Đang tải... (xem toàn văn)
Đề tài phân tích hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Sao Kim Nha Trang Đề tài phân tích hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Sao Kim Nha Trang Đề tài phân tích hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Sao Kim Nha Trang Đề tài phân tích hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Sao Kim Nha Trang Đề tài phân tích hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Sao Kim Nha Trang
Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể Ban Giám Hiệu khoa Tự nhiên – Cao đẳng sư phạm Nha Trang đã tạo điều kiện cho em được làm Báo cáo thực tập nhận thức này, đây là một cơ hội tốt để cho em có thể thực hành các kỹ năng được học trên lớp và cũng giúp ích rất lớn để em ngày càng tự tin về bản thân mình hơn. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Cô Giáo – Giáo viên hướng dẫn Thạc sĩ Đoàn Huỳnh Cẩm Duyên trong suốt thời gian vừa qua đã không quản ngại khó khăn và đã nhiệt tình chỉ dạy, giúp đỡ để em có thể hoàn thành bài báo cáo này. Em xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộ các cán bộ nhân viên Công ty TNHH Sao Kim Nha Trang, đặc biệt là các Cô, Chú, Anh, Chị trong phòng nhân sự, những người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo và đã cho em nhiều kinh nghiêm quý báu trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể bạn bè, người thân, gia đình những người đã luôn luôn bên cạnh em, cỗ vũ tinh thần lớn lao và đã ủng hộ em trong suốt thời gian qua. Do thời gian làm báo cáo thực tập có hạn và em có nhiều kiến thức còn hạn chế nên trong quá trình thực hiện không tránh khỏi những sai sót, rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để giúp em hoàn thành báo cáo được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Nha Trang, ngày 01 tháng 03 năm 2014 SINH VIÊN Phạm Đức Chí Thiện Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 1 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN Người hướng dẫn Nguyễn Diệu Hương Huệ Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 2 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang MỤC LỤC Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 3 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang CHƯƠNG I: TÌM HIỂU THỰC TẾ TẠI CÔNG TY TNHH SAO KIM NHA TRANG 1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Sao Kim Nha Trang: Công ty TNHH Sao Kim Nha Trang là một công ty hoạt động trong các lĩnh vực cung cấp và phân phối các sản phẩm Công nghệ thông tin (CNTT). Qua 15 năm xây dựng và phát triển, Sao Kim Nha Trang đã đạt được nhiều thành công, được khách hàng và đối tác biết đến như một công ty máy tính chuyên nghiệp, uy tin tại thị trường Nha Trang, Khánh Hòa và các tỉnh trong khu vực. Với sự tìm tòi sáng tạo của Ban Giám đốc cùng với đội ngũ nhân viên trẻ trung đầy nhiệt huyết với công việc công ty đã đưa ra những phần mềm ứng dụng đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng và những hoạt động kinh doanh thành công đã thúc đẩy Ban lãnh đạo công ty mạnh dạn mở rộng quy mô của công ty, qua mỗi năm số lượng nhân viên của công ty đều tăng lên. Trong tương lai với những ý tưởng mạnh bạo trong kinh doanh và công nghệ cùng với sự nhiệt huyết và năng động, sáng tạo của các thành viên trong công ty, công ty TNHH Sao Kim Nha Trang chắc chắn đạt được những thành công nhất định. Tên pháp nhân, địa chỉ: Tên pháp nhân: Công ty TNHH Sao Kim Nha Trang. Địa chỉ: 72 Ngô Gia Tự, TP.Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa. Điện thoại: (058)3510885 – 3510886 – 0903557347 1.2 Chức năng và hoạt động của công ty: Công ty TNHH Sao Kim Nha Trang là một công ty kinh doanh các thiết bị tin học, viễn thông, chuyển giao công nghệ, thiết bị văn phòng. Các mặt hàng kinh doanh của công ty có hàm lượng công nghệ cao, luôn luôn thay đổi nên công ty thường xuyên nghiên cứu thị trường, nâng cao chất lượng kinh doanh nhằm chiếm lĩnh thị trường. Ngành nghề hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang Máy tính cá nhân: - Máy tính cá nhân các hãng Asus, Dell, Sony, Acer, Toshiba, Compaq – HP… - Phụ kiện Laptop - Tân từ điển - Sản phẩm Apple Máy tính để bàn: Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 4 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang - Máy bộ các hãng Sao Kim, All in one, Asus, Dell, HP – Compaq… - Máy chủ - Server Linh kiện chính: - Monitor, CPU, Mainboard, Ram, VGA, HDD - Ổ cứng, ODD - Ổ quang, Keyboard, Mouse, Power, Case… Linh kiện phụ: - USB, Webcam, Headphone, HDD External, Speaker, Bộ lưu điện… Thiết bị văn phòng: - Máy in các loại, máy Fax, máy Scan, máy chiếu, máy đa chức năng, máy photocopy, máy mã vạch, máy tính tiền… Thiết bị an ninh: - Camera IP, Camera Analog, Đầu ghi hình Camera, Thiết bị chống trộm, Thiết bị định vị, Cổng từ siêu thị… Thiết bị mạng: - ADSL, Access Point, Card Mạng, Switch, Cable Mạng, Tủ Server, Print Server… Phần mềm: - Phần mềm Sao Kim, Thiết kế Website, Phần mềm Microsoft, Phần mềm virus… 1.3 Cơ cấu, tổ chức của công ty *Sơ đồ tổ chức của công ty: 1.4 Hiện trạng tin học hóa của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang - Hiện công ty có 6 máy tính bàn cấu hình mạnh cho mỗi phòng và giám đốc. - Các máy được nối mạng nội bộ với nhau được thiết kế theo mạng hình sao (star). - Các máy được kết nối Internet để phục vụ công việc cập nhật thông tin hàng hóa, liên lạc thư điện tử… - Hệ điều hành cài cho các máy là hệ điều hành Window XP. Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 5 Giám đốc Phòng chăm sóc khách hàng Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng nhân sự Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang - Các phần mềm thông dụng trên máy tính: MS Word 2007, MS Excel 2007… bản quyền thuộc về Microsoft. - Phần mềm chuyên dụng phục vụ riêng hoạt động kinh doanh công ty: Phần mềm quản lý kho. - Đội ngũ nhân viên CNTT và nhân viên làm việc có trình độ Tin học bằng A và Cao đẳng trở lên. CHƯƠNG II: THỰC TẬP CHUYÊN MÔN TẠI CÔNG TY TNHH SAO KIM NHA TRANG 2.1 Khảo sát hệ thống quản lý nhân sự tại công ty TNHH Sao Kim Nha Trang: Công ty TNHH Sao Kim Nha Trang làm việc theo chế độ 7 ngày/ tuần, một ngày làm việc 8 tiếng. Ngoài ra, tùy theo tình hình công việc mà nhân viên công ty có thể làm them giờ, tùy theo sự điều động của giám đốc. Hiện nay công ty TNHH Sao Kim Nha Trang quản lý vấn đề nhân sự - tiền lương trên sổ sách giấy tờ và được chia làm 3 công đoạn chính đó là: - Quản lý hồ sơ nhân viên: Cập nhật và điều chỉnh hồ sơ nhân viên. - Quản lý chấm công: Cập nhật và điều chỉnh kết quả chấm công hàng tháng. - Quản lý lương: Tính lương và lập các báo cáo lương. Quản lý hồ sơ nhân viên: Công nhân khi vào làm việc tại công ty đều phải nộp hồ sơ xin việc bao gồm: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe. Khi được tuyển dụng thì phải thử việc trước một tháng. Tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70% lương. Nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì sẽ chính thức là nhân viên và được hưởng lương bình thường, nếu không được thì hoàn trả lại hồ sơ. Thông tin của nhân viên cần cập nhật vào sổ sách để quản lý gồm: họ tên , giới tính, ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ hiện tại, trình độ học vấn, ngày vào làm việc. Những thông tin trên được ghi chép trong sổ “ Danh sách Nhân viên“ có dạng như sau: STT Họ Tên Ngày Sinh Nơi Sinh Địa chỉ HT Trình độ HV Ngày vào LV … … … … … … … Quản lý chấm công: Công việc chấm công hàng ngày được ghi vào sổ theo dõi năng suất. Sau đó tổng hợp lại cuối mỗi tháng để làm cơ sở tính lương. Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 6 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Bảng theo dõi năng suất bao gồm: Họ tên, ngày tháng, số giờ làm, tổng sản phẩm bán. Bảng theo dõi năng suất sẽ được kiểm tra, đối chiếu với số lượng báo công xem có đúng hay không. Nếu không đúng sẽ điều chỉnh lại. Nếu đúng thì thực hiện tính lương cho công nhân theo bảng theo dõi năng suất. Bảng theo dõi năng suất có dạng: Ngày……/…… Họ tên Ngày tháng Số giờ làm Tổng số SP bán Quản lý lương: Công ty TNHH Sao Kim Nha Trang tính lương cho công nhân theo số giờ làm và số sản phẩm bán được. Công thức tính lương như sau: Lương cuối tháng = (Lương tính theo số giờ làm + thưởng) – lương tạm ứng. Lương tính theo số giờ công = (Số giờ * Hệ số lương * Lương cơ bản). Trong đó: - Số giờ: là số giờ nhân viên làm trong 1 ngày (không được thấp hơn 6 tiếng) - Hệ số lương, lương cơ bản: do giám đốc đề ra. - Thưởng: là số tiền mà nhân viên nào đó được nhận cuối mỗi tháng sau 1 tháng làm việc dưới sự quan sát và chấm công của quản lý nhân sự với thành tích xuất sắc dựa trên tổng số sản phẩm bán được hoặc có thể là số tiền thưởng các dịp lễ, Tết, tổng kết quý. - Tạm ứng: là số tiền nhân viên ứng trước trong tháng. Báo cáo lương hàng tháng bao gồm: - Bảng lương tạm ứng: dùng để phát lương tạm ứng giữa tháng. - Bảng lương cuối tháng: lương định kỳ trả cho nhân viên cuối mỗi tháng. Sau khi đã so sánh ghi chép về chấm công của nhân viên với quản lý nhân sự để tính toán thì số lương nhân viên được nhận hàng tháng sẽ ghi trong sổ lương có dạng: Lương tháng 2/2014: Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 7 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang STT Họ Tên Tạm ứng Thưởng Lương tháng Ký nhận … … … … … … 2.2 Xác định yêu cầu hệ thông: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công tu TNHH Sao Kim Nha Trang không phải là lớn nhưng số lượng người quản lý không nhiều và phải kiêm nhiệm trong khi đó việc quản lý nhân viên đang xử lý thủ công làm mất nhiều thời gian và quan trong là có thể nhầm lẫn. Quản lý nhân sự tiền lương trong công ty TNHH Sao Kim Nha Trang chỉ là một bộ phận công việc trong những công việc mà ban giám đốc phải làm. Nhưng hệ thống thông tin quản lý nhân sự lại đóng vai trò quan trọng vì không ai khác chính là những nhân viên giúp thu về lợi nhuận cho công ty. Qua hệ thống quản lý nhân sự ngoài quản lý lương bổng phải chính xác thì vấn đề theo dõi năng suất, tay nghề của kỹ thuật viên là rất quan trọng, vì qua đó giám đốc có thể chọn lựa đào tạo nhân viên của mình. Nhận xét tình hình thực tế: Chi tiết các công việc đã được nêu ra đã cho thấy rõ những thiếu xót trong quản lý nhân sự của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang: Việc theo dõi chấm công từng ngày và tính lương hàng tháng trên sổ sách giấy tờ không khó tránh khỏi những sai xót khi mà 1 tháng nhân viên có thể bán nhiều sản phẩm khác nhau. Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ quan trọng nhưng được thực hiện không hoàn chỉnh. Mà có báo cáo thì mỗi thành viên trong ban giám đốc (những thành viên trong gia đình) mới tiếp cận được đầy đủ thông tin. Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 8 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Nhược điểm Giải pháp - Chi phí về thời gian cho việc tìm kiếm, lưu trữ thông tin lớn, xử lý chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn, thông tin không đồng bộ. - Không đáp ứng kịp thời yêu cầu của ban giám đốc cho việc tìm thông tin nhanh. - Khối lượng hồ sơ lớn, việc cập nhật, lưu trữ, bổ sung, tra cứu… tiêu tốn nhiều về vật chất và con người. - Với sự phát triển bùng nổ của thông tin, vấn đề khai thác, xử lý thông tin… yêu cầu ngày càng cao, đòi hỏi chính xác, kịp thời, đầy đủ mà hệ thống thông tin hiện tại chưa đáp ứng được. - Xây dùng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, phù hợp với sự phát triển của công ty. - Giảm được các khâu xử lý thủ công, giảm số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí cả về vật chất lẫn con người song vẫn đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác. - Chương trình được thiết kế sao cho tìm kiếm nhanh chóng, giao diện thân thiện với người sử sụng, truy cập nhanh, cung cấp các bảng biểu với dữ liệu chính xác, đầy đủ, xử lý kịp thời các yêu cầu phát sinh. Yêu cầu về hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang: Hệ thống mới được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ tạo điều kiên chuyển đổi dễ dàng từ hệ thống quản lý thủ công sang hệ thống quản lý tin học hóa. Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 9 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang 2.3 Lợi ích tin học hóa và đánh giá tính khả thi của hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang: Lợi ích tin học hóa hệ thống thông tin quan lý nhân sự của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang: Dựa vào yêu cầu do công ty TNHH Sao Kim Nha Trang đưa ra, dựa vào thông tin thực tế đã cho thấy áp dụng tin học hóa trong quản lý nhân sự là cần thiết. Một khi hệ thống quản lý nhân sự của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang từ sổ sách giấy tờ, thủ công được tin học hóa thì những yêu cầu trên của hệ thống sẽ được đáp ứng một cách dễ dàng nhanh chóng. Mục đích chính của chương trình là giúp công tác quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Đánh giá tính khả thi hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang: Tính khả thi về kinh tế: * Chi phí kinh tế: - Phân tích và thiết kế hệ thống: 15 triệu - Thiết bị:1 máy in 3 triệu - Phần mềm: 15 triệu - Đào tạo: 2 triệu - Lắp đặt và bảo trì: miễn phí * Lợi ích kinh tế: - Tiết kiệm lao động: chỉ cần 1 người để thực hiện quản lý hệ thống. - Xử lý nhanh và hiệu quả hơn hệ thống hiện thời. - Có lợi cho việc quản lý. - Giảm sai sót tính toán. - Dễ dàng đưa ra các thống kê báo cáo. Tính khả thi về kỹ thuật: - Đối với công việc, hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ đòi hỏi về yêu cầu công việc hiện tại và tương lai. Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 10 [...]... và được tổng hợp từ các bảng chấm công, thưởng và tạm ứng Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 30 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Trả lương cho công nhân (trong phần Báo cáo) : Báo cáo chấm công: Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 31 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Báo cáo tạm ứng: CHƯƠNG V KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP Qua đợt thực tập vừa qua em đã thu được những kiến... lý nhân sự cũ của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang Tính khả thi về tổ chức: Hệ thống mới được xây dựng gần gũi với hệ thống cũ, các công việc gần như không