I.PHẦN MỜ ĐẦU 1. BỐI CẢNH CỦA ĐỀ TÀI Hòa trong xu thế đổi mới từng bước tiến lên công nghiệp hóa - hiện đại hóa của đất nước, ngành GD - ĐT nước ta không ngừng phát triển để đáp ứng những yêu cầu trong thời kỳ mới. Thực hiện chủ trương của Đảng về việc “Nâng cao năng lực, bồi dưỡng nhân tài, lấy khoa học kỹ thuật và công nghệ làm trung tâm”, yêu cầu cấp bách hàng đầu đặt ra với công tác giáo dục đào tạo là cần phải xây dựng, bồi dưỡng một đội ngũ chủ nhân tương lai của đất nước xứng tầm, để đưa đất nước tránh khỏi tình trạng tụt hậu về mọi mặt so với các nước trong khu vực và trên thế giới. Thực hiện chỉ thị số 47/2008/CT-BGDĐT ngày 14 tháng 8 năm 2008 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về nhiệm vụ trọng tâm của Giáo dục Mầm non, giáo dục phổ thông, giáo dục thường xuyên và giáo dục chuyên nghiệp. Nhà trường đã tiến hành triển khai thực hiện từ năm học 2008-2009 đến nay. Năm học 2013 - 2014 vẫn tiếp tục được xác định là "Năm học đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đổi mới quản lý tài chính và triển khai phong trào xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực". Để hưởng ứng chủ đề năm học nhằm thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ trọng tâm trong năm học 2013 - 2014 và các năm học tiếp theo, trường THCS Giục Tượng đã tích cực triển khai và tổ chức thực hiện có hiệu quả các nội dung trọng tâm của năm học, trong đó có lĩnh vực ứng dụng CNTT trong quản lý và giảng dạy. Đặc biệc là lĩnh vực văn thư và lưu trữ hồ sơ của nhà trường. 2. Lý do chọn đề tài: Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường , tôi nhận thấy : khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin tư liệu đã xử lý đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế , nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời , đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tư liệu lưu trữ . 1 Công việc nhà trường được tiến hành nhanh hay chậm là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tư liệu có được cẩn thận, sắp xếp có khoa học hay không. Hồ sơ quản lý các văn bản, công văn đi, đến, các loại hồ sơ có liên quan đến thông tin cán bộ giáo viên và học sinh được lưu trữ qua nhiều năm, thông tin và số lượng hồ sơ tăng lên rất nhiều, với hình thức lưu trữ truyền thống là viết trên giấy. Hiện nay, các hồ sơ quản lý của nhà trường còn được tăng cường thêm cách lưu trữ khác đó là lưu thêm trên máy tính. Tuy cách lưu thêm hồ sơ trên máy tính góp phần quản lý hồ sơ cập nhật và xử lý thông tin nhanh chống, chính xác, kịp thời nhưng vẫn không đảm bảo dữ liệu sẽ không bị mất. Vì máy tính có thể bị virus, hỏng ổ cứng chứa dữ liệu… Vì vậy, với một cán bộ văn thư và lưu trữ dữ liệu, qua nhiều năm kinh nghiệm trong công tác văn thư và lưu trữ, tôi đã quyết định nghiên cứu tìm tòi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn thư và đó cũng là lý do chọn đề tài "Một số biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin". 3. Phạm vi và đối tượng của đề tài -Phạm vi: Đề tài nghiên cứu các biện pháp quản lý hồ hơ, công văn đi, đến, các văn bản nhà trường bằng ứng dụng công nghệ thông tin. đề tài này áp dụng được cho tất cả các trường học trong tỉnh về lĩnh vực quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ. -Đối tượng: Được nhà trường phân công nhiệm vụ văn thư, có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, cập nhật và xử lý các công văn đi, đến, các loại hồ sơ lưu trữ có liên quan đến cán bộ giáo viên và học sinh. Lưu trữ và bảo quản qua nhiều năm. Việc nghiên cứu tìm biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin nhằm bảo quản tốt các loại hồ sơ lâu dài, an toàn và tiết kiệm thời gian, không sợ bị mất tư liệu, tài liệu, hồ sơ khi cần thiết. 