Phần 3 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN MỤC TIÊU Kết thúc chủ đề này, học viên sẽ có khả năng tốt hơn trong việc:     Xác định được những lợi ích của việc hoạch định dự án và khung hoạch định cơ bản Sử dụng các công cụ kỹ thuật hoạch định dự án để phát triển một kế hoạch dự án chi tiết Phân biệt tiến trình hoạch định dự án và kế hoạch dự án Đạt được sự chấp thuận các kế hoạch dự án KHÁI NIỆM  Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, xác định công việc cần làm, nguồn lực và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN       Góp phần đạt được mục tiêu Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực Giúp cho việc kiểm soát và giám sát tiến trình dự án Gia tăng sự giao tiếp/phối hợp Tạo động cơ thúc đẩy mọi người Đạt được sự tài trợ đối với dự án Khung hoạch định cơ bản Hoạch định phạm vi Hoạch định tổ chức Hoạch định tiến độ Hoạch định nguồn lực Hoạch định kiểm soát Hoạch định phạm vi dự án Hoạch định phạm vi dự án  Hoạch định phạm vi dự án là mô tả các yêu cầu mà nhóm dự án phải chịu trách nhiệm thực hiện để đáp ứng kết quả kỳ vọng  Hoạch định phạm vi dự án sẽ phân định các công việc thuộc và không thuộc dự án, xác định điều gì cần làm và điều gì không cần làm Qui trình hoạch định phạm vi dự án THU THẬP YÊU CẦU VÀ XÁC LẬP MỤC TIÊU DỰ ÁN XÁC ĐỊNH PHẠM VI CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN THIẾT LẬP WBS Thu thập yêu cầu  Thu thập yêu cầu Là tiến trình thu thập và xác lập những mong đợi của các bên liên quan đến dự án  Các phương pháp thu thập Phỏng vấn – Interviews Thảo luận nhóm – Focus Groups Kỹ thuật chuyên gia – The Delphi technique Thiết lập mục tiêu dự án   Dưới dạng các kết quả cuối cùng được mong đợi đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan Cân nhắc ba khía cạnh chính của các mục tiêu dự án: chi phí, thời gian và phạm vi Phạm vi Bài tập 2 Phần 5: KẾT THÚC DỰ ÁN Mục tiêu:  Nhận biết các điều kiện kết thúc dự án  Mô tả các vấn đề ở giai đoạn kết thúc dự án  Thảo luận cách thức quản lý và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhằm góp phần tạo sự thành công chung của toàn bộ dự án Nội dung 1 Kết thúc dự án 2 Các điều kiện kết thúc dự án 3 Tiến trình kết thúc dự án 4 Các vấn đề cần quan tâm khi kết thúc dự án Kết thúc Dự án Gồm các bước chính thức được thực hiện vào lúc chấm dứt một dự án để đạt được sự chấp nhận về kết quả cuối cùng, kết thúc hồ sơ dự án, và tái phân bổ nhân lực và các nguồn lực khác Việc kết thúc một dự án cũng có vai trò quan trọng đối với sự thành công của dự án cũng như việc khởi đầu, tổ chức, hoạch định, thực hiện và giám sát dự án Các điều kiện kết thúc dự án  Thông thường Dự án đã hoàn thành, kết quả dự án đã chuyển giao cho khách hàng  Kết thúc sớm trước thời hạn Do một vài phần của dự án được loại bớt  Liên tục Dự án được bổ sung liên tục để cải tiến kết quả dự án - sản phẩm hoặc dịch vụ - với những tính năng vượt trội  Dự án bị thất bại Dự án không còn phù hợp với các mục tiêu về kỹ thuật hoặc không hiệu quả  Quyền ưu tiên bị thay đổi Cơ hội mới tốt hơn hay để cạnh tranh kịp thời Mục đích và tiến trình kết thúc dự án  Mục đích của kết thúc dự án - Xác minh các công việc đã được thực hiện - Khách hàng chấp nhận sản phẩm cuối cùng  Tiến trình kết thúc dự án - Lập kế hoạch kết thúc dự án - Phân công người thực hiện - Truyền thông kế hoạch - Thực hiện kết thúc dự án Thực hiện kết thúc dự án  Xác định và hoàn tất các kết quả còn tồn đọng  Thanh lý tài sản  Tái phân bổ nguồn lực  Đánh giá nhân viên, nhà cung cấp, và sự hài lòng của khách hàng  Tài liệu dự án và báo cáo được hoàn tất (kết thúc các hợp đồng và các yêu cầu công việc, bàn giao dự án)  Nhận ra nỗ lực cá nhân và ăn mừng thành công dự án Các vấn đề cần quan tâm khi kết thúc dự án  Ở giai đoạn cuối dự án, cần quan tâm các vấn đề sau:  Con người  Thông tin  Truyền thông  Quyền lực Vấn đề Con người  Thành viên trong tổ dự án:  Khi nào họ sẽ rời khỏi dự án?  Việc trở về công việc cũ sẽ như thế nào, có thuận lợi không?  Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp? Vấn đề Con người  Khách hàng:  Khi nào sẽ được vận hành dự án?  Dự án sẽ được vận hành đúng theo các yêu cầu mong muốn hay không?  Những việc cần làm để có thể kết thúc dự án?  Lo âu về sản phẩm của dự án: việc sử dụng? Vấn đề Con người  Nhà quản lý cần phải:  Khuyến khích mọi người hoàn thành nhiệm vụ  Cung cấp đầy đủ thông tin và nguồn lực để hoàn thành các công việc còn lại của dự án  Hợp tác tốt với bên phía khách hàng Vấn đề thông tin  Xác định các công việc còn tồn đọng  Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả  Lập 1 tài liệu báo cáo về dự án  Kiểm soát sự chênh lệch giữa thực tế đạt được và kế hoạch Vấn đề truyền thông Mục tiêu, yêu cầu Tổ dự án, khách hàng Nhà quản lý dự án Phản hồi về quy trình, kết quả Trong giai đoạn kết thúc cần: + Tổ chức nhiều cuộc họp hơn để đánh giá, rút kinh nghiệm + Mở rộng thành phần tham gia - Tất cả các tổ dự án (càng lúc càng ít dần) - Mời nhân sự phía khách hàng + Các cuộc họp cho phép xem xét các vấn đề chi tiết hơn Vấn đề chuyển giao quyền lực  Bản chất là sự chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án sang người vận hành dự án  Việc chuyển giao quyền lực phải được chuyển giao trong buổi lễ chính thức ... định dự án khung hoạch định Sử dụng công cụ kỹ thuật hoạch định dự án để phát triển kế hoạch dự án chi tiết Phân biệt tiến trình hoạch định dự án kế hoạch dự án Đạt chấp thuận kế hoạch dự án KHÁI... Hoạch định phạm vi dự án Hoạch định phạm vi dự án  Hoạch định phạm vi dự án mô tả yêu cầu mà nhóm dự án phải chịu trách nhiệm thực để đáp ứng kết kỳ vọng  Hoạch định phạm vi dự án phân định công... chức đội dự án  Xác định tương tác dự án  Tương tác tổ chức  Tương tác kỹ thuật  Tương tác cá nhân  Xác định nhu cầu nhân  Tuyển dụng giám đốc dự án đội dự án  Tổ chức đội dự án  Phân