TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -*** - BÀI TẬP MÔN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP Đề tài: Giải pháp đặt hàng Sinh viên thực hiện:  Nguyễn Thị Huệ  Đinh Thị Huyền Nhung  Đỗ Minh Quý  Trần Thị Quỳnh  Trần Văn Trung Lớp: LTCĐĐH KHMT4 - K5 Hà Nội, tháng năm 2012 Mục lục Mục lục .1 Giới thiệu toán .2 Khái niệm, thuật ngữ liên quan Yêu cầu hệ thống Giải pháp Coppy right by : Group – KHMT4-K5 Giới thiệu toán Trong điều kiện cạnh tranh quy mơ tồn cầu nay, để tồn phát triển, doanh nghiệp phải sản xuất sản phẩm đáp ứng nhu cầu đối tượng tiêu dùng Các yếu tố hàng đầu tác động đến định khách hàng việc mua sản phẩm hay dịch vụ chất lượng sản phẩm, giá với khách hàng doanh nghiệp tiến độ thời gian giao hàng quan trọng Bất kỳ đối tượng khách hàng nào, chất lượng mối quan tâm hàng đầu ảnh hưởng đến định tiêu dùng họ Trước đòi hỏi ngày cao khách hàng mà thị trường người tiêu dùng thay cho thị trường người sản xuất, doanh nghiệp gặp tốn khó, vừa sản xuất mặt hàng có chất lượng cao, giá thành rẻ để đảm bảo lợi nhuận, đồng thời với giá cạnh tranh Trong bối cảnh vậy, cách tốt cho doanh nghiệp để tồn phát triển đảm bảo niềm tin cho khách hàng chất lượng sản phẩm dịch vụ thơng qua mơi trường sản xuất mà đó, cá nhân cấp độ có ý thức việc nâng cao chất lượng Chính vấn đề cấp bách nên doanh nghiệp cần phải đưa giải pháp đặt hàng tốt để không ngừng nâng cao chất lượng đơn hàng nhằm đáp ứng cho khách hàng cách tốt Việc chọn đề tài nghiên cứu vấn đề giải pháp đặt hàng cần thiết, đáp ứng nhu cầu thực tế doanh nghiệp Khái niệm, thuật ngữ liên quan Trong kinh tế thị trường, người ta quan niệm mặt hàng đáp ứng nhu cầu thị trường đem lại lợi nhuận Sản phẩm cần quản lý : - Mã để phân biệt sản phẩm,tiêu biểu mã vạch đơn giản mã bình thường -Màu sắc,trọng lượng,giá cả,tình trạng hàng tồn kho cần quan tâm -Các thông số kĩ thuật hàng hóa phục vụ bảo quản,vận chuyển :kích thước,trọng lượng -Các thông số phục vụ đánh giá chất lượng : ngày sản xuất,hạn sử dụng Coppy right by : Group – KHMT4-K5 -Các thông số phục vụ bảo dưỡng,sửa chữa :SerialNumber , PartNumber -Các thông số phục vụ kiểm sốt hàng hóa :lơ hàng, batch number Giá trị mặt hàng cần quản lý ứng với mua hàng: -Đơn giá mua từ nhà cung cấp tính theo thời điểm mua -Các chi phí liên quan đến bảo quản mặt hàng nằm kho Giá trị mặt hàng cần quản lý ứng với bán hàng : -Chính sách giá bán,chiết khấu,thưởng bán hàng,hoa hồng lợi nhuận -Các chi phí liên quan nhập kho :vận chuyển,bốc xếp,thuế,bảo hiểm Nhập kho xuất kho cần quản lý : -Kiểm tra hàng nhập từ nhiều nguồn khác nhau:chẳng hạn nhập từ kho sang kho khác -Ngày nhập kho,địa điểm nhập -Ngày xuất kho,địa điểm xuất -Kiểm kê hàng tồn kho in hóa đơn xuất nhập Tồn kho cần quản lý : -Đối chiếu,so sánh số lượng hàng hóa thực tế vào sổ sách -Kiểm tra số lượng hàng hóa cịn kho Hóa đơn cần quản lý : -Ngày viết hóa đơn phải ghi rõ ràng -Sắp đặt thời gian giao nhận hàng hóa, phương tiện vận chuyển sản phẩm…, bạn cung cấp hàng hóa đến khách hàng có nhu cầu u cầu hệ thống - Tính tốn nhu cầu sản xuất mình: doanh nghiệp sản xuất phải mua nguyên vật liệu để sản xuất phù hợp với kế hoạch đưa ra, tránh thiếu nguyên liệu thừa Coppy right by : Group – KHMT4-K5 nguyên liệu Phần phải kiểm tra xem lượng hàng tồn kho, mức tiêu thụ Nếu bên phân phối dựa vào nhu cầu khách hàng để nhập thêm sản phẩm, bán xả sản phẩm lỗi thời -Đây module quan trọng hệ thống giải pháp ERP cho doanh nghiệp Để đáp ứng nhu cầu quản lý đặt hàng doanh nghiệp giải pháp đề giải chức sau đây: - Quản trị đặt hàng: bao gồm quản trị u cầu mua, tính tốn đơn hàng kế hoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng : thông tin đặt hàng, nghiệp vụ mua sắm, kế hoạch mua, lịch sử giao dịch mua hàng quản lý giao nhận hàng Coppy right by : Group – KHMT4-K5 Giải pháp Sơ đồ tổng quan Quá trình thực đơn hàng Coppy right by : Group – KHMT4-K5 Hình thành đơn đặt hàng : (order preparation) hoạt động thu thập yêu cầu hàng hóa dịch vụ khách hàng Việc truyền tin khách hàng người bán điền thông tin trực tiếp vào mẫu đơn đặt hàng; điện thoại trực tiếp cho nhân viên bán hàng, lựa chọn từ mẫu đơn đặt hàng máy tính Truyền tin đơn hàng (Order transmittal) truyền tải yêu cầu đặt hàng từ nơi tiếp nhận tới nơi xử lý đơn hàng Có hai cách để chuyển đơn đặt hàng Chuyển sức người việc gửi thư đặt hàng nhân viên bán hàng trực tiếp mang đơn đặt hàng tới điểm tiếp nhận đơn đặt hàng Phương pháp chi phí thấp lại chậm Chuyển đơn đặt hàng phương tiện điện tử Coppy right by : Group – KHMT4-K5 : sử dụng điện thoại, máy vi tính, máy chép truyền thông qua vệ tinh Cách giúp thông tin đặt hàng truyền tải lập tức, xác, đáng tin cậy, ngày thay cho cách thứ Tiếp nhận đơn hàng (Order entry): Tiếp nhận hàng hoạt động diễn trước thực đơn đặt hàng Nó bao gồm: (1) kiểm tra độ xác thơng tin đặt hàng mô tả sản phẩm, số lượng, giá cả; (2) kiểm tra tính sẵn có sản phẩm đặt hàng; (3) chuẩn bị văn từ chối đơn đặt hàng, cần; (4) kiểm tra tình trạng tín dụng khách hàng; (5) chép lại thơng tin đặt hàng; (6) viết hóa đơn Những hoạt động cần thiết thơng tin đặt hàng lúc dạng theo yêu cầu để tiếp tục thực hiện; khơng trình bày cách xác, doanh nghiệp nhận thấy cần phải chuẩn bị thêm trước đơn đặt hàng thực Kiểm tra đơn đặt hàng thực cách thủ cơng tự động hố Cải tiến cơng nghệ đem lại lợi ích đáng kể việc tiếp nhận đơn hàng Mã vạch, máy quét quang học máy tính làm tăng nhanh xuất lao động tính xác thao tác nói Thực đơn hàng (Order filling) gồm hoạt động : (1) tập hợp hàng hóa kho, sản xuất mua; (2) đóng gói để vận chuyển; (3) xây dựng chương trình giao hàng; (4) chuẩn bị chứng từ vận chuyển Những hoạt động thực song song với việc kiểm tra xác nhận đơn hàng Thơng báo tình trạng thực đơn đặt hàng (Order status reporting): Hoạt động không ảnh hưởng đến tổng thời gian thực đơn hàng.Nó cam kết dịch vụ khách hàng tốt cung ứng thơng qua việc trì Coppy right by : Group – KHMT4-K5 thông tin cho khách hàng chậm trễ trình đặt hàng giao hàng Bao gồm: (1) theo dõi đơn hàng tồn chu kỳ đặt hàng; (2) thơng tin tới khách hàng tiến trình thực đơn đặt hàng toàn chu kỳ đặt hàng thời gian giao hàng.Theo truyền thống, chu trình đặt hàng gồm hoạt động xảy từ thời điểm đơn hàng đặt tới thời điểm nhận khách hàng Những hoạt động đặc biệt đặt hàng giải chúng ảnh hưởng tới toàn chiều dài chu trình đặt hàng Những hoạt động phát sinh với khách hàng trả lại sản phẩm, giải khiếu nại,và tốn hóa đơn