Lời mở đầu Có thể khẳng định, hạn chế lớn nhiều SV bước từ giảng đường ĐH để bắt đầu lập nghiệp bị động, thiếu khả thích ứng với môi trường thực tế Lý giải cho thực trạng này, bên cạnh khoảng cách thực tế với kiến thức trường ĐH, phải kể đến hội trải nghiệm SV hạn chế, đặc biệt với SV không động tham gia hoạt động ngoại khóa, tìm kiếm cơng việc làm thêm Đây lý Đợt kiến tập khóa Nhà trường tổ chức cho tất SV sau hoàn thành chương trình năm Thời gian kiến tập kéo dài vịng tháng khơng phải để SV tích cực có hội “tập dượt” trước bước vào công việc thực sau trường Kiến tập Cơ quan, Doanh nghiệp, Tổ chức…như nhân viên, SV dịp quan sát, học hỏi tích lũy kinh nghiệm, đồng thời nhận điểm mạnh điểm yếu thân để phát huy hay khắc phục Nhận thức ý nghĩa đợt Kiến tập khóa, thân em từ đầu xác định thực cách tự giác, chủ động để chuẩn bị tốt cho thời gian trường tới bớt bỡ ngỡ Đơn vị kiến tập em Xí nghiệp Thủ công mỹ nghệ XK Vân Anh TP Hải Dương-một doanh nghiệp hoạt động gần 20 năm lĩnh vực sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ phục vụ xuất với mong muốn tiếp cận thực tế với nghiệp vụ XNK Bản báo cáo kiến tập hoàn thành sau trình làm việc nghiêm túc, nỗ lực thân em Tuy nhiên, kiến thức chưa sâu sắc, kinh nghiệm chưa nhiều nên khó tránh khỏi sai sót định Em mong nhận phê bình góp ý từ Cơ bạn để hồn thiện Hà Nội, tháng 8/2012 SV: Nguyễn Ngọc Minh Mục lục Chương Giới thiệu nơi kiến tập Giới thiệu doanh nghiệp 1.1 Sự đời DN Xí nghiệp Thủ cơng mỹ nghệ xuất Vân Anh doanh nghiệp tư nhân, có tên giao dịch quốc tế VANANH HANDICRAFT AND ART ARTICLES EXPORT ENTERPRISE, thường gọi tắt ARTEX VANANH, có trụ sở Km52, Quốc lộ 5A, Phường Cẩm Thượng, Thành phố Hải Dương, Tỉnh Hải Dương Xí nghiệp doanh nghiệp độc lập, tự hạch toán kinh tế, tự chủ tài hoạt động theo quy định pháp luật XN TCMN XK Vân Anh thành lập ngày 20/09/1995 theo giấy phép kinh doanh số 017699 Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Hưng cấp (nay tỉnh Hải Dương) Hoạt động chủ yếu xí nghiệp sản xuất kinh doanh mặt hàng thủ công mỹ nghệ xuất 1.2 Quá trình phát triển DN Năm 1995, xí nghiệp thành lập với tên gọi Xí nghiệp tư nhân Vân Anh, vốn đầu tư ban đầu 50.000.000 VN đồng (50 triệu VN đồng), ngành nghề kinh doanh sản xuất hàng thủ cơng mỹ nghệ (đồ mây, tre, đay, cói; thêu ren, móc) Ngày 02/05/1997, xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp Thủ cơng mỹ nghệ xuất Vân Anh theo định số 602/QĐ-UB Ủy ban nhân dân Tỉnh Hải Dương Ngày 18/07/2003, nhu cầu hoạt động kinh doanh mở rộng, xí nghiệp định tăng vốn đầu tư lên 1.000.000.000 VN đồng (01 tỷ VN đồng) Ban giám đốc định mở rộng ngành nghề kinh doanh, cụ thể là: Sản xuất hàng thủ công mỹ nghệ, sản phẩm từ song mây, tre, trúc, nứa; mua bán chế biến sản xuất gỗ; gia công hàng ribbon, phong thiếp Hàng năm, Artex Vân Anh liên tục cập nhật xu hướng thị trường để nghiên cứu, đưa sản phẩm với mẫu mã đa dạng chất lượng cải tiến, dần chiếm lòng tin khách hàng quốc tế chỗ đứng thị trường hàng thủ công mỹ nghệ XK 1.3 Bộ máy tổ chức doanh nghiệp Tính đến tháng năm 2011, xí nghiệp gồm có 401 lao động, với mức lương trung bình 2.567.890 đồng/người/tháng Trong có 370 cơng nhân 31 cán Bộ máy tổ chức xí nghiệp gồm có: Phịng Giám đốc, Phịng Kế tốn, Phịng Nhân sự, Phịng Xuất nhập khẩu, Phân xưởng phong thiếp, Phân xưởng ribbon, Phân xưởng gỗ, Tổ bảo vệ SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP 1.4 Sản phẩm thị trường DN -Sản phẩm: Sản phẩm Artex Vân Anh sản xuất ba phân xưởng: +Phân xưởng ribbon: gia công hàng ribbon cho khách hàng Nhật Bản +Phân xưởng phong thiếp: gia công phong thiếp cho thị trường Nhật Bản +Phân xưởng gỗ: sản xuất sản phẩm mỹ nghệ làm từ nguyên liệu gỗ khảm trai khác phục vụ xuất sang nước Sản phẩm doanh nghiệp có chất lượng cao, phục vụ cho nhu cầu đa thị trường nước giới Với XN TCMN XK Vân Anh, chất lượng sản phẩm đặt lên hàng đầu với ngun liệu chất lượng cao, trình độ gia cơng tinh xảo mẫu mã cập nhật theo xu hướng thị trường Các mặt hàng Artex Vân Anh sản xuất ưa chuộng nước Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu khách hàng XN