Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH  Bài Tiểu Luận: QUẢN TRỊ DỰ ÁN VỀ VIỆC TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH ERP TẠI CƠNG TY PNJ GVGD : Phan Thị Thu Hương Lớp : QT 05 – K13 Nhóm SV: 10 STT Họ tên MSSV Mức độ đóng góp Lê Thị Phương Nhi 33101020609 100% Nguyễn Thái Trần Nam 33101027865 90% Lê Hồng Thái 33101028349 100% Bùi Văn Tuấn 33101022485 100% Nguyễn Xuân Soái 33101023345 Ký tên 100% .07 , tháng 01 năm 2012 Page of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 PHẦN I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN I ĐẶT VẤN ĐỀ: ERP (Enterprise Resource Planning) giải pháp tích hợp ứng dụng CNTT nhằm giúp cho doanh nghiệp quản lý nguồn lực cách hiệu quả, cung cấp thơng tin cách xác, kịp thời cho việc quản lý điều hành doanh nghiệp ERP cung cấp giải pháp từ quản lý tài - kế tốn, quản lý vật tư, trang thiết bị, quản lý nhân đến việc quản lý sản xuất, kinh doanh tồn doanh nghiệp Ứng dụng giải pháp ERP có ý nghĩa to lớn doanh nghiệp nhiều lĩnh vực, đặc biệt doanh nghiệp hoạt động ngành nghề mang tính nhạy cảm, chịu ảnh hưởng nhiều biến động thị trường PNJ Trước tình hình giá vàng thường xuyên biến động mạnh nay, doanh nghiệp nói chung PNJ nói riêng cần phải có định nhanh chóng, xác để tận dụng thời thị trường mang lại đồng thời hạn chế nhiều rủi ro Ngoài ra, doanh nghiệp PNJ phát triển tốt, lợi nhuận cao, hệ thống sản xuất kinh doanh rộng lớn, đồng thời Cơng ty có chiến lược mở rộng thị trường sang nước khu vực đẩy mạnh hoạt động xuất Trước nhu cầu thiết đó, thực dự án ERP điều quan trọng ưu tiên cơng ty PNJ Do đó, năm 2011, Cơng ty tập trung tìm kiếm đối tác triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp mình, đến tháng 10/2011, Công ty chọn nhà cung cấp phần mềm tiến hành triển khai dự án II SƠ LƯỢC VỀ CƠNG TY PNJ - Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận (PNJ) - Địa chỉ: 170E Phan Đăng Lưu, P.3, Q.Phú Nhuận, TP.HCM III Ngành nghề Kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh nữ trang MỤC TIÊU DỰ ÁN • Mục tiêu dự án ERP Cơng ty PNJ: − 100% quy trình quản lý Kinh doanh, Kế tốn tài thực đưa vào chương trình phần mềm vào ngày 27/12/2012 Page of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 − 100% báo cáo theo yêu cầu cấp quản lý phân hệ Kế tốn, Kinh Doanh truy suất chương trình phần mềm có số liệu xác, thời gian quy định, chậm vòng 01 kể từ có u cầu • Mục tiêu dự án ERP (giai đoạn 1), nhóm triển khai: − 100% quy trình quản lý Kinh doanh, Kế tốn tài thực hàng món, bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách đưa vào chương trình phần mềm, chậm vào ngày 14/03/2012 − 100% báo cáo theo yêu cầu cấp quản lý phân hệ Kế toán, Kinh Doanh hàng món, bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách truy suất chương trình phần mềm có số liệu xác, thời gian quy định, chậm vịng 01 kể từ có u cầu IV PHẠM VI DỰ ÁN ERP phần mềm quản lý hệ thống tổng thể doanh nghiệp, quản lý tồn hoạt động Doanh nghiệp như: mua hàng, bán hàng, tài chính, kế tốn, sản xuất, kinh doanh, nhân sự…Tuy nhiên, để triển khai thực dự án ERP cách tổng thể cho Doanh nghiệp thời buổi kinh tế gặp phải nhiều khó khăn, ảnh hưởng lớn đến hoạt động, văn hóa doanh nghiệp Do đó, để khơng làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, PNJ thu hẹp phạm vi triển khai dự án ERP giai đoạn đầu (năm 2011 – 2012), tập trung chủ yếu vào hai phân hệ chính: Kế tốn tài Kinh doanh Vì thời gian có hạn, đó, nhóm nhóm chúng tơi tiến hành phân tích quản lý dự án giai đoạn 1: Triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ Trong thời gian 107 ngày, ngày 10/10/2011 đến 14/03/2012 với nguồn lực nội 03 người, đối tác bên 02 người V TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT QUẢ CHUYỂN GIAO Tiêu chuẩn đánh giá giai đoạn dự án: Dự án ERP (nhóm 1): Triển khai Chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ Stt Tên công việc Tiêu chuẩn đánh giá đạt Tinh chỉnh chương − 100% yêu cầu PNJ phân hệ Kế trình hàng món, hàng tốn, Kinh doanh buổi khảo sát hóa bạc, Yabling, thể chương trình phần mềm thơng Jemma, túi xách, đồng qua chức hồ…theo yêu cầu PNJ Test chương trình − 80% lỗi phần mềm phân hệ Kinh hàng hàng hóa Doanh, Kế toán đối tác phần mềm chỉnh Page of 25 Quản Trị Dự Án Stt Nhóm 10-VB2K13 Tên cơng việc Tiêu chuẩn đánh giá đạt bạc, Jabling, Jemma, sửa thời hạn đồng hồ, túi xách − 20% yêu cầu tiện ích phát sinh thêm trình thực test thực giai đoạn triển khai thử nghiệm Đào tạo triển khai cho − 100% CH, CN có bán hàng món, hàng hệ thống CH, CN bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách đào tạo − 80% CH, CN thao tác thực nhập, xuất, làm báo cáo phần mềm − Chi phí đào tạo phạm vi cho phép Triển khai thử nghiệm − 100% CH chọn thực triển chương trình hàng khai chương trình hàng theo kế hoạch cho số cửa − 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo hàng đại diện: xác, thời hạn − Chi phí triển khai nằm phạm vi cho phép Triển khai thử nghiệm − 100% CH chọn thực triển hàng hóa bạc cho hệ khai chương trình hàng theo kế hoạch thống hàng − 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo chuyên bạc: xác, thời hạn − Chi phí triển khai nằm phạm vi cho phép Triển khai thử nghiệm − 100% CH chọn thực triển hàng hóa Yabling, khai chương trình hàng theo kế hoạch Jemma, túi xách, đồng − 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo hồ xác, thời hạn − Chi phí triển khai nằm phạm vi cho phép Triển khai thức − 100% CH, CN thực triển khai chương trình hàng thức chương trình phần mềm theo kế hoạch món, hàng hóa bạc, − 100% đơn vị triển khai nộp báo cáo Yabling, Jemma, đồng xác, thời hạn hồ, túi xách − Chi phí triển khai nằm phạm vi cho phép Kết chuyển giao dự án: Sau kết thúc dự án, nhóm triển khai phải chuyển giao cho đơn vị liên quan nội dung sau: − − Bộ tài liệu hướng dẫn sử dụng chức phần mềm phân hệ triển khai (phân hệ Kinh doanh, phân hệ Kế tốn tài chính) mãng hàng món, bạc, Yabling, Jemma, đồng hồ, túi xách Bộ tài liệu kỹ thuật phần mềm hai phân hệ triển khai Page of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 − Hướng dẫn cách thức sử dụng chức phần mềm cho đơn vị - > Biên nghiệm thu phận nghiệp vụ − Hướng dẫn phận CNTT cách tiếp nhận, phát triển báo cáo phần mềm tương lai -> Biên nghiệm thu phận CNTT VI CƠ CẤU TỔ CHỨC DỰ ÁN VÀ XÁC ĐỊNH CÁC VAI TRÒ TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN Cơ cấu tổ chức Dự án Xác định vai trò quản lý dự án • Giám đốc Dự án: Như ta biết trên, Dự án