Đang tải... (xem toàn văn)
Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Tên đơn vị : Công ty t vấn đầu t và thơng mại Tên giao dịch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANY Tên viết tắt : INTRACO Địa chỉ : 120B Hàng Trống Hoàn Kiếm Hà Nội Điện thoại : (84.4)8.285168/8.285617 Fax : (84.4)9.285795/8.287444 Email : intraco.vinashin@fpt.vn/mtc@fpt.vn Website : www.intmcvinashin.com.vn Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty t vấn đầu t và thơng mại Intraco 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nộibộ trong một công ty. 1.1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờng xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cở sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: a. Bảo vệ tài sản của đơn vị. Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể mất mát, có thể h hại và không đợc sử dụng hợp lý. Vì thế, kiểm soát nội bộ giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị mình. b. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý, từ đó ảnh hởng to lớn tới hoạt động của công ty. Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về hoạt động kinh doanh và phản ánh đầy đủ khách quan về nội dung hoạt động kinh tế và tài chính. c. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty, cũng phải tuân thủ những nguyên tắc, chính sách của Nhà nớc đề ra. Các chế độ pháp lý th- ờng xuyên đợc sửa đổi, bổ sung và có ảnh hởng vĩ mô đến hoạt động của doanh nghiệp. d. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý quyết định sự tồn tại của một doanh nghiệp. 1.2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB : Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng nh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: môi trờng kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. a. Môi trờng kiểm soát: 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố trong môi trờng kiểm soát: Đặc thù về quản lý. Cơ cấu tổ chức. Chính sách nhân sự. Công tác kế hoạch. Uỷ ban kiểm soát. Môi trờng bên ngoài Nh vậy môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp. b. Hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị. Và trong hệ thống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng hơn cả trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực. Sự phê chuẩn. Tính đầy đủ. Sự phân loại. Sự đánh giá. Tính đúng kỳ. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác. c. Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc phân công phân nhiệm. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. d. Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập đợc thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB. 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.3. Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ: Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ là giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả những mục tiêu đề ra. Vì vậy, hệ thống KSNB có một vị trí vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp. Với mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, hệ thống KSNB phát hiện đợc những thiệt hại, những sai sót, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản của đơn vị. Từ đó, hệ thống KSNB đề ra đợc những biện pháp để bảo vệ tài sản hữu hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp. Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin trong đơn vị. Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hởng nghiêm trọng tới hoạt động của đơn vị. Các nhà quản lý ko nắm bắt đợc hoạt động của công ty mình, từ đó đề ra những phơng hớng hoạt động sai lầm, đẩy công ty vào tình trạng có thể phá sản lúc nào không biết. Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống KSNB sẽ phát hiện ra những thông tin không chính xác, những thông tin không đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó xác định đợc tình hình của doanh nghiệp, từ đó sẽ xây dựng chiến lợc phát triển công ty hợp lý hơn. Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét đợc hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra đợc điểm yếu trong năng lực quản lý, làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Từ đó đa ra những biện pháp cải thiện tình hình đó. Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp. Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phát triển và đi đúng hớng kinh doanh, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng nh trong hoạt động của một doanh nghiệp. 