Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng cao đẳng văn hoá nghệ thuật và du lịch Nha trang hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rấtthiếu. uất phát từ nhu c u c a hội và năng lực đáp ứng c a Nhà trường, năm , ộ trưởng ộ iáo ục và ào tạo đ ra uyết đ nh ố T ngày17 1 cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch Nha Trang đàotạo Cao đẳng ngành uản tr văn phòng. Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo c aTrường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch nói chung và Khoa ại cươngNghiệp vụ Văn hóa trong đó có ngành uản tr Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làmđiểm tựa làm cơ ở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ ung những kiếnthức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. ể đáp ứng được phương châm đó, Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa đ đề raKế hoạch thực tập ngành uản tr văn phòng khóa 3 tại các cơ quan, đơn v , tổ chức.Chuyến thực tập này giúp cho inh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận ụngnhững kiến thức lý thuyết đ được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việcthực tế tại cơ quan. ó cũng là p để cho inh viên c ng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập ượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức c a một quản tr viên, là cơ hội cho inh viên đúc rútnhững kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác au này. 2. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 230 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU ____________________________________________________________ 1MỤC LỤC _______________________________________________________________ 2VĂN BẢN ĐÍNH KÈM ____________________________________________________ 3BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT ____________________________________________ 3LỜI CẢM ƠN ____________________________________________________________ 4TRANG THÔNG TIN _____________________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN ____________________________________________ 5 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _________________________________________ 5 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP ____________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ____________________________________________ 5NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP ___________________________ 6 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _____________________ 6 I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, Ã HỘI CỦA ỊA PHƯƠN Ở NƠI CƠ UAN THỰC TẬP 6 1.1. Tình hình kinh tế ___________________________________________________________________ 6 1. . Tình hình văn hóa hội_____________________________________________________________ 6 II. ẶC IỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ UAN THỰC TẬP _______________________________ 7 .1. Tên cơ quan, l ch ử thành lập và phát triển. _____________________________________________ 7 . . Cách bố trí văn phòng, cơ ở vật chất__________________________________________________ 10 .3. Chức năng, nhiệm vụ chính c a phòng Tổ chức – Hành chính_______________________________ 10 .4. Cơ cấu tổ chức, nhân ự ____________________________________________________________ 11 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _______________________ 16 I. THỰC TRẠN CÔN TÁC VĂN PHÒN ________________________________________ 16 1.1. Các nghiệp vụ văn phòng ___________________________________________________________ 16 1.2. Ứng ụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ____________________________________ 17 1.3. Một ố vấn đề khác ________________________________________________________________ 18 II. KẾT UẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂN N HỀ ________________________________ 19 .1. uản lý văn bản đi ________________________________________________________________ 19 . . iải quyết văn bản đến _____________________________________________________________ 23 2.3. Nghiệp vụ oạn thảo văn bản ________________________________________________________ 26 .4. Một ố kỹ năng nghề khác ___________________________________________________________ 29 III. ÁNH IÁ, NHẬN ÉT CHUN _____________________________________________ 29 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ______________________________________ 29 I. KẾT LUẬN: (VỀ UÁ TRÌNH THỰC TẬP) _______________________________________ 29 1.1. Thuận lợi ________________________________________________________________________ 29 1.2. Khó khăn ________________________________________________________________________ 29 1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được _____________________________________________________ 30 II. KIẾN N HỊ_______________________________________________________________ 30 .1 ối với cơ ở thực tập ______________________________________________________________ 30 . ối với nhà trường_________________________________________________________________ 30 3. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 330 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 VĂN BẢN ĐÍNH KÈMCó một số văn bản đính kèm theo báo cáo này:1. KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K322. NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 323. PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮTSTT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ1. BC Báo cáo2. CBHD Cán bộ hướng dẫn3. CB Cán bộ4. CBCC Cán bộ Công chức5. CQ Cơ quan6. ĐC Địa chỉ7. ĐT Điện thoại8. GVHD Giáo viên hướng dẫn9. HSSV Học sinh, sinh viên10. Khoa ĐC NVVH Khoa Đại cương Nghiệp vụ Văn hóa11. QTVP Quản trị Văn phòng12. SV Sinh viên13. TCCN Trung cấp chuyên nghiệp14. TCHC Tổ chức – Hành chính15. TP. Thành phố Trường CĐ VHNT DL Nha Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Du16. Trang lịch Nha Trang17. VP Văn phòng
LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, máy văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lý thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chun mơn để thực tốt nghiệp vụ văn phịng, vừa có trình độ quản lí quan cịn thiếu uất phát từ nhu c u c a ộ trưởng 17 ộ iáo ục hội lực đáp ứng c a Nhà trường, năm tạo đ uyết đ nh ố cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật - , T ngày u l ch Nha Trang đào tạo Cao đẳng ngành uản tr văn phòng Với phương châm gắn liền lý luận thực tiễn công tác đào tạo c a Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Nghiệp vụ Văn hóa có ngành u l ch nói chung Khoa ại cương uản tr Văn phịng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa làm cho hoạt động thực tiễn ngược lại từ thực tiễn bổ ung kiến thức mới, cập nhật làm phong phú thêm kho tàng lý luận ể đáp ứng phương châm đó, Khoa ại cương Kế hoạch thực tập ngành Nghiệp vụ Văn hóa đ đề uản tr văn phịng khóa quan, đơn v , tổ chức Chuyến thực tập giúp cho inh viên làm quen với công việc quan, vận ụng kiến thức lý thuyết đ học cịn ngồi ghế nhà trường vào cơng việc thực tế quan ó p inh viên c ng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập ượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức c a quản tr viên, hội cho inh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác au Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 2/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC _ VĂN BẢN ĐÍNH KÈM BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN TRANG THÔNG TIN _ THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _ THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP _ CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _ I TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, Ã HỘI CỦA ỊA PHƯƠN Ở NƠI CƠ UAN THỰC TẬP 1.1 Tình hình kinh tế _ Tình hình văn hóa hội _ II ẶC IỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ UAN THỰC TẬP _ Tên quan, l ch thành lập phát triển _ Cách bố trí văn phịng, vật chất 10 Chức năng, nhiệm vụ c a phịng Tổ chức – Hành _ 10 Cơ cấu tổ chức, nhân ự 11 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _ 16 I THỰC TRẠN CÔN TÁC VĂN PHÒN 16 1.1 Các nghiệp vụ văn phòng _ 16 1.2 Ứng ụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng 17 1.3 Một ố vấn đề khác 18 II KẾT UẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂN N HỀ 19 uản lý văn 19 iải văn đến _ 23 2.3 Nghiệp vụ oạn thảo văn 26 Một ố kỹ nghề khác _ 29 III ÁNH IÁ, NHẬN ÉT CHUN _ 29 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 29 I KẾT LUẬN: (VỀ UÁ TRÌNH THỰC TẬP) _ 29 1.1 Thuận lợi 29 1.2 Khó khăn 29 1.3 Những kinh nghiệm tích lũy _ 30 II KIẾN N HỊ _ 30 ối với thực tập 30 ối với nhà trường _ 30 Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 3/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 VĂN BẢN ĐÍNH KÈM Có số văn đính kèm theo báo cáo này: KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K32 NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA 32 PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT 10 11 12 13 14 15 16 17 Từ, cụm từ viết tắt BC CBHD CB CBCC CQ ĐC ĐT GVHD HS-SV Khoa ĐC & NVVH QTVP SV TCCN TC-HC TP Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang VP Từ, cụm từ viết đầy đủ Báo cáo Cán hướng dẫn Cán Cán - Công chức Cơ quan Địa Điện thoại Giáo viên hướng dẫn Học sinh, sinh viên Khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa Quản trị Văn phịng Sinh viên Trung cấp chun nghiệp Tổ chức – Hành Thành phố Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha Trang Văn phòng Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 4/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho phép in gửi lời cảm ơn tới th y Tr n Hải ương, cô Nguyễn Th Vân Anh, ch Tr n Th Kim Thoa toàn thể cô cán bộ, anh ch nhân viên phịng Tổ chức – Hành – Trường C VHNT L Nha Trang đ giúp đỡ tơi nhiệt tình uốt thời gian tơi thực tập phịng Ngồi cho tơi cảm ơn tất bạn thực tập inh đ tơi làm việc phịng, bạn đ chia ẻ công việc, giúp nhiều Và cáo ẽ khơng hồn thành tốt khơng có ự giúp đỡ c a Phạm Thu Trang – iáo viên hướng ẫn, cô đ tận tụy truyền ạy kiến thức cho trong thời gian qua để tơi hồn thành tốt chuyến thực tập Với thời gian thực tế tu n (bắt đ u từ ngày 13 đến 13 13) Thời gian thực tập ngắn nhờ ự giúp đỡ c a VH C H đ tạo hội cho áp ụng lý thuyết trang b vào công tác thực tiễn Trong uốt thời gian thực tập, tơi đ có hội thực hành cơng tác VP nhân viên văn phịng thực thụ ua tơi đ tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết c a việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ t m quan trọng c a cơng tác VP ua q trình tự học hỏi c a thân ự giúp đỡ nhiệt tình c a C H , nghiệp vụ VP, tác phong làm việc kỹ giao tiếp nơi công c a cá nhân đ cải thiện nhiều – kết lớn mà tơi đ đạt Tôi viết C với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa C NVVH để nhận ự đóng góp ý kiến c a th y, cô giáo phụ trách môn chuyên ngành giúp tơi hồn thiện nghiệp vụ c a để tơi có ở, tảng kiến thức để bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết cao đồng thời phục vụ cho công tác au với hi vọng góp ph n nhỏ cơng đổi đất nước, công cải cách hành nước nhà Vì vốn kiến thức kinh nghiệm thực tiễn cịn hạn chế nên khn khổ c a C không tránh khỏi hạn chế, ót Một l n cho phép tơi in cảm ơn VH c a nhà trường, C H phòng TCHC - Trường C VHNT L Nha Trang đ tạo điều kiện, giúp đỡ để tơi hồn thành tốt BC Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 5/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 TRANG THÔNG TIN THƠNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I TĨM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN Họ tên sinh viên: Huỳnh Bá Học Ngày tháng năm sinh: 08/5/1991 Quê Quán: Phù Mỹ, Bình Định Số CMND: 215095253 Số ĐT: 0120.5921.232 ĐC: 01 Nhà Thờ, P Vĩnh Hải, TP Nha Trang II THÔNG TIN KHÁC Mã số sinh viên: 10C090092 Lớp: CĐ QTVP K32C Ngành học: Quản trị Văn phịng Khóa học: 2010 – 2013 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên giáo viên: Chức vụ: Nơi công tác: ĐC nơi công tác: Số ĐT liên hệ: Phạm Thu Trang Phó Trưởng khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa