúng ta biết tài liệu điện tử hành nguồn chủ yếu cho bổ sung vào lưu trữ nói chung tài liệu văn thư Văn phòng Trung ương Đảng nguồn bổ sung chủ yếu cho Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Khi mà toàn sở liệu tài liệu điện tử đến quan Văn phòng Trung ương Đảng quản lý chặt chẽ cần có liên kết với chương trình quản lý tài liệu lưu trữ Kho Lưu trữ Trung ương Đảng để Kho Lưu trữ kiểm sốt tốt nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu Làm điều tránh tình trạng mát, thất lạc tài liệu trình hoạt động * Quy trình xử lý văn đi, đến, nội thực chưa thống Việc xử lý văn văn đến nội quan chưa số cục, vụ, cơng ty trực thuộc Văn phịng Trung ương Đảng thực thống Cụ thể: - Văn đi: Các đơn vị soạn thảo, trình lãnh đạo ban ký, chuyển văn thư cục, vụ cho số làm thủ tục phát hành Do dẫn đến tình trạng văn sai thể thức (không thể sửa chữa được), cho số ngày tháng năm ban hành văn tay, không lưu tệp tin điện tử văn ban hành thức 16 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn - Văn đến: văn thư quan tiếp nhận, đăng ký, chuyển lãnh đạo phân phối chuyển thẳng đến đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm giải Đối với trường hợp phải chuyển tiếp văn đến đơn vị quan khác để xử lý không qua văn thư làm thủ tục chuyển tiếp Do vậy, việc theo dõi trình ln chuyển văn đến quan khơng thực - Việc gửi nhận văn đi, đến mạng thơng tin diện rộng Văn phịng Trung ương Đảng với quan Đảng Trung ương tỉnh, thành ủy chưa trì thường xuyên, chí Những hạn chế từ nhiều nguyên nhân, xét đến số nguyên nhân sau: - Nguyên nhân thiếu quy định pháp lý - Nguyên nhân tâm lý cán - Nguyên nhân đầu tư kinh phí chưa thoả đáng 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng Kinh nghiệm cho thấy để quản lý tốt tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng cần phải tiến hành rà soát lại tồn quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng cách chặt chẽ Trước hết cần có cách tiếp cận hệ thống tài liệu điện tử: phải nghiên cứu tổng thể, phân tích cẩn thận phần, nêu rõ mục đích, vai trị, đối tượng, xác định rõ số lượng loại tài liệu điện tử thuộc diện cần quản lý Chỉ có sở kết nghiên cứu định, nên quản lý loại tài liệu điện tử sử dụng phương tiện cho mục đích Đối với việc quản lý tài liệu điện tử, biện pháp khắc phục hạn chế nêu trên, để đảm bảo cho việc quản lý tài liệu điện tử có hiệu địi hỏi phải có quy định cụ thể thống việc thực quản lý tài liệu điện tử Sau xin đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao việc quản lý tài liệu điện tử Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng quan, tổ chức đảng khác nói chung sau: 3.2.1 Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng cần phát huy vai trò đầu tầu việc hoàn thiện thể chế, đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy nghiên cứu phát triển không ngừng nâng cấp sở hạ tầng thông tin làm cho phát triển tất hoạt động phát triển nguồn nhân lực người 3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử triển khai thực đề án duyệt Để quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng đầy đủ, Văn 17 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn phịng Trung ương Đảng sớm giao cho Cục Lưu trữ phối hợp với Trung tâm Cơng nghệ thơng tin Vụ Hành nghiên cứu, xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử Đảng; sở tiêu chuẩn quốc tế, cần xây dựng quy định chuẩn thông tin chuẩn công nghệ phục vụ cho việc quản lý triển khai hệ thống thông tin điện tử Đảng Đề án ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý tài liệu điện tử cần ứng dụng rộng rãi, hiệu quan Đảng