Chơng 8. các hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế và thơng mại Bài 1. Hệ tin học văn phòng I. Chức năng của hệ tin học văn phòng. Hệ tin học văn phòng (Management Office System) là hệ thống thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, th điện tử cũng nh các loại hình thông tin khác. Nó có các chức năng sau đây: * Soạn thảo văn bản: dùng máy vi tính, mát in, máy sao chụp để soạn thảo, in ấn các văn bản. Đây là ứng dụng đầu tiên và rộng rãi nhất của tin học văn phòng. * In ấn, chế bản điện tử. Đây cũng là lĩnh vực ứng dụng rất rộng rãi của tin học văn phòng. * Trao đổi thông tin viễn thông nh FAX, Internet. Ngày nay Internet phát triển rất nhanh, cho phép nhận và gửi thông tin qua mạng rất nhanh chóng, thuận lợi và rẻ tiền. Internet các các dịch vụ chủ yếu là: E-mail, Hội thảo trên Internet, truy nhập các trang web (dịch vụ WWW: World Wide Web). Nhờ WWW mà Internet trở thành kho thông tin khổng lồ về 1 Hệ tin học văn phòng Các chức năng xử lý và kiểm tra Input Output Bàn phím Máy đọc Máy ghi âm Video Hình ảnh Văn bản L]u trữ H 3.1. Cơ chế hoạt động của hệ TH văn phòng các lĩnh vực khác nhau. Nếu muốn ta có thể tạo ra các trang web của mình để cho những ngời khác tnj đến (tức là tự quảng cáo mình). II. Cơ chế hoạt động của hệ tin học văn phòng. (xem H 3.1.) III. Tác dụng của hệ tin học văn phòng. 1. Cho phép NSD dùng đợc các tài nguyên thông tin toàn cầu trong công việc hàng ngày của mình; 2. Tăng NSLĐ của các nhân viên văn phòng; 3. Rút ngắn thời gian chuẩn bị và cung cấp văn bản. 4. Cho phép truyền đi trọn gói các dạng tài liệu khác nhau nh văn bản, biể đồ, hình ánh, phim ảnh, âm thanh 5. Tăng NSLĐ của cán bộ quản lý vì họ đợc ccps thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, rõ ràng 2 Bài 2. Hệ thống xử lý giao dịch Hệ thống xử lý giao dịch ( Transaction Processing System ) : HTXLGD là hts thông tin tin học hoá có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thơng mại. I. Mô hình tổng quát của quy trình xử lý giao dịch : Quy trình xử lý giao dịch gồm các bớc cơ bản sau đây: 1. Thu thập dữ liệu. Có thể thực hiện bản ghi ngời hoặc bằng các thiết bị đầu cuối (terminal ) nh máy quét, máy đọc, máy đo 2. Xử lý giao dịch. Có 2 phơng pháp: a) Xử lý theo lô : gồm các bớc: * Tích luỹ theo từng nhóm (loại ) các dữ liệu phát sinh; * Ghi các dữ liệu đó lên đĩa từ; * Sắp xếp các dữ liệu đó theo cấu trúc FIFO theo trình tự thời gian; * Gửi các dữ liệu đó về thiết bị xử lý trung tâm để xử lý chúng. b) Xử lý theo thời gian thực. Theo phơng pháp này các dữ liệu giao dịch đợc xử lý ngay khi chúng xuất hiện để phục vụ khách hàng. Vì vậy hts này còn đợc gọi là hệ thống trực tiếp. 3 H 3.2 Cơ chế xử lý của hệ thống xử lý giao dịch 1 Xử lý * Theo lô * Trực tiếp Thu thập dữ liệu Chuẩn bị báo cáo và hồ sơ Hỏi đáp CSDL 2 4 3 5 Mô hình dới đây chỉ ra quá trình giao dịch trong một trung tâm th- ơng mại. 3. Cập nhật CSDL. Là quá trình làm cho nội dung các CSDL đổi mới phù hợp với các đối tợng mà chúng phản ánh. 4. Chuẩn bị tài liệu và báo cáo. Căn cứ vào các dữ liệu đã thu thập và xử lý đợc để tao ra các báo cáo khác nhau phục vụ cán bộ lãnh đạo và khách hàng. 4 H 3.2 Hệ thống xử lý theo kiểu thời gian thực -Xử lý giao dịch -Cập nhật Bán hàng (Terminal) Hỏi đáp (Workstation) CSDL hàng hoá CSDL khách hàng CSDL bán hàng Bài 3. Hệ thống thông tin sản xuất Trong một doanh nghiệp, phân theo chức năng, HTTTQL bao gồm: Hệ thống thông tin sản xuất Hệ thống thông tin tài chính kế toán Hệ thống thông tin quản trị nhân lực Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định. I. Mô hình hệ thống thông tin sản xuất. Hệ thống thông tin sản xuất bao gồm toàn bộ các thông tin phản ánh các quá trình sản xuất và quản lý sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Thành phần của hệ thống thông tin sản xuất cũng giống nh thành phần của một HTTTQL nói chung. Tiềm năn phần cứng là một LAN. Tiềm năng phần mềm quan trọng nhất là các CSDL và các chơng trình dùng để vạch các loại kế hoạch khác nhau. * Các mô hình gồm các mô hình qui hoạch tuyến tính, các mô hình tối u, các mô hình thống kê toán 5 H 3.2 Hệ thống thông tin sản xuất MTĐT CSDL các mô hình CSDL kho NVL CSDL K hoạch S xuất MTĐT MTĐT NetWork Interface Card CSDL công nghệ Kế hoạch chiến l]ợc Kế hoạch điều hành Hệ thống báo cáo Xử lý giao dịch Mô hình chức năng tổng quát của hệ thống thông tin sản xuất có dạng dới đây. Trong sơ đồ này xet đến 4 quy trình là KH hoá chiến lợc, KH hoá chiến thuật và cơ động, hệ thống báo cáo và hệ thống giao dịch. H 3.5. Mô hình chức năng tổng quát của HTTTSX III. Các ví dụ : 1. TTTHSX của tập đoàn hoá học Mỹ. Tập đoàn sản xuất 32000 loại sản phẩm. Mỗi tháng tập đoàn nhận 10000 đơn đặt hàng. HTTTSX gồm : - Một máy tính AS/400 hoạt động 24/24 giờ / ngày; - 600 terminal bố trí tại các vị trí sản xuất. 2. TTTHSX của tập đoàn Turner. Đây là một tập đoàn siêu quốc gia, có 40 văn phòng đại diện ở Mỹ và 30 văn phòng đại diện ở nớc ngoài. Doang thu hàng năm là 6 tỷ USD. HTTTSX đợc thiết kế theo nguyên tắc phân tán gồm 25 máy tính IBM, một mạng LAN với 2000 IBM PC có bộ 6 KH hoá chiến l]ợc 1. Lập KH qui mô SX 2. Lập KH đầu t] cho SX KH hoá chiến thuật và cơ động 1. KH hoá sản phẩm 6. Phân bố sản xuất 2. KH hoá lao động 7. Xây dựng định mức 3. KH hoá nhu cầu vật liệu 4. KH hoá bảo d]ỡng 5. KH hoá cung ứng dài hạn Hệ thống báo cáo Kiểm tra SX -KT vật liệu -KT giá mua VL - KT NSLĐ - KT công nghệ Tiêu thụ SP - CL]ợng SP - NCầu SP - Giao hàng - HT kho hàng Hiệu quả - Giá cả Hhoá - Thị tr]ờng - Ngân sách - Chi tiêu - Lợi nhuận Hệ thống giao dịch Báo cáo phân x]ởng K tra S xuất Mua NV Liệu T Hiện đơn đặ hàng Kho thành phẩm vi xử lý 80386. Hệ thống này đợc vận hành và bảo trì bởi 50 chuyên gia phần cứng và phần mềm. Nhỏ sử dụng HTTTSX mà mỗi tháng tập đoàn giảm đợc 50 triệu USD chi phí cho công tác điều hành sản xuất. 7 Bài 4. Hệ thống thông tin tài chính & kế toán. Hệ thống thông tin tài chính & kế toán bao gồm 2 phân hệ là tài chính và kế toán có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đây là hệ thống thông tin đợc tin học hoá sớm nhất so với các hệ thống thông tin khác. I. Phân hệ thông tin tài chính. Phân hệ này bao gồm tất cả các thông tin liên quan đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. 1. Mô hình phân hệ thông tin tài chính. 