ERP dự án quản lý tổng thể toàn hoạt động sản xuất, kinh doanh Cơng ty Do đó, Giám đốc dự án phải người nắm hiểu rõ tồn quy trình hoạt động Công ty, đặc biệt phạm vi triển khai lần này, tập trung vào hai phân hệ Kế tốn tài Kinh doanh Vì vậy, PNJ cử phó tổng giám đốc thường trực để điều hành trực tiếp dự án, với nhiệm vụ sau: - Báo cáo tiến độ dự án cho Tổng giám đốc - Chỉ đạo phương hướng, chủ trương, quan điểm thực dự án - Quyết định các giải pháp, quy trình nghiệp vụ kế toán, kinh doanh, quản lý bảo mật thông tin - Phê duyệt tất tài liệu thức dự án • Các trưởng nhóm: Là thành viên làm việc PNJ, có nhiều năm kinh nghiệp lĩnh vực Kế tốn tài Kinh doanh Chịu trách nhiệm điều hành trực tiếp Page of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 nhóm theo phân công Giám đốc dự án để đảm bảo kế hoạch hoàn thành theo yêu cầu, với nhiệm vụ sau: - Sốt xét tồn tài liệu quy trình nghiệp vụ dự án có yếu tố liên quan đến phân hệ kế toán tài chính, Kinh Doanh Cơng ty PNJ - Sốt xét toàn liệu chạy thử liệu tồn quy trình dự án - Quản lý điều hành nguồn lực phân hệ phụ trách phục vụ cho dự án - Đề xuất các giải pháp liên quan đến phân hệ Kế toán, Kinh doanh - Trực tiếp báo cáo kiến nghị lên Giám đốc dự án có vấn đề khơng thỏa đáng - Thực đạo khác Giám đốc dự án • Các thành viên đội dự án: Là thành viên chọn từ người xuất sắc phịng ban chức có liên quan đến dự án như: Phịng Tin Học, Phịng Kế tốn, Phịng Kinh Doanh, Phòng Quản Trị Chất Lượng, đại diện CH, CN Các thành viên đội dự án chia làm nhóm, tùy theo tính chất giai đoạn Trong đó, nhóm 1, chịu trách nhiệm triển khai giai đoạn 1, với nhiệm vụ là: Triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ Trong thời gian 107 ngày, ngày 10/10/2011 đến 14/03/2012 với nguồn lực nội 03 người, đối tác bên ngồi 02 người • Nhà bảo trợ: Dự án ERP BTGĐ Công ty Hội Đồng Quản Trị PNJ thơng qua Do đó, nhà bảo trợ tài cho dự án BTGĐ Cơng ty Hội Đồng Quản Trị • Khách hàng Dự án: Mục tiêu dự án tin học hóa quản lý phân hệ Kế tốn, Kinh Doanh chương trình phần mềm Do đó, người hưởng lợi thay đổi Dự án cách trực tiếp Phòng Kế tốn, Phịng Kinh Doanh, Phịng Tin Học khối Cửa hàng, chi nhánh Ngoài ra, Khách hàng (người mua sản phẩm Công ty), nhà cung cấp (người bán sản phẩm cho Công ty) hưởng lợi cách gián tiếp từ việc thay đổi này, thủ tục theo dõi thực cách nhanh chóng, xác chun nghiệp VII MỘT SỐ GIẢ THUYẾT CHO DỰ ÁN Các giả định đưa dựa nguyên tắc quản lý dự án để tạo điều kiện giảm bớt phần rủi ro dự án thực tốt Việc triển khai dự án ERP, giai đoạn 1, triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ gồm giả định sau: Page of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 Giả thuyết rủi ro: - Khơng có cố bất thường xảy thiên tai, hỏa hoạn - Công ty khơng rơi vào tình trạng khủng hoảng tài trầm trọng, không bị thiếu hụt ngân sách, BTGĐ không thay đổi mục tiêu phạm vi triển khai Dự án Giả thuyết suất lao động: - Đội ngũ quản lý dự án có đủ kiến thức, lực chuyên môn để theo dõi xuyên suốt tiến trình thực dự án - Năng lực chun mơn nhà thầu đáp ứng mục tiêu dự kiến, đảm bảo khơng xảy tình trạng hủy hợp đồng, bồi thường hợp đồng đáp ứng nhu cầu PNJ đưa - Năng suất lao động thực tế suất lao động theo kế hoạch Giả thuyết việc