Lời mở đầu Lịch sử phát triển xà hội loài ngời đà trải qua nhiều giai đoạn nối tiếp từ thấp đến cao Tơng ứng với giai đoạn hình thái kinh tế xà hội gắn liền với phơng thức sản xuất định Sự vận động thay lẫn hình thái kinh tế xà hội lịch sử ®Ịu t¸c ®éng cđa c¸c quy lt kh¸ch quan, trình lịch sử tự nhiên xà hội Các Mác đà viết Tôi coi phát triển hình thái kinh tế xà hội trình lịch sử tự nhiên Hay nói cách khác xà hội tồn phát triển qua giai đoạn nhờ trình sản xuất sản phẩm Để trình diễn thông suốt từ khâu đầu đến khâu cuối, yếu tố không phần quan trọng nguyên vật liệu Xét góc độ doanh nghiệp, nguyên vật liệu đảm bảo cho trình sản xuất đợc tiến hành đặn, thờng xuyên, đáp ứng đợc yêu cầu thị trờng Nhất điều kiƯn nỊn kinh tÕ thÞ trêng, díi sù chi phèi cđa c¸c quy lt kinh tÕ kh¸ch quan, quy lt giá trị, quy luật cạnh tranh đà làm cho doanh nghiệp phải trọng tới yếu tố giảm chi phí hạ thấp giá thành sản phẩm Chi phí nguyên vật liệu yếu tố chi phí trình sản xuất thêng chiÕm tû träng lín tỉng chi phÝ s¶n xuất nh tổng giá thành sản phẩm doanh nghiệp Từ buộc doanh nghiệp phải tiết kiệm cách triệt để hợp lý nguyên vật liệu, tránh tình trạng cung cấp thiếu gây ngừng trệ sản xuất hay thừa vật liệu gây ứ đọng vốn Nhận thức đợc ý nghĩa chi phí nguyên vật liƯu tỉng chi phÝ s¶n xt cịng nh vai trò quan trọng kế toán nguyên vật liệu, tổ chức quản lý kế toán nguyên vật liệu vấn đề cấp bách, thúc nhà quản lý kinh tế không ngừng nghiên cứu hoàn thiện nhằm quản lý sử dụng nguyên vật liệu cách có hiệu Đối với Công ty Dụng cụ số I nguyên vật liệu yếu tố đầu vào rÊt quan träng, chi phÝ nguyªn vËt liƯu chiÕm tû träng lín tỉng chi phÝ s¶n xt Gi¶m chi phí nguyên vật liệu biện pháp giảm giá thành, tăng tính cạnh tranh sản phẩm, Công ty Dụng cụ số I quan tâm trọng công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ lý luận thực tiễn trên, chuyên đề sâu vào nghiên cứu đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I Với mong muốn đợc tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty, từ đa số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nói chung công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng Công ty Dụng cụ số I Ngoài phần mở đầu kết luận, khoá luận gåm ba phÇn chÝnh sau: PhÇn I: Lý luËn chung công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ sè I PhÇn III: Mét sè ý kiÕn nh»m hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I Để hoàn thành chuyên đề này, em xin chân thành cảm ơn hớng dẫn giúp đỡ nhiệt tình cô giáo Tiến sĩ Lê Thị Hoà ban lÃnh đạo nh phòng chức đặc biệt phòng kế toán Công ty Với thời gian có hạn nên đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I cha sâu nghiên cứu hoàn thiện cách tốt Đồng thời hiểu biết hạn chế nên không tránh khỏi khiếm khuyết, kính mong thầy cô giáo ngời quan tâm đóng góp ý kiến để em bổ sung khiếm khuyết kiến thức Phần I - Lý luận chung công tác kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất 1.1 - Sự cần thiết phải quản lý tổ chức kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1 - Khái niệm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu phận trọng yếu t liệu sản xuất Các Mác đà viết Đối tợng đà qua lần lao động trớc gọi nguyên liệu Nh vậy, tất nguyên liệu đối tợng lao động, nhng đối tợng lao động đà trải qua tác động ngời Không Các Mác rõ Nguyên liệu hình thành thực thể chủ u cđa mét s¶n phÈm hay chØ gia nhËp s¶n phẩm dới hình thức sản phẩm phụ Vật liệu nguyên liệu đợc tiếp tục qua gia công chế biÕn hay nãi c¸ch kh¸c tiÕp tơc cã sù t¸c ®éng cđa ngêi Nguyªn liƯu, vËt liƯu gäi tắt nguyên vật liệu, đợc chia thành nguyên vật liệu nguyên vật liệu phụ dựa vào đặc tính lý, hoá khối lợng tiêu hao, mà vào tham gia chúng vào mức cấu thành sản phẩm Nhiên liệu, lợng thc vỊ vËt liƯu phơ nhng tÇm quan träng chúng nên đợc tách thành yếu tố riêng Nh đà biết, mục đích trình ngời sử dụng t liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thớc, tính chất hoá lý đối tợng lao động để tạo đa dạng phong phú chủng loại, mẫu mà sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng thị trờng Nh vậy, nguyên vật liệu ba phận quan trọng trình sản xuất (Sức lao động, t liệu lao động đối tợng lao động) trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm Nội dung đối tợng lao động nguyên vật liệu Nếu tài sản lu động đợc nhìn theo giác độ hình thái biểu nguyên vật liệu dạng thức chủ yếu tài sản lu động 1.1.2 - Đặc điểm vai trò nguyên vật liệu trình sản xuất: 1.1.2.1 - Đặc điểm nguyên vật liệu: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba u tè: lao ®éng, t liƯu lao ®éng, ®èi tợng lao động Ba yếu tố có tác động qua lại với để tạo cải vật chất cho xà hội Đối tợng lao động tất vật có sẵn tự nhiên quanh ta mà lao động có ích ngời tác động vào Đối tợng lao động đợc chia thành hai loại: Loại thứ có sẵn tự nhiên nh gỗ rừng nguyên thuỷ, quặng lòng đất Loại thứ hai đà qua chế biến, nghĩa có tác động lao động, gọi vật liệu Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt vật: Nguyên vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất định Khi tham gia vào trình sản xuất, dới tác động lao động chúng bị tiêu hao toàn bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào trình sản xuất toàn giá trị nguyên vật liệu chuyển dịch lần vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho vốn lu động dự trữ cho sản xuất doanh nghiệp 1.1.2.2 - Vai trò nguyên vật liệu trình sản xuất: Từ đặc điểm nguyên vËt liƯu ta cã thĨ thÊy râ vai trß quan