2. Các tiềm năng: - Phần cứng: LAN; - Phần mềm: là CSDL tài chính thống nhất. 3. Các quy trình trong phân hệ thông tin tài chính. a) quy trình lập các KH tài chính. b) quy trình quản lý ngân sách. c) quy trình quản lý vốn đầu t 4) quy trình dự đoán tài chính. Mô hình chức năng của các quy trình trong hoạt động tài chính doanh nghiệp đợc trình bầy trong hình dới đây , trong đó các hoạt động tài chính đợc xét theo các giai đoạn ngắn hạn, dài hạn, các báo cáo tài chính và quy trình xử lý giao dịch 8 CSDL tài chính MTĐT MTĐT MTĐT NetWork Interface Cart K hoạch T Chính Quản lý vốn Đ t] Quản lý ngân sách Các dự đoán tài chính H 3.6. Phân hệ thông tin tài chính II. Phân hệ thông tin kế toán. Phân hệ thông tin kế toán có chức năng thu nhận các dữ liệu trong các giao dịch kinh tế và thơng mại, thực hiện các thủ tục kế toán nhắm xây dựng các báo cáo tài chính và các bảng cân đối kế toán tổng hợp. 1. Mô hình tổng quát của phân hệ thông tin kế toán nh sau. ( H 3.8) 2. Các tiềm năng: - Phần cứng: LAN; 9 KH tài chính doanh nghiệp dài hạn KH hoá tài chính doanh nghiệp ngắn hạn 1. KH kho bạc 2. KH ngân sách đầu t] 3. KH lợi nhuận hàng năm 4. KH ngân sách hoạt động 5. KH thu thuế - Tình trạng tài chính doanh nghiệp - Tình hình khách hàng - Phân tích ngân sách - Phân tích các yếu tố tạo nên lợi nhuận - Phân tích hiệu quả vốn đầu t]. Xử lý giao dịch tài chính Kế toán - Tài khoản khách hàng - Thanh toán - K toán P tích - Sổ gốc Kho bạc - Quản lý đầu t] - Quản lý ngoại hối Thuế - Kế toán thuế - Kiểm toán Các báo cáo tài chính H 3.7. . Mô hình chức năng tổng quát của phân hệ tài chính - Phần mềm: là CSDL về đơn đật hàng, về quản lý kho hàng, thanh toán, sổ cái và các sổ chi tiết; sử dụng các HQTCSDL thông dụng nh FoxPro, Access, Lotus, Excel Các phần mềm kế toán nh FAST Acounting, KTSYS Quy trình xử lý thông tin kế toán đợc trình bầy trong H 3.9. Quy trình này gồm 13 khối thể hiện các công đoạn của quy trình kế toán. Các khối 1,2,3: Quy trình xử lý đơn đặt hàng; Các khối 4,5,6,7: Quy trình thanh toán; Các khối 8,9: Quy trình xử lý mua hàng; Các khối 10,11: Quy trình trả lơng; Các khối 12,13: Quy trình kế toán tổng hợp. Nội dung chi tiết của các quy trình đó xi xem trong GT. 10 H 3.8.Mô hình tổng quát phân hệ thông tin kế toán MTĐT MTĐT MTĐT NetWork Interface Cart CSDL đơn đặt hàng CSDL kho hàng CSDL thanh toán CSDL K Toán T hợp - Các bảng tổng hợp tài chính - Các bảng cân đối kế toán H 3.8. Mô hình tổng quát của HTTTKT toán [...]... thông tin Quản trị CSDL CSDL K thác phần mềm viễn thông CSDL Q lý H 13 Mô hình hệ thống thông tin lãnh đạo II Mô hình HTTT hỗ trợ ra quyết định Phần mềm hỗ trợ ra quyết định Các mô hình Cbộ Qlý Xử lý các mô hình MTDT Xử lý hội thoại CSDL Quản trị CSDL H 14 Mô hình hệ thống hỗ trợ ra quyết định 14 Chơng 8 các hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế và thơng mại (XGT) I Các hệ thống thông tin quản lý. .. trong kinh tế và thơng mại Bài 1 Hệ tin học văn phòng Bài 2 Hệ thống xử lý giao dịch Bài 3 Hệ thống thông tin sản xuất Bài 4 Hệ thống thông tin tài chính kế toán Bài 5 Hệ thống thông tin quản trị nhân lực Bài 6 Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định II Các vấn đề cần NC Đối với mỗi HTTT