XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÁC KHOẢN THU NỘP CỦA SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG (Đề tài nghiên cứu khoa học) MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài .5 Tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực đề tài nước Mục tiêu đề tài Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu 4.2 Phạm vi nghiên cứu .6 Phương pháp nghiên cứu 6 Ý nghĩa khoa học đề tài .7 CHƯƠNG 1: CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1 Quy định khoản thu nộp sinh viên 1.2 Khái quát trường đại học Hùng Vương 15 1.3 Cơ cấu tổ chức đặc điểm Phòng Kế hoạch - Tài 17 1.3.1 Cơ cấu tổ chức 17 1.3.2 Đặc điểm công tác kế toán 18 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VÀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG 20 2.1 Thực trạng công tác thu ngân sách Trường Đại học Hùng Vương 20 2.1.1 Thu ngân sách 20 2.1.2 Thu nghiệp 22 2.1.3 Thu khác 27 2.2 Quy trình thu nộp, cách thức quản lý 30 2.2.1 Quy trình thu nộp 30 2.2.2 Cơ cấu quản lý tài 31 2.3 Nhận xét, đánh giá công tác quản lý khoản thu Phịng Kế hoạch Tài 32 2.3.1 Ưu điểm 32 2.3.2 Tồn .33 2.3.3 Nguyên nhân 36 2.4 Đề xuất giải pháp 37 2.5 Phân tích, thiết kế hệ thống 38 2.5.1 Biểu đồ phân cấp chức 38 2.5.2 Các biểu đồ luồng liệu .38 2.5.3 Các bảng liệu 41 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM 42 3.1 Thiết kế form giao diện, nhập hiệu chỉnh liệu 42 3.2 Xây dựng báo cáo, tổng hợp, truy vấn thông tin theo yêu cầu .47 KẾT LUẬN 53 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Bảng quy định mức thu học phí theo ngành .12 Bảng 1.2 Bảng quy định mức thu học phí theo hệ đào tạo 12 Bảng 1.3 Bảng quy định mức trần học phí 12 Bảng 2.1 Tình hình kinh phí Ngân sách nhà nước cấp 21 Bảng 2.2 Bảng mức thu học phí năm 23 Bảng 2.3 Tình hình nguồn thu nghiệp 26 Bảng 2.4 Tình hình nguồn thu nghiệp 28 Bảng 2.5 Tỷ lệ nguồn thu 28 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày công nghệ thông tin xâm nhập sâu rộng vào lĩnh vực đời sống xã hội, trở thành công cụ thiếu công tác quản lý nói chung quản lý tài nói riêng Hiện Phịng kế hoạch tài Trường Đại học Hùng Vương sử dụng số phần mềm công việc hàng ngày phần mềm phục vụ cơng tác kế tốn MISA, phần mềm quản lý đào tạo Tín chỉ… Cơng tác thu nộp tiền ngân sách hiện quản lý sổ sách, giáo viên chủ nhiệm thu nộp lại theo đơn vị lớp Theo quy định Bộ Tài bắt buộc phải có biên lai phiếu thu xác nhận khoản: học phí, phí đào tạo, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, ngồi cịn có khoản chi phí khác như: tiền nước uống, vệ sinh… sau nộp tiền giáo viên phải viết biên lai cho sinh viên Thêm nữa, số lượng sinh viên trường đào tạo quy, liên thơng, vừa học vừa làm lên đến hàng vạn người Do triển khai hồ sơ sổ sách khó cho việc quản lý kiểm sốt, thu nộp khơng hạn, công tác thống kê, viết biên lai, báo cáo thời gian, thiếu xác Vì u cầu cần thiết phải có phần mềm máy tính hỗ trợ để quản lý việc thu nộp khoản tiền ngân sách, đáp ứng đòi hỏi từ thực tiễn Vì lý tơi định chọn đề tài nghiên cứu “Xây dựng phần mềm quản lý khoản thu nộp sinh viên Trường Đại học Hùng Vương” triển khai áp dụng cho phòng Kế hoạch tài trường Tình hình nghiên cứu thuộc lĩnh vực đề tài nước Hiện có số phần mềm quản lý cơng việc này, đòi hỏi phải mua quyền khơng có quyền chỉnh sửa theo u cầu, khó đáp ứng hết đặc thu riêng trường Trong