Trường Cao đẳng Văn hóa nghệ thuật & Du lịch Nha Trang 52, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang 0975.394.869 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP Tên đơn vị thực tế: ĐT: Website: Email: ĐC: Phòng Tổ chức - Hành (Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang) 0583.838.043 http://cdk.edu.vn admin@cdk.edu.vn 52 Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hịa THƠNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN Họ tên cán bộ: Chức vụ: Nơi công tác: ĐC nơi công tác: Số ĐT liên hệ: Nguyễn Thị Vân Anh Chuyên viên Lưu trữ kiêm Văn thư Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang 52, Phạm Văn Đồng, P Vĩnh Hải, TP Nha Trang 0903.543.868 Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 6/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG Ở NƠI CƠ QUAN THỰC TẬP Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang tọa lạc số 52, Phạm Văn Đồng, Phường Vĩnh Hải, TP Nha Trang Thành phố Nha Trang có diện tích tự nhiên 251 km², dân số 392.279 (2009) Phía Bắc giáp thị xã Ninh Hịa, phía Nam giáp huyện Cam Lâm, phía Tây giáp huyện Diên Khánh, phía Đơng giáp Biển Đơng Nha Trang thành phố ven biển trung tâm trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật du lịch tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam Thành phố tám đô thị loại trực thuộc tỉnh Việt Nam 1.1 Tình hình kinh tế Nha Trang thành phố có kinh tế tương đối phát triển khu vực miền Trung Năm 2011, GDP bình quân đầu người thành phố khoảng 3184 USD, tốc độ tăng trưởng GDP tăng bình quân hàng năm từ 13 - 14% Cơ cấu kinh tế chuyển đổi tích cực theo hướng dịch vụ - cơng nghiệp - nơng nghiệp Nha Trang có nhiều đóng góp lớn kinh tế tỉnh Khánh Hòa Tuy diện tích chiếm 4,84%, Nha Trang chiếm đến 1/3 dân số 2/3 tổng sản phẩm nội địa Khánh Hịa, đóng góp 82,5% doanh thu du lịch - dịch vụ 42,9% giá trị sản xuất công nghiệp toàn tỉnh, sản lượng thủy - hải sản thành phố chiếm 41,7% tổng sản lượng toàn tỉnh Thương mại - Dịch vụ - Du lịch ngành kinh tế đóng vai trị quan trọng tạo động lực phát triển đô thị mang lại vị quan trọng cho Nha Trang Hoạt động thương mại tư nhân phát triển mạnh, tạo nên thị trường cạnh tranh Trong ngành Du lịch, năm 2011, Nha Trang đón triệu lượt khách du lịch (tăng 18,54% so với năm 2010), 440.000 lượt khách quốc tế (tăng 13,5%) Tổng doanh thu du lịch dịch vụ ước tính khoảng 2.142,9 tỷ đồng (tăng 20,28%) Về Xuất khẩu, năm 2010, tổng kim ngạch xuất địa bàn thành phố khoảng 424 triệu USD với khoảng 50 loại sản phẩm xuất đến 100 quốc gia vùng lãnh thổ giới Mặt hàng xuất chủ yếu thủy sản, may mặc, thủ công mỹ nghệ thủy sản mặt hàng đóng góp giá trị xuất lớn 1.2 Tình hình văn hóa xã hội Nha Trang thành phố trẻ, động với lịch sử 300 năm (bắt đầu hình thành từ năm 1653) Hơn kỷ rưỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử, ngày Nha Trang trở thành trung tâm văn hóa tỉnh Khánh Hịa nói riêng nước nói chung Thành phố Nha Trang vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa Nhiều tài liệu khảo cổ học chứng minh từ thời tiền sử, người sinh sống Trên Hòn Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 7/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Tre, người ta phát nhiều công cụ đá Nha Trang có nhiều dấu tích văn hóa Chăm-pa cổ bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải đại làm cho nơi trở thành vùng đất giao thoa văn hóa Thành phố chọn làm nơi tổ chức kiện lớn Festival Biển (Nha Trang), hay thi sắc đẹp lớn nước quốc tế Có nhiều lễ hội dân gian diễn thành phố, có lễ hội Tháp bà Pônagar, Lễ hội Cá Voi v.v tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, góp phần nâng cao công tác giáo dục truyền thống phục vụ khách du lịch II ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 2.1 Tên quan, lịch sử thành lập phát triển 2.1.1 Tên quan Tên đơn vị thực tập: Phòng Tổ chức - Hành Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang 2.1.2 Lịch sử thành lập phát triển 2.1.2.1 Lịch sử nhà trường Được“manh nha” từ năm 1977 với lớp Dân ca chịi, văn hóa quần chúng khu vực Nam Trung Tây Nguyên Tháng 7/1978 trường thức thành lập với tên gọi ban đầu trường Lí luận nghiệp vụ Phú Khánh Trải qua hai lần thay đổi tên gọi thành trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Phú Khánh (8/1988) trường Trung học Văn hóa Nghệ thuật Khánh Hịa (1989), đến tháng 7/2004, đáp ứng nguyện vọng nhân dân địa phương khu vực xây dựng mơ hình đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội phát triển nhanh quy mô ngành nghề đào tạo nhà trường, trường thức nâng cấp thành trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Du lịch Nha Trang theo Quyết định số 3745 ngày 5/7/2004 Bộ trưởng Bộ giáo dục đào tạo Trải qua 35 năm xây dựng phát triển, trường không ngừng phấn đấu lên, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật du lịch, góp phần phục vụ nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa xã hội địa phương khu vực Những ngày đầu thành lập, trường cịn khó khăn thiếu thốn nhiều mặt, sở vật chất chưa hoàn thiện, đội ngũ cán giảng viên (CBGV) mỏng Với số lượng CBGV chưa đến 10 người năm 1978, 52 người năm 2004, đến số tăng gấp nhiều lần Hiện nay, trường có 08 khoa, 04 phòng ban, 03 trung tâm, Đảng gồm 12 chi Những năm qua, nhà trường trọng đến công tác xây dựng sở vật chất, mua sắm trang thiết bị trường học để đảm bảo phục vụ số lượng sinh viên ngày đông thực mục tiêu dạy học đáp ứng nhu cầu xã hội Trong năm qua, nhà trường quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực nâng cao chất lượng đào tạo; trọng mở rộng quy mơ, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy học tập Đặc biệt, nắm bắt xu phát triển nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực tỉnh Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 8/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Khánh Hòa xã hội, từ năm 2000 đến trường CĐ VHNT & DL Nha Trang kịp điều chỉnh mục tiêu, nội dung, phương pháp hình thức đào tạo; mở rộng quy mơ, đa dạng hóa loại hình, cấp