văn phòng cấp ủy giúp tăng cường lực quản lý, nâng cao suất, chất lượng, hiệu quả, khả cạnh tranh, đáp ứng trình hồn thiện sách hỗ trợ ứng dụng công nghệ thông tin triển khai hiệu đề án lớn ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống văn phòng cấp ủy 3.2.2.1 Xây dựng chương trình phần mềm tối ưu phục vụ hoạt động quản lý tài liệu điện tử 3.2.2.2 Tiếp tục nghiên cứu, bổ sung, nâng cấp, hoàn thiện phần mềm sử dụng quan Đảng 3.2.2.3 Xây dựng yêu cầu cụ thể việc thực giao dịch hành qua mạng điện tử 3.2.2.4 Đầu tư kinh phí 3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi quy trình cơng tác lề lối làm việc Văn phòng Trung ương Đảng Để biến tiềm cơng nghệ thơng tin đem lại cho Văn phòng Trung ương Đảng thành thực việc quản lý tài liệu điện tử, lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng cần coi trọng việc ứng dụng công nghệ thơng tin có vị trí đặc biệt cách tiếp cận sáng tạo không ngừng thúc đẩy việc nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức việc quản lý tài liệu điện tử cách đầy đủ 3.2.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân lực Để quản lý tài liệu điện tử, trước hết, cán văn thư lưu trữ quan Đảng cần nắm vững lý luận nội dung nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ có hiểu biết sâu sắc chức năng, nhiệm vụ, chế hoạt động quan Đồng thời phải hiểu cơng nghệ có tác dụng việc lưu giữ tài liệu xác định công việc cần làm để quản lý tài liệu điện tử Để thực mục đích đề quản lý đầy đủ tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương sản sinh từ ban đầu nguồn nhân lực giữ vai trị định Nói chung, việc đào tạo cơng nghệ thông tin kỹ quản lý tài liệu điện tử cho cán bộ, cơng chức Văn phịng Trung ương Đảng nói riêng quan Đảng nói chung nhằm đến đối tượng chủ yếu, là: người sử dụng 18 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn hệ thống thơng tin có sử dụng máy tính điện tử; chuyên viên tin học; cán làm công tác lãnh đạo quản lý Tiểu kết chương Văn phịng Trung ương Đảng, quan giữ vị trí quan trọng tổ chức máy Đảng, vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý tài liệu điện tử cấp lãnh đạo trọng từ sớm có biện pháp cụ thể tích cực nhằm đưa cơng nghệ thông tin trở thành động lực quan trọng cho phát triển Đảng Ngoài kết đạt Văn phòng Trung ương Đảng việc quản lý tài liệu điện tử hành nói chung ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn nói riêng, chúng tơi trình bày số hạn chế hướng khắc phục hạn chế Cũng phải nói rằng, hạn chế khơng Văn phịng Trung ương Đảng mà tất quan Đảng quan quản lý hành Nhà nước khác tiến hành tin học hố hoạt động Bên cạnh đó, chương này, chúng tơi tập trung vào việc đề xuất biện pháp để nâng cao hiệu hoạt động ứng dụng công nghệ thông để quản lý tài liệu điện tử Triển khai có hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu điện tử giải pháp để hồn thiện cơng tác lưu trữ tài liệu điện tử, mặt khác góp phần vào việc nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng nhằm bước thực việc cải cách thành thủ tục hành Đảng KẾT LUẬN Tài liệu điện tử sản sinh ngày nhiều theo phát triển xã hội đại - xã hội thông tin kinh tế tri thức tồn cầu hố Nhu cầu lưu trữ loại tài liệu điện tử phục vụ cho tra cứu hàng ngày lâu dài nhu cầu tất yếu khách quan Các nước giới có nhiều kinh nghiệm cơng tác lưu trữ với loại tài liệu Nước ta nay, quan Nhà nước quan Đảng, công tác lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử bước đầu quan tâm tới đạt kết định Những kết quả, kinh nghiệm ban đầu đáng trân trọng cần tiếp tục nghiên cứu cách toàn diện để đưa sách nhằm tổ chức