Đang tải... (xem toàn văn)
Hệ thống mới là hệ thống quản lý có sự trợ giúp đắc lực của máy vi tính. Ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin vào việc quản lý. Vì vậy sẽ tạo ra được các ưu điểm:Sử dụng máy tính vào công việc lưu trữ các thông tin cần thiết dễ dàng, thuân tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin.Quá trình thanh toán tiền và các chi phí không mất nhiều thời gian của khách hàng.Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc tổng hợp báo cáo được thực hiện nhanh chóng.Giảm lượng nhân viên làm việc nên tránh được tình trạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý.Khi cần thống kê dữ liệu hay báo cáo chỉ mất khoảng một vài phút.Sử dụng phương pháp sao lưu dữ liệu và phục hồi dữ liệu nên rất an toàn cho dữ liệu khi có sự cố xảy ra.Đồng nhất việc quản lý của nhân viên mới với nhân viên cũ.
Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỆ: Đại học chính quy Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ Sinh viên thực hiện: Lớp: Giảng viên hướng dẫn: Ths Phan Thị Hà Hà Nội, tháng 6 năm 2012 Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại công nghệ thông tin đang bùng nổ và phát triển rộng rãi như hiện nay có thể nói rằng ngành công nghệ thông tin là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn của nhiều quốc gia trên thế giới. Bởi nó có rất nhiều ứng dụng và đem lại cho con người nhiều lợi ích trong mọi lĩnh vực của cuộc sống như: khoa học, kinh tế, chính trị và xã hội nó có mặt trong hầu hết các ngành nghề. Từ các ngành công nghệ cao đến các ngành kỹ thuật đơn giản Và máy tính đã có mặt ở mọi nơi từ các nước phát triển đến các nước đang phát triển , từ các nhà máy xí nghiệp đến các trường học, hộ gia đình Tin học ngày càng khẳng định được vai trò to lớn của mình. Là sinh viên khoa công nghệ thông tin của trường Học viện Bưu chính viễn thông , chúng em rất tự hào và ý thức được rằng chúng em đang nắm trong tay một công nghệ của tương lai. Được sự dạy dỗ và chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô trong khoa đặc biệt là sự chỉ bảo nhiệt tình của cô Phan Thị Hà và sự nỗ lực của cá nhân, riêng bản thân em đã có những kiến thức nhất định về tin học. Để kiểm chứng cho kết quả học tập của mình thì em đã được giao thực hiện đề tài này với mục đích áp dụng kiến thức đã học được và nghiên cứu học hỏi thêm để hoàn thành đề tài, tự nâng cao kiến thức cho mình. Đề tài mang đặc trưng của quá trình quản lý thông tin trên máy tính, cụ thể ở đây là chương trình Xây dựng hệ thống quản lý vật tư với hệ thống thông tin quản lý thực hiện nhiệm vụ cập nhật, lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến vật tư cho phép tìm kiếm theo các trường dữ liệu giúp cho việc quản lý trở lên thuận tiện và dễ dàng hơn. Mặc dù đã hoàn thành đề tài, xong em vẫn không thể tránh khỏi những sai sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến cũng như sự chỉ bảo của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1. Đôi nét về trung tâm TNHH máy tính TTC. Công ty TNHH máy tính TTC được cấp giấy phép hoạt động kinh doanh từ ngày 25 tháng 10 năm 2005. Do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương cấp. Tên công ty: Công ty TNHH máy tính TTC Tên giao dịch: Công ty TNHH máy tính TTC Điện thoại: 03203840313 Fax: 03203840316 Công ty TNHH máy tính TTC gồm có các ngành nghề kinh doanh như: • Mua/ bán các thiết