bậc đào tạo, bước khẳng định chất lượng thương hiệu Những thành tích tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy trò trường Cao đẳng VHNT & DL Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bước viết nên trang sử vẻ vang tương lai tạo đà để trường phát triển quy mô thành trường Đại học ngày gần 2.1.2.2 Lịch sử phòng Tổ chức – Hành Phịng Tổ chức – Hành Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Du lịch Nha Trang thành lập tháng 10/2004 sở phịng Tổ chức – Hành Trường Trung học Văn Hóa Nghệ Thuật Khánh Hịa Phịng Tổ chức – Hành Chính năm phịng chức nhà trường Trong năm qua, phịng ln hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao, góp phần vào thành tích chung nghiệp giáo dục đào tạo nhà trường Đội ngũ Cán - Cơng nhân viên có tinh thần thái độ phục vụ tốt, có kinh nghiệm cơng tác, tập thể đồn kết, lãnh đạo nhà trường quan tâm tạo điều kiện cho cơng việc phịng có chất lượng hiệu Tập thể Cán - Công nhân viên chấp hành thực tốt chủ trương, đường lối Đảng, pháp luật Nhà Nước, nội quy quy chế nhà trường 100% Cán - Công nhân viên có ý thức kỷ luật tốt, tuyệt đối phục tùng phân công điều động lãnh đạo, vượt khó, đồn kết tương trợ, phối hợp chặt chẽ với phịng - khoa để hồn thành nhiệm vụ chung nhà trường Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 9/30 BẮC P Trang thiết bị dạy học CÁC PHÒNG HỌC DÃY NHÀ A NHÀ BIỂU DIỄN PHÒNG TC – HC DÃY NHÀ B SÂN TRƯỜNG CÁC PHÒNG CHỨC NĂNG KHÁC TÂY ĐÔNG DÃY NHÀ C SÂN TRƯỜNG DÃY NHÀ D NAM Vị trí phịng TC – HC khn viên trường Trường CĐVHNT & DL Nha trang Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 10/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 2.2 Cách bố trí văn phịng, sở vật chất 2.2.1 Cách bố trí văn phịng Cách bố trí Văn phịng VP khoa ĐT BDTC theo mơ hình khép kín, tạo khơng gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho lãnh đạo nhân viên, đảm bảo tính kín đáo, bí mật thơng tin Sơ đồ bố trí văn phịng sau: Chú giải: Quầy làm việc Trưởng phòng Quầy làm việc chuyên viên Các tủ đựng hồ sơ, tài liệu Lối vào Tủ đựng văn phòng phẩm Máy photocopy 2.3.2 Cơ sở vật chất VP khoa ĐT BDTC phịng khép kín, trang bị đẩy đủ thiết bị cần thiết để tiến hành công việc chuyên mơn như: Các phương tiện kỹ thuật: máy tính (có kết nối Internet), máy in, máy photocopy, máy điều hòa nhiệt độ, thiết bị âm nghe nhìn, ĐT, fax… Các công cụ dụng cụ làm việc: quầy, bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ, bảng biểu, văn phòng phẩm,… Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy… 2.3 Chức năng, nhiệm vụ phịng Tổ chức – Hành Phịng Tổ chức – Hành có chức năng, nhiệm vụ sau: Quản lí, khai thác sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản nhà trường Quản lí hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán công viên chức, tài sản lưu trữ hồ sơ văn theo quy định Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy học tập, sinh hoạt cán giảng viên học sinh sinh viên Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy nhà trường Kết hợp với phịng chức tổ chức cho đồn quốc tế vào trường, lo thủ tục xuất nhập theo quy định Pháp luật Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước trình k í Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường hoạt động công tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 16/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG I THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Các nghiệp vụ văn phịng Vì nhà trường đơn vị nghiệp nhà nước nên nhìn chung nghiệp vụ văn phịng nói chung cơng tác văn thư phịng TC-HC nói riêng tn thủ theo quy định văn quy phạm pháp luật nhà nước văn có liên quan như: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư; - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 công tác lưu trữ; - Nghị định sô 01/2012/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ; - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; - Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26/11/2012 Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phơng lưu trữ Phục vụ đọc giả phịng đọc 1.1.1 Soạn thảo văn Việc soạn thảo, ban hành văn bản, văn phòng khoa tuân thủ chặt chẽ quy định Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư 11 1.1.1.1 uy trình oạn thảo Quy trình soạn thảo ban hành văn gồm bước sau: Bước Xác định nhu cầu ban hành văn Bước Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bước Đánh máy, nhân Bước Kiểm tra văn trước ký ban hành Bước Ký văn (Trình tự chi tiết quy đ nh iều , 7, , 9, Ngh đ nh ố N -CP ửa đổi, bổ ung Khoản 4, 5, iều 1, Ngh đ nh ố N -CP) 1.1.1.2 Các loại văn phòng ban hành Nhà trường khơng có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật Để quản lý, điều hành tổ chức hoạt động, khoa ban hành loại văn hành thơng thường Hệ thống văn hành mà nhà trường ban hành bao gồm loại văn cá biệt, văn hành thơng thường có tên loại, văn hành thơng thường Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 17/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 khơng có tên loại gồm: Quyết định, Quy định, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, BC, biên bản, tờ trình, cơng văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, giấy đường, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, giấy giới thiệu, phiếu chuyển, thư công 1.1.2 Công tác lưu trữ, bảo quản văn bản, tài liệu Vì quy mô Nhà trường không lớn lắm, khối lượng văn bản, tài liệu chưa nhiều nên công tác lưu trữ đơn giản Tuy nhiên, công tác lưu trữ tuân thủ theo quy định pháp luật như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH ngày 11/11/2011 công tác lưu trữ; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan văn khác có liên quan Cơng tác lưu trữ phịng TC-HC gồm cơng việc sau: Tiếp nhận văn chủng loại; xác định giá trị tài liệu để tiến hành lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, phân loại tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ Tại phịng TC-HC, văn hình thành hoạt động nhà trường lập thành hồ sơ dựa đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian… nhằm