Một số vấn đề tổ chức bộ máy văn phòng nhằm nâng cao công tác quản lý tại công ty may Chiến Thắng.doc.DOC

39 375 0
  • Loading ...
1/39 trang

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 18/09/2012, 14:19

Một số vấn đề tổ chức bộ máy văn phòng nhằm nâng cao công tác quản lý tại công ty may Chiến Thắng Đề tài: Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng nhằm từng bớc nâng cao hiệu quả quản tại công ty May Chiến Thắng----------------------------------Chơng I: Cơ sở luận về tổ chức bộ máy văn phòng I Một số nhận thức chung về văn phòng:Văn phòng hiện diện khắp mọi nơi, từ cơ quan nhà nớc đến các doanh nghiệp, nhng với những tên gọi khác nhau nh: phòng hành chính, phòng tổ chức hành chính, phòng hành chính tổng hợp. Bộ phận này thờng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám Đốc.Dới dạng tĩnh, văn phòng đợc hiểu là nơi làm việc giấy tờ nh: viết giấy giới thiệu, đóng dấu công văn giấy tờ, soạn thảo công văn th từ liên lạc, nhận và chuyển công văn, lo sắp xếp bàn ghế .Dới dạng động, công tác văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi xử công văn giấy tờ, mà là nơi xử thông tin. Văn phòngtổ chức quan trọng trong việc soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho hiệu quả; là trung tâm xử và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một Doanh nghiệp, một tổ chức. Chỗ nào có tổ chức làm việc, hoặc là tổ chức sản xuất hàng hoá, dịch vụ hoặc làm các công việc quản hành chính đều có nơi làm việc, giao dịch giấy tờ thì đó là văn phòng.Nh vậy, văn phòngbộ máy làm việc của doanh nghiệp, giúp giải quyết công việc thuộc chức năng và thẩm quyền của doanh nghiệp, là nơi đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp. Đó là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả. 1Đẻ thực hiện mục tiêu trên văn phòng đợc xây dựng với hai chức năng cơ bản sau:-Tham mu tổng hợp, xử thông tin hành chính hỗ trợ-Dịch vụ hỗ trợ Quản dựa trên các công việc của văn phòng. Sản phẩm của văn phòng là thông tin. Các hoạt động của văn phòng đều liên quan đến việc thu nhập, xử lý, ghi lại và truyền thông tin. Thông tin hỗ trợ việc điều hành ra quyết định kịp thời, có hiệu quả của các cấp quản lý. Những thông tin mà văn phòng thu thập- xử lý- truyền đạt là những thông tin từ môi trờng bên trong, ngoài có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng tham mu tổng hợp-xử thông tin hành chính hỗ trợ tồn tại ở mọi ban, phòng và khối với yêu cầu thông tin đặc thù khác nhau cho mỗi nơi, Ví dụ: một nữ th ký làm việc ở phòng kinh doanh đảm nhận công việc nhận đơn đặt hàng, ghi chép rồi liên lạc với kho hàng, với bộ phận tiếp thị . tức là chức năng hỗ trợ hành chính gắn liền công việc từ phòng ban này tới phòng ban khác. Luồng thông tin hỗ trợ giữa các nhân viên của các phòng ban khác nhau đan xen tạo nên luồng thông tin xuyên suốt toàn doanh nghiệp. Muốn luồng thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp, cần phải gắn liền công việc từ phòng, ban này với phòng, ban khác, không nên khoán trắng cho từng phòng, ban tự tổ chức và xử thông tin cho riêng mình.Nh vậy, việc xử thông tin hỗ trợ vừa phân tán ở mọi phòng, ban vừa có quan hệ thông tin xuyên suốt, tạo nên luồng thông tin hỗ trợ cho toàn doanh nghiệp, kịp thời thông báo cho doanh nghiệp. Văn phòng doanh nghiệp có chức năng tham mu tổng hợp là đầu mối thu thập, chuyển tải và xử thông tin hỗ trợ. Gắn chặt với văn phòng doanh nghiệp có văn phòng giám đốc hay văn phòng tổng giám đốc.Chức năng dịch vụ hỗ trợ của văn phòng đợc thể hiện qua công việc của các bộ phận: 2-Kế toán.-Tài vụ.-Kế hoạch Thống kê.-Viễn thông.-In ấn.-Quản trị hành chính.-Xử dữ liệu.-Xử văn bản.