Đang tải... (xem toàn văn)
bài tập môn hệ thống thông tin kế toán tài liệu, giáo án, bài giảng , luận văn, luận án, đồ án, bài tập lớn về tất cả cá...
BÀI TẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ 2 Nội dung 1. Mô tả HTQL Vậttư 2. Khảo sát hệ thống quảnlýVậttư 3. Biểu đồ phân cấpchứcnăng 4. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 5. Biểu đồ luồng dữ liệu 3 1. Mô tả HTQL Vậttư ¾ Công ty XYZ kinh doanh các hoạt động liên quan tới mua bán vậttư. Mô hình tổ chứccủa công ty như sau Giám đốc Bộ phận vậttư Bộ phận kho Kế toán nguyên vậtliệu Bộ phận sửachữa Bộ phận sảnxuất 4 1. Mô tả HTQL Vậttư ¾ Các bộ phậnquản lý nguyên vậtliệu (NVL): – Bộ phậnvậttư (BPVT): z Lậpkế hoạch cung ứng vậttư z Tìm và đánh giá NCC, khách hàng z Thựchiện mua, bán hàng – Bộ phận kho: z Quảnlývề số lượng vậttư z Tình hình nhập, xuấtvậttư z Báo cáo tồnkhovậttư – Kế toán nguyên vậtliệu: z Quản lý và theo dõi tình hình nhập, xuấtNVL z Quản lý hàng tồnkho. Từđó in các báo cáo, in thẻ kho… 5 2. Khảo sát hiệntrạng hệ thống ¾ Tính tớithời điểmhiện nay, công ty chưacó bấtkỳ hệ thống quảnlývậttư nào ¾ Hệ thống mới đượckhảo sát hiệntrạng dựa trên: – Các hoạt động nghiệpvụ, – Các hồ sơ dữ liệuthuthập được – Báo cáo tổng hợpkhókhănvàgiải pháp 6 Các hoạt động nghiệpvụ hệ thống ¾ A. Mua NVL về nhậpkho ¾ B. XuấtNVL ¾ C. Báo cáo, tổng kết 7 A. Mua NVL về nhậpkho ¾ Bộ phậnvậttưđóng vai trò quảnlýNVL ¾ ViệcquảnlýNVL đượcthựchiệnnhư sau: 1. BPVT chọn NCC theo tiêu chí đã đặtra 2. Lập phiếu đánh giá NCC 3. Lựachọn NCC 4. Làm hợp đồng với NCC 5. Lập đơnmuaNVL 6. Khi đãcóđủ giấytờ hợplệ NCC sẽ cấp hàng cho BPVT 8 A. Mua NVL về nhậpkho(2) 7. BPVT thông báo cho kho để nhận NVL 8. Tạikho, thủ kho sẽ kiểmtrasố lượng, BPVT kiểm tra chấtlượng NVL 9. Thủ kho viếtphiếunhậpkho, rồiviếtvàothẻ kho theo từng số danh điểmvậttư. Sau mỗilầnnhập kho thủ kho sẽ chuyển phiếunhậpkhochokế toán 10. Khi nhận đượcphiếunhập kho (do thủ kho chuyển về) và hóa đơn(do BPVT chuyểnvề), kế toán viên sẽ căncứ vào đó để thanh toán với NCC 9 A. Mua NVL về nhậpkho(3) ¾ Có 2 trường hợpxảy ra: – Thứ nhất: Mua NVL về và thanh toán ngay cho NCC z Hình thức thanh toán: bằng tiềnmặt, chuyển khoản qua ngân hàng – Thứ 2: Mua NVL về nhậpkhonhưng còn nợ tiền NCC. Khi đókế toán sẽ theo dõi nợ với NCC 10 B. Xuất nguyên vậtliệu ¾ XuấtNVL chosảnxuất: – Khi bộ phậnsảnxuấtcần bao nhiêu NVL sẽ báo về cho BPVT – BPVT báo về kho – Tại kho, thủ kho xuất NVL theo số lượng mà bên vậttư yêu cầuvàviếtphiếuxuất kho sau đó chuyểnvề cho kế toán [...]... chi tiết chức năng (2) – 1.4 Nhận hóa đơn thanh toán: Nhà cung cấp giao hàng cho BPVT đồng thời BPVT nhận hóa đơn thanh toán – 1.5 Thanh toán với NCC: Sau khi mua NVL BPVT chuyển hóa đơn thanh toán về cho kế toán Hoặc kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với NCC hoặc thông qua BPVT – 1.6 Theo dõi nợ NCC: Trong trường hợp mua NVL và nợ lại tiền của NCC kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với NCC 21 3 Sơ đồ... tiết chức năng – 3.3 Viết hóa đơn thanh toán: Khi khách hàng mua NVL kế toán sẽ viết hóa đơn thanh toán cho khách hàng – 3.4 Thanh toán với khách hàng: Khách hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn thanh toán để thanh toán với đơn vị khi mua NVL – 3.5 Theo dõi nợ khách hàng: Nếu khách hàng mua NVL nhưng nợ tiền đơn vị Kế toán sẽ theo dõi nợ của khách hàng 26 4 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Đơn đặt hàng KHÁCH HÀNG Hóa đơn... lập đơn đề nghị xuất bán và thông báo cho kho – Tại kho, thủ kho cũng xuất NVL theo đúng số lượng mà bên vật tư yêu cầu và viết phiếu xuất kho, viết vào thẻ kho, chuyển phiếu xuất kho về cho kế toán – Kế toán viết hóa đơn cho khách hàng – Khách hàng sẽ căn cứ vào đó để thanh toán 11 B Xuất nguyên vật liệu (3) Xuất