mục đích phục vụ cho cơng việc chung cần đến Mặc dù trường chưa có kho lưu trữ tài liệu riêng thay vào tủ kệ bảo quản tài liệu đại, có khóa bảo mật an tồn Để bảo quản tốt tài liệu văn phòng nhà trường trang bị thiết bị, vật dụng cần thiết như: Tủ hồ sơ, cặp đựng tài liệu, bìa @, hộp tài liệu, túi đựng hồ sơ Cán lưu trữ phân tài liệu theo tên loại, xếp theo số văn đóng vào bìa @ hộp tài liệu; loại văn bản, tài liệu cất vào ngăn, ô riêng biệt dán nhãn chi tiết Khi tài liệu q hạn sử dụng, khơng cịn giá trị, chuyên viên tiến hành lý theo quy định nhà trường 1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phịng Để nâng cao hiệu công việc, đáp ứng nhu cầu ngày cao cơng việc, văn phịng trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực hoạt động nhằm giúp trình giải cơng việc nhanh chóng kịp thời Hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ VP Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang triển khai để đại hóa công tác quản lý Vào thời điểm tại, VP có: máy tính để bàn, máy tính bỏ túi, bàn ghế vi tính, mạng Internet tốc độ cao, ĐT bàn, ĐT di động thiết bị nghe nhìn khác Các máy tính phịng kết nối Internet tốc độ cao tạo điều kiện thuận lợi việc liên lạc phòng với đơn vị khác ngồi trường, dễ dàng cập nhật thơng tin để có biện pháp xử lý đạo, điều chỉnh kịp thời Mặc dù văn phòng trang bị nhiều máy tính dùng chung phần mềm quản lý nhà trường vào thời điểm văn phịng chưa có phần mềm quản lý chun biệt Phần lớn CB thực công việc cách thủ cơng dựa chương trình Office cài sẵn Chính lý làm cho việc quản lý cịn bị động, gặp nhiều lúng túng, khó khăn cho cán bộ, nhân viên Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 18/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 1.3 Một số vấn đề khác 1.3.1 Việc thực thủ tục hành Mọi hồ sơ, giấy tờ mà khách trình tới, tuyến, địa chỉ, phận phụ trách, nội dung phù hợp với chức năng, thẩm quyền giải phòng TCHC CB giải cách nhanh chóng theo trình tự quy định nhà trường pháp luật Nếu hồ sơ, tài liệu, giấy tờ trình tới không thẩm quyền giải quyết, không tuyến hay giấy tờ, hồ sơ khơng hợp lệ có dấu hiệu sai phạm cán bộ, nhân viên nhiệt tình giúp đỡ người đến liên hệ để họ có phương án giải tốt Để công việc văn phịng tiến hành trơi chảy hiệu quả, thủ tục hành phân loại cụ thể theo chuyên môn phận phụ trách Các loại thủ tục hành văn phịng giải theo nguyên tắc dân chủ, khách quan, phù hợp với luật pháp, đơn giản hóa dễ tiếp cận Văn phịng ln đưa phương án tối ưu để tránh làm phiền hà, khó khăn đến người đến liên hệ cơng tác 1.3.2 Văn hóa ứng xử 1.3.2.1 Giao tiếp hành Với phương châm vui lịng khách đến, hài lòng khách đi, phòng TC-HC nhiều tiến rõ nét suốt thời gian qua, nhân viên biết ứng xử với khách lịch sự, ân cần, tế nhị, dân chủ Cán phịng ln có thái độ niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tơn trọng khách giao tiếp, ân cần hướng dẫn, tích cực giải yêu cầu khách Tích cực hợp tác việc giải công việc, đáp ứng yêu cầu đáng khách đến liên hệ cơng tác Cho dù có đạt mục đích khách hay khơng, CB chu đáo tiếp đón đồng thời tế nhị kiên từ chối 1.3.2.2 Trang phục Trang phục cán bộ, nhân viên phịng TC-HC tn thủ theo quy định có nội quy trang phục nhà trường Các ngày tuần từ thứ đến thứ 7, nam: áo sơ mi, thắc caravat, cổ đeo thẻ cán bộ; áo bỏ vào quần; quần dài có màu sẫm, nai nịt gọn gàng, mang giày, dép có quai hậu Đối với nữ: mặc vetton mặc váy, cổ đeo thẻ, mang giầy dép có quai hậu Những ngày không bắt buộc mặt đồng phục, cán nhân viên văn phòng ăn mặc tự phải chỉnh tề, lịch sự, thuận tiện cho công việc 1.3.4 Mua sắm sử dụng trang thiết bị văn phòng Mỗi học kỳ, phịng có bảng dự trù kinh phí việc mua sắm sử dụng trang thiết bị văn phịng để trình lãnh đạo duyệt Trang thiết bị văn phòng mua phân phát cho đơn vị có yêu cầu Các trang thiết bị văn phòng nhân viên sử dụng cách tiết kiệm, hiệu quả, chức loại Để tránh lãng phí ngân quỹ nhà trường, phịng triệt để khai thác tối đa trang thiết bị văn phòng, thận trọng khâu sử dụng, thường xuyên vệ sinh, bảo trì trang thiết bị, tái sử dụng văn phòng phẩm khả sử dụng, tiết kiệm khâu in ấn, photo tài liệu, cải tiến quy trình làm việc Khi trang thiết bị, tài sản bị hỏng hóc hay hết thời hạn hoạt động, đưa vào kho để chờ lý Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 19/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 II KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂNG NGHỀ Trong thời gian thực tập Văn phịng, cá nhân tơi thực lĩnh nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư quan Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư Với giúp đỡ, bảo nhiệt tình cán Văn thư, tơi có nhiều hội, điều kiện để thực tập nghiệp vụ văn phịng chun viên thực thụ Cơng việc cụ thể sau: 2.1 Quản lý văn 2.1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực công việc để phát hành văn Nhà trường ban hành (do chuyên viên soạn thảo hay văn ban hành đơn vị khác), cán văn thư kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải 2.1.2 hi ố c a văn ố ngày, tháng văn Các văn sau đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày tính pháp lý (có chữ ký thức Lãnh đạo) đánh số theo hệ thống số chung Nhà trường (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) Đối với văn đăng ký muộn so với ngày tại, số văn chèn thêm sau số văn ngày trước kết hợp với chữ “a”, “b”, “c” để dễ dàng phân biệt Thông thường việc đánh số ghi ngày, tháng năm văn thực bút bi lần (trong trường hợp chuyên viên soạn thảo chưa vơ số máy tính) bảng gốc sau dùng máy photocopy nhân thành nhiều để tránh trường hợp chép lại thủ công nhiều lần Đối với văn mật, đánh số đăng ký riêng 2.1.3 óng ấu trường ấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Văn thư có nhiệm vụ giữ hộp dấu Trong hộp dấu có nhiều loại dấu khác nhau, bao gồm: dấu trường (gồm dấu tròn, dấu chức danh, dấu họ tên người ký, dấu công văn đến, ) Ngồi ra, số lượng nhân có hạn nên bên cạnh bảo quản dấu trường nhân viên văn thư cịn kiêm giữ dấu Đảng, Cơng đoàn Tùy vào đơn vị, tổ chức ban hành mà văn đóng dấu Trường tổ chức, đồn thể Ngun tắc đóng dấu sau: Văn thư tự tay đóng dấu đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký Lãnh đạo người có thẩm quyền, tuyệt đối khơng đóng dấu khống Dấu trịn ưu tiên đóng trước tiên, vị trí đóng ô số văn Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Để đảm bảo tính thẩm mỹ cho văn bản, văn thư cẩn thận đóng dấu rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu đỏ theo quy định Tiếp đến, văn thiếu tên chức danh hay họ tên người ký, văn thư tiếp tục đóng dấu chức danh dấu họ tên người ký Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 20/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Vị trí đóng dấu sau: Trong trường hợp, văn có từ 02 trang trở lên, văn in 01 mặt từ 03 trang trở lên văn in 02 mặt nhằm tránh bị người khác thay đổi nội dung, bắt buộc phải đóng dấu giáp lai Dấu đóng vào khoảng mép phải văn bản, trùm lên phần tất tờ giấy Mỗi dấu đóng tối đa khơng q 05 trang, thực tế linh hoạt, khơng áp dụng máy móc Dấu giáp lai cịn dùng để đóng vị trí loại giấy tờ có liên chẳng hạn giấy giới thiệu dùng để niêm phong bì thư gửi Đóng dấu giáp lai áp dụng trường hợp văn bản, hồ sơ có ảnh Mực dùng để đóng giáp lai ảnh loại mực đỏ chun dụng khác với mực đóng giấy thơng thường Trước đóng dấu, phải đảm bảo ảnh dán cố định, vị trí yêu cầu để tránh trường hợp ảnh bị bong, tróc Dấu đóng phải phủ lên góc ảnh phần cịn lại dấu phủ lên văn chứa ảnh Dấu trịn cịn dùng để đóng dấu treo để xác định giá trị chứng từ, văn đơn vị nội trường (thường văn khoa trường ban hành) mang tính thơng báo để biết; dấu treo cịn đóng phụ lục kèm theo văn văn có quy định đóng dấu treo Biên Ngồi dấu treo cịn có chức khẳng định văn đóng dầu treo phận văn Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức.h Đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có quy định) Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 21/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Mơ hình mơ v trí ấu treo văn óng ấu giáp lai ảnh V trí ấu đóng ấu giáp lai văn 2.1.4 ăng ký văn Vì số lượng văn ban hành khơng lớn (dưới 2.000 văn bản/năm) nên tất loại văn hành đánh số đăng ký hỗn hợp Vào sổ quản lý văn Tại phòng, cán văn thư thường xuyên sử dụng loại sổ quản lý văn đi, sổ dành cho loại Hợp đồng Biên lý hợp đồng, Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 22/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 văn hành khác (trừ văn mật đi) đăng ký sổ lại Riêng văn mật đăng ký vào số hệ thống số riêng Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy vi tính Hiện tại, phịng TC-HC chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý văn nên việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu thực cách nhập liệu vào bảng tính Excel Văn sau đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý, văn in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý Dù đăng ký cách văn thư phải nhập đầy đủ thông tin văn theo quy định, bao gồm: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận lưu; số lượng bản; ghi (nếu cần thiết) ỦY BAN NHÂN TỈNH KHÁNH HÒA TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HÓA NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: Mẫu bìa ổ đăng ký văn tuân th quy đ nh phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư ố TT- NV ngày tháng 11 năm c a ộNội vụ Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 23/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Số, ký Đơn vị, Ngày Nơi Số hiệu Tên loại trích yếu Người người Ghi tháng nhận lượng văn nội dung văn ký nhận văn văn bản bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Ph n đăng ký văn theo mẫu có quy đ nh phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư ố TT- NV ngày tháng 11 năm c a ộ Nội vụ 2.1.5 Làm th tục phát hành, chuyển phát theo õi việc chuyển phát văn Tùy vào kích thước văn to – nhỏ, nhiều – mà lựa chọn phong bì loại lớn phong bì loại nhỏ Gấp cho văn vào bì, ý tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì; gấp để mật giấy có chữ vào trong, cẩn thận khơng làm nhàu, rách, bẩn văn Dùng keo để dán kín phong bì (có số trường hợp dùng dùng dấu trường để đóng dấu niêm phong mép bì vừa dán); khơng để keo, hồ dính văn Ghi tên địa Nhà trường tên cá nhân, đơn vị địa nơi nhận văn Tiến hành đóng dấu khẩn, mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn đi; văn phải hồn thành thủ tục phát hành sau chuyển cho giao liên chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác; tất văn chuyển giao phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn Khi văn chuyển tới, người nhận văn phải ký nhận vào sổ Trong trường hợp nơi nhận văn xa trường, việc chuyển phát văn thực đường Bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi Việc chuyển phát văn mật phịng TC-HC thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) 2.1.6 Lưu theo õi việc chuyển phát văn Mỗi văn đi, phòng TC-HC lưu lại gốc; lưu văn xếp thứ tự đăng ký CB văn thư theo dõi việc chuyển phát văn đi, trường hợp văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 2.2 Giải văn đến Tất văn đến phải thông qua văn thư để đăng ký vào sổ quản lí thống Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 24/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Quy trình diễn sau: 2.2.1 Ký nhận văn Văn từ đơn vị khác chuyển tới trường, tên địa nơi nhận với tên địa trường, bảo vệ tiến hành ký nhận; sau chuyển giao lại cho Văn thư 2.2.2 Văn thư tiếp nhận văn Văn thư tiếp nhận văn đến; kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có) Trường hợp phát thiếu, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn, Văn thư báo cáo với Lãnh đạo để kịp thời giải Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo với Lãnh đạo xem xét, giải 2.2.3 Phân loại bộ, bóc bì văn đến Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức Khi bóc bì lưu ký khơng gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì, không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể trường, tổ chức, Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho CB Văn thư để đăng ký Đối với bì có đóng dấu mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời Trong trường hợp văn khẩn chuyển đến muộn thời gian thời hạn giải cơng việc CB văn thư có trách nhiệm báo cáo với Lãnh đạo để xem xét, giải 2.2.4 óng ấu “ ến”, ghi ố ngày đến Tất văn đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với văn đến chuyển qua Fax qua mạng, trường hợp cần thiết, phải chụp in giấy đóng dấu “Đến” TRƯỜNG CĐ VHNT& DL NHA TRANG Số: Ngày: Chuyển: Mẫu ấu “ ến” c a trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch Nha Trang Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn Vị trí dấu “đến” thơng thường vị trí khoảng giấy trống số, ký hiệu (đối với văn có tên loại), Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 25/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 phần trích yếu nội dung (đối với công văn) vào khoảng giấy trống ngày, tháng, năm ban hành văn Nhập đầy đủ thông tin vào mẫu dấu “Đến” viết bi vào văn đến Nhập số văn đến, ngày văn đến; nội dung văn đến, tùy vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân mà văn đươc chuyển tới để giải Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân, mục “Chuyển” phải liệt kê đầy đủ tên đơn vị, cá nhân 2.2.5 ăng ký văn đến Văn đến đăng ký Sổ đăng ký văn đến Cơ sở liệu quản lý văn đến máy vi tính Số lượng văn đến năm nhà trường không nhiều (dưới 2000 văn đến) nên loại văn đến đăng ký hỗn hợp vào sổ (trừ văn mật) sổ đăng ký văn mật đến Văn thư vào sổ đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết văn Nhập liệu từ sổ đăng ký vào sở liệu quản lý văn đến máy vi tính in giấy để ký nhận đóng sổ để quản lý ỦY BAN NHÂN TỈNH KHÁNH HỊA TRƯỜNG CAO ĐẲNG VĂN HĨA NGHỆ THUẬT VÀ DU LỊCH NHA TRANG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày đến ngày Từ số đến số Quyển số: Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 26/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Mẫu bìa ổ đăng ký văn đến theo quy đ nh phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư ố TT- NV ngày tháng 11 năm c a ộNội vụ Đơn vị Ngày Số Tác Số, ký Ngày Tên loại trích yếu Ký đến đến giả hiệu tháng nội dung nhận người nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Ph n đăng ký văn đến theo mẫu có quy đ nh phụ lục II ban hành kèm Thông tư ố TT- NV ngày tháng 11 năm c a ộ Nội vụ Ghi (9) theo Nhân bản, trình, chuyển giao văn đến Sau đóng dấu đến, điền thơng tin vào mẫu dấu đến đăng ký vào sổ đến, tiến hành photo nhân văn Số lượng cần photo phụ thuộc vào số lượng đơn vị nhận văn Riêng văn đến có dấu mức độ khẩn phải xử ly chuyển giao sau nhận Văn thư lưu sao, cịn lại chuyển tới đơn vị để trực tiếp giải Việc chuyển giao văn phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, Văn thư đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến số đến ngày đến Fax, văn chuyển qua mạng đăng ký trước chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng (tương tự trình tự văn thông thường) 2.2.7 Theo õi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trưởng phịng Hành có trách nhiệm thực theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải văn đến 2.3 Nghiệp vụ soạn thảo văn Phần lớn văn hành trường chuyên viên soạn thảo đảm nhận, văn lại văn thư đơn vị khác chịu trách nhiệm biên soạn 2.3.1 Quy trình xây dựng ban hành văn Một số văn hành đơn giản cơng văn, giấy mời, biên có quy trình xây dựng ban hành đơn giản, nhiều trường hợp bỏ qua bước để tiến hành bắt đầu quy trình soạn thảo Tuy nhiên, nhiều văn có giá trị pháp lý cao; phạm vi áp dụng rộng lâu dài chẳng hạn quy chế, nội quy, kế hoạch, chương trình , để ban hành buộc phải trải qua quy trình xây dựng ban hành văn Quy trình xây dựng ban hành văn gồm bước sau: ước 1: Sáng kiến oạn thảo văn Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 27/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 - Lập chương trình xây dựng dự thảo văn thành lập ban soạn thảo định chuyên viên soạn thảo - Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo - Tổng kết, đánh giá văn có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin - Chọn lựa phương án hợp lý, xác định mục tiêu yêu cầu - Biên tập tổ chức đánh máy ước : Lấy ý kiến tham gia ây ựng ự thảo - Đối tượng lấy ý kiến: Lãnh đạo, chuyên gia, đơn vị liên quan - Hình thức lấy ý kiến: cho ý kiến trực tiếp, họp, đưa gợi ý - biểu - Ban soạn thảo thu nhập ý kiến tham gia văn ước 3: Thẩm đ nh ự thảo - Sau lấy ý kiến, ban soạn thảo xem xét đề xuất việc tiến hành thẩm định dự thảo văn ước 4: em ét, thơng qua - Hồ sơ trình duyệt gồm: phiếu trình, dự thảo thẩm định văn khác có liên quan - Thơng qua ký ban hành - Đóng dấu văn ước 5: Cơng bố - Văn khơng thuộc danh mục bí mật nhà nước, tùy theo nội dung phải công bố, yết thị ước : ửi lưu trữ văn - Đối với văn lưu hành nội bộ, đơn vị phải gửi phận, cá nhân thực - Lưu văn bản: văn lưu văn thư ban soạn thảo văn 2.3.2 Nội dung văn ban hành Trước bắt tay vào soạn thảo, chuyên viên xác định mục tiêu giới hạn điều chỉnh văn Xác định rõ mục đích ban hành; cơng việc cần giải quyết; tiến độ giải quyết; kết việc thực văn bản; phán đốn tính khả thi văn bản; nắm vững nội dung văn cần soạn thảo; nội dung phải phù hợp với pháp luật hành, mục tiêu đường lối Đảng; phù hợp chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động nhà trường; Các văn ban hành đảm bảo tính khoa học: văn chứa đủ lượng thông tin quy phạm, thông tin thực tế cần thiết; thông tin quản lý truyền đạt đặt qua văn đáng tin cậy, nhanh chóng, số liệu xác, thực tế, có tính thời Không sử dụng số liệu cũ; thông tin chung chung, lặp lại văn khác Đảm bảo logic nội dung, quán chủ đề, bố cục chặt chẽ, việc có quan hệ mật thiết với Sử dụng tốt ngơn ngữ hành - công cụ chuẩn mực: ngôn ngữ cách hành văn nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực, phổ thông 2.3.3 Thể thức văn Thể thức văn mà khoa ban hành tuân thủ chặt chẽ theo quy định có Thơng tư số số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ nội vụ quy kỹ thuật trình bày văn