tác động thị trường: - Khơng có thay đổi lớn quy mơ mục tiêu dự án - Các kênh truyền thông hoạt động nhanh chóng, hiệu quả, chất lượng đường truyền tốt - Các chi phí dành cho hoạt động dự án (mua máy móc, thiết bị…) khơng thay đổi nhiều trình triển khai dự án Page of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 PHẦN II: HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN I KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN TỔNG THỂ Sơ đồ Gant Kế hoạch tổng thể Page of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 Page of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 Trách nhiệm nhóm triển khai kế hoạch tổng thể Nhóm gồm thành viên sau: • Các thành viên nội bộ, thuộc công ty PNJ: 1) Lê Thị Phương Nhi (Nhóm trưởng 1) 2) Nguyễn Thái Trần Nam (thành viên) 3) Lê Hồng Thái (thành viên) • Các thành viên đối tác bên ngồi (Cơng ty phần mềm) 1) Bùi Văn Tuấn (thành viên) 2) Nguyễn Xn Sối (thành viên) Nhóm có nhiệm vụ thực phần việc “Triển khai Chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách” dự án Enterprise resource planing” – ERP Công ty PNJ chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám Đốc dự án tiến độ, chất lượng phần việc II KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN CHI TIẾT Sơ đồ Gant Kế hoạch chi tiết Page 10 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 Page 11 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 Cấu trúc phân việc – WBS: Triển khai Chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ 2.1 Tinh chỉnh chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ…theo yêu cầu PNJ: 2.1.1 Khảo sát trạng tiếp nhận yêu cầu từ PNJ chương trình hàng 2.1.2 Tinh chỉnh chương trình hàng 2.1.3 Khảo sát trạng tiếp nhận yêu cầu từ PNJ chương trình hàng hóa bạc 2.1.4 Tinh chỉnh chương trình hàng hóa bạc 2.1.5 Khảo sát trạng tiếp nhận yêu cầu từ PNJ chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ 2.1.6 Tinh chỉnh chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ 2.2 Test chương trình hàng hàng hóa bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách: 2.2.1 Test chương trình hàng 2.2.2 Test chương trình hàng hóa bạc 2.2.3 Test chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, đồng hồ, túi xách 2.3 Đào tạo triển khai cho hệ thống CH, CN 2.3.1 Báo cáo kết test đề xuất triển khai 2.3.2 Chuẩn bị tài liệu đào tạo 2.3.3 Thông báo cho hệ thống cửa hàng, chi nhánh 2.3.4 Tiến hành đào tạo tập trung 2.4 Triển khai thử nghiệm chương trình hàng cho số cửa hàng đại diện: 2.4.1 Lập danh sách đơn vị hàng để triển khai kế hoạch thực 2.4.2 Thông báo cho cho đơn vị chọn 2.4.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho đơn vị 2.4.4 Theo dõi hỗ trợ đơn vị triển khai 2.4.5 Các đơn vị tiến hành báo cáo kết triển khai 2.4.6 Nhóm dự án tiến hành tổng hợp đề xuất thời gian triển khai thức 2.5 Triển khai thử nghiệm hàng hóa bạc cho hệ thống hàng chuyên bạc: 2.5.1 Lập danh sách CH chuyên bạc để triển khai kế hoạch thực 2.5.2 Thông báo cho CH chọn 2.5.