4. Mục đích của sáng kiến kinh nghiệm -Qua hai năm quản lý hồ sơ văn thư-lưu trữ tôi nhận thấy việc ứng dụng CNTT trong việc thực hiện công tác văn thư - lưu trữ nhằm bảo quản hồ sơ mang tính khoa học, dễ truy tìm, dễ phục hồi dữ liệu, hồ sơ lưu trữ qua nhiều năm đảm bảo tính lâu dài. 5. Sơ lược những điểm mới cơ bản nhất trong kết quả nghiên cứu. 2 -Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, lưu trữ dữ liệu. Ngoài việc lưu trữ hồ sơ, dữ liệu trên giấy, còn lưu trữ dữ liệu trên máy vi tính và đặc biệt là trên mạng internet với dung lượng lớn hàng chục Gh để rất tiện lợi cập nhật thông tin, xem hồ sơ lưu trữ văn thư của nhà trường mọi lúc, mọi nơi trên mạng internet thông qua trang website quản lý của nhà mạng. -Quản lý hồ sơ trên máy tính sắp xếp các Folder như thế nào mang tính khoa học và dễ tìm. -Trang website này cho phép chúng ta đưa dữ liệu lên bảo mật có User password và cho phép tải về máy một cách dễ dàng. 6. Khẳng định tính sáng tạo về khoa học thực tiễn của vấn đề. -Để viết sáng kiến kinh nghiệm này tôi đã tìm tòi nghiên cứu các tài liệu về quản lý hồ sơ văn thư lưu trữ, cách lưu trữ trên các trang mạng xã hội. Qua kinh nghiệm hai năm lưu trữ hồ sơ văn thư vừa qua đã chứng minh tính hiệu quả trong cách bảo quản, bảo mật, khoa học, lâu dài, rút ngắn thời gian tìm kiếm, phục hồi các loại hồ sơ khi cần. II. Phần nội dung 1. Cơ sở lý luận của vấn đề. -Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. -Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư – lưu trữ nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư nhà trường nên 3 trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp hữu hiệu nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý đơn vị. -Tài liệu văn thư quản lý lưu trữ đòi hỏi phải bảo mật, toàn vẹn, đảm bảo tính lâu dài, có thể phục hồi khi cần thiết. Trong quá trình lưu trữ trên giấy, trên máy vi tính có thể bị hỏng, mất với nhiều lý do. -Để thực hiện tốt công tác quản lý công văn đi-đến, các loại hồ sơ nhà trường quản lý về nhân sự, báo cáo cấp dưới, cấp trên, các loại hồ sơ khác…một cách khoa học, bảo mật, bảo quản lâu dài cần phải có sự nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới trong quản lý đó là ứng dụng công nghệ thông tin. Vì thế tôi mạnh dạng tìm và ứng dụng internet thông qua trang mạng để lưu trữ dữ liệu. 2. Thực trạng của vấn đề -Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. -Nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư hành chính là rất đa dạng như: quản lý công văn đi, quản lý công văn đến, đánh máy các loại văn bản, quản lý hồ sơ học sinh và hồ sơ giáo viên và còn nhiều loại hồ sơ khác nên việc quản lý, lưu trữ trong những năm đầu mới đảm nhận còn rất lúng túng, thiếu tính khoa học và đặc biệt nhược điểm ở đây là chỉ quản lý trên giấy và trên máy tính nên còn gặp khó khăn về thời gian tìm kiếm dữ liệu, dữ liệu có thể bị mất bất cứ lúc nào, không thể phục hồi được với nhiều nguyên nhân như giấy lưu lâu ngày bị hỏng do chất liệu giấy, côn trùng cắn, mất do thất lạc. Còn dữ liệu