quản lý thực công tác lưu trữ tài liệu điện tử thời gian tới Với đời phát triển nhanh chóng cơng nghệ thông tin thời đại ngày mà cốt lõi công cụ, phương tiện tin học hệ thống viễn thông 19 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn sở vững trình quản lý tài liệu điện tử, qua đưa thơng tin tài liệu điện tử trở thành nguồn lực phát triển quốc gia Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng “Quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp” cố gắng trình bày khả lợi ích việc quản lý tài liệu điện tử phục vụ công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng với kết sau: Luận văn nghiên cứu hệ thống tài liệu điện tử hình thành hoạt động quản lý Văn phòng Trung ương Đảng thực tiễn hoạt động quản lý nguồn tài liệu Kết nghiên cứu luận văn tồn hạn chế việc khai thác sử dụng tài liệu giấy tính ưu việt tài liệu điện tử để qua thấy cần thiết phải quản lý tài liệu điện tử quan Văn phòng Trung ương Đảng Trên sở nghiên cứu, luận văn đưa mục tiêu việc quản lý tài liệu điện tử nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động việc cung cấp thơng tin Văn phịng Trung ương Đảng như: xây dựng thực điều hành văn điện tử thông qua mạng máy tính; xây dựng sở liệu điện tử phục vụ khai thác thông tin cho cán bộ, nhân viên Văn phịng Trung ương Đảng qua cần có quy định quản lý tài liệu điện tử để đáp ứng cho nhu cầu quản lý cách có hiệu tồn tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động Trung ương Văn phịng Trung ương Đảng Luận văn mơ tả phân tích cách chi tiết việc quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng: chương trình quản lý cơng văn đi, đến; tra tìm khai thác tài liệu điện tử… hoạt động thường xuyên Văn phòng Trung ương Đảng nói riêng quan, tổ chức Đảng nói chung Qua phân tích nêu cho thấy việc quản lý tài liệu điện tử hành giải pháp quan trọng để hoàn thiện công tác lưu trữ tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Luận văn phân tích ưu điểm, hạn chế việc quản lý tài liệu điện tử khó khăn thuận lợi việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu điện tử so với tài liệu giấy Văn phòng Trung ương Đảng Bên cạnh đó, luận văn đề xuất giải pháp nhằm đẩy mạnh hồn thiện cơng tác quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Từ kết trên, luận văn góp phần luận chứng sở khoa học việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng Việc xây dựng tiếp tục quản lý tốt tài liệu điện tử vấn đề lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng quan tâm 20 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn đạo Việc quản lý tài liệu điện tử hành tốt góp phần cung cấp thơng tin xác, nhanh chóng, kịp thời, an toàn phục vụ cho hoạt động lãnh đạo đạo Trung ương Văn phòng Trung ương Đảng Mặt khác, việc quản lý tài liệu điện tử hành tốt giúp cho công tác lưu trữ tài liệu điện tử thống nhất, tiết kiệm nhiều chi phí khơng cần thiết Để đạt mục tiêu đó, quan Văn phịng Trung ương Đảng cần lựa chọn giải pháp tối ưu để quản lý tốt nguồn tài liệu điện tử Với vấn đề đạt trình bày luận văn, chúng tơi hi vọng đưa nhìn rõ nét tài liệu điện tử đặc điểm vai trò tài liệu điện tử việc hoàn thiện nâng cao hiệu tham mưu phục vụ lãnh đạo Có thể nói quan tổ chức nào, nguồn tài liệu điện tử giữ vai trò quan trọng việc phục vụ khai thác sử dụng nhanh chóng, kịp thời quan tổ chức Để góp phần nâng cao hiệu hoạt động tham mưu phục vụ lãnh đạo Đảng việc phải nâng cao hiệu công tác quản lý tài liệu điện tử Muốn vậy, Văn phịng Trung ương Đảng cần có chế tài, nguồn nhân lực, nghiệp vụ trang thiết bị phù hợp Đây giải pháp trình bày phân