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho đơn vị 2.5.4 Theo dõi hỗ trợ đơn vị triển khai 2.5.5 Các đơn vị tiến hành báo cáo kết triển khai 2.5.6 Nhóm dự án tiến hành tổng hợp đề xuất thời gian triển khai thức Page 12 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 2.6 Triển khai thử nghiệm hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ 2.6.1 Lập danh sách cửa hàng có bán hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ để triển khai lập kế hoạch thực 2.6.2 Thông báo cho cửa hàng chọn 2.6.3 Chuyển số dư đầu kỳ cho đơn vị 2.6.4 Theo dõi hỗ trợ đơn vị triển khai 2.6.5 Các đơn vị tiến hành báo cáo kết triển khai 2.6.6 Nhóm dự án tiến hành tổng hợp đề xuất thời gian triển khai thức 2.7 Triển khai thức chương trình hàng món, bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ Page 13 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 3) Tự điển WBS: WBS 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.2 2.2.1 Tinh chỉnh chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ… theo yêu cầu PNJ Khảo sát trạng tiếp nhận yêu cầu từ PNJ chương trình hàng Tinh chỉnh chương trình hàng Khảo sát trạng tiếp nhận yêu cầu từ PNJ chương trình hàng hóa bạc Tinh chỉnh chương trình hàng hóa bạc Khảo sát trạng tiếp nhận yêu cầu từ PNJ chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ Tinh chỉnh chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ Test chương trình hàng hàng hóa bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách Các chức chương trình phản ánh yêu cầu PNJ Test chương trình hàng Hiểu rõ u cầu cần quản lý chương trình hàng PNJ Hồn thiện chương trình Hiểu rõ yêu cầu cần quản lý chương trình hàng bạc PNJ Hồn thiện chương trình Hiểu rõ yêu cầu cần quản lý chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ PNJ Ngân sách (triệu) Tuấn 14 96 Soái Soái 30 Tuấn Tuấn 25 Soái 26 Nhi Kết kỳ vọng Thời gian thực (ngày) Sối Cơng việc Người chịu trách nhiệm 14 64 Nhi 20 Yếu tổ rủi ro Hồn thiện chương trình Đáp ứng u cầu tương ứng đưa Đáp ứng yêu cầu hàng đưa buổi khảo sát Page 14 of 25 Quản Trị Dự Án WBS Cơng việc 2.2.2 Test chương trình hàng hóa bạc 2.2.3 Test chương trình hàng hóa Yabling, Jemma, đồng hồ, túi xách 2.3 Đào tạo triển khai cho hệ thống CH, CN 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 Báo cáo kết test đề xuất triển khai Chuẩn bị tài liệu đào tạo Thông báo cho hệ thống cửa hàng, chi nhánh Tiến hành đào tạo tập trung Triển khai thử nghiệm chương trình hàng cho số cửa hàng đại diện Lập danh sách đơn vị hàng để triển khai kế hoạch thực Thông báo cho cho đơn vị chọn Chuyển số dư đầu kỳ cho đơn vị Nhóm 10-VB2K13 Người chịu trách nhiệm Thời gian thực (ngày) Ngân sách (triệu) Nam 21 Nhi 23 Các Cửa hàng trưởng, Kế toán cửa hàng, chi nhánh thao tác thực tốt chương trình Nam 32 Báo cáo thời gian qui định Nhi 1 Đảm bảo đầy đủ tài liệu Đảm bảo thông tin cửa hàng chi nhánh tiếp nhận Tất cửa hàng trưởng Kế toán cửa hàng đào tạo Các cửa hàng chọn tiến hành triển khai thử nghiệm song song hai chương trình cách nghiêm túc Tuấn 20 Nam 1 Thái 10 Thái 28 224 Nhi Thái Nam 154 Kết kỳ vọng Đáp ứng yêu cầu hàng bạc đưa buổi khảo sát Đáp ứng yêu cầu hàng Yabling, Jemma, đồng hồ, túi xách đưa buổi khảo sát Chọn đơn vị đáp ứng điều kiện chương trình đưa Đảm bảo thông tin cửa hàng chi nhánh tiếp nhận Đảm bảo tất số dư đầu chương trình hàng từ chương trình cũ chuyển sang chương trình Yếu tổ rủi ro Page 15 of 25 Quản Trị Dự Án WBS 