trọng nguyên vật liệu trình sản xuất Kế hoạch sản xuất kinh doanh bị ảnh hởng việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời Chất lợng sản phẩm phụ thuộc nhiều vào chất liệu nguyên vật liệu làm Do vậy, để sản xuất đợc sản phẩm tốt, thoả mÃn đợc nhu cầu khách hàng cần phải có nguyên vật liệu có chất lợng cao đảm bảo quy cách chủng loại Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn giá thành sản xuất sản phẩm (trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 60% giá thành sản xuất, sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 80% giá thành sản xuất sản phẩm) Vì nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu cách chặt chẽ tất khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu vấn đề vô quan träng mµ bÊt kú mét doanh nghiƯp nµo cịng cần phải quan tâm Điều có ý nghĩa quan trọng nâng cao hiệu sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm chừng mực việc giảm tiêu hao nguyên vật liệu tiết kiệm đợc nguồn tài nguyên ngày cạn kiện dần, sở để tăng sản phẩm xà hội 1.1.3 - Yêu cầu nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu: Trong điều kiện sản xuất ngày mở rộng phát triển sở thoả mÃn nhu cầu vật chất văn hoá cộng đồng xà hội Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý có hiệu ngày đợc coi trọng Do công tác quản lý yêu cầu tất yếu phơng thức sản xuất Xà hội ngày phát triển, nhu cầu xà hội ngày cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lợng cao hơn, đa dạng mẫu mà chủng loại, mầu sắc Chính mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm phải không ngừng đợc nâng cao chất lợng chủng loại Trong điều kiện kinh tế nớc ta ngành sản xuất cha đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện tất khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu - khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ tỉ lệ khấu hao khác thu mua phải cho đủ số lợng, chủng loại, phẩm chất tốt, giá hợp lý, cho phép hao hụt định mức Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu cách tối đa - khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức doanh nghiệp, tránh lÃng phí - khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngng trệ, gián đoạn không cung cấp kịp thời, không dự trữ nhiều gây ứ đọng vốn - khâu sử dụng: Cần phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng nguyên vật liệu Phải xây dựng đợc hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho chi tiết, công đoạn phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến 1.1.4 - Nhiệm vụ nội dung kế toán nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu Để thực đợc chức giám đốc công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt công việc sau: 1.1.4.1 - Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu: - Tổ chức đánh giá, đánh giá lại, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống Nhà nớc yêu cầu quản trị Thực việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu doanh nghiệp để phát huy mặt tích cực, khắc phục mặt hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quản lý - áp dụng đắn phơng pháp hạch toán nguyên vật liệu, hớng dẫn kiểm tra đơn vị, phận doanh nghiệp thực đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết Thực phơng pháp quy định nhằm đảm bảo thống công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, đạo công tác kế toán phạm vi ngành kinh tế toàn bé nỊn kinh tÕ qc d©n - Tỉ chøc chøng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp đợc số liệu tình hình có biến động tăng, giảm vật liệu sử dụng trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ sử dụng nguyên vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng phẩm chất - Tính toán xác số lợng giá trị vật t thực tế đa vào sử dụng đà tiêu hao trình sản xuất kinh doanh Phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm 1.1.4.2 - Nội dung kế toán nguyên vật liệu: Để thực tốt yêu cầu, nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi trình kế toán nguyên vật liệu bao gồm nội dung sau: - Phân loại lập danh điểm vật t - Xây dựng nội dung, quy chế bảo quản sử dụng nguyên vật liệu - Xây dựng định mức tiêu dùng, định mức dự trữ nguyên vật liệu nh định mức tiêu hao cách hợp lý trình sử dụng, vận chuyển bảo quản - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu gồm vận dụng chứng từ luân chuyển chứng từ cách hợp lý - Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán hệ thống sổ kế toán tổng hợp - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật t nh báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật t - Tổ chức phân tích tình hình vật t thông tin kinh tế quan trọng 1.2 - Phân loại tính giá nguyên vật liệu: 1.2.1 - Phân loại nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại Phân loại nguyên vật liệu xếp vật liệu loại với theo đặc trng định thành nhóm để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán Phân loại vật liệu dựa tiêu thức sau: 1.2.1.1 - Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò nguyên vật liệu trình sản xuất: Theo cách phân loại nguyên vật liệu đợc chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là nguyên vật liệu tham gia vào trình sản xuất, cấu tạo nên thực thể sản phẩm (ví dụ: sắt, thép doanh nghiệp chế tạo máy, khí) - Nguyên vật liệu phụ: Là vật liệu tham gia vào trình sản xuất kết hợp với nguyên vật liệu làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên sản phẩm, làm tăng thêm chất lợng sản phẩm, kích thích thị hiếu ngời tiêu dùng làm cho trình sản xuất đợc tiến hành cách thuận lợi (ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ) - Nhiên liệu: Là vật liệu tham gia vào trình sản xuất kinh doanh tạo nhiệt lợng phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu - Phụ tùng thay thế: Là phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Là vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t xây dựng - Phế liệu: Là vật liệu không tác dụng trình công nghệ sản suất sản phẩm doanh nghiệp, thu hồi đợc sản phẩm hỏng, ngừng sản xuất lý tài sản cố định nguyên nhân khác - Các loại vật liệu khác: Là vật liệu mang tính đặc thù riêng có số doanh nghiệp Ngoài loại vật liệu kể nh bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển Việc phân chia giúp cho doanh nghiệp tổ chức tài khoản chi tiết, dễ dàng việc quản lý kế toán vật liệu 1.2.1.2 - Phân loại nguyên vật liệu theo chức nguyên vật liệu trình sản xuất: Theo cách phân loại toàn nguyên vật liệu doanh nghiệp đợc chia thành loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là loại nguyên vật liệu tiêu hao trình sản xuất sản phẩm Bao gồm: Nguyên vật liệu trực tiếp: Là loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trình sản xuất sản phẩm Nguyên vật liệu gián tiếp: Là loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trình phục vụ sản xuất sản phẩm - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý 1.2.1.3 - Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành: Theo tiêu thức nguyên vật liệu đợc chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua thị trờng - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là nguyên vật liệu doanh nghiệp tự chế biến nguyên vật liệu thuê gia công để sử dụng sản xuất giai đoạn sau - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh đợc biếu tặng, cấp phát - Phế liệu thu hồi: Là nguyên vật liệu bị thải loại khỏi trình sản xuất, tái sử dụng đem bán 1.2.1.4 - Phân loại nguyên vật liệu theo quyền sở hữu: - Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu doanh nghiệp: Gồm loại nguyên vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất, mua đà toán chấp nhận toán - Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu doanh nghiệp: Gồm nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ Tuy nhiên cách phân loại phân loại theo vai trò nguyên vật liệu u việt đợc sử dụng rộng rÃi 1.2.2 - Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu dùng thớc đo tiền tệ để biểu giá trị nguyên vật liệu theo nguyên tắc định, đảm bảo yêu cầu thống Việc tính giá nguyên vật liệu mang mét ý nghÜa hÕt søc quan träng viÖc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu 1.2.2.1 - Các tiêu tính giá nguyên vật liệu: - Giá thực tế: Là giá đợc xác định dựa khách quan, đợc hình thành sở chứng từ hợp lệ chứng minh khoản chi hợp pháp doanh nghiệp để tạo nguyên vật liệu Giá thực tế nguyên vật liệu sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu đợc dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho lập báo cáo kế toán - Giá hạch toán: Là loại giá ổn định, đợc xác định đầu kỳ hạch toán, thờng dựa giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch kỳ Giá hạch toán loại giá có tính chủ quan nên sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán giá thực tế 1.2.2.2 - Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho đợc tính theo giá thực tế, cá biệt có số trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho Chẳng hạn nguyên vật liệu nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng tiêu giá hạch toán để ghi sổ Đến có chứng từ hoá đơn kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế Giá nguyên vật liệu nhập kho đợc xác định t theo tõng ngn nhËp nh sau: - §èi víi nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế giá ghi hoá đơn ngời bán cộng (+) với thuế nhập (nếu có), thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp) khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bÃi) trừ (-) khoản giảm giá hàng mua đợc hởng - Đối với nguyên vËt liƯu doanh nghiƯp tù chÕ biÕn, gia c«ng: Gi¸ thùc tÕ bao gåm gi¸ thùc tÕ vËt liƯu xuất kho cộng chi phí gia công chế biến - Đối với nguyên vật liệu thuê gia công chế biến: Giá thực tế giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ) - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế giá thoả thuận bên xác định cộng chi phí tiÕp nhËn (nÕu cã) - §èi víi phÕ liƯu nhËp kho: Giá thực tế giá ớc tính sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu - Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận 1.2.2.3 - Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho: Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc vào đặc điểm hoạt động doanh nghiệp Có nhiều phơng pháp đợc sử dụng để đánh giá nguyên vật liệu xuất dùng Doanh nghiệp vào điều kiện cụ thể để lựa chọn phơng pháp sau theo nguyên tắc quán hạch toán, có thay đổi phải giải thích rõ ràng: 1.2.2.3.1 - Phơng pháp bình quân gia quyền: Theo phơng pháp giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng kỳ đợc tính theo giá bình quân (bình quân kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc bình quân sau lần nhập) Giá thực tế vật liệu Số lợng vật liệu ì Giá đơn vị = xuất dùng xuất dùng bình quân ì Trong đó: Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đ.kỳ + Giá TT vật liệu nhập kỳ bình quân = kỳ dự trữ Số lợng TT vật liệu tồn đ.kỳ + Số lợng TT vật liệu nhập kỳ Phơng pháp đơn giản dễ làm nhng độ xác không cao Hơn công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác toán nói chung Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trớc) bình quân = ci kú tríc Sè lỵng thùc tÕ vËt liƯu tån kho đầu kỳ (cuối kỳ trớc) Phơng pháp có u điểm đơn giản, dễ làm phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu kỳ Tuy nhiên phơng pháp không xác không tính tới biến động giá kỳ Giá đơn vị bình quân sau = lần nhập Giá thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập Số lợng thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập Phơng pháp khắc phục đợc nhợc điểm hai phơng pháp trên, vừa xác vừa cập nhật Nhợc điểm phơng pháp tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần 1.2.2.3.2 - Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (FIFO): Theo phơng pháp này, giả thiết số vật liệu nhập trớc xuất trớc, xuất hết số nhập trớc đến số nhập sau theo giá thực tế số hàng xuất Nói cách khác, sở phơng pháp giá thực tế vật liệu mua trớc đợc dùng để làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ giá thực tế số vật liệu mua vào sau Phơng pháp thích hợp điều kiện giá có xu hớng ổn định có xu hớng giảm 1.2.2.3.3 - Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (LIFO): Phơng pháp giả định vật liệu mua vào sau đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp FIFO Phơng pháp LIFO thích hợp trờng hợp lạm phát, giá có xu hớng tăng 1.2.2.3.4 - Phơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phơng pháp này, nguyên vật liệu đợc xác định theo đơn hay lô giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu tính theo giá thực tế nguyên vật liệu Do vậy, phơng pháp có tên gọi phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp trực tiếp thờng sử dụng với loại vật liệu có giá trị cao có tính tách biệt 1.3 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.3.1 - Tổ chức chứng từ: Chứng từ phơng tiện chứng minh tính hợp pháp nghiệp vụ kinh tế, vừa phơng tiện thông tin kết nghiệp vụ kinh tế ®ã 1.3.1.1 - C¸c chøng tõ sư dơng: Theo chÕ độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ CT/ CĐKT ngày 1/ 11/1995 Bộ Trởng Bộ Tài chính, chứng từ kế toán vật liệu bao gồm: - Hoá đơn bán hàng đơn vị bán - Hợp đồng mua hàng - Phiếu nhập kho (mÉu 01-VT: B¾t buéc) - PhiÕu xuÊt vËt t (mẫu 02-VT: Bắt buộc) - Phiếu xuất kho kiêm vận chun néi bé (mÉu 03-VT: B¾t bc) - PhiÕu xt vËt t theo h¹n møc (mÉu 04-VT: Híng dÉn) - Biên kiểm nghiệm vật t (mẫu 05-VT: Hớng dẫn) - Thẻ kho (mẫu 06-VT: Bắt buộc) - Phiếu báo vật t lại cuối tháng (mẫu 07-VT) - Biên kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT) - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) - Hoá đơn cớc phí vận chuyển (mẫu 03-BH) - Hoá đơn VAT 1.3.1.2 - Tổ chức chứng từ trình nhập kho nguyên vật liệu: Căn vào nhu cầu vật t mà phận mua hàng liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn ngời bán hàng lập hợp đồng mua hàng Khi nguyên vật liệu đến doanh nghiệp cần kiểm nghiệm phải thành lập ban kiểm nghiệm Ban có nhiệm vụ kiểm nghiệm mặt số lợng, chất lợng, quy cách nguyên vật liệu lập Biên kiĨm kª vËt t” Bé phËn cung øng dùa trªn sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên kiĨm nghiƯm vËt t ®Ĩ lËp “PhiÕu nhËp vËt t” Phiếu nhập vật t lập thành liên (đối với vật t mua ngoài), liên (đối với vật t tù s¶n xt) Thđ kho sau nhËn vËt t ghi số lợng vào cột thực nhập, ký nhận Liên 1: Do phận lập phiếu giữ Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau chuyển cho kế toán Liên (nếu có): Ngời nhập giữ Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn ngời bán đợc giao cho phận tài vụ, làm thủ tục toán ghi sỉ kÕ to¸n 1.3.1.3 - Tỉ chøc chøng tõ trình xuất kho nguyên vật liệu: Trong trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích phải thực đầy đủ thủ tục, chứng từ quy định phải thực nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm tuỳ theo loại nguyên vật liệu Trên chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì) Phiếu xuất kho bé phËn cung øng lËp ®Ĩ theo dâi chặt chẽ số lợng vật t xuất kho cho phận, phân xởng để có kế hoạch cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất làm để kế toán hạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Phiếu xuất kho lập thành liên (Liên 1: Do phận lập phiếu giữ; Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau chuyển cho kế toán; Liên 3: ngời nhận vật t giữ) Phiếu xuất vật t sử dụng trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu không thờng xuyên với số lợng Trờng hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thờng xuyên tháng doanh nghiệp sử dụng Phiếu xuất vật t theo hạn mức Phiếu áp dụng cho tháng có giá trị sử dụng tháng Cuối tháng không dùng hết vật t đà lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vËt t ®em ®Õn kho cïng víi sè vËt t thừa phiếu xuất vật t theo hạn mức, thủ kho ghi số lợng thừa trả lại vào hai phiếu Đối với trờng hợp xuất bán vật liệu, phận cung ứng vào thoả thuận khách hàng để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu đợc lập làm liên: Một liên giao cho khách hàng; Một liên giao cho phận cung ứng; Một liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau chuyển cho kế toán 1.3.2 - Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh giá trị, số lợng loại nguyên vật liệu theo kho ngời phụ trách Tuỳ theo 10 VÝ dơ: Ngµy 4/1/2004 phiÕu xt kho sè 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên phòng KH TT Nợ TK 641: 48.570đ Có TK 152: 48.570đ * Trờng hợp xuất nguyên vật liệu thuê gia công chÕ biÕn: Nỵ TK 154 Cã TK 152 