bị văn phòng ( máy tính, phần mềm máy tính, thiết bị ngoại vi, linh kiện máy tính ) • Thiết kế các hệ thống máy tính, sản xuất và xuất bản phần mềm. • Các dịch vụ hệ thống CAD/ CAM, tích hợp mạng cục bộ. • Tư vấn về máy tính và các dịch vụ khác liên quan đến máy tính. Với sự đoàn kết, đồng tâm của tập thể lãnh đạo cán bộ công nhân viên Công ty TNHH máy tính TTC phấn đấu trở thành một trong những doanh nghiệp mạnh trên địa bàn tỉnh TTC trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công ty đã cung ứng, lắp đặt hệ thống máy tính, máy in, thiết bị văn phòng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp, cũng như các công ty cổ phần, trách nhiệm hữu hạn trong và ngoài tỉnh và được khách hàng tin tưởng và lựa chọn. Công ty TNHH máy tính TTC không ngừng tìm tòi cũng như thị hiếu của người tiêu dùng nhằm cung cấp những sản phẩm phù hợp với khách hàng và luôn luôn bảo vệ quyền lợi chính đáng của khách hàng bằng những nghiệp vụ căn bản của nhân viên công ty luôn uy tín và mang tính chuyên nghiệp. Sự phát triển của công ty luôn gắn với lợi ích của cộng đồng và vì một môi trường an toàn công ty luôn chú trọng đào tạo và nâng cao kiến thức, cập nhật thông tin, công nghệ cho các thành viên của mình. Đội ngũ nhân viên ngày càng có trình độ và chuyên môn nghiệp vụ vững vàng. Cán bộ công ty thường xuyên tham gia các Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, các buổi hội thảo triểm lãm về công nghệ thông tin do trong và ngoài tỉnh tổ chức. Luôn coi trọng việc xây dựng và phát triển các giải pháp về phát triển công nghệ thông tin. Công ty luôn lấy đó là mục tiêu phát triển để góp phần từng bước phát triển theo chủ trương của Đảng và Nhà nước. BỘ MAÝ TỔ CHỨC: Hiện Công ty TNHH máy tính TTC có 30 cán bộ nhân viên có trình độ từ trung cấp trở lên. Bộ máy tổ chức gồm có Giám đốc và 3 phòng nghiệp vụ đó là: Phòng kỹ thuật. Phòng kinh doanh. Phòng hành chính. Sơ đồ bộ máy tổ chức 1.2. Khảo sát quy trình nghiệp vụ của công ty TNHH TTC: 1.2.1. Khảo sát Công ty TNHH TTC hiện nay đang sử dụng phương pháp quản lý vật tư theo kiểu thủ công lạc hậu gây ảnh hưởng nhất định đến công ty. Với mong muốn để công ty ngày càng phát triển để có khả năng cạnh tranh trong hiện tại cũng như tương lai do vậy cần phải đổi mới công nghệ mà đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý vật tư để giúp cho nhân viên quản lý có thể quản lý, tra cứu, tìm kiếm thông tin Ban giám đốc Phòng hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư một cách nhanh chóng nâng cao năng suất lao động giúp tiết kiệm được thời gian và nhân lực. 1.2.2. Đánh giá hiện trạng Sau khi khảo sát quy trình nghiệp vụ của công ty TNHH TTC em thấy có một số đặc điểm sau: Các dữ liệu được lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách. Vì quản lý theo cách thủ công nên sẽ có những ưu nhược điểm. Ưu điểm: - Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, không bị ùn tắc công việc. - Chính vì là một hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh chỉ mang tính chất gia đình nên không cần đầu tư máy móc, thiết bị tin học cho người quản lý. - Tiết kiệm chi phí mua thiết bị và thuê nhân viên am hiểu tin học. Nhược điểm: - Thiếu phương tiện xử lý thông tin nên việc lưu trữ thông tin về thiết bị vật tư rất phức tạp, phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện. Toàn bộ hồ sơ phải lưu trữ ở phòng nghiệp vụ. - Khi