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.6 Công việc Theo dõi hỗ trợ đơn vị triển khai Các đơn vị tiến hành báo cáo kết triển khai Nhóm dự án tiến hành tổng hợp đề xuất thời gian triển khai thức Triển khai thử nghiệm hàng hóa bạc cho hệ thống hàng chuyên bạc Lập danh sách CH chuyên bạc để triển khai kế hoạch thực Thông báo cho CH chọn Chuyển số dư đầu kỳ cho đơn vị Theo dõi hỗ trợ đơn vị triển khai Các đơn vị tiến hành báo cáo kết triển khai Nhóm dự án tiến hành tổng hợp đề xuất thời gian triển khai thức Triển khai thử nghiệm hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, Nhóm 10-VB2K13 Người chịu trách nhiệm Thời gian thực (ngày) Ngân sách (triệu) Hỗ trợ kịp thời Tuấn 19 50 Đúng thời gian qui định Thái Nhi Nhi 21 120 Nhi Nam Tuấn 103 Hỗ trợ kịp thời Nhi 10 Đúng thời gian qui định Soái Thái Nam 28 192 Kết kỳ vọng Thống thời gian triển khai thức cho mãng hàng hóa phân cơng Các cửa hàng chun bạc tiến hành triển khai thử nghiệm song song hai chương trình cách nghiêm túc Lập danh sách kế hoạch triển khai cách đầy đủ hợp lý Đảm bảo thông tin cửa hàng chi nhánh tiếp nhận Đảm bảo tất số dư đầu chương trình hàng từ chương trình cũ chuyển sang chương trình Thống thời gian triển khai thức cho mãng hàng hóa phân cơng Các cửa hàng bán Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ tiến hành triển khai thử Yếu tổ rủi ro Page 16 of 25 Quản Trị Dự Án WBS Công việc đồng hồ 2.6.3 Lập danh sách cửa hàng có bán hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ để triển khai lập kế hoạch thực Thông báo cho cửa hàng chọn Chuyển số dư đầu kỳ cho đơn vị 2.6.4 Theo dõi hỗ trợ đơn vị triển khai 2.6.1 2.6.2 2.6.5 2.6.6 2.7 Các đơn vị tiến hành báo cáo kết triển khai Nhóm dự án tiến hành tổng hợp đề xuất thời gian triển khai thức Triển khai thức chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma… Nhóm 10-VB2K13 Người chịu trách nhiệm Thời gian thực (ngày) Ngân sách (triệu) Nhi Thái Soái 176 Hỗ trợ kịp thời Nam 18 10 Đúng thời gian qui định Tuấn Nhi Nhi Vô hạn Kết kỳ vọng Yếu tổ rủi ro nghiệm song song hai chương trình cách nghiêm túc Lập danh sách kế hoạch triển khai cách đầy đủ hợp lý Đảm bảo thông tin cửa hàng chi nhánh tiếp nhận Đảm bảo tất số dư đầu chương trình hàng từ chương trình cũ chuyển sang chương trình Thống thời gian triển khai thức cho mãng hàng hóa phân cơng Tất đơn vị liên quan triển khai thức chương trình phần mềm theo kế hoạch đề Page 17 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 III HOẠCH ĐINH NGUỒN NHÂN LỰC Sơ đồ hoạch định nguồn nhân lực cho dự án LỊCH TRÌNH BAN ĐẦU Công việc Công việc tiền A B C D E F H Thời gian thực Nhân công 2 4 Nh ân lực Công việc 3 15 5 5 5 14 15 4 4 4 4 4 5 5 Giới hạn nguồn lực IV 2 12 2 4 5 A; B C D E F Nhu cầu nhân lực Thời gian (tuần) 1 9 10 Thời gian (tuần) 11 12 13 HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍ: Chi phí Thời gian (tuần) 10 11 12 13 14 Page 18 of 25 15 Quản Trị Dự Án A B C D E F H 96 64 32 224 120 192 Chi phí chi phí (triệu) 48 Nhóm 10-VB2K13 48 32 32 32 56 56 56 56 40 40 40 48 48 128 16 192 248 30 36 41 456 49 53 48 48 48 584 63 68 728 Ước lượng chi phí Thời gian (tuần) Sơ đồ trách nhiệm: Page 19 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 Các thành