VÝ dơ: Ngày 20/1/2004 phiếu xuất số 22 xuất nguyên vật liệu thuê gia công Nợ TK 154: 21.393.473đ Có TK 152: 21.393.473đ * Trờng hợp xuất nguyên vật liệu bán: Nợ TK 632 Có TK 152 Ví dụ: Công ty bán 1.178,8 thép ống fi 140 cho Nhà máy khí 2129 hoá đơn số 0411897 ngày 19/1/2004 Nợ TK 632: 30.648.800đ Có TK 152: 30.648.80đ * Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng: Cuối tháng vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đà xuất dùng cho mục đích, sở lập bảng phân bổ số Biểu 10: Công ty Dụng cụ số I Bảng phân bổ số Bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Tháng 1/2004 Đơn vị tính: đồng Các TK ghi Có STT Ghi Nợ TK TK 152 TK 154 TK 621 TK 622 TK 627 TK 641 TK 642 100.694.600 397.680.208 15.932.800 12.608.400 126.645.790 Céng TK 153 653.561.798 45 Bảng phẩn bổ số đợc chuyển cho kế toán tập hợp chi phí để lập bảng kê số bảng kê số 5: Phần ghi Nợ TK 621, 627, 641đối ứng Có TK 152 Lập bảng kê số Biểu11: Công ty Dụng cụ số I Bảng kê số Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2004 Đơn vị tính: đồng Các TK ghi Nợ STT Các TK ghi Có I Số d đầu th¸ng II Sè ph¸t sinh th¸ng TK 111 (Tõ NKCT sè 1) TK 112 (Tõ NKCT sè 2) TK 331 (Tõ NKCT sè 5) TK 154 (Tõ NKCT sè 7) TK 141 (Tõ NKCT sè 10) Céng sè d đầu tháng số phát sinh tháng Cộng xuất th¸ng Tån cuèi th¸ng TK 152 …… 115.220.800 712.666.018 112.968.420 73.057.325 468.942.686 31.697.587 26.000.000 827.886.818 653.561.798 174.325.020 * Ghi sổ TK 152: Sổ tổng hợp TK 152 đợc mở cho năm, phản ánh biến động nguyên vật liệu theo tháng năm Cách lập sổ TK 152: - Số d đầu năm: Đợc lấy từ sổ TK 152 năm trớc - Số phát sinh Nợ: Đợc lấy từ NKCT số 1, 2, 5, 7, 10 Từ NKCT số 1: Căn cø sè liƯu tỉng céng cét ghi Nỵ TK 152 – ghi Cã TK 112  Tõ NKCT sè 2: Căn số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Cã TK 331  Tõ NKCT sè 5: Căn số liệu dòng ghi Nợ TK 152 – cét ghi Cã TK 154  Tõ NKCT sè 10: Căn số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Cã TK 141 Sè ph¸t sinh Có: Đợc lấy từ bảng phân bổ số Sổ TK 152 đợc ghi lần vào cuối tháng sau đà khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu NKCT Biểu12: Công ty Dụng cụ số I Sổ TK 152 Nguyên vật liệu 46 Đơn vị tính: đồng Số d đầu năm Nợ Có 115.220.800 Ghi Có TK, đối ứng Nợ với TK TK 111 (NKCT sè 1) TK 111 (NKCT sè 1) TK 111 (NKCT sè 1) TK 111 (NKCT sè 1) TK 111 (NKCT số 1) Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số d cuối tháng Nợ Cã Th¸ng 112.968.420 73.057.325 26.000.000 468.942.686 31.697.587 712.666.018 653.561.798 174.325.020 Tháng Ngày tháng năm Kế toán trởng (Ký tên) 2.2.5 - Công tác kiểm kê nguyên vật liệu: Do đặc điểm nguyên vật liệu Công ty có loại cồng kềnh (nh loại sắt, thép), có loại khó bảo quản nh hoá chất Hơn nữa, giá trị nguyên vật liệu lại chiếm tỉ trọng lớn giá thành sản phẩm (60 65%) Do để đạt mục tiêu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đòi hỏi Công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung, tổ chức công tác quản lý kho vật t nói riêng Công ty Dụng cụ số I định kỳ tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu lần để phát xử lý chênh lệch số tồn kho thực tế số tồn sổ sách, đồng thời rút kinh nghiệm, bổ sung biện pháp để không ngừng nâng cao chất lợng công tác quản lý kho vật t Ban kiểm kª bao gåm ngêi: thđ kho, thèng kê (nhân viên phòng Kế hoạch Vật t), kế toán (Kế toán nguyên vật liệu) Kết kiểm kê đợc ghi vào Biên kiểm kê phòng Kế hoạch Vật t lập Cuối kỳ kiểm kê, biên kiểm kê đợc gửi phòng kế toán Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị xác định chênh lệch thừa thiếu cho loại Chênh lệch Số lỵng tån Sè lỵng tån = thõa thiÕu kho kiĨm kê kho sổ sách Trớc lập báo cáo, kết kiểm kê kế toán hạch toán nh sau: - Thừa phát kiểm kê: Nợ TK 152 Cã TK 338(3381) - Thõa ph¸t hiƯn qua kiĨm kê: 47 Thiếu định mức: Nợ TK 642: Trị giá thiếu hụt định mức Có TK 152 Thiếu định mức: Nợ TK 152 Có TK 338(3381) Kết kiểm kê cho thấy Công ty đà có kết hợp chặt chẽ quản lý kế toán vật t nhập kho, xuất dùng, kế toán thủ kho Hệ thống kho tàng đợc bố trí, bảo quản hợp lý an toàn Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công ty dụng cụ số I 3.1 - Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: Nền sản xuất xà hội có vận động phát triển không ngừng tác động lực lợng sản xuất quan hệ sản xuất Cùng với vận động chế quản lý phải thờng xuyên đổi để phù hợp với phát triển sản xuất hàng hoá nớc ta, Đảng Nhà nớc đà tiến hành công 48 cải cách chế quản lý sau chuyển đổi kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trờng Hạch toán kế toán phận hệ thống công cụ quản lý Nhà nớc việc đạo doanh nghiệp hoạt động theo chế thị trờng Khi chuyển đổi chế quản lý kinh tế, Nhà nớc cho phép Doanh nghiệp chủ động sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật nên hạch toán có vai trò quan trọng nguồn cung cấp số liệu kinh tế tài để làm tảng cho việc định kinh doanh có liên quan trực tiếp đến tơng lai Doanh nghiệp Cùng với thay đổi quản lý kinh tế, hạch toán kế toán chịu chi phối cần đổi hoàn thiện Kế toán tốt nguyên vật liệu đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa tợng mát lÃng phí, đồng thời giảm chi phí hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao hiệu sử dụng vốn lu động Hiện thực tế, công tác hạch toán nguyên vật liệu phức tạp cồng kềnh cần đợc giảm bớt Vì vậy, Doanh nghiệp tuỳ theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần có biện pháp quản lý, hạch toán theo hớng đơn giản nhng đảm