tích chương luận văn như: Xây dựng ban hành văn quy định hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử; xây dựng triển khai thực đề án quản lý tài liệu điện tử, trọng đến lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp quy trình vận hành phần mềm Một giải pháp đề xuất bao gồm việc đẩy mạnh đổi quy trình cơng tác lề lối làm việc quan Văn phòng Trung ương Đảng đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu đổi Đảng giai đoạn Chúng hiểu rằng, vấn đề đặt luận văn nhiều điều chưa giải thấu đáo phải tiếp tục nghiên cứu cặn kẽ Mong luận văn, sau nhà khoa học, bạn đồng nghiệp người đọc giáo sở cho sâu nghiên cứu lĩnh vực thời gian tới./ 21 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn MỤC LỤC _ Trang MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ, QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 1.1 Giới thiệu Văn phòng Trung ương Đảng tài liệu hình thành hoạt động Văn phịng Trung ương Đảng 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.2 Chức nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng Trung ương Đảng 1.1.4 Mối quan hệ Văn phòng Trung ương Đảng với quan Đảng Nhà nước 1.1.5 Tài liệu hình thành hoạt động Văn phòng Trung ương Đảng 1.2 Tổng quan tài liệu điện tử quản lý tài liệu điện tử 10 1.2.1 Khái niệm tài liệu điện tử 10 1.2.2 Đặc điểm tài liệu điện tử 10 1.2.3 Quản lý tài liệu điện tử 10 1.3 Nguồn tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 10 1.3.1 Tài liệu điện tử đến 11 1.3.2 Tài liệu điện tử 11 1.3.3 Tài liệu điện tử nội 11 1.4 So sánh tính ưu việt tài liệu điện tử với tài liệu giấy 11 22 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn CHƯƠNG : THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU 12 ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 2.1 Khái quát tình hình quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 12 2.2 Các văn quy định quản lý tài liệu điện tử Văn phòng 12 Trung ương Đảng 2.3 Quy trình phương pháp quản lý tài liệu điện tử Văn phòng 13 Trung ương Đảng 2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến 13 2.3.2 Đối với tài liệu điện tử 14 2.3.3 Đối với tài liệu điện tử nội 14 2.4 Khai thác sử dụng tài liệu điện tử 14 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG 15 CAO HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ HIỆN HÀNH TẠI VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 3.1 Nhận xét 15 3.1.1 Những kết đạt 15 3.1.2 Một số hạn chế 15 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý tài 17 liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng 3.2.1 Xây dựng văn hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài liệu 17 điện tử 3.2.2 Xây dựng đề án quản lý tài liệu điện tử triển khai thực 17 đề án duyệt 3.2.3 Đẩy mạnh việc đổi quy trình cơng tác lề lối làm việc Văn phòng Trung ương Đảng 23 18 Luận văn thạc sỹ - Bản tóm tắt Trần Ngọc Sơn 3.2.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân lực 18 KẾT LUẬN 19 MỤC LỤC 22 24 ... quan tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng Chương 2: Thực trạng công tác quản lý tài liệu điện tử hành Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3: Một số nhận xét giải pháp. .. ương Đảng Quản lý tài liệu điện tử đi, tài liệu điện tử đến tài liệu điện tử nội xử lý văn qua mạng phần mềm Lotus Notes Văn phòng Trung ương Đảng thực chất quản lý toàn tài liệu điện tử sở liệu. .. quản lý tài liệu điện tử Văn phịng Trung ương Đảng 48 2.3 Quy trình phương pháp quản lý tài liệu điện tử Văn phòng Trung ương Đảng 59 2.3.1 Đối với tài liệu điện tử đến 61 2.3.2 Đối với tài liệu