thống kê hay báo cáo phải mất nhiều thời gian mới hoàn thành mà không đảm bảo về các số liệu do phải tổng hợp từ nhiều loại giấy tờ. - Việc lưu chuyển thông tin bất hợp lý, do vậy mà khi cần tìm kiếm những thông tin về một loại vật tư nào đó sẽ rất mất thời gian bởi người quản lý phải trực tiếp xuống tận nơi để kiểm tra. - Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ toàn bộ số hồ sơ cũ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc. - Khi nhập các thiết bị vật tư với số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sai lệch, phải dử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng nhu cầu liên tục. Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư - Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hàng hóa, quá trình thanh toán tiền và các chi phí khác rất mất thời gian, phải qua nhiều phòng ban. - Dữ liệu, hồ sơ sổ sách không được đảm bảo an toàn. Vì lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách nên việc bị hư hỏng do các tác nhân bên ngoài là điều không thể tránh khỏi. 1.2.3. Đề xuất giải pháp: Với nhu cầu ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý vật tư để khắc phục những nhược điểm của hệ thống quản lý lạc hậu chỉ dựa trên giấy tờ và sổ sách rất cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý vật tư mới để thay thế hệ thống quản lý cũ để nâng cao hiệu quả hoạt động 1.2.4. Mục đích của hệ thống Hệ thống mới là hệ thống quản lý có sự trợ giúp đắc lực của máy vi tính. Ứng dụng các giải pháp công nghệ thông tin vào việc quản lý. Vì vậy sẽ tạo ra được các ưu điểm: - Sử dụng máy tính vào công việc lưu trữ các thông tin cần thiết dễ dàng, thuân tiện và không bị mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin. - Quá trình thanh toán tiền và các chi phí không mất nhiều thời gian của khách hàng. - Với sự trợ giúp đắc lực của công nghệ thông tin thì hạn chế tối thiểu việc xử lý thủ công, tạo ra một hệ thống giao diện thuận tiện cho mọi người sử dụng, việc tổng hợp báo cáo được thực hiện nhanh chóng. - Giảm lượng nhân viên làm việc nên tránh được tình trạng dư thừa và rút ngắn công việc của nhân viên xử lý. - Khi cần thống kê dữ liệu hay báo cáo chỉ mất khoảng một vài phút. - Sử dụng phương pháp sao lưu dữ liệu và phục hồi dữ liệu nên rất an toàn cho dữ liệu khi có sự cố xảy ra. - Đồng nhất việc quản lý của nhân viên mới với nhân viên cũ. Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư - Các dữ liệu thông tin, được đảm bảo an toàn, chỉ có các nhân viên đã được cấp quyền mới được sử dụng. 1.2.5. Các yêu cầu của hệ thống quản lý vật tư - Hệ thông quản lý vật tư mới cần phải đáp ứng được yêu cầu sau: Yêu cầu về giao diện: - Hệ thống có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. - Yêu cầu về chức năng Quản lý hệ thống Quản lý hồ sơ Nghiệp vụ Báo cáo Trợ giúp Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH 2.1. Danh sách các tác nhân của hệ thống (Actor) Hệ thống gồm hai tác nhân chính: Admin: Là đối tượng có toàn quyền đối với hệ thống. Nhân viên: Là đối tượng thực hiện các công việc cập nhập thông tin cho hệ thống, cập nhập thông tin khách hàng, nhà cung cấp, thực hiện các công tác liên quan đến báo cáo, thống kê khi có yêu cầu. 2.2. Biểu đồ Use case 2.2.1. Biểu đồ Use Case tổng quát cuả hệ thống Biểu đồ Use Case tổng quát cho hệ thống quản lý vật tư Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 2.2.1.1. Kịch