có phần mềm quản lý học phí SchoolSoft, có tính là: + Cơng dụng quản lý: Quản lý thu-chi tiền học phí, Quản lý thu loại khoản thu khác, Quản lý toán lại loại khoản thu khác + Thống kê, báo cáo: In biên lai thu/chi, Bảng theo dõi học sinh nợ học phí (hay khoản thu mặc định), Bảng tốn tổng hợp tồn trường, khoa, lớp theo thời gian + Tính năng: Phân quyền cho nhân viên sử dụng, Theo dõi lịch sử người dùng *Hạn chế: Phần mềm cho phép Download dùng thử Mục tiêu đề tài Xây dựng phần mềm máy tính quản lý khoản thu nộp ngân sách trực tiếp sinh viên, đồng thời in phiếu thu, biên lai tổng hợp báo cáo, thống kê theo yêu cầu thực tiễn Phịng Kế hoạch Tài nhà trường Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu - Quy trình, cách thức quản lý thu nộp ngân sách biên lai, biểu mẫu báo cáo, thống kê theo yêu cầu 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Đề tài tập trung vào việc quản lý khoản thu nộp ngân sách sinh viên Trường Đại học Hùng Vương từ năm học 2013-2014 Phương pháp nghiên cứu Để phục vụ cho việc nghiên cứu triển khai áp dụng, sử dụng phương pháp: Phương pháp nghiên cứu lý luận Phương pháp tổng kết kinh nghiệm Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia 6 Ý nghĩa khoa học đề tài Đề tài tiến hành góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý khoản thu sinh viên nhà trường, giảm thời gian, nhân lực, tiết kiệm cơng sức cho việc viết biên lai, tính tốn thống kê, báo cáo số liệu, tránh bỏ sót, nhằm mục đích thu đúng, thu đủ, thu kịp thời Đồng thời qua trình triển khai nghiên cứu giúp cho nhóm đề tài vừa nâng cao kiến thức nghiên cứu khoa học vừa tạo sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà trường Ngoài ra, báo cáo phần mềm làm tài liệu tham khảo tốt cho sinh viên thời gian học tập CHƯƠNG 1: CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1 Quy định khoản thu nộp sinh viên Nghị định số 49/2010/NĐ-CP Chính phủ : Quy định miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập chế thu, sử dụng học phí sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân từ năm học 2010-2011 đến năm học 2014-2015: Học phí khoản tiền gia đình người học người học phải nộp để góp phần bảo đảm chi phí cho hoạt động giáo dục Đối tượng khơng phải đóng học phí: Đối tượng khơng phải đóng học phí sở giáo dục công lập bao gồm: học sinh tiểu học; học sinh, sinh viên sư phạm, người theo học khóa đào tạo nghiệp vụ sư phạm để đạt chuẩn nghề nghiệp Đối tượng miễn học phí: Người có cơng với cách mạng thân nhân người có cơng với cách mạng theo Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng số 26/2005/PLUBTVQH11 ngày 29 tháng năm 2005 Trẻ em học mẫu giáo học sinh, sinh viên có cha mẹ thường trú xã biên giới, vùng cao, hải đảo xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn Trẻ em học mẫu giáo học sinh, sinh viên mồ côi cha lẫn mẹ không nơi nương tựa bị tàn tật, khuyết tật có khó khăn kinh tế Trẻ em bị bỏ rơi, nguồn nuôi dưỡng; trẻ em mồ côi cha mẹ người lại mẹ cha tích theo quy định Điều 78 Bộ luật Dân không đủ lực, khả để nuôi dưỡng theo quy định pháp luật; trẻ em có cha mẹ cha mẹ thời gian chấp hành hình phạt tù trại giam, khơng cịn người ni dưỡng Người chưa thành niên từ đủ 16 đến 18 tuổi học văn hóa, học nghề, có hồn cảnh trẻ em nêu Trẻ em học mẫu giáo học sinh phổ thơng có cha mẹ thuộc diện hộ nghèo theo quy định Nhà nước Trẻ em học mẫu giáo