-Quản công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu.-Tổng hợp. -Quản nhân sự Có thể chia dịch vụ này thành ba loại: - Chức năng dịch vụ chuyên đề nh kế toán, tài chính, kế hoạch thống kê - Chức năng dịch vụ của quy trình xử thông tin nh xử văn bản viễn thông- Chức năng dịch vụ, hành chính, nhân sự Cả ba chức năng đó đợc tổ chức thành hệ thống hành chính hỗ trợ mà mục tiêu là cung cấp các thông tin hành chính hỗ trợ theo yêu cầu nhanh chóng chính xác, kịp thời, chấtlợng cao để các cấp quản trị đa ra các quyết định kinh doanh. Thiếu sự thống nhất và quán xuyến trong toàn hệ thống thì kết quả sút kém, mục tiêu không đạt.Để thực hiện hai chức năng trên, văn phòng có các nhiệm vụ tổng quát sau:3- Xây dựng chơng trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch làm việc hàng tuần của doanh nghiệp và thờng xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện ch-ơng trình. - Thu thập, xử thông tin, chuẩn bị văn bản đề án ra quyết định quản theo sự giao phó của thủ trởng doanh nghiệp.- Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản văn bản.-Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp, giữ chiếc cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dới và công dân. Văn phòng doanh nghiệp thể hiện là bộ mặt doanh nghiệp.- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản vật t tài sản của doanh nghiệp.Nh vậy với hoạt động của mình văn phòng doanh nghiệp có vai trò sau: -Giúp lãnh đạo hoạt động có chơng trình, kế hoạch tránh những công việc mang tính sự vụ-Giúp lãnh đạo trong việc điều hoà phối hợp công việc chung của đơn vị, bảo đảm sự hoạt động liên tục và thống nhất.-Bảo đảm tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đợc thông suốt, đạt hiệu quả cao. II. Một số vấn đề cơ bản trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp:1. Các yêu cầu đối với của tổ chức tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp:Văn phòngmột vai trò quan trọng với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nó tạo cho việc điều hành một cách trôi chảy, hiệu quả. 4Muốn vậy việc xây dựng, tổ chức hoạt động bộ máy phải đảm có đợc yêu cầu sau: Tính tối u : Giữa các khâu và các cấp quản phản ánh cách phân chia chức năng quản theo chiều ngang, còn cấp quản thể hiện cách phân chia chức năng quản theo chiều dọc, đều thiết lập những mối liên hệ với số lợng cấp quản là ít nhất trong doanh nghiệp nên cơ cấu tổ chức quản mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ sản xuất.Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trong doanh nghiệp phải sử dụng chi phí quản đạt hiệu quả cao nhất. Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tơng quan quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu vềTính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất cứ tình huống nào xảy ra trong doanh ngiệp cũng nhngoài môi trờng.Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin đợc sử dụng trong doanh nghiệp nhờ đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. 2. Các kiểu văn phòng và cơ cấu tổ chức của văn phòng: 2.1 Các kiểu văn phòng chính:Tuỳ theo quy mô doanh nghiệp nhỏ, vừa hay lớn mà doanh nghiệp có 2 mô hình khác nhau:-Mô hình kiểu tập trung: Đặc trng của mô hình này là mọi dịch vụ của hãng, các công ty, các tập đoàn lớn thờng áp dụng mô hình này thực hiện 5 (Các đơn vị chức năng)chức năng xử thông tin hỗ trợ của văn phòng đều tập trung về văn phòng. Các bộ phận của văn phòng đợc phân công phụ trách từng mảng công việc theo 11 loại dịch vụ đã nêu ở trên hay theo từng nhóm dịch vụ . Có hai thuận lợi chính của mô hình này là: - Do sử dụng chung các thiết bị văn phòng nên tiết kiệm đợc chi phí mua thiết bị , mặt bằng sử dụng- Công việc đợc giải quyết tại một nơi không bị trùng lặp. Gắn với việc tập chung thì các nhân viên văn phòng có kỹ năng chuyên môn hoá cao làm việc hiệu quả hơn. Bất lợi của tập chung dịch vụ là nó làm tăng thêm thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ và gia tăng công việc giấy tờ do khoảng cách từ nơi phát sinh tới trung tâm dịch vụ.