hành Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 28/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Sơ đồ bố trí thành ph n thể thức văn trang giấy khổ A4 theo quy đ nh phụ lục II, Thông tư ố 11 TT-BNV ngày 19 tháng năm 11 c a ộ Nội vụ Ghi chú: Ô số 5a 5b 7a, 7b, 7c 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 15 : : : : : : : : : : : : : : : : : : Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung cơng văn Nội dung văn Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa email; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax Logo (in chìm tên quan, tổ chức ban hành văn bản) Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 29/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 2.4 Một số kỹ nghề khác Qua thời gian ngắn tiếp xúc, việc thực tập nghiệp vụ quản lý văn đi, đến, soạn thảo văn bản, tơi cịn tham gia vào số cơng tác khác văn phịng xếp hồ sơ; trình văn ký; đóng dấu; chuyển giao, phân phát văn bản; nghe điện thoại; nhập liệu vào Cơ sở liệu máy vi tính Biết thêm cơng dụng biết cách sử dụng số trang thiết bị VP văn phòng như: sử dụng máy in, máy photocopy; máy fax… Được thực hành xếp văn bản, tài liệu, vật dụng VP cách khoa học, hợp lý Học hỏi thêm kỹ giao tiếp nơi công sở Phần nắm số công việc chuyên môn quản trị viên, lãnh đạo Biết cơng việc đặt trưng phịng TC-HC thực tế III ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUNG Trong thời gian thực tập đơn vị tự nhận xét sau: Nghiêm túc chấp hành nội quy quan, đồn kết với thực tập sinh khác, tích cực học hỏi kỹ nghề, hoàn thành tốt cơng việc giao Có thái độ ứng xử tốt, lễ phép với lãnh đạo, vui vẻ hòa đồng với người phòng CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ I KẾT LUẬN: (VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP) Đợt thực tập lần giúp nắm nhiều kiến thức thực tế hành cơng quan thực tập Trong thời gian thực tập, học hỏi thêm số kiến thức, nghiệp vụ giúp tơi có nhìn tổng qt cơng tác hành quan, đơn vị nghiệp nhà nước Mặc dù thời gian đầu, tơi có gặp số bỡ ngỡ q trình tiếp cận với mơi trường làm việc phịng, với bảo nhiệt tình cán hướng dẫn với tinh thần ham học hỏi mình, tơi bước đầu thích ứng với mơi trường làm việc Những kiến thức học lớp kết hợp với trình quan sát, tiếp thu sở thực tập giúp phần hình dung cách thức làm việc cán văn phòng thực thụ 1.1 Thuận lợi Có quan tâm, giám sát thường xuyên tận tình giáo hướng dẫn, cán nhà trường, quan tâm tạo điều kiện tốt cán bộ, nhân viên nơi thực tập, cộng với hỗ trợ nhiệt tình bạn sinh viên thực tập VP Có giúp đỡ, chia sẻ, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia sẻ kinh nghiệm bạn lớp, ngành Cán phòng TC-HC tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình viết BC thực tập Mơi trường làm việc cởi mở, thân thiện VP phần giúp thấy thoải mái công tác nghiên cứu, học tập 1.2 Khó khăn Trong q trình thực tập, tơi có nhiều cố gắng cơng việc thiếu sót, hạn chế tồn Cụ thể sau: Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 30/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 Chưa thật thấu đáo hết quy trình làm việc phịng TC-HC thực tế thời gian thực tập ngắn; Một vài kỹ nghề chưa hoàn thiện, cụ thể kỹ đóng dấu văn chưa thật tốt; Một số sai sót công việc xảy sơ ý, chủ quan; Vẫn chênh lệch lý thuyết thực tiễn 1.3 Những kinh nghiệm tích lũy Qua tuần thực tập phịng TC-HC, tơi nhận thấy cơng việc văn thư khơng đơn giản mà địi hỏi nhiều kỹ kinh nghiệm Đó cơng việc địi hỏi tính tinh tế, tính nhạy bén cao Chính vậy, để trở thành cán văn phịng tốt, cần phải có am hiểu pháp luật, có tinh thần trách nhiệm cao phải ln biết tự trao dồi học hỏi Sau đợt thực tập, đúc kết kinh nghiệm để bổ trợ cho công việc sau sở để phân đấu trở thành cán VP chuyên nghiệp sau trường để đóng góp phần cơng tác cải cách hành nước nhà II KIẾN NGHỊ 2.1 Đối với sở thực tập Trong thời gian thực tập phịng TC-HC, tơi nhận thấy phịng có vị trí quan trọng cấu tổ chức nhà trường Chính phịng cần phải nâng cao chất lượng cơng việc cách đại hóa phương tiện làm việc như: mua sắm thêm phần mềm quản lý chuyên dụng, máy móc, trang thiết bị văn phịng Ngồi ra, thiết nghĩ lãnh đạo nhà trường cần tổ chức thêm lớp huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ, nhân viên để cập nhật phương pháp làm việc đại nâng cao suất lao động Vì khối lượng cơng việc văn phịng lớn, số lượng cán phòng khiêm tốn (nhất mảng văn thư – lưu trữ) lại đảm nhiệm nhiều vai trị, nhiệm vụ khác nên tính chun nghiệp cơng việc chưa cao Chính lý nêu trên, nhà trường nên bố trí thêm nhân cho phịng Đồng thời lãnh đạo nên phân công công việc cụ thể, bàn giao trách nhiệm cho phận, cá nhân để thống quy trình làm việc Vì diện tích văn phịng nhỏ nên khơng gian làm việc chưa thật thoải mái, thiết nghĩ lãnh đạo nhà trường cần bố trí văn phịng khoa địa điểm thơng thống 2.2 Đối với nhà trường Qua q trình thực tập, tơi thấy nhà trường có nhiều cố gắng, nỗi lực việc hướng dẫn sinh viên hồn thành tốt nhiệm vụ học tập Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đó, tơi thấy số vấn đề cần kiến nghị với nhà trường Cụ thể sau: - Nên có liên kết chặt chẽ nhà trường sinh viên thực tập - Tăng cường đào tạo nghiệp vụ chuyên ngành cho sinh viên để rút ngắn chênh lệch lý thuyết thực tiễn./ Khánh Hòa, ngày tháng năm SINH VIÊN VIẾT BÁO CÁO Huỳnh Bá Học 13 ... nghiệp Tổ chức – Hành Thành phố Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật & Du lịch Nha Trang Văn phòng Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 4/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho... ĐÍNH KÈM Có số văn đính kèm theo báo cáo này: KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K32 NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA 32 PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP BẢNG TỪ, CỤM... kiêm Văn thư Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang 52, Phạm Văn Đồng, P Vĩnh Hải, TP Nha Trang 0903.543.868 Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 6/30 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 NỘI DUNG BÁO