TCMN XK Vân Anh có kho chứa khu trưng bày mẫu sản phẩm với diện tích 6.000m2 trụ sở xí nghiệp -Thị trường: XN TCMN XK Vân Anh thành lập từ năm 1995 nhiều đối tác khách hàng nước biết đến như: Nhật Bản, Hàn Quốc, EU, Úc Nhật Bản khách hàng thường xuyên doanh nghiệp, doanh nghiệp chịu trách nhiệm gia công sản xuất mặt hàng phong thiếp ribbon cho phía đối tác Nhật Bản Hàng năm, khách hàng Nhật cung cấp nguyên vật liệu cho XN gia công giao hàng cho họ nhận tiền cơng Ngồi Vân Anh cịn có thị trường khác thị trường EU (Đức, Hà Lan, Pháp, Italia…) Mặt hàng ưa chuộng thị trường hàng gỗ mỹ nghệ mà chủ yếu gỗ khảm trai Chất lượng sản phẩm uy tín doanh nghiệp ln khách hàng cơng nhận Doanh nghiệp hay nhận đơn hàng lẻ, số lượng không nhiều, từ tổ chức hay cá nhân thị trường Úc, Hàn Quốc Với mục tiêu ngày phát triển nữa, phòng Xuất Nhập doanh nghiệp tích cực quảng bá tìm thêm nhiều đối tác cho doanh nghiệp, đặc biệt thông qua công cụ thương mại điện tử vốn sử dụng rộng rãi DN kinh doanh XK Giới thiệu Phòng XNK cty Vân Anh: Do cty Vân Anh hoạt động lĩnh vực sản xuất hàng XK, từ cty thành lập vào năm 1995, phòng XNK xây dựng với chức - chủ yếu sau: Tìm kiếm khách hàng quốc tế thơng qua hoạt động quảng bá, triển lãm, chào hàng… Duy trì, đẩy mạnh quan hệ với đối tác, khách hàng Quan trọng thực nghiệp vụ liên quan tới XK cty Hiện nhân phòng XK cty Vân Anh gồm: Anh Vũ Đăng Ban-Trưởng phịng Anh Nguyễn Hải Đăng-Phó phịng Chị Hồng Thị Ngân-Nhân viên Anh Nguyễn Hồng Hải-Nhân viên Là phịng ban thực chức quan trọng hàng đầu DN, phịng XNK hoạt động tích cực, hiệu quả, góp phần vào phát triển DN Chương Mục tiêu đợt kiến tập Tiếp xúc với mơi trường làm việc thực tế, từ học hỏi nhằm tăng khả thích nghi cá nhân với công việc tương lai Theo quan điểm cá nhân em, mục đích quan trọng SV tham gia đợt kiến tập có hội học hỏi môi trường thực tế doanh nghiệp Những kiến thức, kỹ tích lũy ba năm học ĐH khơng thể đáp ứng hồn tồn u cầu cơng việc tốt nghiệp làm việc thực tế Giữa học thực tế ln khoảng cách khơng nhỏ, địi hỏi SV cần có lĩnh, nhạy bén linh hoạt để thích nghi với mơi trường, từ nâng cao hiệu công việc Điểm yếu phần lớn SV trường thụ động, lúng túng đối mặt với có phần khác lạ so với kiến thức Trong đợt thực tập trước công ty khác, em nhận thấy thiếu khả thích nghi bị động cơng việc Vì vậy, qua đợt kiến tập, em đề mục tiêu quan trọng tham gia tích cực vào mơi trường làm việc để nâng cao chủ động khả thích nghi nhằm chuẩn bị tốt trước tham gia vào thị trường lao động đầy cạnh tranh Thực hành trau dồi kỹ thiết yếu ( văn phòng, xếp, làm việc khoa học, quản lý thời gian…) Bên cạnh việc tích lũy kiến thức chun mơn q trình học tập trường ĐH, SV phải ý rèn luyện số kỹ mềm phục vụ cho công việc kỹ văn phịng (sử dụng máy vi tính, máy in photocopy, phần mềm Office, soạn thảo văn bản…), khả quản lý thời gian, kỹ tổng hợp-phân tích, xếp thứ cho khoa học Ở trường ĐH, em học số môn liên quan tới kỹ Tin học đại cương, Logic kỹ học tập nghiên cứu khoa học… nhiên thứ dừng lại lý thuyết chủ yếu Để nắm vững sử dụng cách thành thạo, cần có trình thực hành Trong thời gian kiến tập, em đặt mục tiêu trau dồi kỹ để làm việc tốt trường Đặc biệt kỹ văn phòng sử dụng phần mềm Office Word, Excel kiến thức em quên nhiều, cần phải tìm hiểu lại để sử dụng cho tốt Nghiên cứu cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh XNK đặc trưng, văn hóa công ty thông qua số liệu thực tế Đây mục tiêu cần đạt đợt kiến tập Theo em, trước làm việc cho tổ chức hay doanh nghiệp nào, điều trước hết cần tìm hiểu đặc trưng doanh nghiệp, Bên cạnh thông tin như: lĩnh vực kinh doanh, trình hình thành phát triển, cấu tổ chức, kết hoạt động kinh doanh… theo em, nhân viên cần theo sát tình hình hoạt động DN để nắm chất đặc trưng DN đặc biệt văn hóa DN thứ khơng thể thiếu muốn hòa nhập làm việc hiệu mơi trường DN Thời gian kiến tập khơng dài việc dành phần để tìm hiểu đặc trưng DN bỏ qua, giống sau từ có ý định nộp đơn vào DN, việc em nghĩ cần làm tìm hiểu DN Thậm chí đơn xin việc cần thể phần hiểu biết DN, chưa nói tới tuyển dụng trở thành nhân viên DN kiến thức