viên đội dự án WBS Các thành viên (đối tác bên ngoài) (nội Cơng ty) Nhóm trưởng: Trần Hồng Phương Nam Thái Văn Tuấn Xuân Soái R S Nhi 2.1 Tinh chỉnh chương trình hàng món, hàng hóa bạc, C Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ…theo yêu cầu PNJ 2.2 Test chương trình hàng hàng hóa bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi R S S C C R S S S R C R S S C S R S C R S S S xách 2.3 Đào tạo triển khai cho hệ thống CH, CN S 2.4 Triển khai thử nghiệm chương trình hàng cho số cửa hàng đại diện 2.5 Triển khai thử nghiệm hàng hóa bạc cho hệ thống hàng chuyên bạc 2.6 Triển khai thử nghiệm hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ 2.7 Triển khai thức chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma… S Page 20 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 C = Consult (Tư vấn) R = Responsible (Trách nhiệm) S = Support (Hỗ trợ) 1) Sơ đồ mạng AON dự án: Thời Số gian nhân thực công yêu ( tuần) cầu - 2 B A 2 C A, B D C 4 E D F E Kí hiệu việc cơng có việc Cơng việc STT Cơng trước A 2.1 Tinh chỉnh chương trình hàng món, hàng hóa bạc, Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ…theo yêu cầu PNJ 2.2 Test chương trình hàng hàng hóa bạc, Jabling, Jemma, đồng hồ, túi xách 2.3 Đào tạo triển khai cho hệ thống CH, CN 2.4 Triển khai thử nghiệm chương trình hàng cho số cửa hàng đại diện 2.5 Triển khai thử nghiệm hàng hóa bạc cho hệ thống hàng chuyên bạc 2.6 Triển khai thử nghiệm hàng hóa Yabling, Jemma, túi xách, đồng hồ B 5 C 5 D 10 12 E 13 16 Page 21 of 25 F 10 12 13 16 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 2 A PHẦN III: KIỂM SOÁT DỰ ÁN I QUY ĐỊNH THỜI GIAN BÁO CÁO: Để đảm bảo dự án hoàn thành theo kế hoạch chi tiết đề ra, tuần thành viên tổ phải tiến hành báo cáo kết công việc triển khai tuần vừa qua cho Trưởng nhóm quản lý trực tiếp Ngồi ra, trường hợp đột xuất, gặp phải tình bất ngờ khơng giải được, gây ảnh hưởng đến tiến độ chung Dự án, thành viên phải báo cáo vấn đề cho Trưởng nhóm quản lý trực tiếp để giải kịp thời II MỘT SỐ BÁO CÁO: TIẾN ĐỘ, CHI PHÍ, CHẤT LƯỢNG CỦA NHÓM TRIỂN KHAI Báo cáo tiến độ, chi phí thực tế dự án: Từ ngày 10/10/2011 đến ngày 28/12/2011 BÁO CÁO TIẾN ĐỘ, CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẾN NGÀY 28/12/2011 Công việc A B Kế hoạch Thời gian (tuần) 2 2 10 11 12 13 Chi phí Chi phí Thực tế KH thực tế 100% 100% 96 96 100% 100% 64 96 15 Page 22 of 25 Quản Trị Dự Án C Nhóm 10-VB2K13 D 100% E F H 5 5 5 32 32 100% 4 4 100% 50% 112 112 0% 0% 0% 0% 0 0 Kế hoạch Thực tế Dựa vào kết báo cáo ta thấy tiến độ chi phí dự án tăng, từ bắt đầu dự án bị trễ tuần, Công việc B triển khai chậm so với kế hoạch tuần Chính điều ảnh hưởng đến tồn thời gian bắt đầu hoạt động dự án thời gian hoàn thành dự án Như ta thấy, toàn hoạt động dự án bị găng, đó, dù cơng việc E F triển khai thời gian tới dự án bị trễ tuần Chúng ta điều chỉnh kế hoạch cách tăng tốc nguồn lực có giới hạn (chỉ 05 người) thời gian dự trữ toàn phần tất hoạt động từ bắt đầu dự án PHẦN IV: KẾT LUẬN I NHẬN XÉT – ĐÁNH GIÁ Khi ứng dụng ERP doanh nghiệp (DN) có nhiều lợi ích Năng suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác PNJ có khả kiểm sốt tốt hạn mức tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả tối ưu hóa nguồn lực nguyên vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Các thông tin PNJ tập trung, đầy đủ, kịp thời có khả chia sẻ cho đối tượng cần sử dụng thông tin khách hàng, đối tác, cổ đông Khách hàng hài lòng việc giao hàng thực xác hạn Ứng dụng ERP đồng nghĩa với việc tổ chức lại hoạt động PNJ theo quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, Page 23 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng lực cạnh tranh phát triển thương hiệu PNJ Trên thực tế việc triển khai dự án công ty Việt Nam nói chung PNJ nói riêng đa phần bị chậm tiến độ thiếu hợp tác vài cá nhân bảo thủ tải cơng việc Ngồi thực tế triển khai ln ln có khó khăn định cán phụ trách nghỉ ngang phát sinh tình huồng ngồi dự đốn Tất yếu tố góp phần làm tăng chi phí dự án, nghiêm trọng làm giảm chất lượng dự án bị thất bại Ứng dụng ERP xu tất yếu, công cụ quan trọng để PNJ nâng cao lực cạnh tranh, đồng thời giúp PNJ tiếp cận tốt với tiêu chuẩn quốc tế Một DN ứng dụng từ quy mơ cịn nhỏ có thuận lợi dễ triển khai DN sớm vào nề nếp DN chậm trễ ứng dụng ERP, DN tự gây khó khăn cho tạo lợi cho đối thủ Tuy nhiên, ứng dụng ERP dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để ứng dụng thành công như: nhận thức tâm cao ban lãnh đạo DN; cần xác định đắn mục tiêu, phạm vi bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp Trên thực tế việc triển khai ERP PNJ hoàn tất đưa vào sử dụng phần có đóng góp to lớn cho công việc thực tế so với chưa ứng dụng ERP sau • Trước ứng dụng - Báo cáo văn - Nhập hàng lưu trữ tồn kho thủ công - Hạn chế việc phân tích kinh doanh trao đổi thông tin phận Phát sinh nhiều phụ phí nguồn nhân lực khơng cần thiết • Sau ứng dụng ERP - Báo cáo trực tiếp hệ thống liên thông - Tất cửa hàng chi nhánh cập nhập tức thời - Quản lý hàng hóa dễ dàng nhanh chóng, thuận tiện cho phân tích tình hình kinh doanh thời điểm - Tiết kiệm chi phí số phận khơng cần thiết Đối với nhóm triển khai dự án giai đoạn 1, nhìn chung, Dự án hồn thành khơng tiến độ chi phí thực tế vượt so với kế hoạch đề Nguyên Page 24 of 25 Quản Trị Dự Án Nhóm 10-VB2K13 nhân do, hoạch định kế hoạch triển khai dự án, nhóm bố trí cơng việc găng hồn tồn, khơng có thời gian dự trữ cho hoạt động II KIẾN NGHỊ CẢI TIẾN Cần phải văn nhằm hỗ trợ tích cực việc thu thập thơng tin liệu nhằm hồn tất dự án Cần có đội ngũ tư vấn giỏi thành viên ban dự án có lực chun mơn Để triển khai dự án tốt hơn, PNJ cần phải hoạch định rõ nguồn nhân lực cho giai đoạn cách chi tiết bố trí nhân cho phù hợp Cần lập lại kế hoạch triển khai chi tiết, tránh tình trạng găng tất công việc Page 25 of 25 ... trợ: Dự án ERP BTGĐ Công ty Hội Đồng Quản Trị PNJ thơng qua Do đó, nhà bảo trợ tài cho dự án BTGĐ Cơng ty Hội Đồng Quản Trị • Khách hàng Dự án: Mục tiêu dự án tin học hóa quản lý phân hệ Kế toán,... kiếm đối tác triển khai dự án ERP cho doanh nghiệp mình, đến tháng 10/2011, Công ty chọn nhà cung cấp phần mềm tiến hành triển khai dự án II SƠ LƯỢC VỀ CƠNG TY PNJ - Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần... CHO DỰ ÁN Các giả định đưa dựa nguyên tắc quản lý dự án để tạo điều kiện giảm bớt phần rủi ro dự án thực tốt Việc triển khai dự án ERP, giai đoạn 1, triển khai chương trình hàng món, hàng hóa bạc,