Bài thảo luận hệ thống thông tin ĐỀ TÀI THẢO LUẬN Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích. Thết kế để cập nhập một hệ thống thông tin cho một DN kinh doanh thương mại Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi phí sử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính, nhóm bạn phải thực hiện việc đưa ra bản phân tính sử lý sơ bộ cho hệ thống mới xử lý nghiệp vụ trong chu trình này nhóm bạn hãy: 1.Mô tả hệ thống mới được tin học hóa trong tối đa các khâu sử lý nghiệp vụ(chú ý nhóm bạn có thể làm thêm các giả định cần thiết để làm theo yêu cầu của bài nhưng nhóm bạn phải nêu rõ những giả định như thế nào ) 2.Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng cho hệ thống mới 3.Xây dựng biểu đồ luồng giữ liệu các mức cho hệ thống mới này. Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 1 Bài thảo luận hệ thống thông tin LỜI MỞ ĐẦU Trong doanh nghiệp thương mại, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, vì thế một hệ thống quản lý tài chính kế toán nhanh, mạnh, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin làm cơ sở cho nhà lãnh đạo ra các quyết định quản trị một cách nhanh chóng, hiệu quả là một điều vô cùng cần thiết. Ngày nay do tính đa dạng và phức tạp của các hoạt động kinh doanh, cùng với sự phát triển ngày càng phổ cập của công nghệ thông tin, các phần mềm kế toán đang trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả và chính xác nhất. Các phần mềm kế toán giúp các doanh nghiệp sử lý thông tin nhanh, an toàn: Cung cấp các báo cáo kế toán kịp thời, hiệu quả. Tuy nhiên để khai thác và phát huy hết những tiện ích của các phần mềm kế toán đòi hỏi người sử dụng bên cạnh nghiệp vụ kế toán vững vàng còn cần có các kỹ năng sử dụng phần mềm, phải hiểu biết và sử dụng một cách thành thục. Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 2 Bài thảo luận hệ thống thông tin PHẦN I. CÁC VẤN ĐÊ CƠ BẢN LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH CHI PHÍ TRONG DOANH NGIỆP I. Chu trình chi phí bao gồm những sự kiện liên quan đến hoạt động mua hàng Các sự kiện đó là: - Doanh nghiệp đặt hàng - Doanh nghiệp nhận hàng - Doanh nghiệp thanh toán - Xác định nghĩa vụ thanh toán 1.Yêu cầu về hàng hóa dịch vụ: Là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là yêu cầu mua hàng 2.Đặt hàng với nhà cung cấp: Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn, hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để đạt được yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đặt hàng mua gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan đến việc giao hàng, nhà cung cấp xem xét và chấp nhận đặt hàng thì phải gửi thông báo chấp nhận đặt hàng Thủ tục đặt hàng: - Phân chia bộ phận yêu cầu (sử dụng ) và mua hàng - Thủ tục ủy quyền, xét duyệt phù hợp (trên đơn đặt hàng mua ) - Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng - Yêu cầu báo giá hay thủ tục đấu thầu phù hợp Bên cạnh đó trong đặt hàng còn có những rủi ro: - Đặt hàng không đúng chủng loại, số lượng , quy cách theo yêu cầu - Hàng kém chất lượng - Giá cả không phù hợp 3. Nhận hàng và nhập kho Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 3 Bài thảo luận hệ thống thông tin Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp.Lúc này việc giao hàng mới được kết thúc Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận. Sau đó hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng Phiếu nhập kho được gửi cho bộ phận kế toán phải trả 4.Ghi nhận phải trả người bán Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền, tiến hành đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc có liên quan như: yêu cầu mua hàng, đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả người bán Trong việc ghi nhận phải trả người bán cũng tồn tại những rủi ro như : -Sai sót trong hóa đơn của người bán -Ghi nhận phải trả cho hàng không nhận -Mất chiết khấu thanh toán -Chuyển sổ chi tiết tổng hợp sai 5.Thanh toán cho nhà cung cấp Tới ngày cần thanh toán, kêt toán phải trả tiến hành lập các thủ tục (lập chứng từ thanh toán, phiếu chi ) để chuyển bộ phận quỹ chi tiền cho người bán. Sau khi thanh toán tiền các chứng từ liên quan như: phiếu chi, séc thanh toán, kế toán phải trả ghi nhận khoản thanh toán cho người bán II. TỔ CHỨC KẾ TOÁN SỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ 1.Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 4 Bài thảo luận hệ thống thông tin Yêu cầu mua hàng: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng. Yêu cầu mua hàng được gửi về bộ phận mua hàng và phải được người quản lý bộ phận chấp nhận ký duyệt Đặt hàng mua: Là chứng từ được lập bởi bộ phận mua hàng nhằm xác định yêu cầu của doanh nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng. Các yêu cầu về thanh toán nếu đặt hàng được người mua chấp nhận thì trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa các bên Phiếu nhập kho: Chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ vào số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận, số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ được dùng làm căn cứ ghi tăng tài khoản hàng tồn kho, thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan Hóa đơn bán hàng: Là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển từ người bán cho người mua, xác định nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán Chứng từ trả lại hàng mua: Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán. Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại 2.kiểm soát trong chu trình chi phí ∗ Kiểm soát hoạt động trong chu trình chi phí Trong chu trình chi phí các rủi ro xảy ra trong sử lý nghiệp vụ này là :  Hàng nhận được không đúng như đặt hàng, mua hàng về chủng loại, số lượng, chất lượng  Hàng nhận được không bởi những người được ủy quyền hoặc không đúng trách nhiệm  Thanh toán không đúng người bán, thanh toán cho những hàng không nhận hoặc không đúng hàng đặt mua  Thanh toán không đúng kỳ hạn làm ảnh hưởng đến quan hệ mua bán sau nay này ∗ Kiểm soát ứng dụng sử lý thông tin trong chu trình chi phí Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 5 Bài thảo luận hệ thống thông tin - Nhập liệu - Xử lý - Kết quả xử lý - Đảm bảo kiểm soát được các rủi ro xảy ra với hệ thống xử lý của chu trình chi phí PHẦN II. XÂY DỰNG CÁC BIỂU ĐỒ CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ 1. Mô tả bài toán Giả sử tại một công ty A trong tháng có phát sinh các hoạt động mua hàng như sau ♦ Sau khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận của công ty, bộ phận mua hàng sẽ lựa chọn tìm kiếm nhà cung cấp và chuyển yêu cầu đặt hàng đến nhà cung cấp, Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 6 Bài thảo luận hệ thống thông tin ♦ Khi nhà cung cấp tiếp nhận được yêu cầu mua hàng của công ty, nhà cung cấp sẽ thông tin hàng hóa và hóa đơn về cho công ty biết, đến khi giao hàng nhà cung cấp sẽ giao hàng tại địa điểm chỉ định, lúc này bộ phận nhận hàng có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa xem hàng hóa có đúng như trong đơn đặt hàng không như về chủng loại, số lượng, chất lượng… sau khi kiểm tra hàng xong bộ phận nhận hàng có trách nhiệm là nhập kho hàng và đồng thời bộ phận nhận hàng nhận phiếu nhập kho và báo cáo về hàng nhận, gửi thông báo tới các bộ phận có liên quan và nhà cung cấp gửi hóa đơn GTGT đến bộ phận mua hàng ♦ Trước khi một hóa đơn được thanh toán, hóa đơn đó sẽ được kế toán chi tiết xem lại và tiến hành đối chiếu hóa đơn hàng với các chứng từ gốc có liên quan như: yêu cầu mua hàng, nhập hàng, phiếu nhập kho và báo cáo nhận hàng, sau khi đối chiếu các chứng từ đầy đủ hợp lệ chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán, bộ phận kế toán căn cứ vào tình hình hàng mua và hóa đơn sẽ lập chứng từ thanh toán gửi lên cấp trên, cấp trên xét duyệt thanh toán sẽ gửi lệnh thanh toán cho thủ quỹ và thủ quỹ theo lệnh lập phiếu chi tiền và thanh toán tiền cho nhà cung cấp sau đó chuyển một phiếu chi cho kế toán phải trả, phiếu còn lại dùng để ghi sổ quỹ ♦ Kế toán phải trả nhận thông báo chi tiền do nhân viên bán hàng chuyển đến, lưu lại theo hồ sơ khách hàng sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ kế toán kiểm tra đối chiếu với thông báo trả tiền sau đó nhập vào phần mềm quản lý nợ phải trả, và chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 7 Bài thảo luận hệ thống thông tin 2. BIỂU ĐỒ CHO HỆ THỐNG MỚI 2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng. Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 8 Thanh toán Chuyển CT chi tiền cho các bộ phận Chu trình chi phí Đặt hàng Nhận hàng Chấp nhận hóa đơn Thanh toán Xử lý yêu cầu Xử lý mua hàng Kiểm tra hàng Nhập kho Gửi thông báo tới các bô phận Nhận hóa đơn Đối chiếu chứng từ Chấp nhận hóa đơn Theo dõi Lập thanh toán Bài thảo luận hệ thống thông tin Sơ đồ chức năng của chu trình chi phí có 4 chức năng chính Chức năng 1: Đặt hàng Đặt hàng là các yêu cầu mua hàng, bổ sung hàng từ các bộ phận của doanh nghiệp được gửi tới các bộ phận mua hàng. Khi đó bộ phận này có trách nhiệm liên lạc với nhà cung cấp và đặt hàng theo yêu cầu cả về số lượng và chất lượng Trong chức năng này lại phân rã thành hai chức năng nhỏ ♦ Xử lý yêu cầu hàng Xem xét kiểm tra các nhu cầu của các bộ phận xem có thiếu hàng hay thừa hàng, hóa đơn ra làm sao ♦ Xử lý yêu cầu mua hàng Các yêu cầu và các thông tin về số lượng, chất lượng , mặt hàng được yêu cầu Chức năng 2: Nhận hàng Nhận hàng là khi yêu cầu mua hàng của DN được nhà cung cấp chấp nhận thì nhà cung cấp sẽ giao hàng cho DN theo đúng hợp đồng đã ký kết. DN sẽ nhận được số hàng hóa mà DN đã đặt mua sau khi kiểm tra cả về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa Chức năng này phân rã thành ba chức năng ♦ Kiểm tra hàng: Mô tả: Cung cấp và lưu giữ thông tin về việc mua hàng, quá trình nhận hàng, kiểm tra hàng và việc trả lại cho nhà cung cấp Thông tin vào: Các thông tin về mặt hàng mà nhà cung cấp gửi đến theo hợp đồng đã ký Thông tin ra: Thông tin phản hồi của doanh nghiệp Các sự kiện: Sự kiện về thay đổi mặt hàng nhập kho, thời gian nhập kho, số lượng, chủng loại hàng nhập kho Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 9 Bài thảo luận hệ thống thông tin ♦ Nhập kho Mô tả: Đăng nhập và lưu giữ thông tin về mặt hàng được nhập Thông tin vào: Thông tin về mặt hàng nhập kho như tên, số lượng, kích thước Thông tin ra: Thông tin về mặt hàng đã nhập kho Các sự kiện: Những thay đổi về số lượng các mặt hàng ở trong kho như bổ sung thêm mặt hàng ♦ Gửi thông báo tới các bộ phận Các bộ phận chủ yếu đưa ra các yêu cầu như: kho, bộ phận sản xuất ngoài ra còn có các phòng ban Thông tin vào: Thông tin về số lượng, tên hàng, giá cả các mặt hàng đã nhận Thông tin ra: Thông tin phản hồi về đơn hàng yêu cầu mua tới các bộ phận liên quan. Chức năng 3 chấp nhận hóa đơn: Chấp nhận hóa đơn là việc sau khi nhận hàng nhà cung cấp sẽ đưa hợp đồng cho DN khi kế toán của DN có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu sự hợp lý của hóa đơn ♦ Nhận hóa đơn Cung cấp và lưu trữ thông tin về sự hợp lý chính xác về tên hàng, số lượng, chất lượng, chủng loại Thông tin đầu vào: Thông tin về hóa đơn, chứng từ gốc Thông tin ra: Thông tin về hóa đơn chứng từ gốc Các sự kiện: Sự thay đổi về nội dung trên hóa đơn bán hàng so với chứng từ gốc ♦ Đối chiếu hóa đơn Kiểm tra đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các chứng từ có liên quan Thông tin vào: Thông tin về hóa đơn bán hàng, chứng từ gốc Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 10 [...]... MISA 7.9 Thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ Tài Chính ký ngày 24/11/2005 về việc hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán 5 Website:http:// www webketoan.vn ĐỀ TÀI THẢO LUẬN .1 Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích Thết kế để cập nhập một hệ thống thông tin cho một DN kinh doanh thương mại 1 Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu... xây dựng hệ thống thông tin vẫn chưa mang tính cấp thiết đối với các doanh nghiệp, DN việt nam hiện nay vẫn chưa có một hệ thống thông tin hoàn chỉnh Trên đây là một số vấn đê liền liên quan đến việc xây dựng hệ thông thông tin trong doanh nghiệp thương mại TÀI LIỆU THAM KHẢO