bảo chế độ quy định Công cải cách chế độ kế toán nớc ta theo định 1141/TC/CĐKT ngày tháng 11 năm 1995 đà đáp ứng yêu cầu quản lý hạch toán tình hình phù hợp với chuẩn mực thông lệ quốc tế Do điều kiện nớc ta sau nên đà vận dụng đợc kinh nghiệm giúp đỡ chuyên gia nớc việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp Tuy nhiên trình áp dụng vào thực tế doanh nghiệp không tránh khỏi sai sót, công tác hoàn thiện tổ chức kế toán vô cần thiết tất doanh nghiệp toàn kinh tế quốc dân 3.2 - Nhận xét chung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I : Trong lịch sử phát triển mình, Công ty đà bớc khẳng định đợc vị trí thị trờng, trở thành bạn hàng lớn ổn định cung cấp trang thiết bị cho ngành công nghiệp, xây dựng Sản phẩm Công ty giữ đợc uy tín với khách hàng mặt chất lợng, mẫu mà chủng loại Để đạt đợc kết nh vậy, Công ty đà thực tốt công tác quản lý sản xuất nói chung công tác quản lý kế toán nói riêng Qua thời gian thùc tËp, vËn dơng lý ln vµo thùc tiƠn công tác kế toán nguyên vật liệu, em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I có u điểm sau: - Về công tác quản lý: Công ty đà xây dựng cho mô hình quản lý nguyên vật liệu khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử dụng cho sản xuất - khâu thu mua: Công ty đà tạo cho thị trờng cung cấp nguyên vật liệu ổn định địa bàn Hà Nội, quản lý tốt khâu thu mua thông qua việc quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua 49 - khâu bảo quản: Trong kho Công ty đà đợc trang bị đầy đủ phơng tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp bảo đảm cho nguyên vật liệu dự trữ kho, phản ánh trung thực mặt số lợng giá trị sư dơng - ë kh©u sư dơng: Khi cã nhu cầu sử dụng, phòng Kế hoạch vật t xem xét tính hợp lý, hợp lệ giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu để duyệt viết phiếu xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất nhanh tiết kiệm Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán đợc tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với quy mô Công ty Về máy kế toán đà đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc đợc tình hình sử dụng vËt t, tiỊn vèn, thu thËp xư lý vµ cung cấp thông tin trình kinh tế diễn Công ty Kế toán áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung đợc tổ chức hợp pháp hợp lệ theo chế độ hành đảm bảo tính xác, rõ ràng công tác hạch toán Công tác hạch toán nguyên vật liệu đợc tiến hành có nề nếp theo chế độ Công ty áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Về Công ty đà tuân thủ theo trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ biến động nguyên vật liệu - áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu: Công ty đà sử dụng giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, phơng pháp dễ làm nhng độ xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công tác toán nói chung Kế toán vật t phải kiêm nhiệm việc khác ảnh hởng tới hiệu công việc Nhng đổi lại để hoà nhập với phát triển nỊn kinh tÕ, xu híng tiÕn bé cđa ThÕ giíi góp phần việc phát triển kinh doanh, đặc biệt nâng cao hiệu công tác kế toán, Công ty đà trang bị máy tính cho phòng kế toán Hiện Công ty sử dụng phần mềm kế toán Standard 5.0 nhằm giảm bớt công việc ghi chép kế toán Kế toán nhập liệu cho máy, máy tính theo dõi chi tiết cho loại nguyên vật liệu nh sổ chi tiÕt vËt t Ci th¸ng kÕ to¸n thùc hiƯn c¸c lệch lọc đa bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp giúp kế toán giảm bớt khối lợng công việc tăng độ xác số liệu kế toán Để có đợc kết nỗ lực cán phòng tài vụ nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng với lÃnh đạo đắn Kế toán trởng Công ty Bên cạnh u điểm nêu công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu tồn mặt cha hợp lý: - Công ty đà tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo công dụng nguyên vật liệu trình sản xuất Nguyên vật liệu Công ty chủ yếu sắt, thép nhng Công ty sử dụng nhiều loại sắt, thép khác hình dáng (lá, tấm, góc, tròn); khác kích thớc (cũng thép tròn nhng có: 15,5; 17,5 ; 21,5) nên dễ bị nhầm lẫn, nhng Công ty cha xây dựng sổ danh điểm vật t nên có ảnh hởng tới trình theo dõi đối chiếu kho kế toán công việc tìm kiếm 50 - Cuối tháng hàng đờng, Công ty không hạch toán vào tài khoản 151 để theo dõi mà chờ đến hàng làm thủ tục nhập kho ghi sổ kế toán, điều cha với chế độ kế toán hành - Trong điều kiện kinh tế giá nhiều mặt hàng thờng xuyên biến động, Công ty cha lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Điều có ảnh hởng xấu tới kết hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty gặp phải tình giá nguyên vật liêu thị trờng biến động lớn 3.3- Phơng hớng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: Khi tiến hành việc muốn đạt hiệu cao, nghĩa với chi phí tối thiểu phải đem lại lợi ích tối đa Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu yêu cầu thiết Hoàn thiện nghĩa thay đổi, bổ sung mới, tiên tiến nhất, phù hợp để công việc tiến hành đạt hiệu cao Tuy nhiên việc hoàn thiện phải tuân theo nguyên tắc định Chuẩn mực kế toán quốc tế sở để nớc ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh tế Việt Nam Trên sở chuẩn mực kế toán quốc gia nguyên tắc kế toán ¸p dơng cho c¸c doanh nghiƯp Tuy nhiªn c¸c doanh nghiệp vào thực tế sản xuất kinh doanh đơn vị mà rút ngắn, thay đổi công tác kế toán cho phù hợp nguyên tắc chấp hành quy định chung mà Nhà nớc ban hành Nh hớng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I phải dựa chế độ kế toán ban hành