-Mô hình kiểu phân tán: Loại mô hình này thơng áp dụng cho các doanh nghiệp, công ty loại nhỏ. Các phòng chức năng làm tham mu cho lãnh đạo; còn phòng hành chính quản trị giải quyết những vấn đề sự vụ hành chính, công văn giấy tờ. Đặc trng của mô hình này là các dịch vụ có tính chất chuyên môn đợc tách ra thành các phòng, ban chức năng riêng nh: phòng kế toán tài vụ, phòng kế hoạch thống kê, phòng tổ chức nhân sự. Các dịch vụ còn lại nh: quy trình xử văn bản, quản hồ sơ, tài liệu, giấy tờ tổng hợp giao phòng hành chính quản trị chịu trách nhiệm. Phân tán ít nhiều ngợc lại với tập trung. Thuận lợi chủ yếu của nó là tạo nên tính linh hoạt trong công việc, và nhân viên có cơ hội chủ động sáng tạo trong công việc. Bất lợi của phân tán là thiếu sự phối hợp nên công việc sễ bị trùng lặp, hao tổn văn phòng phẩm và sức lực.2.2 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến - chức năng:Đây là kiểu cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu: trực tuyến và chức năng. Đặc điểm cơ bản là vẫn tồn tại các đơn vị chức năng nhng chỉ đơn thuần về mặt chuyên môn, không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến. 6 (Các đơn vị chức năng)Phó chủ tịch Tài chính Những ngời lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động và đ-ợc toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách.Ưu, nhợc điểm của cơ cấu này là: Ưu điểm:- Có đợc u điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng.- Tạo điều kiện cho cấc giám đốc trẻ. Nhợc điểm:- Nhiều tranh luận xảy ra. Do đó nhà quản trị thờng xuyên phải giải quyết.- Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn .- Vẫn có xu hớng can thiệp của các đơn vị chức năng . Mô hình cơ cấu quản trị trực tuyến-chức năng thể hiện qua đồ sau:2.3. đồ chung về tổ chức văn phòng:7Giám ĐốcPhó Giám Đốc sản xuấtPhó Giám Đốc Kinh DoanhPhòngKHPhòngQLNSPhòngTCKTPhòngHCQTPhòngTHPhânxưởngIIPhânxưởngIIIPhânxưởngIPhânxởngIIICửahàngsố 1PhânxởngIIICửahàngsố 2Cửahàngsố 3 (Các đơn vị chức năng)Phó chủ tịch Tài chính Ta có thể hình dung ra bộ máy văn phòng với mô hình theo đồ sau đây:-Với DN có quy mô nhỏ hoặc trung bình : Với DN có quy mô lớn : 8Chủ tịchHội đồng quản trịGiám đốc điều hànhTrợ lýhành chínhphòngtài chính chínhKhốisản xuấtPhòngtiếp thịPhòng nhân sựChủ tịchPCT điều hànhTrợ lýhành chínhGiám đốc nghiên cứu và phát triểnPhó chủ tịch sản xuấtPhó chủ tịch Tài chính Phó chủ tịch tiếp thịGiám đốc nhân sự3. Một số nguyên tắc chính trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp Để có thể xây dựng đợc bộ máy VP hoạt động tốt-đảm bảo các chức năng nh trên ta chú ý đến một số nguyên tắc chính của tổ chức bộ máy3.1 Nguyên tắc về mục tiêu : Mọi công việc đặt ra để đạt mục tiêu nhất định, công việc đó có cần thiết hay không phải nhìn vào sản phẩm trực diện của nó. Trong tổ chức cũng vậy, mục tiêu chung của cả bộ máy văn phòng là hỗ trợ một cách tiết kiệm và có hiệu quả sao cho các hoạt động của các bộ phận khác (mà văn phòng nh một chiếc cầu nối) hoạt động đợc thuận lợi. Nên trớc khi định ra một bộ phận, con ngời của phòng ban nào đó thì phải xác định rõ mục tiêu của nó.3.2 . Nguyên tắc về chức năng: Từ mục tiêu ta xác định vào chức năng nhằm để thực hiện những mục tiêu đó . Chức năng đợc xác định dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng trong phân công công việc để thực hiện mục