bán: Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt kế toán sẽ viết phiếu thu cho khách... toán sẽ viết phiếu thu cho khách Khách hàng có thể thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng Nếu khách hàng mua NVL nhưng còn nợ tiền Khi đó kế toán cũng thực hiện việc theo dõi nợ của khách 12 C Báo cáo, tổng kết Cuối mỗi kỳ BPVT cùng với kế toán, thủ kho kiểm kê lại NVL – Thủ kho kiểm kê về số lượng – Bộ phận vật tư kiểm tra về chất lượng – Kế toán đánh giá lại giá trị vật tư Tại bất kỳ thời điểm nào,... dẫn đến việc tìm kiếm thông tin rất khó khăn Trong công tác kế toán việc sửa chữa trên giấy tờ là rất phức tạp vì phải làm lại từ đầu do nguyên tắc không được tẩy xóa 15 Khó khăn và hạn chế trong quản lý NVL Việc quản lý hệ thống các đội trực thuộc, các xí nghiệp nhỏ là rất khó khăn do các bộ phận phân bố rải rác, không tập trung Việc tổng kết sau mỗi quý (niên độ) là không thể theo dõi triệt để để... thanh toán Phiếu nhập kho Phiếu đánh giá NCC Phiếu xuất kho Hợp đồng kinh tế Phiếu thu Đơn đề nghị xuất bán Phiếu chi Báo cáo Thẻ kho 14 Khó khăn và hạn chế trong quản lý NVL Các hoạt động nghiệp vụ còn khá đơn giản, chưa có hệ thống theo dõi NVL một cách chi tiết Nhập, xuất NVL được thực hiện thủ công Việc quản lý khách hàng và NCC đều thực hiện trên giấy tờ, sổ sách dẫn đến việc tìm kiếm thông tin. .. phát triển công ty 16 Giải pháp khắc phục Ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý để giải quyết những vấn đề còn tồn tại Việc xây dựng hệ thống quản lý NVL sẽ đem lại những hiệu quả như sau: – Bộ phận vật tư: Quản lý được NVL, NCC, khách hàng một cách dễ dàng – Bộ phận kho: Quản lý về số lượng chủng loại vật tư chính xác thuận tiện – Bộ phận kế toán: Việc thu thập và xử lý dữ liệu từ các bộ phận... khác chuyển đến sẽ nhanh chóng 17 3 Sơ đồ phân rã chức năng Quản lý nguyên vật liệu 1 Mua NVL 2 Nhập NVL 3 Xuất NVL 4 Thống kê báo cáo 18 3 Sơ đồ phân rã chức năng 1 Mua NVL 1.1 Lập phiếu đánh giá NCC 1.2 Làm hợp đồng với NCC 1.3 Lập đơn đặt hàng 1.4 Nhận hóa đơn thanh toán 1.5 Thanh toán với NCC 1.6 Theo dõi nợ NCC 19 1 Mua NVL Mô tả chi tiết chức năng 1.1 Lập phiếu đánh giá NCC: Sau khi đi tìm hiểu... Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho NVL vừa nhập về để theo dõi tình hình NVL 23 3 Sơ đồ phân rã chức năng (3) 3 Xuất NVL 3.1 Lập đơn đề nghị xuất bán 3.2 Viết phiếu xuất kho 3.3 Viết hóa đơn thanh toán 3.4 Thanh toán với khách hàng 3.5 Theo dõi nợ của khách 24 3 Xuất NVL Mô tả chi tiết chức năng – 3.1 Lập đơn đề nghị xuất bán: Trong trường hợp khách hàng có nhu cầu mua hàng Bộ phận vật tư lập đơn đề nghị... dõi nợ khách hàng: Nếu khách hàng mua NVL nhưng nợ tiền đơn vị Kế toán sẽ theo dõi nợ của khách hàng 26 4 Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống Đơn đặt hàng KHÁCH HÀNG Hóa đơn tt Hóa đơn tt Phiếu chi Phiếu xuất kho HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ Ý kiến xác nhận Báo cáo Tt chuyển khoản Yêu cầu BỘ PHẬN SẢN XUẤT Phiếu thu Tt về hợp đồng Tt về NCC & mặt hàng NHÀ CUNG CẤP Yêu cầu NGÂN HÀNG LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ 27 5 Sơ đồ luồng dữ . BÀI TẬP HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ 2 Nội dung 1. Mô tả HTQL Vậttư 2. Khảo sát hệ thống quảnlýVậttư 3. Biểu đồ phân cấpchứcnăng 4. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 5. Biểu đồ luồng. chuyểnphiếuxuấtkhovề cho kế toán – Kế toán viết hóa đơn cho khách hàng – Khách hàng sẽ căncứ vào đó để thanh toán B. Xuất nguyên vậtliệu(2) 12 ¾ Xuất bán: z Nếu khách hàng thanh toán trựctiếpbằng tiền mặtkế toán. dẫn đếnviệc tìm kiếm thông tin rất khó khăn ¾ Trong công tác kế toán việcsửachữatrêngiấytờ là rấtphứctạpvìphảilàmlạitừđầ u do nguyên tắc không đượctẩyxóa 16 ¾ Việcquảnl hệ thống các độitrựcthuộc,