Bộ tài hệ thống, phớng pháp thực hiện, tài khoản, chứng từ sổ sách kế toán sử dụng Ngoài ra, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động phận kế toán nói chung kế toán nguyên vật liệu nói riêng đồng thời góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh Công ty Yêu cầu xây dựng chuẩn mực kế toán giai đoạn đòi hỏi phải tăng cờng hoàn thiện công tác kế toán doanh nghiệp Điều đặt nhiệm vụ hoàn thiện công tác kế toán nói chung công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng Công ty Dụng cụ Số I 3.4 - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I: Với t cách sinh viên thực tập em mạnh dạn đa số ý kiến nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I nh sau: 3.4.1 - X©y dùng hƯ thèng sỉ danh điểm vật t thống Công ty: Để đảm bảo cho công tác đối chiếu kế toán nguyên vật liệu thủ kho đợc tiến hành dễ dàng, nhanh chóng, xác phát nhanh có sai sót, Công ty cần xây dựng Sổ danh điểm vật t Danh điểm vật t xây dựng cho loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu Sổ danh điểm vật t tạo nên mà loại nguyên vật liệu, giúp cho Công ty áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán ®ỵc thn lỵi 51 Sỉ danh ®iĨm vËt t cã thể xây dựng theo mẫu sau: Biểu số 13: Đơn vị: Sổ danh điểm vật t hiệu, quy STT Danh điểm vật t Tên, nhÃn nguyên vật cách, (ký hiệu) phẩm chất liệu Đơn vị tính V.15,5 S35C Thép tròn 15,5 S35C Kg V.15,6 S35C ThÐp trßn 15,6 S35C Kg V.17,5 Q215 ThÐp trßn 17,5 Q215 Kg V.17,5 SCM415 ThÐp trßn 17,5 SCM415 Kg V.TAM 25 ThÐp tÊm 25 ly Kg V.TAM 40 ThÐp tÊm 40 ly Kg V.VQH1 Que hµn VQH1 Kg V.VQH2 Que hµn VQH2 Ghi chó Kg …… …… …… 3.4.2 - LËp phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp xt: VỊ giao nhËn chøng tõ gi÷a thđ kho kế toán: Vì nguyên vật liệu Công ty phải nhập xuất làm nhiều lần nên số lợng chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu Công ty tơng đối nhiều, để nâng cao chất lợng bảo quản chứng từ, có sở pháp lý để quy kết trách nhiệm chứng từ bị mất, Công ty nªn lËp sỉ giao nhËn chøng tõ MÉu phiÕu giao nhËn chøng tõ cã thÓ lËp nh sau: 52 BiÓu sè 14: PhiÕu giao nhËn chøng tõ Tõ ngµy … đến ngày STT Mà vật t Tên vật t Sè lỵng chøng tõ Ngêi giao Sè hiƯu chøng tõ Ghi Ngời nhận 3.4.3 Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu: Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu Công ty nhiều, nguyên vật liệu phải xuất làm nhiều lần khả sai sót nhầm lẫn dễ xẩy Có trờng hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, có trờng hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp hay kế toán tổng hợp kế toán chi tiết số liệu không thống nhất, lúc rà soát phức tạp nhiều thời gian Kế toán nguyên vật liệu nên lập bảng kê chứng từ nhập bảng kê chứng từ xuất để nâng cao tính đối chiếu Các bảng kê chøng tõ nhËp, xt cã thĨ x©y dùng nh sau: Ví dụ: Lập bảng kê chứng từ nhập bảng kê chứng từ xuất tháng 1/2004 Biểu số 15: Đơn vị: Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu 53 Tháng năm 2004 Kho: Vật t kim khí Chứng từ TK đối ứng 01 4.1 02 Thép tròn 15,6 S35C Kg 111 Kg Thành tiền (đồng) 584,4 27619 16140543 111 240,2 24286 5833497 Cái 4.1 Đơn giá (đồng) 331 7500 1018 7653000 Cái NT Đơn vị tính Thép tròn 15,6 S35C SH Diễn giải Số lợng 331 2500 2666 6665000 … … … … … Tæng céng 712666018 Ngêi lËp biĨu (Ký, ghi râ hä tªn) BiĨu sè 16: Đơn vị: Bảng kê chứng từ xuất Tháng năm 2004 Kho: Vật t kim khí Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính TK đối ứng Số lợng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 156 29557,85 4611024 SH NT 01 2.1 ThÐp U200 (V.U200) Kg 621 02 2.1 Bu lông M8*60 PX2 Cái 621 50 2580 129000 03 2.1 Que hµn – PX Kg 627 20 66666 1333320 54 … … … … … Tæng céng … 653561798 Ngêi lËp biĨu (Ký, ghi râ hä tªn) Sè liệu tổng cộng Bảng kê chứng từ nhập Bảng kê chứng từ xuất đợc dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng bảng tổng hợp nhập xuất tồn đối chiếu với kế toán tổng hợp Trên bảng kê số hiệu chứng từ đợc liệt kê theo trình tự đánh số phiếu nhập, xuất nên xẩy tình trạng thất lạc chứng từ phát đợc Nếu số liệu tổng cộng kế toán chi tiết kế toán tổng hợp có sai lệch tiến hành rà soát bảng kê nhanh rà so¸t víi tõng sỉ chi tiÕt 3.4.4 - ViƯc më sổ chi tiết Phải trả cho ngời bán: Mua hàng với hình thức toán trả chậm đợc kế toán vật liệu theo dõi báo cáo chi tiết tài khoản 331 mở sổ chi tiết số 2, theo dâi trªn NhËt ký chøng tõ sè Tuy nhiªn Công ty kế toán nguyên vật liệu mở Báo cáo chi tiết tài khoản 331, mẫu sơ sài phần theo dõi thời gian hoá đơn, phiếu nhập kho trờng hợp tính tổng cộng số tiền ghi vào dòng báo cáo chi tiết tài khoản 331 nên cột hoá đơn khó ghi, có trờng hợp gây thiếu sót trùng lắp Sổ chi tiết vừa đợc kế toán chi tiết nguyên vật liệu làm tay, sau tổng hợp lại cho kế toán tổng hợp nguyên vật liệu làm máy, nh gây trùng lặp Công ty nên mở sổ chi tiÕt to¸n víi ngêi b¸n theo mÉu sau: BiĨu sè 17: Sỉ chi tiÕt to¸n víi ngêi b¸n TK 331 Đối tợng Loại tiền Chứng từ Ngày Ngày Diễn giải tháng Số hiệu tháng TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số d Nợ Nợ Có Có 55 3.4.5 - Công tác hạch toán Hàng đờng: Việc hạch toán hàng đờng cha với chế độ kế toán hành, Công ty cần mở tài khoản 151 để theo dõi Khi nhận đợc hoá đơn ngời bán nhng hàng cha đến Công ty, kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ Hàng đờng Nếu tháng hàng làm thủ tục nhập kho nh bình thờng Đến cuối tháng hàng cha về, kế toán hoá đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 331 Và