học sinh phổ thông hạ sĩ quan binh sĩ, chiến sĩ phục vụ có thời hạn lực lượng vũ trang nhân dân Học sinh, sinh viên hệ cử tuyển (kể học sinh cử tuyển học nghề nội trú với thời gian đào tạo từ tháng trở lên) Học sinh trường phổ thông dân tộc nội trú, trường dự bị đại học, khoa dự bị đại học Học sinh, sinh viên sở giáo dục nghề nghiệp giáo dục đại học người dân tộc thiểu số thuộc hộ nghèo hộ có thu nhập tối đa 150% thu nhập hộ nghèo Đối tượng giảm học phí: Các đối tượng giảm 70% học phí gồm: học sinh, sinh viên chuyên ngành nhã nhạc cung đình, chèo, tuồng, cải lương, múa, xiếc số chuyên ngành, nghề nặng nhọc, độc hại Các đối tượng giảm 50% học phí gồm: a) Trẻ em học mẫu giáo học sinh, sinh viên cán bộ, công nhân, viên chức mà cha mẹ bị tai nạn lao động mắc bệnh nghề nghiệp hưởng trợ cấp thường xuyên; b) Trẻ em học mẫu giáo học sinh phổ thơng có cha mẹ thuộc diện hộ có thu nhập tối đa 150% thu nhập hộ nghèo; c) Học sinh tốt nghiệp trung học sở học nghề Đối tượng hỗ trợ chi phí học tập Trẻ em học mẫu giáo học sinh phổ thơng có cha mẹ thường trú xã biên giới, vùng cao, hải đảo xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn Trẻ em học mẫu giáo học sinh phổ thông mồ côi cha lẫn mẹ không nơi nương tựa bị tàn tật, khuyết tật có khó khăn kinh tế Trẻ em học mẫu giáo học sinh phổ thơng có cha mẹ thuộc diện hộ nghèo theo quy định Nhà nước, không thuộc xã quy định khoản Điều Cơ chế miễn, giảm học phí hỗ trợ chi phí học tập: 1.Việc miễn, giảm học phí thực hiện suốt thời gian học tập nhà trường, trừ trường hợp có thay đổi lý miễn giảm học phí Nhà nước thực hiện cấp bù học phí cho sở giáo dục mầm non phổ thông công lập có đối tượng miễn, giảm học phí theo số lượng người học thực tế mức thu học phí Cấp bù học phí (theo mức học phí trường công lập vùng) cho học sinh người có cơng với nước, đối tượng sách học mẫu giáo phổ thơng ngồi cơng lập Cấp trực tiếp tiền hỗ trợ miễn, giảm học phí cho đối tượng miễn, giảm học phí học sở giáo dục nghề nghiệp giáo dục đại học công lập để đối tượng đóng học phí đầy đủ cho nhà trường Nhà nước thực hiện hỗ trợ chi phí học tập trực tiếp cho đối tượng quy định Điều Nghị định với mức 70.000 đồng/học sinh/tháng để mua sách, đồ dùng khác thời gian hưởng theo thời gian học thực tế khơng q tháng/năm học Khơng thu học phí có thời hạn Khi xẩy thiên tai, tùy theo mức độ phạm vi thiệt hại, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, định không thu học phí thời hạn định trẻ em học mẫu giáo học sinh phổ thông thuộc vùng bị thiên tai Nhà nước thực hiện cấp bù học phí cho sở giáo dục trường hợp đột xuất quy định khoản Điều 10 39 40 2.5.3 Các bảng liệu Bảng DSSV Tên trường Malop Masv hoten nsinh Mô tả Mã lớp Khóa Họ tên SV Ngày sinh Ghi Bảng DSLOP Tên trường Tentt Malop Tenlop He Nganh Mô tả Tên trung tâm (hoặc đơn vị) Mã lớp Tên lớp Hệ đào tạo Ngành Ghi Bảng THUNS (Bảng thu tiền ngân sách: học phí, bảo hiểm, điện nước…) Tên trường Malop Soct Masv Makhoan Sotien Hocky TenCB Mô tả Ghi Số chứng từ Mã khoản thu Số tiền Học kỳ Tên cán thu 41 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM 3.1 Thiết kế form giao diện, nhập hiệu chỉnh liệu + Form giao diện: Được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng + Form nhập danh sách lớp: Người sử dụng nhập thông tin lớp học như: Mã lớp, tên lớp, Sĩ số, Số kỳ học… 42 + Form nhập danh sách sinh viên: Tính tiện