thiếu Qua thời gian làm việc nhân viên phòng XNK cơng ty, em hi vọng học hỏi nắm bắt phần phong cách làm việc, quan hệ cá nhân văn hóa DN Làm quen với nghiệp vụ XNK công ty thông qua nghiên cứu chứng từ, quan sát thao tác nhân viên XNK thực hành hướng dẫn, giám sát anh chị Hiện tại, em trang bị kiến thức tảng thương mại quốc tế qua số môn học Chính sách TMQT Giao dịch TMQT, đặc biệt điều kiện TMQT (Incoterm) Tuy nhiên hiểu biết dừng lại mức lý thuyết đơn chưa quan sát thực tế, nên mức độ hiểu chất hạn chế Tại Xí nghiệp XK Thủ cơng Mỹ nghệ Vân Anh nơi em kiến tập, quy mô không lớn có hai nghiệp vụ phân xưởng phong thiếp thực đặn hàng tuần là: nhập nguyên vật liệu từ Nhật Bản để gia công, xuất thành phẩm cho khách hàng Nhật Bản Chưa kể tới nghiệp vụ xuất sản phẩm mỹ nghệ từ gỗ nước EU, Mỹ, Nhật Bản… thường xuyên thực Đây hội quý giá để em quan sát từ so sánh thực tế với kiến thức học, thông qua việc tham khảo chứng từ sử dụng quy trình XNK, thủ tục Hải quan… thao tác làm việc anh chị phòng XNK Sau quan sát quen thuộc với thao tác này, em mong muốn thực hành hướng dẫn anh chị để ghi nhớ tốt thấy khác biệt kiến thức thực tế Quá trình quan sát thực hành giúp em bớt lạ lẫm với chứng từ, thủ tục, phần mềm Hải quan điện tử-có ích em làm XNK sau Quan sát thực tế quy trình xếp hàng hóa cơng ty lên container Hàng tuần Cty xuất container hàng thành phẩm sau gia công cho khách hàng Xe hãng vận tải tới xưởng để nhận hàng xếp lên container chở cảng Hải Phòng để xuất Nhật phương thức vận tải đường biển Quá trình xếp hàng lên container liên quan tới việc đánh ký mã hiệu kiện hàng, theo dõi đảo bảo số lượng kiện hàng mã số xếp lên container cho tiết kiệm không gian nhất…Đây dịp để em hiểu thêm thực tế quy trình xếp dỡ hàng hóa học mơn Giao dịch Thương mại quốc tế Chương Các công việc giao đợt kiến tập Đọc Company profile số tài liệu quảng bá, website công ty để có hiểu biết tồn diện nơi kiến tập Các thông tin bao gồm: tên DN, thông tin liên hệ, năm thành lập, loại hình DN, ngành nghề kinh doanh, quy mô DN, sản phẩm chủ đạo, doanh thu hàng năm, thị trường xuất chính, phương thức toán, thời gian đáp ứng hợp đồng Đây thông tin mà nhân viên công ty cần phải nắm Thông qua tài liệu giới thiệu, em biết Xí nghiệp XK Thủ công mỹ nghệ Vân Anh thành lập 17 năm, quy mô DN không lớn hoạt động kinh doanh hiệu đem lại công ăn việc làm cho 200 cơng nhân, hàng hóa xuất đặn hàng tuần cho phía khách hàng lâu năm Nhật Bản Có điều kết ý thức cán bộ, nhân viên, công nhân để tạo sản phẩm thủ công mỹ nghệ mẫu mã độc đáo, chất lượng tiêu chuẩn; giữ gìn tạo dựng uy tín DN việc thực hợp đồng yêu cầu khách hàng Quan hệ với phía đối tác ln phận Khách hàng trì củng cố liên tục, thu hút nhiều khách hàng cho cty hàng năm, đồng thời thắt chặt quan hệ với bạn hàng sẵn có Hàng năm, Vân Anh cho mắt 40-50 mẫu sản phẩm nhằm đáp ứng thị hiếu khách hàng vốn thay đổi ngày khắt khe yêu cầu chất lượng, độ an tồn, nguồn gốc sản phẩm, tính thân thiện với mơi trường Bên cạnh đó, cty ln chủ động tích cực quảng bá hình ảnh qua phương tiện internet, truyền hình; tham dự hội chợ thủ cơng mỹ nghệ tổ chức hàng năm ngồi nước; gia nhập số tổ chức chuyên môn VCCI (Phịng Thương mại cơng nghiệp Việt Nam), VietCraft Đội ngũ nhân công công ty trẻ khéo léo thao tác, làm việc suất trách nhiệm Nghe trưởng phòng XNK giới thiệu chung về: Phương tiện tìm kiếm khách hàng quảng bá DN, Phương thức XK (vận chuyển đường biển) Tại Vân Anh Artex, công cụ chủ yếu phòng Xuất nhập sử dụng để quảng bá cho DN là: quảng cáo kênh Truyền hình Hải Dương vào khung buổi tối với thời lượng phút/ngày, quảng cáo qua website: www.Vietcraft.com, qua sàn giao dịch TMĐT http://artexvananh.trustpass.alibaba.com/ Alibaba địa chỉ: Một phương tiện khác đem lại nguồn khách hàng kể hội chợ hàng thủ công mỹ nghệ tổ chức hàng năm nước Do địa điểm sản xuất cty TP Hải Dương nên phương thức vận chuyển hàng hóa xuất sử dụng đường biển cảng Hải Phịng Tìm hiểu hoạt động thương mại điện tử công ty sàn giao dịch TMĐT Alibaba.com Nhận thức tiềm TMĐT, phận Kinh doanh cty sớm đăng ký Vân Anh làm thành viên sàn