vận tải khơng phải phận kỹ thuật chu trình đặt hàng Tác động thời gian đáp ứng đơn hàng đến chất lượng dịch vụ khác hhàng Xét góc độ thời gian, chu kỳ đáp ứng đơn hàng hay khoảng thời gian thực đơn hàng (Lead time) định nghĩa khoảng thời gian từ khách hàng gửi đơn đặt hàng đến khách hàng nhận hàng hóa Các yếu tố thời gian đặt hàng bao gồm thời gian đặt hàng, thời gian tập hợp xử lý đơn đặt hàng, thời gian bổ sung dự trữ, thời gian sản xuất thời gian giao hàng Những khoảng thời gian kiểm sốt trực tiếp gián tiếp thơng qua việc lựa chọn thiết kế cách thức chuyển đơn đặt hàng, sách dự trữ, thủ tục xử lý đơn đặt hàng, phương thức vận chuyển, phương pháp lập kế hoạch Thời gian đặt hàng phụ thuộc vào phương thức đặt hàng, bao gồm khoảng thời gian mà người bán điểm tiếp nhận đơn hàng giữ lại đơn hàng trước chuyển khoảng thời gian mà đơn hàng chuyển Các phương thức đặt hàng tiên tiến cho phép rút ngắn khoảng thời gian đáng kể Coppy right by : Group – KHMT4-K5 Sơ đồ phân tích tổng thời gian đáp ứng đơn hàng Thời gian tập hợp xử lý đơn đặt hàng xảy đồng thời Việc chuẩn bị chứng từ vận chuyển kiểm tra dự trữ thực hoạt động tập hợp đơn đặt hàng tiến hành Vì tổng thời gian tiến hành hai hoạt động tổng thời gian riêng rẽ hoạt động đơn lẻ Thời gian bổ xung dự trữ : Khả dự trữ có ảnh hưởng đến thời gian thực hiên đơn hàng, thông thường dự trữ kho sử dụng Khi dự trữ kho không còn, cần tiến hành bổ xung dự trữ đơn đặt hàng (back order) tiến hành sản xuất Q trình chuẩn bị hàng đơi đơn giản lao động thủ công phức tạp và tự động hóa cao Thời gian vận chuyển giao hàng Thời gian giao hàng kéo dài từ thời điểm hàngđược đặt phương tiện vận tải để di chuyển đến thời điểm nhận dỡ xuốngtại địa điểm người mua Nó bao gồm thời gian để chất xếp hàng hóa điểm đầu dỡ hàng hóa điểm cuối Việc đo lường Coppy right by : Group – KHMT4-K5 kiểm soát thời gian giao hàngđơi khó sử dụng dịch vụ thuê chuyên chở; nhiên hầu hết hãngngày phát huy lực để cung cấp cho khách hàng thông tinnày Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp - Kiểm soát trực tiếp nhận từ Module đặt hàng - Quản lý hoá đơn cần xét duyệt - Xử lý toán trực tiếp hay tốn tự động - Theo dõi bù trừ cơng nợ khách hàng nhà cung cấp đối tượng vừa khách hàng vừa nhà cung cấp, tạm ứng/mua hàng; đơn vị thành viên với - Chuyển tự động bút toán lên sổ - Theo dõi tỷ giá toán thời điểm Tài liệu tham khảo : http://www.scribd.com/doc/69423188/93/Qu%E1%BA%A3n-l%C3%BD%C4%91%C6%A1n-%C4%91%E1%BA%B7t-hang-va-th%E1%BB%B1c-hi %E1%BB%87n-%C4%91%C6%A1n-hang Coppy right by : Group – KHMT4-K5 10 Coppy right by : Group – KHMT4-K5 11 ... quản lý đặt hàng doanh nghiệp giải pháp đề giải chức sau đây: - Quản trị đặt hàng: bao gồm quản trị u cầu mua, tính tốn đơn hàng kế hoạch, quản lý hợp đồng đơn đặt hàng : thông tin đặt hàng, nghiệp. .. bách nên doanh nghiệp cần phải đưa giải pháp đặt hàng tốt để không ngừng nâng cao chất lượng đơn hàng nhằm đáp ứng cho khách hàng cách tốt Việc chọn đề tài nghiên cứu vấn đề giải pháp đặt hàng cần... khách hàng chậm trễ trình đặt hàng giao hàng Bao gồm: (1) theo dõi đơn hàng tồn chu kỳ đặt hàng; (2) thơng tin tới khách hàng tiến trình thực đơn đặt hàng toàn chu kỳ đặt hàng thời gian giao hàng. Theo