bản cho Use Case đăng nhập hệ thống Tên Use Case Đăng nhập Tác nhân chính Admin, nhân viên Người chịu trách nhiệm Admin, nhân viên Tiền điều kiện Admin, nhân viên phải có tài khoản lưu trong CSDL. Đảm bảo thành công Hiển thị Form thông báo đăng nhập thành công Kích hoạt Admin, nhân viên chọn chức năng đăng nhập. Chuỗi sự kiện chính 1. Hệ thống hiển thị from đăng nhập và yêu cầu nhập thông tin tài khoản và mật khẩu. 2. Admin, nhân viên nhập tên tài khoản và mật khẩu sau đó bấn nút đăng nhập. 3. Hệ thống kiểm tra thông tin tài khoản và mật khẩu, sau đó hiển thị form thông báo đăng nhập thành công. Ngoại lệ: 3a. Hệ thống thông báo tên đăng nhập không tồn tại hoặc mật khẩu không đúng 3a.1. Admin, nhân viên nhập lại tài khoản và mật khẩu rồi nhấn nút đăng nhập. 3a.2. Hệ thống thông báo đăng nhập thành công. Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 2.2.1.2. Kịch bản cho Use Case đổi mật khẩu Tên Use Case Đổi mật khẩu Tác nhân chính Admin, nhân viên Người chịu trách nhiệm Admin, nhân viên Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập được vào hệ thống. Đảm bảo thành công Thông báo đổi mật khẩu thành công. Kích hoạt Người dùng kích hoạt chức năng “Đổi mật khẩu”. Chuỗi sự kiện chính 1. Người dùng kích hoạt chức năng đổi mật khẩu. 2. Hệ thống hiển thị form đổi mật khẩu 3. Người dùng nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới, nhấn nút đổi mật khẩu. 4. Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào hợp lệ hay không. 5. Hệ thống hiển thị Form thông báo đổi mật khẩu thành công. Ngoại lệ: 4.a. Hệ thống thông báo mật khẩu cũ không đúng. 4.a.1. Người dùng nhập mật khẩu cũ cho đúng và nhập lại mật khẩu mới sau đó nhấn nút đổi mật khẩu. 4.a.2. Hệ thống thông báo đổi mật khẩu thành công. 4.b. Hệ thống thông báo mật khẩu không trùng khớp 4.b.1. Người dùng nhập mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu mới sau đó nhán nút đổi mật khẩu. 4.b.2. Hệ thống thông báo đổi mật khẩu thành công [...]... năng Cập nhật vật tư 2 Hệ thống hiển thị From cập nhật vật tư 3 Admin, Nhân viên nhấn nút Thêm, nhập thông tin về Vật tư rồi nhấn nút Lưu 4 Hệ thống kiểm tra thông tin Vật tư mới và xác nhận thông tin hợp lệ 5 Hệ thống nhập thông tin vào CSDL 6 Hệ thống báo đã nhập thành công Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư Ngoại lệ: 4.a Hệ thống thông báo về vật tư thêm vào không hợp lệ 4.a.1 Hệ thống yêu cầu... 4.a.1.Nhân viên nhấn nút Cancel 10.a.Nhân viên thoát khỏi form nhập vật tư 10.a.1.Nhân viên nhấn nút Thoát Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 2.2.4 Biểu đồ Use Case cập nhật thông tin Biểu đồ Use Case cập nhật thông tin Phân rã Use Case cập nhật khách hàng Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 2.2.4.1 Kịch bản cho Use Case sửa thông tin khách hàng Tên Use... 7 Admin, nhân viên xác nhận yêu cầu Xóa 8 Hệ thống kiểm tra mã vật tư hợp lệ hay không 9 Hệ thống xóa thông tin vật tư từ CSDL và thông báo xóa thành công Ngoại lệ: 8.a Hệ thống thông báo mã vật tư không tồn tại 8.a.1 Admin, Nhân viên kiểm tra lại mã vật tư và nhấn Xóa 8.a.2 Hệ thống thông báo xóa vật tư thành công Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư Phân rã Use Case Cập nhật nhân viên H Phân... Cập nhật vật tư 2 Hệ thống hiển thị danh sách vật tư 3 Admin, Nhân viên chọn vật tư cần sửa trong danh sách 4 Hệ thống hiển thị chi tiết về thông tin vật tư cần