giao dịch TMĐT Alibaba.com địa chỉ: http://artexvananh.trustpass.alibaba.com/ để giới thiệu cty, cung cấp thông tin sản phẩm, liên hệ, kênh tương tác khách hàng với doanh nghiệp Tại trang địa này, sản phẩm thủ cơng xếp vào nhóm như: khung ảnh, giá cắm nến, lọ hoa, gương treo tường, bát đĩa, thảm trải bàn…và cập nhật liên tục Thông tin sản phẩm đầy đủ: Tên, mã số, mô tả chi tiết kèm hình ảnh thực tế, giá FOB, nguyên liệu, phương thức toán&vận chuyển, thời gian giao hàng,…Bằng vài thao tác, người quan tâm tới sản phẩm liên hệ nhanh chóng với cty qua email điện thoại Hiện Artex Vân Anh thành viên năm thứ tư Alibaba, thực tế thời gian qua cho thấy công cụ hữu hiệu việc quảng bá, giao dịch với khách hàng, đem lại khơng bạn hàng khắp giới, đặc biệt khu vực EU Nhật Bản Do đặc thù mặt hàng thủ công mỹ nghệ giá trị cao khách hàng nước đặt với số lượng lớn nên cách quảng cáo thông thường đặt banner không đem lại hiệu cao nên không cty sử dụng Sau tham khảo trang Alibaba DN cân nhắc kỹ lưỡng điều kiện giá cả, toán, vận chuyển… người mua liên hệ sau tới định đặt hàng hay không Tham khảo nội dung số email trao đổi phòng XNK với khách hàng (trả lời thư hỏi hàng, giao dịch, trì quan hệ) so sánh với kiến thức học để thực hành viết lại Em Trưởng phòng XNK cho tham khảo nội dung số thư điện tử trao đổi với khách hàng sẵn có người quan tâm tới sản phẩn cty Có thể chia email theo nội dung sau: -Các email trả lời thắc mắc, yêu cầu cung cấp thêm chi tiết sản phẩm, điều kiện giao hàng, phương thức toán,… -Các email trả lời thư hỏi hàng (Enquiry) khách hàng quan tâm tới sản phẩm, đàm phán thỏa thuận ưu đãi dành cho khách hàng, số điều chỉnh định theo yêu cầu khách -Các email trì quan hệ với bạn hàng giao dịch với cty, mang tính chất thăm hỏi, xã giao -Các email mang tính chất nhắc nhở, thuyết phục gửi tới đối tượng gửi mail quan tâm tới sản phẩm trả lời sau thời gian không thấy gửi đơn đặt hàng Tuy số thư học môn Tiếng Anh chuyên ngành, thực tế em nhận thấy người gửi người nhận sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn mang tính chất giao tiếp khơng theo khn mẫu định Như thực tế kinh doanh, đơi ngun tắc, kiểu cách thư tín giản lược để tiết kiệm thời gian, miễn đảm bảo nội dung cho hai bên đạt mục đích trao đổi 10 Hàng ngày tới nơi làm việc, em không cần lo lắng vấn đề tắc đường bạn kiến tập Hà Nội +Ngành hoạt động nơi kiến tập: Theo hướng dẫn kiến tập, SV tùy chọn nơi kiến tập không bắt buộc phải doanh nghiệp hay quan hoạt động lĩnh vực ngoại thương Tuy nhiên trải qua đợt thực tập Trung tâm Hoa Kỳ tổ chức lĩnh vực văn hóa-thơng tin, em nhận thấy kinh nghiệm thu không liên quan trực tiếp tới ngành học mình, dù đem lại ích lợi Cty Vân Anh nơi em kiến tập cty quy mô không lớn thường xuyên thực nghiệp vụ kinh doanh quốc tế XNK Hàng tuần cty xuất container hàng thành phẩm vào ngày cố định, nghiệp vụ XNK liên quan theo mà thực đặn Đây hội tốt để em tiếp cận với thực tế kiến thức học nhiều mơn như: Chính sách TMQT, Giao dịch TMQT, Logistic vận tải ngoại thương, Thương mại điện tử 1.2 Môi trường làm việc cty kiến tập +Nhân Phòng XNK nơi em kiến tập gồm anh chị cịn trẻ, hiểu thơng cảm với băn khoăn, hạn chế SV trường nên em nhận bảo tận tình từ anh chị suốt thời gian làm việc Khơng giải thích cho em cách cụ thể nghiệp vụ, liên hệ với kiến thức lý thuyết; anh chị hướng dẫn em qua thao tác sau quan sát sau giao nhiệm vụ cho em độc lập thực công việc bỏ thời gian kiểm tra lại kết phần việc Bên cạnh kiến thức chun mơn, em cịn nhận động viên khích lệ, chia sẻ kinh nghiệm quý báu từ anh chị phòng Đặc biệt em mắc phải sai sót cơng việc, nhận nhắc nhở, uốn nắn để sau hạn chế lặp lại +Khơng khí làm việc phịng XNK dù thoải mái, nhân viên thân thiện vui vẻ với triển khai công việc, tất người tập trung cao độ trách nhiệm với phần việc cá nhân đồng thời hỗ trợ tối đa để nâng cao hiệu tập thể Đây tính chuyên nghiệp mà vị trí 22 đòi hỏi Tác phong chuyên nghiệp công việc điều quý giá em học hỏi phần Khó khăn: 2.1 Sự bỡ ngỡ làm việc môi trường thực tế Cũng giống hầu hết SV khác, khó khăn lớn em gặp phải trình kiến tập