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 2.1. Quá trình hình thành công ty. Công ty T vấn đầu t & Thơng mại là đơn vị thành viên của Tập đoàn kinh tế VINASHIN, một đơn vị có t cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập theo quyết định số: 40QĐ/TCCB-LĐ của Bộ giao thông vận tải ngày 11/5/1991, với tên gọi ban đầu là Công ty Đầu t và Phát triển đóng tàu Năm 1994, theo văn bản số 161/TB ngày 29/11/1994 về thông báo của Thủ tớng chính phủ cho phép thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc và quyết định số 2557/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ giao thông vận tải quyết định cho phép đổi tên thành Công ty T vấn và phát triển đóng tàu. Tháng 12/1995, Bộ xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề t vấn xây dựng, chức năng và nhiệm vụ của công ty đợc mở rộng. Theo quyết định số: 78QĐ/TCCB-LĐ ngày 28/4/2000 của Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam đổi tên thành công ty T vấn đầu t và Th- ơng mại. 2.2. Lĩnh vực hoạt động - T vấn xây dựng từ nhóm C đến nhóm A: Khảo sát địa chất, địa hình, khí tợng thuỷ văn. Lập dự án đầu t, thiết kế xây dựng, lập tổng dự toán các công trình xây dựng mới; mở rộng: cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầng trong ngành đóng tàu và các ngành khác. - Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dựng, lập hồ sơ mời thầu và phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp, thiết bị. - Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, dân dụng và xử lý nền móng công trình. - Về dịch vụ khác, xuất nhập khẩu vật t thiết bị, khai thác các nguồn hàng trong và ngoài nớc, tiến đến sản xuất thiết bị cho nhu cầu trong và ngoài ngành. Đại lý giới thiệu sản phẩm trang thiết bị tàu thuỷ cho hơn 15 hãng sản xuất nổi tiếng nớc ngoài.Công ty đã hợp tác thiết kế xây dựng với các hãng IMG- Đức; Viên t vấn thiết kế số 9- Thợng Hải- Trung Quốc; HandongE&C- Hàn Quốc. 2.3. Một số nét khái quát về công ty. Công ty T vấn Đầu t và thơng mại (INTRACO) trực thuộc tập đoàn kinh tế vinashin đợc thành lập ngày 11/5/1991, có chức năng nhiệm vụ chính là: T vấn xây dung, khảo sát địa chất-địa hình khí tợng thuỷ văn, lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi công, lập tổng dự toán các công trình 5 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 xây dung, mở rộng cải tạo các công trình, ngành công nghiệp tàu thuỷ và ngành công nghiệp khác. Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dung, lập hồ sơ mời thầu và xây dung các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp dân dụng, xử lý nền móng công trình. Ngoài ra còn thực hiện xuất nhập khẩu các thiết bị vật t tàu thuỷ và tiến tới sản xuất thiết bị phục vụ ngành đóng tàu. Vạn sự khởi đầu nan, những năm đầu thành lập INTRACO gặp không ít khó khăn do thực tế nền công nghiệp đất nớc lúc bấy giờ cha phát triển, cơ sở hạ tần các nhà máy đóng tàu còn thấp kém, công nghiệp đóng tàu còn lạc hậu, đội ngũ cán bộ kỹ s cha có nhiều kinh nghiệm. Trong khi đó, công tác t vấn xây dung muốn trởng thành đòi hỏi phải có thời gian dài và phải đợc thực hiện nhiều dự án. Những năm gần đây ngành CNTT Việt Nam đựoc sự quan tâm rất lớn của nhà nớc, nhng so với nhu cầu phát triển thì còn khoảng cách khá xa. Phần lớn các nhà máy đóng tàu đợc xây dung từ những thập kỷ 60,70 của thế kỷ trớc, hạ tầng cơ sở nghèo nàn, trang thiết bị lạc hậu công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang. Với vai trò là đơn vị chuyên t vấn, thiết kế xây dung, INTRACO đã có những đóng góp quan trọng. Để đáp ứng đợc chiến lợc phát triển của Vinashin cũng nh của INTRACO, đòi hỏi các dự án phải đảm bảo đợc yêu cầu kỹ thuật, chất lợng cao.INTRACO đã chuyên môn hoá các phòng ban nghiệp vụ, hợp tác với các chuyên gia giỏi trong và ngoài nớc để trau dồi, học hỏi kinh nghiệm đào tạo (IMG của Đức,HANDONG E&C của Hàn Quốc).Tổ chức đào tạo tại chỗ cho đội ngũ cán bộ kỹ s của công ty theo từng chủ đề cụ thể: Thiết kế đà tàu, triền tàu,ụ tàu, quy hoạch mặt bằng nhà máy đóng tàu,thiết kế cầu tàu trang trí, kè bờ, hệ thống kỹ thuật hạ tầng nhà máy đóng tàu. Hợp tác với các chuyên gia nớc ngoài trực tiếp tham gia vào cụ thể từng dự án, đào tạo cho đội ngũ kỹ s của công ty. Qua quá trình tham gia các dự án cùng với các chuyên gia giỏi, đội ngũ kỹ s đã có thể tự đảm nhận đợc công tác thiết kế đối với các dự án khác.Với cách làm nh vậy,INTRACO đã từng bớc giành đợc thế chủ động trong công tác t vấn. Đồng thời có điều kiện mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong lĩnh vực t vấn xây dung INTRACO đã tham gia vài chục dự án trong ngành đóng tàu với tổng mức lên tới hàng nghìn tỷ đồng, các dự án do INTRACO đảm nhận khi đa vào sử dụng đều phát huy tác dụng, tạo điều kiện giúp nhà máy tăng năng suất và hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh. INTRACO luôn luôn tuyển mộ các kỹ s chuyên ngành giỏi có nhiều kinh nghiệm. Hiện nay đội ngũ cán bộ kỹ s của Công ty 100 ngời. Năng lực INTRACO đã tự đảm nhận đợc công tác thiết kế tất cả các dự án của VINASHIN. Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã có uy tín cao đối với khách hàng trong và ngoài nớc, quan hệ và hợp tác tốt với nhiều khách hàng trên thế giới, đại lý trên 15 hãng sản xuất thiết bị tàu thuỷ. MộT số công trình công ty đ hoàn thành:ã 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 3. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty INTRACO: Cũng nh bất kỳ một doanh nghiệp nào, công ty INTRACO cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ riêng trong công ty. Hệ thống KSNB của công ty INTRACO đợc cấu thành bởi các yếu tố sau: - Môi trờng kiểm soát. - Hệ thống kế toán. - Thủ tục kiểm soát. 3.1. Môi trờng kiểm soát: Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB. 3.1.1. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: Cấp quản lý cao nhất của công ty INTRACO là giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp với tổng công ty, là ngời quyết định cuối cùng cho hoạt động của công ty. Có thể mô tả cơ cấu tổ chức của công ty theo sơ đồ dới đây: 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Giám đốc (Director) Phó giám đốc (Vice Director) Phó giám đốc (Vice Director) Phòng khảo sát (Servey Dept.) Phòng Thiết kế (Design) Phòng Qlý chất lợng (Quality Control Dept.) Phòng tài chính kế toán (Acc.& FinDept.) Phòng tổ chức (Person nel Dept.) Phòng dự án (Project Dept.) Phòng Kiến trúc (Architecture Dept.) Phòng quản lý thông tin (info. Management Dept.) Phòng Kế hoạch (Planning Dept.) Phòng kinh doanh & Đối ngoại (Foregn & Business Dept.) Phòng hành chính Tổng hợp (Geneal Admin Dept. G Trung tõm TM&XNK thit b thu ( Head of Marine Trading Center) G Xớ nghip cụng nghip & Xõy dng cụng trỡnh ( Head of Technology & Construction enterprise) G Chi nhỏnh Hi Phũng (Head of Branch in HaiPhong) Vn phũng ai din ti Tp H Chớ Minh ( Representative office in Hochiminh City) Cỏc liờn danh (Associntes) 2 Phũng ban (2 Dept.) Phũng d toỏn (Estimation Dept.) 3 Phũng ban (3 Dept.) 3 Phũng ban (3 Dept.) 10 [...]... Phơng hớng và biện pháp 24 nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ 24 i.Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nộibộ trong một công ty 29 1 Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) 29 2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB : 30 3 Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ: .31 II Quá trình hình thành và phát... không đi chệch hớng dự kiến và hoạt động hiệu quả hơn - Đội ngũ cán bộ nhân viên đợc tuyển chọn đầu vào một cách kỹ lỡng và đợc đào tạo liên tục để nâng cao hiệu quả làm việc góp phân nâng cao chất lợng công việc - Ngoài ra quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ đợc xác định rõ ràng bằng văn bản và truyền đạt rộng rãi trong công ty Mọi nhân viên phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ Trách... sai sót trong quá trình tính toán và ghi chép sổ sách 23 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Thiếu phòng ban kiểm soát nội bộ - Tổng công ty không thờng xuyên tổ chức thanh tra đối với các chi nhánh 5 Phơng hớng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty t vân đầu t và thơng mại tuy cha có hệ thống kiểm soát nội bộ nhng chính ngay trong việc phân... thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ của một công ty nói chung và của INTRACO nói riêng chính là hệ thống kế toán Hệ thống kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Từ đó, chúng ta có thể nhận thấy hệ thống kế toán... yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB 3 Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ: Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ là giúp doanh... trờng kiểm soát: Đặc thù về quản lý Cơ cấu tổ chức Chính sách nhân sự Công tác kế hoạch Uỷ ban kiểm soát Môi trờng bên ngoài Nh vậy môI trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp b Hệ thống kế toán Hệ thống. .. cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ riêng trong công ty Hệ thống KSNB của công ty INTRACO đợc cấu thành bởi các yếu tố sau: - Môi trờng kiểm soát - Hệ thống kế toán - Thủ tục kiểm soát 1 Môi trờng kiểm soát: MôI trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môI trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB a Cơ cấu tổ chức quản lý... hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: môI trờng kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ a Môi trờng kiểm soát: Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình... hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục đợc thiết lập nhằm đạt đợc bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thờng xuyên của các đơn vị, tổ chức và. .. .5 3 Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty INTRACO: 9 3.1 Môi trờng kiểm soát: 9 3.2 Hệ thống kế toán: 12 Phiếu chi 14 3.3 Các thủ tục kiểm soát: 21 4 Đánh giá hệ thống KSNB .22 của công ty INTRACO: .22 Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tơng đối thông thờng và đơn giản Trong đó có những mặt mạnh và mặt yếu riêng