tiêu. Điều quan trọng là giữ cho các bộ phận chức năng cân bằng nhau. Từng bộ phận phải phát triển theo tỷ lệ với sự đóng góp của nó vào kết quả của tổ chức.3.3. Nguyên tắc về nhân viên:Chức năng trở thành nhiệm vụ , trách nhiệm khi công việc đợc chia cho từng nhân viên cá biệt.Ta chú ý: nên cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề về quản có ảnh hởng đến công việc của họ nhằm nâng cao khả năng xác định đợc vai 9mục tiêuNhân sựPhương tiện vật chấtchức năngtrò của họ đối với các mục tiêu từ đó nâng cao ý thức của nhân viên đối với công việc3.4. Nguyên tắc về trách nhiệm và quyền hạn : Trách nhiệm và quyền hạn gắn liền với nhau. Có thể nói rằng nguyên tắc trách nhiệm xuất phát từ quyền hạn. Trách nhiệm và quyền hạn bổ sung tăng cờng lẫn nhau, nhng không nên vợt qua nhau ở bất kỳ mức độ nào nhằm tránh hiện tợng: Có trách nhiệm mà không có quyền hạn và ngợc lại có quyền mà không chịu trách nhiệm. Cố gắng cân bằng cả hai cái (mặc dù rất khó) để ngời đợc giao trách nhiệm phải có quyền hạn cần thiết.Trách nhiệm phải đợc quy định rõ ràng trớc khi phân công công việc và phải đợc phân công cụ thể. Khi phân công công việc phải chú ý đến vấn đề chuyên môn hoá, nhng đồng thời phải phát triển sự phối hợp. Những chức năng có liên quan đến nhau hoặc tơng tự cần đợc ghép chung thành nhóm.3.5. Nguyên tắc về ủy quyền:Thủ trởng bất kỳ một đơn vị tổ chức nào không thể làm hết mọi việc trong đơn vị, nên điều quan trọng là biết uỷ quyền chính xác trách nhiệm và quyền hạn cho các trợ của ông ta. Uỷ quyền đúng đắn có hai điều lợi: ngời lãnh đạo dành nhiều thời gian cho trách nhiệm quản lý, nhân viên có cơ hội suy nghĩ và phát triển.3.6. Nguyên tắc tính duy nhất của mệnh lệnh:Bất kỳ cá nhân nào trong tổ chức chỉ nên nhận chỉ thị và chịu trách nhiệm từ một ngời cấp cao duy nhất, nghĩa là mối quan hệ báo cáo nên đi theo chiều dọc nh một chuỗi mệnh lệnh thứ bậc.Nguyên tắc này đảm bảo tất cả các nguồn lực trong một tổ chức đợc hút theo một hớng, mọi sự tiết kiệm thu đợc là do thủ tục chung và tiêu chuẩn hoá. Các nhân viên cũng biết đợc vị trí và quyền hạn của họ vì họ chịu trách nhiệm về các mệnh lệnh duy nhất10[...]... tổ chức bộ máy văn phòng 1. Những yêu cầu cơ bản của tổ chức bộ máy văn phòng 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp 3. Một số nguyên tắc về tổ chức bộ máy văn phòng Chơng II:Thực trạng tổ chức bộ máy Văn Phòng tại công ty May Chiến Thắng I.Giới thiệu tổng quát về công ty May Chiến Thắng1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của công ty 3. Khái quát... phơng, tự vệ công ty. *Phòng y tế: theo dõi, điều trị, khám bệnh cho toàn lao động của công ty, cung cấp thuốc quản thuốc dợc và công tác phòng bệnh dịch21 Đề tài: Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng nhằm từng bớc nâng cao hiệu quả quản tại công ty May Chiến Thắng Chơng I: Cơ sở luận về tổ chức bộ máy văn phòng I Một số nhận thức chung về văn phòng: Văn phòng hiện diện khắp mọi... của công ty 4. Cơ cấu và cơ chế hoạt động II: Một số vấn đề về thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng 1. Tổ chức hoạt động và sự phối hợp của các phòng ban chuyên môn 2. Vấn đề về nhân sự trong cơ cấu tổ chức 3. Mô hình tổ chức hoạt động của bộ máy văn phòng 4. Một số vấn đề khác36Trung tâm thiết kế thời trang Phòng tổng hợp (văn phòng) Tổ chức lao động Phòng tài chính kế toán Phòng. .. 