bỡ ngỡ phải làm việc mơi trường làm việc hồn tồn thực tế Trước bắt đầu, em xác định học khơng giúp ích nhiều lý thuyết thực tế khoảng cách lớn, bước vào làm việc em không tránh khỏi bỡ ngỡ, bối rối ban đầu Thậm chí sau hướng dẫn số thao tác, em chưa nắm bắt mà cần thời gian thực Để khắc phục vượt qua bỡ ngỡ ban đầu địi hỏi SV phải tích cực, chủ động dấn thân vào công việc để cọ xát, mạnh dạn tự tin 2.2 Hạn chế việc sử dụng kỹ văn phịng Khơng gặp bỡ ngỡ khoảng cách kiến thức thực tế, em cịn gặp khó khăn việc sử dụng kỹ văn phòng Mặc dù kiến thức sử dụng phần mềm Word Excel học từ năm 1, em khơng có ý thức tự giác thực hành thường xuyên nên quên nhiều Ngay bắt đầu buổi thực hành nghiệp vụ XNK việc lập bảng Packing list sử dụng Excel, em bị động kiến thức không Sau đó, nhiều phần việc địi hỏi kỹ sử dụng Excel Word 2.3 Tính chất cơng việc liên quan tới nhiều loại chứng từ số liệu phức tạp Bên cạnh đó, cơng việc cty liên quan tới nhiều loại chứng từ số liệu, đòi hỏi phải làm việc cách khoa học chuẩn xác chi tiết Đây phẩm chất cần có nhân viên XNK mà thân em hạn chế Sau quan sát, hướng dẫn, thao tác nghiệp vụ trên, em nhận 23 thấy tất nghiệp vụ có thao tác nhập liệu nhiều số Các liệu nhập cho loại chứng từ lại sở cho chứng từ khác (VD: Packing list sở lập Invoice) nên công việc căng thẳng sức ép phải chuẩn xác Ngành hàng kinh doanh cty hàng thủ công mỹ nghệ đa dạng chủng loại, đặc biệt phận Phong thiếp với hàng chục sản phẩm tạo từ hàng trăm chi tiết nguyên liệu khác Mã số nguyên liệu, mã thành phẩm khó nhớ dễ gây nhầm lẫn, chưa kể việc tên nguyên liệu viết phiên âm tiếng Nhật tiếng Việt hay tiếng Anh Chương 5: Đánh giá đợt kiến tập Bằng cách so sánh mục tiêu đặt trước bắt đầu đợt kiến tập với thân thực tuần qua, em đưa đánh giá tổng quan đợt kiến tập mình: Tiếp xúc thực tế với mơi trường làm việc cty nhằm tăng khả thích nghi thân với công việc tương lai: Trong suốt tuần kiến tập cty Vân Anh, giúp đỡ bảo tận tình anh chị nhân viên phòng XNK chủ động tích cực thân, em va chạm với thực tế mơi trường làm việc văn phịng học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm: + Quan hệ với thành viên khác nơi làm việc: cần giữ thái độ hịa nhã, tinh thần đồn kết giúp đỡ hỗ trợ lẫn công việc nhằm đạt hiệu cao Em chứng kiến anh chị phòng XNK hỗ trợ phận Kiểm tra chất lượng hàng hóa (đếm số lượng sản phẩm) có thời gian rảnh, dù khơng phải công việc anh chị Ở thành viên thân thiện đồn kết với nhau, mơi trường làm việc ln thoải mái dễ chịu nên khơng có tình trạng chia rẽ nội bộ, ảnh hưởng tới việc chung + Thái độ, tinh thần làm việc: cần xây dựng tác phong nghiêm túc, chuyên nghiệp công việc, sẵn sàng chịu trách nhiệm với phần việc đảm nhiệm 24 Tuy cty, môi trường vui vẻ thoải mái bắt tay vào làm việc, tất người tập trung vào chuyên môn để hồn thành cơng việc u cầu Làm XNK nói riêng, tất ngành khác nói chung địi hỏi thái độ làm việc trách nhiệm khơng tự đào thải Trau dồi kỹ năng, phẩm chất thiết yếu nhân viên (kỹ tin học văn phòng, làm việc khoa học, khả thích nghi…) +Kỹ tin học văn phịng: Trước dù học mơn Tin học đại cương, kỹ sử dụng phần mềm Word, Excel em hạn chế Trong trình làm việc cty, em có hội thực hành lại nhiều hầu hết phần việc giao có liên quan tới soạn thảo văn tính tốn nhập liệu Excel Sau đợt kiến tập này, em nhận thấy kỹ tin học văn phòng thân cải thiện, nhiên cần chủ động thực hành nhiều để làm chủ cách tốt +Rèn luyện tác phong nhanh nhẹn, làm việc khoa học: Những ngày đầu tới cty, em góp ý tác phong không nhanh nhẹn, từ lại tới thao tác đơn giản như: thay giấy máy in, bật máy vi tính…đều chậm Nhận thức điểm yếu thân, em ý cử chỉ, thao tác đồng thời suy nghĩ, học hỏi anh chị tìm “cải tiến” cho rút ngắn thời gian cách tối đa Chẳng hạn như: bật sẵn máy in, kiếm tra giấy máy trước làm việc, giấy tờ chứng từ chia tập tài liệu có ghi sẵn nhãn ngồi tiện cho việc tìm kiếm… từ em dần khắc phục điểm yếu thân tác phong không nhanh nhẹn làm việc thiếu khoa học Công việc XNK liên quan tới nhiều giấy tờ quan trọng mà không xếp bảo quản khoa học khó khăn cho việc sử dụng Email nên sử dụng Outlook