ghi chép Nhật ký chứng từ số Tháng sau hàng vỊ nhËp kho ghi: Nỵ TK 152 Cã TK 151 Ví dụ: Ngày 26/2/2004 Công ty mua dầu cửa hàng Vinh Vợng nhận đợc hoá đơn sau: Biểu số 18: Hoá đơn (gtgt) Mẫu số 01 GTKT 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CĐ/00 B Ngày 26 tháng năm 2004 N0: 092227 Đơn vị bán: Cửa hàng dầu Vinh Vợng Địa chỉ: 38 Thuốc Bắc Hà Nội Số tài khoản: 710A- 00360908 Ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm Điện thoại: MST: Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Toàn Thắng Đơn vị: Công ty Dụng cụ số I Địa chỉ: Số TK: 710A-00130 Sở giao dịch NHPTNT-TL Hình thức toán: Trả chậm 56 Stt A Tên hàng hoá dịch vụ B Dầu APPCS46 x BL Dầu APPCS32 x BL Đơn vị Số lợng tính C Kg 394,4 Kg 429,2 Đơn giá (đồng) 270.620 28.730 Céng tiỊn hµng Th st th GTGT 10%: Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền toán Thành tiỊn (®ång) 3=1x2 10.893.328 12.330.916 23.224.244 2.322.424,4 25.546.668 Sè tiỊn chữ: Hai mơi lăm triệu năm trăm bốn sáu nghìn sáu trăm sáu tám đồng Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tên) Nhng xe vận chuyển cửa hàng bị tai nạn nên xe bị giữ chờ giải Vì đến ngày 28/2 số hàng cha đến Công ty Căn vào hoá đơn GTGT kế toán ghi bút toán: Nợ TK 151: 23.224.244đ Nợ TK 151: 2.322.424,4đ CóTK 331: 25.546.668đ Và ghi vào NKCT số Đến ngày 6/3 số hàng đà đến Công ty, phòng Kế hoạch Vật t viết phiếu nhập kho số 42 ngày 6/3/2004 Kế toán ghi bút toán: Nợ TK 152: 23.224.244đ Nợ TK 151: 23.224.244đ Biểu sè 19: C«ng ty Dơng sè I NhËt ký chøng tõ sè Ghi Cã TK 151 – Hµng mua đờng Tháng năm 2004 St t Diễn giải Số d đầu tháng Mua dầu 23.224.24 Hóa đơn SH NT 9222 26/ PN S N H T 42 6/3 Ghi cã TK 151, ghi Nợ TK 152 15 Cộn g 23.224.24 Cộn g Đà ghi sổ ngày tháng năm Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) 57 Sè d CT Sè liƯu ë dßng tỉng cộng cột TK 152 NKCT số đợc dùng ®Ĩ ghi sỉ c¸i TK 152 3.4.6 - LËp dù phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Xét phơng diện kinh tế: Nhờ khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà bảng Cân đối kế toán doanh nghiệp phản ánh xác giá trị thực tế tài sản Xét phơng diện tài chính: Do dự phòng giảm giá, doanh nghiệp tích luỹ đợc số vốn định đà đợc phân chia Số vốn đợc sử dụng để bù đắp khoản giảm giá hàng tồn kho thực phát sinh Thực chất khoản dự phòng nguồn tài doanh nghiệp tạm thời nằm tài sản lu động trớc sử dụng thực Việc trích lập dự phòng đợc thực thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài năm, sau tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu Để lập dự phòng nguyên vật liệu phải có điều kiện sau: Nguyên vật liệu vật t tồn kho thời điểm lập báo cáo tài có giá trị thờng thấp giá ghi sổ kế toán Nguyên vËt liƯu thc qun së h÷u cđa doanh nghiƯp  Có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ c¸c chøng tõ kh¸c chøng minh gi¸ vèn tån kho Phơng pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức dự phòng giảm giá Số lợng hàng Giá đơn vị thực Giá đơn vị thực cần lập cho tõng = tån kho cuèi niªn x tÕ ghi sổ - tế thị trờng loại hàng tồn kho i độ kế toán i hàng i hàng i Tài khoản đợc sử dụng để hạch toán TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá D Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Phơng pháp hạch toán: Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn số dự phòng đà lập năm trớc Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642 Có TK 159 58 Kết luận Trong điều kiện kinh tế thị trờng, đà xoá bỏ chế quan liêu bao cấp dựa dẫm vào hỗ trợ Nhà nớc đòi hỏi doanh nghiệp phải nội lực để hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu quan trọng Để phát huy chức kế toán nói chung kế toán nguyên vật liệu nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu phải đợc giám sát chặt chẽ, đợc hoàn thiện nhằm quản lý đợc tốt tình hình biến động nguyên vật liệu số lợng chất lợng, chủng loại giá trị Công tác hạch toán nguyên vật liệu chiếm thời gian lớn công tác kế toán, đồng thời việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu định đến thành công hay thất bại doanh nghiệp Do cần có biện pháp tốt để hạch toán nh để sử dụng quản lý nguyên vật liệu đợc đảm bảo, trì hoạt động kinh doanh để phát triển doanh nghiệp Em đà chọn nghiên cứu đề tài Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Công ty Dụng cụ số I đề án môn học chuyên ngành Quản trị kinh doanh trờng Đại học Công Đoàn Với cố gắng thân việc tiếp thu giảng nghiên cứu tài liệu tham khảo viết em góp phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện lý luận, đánh giá thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu doanh sản xuất Một lần em xin chân thành cảm ơn cô giáo Tiến sĩ Lê Thị Hoà các cô ban lÃnh đạo Công ty Dụng cụ số I đà giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề Em mong có góp ý nhiệt tình thầy cô giáo bạn để viết đợc hoàn thiện 59 ... vật liệu 46 Đơn vị tính: đồng Số d đầu năm Nợ Có 11 5.220.800 Ghi Có TK, đối ứng Nợ với TK TK 11 1 (NKCT sè 1) TK 11 1 (NKCT sè 1) TK 11 1 (NKCT sè 1) TK 11 1 (NKCT sè 1) TK 11 1 (NKCT số 1) Cộng số. .. TK 611 ( 611 1): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua Nợ TK 13 3 (13 31) : Thuế GTGT đợc khấu trừ Có TK 11 1, 11 2, 3 31: Tổng giá toán Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên vật liệu kỳ: Nợ TK 611 ( 611 1):... lý an toàn Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công ty dụng cụ số I 3 .1 - Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: Nền sản xuất xà hội