dụng phần cho phép cập nhật kết nối với liệu phần mềm EduSoft để thống quản lý tiết kiệm thời gian, nhập lại danh sách + Form định mức thu: 43 Ưu điểm trội chức cho phép đặt mức thu chung cho lớp để tiết kiệm thời gian nhập cho sinh viên, việc xác định số tiền phải thu khoản như: học phí, bảo hiểm, tiền điện nước… Sau người sử dụng điều chỉnh sinh viên có khác biệt: trường hợp miễn giảm, tăng thêm, thưởng, phạt… 44 +Form thu tiền: - Có đầy đủ chức tiện dụng lọc liệu, tìm kiếm, lưu… - Cho phép cập nhật chung cho lớp điều chỉnh cho trường hợp khác biệt, nhằm tăng tốc độ nhập 45 Phần mềm cho phép lọc liệu để hiển thị thơng tin theo u cầu, lọc theo tất trường (cột) có bảng liệu, đồng thời kết hợp với điều kiện và/hoặc để có kết ưng ý 46 Ngồi ra, cịn cho phép tìm kiếm thơng tin theo Họ tên nhập (khơng địi hỏi người sử dụng phải nhớ Mã sinh viên, sau tự động điền Mã sinh viên chọn) 3.2 Xây dựng báo cáo, tổng hợp, truy vấn thông tin theo yêu cầu + Chức in ấn Phần mềm cho phép người sử dụng chọn nội dung cần in, chọn nhiều sinh viên lúc, giảm thao tác thừa, tiết kiệm thời gian 47 +Form thống kê loại tiền nộp: Cho phép người sử dụng lọc theo đơn vị, khoảng thời gian, lớp, kỳ, loại tiền nộp… 48 + Form danh sách nộp tiền - Cho phép người sử dụng lọc theo đơn vị, năm, lớp, kỳ, loại tiền nộp… danh sách nợ chưa nộp thiếu - Kết xuất liệu File Excel để phục vụ cho chia sẻ liệu đến đơn vị + Form báo cáo theo khoảng thời gian đơn vị Giúp cho Phòng KHTC làm báo nợ, chuyển công văn đốc thúc, phối hợp với khoa, trung tâm liên kết để kiểm sốt kinh phí theo khoảng thời gian tùy ý 49 + Report báo cáo: Đầy đủ cột mục theo yêu cầu Phòng KHTC - Phiếu thu theo mẫu Bộ Tài chính: 50 - Biên lai (đã đăng ký với Cục thuế tỉnh): biên lai thay cho biên lai viết tay trước đây, chức cho phép in liên lúc, nhằm đảm bảo xác số liệu, tuân thủ quy định tài 51 - Báo cáo, thống kê, tổng hợp 52 KẾT LUẬN Qua trình triển khai nghiên cứu đề tài, quy định nghĩa vụ tài người học xuất phát từ yêu cầu phòng Kế hoạch tài nhà trường, nhóm nghiên cứu xây dựng thành công phần mềm quản lý khoản thu nộp sinh viên Trường Đại học Hùng Vương Phần mềm đáp ứng yêu cầu người sử dụng, với nhiều tiện ích như: - Thiết kế thân thiện, chức tối ưu hóa, tự động tối đa, tăng tốc độ nhập, giảm thao tác lặp lại - Kết xuất đầy đủ loại báo cáo phiếu thu, biên lai tài chính, bảng tổng hợp, theo dõi nộp tiền, danh sách sinh viên nợ… giúp cho cán kế toán giáo viên chủ nhiệm viết tay sổ sách, biên lai - Kết nối liệu với phần mềm Edusoft chia sẻ liệu với phần mềm khác thông qua File Excel Phần mềm đưa vào sử dụng trường đáp ứng đòi hỏi thực tiễn Phòng Kế hoạch tài chính, ứng dụng CNTT vào cơng tác quản lý tài giúp cho việc quản lý khoản thu sinh viên nhanh chóng, xác, quy định 53 ... quản lý: Quản lý thu- chi tiền học phí, Quản lý thu loại khoản thu khác, Quản lý toán lại loại khoản thu khác + Thống kê, báo cáo: In biên lai thu/ chi, Bảng theo dõi học sinh nợ học phí (hay khoản. .. tiễn Vì lý định chọn đề tài nghiên cứu ? ?Xây dựng phần mềm quản lý khoản thu nộp sinh viên Trường Đại học Hùng Vương? ?? triển khai áp dụng cho phịng Kế hoạch tài trường Tình hình nghiên cứu thu? ??c... khoa học đề tài .7 CHƯƠNG 1: CÁC QUY ĐỊNH CHUNG VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 1.1 Quy định khoản thu nộp sinh viên 1.2 Khái quát trường đại học Hùng Vương