để quản lý dễ dàng, tránh rối rắm +Khả thích nghi, ứng biến cơng việc Bản thân em vốn người chủ động với cố bất ngờ Thực tế làm việc, xảy khơng trường hợp khơng dự tính trước mà khơng phản ứng nhanh tìm cách giải quyết, làm giảm hiệu cơng việc chí gây thiệt hại Trong tuần kiến tập, em học hỏi cách xử trí 25 anh chị phòng xảy số tình bất ngờ Chẳng hạn vào ngày 15/7, phía Nhật gửi mail phản ánh lỗi sản phẩm cty xuất sang đề nghị khắc phục lô hàng Sau kiểm tra thấy lỗi cơng nhân sở làm không quy cách kỹ thuật, không đủ thời gian chuyển lại hàng xuống huyện để họ sửa lại, phận kỹ thuật định đề nghị công nhân xưởng làm tăng ca để sửa ln kịp giao hàng, sau chi phí trừ vào lương sở Từ em nhận thức công việc cần linh hoạt, nhanh trí tìm cách ứng biến thay đổi bất ngờ tránh tình trạng bị động +Rèn luyện tính cách tỉ mẩn kiên trì, đặc biệt chuẩn xác thao tác Trong hầu hết công việc giao, từ đơn giản tới phức tạp, làm thủ công hay sử dụng phần mềm vi tính, em nhận thấy địi hỏi đức tính kiên trì, tập trung chuẩn xác Để làm điều này, từ ngày đầu, em ý quan sát thao tác anh chị ghi chép lại điểm cần lưu ý Khi thực hành, em làm thứ tự bước một, để ý bước nhập liệu Đặc biệt khai báo Hải quan lập bảng Packing list, liệu cần nhập nhiều, vội vàng gây sai sót Cuối em nhờ kiểm tra lại kết tìm nguyên nhân mắc lỗi để tránh lặp lại Hiện tại, em cảm thấy thân cẩn thận nhiều so với trước Trau dồi, đào sâu kiến thức XNK dạy trường thông qua trình tiếp xúc thực tế với nghiệp vụ XNK nơi kiến tập Trước em học nhiều XNK, nhiên thân chưa tự tin nắm chưa có hội trải nghiệm thực tế học Trong suốt đợt kiến tập, em may mắn quan sát học hỏi thực hành số nghiệp vụ XNK, kể tới như: + Tìm hiểu phương thức gia công xuất khẩu, điều kiện giao hàng FOB doanh nghiệp sử dụng, phương thức toán điện chuyển tiền T/T… 26 + Nghiên cứu chứng từ yêu cầu cho nhập/xuất hàng hóa: gồm Vận đơn, Phiếu đóng gói, Hóa đơn thương mại, Giấy gửi hàng đường biển, Giấy báo hàng đến, Giấy chứng nhận xuất xứ… +Khai báo hải quan điện tử +Thực khoản nguyên liệu sau đợt xuất thành phẩm để phục vụ khai báo hải quan +Tham gia vào quy trình xếp hàng lên container để XK: đánh số kiện hàng, theo dõi kiện hàng vác Như vậy, sau trình kiến tập, hướng dẫn trợ giúp tận tình anh chị phận XNK cố gắng mình, em nhận thấy thân thực mục tiêu ban đầu, ngồi cịn thu nhặt thêm số điều bổ ích khác như: - Nâng cao khả sử dụng ngoại ngữ qua nhiệm vụ biên tập lại nội - dung trang web số tài liệu doanh nghiệp tiếng Anh Bên cạnh đó, em tìm hiểu thực tế hoạt động thương mại điện tử cty, từ hiểu thêm kiến thức mơn TMĐT học Tuy nhiên, không nhận thức điểm thiếu sót mà cá nhân em cịn chưa hồn thiện được: Các kỹ văn phịng cải thiện, thời gian ngắn chưa sử dụng cách thành thục để đảm bảo đáp ứng yêu cầu công việc tương lai Tuy ý rèn luyện cải thiện phần nào, em số hạn chế như: + Đôi công việc để xảy nhầm lẫn thiếu tập trung cẩn thận, đặc biệt phần việc liên quan tới số liệu +Trong số thao tác dù đơn giản lập bảng biểu, trình bày số liệu thống kê, em chưa linh hoạt để tìm cách trình bày tối ưu khoa học +Chưa nhớ thực thao tác quan trọng lưu liệu trường hợp đề phòng mát, để bị nhắc nhở vài lần +Trong trường hợp chưa đảm bảo việc chuẩn bị chu có tư chủ động +Một số buổi sáng đến cty muộn làm việc 27 Chương Kinh nghiệm tích lũy sau đợt kiến tập Trước tiên, qua đợt kiến tập em nhận thấy kiến thức học thực tế công việc có khoảng cách định Chẳng hạn như: +Trong môn Giao dịch TMQT, em học chứng từ XNK gồm nhiều loại chứng từ, tiếp xúc với thực tế XNK cty liên quan tới vài loại giấy tờ là: Bill of Lading, Booking Note, Packing List, Invoice, C/O (giấy chứng nhận xuất xứ), Tờ khai hải quan, Phụ lục tờ khai hải quan +Theo học mơn Thư tín thương mại, email trao đổi công việc cần theo form mẫu định, sử dụng số từ ngữ học thuật cho xác, trình bày theo trình tự hình thức quy định…Tuy nhiên thực tế, yêu cầu “tiết kiệm thời gian đảm bảo nội dung truyền đạt” người gửi người nhận đặt lên hết, nội dung email ngắn gọn, giản lược tối đa khơng q formal, chí ngơn ngữ có phần đời thường giao tiếp Đây điểm em cần