Nhóm 10 24 Lớp: K6HK1D Bài thảo luận hệ thống thông tin 1 2 3 4 Slides bài giảng Hệ thống thông tin kế toán nhà xuất bản thống. .. kịp thời các số liệu, thông tin chính xác là một trong những điều quan trọng để đảm bảo cho sự thành công của một DN Doanh nghiệp thương mại bắt đầu phải cạnh tranh sòng phẳng với các DN có truyền thống lâu đời từ khi Việt Nam ra nhập WTO các đồi thủ cạnh tranh không chỉ có những phương tiện kỹ thuật hiện đại mà họ còn có một hệ thống cung cấp thông tin kịp thời và chuẩn xác để quản lý cạnh tranh Tại... đỉnh của chức năng nhận hàng TT hàng hóa Nhà cung cấp Nhóm 10 TT phản hồi Kiểm tra hàng 19 Lớp: K6HK1D Bài thảo luận hệ thống thông tin HH đã nhận Hàng nhập Nhập kho Kho hàng Bộ phận khác Thông tin BP kiểm soát HTK Thông tin HH nhập kho đủ Gửi thông báo tới c.bp Thông tin Chu trình doanh thu thông tin Chu trình chuyển đổi ♦ Đầu vào: - Hàng hóa - Giấy giao hàng ♦ Đầu ra: - Phiếu nhập kho - Thông tin. .. luận hệ thống thông tin Thông tin ra: Thông tin phản hồi về hóa đơn bán hàng so với chứng từ gôc Các sự kiện: Những chênh lệch sai khác về nội dung trên hóa đơn bán hàng với chứng từ gốc ♦ Chấp nhận hóa đơn Lưu giữ thông tin về các hóa đơn chứng từ hợp lệ liên quan đến việc mua hàng Thông tin vào: Thông tin về các hóa đơn chứng từ đã được chấp nhận Thông tin ra: Thông tin về các dữ liệu dùng để theo... tiền thanh toán cho nhà cung cấp đồng thời chuyển chứng từ thanh toán cho bộ phận chuyển chứng từ chi tiền cho các bộ phận và bộ phận này có trách nhiêm chuyển hóa đơn chứng từ cho các bộ phận khác Nhóm 10 23 Lớp: K6HK1D Bài thảo luận hệ thống thông tin KẾT LUẬN Trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trường thương mại trong và ngoài nước cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc nắm... - Chức năng thanh toán Thông tin vào là các hóa đơn chứng từ hợp đồng hay số tiền đặt cọc trước Thông tin ra: thông tin về các khoản đã thanh toán với nhà cung cấp, thông tin về các hóa đơn chứng từ gửi tới các bộ phận Nhóm 10 17 Lớp: K6HK1D Bài thảo luận hệ thống thông tin 3 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ 3.1 Mức dưới đỉnh của chức năng đặt hàng Thông tin phản hồi số lượng... khấu thanh toán, giảm giá Nhóm 10 11 Lớp: K6HK1D Bài thảo luận hệ thống thông tin ♦ Chuyển chứng từ chi tiền cho các bộ phận: Cung cấp và lưu trữ thông tin về tình hình hóa đơn mua hàng, phiếu chi Thông tin vào: Hóa đơn mua, phiếu chi, tài khoản phải trả Thông tin ra: Thông tin về các hóa đơn chứng từ gửi tới các bộ phận Các sự kiện: Thông tin có sự thay đổi về các chứng từ khi có sai sót Nhóm 10 12 Lớp:... phải trả:Lưu giữ thông tin về các khoản phải trả Thông tin vào: Thông tin về các khoản phải trả nhà cung cấp Thông tin ra: Thông tin về các khoản đã trả nhà cung cấp Các sự kiện: Những thay đổi về các khoản đã trả nhà cung cấp Chức năng 4: Thanh toán Là việc khi DN đã nhận đủ hàng trong hợp đồng thì DN có nghĩ vụ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp ♦ Nhận lệnh thanh toán: Khi nhận được lệnh thanh... Chu trình doanh thu - Chu trình chuyển đổi - Hệ thống sổ cái và lập báo cáo: là nơi ghi chép và lưu trữ dữ liệu thông tin về khách hàng và hàng hóa của doanh nghiệp ♦ Kho dữ liệu - Đơn hàng thực hiện Hàng tồn kho Thanh toán nhà cung cấp Tài khoản phải trả Phải nhập kho Hóa đơn Nhóm 10 15 Lớp: K6HK1D Bài thảo luận hệ thống thông tin thông tin phản hồi Thông tin thiếu hàng Đơn đặt hàng t.báo về việc đặt . Bài thảo luận hệ thống thông tin ĐỀ TÀI THẢO LUẬN Giả sử nhóm của bạn là một trong những nhóm được phân công tư vấn phân tích. Thết kế để cập nhập một hệ thống thông tin cho một DN kinh doanh. luồng giữ liệu các mức cho hệ thống mới này. Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 1 Bài thảo luận hệ thống thông tin LỜI MỞ ĐẦU Trong doanh nghiệp thương mại, chất lượng hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng. loại hàng nhập kho Nhóm 10 Lớp: K6HK1D 9 Bài thảo luận hệ thống thông tin ♦ Nhập kho Mô tả: Đăng nhập và lưu giữ thông tin về mặt hàng được nhập Thông tin vào: Thông tin về mặt hàng nhập kho