lưu trên máy vi tính cũng không đảm bảo an toàn vì có thể bị virus, ổ cứng bị hỏng. -Từ thực trạng trên tôi mạnh dạng tìm tòi, nghiên cứu qua các tư liệu trên các 4 trang mạng xã hội và tìm ra được "Biện pháp quản lý hồ sơ văn thư, lưu trữ bằng công nghệ thông tin", đảm bảo an toàn, bảo mật, tiện lợi trong cập nhật thông tin bất cứ lúc nào, mọi lúc, mọi nơi. Đó chính là ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý mà đặc biệt là ứng dụng trang website để lưu trữ. 3. Biện pháp tiến hành đề giải quyết vấn đề -Từ thực trang đã nêu, tôi đã nghiên cứu và tìm ra giải pháp áp dụng có hiệu quả, khoa học và đặc biệt là mang tính bảo quản lâu dài. Cụ thể: a) Trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng sử dụng các thiết bị tin học là điều kiện cần và đủ đối với người quản lý hồ sơ lưu trữ. Ban giám hiệu nhà trường phải là người tiên phong, gương mẫu trong việc tự trau dồi vốn kiến thức tin học và kỹ năng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà trường đồng thời động viên, khuyến khích cán bộ văn thư tích cực tự học để trang bị cho mình những kỹ năng cơ bản nhất về CNTT. b) Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất: Hầu hết trong các trường học hiện nay, công tác lưu trữ được thực hiện một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành. Nhưng phương pháp lưu trữ truyền thống bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số văn bản đến, sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu). Do đặc thù hiện nay, hầu như tất cả văn bản đến đều hành, chỉ đạo của cấp trên, nhất là Phòng Giáo dục và Đào tạo đều được gửi qua hộp thư điện tử có kèm theo file văn bản. Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ văn bản để dễ tìm kiếm và nhanh chóng tôi sử dụng phương pháp đơn giản: Tạo thư mục để chứa các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử). Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến. (Sổ văn bản đến 2013.xls) 5 - Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương ứng trong thư mục chức văn bản đã nhận. - Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. ví dụ ta muốn tìm văn bản của Phòng, Sở, hoặc nơi nào khác… ta vào cột nơi phát hành bấm vào mũi tên sổ xuống chọn Phòng, Sở …. thì file sẽ lọc ra những văn bản chỉ của Phòng, hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào… - Sau đó muốn tìm văn bản, ta mở file “Sổ văn bản đến 2013”, vào Edit, chọn (Find) -Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nhấp chuột vào Find Next, từ tìm được sẽ được nhấp chọn vào. Sau đó vào liên kết để mở file cần tìm. 6 Ngoài việc ứng dụng phần mềm Excel để quản lý và tìm kiếm dữ liệu, tôi còn thực hiện công tác quản lý hồ sơ trên máy tính theo hàng tháng bằng cách tạo hộp Folder đặt tên theo năm học, trong năm học đó tôi quản lý theo từng tháng, ví dụ: tháng 8 đầu năm học công việc là lập danh sách bố lớp, các công văn đi-đến, tất cả các dữ liệu thông tin có liên quan trong tháng 8 đều được lưu vào Folder tháng 8. Đến khi kết thúc tháng là khóa lại và tạo Folder tiếp tháng 9 tiếp theo. Vì trong ngành các hoạt động hàng năm học đều theo chủ đề gần giống nhau, qua cách làm trên cho thấy khi cần dữ liệu lưu trữ ở tháng nào thì chỉ cần mở hộp Folder vào tháng đó của năm học đó sẽ tìm được ngay. Và đặc biệt là lấy tài liệu tham khảo từ năm trước trong tháng áp dụng cho năm sau cũng trong tháng đó, việc truy tìm