cân nhắc cho công việc sau này, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp, vừa tiết kiệm thời gian Bên cạnh đó, có nhiều phần công việc không liên quan trực tiếp tới kiến thức chuyên ngành học mà giao, thân người cần tự suy nghĩ tìm cách giải Trong trình làm việc, em quan sát//thực hành số phần việc không địi hỏi kiến thức chun mơn kinh tế, thương mại…mà nghe tưởng đơn giản tới thực dễ mắc phải sai sót +Chẳng hạn việc Lập Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)-một việc chưa đề cập môn học Bảng Packing list gồm tới 4050 mã hàng, mã lại có: tên, mã số thùng đóng gói, số lượng thùng đóng gói, số lượng hàng, lượng đóng gói/thùng, thể tích, khối lượng Tất nhiên việc lập bảng cần sử dụng tới phần mềm Excel, rõ ràng việc hoàn toàn lạ em thực tế 28 +Một công việc khác đánh mã số thùng hàng xuất Với Packing list tay, nhiệm vụ phải tìm vị trí thùng chứa mã hàng tương ứng với danh sách để đánh số, bên cạnh cần phân biệt rõ thùng lẻ số sản phẩm Muốn phân biệt vậy, trước cần nhờ phận đóng gói sản phẩm đánh dấu rõ thùng thùng lẻ, để đánh số không công kiểm tra lại Một kinh nghiệm em rút tầm quan trọng khả xử lý công việc linh hoạt Theo em, yêu cầu hàng đầu, bên cạnh chuyên môn, mà người cần đáp ứng muốn tìm cơng việc tốt Bản thân em vốn khơng linh hoạt nhanh nhạy trước tình bất ngờ Sau vài tuần làm việc, quan sát cách xử lý người công việc hàng ngày có cố, em ý thức cần rèn luyện cải thiện lối tư mềm dẻo để tránh bị động công việc Thời gian công sức cần phân bổ cho phù hợp, tập trung cho phần việc quan trọng lược bớt bước không cần thiết Việc cải thiện khả theo em đòi hỏi nhiều thời gian nỗ lực Cuối cùng, em nhận thức hạn chế thân thiếu kiên nhẫn, hay vội vàng công việc dẫn tới sai sót khơng đáng có Khi giao phần việc liên quan tới nhập số liệu như: lập Packing list, Lập bảng tính cơng nhân viên…đơi em cịn thiếu cẩn thận, khơng kiểm tra kỹ thao tác dẫn tới có sai sót Trước bảng gồm hàng chục số liệu cần nhập, cần thiếu kiên nhẫn, hấp tấp chút gây nhầm lẫn đáng kể Đây điều em rút kinh nghiệm cho công việc sau này, phải giữ tư bình tĩnh, nhẫn nại thao tác, đặc biệt thao tác lặp lặp lại Bên cạnh đó, chưa đảm bảo việc hồn thành cách trọn vẹn khơng nghĩ tới làm việc khác Đây hạn chế tính vội vàng em, nơn nóng muốn cọ xát nhiều qua công việc khác dẫn 29 tới tình trạng : việc chưa xong (chuẩn xác) muốn làm việc khác Lỗi em anh chị nhắc nhở bảo nhằm dần khắc phục Trong công việc cần có thái độ cầu thị, tinh thần học hỏi đồng nghiệp Sau trình kiến tập, em nhận thức khơng có tận tình bảo đồng nghiệp nơi làm việc, cá nhân khó nhanh chóng tiến thích nghi đặt môi trường làm việc hồn tồn Rõ ràng hầu hết cơng việc nay, cấp phao cứu sinh cho người, thay vào khả nhạy bén thích nghi mơi trường Những anh chị có thời gian gắn bó với cty bình tĩnh, vững vàng xử lý việc Ngay thao tác nhỏ em nhận thấy kết trình thực hành, điều chỉnh, tích lũy kinh nghiệm anh chịrất đáng để quan sát học hỏi Muốn có hội học hỏi, bảo hướng dẫn từ đồng nghiệp kinh nghiệm, theo em, mối quan hệ tốt với người nơi làm việc cần ý xây dựng liên tục trì, cải thiện Là người mới, thái độ khiêm tốn tinh thần xây dựng, ham học hỏi, tích cực tham gia vào cơng việc mà khơng ngại khó khăn đánh giá cao Chương Cảm nhận đề xuất thân qua đợt kiến tập Cảm nhận thân Ngay từ trước đợt kiến tập bắt đầu, em xác định không xác định thái độ “đối phó”, ngồi nhà viết báo cáo cuối đợt xin xác nhận nơi làm việc Trong suốt năm học trường, hội để em có dịp làm việc môi trường DN thực tế, lại may mắn nơi kiến tập cty hoạt động lĩnh vực XNK Em muốn tận dụng thời gian tuần để học hỏi, nâng cao lực thân Trong suốt trình kiến tập, thái độ nghiêm túc, cầu thị, tích cực cơng việc điều mà thân em giữ vững Trước đây, em làm số công việc part time cho tổ chức tình nguyện tổ chức văn hóa- 30 giáo dục, thu nhiều điều bổ ích nhiên đợt kiến tập dịp tốt để em thu nhặt, tích lũy thêm kinh nghiệm nhằm chuẩn bị tốt cho công việc sau trường Trong buổi gặp để nghe GV Hướng dẫn phổ biến kế hoạch kiến tập, cô giáo nhấn mạnh với chúng em là: nơi kiến tập đâu, to hay