sửa 5 Admin, nhân viên sửa thông tin vật tư rồi nhấn nút “Lưu” 6 Hệ thống kiểm tra mã vật tư hợp lệ hay không 7 Hệ thống lưu thông tin sửa đổi mới vào CSDL thay cho thông tin cũ 8 Hệ thống thông báo “Sửa thành công” Ngoại lệ: 6.a Hệ thống thông... đó chọn mục Quản lý User” Chuỗi sự kiện chính: 1 Admin kích hoạt chức năng Quản lý User 2 Hệ thống hiển thị Form quản lý User 3 Admin nhấn nút thêm, nhập thông tin user mới 4 Hệ thống kiểm tra và xác nhận thông tin user nhận hợp lệ 5 Hệ thống nhập thông tin user vào CSDL 1 Hệ thống hiển thị Form thông báo “ Thêm User thành công” Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư Ngoại lệ: 4a Hệ thống hiển thị... tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư Phân rã biểu đồ Use Case quản lí user (Quản lí tài khoản) 2.2.4.1 Kịch bản cho Use Case Thêm User Tên Use Case Thêm User Tác nhân chính Admin Người chịu trách nhiệm Admin Tiền điều kiện Người dùng đã đăng nhập được vào hệ thống Đảm bảo thành công Hiển thị thông báo thêm User thành công Kích hoạt Admin chọn menu Hệ thống ... năng sao lưu dữ liệu 2 Hệ thống hiển thị form sao lưu dữ liệu 3 Admin nhấn nút sao chép để tiến hành sao lưu cơ sở dữ liệu 4 Hệ thống sao lưu CSDL ra ổ đĩa 5 Hệ thống hiển thị form thông báo “ Sao lưu thành công” Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư Ngoại lệ: 3.a Admin không muốn thực hiện sao lưu dữ lieu 3.a.1 Admin nhấn nút Cancel Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 2.2.2.2 Kịch bản cho... tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 2.2.3.2 Kịch bản cho Use Case Xuất vật tư Tên Use Case Xuất vật tư Tác nhân chính Admin Người chịu trách nhiệm Admin Tiền điều kiện Người dùng thuộc nhóm admin đã đăng nhập được vào hệ thống Đảm bảo thành công Thông báo “Xuất vật tư thành công” Kích hoạt Admin chọn menu Hệ thống sau đó chọn mục “Xuất vật tư Chuỗi sự kiện chính: 1 Admin kích hoạt chức năng Xuất vật. .. 7 Hệ thống xóa user ra khỏi cơ sở dữ liệu 8 Hệ thống thông báo “ Xóa thành công user” Ngoại lệ: 6.a Hệ thống thông báo “Tài khoản không hợp lệ” 6.a.1 Admin kiểm tra lại thông tin “tài khoản” xem tài khoản đó tồn tại hay chưa và nhấn nút Xóa 6.a.2 Hệ thống thông báo xóa thành công 2.2.3 Biểu đồ Use Case quản lí nghiệp vụ Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 2.2.3.1 Kịch bản cho Use Case Nhập vật. .. tiến hành nhập vật tư 5 Nhân viên nhấn nút Save Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 6 Hệ thống sao lưu CSDL ra ổ đĩa 7 Nhân viên nhấn nút Cập nhật để kiểm tra hệ thống đã lưu chưa 8 Hệ thống thông báo đã lưu 9 Hệ thống hiển thị form thông báo “ Lưu thành công” Ngoại lệ: 4.a.Nhân viên không muốn thực hiện việc lưu 4.a.1.Nhân viên nhấn nút Cancel 8.a.Nhân viên thoát khỏi form nhập vật tư 8.a.1.Nhân . cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý vật tư mới để thay thế hệ thống quản lý cũ để nâng cao hiệu quả hoạt động 1.2.4. Mục đích của hệ thống Hệ thống mới là hệ thống quản lý có sự trợ giúp. cáo, thống kê khi có yêu cầu. 2.2. Biểu đồ Use case 2.2.1. Biểu đồ Use Case tổng quát cuả hệ thống Biểu đồ Use Case tổng quát cho hệ thống quản lý vật tư Đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư 2.2.1.1 tài: Xây dựng hệ thống quản lý vật tư HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP NGÀNH: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN HỆ: Đại học chính quy Đề tài: XÂY DỰNG HỆ