17 33 kết luận Đề tài: Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng nhằm từng bớc nâng cao hiệu quả quản tại công ty May Chiến Thắng đà phân tích rõ ràng vị trị và vai trò của công tác tổ chức quản văn phòng doanh nghiệp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Việc nâng cao hiệu quả công tác này một mặt giúp cho doanh nghiệp hoạt động diễn ra thuận lợi nâng cao đợc hiệu quả... trọng của công tác này của đa số cán bộ trong công ty. Đợc thành lập từ năm 1968, Công Ty May Chiến Thắng đang từng bớc nỗ lực hoàn thiện công tác tổ chức quản bộ máy văn phòng. Qua thời gian thực tập tại Công ty May Chiến Thắng, cùng với việc tìm hiểu, nghiên cứu từ sách vở, từ kiến thức đà đợc học em đà lựa chọn viết bài báo cáo thực tập với chuyên đề Một số vấn đề về tổ chức bộ máy VP nhằm từng... tại đây đều có những nghiệp vụ hành chính cơ bản. Tuy vậy, các công văn, tài liệu trớc khi công bố trong nội bộ hay ra bên ngoài đều qua sự quản của văn phòng- phòng HCQT của công ty. tại đây các dịch vụ nh: quy trình xử văn bản, quản các giấy tờ tổng hợp. 4. Một số vấn đề khác:27 Ngoài một số đánh giá và kiến nghị đà nêu ở trên, công ty nên tập trung sử giải quyết dứt điểm một số. .. toàn công ty. II. một số vấn đề thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng tại công ty may chiến thắng:1 .Tổ chức hoạt động và sự phối hợp của các phòng ban chuyên môn:Cùng với sự phát triển không ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu của Công ty, sau khi xoá bỏ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang sản xuất kinh doanh độc lập tự chủ có sự quản của Nhà nớc, bộ phận quản của Công ty đang... từng bớc nâng cao hiệu quả quản tại công ty May Chiến Thắng. Đây là một vấn đề luôn có tính thực tế, nhất là khi công ty đang đổi mới nhằm đạt đợc chứng chỉ ISO 9001.35 Phó Tổng Giám Đốc kinh doanh phụ trách các phòng: phòng kinh doanh tiếp thị, TT thiết kế thời trang, phòng tổng hợp, phòng phục vụ sản xuất. Các phòng đó thực hiện những nhiệm vụ sau:* Văn phòng tổng hợp của công ty (văn phòng) :... mà Công ty May Chiến Thắng cũng là thành viên trong hệ thống đó, đang từng bớc góp phần đẩy mạnh tiến trình này. Để đạt đợc mục tiêu này cần thiết phải tập trung giải quyết những tồn tại để lại từ thời bao cấp. Một trong những tồn tại đó là công tác tổ chứcquản bộ máyVăn Phòng của DN. Công tác tổ chức quản bộ máy văn phòng là hoạt động quan trọng, đặc trng diễn ra tại doanh nghiệp. Văn. .. hợp. Số công nhân đợc tuyển dụng chủ yếu từ các cơ sở dạy may vì xởng dạy nghề của công ty mỗi năm chỉ đào tạo đợc 200- 300 công nhân may. 3. Mô hình tổ chức hoạt động của bộ máy văn phòng Với đặc điểm sản xuất của nghành dệt may, theo cơ cấu các phòng ban nh đà nêu bộ máy văn phòng của công ty đợc tổ chức theo mô hình phân tán. Các năng dịch vụ hỗ trợ của một văn phòng đợc chia, nhóm theo các phòng . Đề tài: Một số vấn đề về tổ chức bộ máy văn phòng nhằm từng bớc nâng cao hiệu quả quản lý tại công ty May Chiến Thắng- ---------------------------------Chơng. cao. II. Một số vấn đề cơ bản trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp:1. Các yêu cầu đối với của tổ chức tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp:Văn
- Xem thêm -

Xem thêm: Một số vấn đề tổ chức bộ máy văn phòng nhằm nâng cao công tác quản lý tại công ty may Chiến Thắng.doc.DOC, Một số vấn đề tổ chức bộ máy văn phòng nhằm nâng cao công tác quản lý tại công ty may Chiến Thắng.doc.DOC, Các yêu cầu đối với của tổ chức tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp: Các kiểu văn phòng và cơ cấu tổ chức của văn phòng:, Một số nguyên tắc chính trong tổ chức bộ máy văn phòng doanh nghiệp, Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của công ty: Khái quát quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty:, Cơ chế hoạt động, Tổ chức nhân sự trong cơ cấu tổ chức văn phòng tại công ty, Mô hình tổ chức hoạt động của bộ máy văn phòng Một số vấn đề khác: Một số đánh giá nhận xét:

Gợi ý tài liệu liên quan cho bạn