nhỏ, hoạt động lĩnh vực không quan trọng, điều quan trọng em làm nhiều việc học thêm nhiều thứ Bản thân em hoàn tồn đồng tình với quan điểm trên, thay xin kiến tập CQ, Ngân hàng, Tổ chức lớn…nơi mà SV khó có hội tiếp xúc nhiều với công việc nhận dẫn từ người HD kiến tập, em nhờ người quen xin kiến tập cty Vân Anh DN quy mơ nhỏ đóng địa bàn TP Hải Dương để hướng dẫn tận tình hơn, tham gia sâu vào môi trường làm việc Qua đợt kiến tập, em nhận thân cịn nhiều điểm thiếu sót, hạn chế cần phải khắc phục Trước em tự tin kỹ năng, kinh nghiệm thu nhận sau q trình tham gia nhiều cơng việc part time, bắt đầu làm doanh nghiệp thực sự, em gặp khơng vướng mắc, hạn chế thân Có thể kể tới như: thiếu kiên nhẫn, không cẩn thận, chưa nhanh nhạy xử lý tình huống… Đây điểm em nỗ lực khắc phục, cải thiện thời gian tới, bên cạnh việc phát huy điểm mạnh Điều em cảm thấy may mắn đợt kiến tập vừa qua tạo điều kiện tham gia vào nhiều cơng việc mang tính thực tế-đây hội quý giá để em bổ sung thêm kiến thức thực tế khơng có sách Đề xuất +Về việc lựa chọn đơn vị kiến tập: Theo quan điểm cá nhân em, mực đích quan trọng đợt kiến tập dịp để SV trước trường trải nghiệm mơi trường làm việc thực tế nhằm tích lũy kỹ năng, kiến thức mang tính ứng dụng thực tiễn; tăng cường khả thích nghi với hồn cảnh làm việc Do vậy, việc lựa chọn nơi kiến tập không giới hạn lĩnh vực hoạt động, theo em, 31 hồn tồn đắn nên trì cho năm nhằm tạo điều kiện cho SV +Về nội dung báo cáo kiến tập: theo em biết, tùy theo GV Hướng dẫn mà yêu cầu nội dung thầy cô khác nhau: báo cáo viết dạng Nhật ký thực tập/Chuyên đề Báo cáo dạng chuyên đề gần giống tiểu luận, theo em không thiết thực khơng tạo động lực “thúc ép” SV tích cực tham gia vào công việc thực tế nơi kiến tập Để thực báo cáo Chuyên đề, số đầu tư công sức nghiên cứu gắn với đặc thù DN nơi kiến tập, chủ yếu mang tính chung chung, giải pháp đề khơng giải cho DN mà đề xuất cho toàn ngành, toàn vùng… Ngược lại, báo cáo dạng Nhật ký đòi hỏi hàng tuần SV phải báo cáo tuần trước, lên kế hoạch làm việc cho tuần kế tiếp-tinh thần trách nhiệm, nghiêm túc đánh giá Công việc “bịa” mà phải làm thật viết báo cáo dạng theo yêu cầu Điều phù hợp với mục đích đợt kiến tập để SV tiếp xúc với thực tế Vì em xin phép đề xuất Báo cáo kiến tập dạng Nhật ký 32 Kết luận Sau trình kiến tập Xí nghiệp thủ cơng mỹ nghệ Xuất Vân Anh, nhờ có nỗ lực học hỏi thân với hướng dẫn bảo từ phía đơn vị kiến tập, em tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm thực tế để thời gian tới tự tin trường Giữa thực tế kiến thức ln khoảng cách định, để nắm bắt làm chủ cơng việc địi hỏi cá nhân cần có lĩnh vững vàng, khả linh hoạt tinh thần cầu thị liên tục học hỏi, rút kinh nghiệm suốt trình làm việc Qua thời gian kiến tập, em tiếp xúc với thực tế công việc DN Xuất khẩu, trải nghiệm mơi trường làm việc thực để nhìn nhận lại thân có tay cịn hạn chế, thiếu sót cần bổ sung, khắc phục để đáp ứng yêu cầu nhà tuyển dụng sau Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Việt Hoa-GV trường ĐH Ngoại thương tận tình hướng dẫn chúng em suốt trình kiến tập viết báo cáo kiến tập Em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới Ban Lãnh đạo đơn vị kiến tập-Xí nghiệp thủ công mỹ nghệ Xuất Vân Anh tạo điều kiện để em tham gia vào môi trường doanh nghiệp Xin cảm ơn tận tình 33 hướng dẫn, khích lệ, phê bình… từ anh Vũ Đăng Ban-Trưởng phòng XNK, tất anh chị nhân viên phịng XNK nói riêng cơng ty nói chung TP Hải Dương, tháng 8/2012 34 ...Chương Giới thiệu nơi kiến tập Giới thiệu doanh nghiệp 1.1 Sự đời DN Xí nghiệp Thủ công mỹ nghệ xuất Vân Anh doanh nghiệp tư nhân, có tên giao dịch quốc tế VANANH HANDICRAFT AND ART ARTICLES... ngành nghề kinh doanh sản xuất hàng thủ cơng mỹ nghệ (đồ mây, tre, đay, cói; thêu ren, móc) Ngày 02/05/1997, xí nghiệp đổi tên thành Xí nghiệp Thủ công mỹ nghệ xuất Vân Anh theo định số 602/QĐ-UB... kiến tập viết báo cáo kiến tập Em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới Ban Lãnh đạo đơn vị kiến tập- Xí nghiệp thủ cơng mỹ nghệ Xuất Vân Anh tạo điều kiện để em tham gia vào môi trường doanh nghiệp