cần quan tâm các vấn đề sau đây: Khái niệm Chức năng Cấu trúc Cơ chế hoạt động Tác dụng Liên hệ. .. lực, về tuyển chọn, bồi dỡng và sử dụng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp Mô hình hệ thống thông tin quản trị nhân lực nh sau: MTĐT MTĐT MTĐT NetWork Interface Cart Sử dụng nhân lực Tuyển dụng nhân lực CSDL quản trị nhân lực Quản lý nhân lực đào tạo nhân lực H 3 1 Hệ thống thông tin Quản trị nhân lực 11 Hệ thống thông tin Quản trị nhân lực II Thành phần của hệ thống thông tin QTNL gồm: - Tiềm năng phần... trọng nhất là một CSDL quản lý lao động ; III Mục tiêu của hệ thống thông tin QTNL là: - Cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý - Cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về NNL; - cung cấp thông tin về bồi dỡng NNL; - cung cấp thông tin về tiềm năng NNL để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ; - cung cấp thông tin về sự biến động của NNL; - cung cấp thông tin về trả lơng, bảo... Phân hệ thông tin chiến lợc QTNL Kế hoạch chiến lợc về NNL; Phân hệ thông tin chiến thuật QTNL 1 Phân tích thị trờng NL; 2 K hoạch tuyển chọn NL; 3 K hoạch sử dụng NL; 4 K hoạch duy trì và phát triển NNL; 5 K hoạch đào tạo NNL; Phân hệ thông tin cơ động QTNL - Thông tin sử dụng lao động trong doanh nghiệp; - Thông tin về trình độ tay nghề của NNL; - Thông tin đánh giá năng lực cán bộ; - Thông tin về...1 Xử lý đơn đặt hàng 4 Tkhoản của khách hàng 12 Sổ cái 2 Hoá đơn bán hàng 3 P tích K quả bán hàng 5 Nhập tiền 6 Tkhoản của người cung cấp 7 Trả tiền 8 Mua bán 9 kiểm tra kho H 3.9 Quy trình xử lý thông tin kế toán 11 13 Tình trạng tài chính 10 Sổ thanh toán 11 Ghi nhận kiểm tra Bài 5 Hệ thống thông tin quản trị nhân lực Hệ thống thông tin quản trị nhân lực bao gồm toàn bộ các thông tin về nguồn... tin về thuyên chuyển, đề bạt cán bộ; - Thông tin chi trả lơng, BHXH; H 3.12 Mô hình chức năng HTTT QTNL 13 Bài 6 Hệ thống thông tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định HTTT này gồm hai bộ phận có liên quan với nhau là bjpj cung cấp thông tin cho lãnh đạo và bjpj trợ giúp ra quyết định Mỗi bjpj cũng có thể coi là một HTTT riêng biệt I Mô hình Hệ thống thông tin cho lãnh đạo có mô hình sau đây: Nhàng... định II Các vấn đề cần NC Đối với mỗi HTTT cần quan tâm các vấn đề sau đây: Khái niệm Chức năng Cấu trúc Cơ chế hoạt động Tác dụng Liên hệ thực tế III Các vấn đề giống nhau và khác nhau Giống nhau - Mô hình tổng quát - Các bộ phận cấu thành Khác nhau - Mục đích - Các CSDL - Cơ chế hoạt động - Đối tợng phục vụ 15 . hình hệ thống hỗ trợ ra quyết định Xử lý các mô hình Chơng 8. các hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế và thơng mại (XGT) I. Các hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế và thơng mại Bài. 8. các hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế và thơng mại Bài 1. Hệ tin học văn phòng I. Chức năng của hệ tin học văn phòng. Hệ tin học văn phòng (Management Office System) là hệ thống thông. 1. Hệ tin học văn phòng Bài 2. Hệ thống xử lý giao dịch Bài 3. Hệ thống thông tin sản xuất Bài 4. Hệ thống thông tin tài chính kế toán Bài 5. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực Bài 6. Hệ thống