tài liệu tham khảo rất nhanh. Với biện pháp ứng dụng tin học trong quản lý hồ sơ đã góp phần tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tạo nên tính khoa học trong công tác quản lý. c) Biện pháp quản lý hồ sơ-lưu trữ thông qua mạng trang Website. Ngoài việc quản lý hồ sơ trên giấy, tôi còn tìm hiểu, nghiên cứu trên mạng và tìm ra được một trang website cho phép chúng ta lưu trữ dữ liệu trực tiếp trên mạng với dụng lượng chứa dữ liệu tương đối lớn, đặc biệt là đảm bảo. tính bảo mật trong quá trình đưa dữ liệu lên, cách sử dụng giao diện và hình thức như một máy vi tính. chứa các file tài liệu. Đó là trang website http://www.4shared.com/ Trang website này cho phép chúng ta lưu trữ bất cứ file dữ liệu nào với dung lượng tải lên hàng trăm Mb đến 1 vài Gh. Cách lưu dữ liệu trên website : Bước 1: Tạo website bằng cách vào trang www.google.com.vn nhập địa chỉ: 4Shared.com danh mục trên trang website hiện ra ta Click chuột chọn mục: 4shared . com - free file sharing and storage 7 Trang web tiếp theo sẽ hiện ra và ta tiếp tục chọn mục đăng nhập và password bảo mật, điều này giúp bảo mật dữ liệu không để người khác vào xem, xóa dữ liệu của mình. Chú ý: Để vào được trang web này ta phải có mail yahoo.com.vn và đăng kí vào trang website 4shared.com để lưu dữ liệu. Sau khi nhập xong mail và mật khẩu ta được vào trang website để lưu dữ liệu lên trang web. 8 Giao diện sử dụng tương tự như trên máy vi tính cá nhân như tạo hộp folder chứa file dữ liệu, xóa file, hộp folder khi không cần thiết. Cho phép chúng ta tải dữ liệu lên và đưa dữ liệu về máy tính cá nhân dễ dàng. Bước 2: Ta sắp xếp dữ liệu trên máy vi tính cá nhân trình tự folder đặt tên theo từng tháng, trong mỗi tháng ta tạo các folder dữ liệu như folder chứa văn bản công văn đến, folder chứa công văn đi, folder chứa các dữ liệu cần xử lý và đã xử lý, các dữ liệu chuyên môn, quản lý nhân sự…Các folder hàng tháng phải tạo riêng biệt, mục đích để biết trong tháng văn thư đã làm những công việc gì, gồm những văn bản nào để dễ tìm kiếm, đồng thời dễ dàng đưa dữ liệu lên trang web để lưu. Bước 3: Ta mở trang web 4shared.com vào trang lưu dữ liệu và Click vào mục tải lên tập tin hoặc tải lên thư mục để đưa dữ liệu lên mạng để lưu. Trên website này ta tạo các folder quản lý file dữ liệu lưu theo từng năm, từng tháng sao cho khoa học, dễ tìm. 9 Bước 4: Tải dữ liệu đã đưa trên mạng xuống cũng dễ dàng. Vào Folder ta chọn file cần tải xuống VD muốn tải file mau cham skkn 2012-2013.rar của năm học 2012-2013 ta Click vào dấu  chọn đối tượng cần tải xuống, sau đó nhấp lên mục Tải xuống một trang web khác hiện ra, ta tiếp tục click vào mục tải xuống 10 [...]...Tiếp tục một trang web khác hiện ra Ta click chuột vào mục Miễn phí miền phụ sẽ xuất hiện tại mục “ Miễn phí miền 11 phụ một dòng chữ “ Tải xuống tập tin và yêu cầu ta lưu vào máy tính cá nhân tại một địa chỉ nào đó Trên đây là những biện pháp đang thực hiện tại trường trong công tác văn thư lưu trữ 4 Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm -Từ thực tiễn công việc hàng ngày của công tác văn thư qua hai... Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin thông suốt cho mọi hoạt động quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao Giúp cho cán bộ, công chức nâng cao hiệu suất công việc; giải quyết, xử lý công việc nhanh chóng, đầy đủ cơ sở pháp lý, đáp ứng được yêu cầu đổi mới giáo dục hiện nay 13 Tạo công cụ để kiểm soát... để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn Từ năm học 2012-2013 đến nay trong công tác văn thư tôi rất yên tâm về việc lưu trữ dữ liệu, không còn sợ mất hay hỏng dữ liệu, dữ liệu luôn được bảo mật và lưu trữ đảm bảo tính lâu dài Kết quả là mọi hoạt động của trường đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các chủ trương đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nước, sự quản lý, điều... thuận lợi cho các tổ chức cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên 6 Đánh giá rút kinh nghiệm Trong suốt thời gian thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ văn thư tuy đã áp dụng có hiệu quả việc bảo quản, lưu trữ đảm bảo tính lâu dài, khoa học, tiết kiệm được thời... có thể đưa lên cả thư mục Việc truy cập thông tin cần tìm rất nhanh Các dữ liệu gửi trên mạng được tải về rất dễ dàng Với cách quản lý như trên rất có hiệu quả, có thể áp dụng cho tất cả các trường trong và ngoài tỉnh 5 Kết quả đạt được Qua thời gian thực hiện công tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường Nâng cao tinh thần đoàn kết,... các thành viên của tổ văn phòng, phối hợp và hỗ trợ tốt cho các tổ chức đoàn thể, trong công tác soạn thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến rất 12 nhiều, để tìm một văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian Từ đó tôi đã tìm ra cách lưu trữ như hiện nay, lưu trên máy, sử dụng liên kết, và các công cụ tìm kiếm như... cảnh đề tài Lý do chọn đề tài Phạm vi và đối tượng của đề tài Trang 1 1 1 2 4 Mục đích của sáng kiến kinh nghiệm 2 5 Sơ lược những điểm mới cơ bản nhất trong kết quả nghiên 2 6 II 1 2 3 4 5 6 C cứu Khẳng định tính sáng tạo về khoa học thực tiễn của vấn đề Phần nội dung Cơ sở lý luận của vấn đề Thực trạng của vấn đề 3 Biện pháp tiến hành đề giải quyết vấn đề Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm Kết quả... công tác văn thư -Từ đó tôi đã nghĩ ra ý tưởng tìm tòi cách quản lý file dữ liệu hồ sơ lưu trữ sao cho an toàn Tham khảo ý kiến của đồng nghiệp cũng như các thông tin hướng dẫn trên internet Cuối cùng tôi đã tìm được trang website nói trên quản lý dữ liệu tương đối an toàn Qua 2 năm thực hiện, tôi thấy trang website trên không khó để sử dụng quản lý file dữ liệu, đồng thời giao diện gần gủi với môi trường... hiện, tôi vừa thực hiện hồ sơ lưu trữ trên giấy, vừa lưu trữ trên máy vi tính Tuy nhiên trong quá trình thực hiện xảy ra sự cố đó là máy vi tính bị virus làm mất dữ liệu, quản lý trên giấy bảo quản và tìm rất tốn thời gian, việc tham khảo và chỉnh sửa trên máy tính tiết kiệm được rất nhiều thời gian Tuy nhiên nếu mất dữ liệu trên máy tính sẽ gây đau đầu cho người làm công tác văn thư -Từ đó tôi đã nghĩ... Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, đơn vị Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, chính xác nên trong thời gian qua công tác văn thư hành chính nhà trường đã . mới. Thực hiện chủ trương của Đảng về việc “Nâng cao năng lực, bồi dưỡng nhân tài, lấy khoa học kỹ thu t và công nghệ làm trung tâm”, yêu cầu cấp bách hàng đầu đặt ra với công tác giáo dục đào tạo. yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn. đưa trên mạng xuống cũng dễ dàng. Vào Folder ta chọn file cần tải xuống VD muốn tải file mau cham skkn 2012-2013.rar của năm học 2012-2013 ta Click vào dấu  chọn đối tượng cần tải xuống, sau đó