thay đổi sẽ dễ dàng trong sử dụng 2.4 Quản lý dự án: Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 11 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH SAO KIM NHA TRANG 3.1 Lược đồ luồng... tin bảng chấm công Bảng chấm công Hồ sơ Hồ sơ Bảng chấm công Bảng chấm công Hồ sơ nhân viên Bảng chấm công Thông tin hồ sơ nhân viên Giám đốc 1.0 Quản lý hồ sơ nhân viên Thông tin hồ sơ Hồ sơ công nhân mới Lương Thông tin lương 4.0 Báo cáo quản lý Bảng chấm công Thông tin chấm công Hồ sơ nhân viên Thông tin nhân viên Tạm ứng Báo cáo lương Giám đốc Yêu cầu báo cáo Báo cáo 3.0 QL Lương Thực tập nhận thức... tạm ứng 4.3 Báo cáo lương Lương Thông tin chấm công Thông tin tạm ứng Thông tin lương Giám đốc Báo cáo chấm công Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 19 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Yêu cầu báo cáo chấm công Y/c BC tạm ứng BC tạm ứng Yêu cầu BC lương Báo cáo lương Lược đồ DFD mức 1: Báo cáo quản lý 3.2 Mô hình dữ liều thực thể ERD (Entity Relationship Diagram): Qua việc phân tích sơ... Quản lý nhân sự Bảng chấm công Theo mô tả hoạt động quản lý nhân sự của Công ty TNHH Sao Kim Nha Trang như ở trên, chi tiết các luồng dữ liệu vào ra hệ thống được mô tả trong sơ đồ DFD phân rã các mức như sau: Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 12 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 13 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang DFD mức 0 – Quản lý... Sư Phạm Nha Trang Yêu cầu tạm ứng Thông tin tạm ứng Yêu cầu thưởng Thông tin thưởng 3.3 Tính lương Thông tin tính lương Kết quả tính lương Hồ sơ nhân viên Bảng chấm công Thông tin nhân viên Thông tin chấm công Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 18 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Lược đồ DFD mức 1: Quản lý lương Bảng chấm công 4.1 Báo cáo chấm công 4.2 Báo cáo tạm ứng 4.3 Báo cáo lương... diện chính: Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 24 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Phần giao diện chính gồm các phần ứng với các nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty TNHH Sao Kim Nha Trang: - Quản lý hồ sơ nhân viên: để quản lý thông tin của nhân viên do bộ phận quản lý hồ sơ được sử dụng, chỉ có giám đốc và admin được sử dụng - Quản lý chấm công (chấm công theo giờ): để chấm công của... hồ sơ nhân viên Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 16 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang Bảng chấm công Quản lý nhân sự 2.1 Cập nhật bảng chấm công 2.2 Điều chỉnh bảng chấm công Bảng chấm công Yêu cầu điều chỉnh Bảng chấm công Thông tin trước điều chỉnh Thông tin sau điều chỉnh Lược đồ DFD mức 1: Quản lý chấm công: Bảng chấm công Giám đốc 3.1 Tạm ứng 3.2 Thưởng Lương Thực tập nhận thức Sinh... Phạm Nha Trang CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH SAO KIM NHA TRANG Thiết kế giao diện: Thiết kế giao diện là một phần quan trọng của hệ thống, bởi giao diện là hình ảnh đầu tiên mà người dùng quan sát được Giao diện thiết kế sao cho vừa đẹp mắt, vừa dễ hiểu khi nhìn và có thể biết được nó thực hiện công việc gì, giúp cho người sử dụng dễ dàng Vì vậy khi thiết kế giao... thông tin,… và các kiến thức khác Thực tập nhận thức Sinh Viên: Phạm Đức Chí Thiện 32 Trường Cao Đẳng Sư Phạm Nha Trang KẾT LUẬN Hệ thống thông tin mới được xây dựng không mục đích nào khác nhằm giảm đỡ công việc được thực hiện bởi con người, đồng thời công việc quản lý hệ thống cũng đơn giản hơn, cần ít thời gian, chính xác và hiệu quả cao hơn Trong khuôn khổ báo cáo thực tập với đề tài: “Phân tích và