Đang tải... (xem toàn văn)
BÀI THU HOẠCH CÁ NHÂN MÔN THAY ĐỔI PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO Phương pháp quan sát và so sánh: Việc quan sát được thực hiện tại chính các đơn vị của công ty và các công ty đã thực hiện 5S. Trên cơ sở đó so sánh để có những nhận định phù hợp hơn với công ty Domesco.
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH Viện Đào Tạo Sau Đại Học BÀI THU HOẠCH CÁ NHÂN MÔN THAY ĐỔI PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Đề tài: ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO HỌC VIÊN : Nguyễn Hữu Khanh MSHV : 7701220530 LỚP : Đêm - Khóa 22 GIẢNG VIÊN: TS Trƣơng Thị Lan Anh TP.HCM, tháng 05/2014 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 Lý chọn đề tài Dựa nội dung Tiểu luận Nhóm 3, thu hoạch này, muốn đưa vài nhận định cá nhân số điểm mà tơi chưa hồn tồn đồng ý với nhóm 1.2 Mục tiêu: Chẩn đốn mơi trường làm việc cơng ty Đề giải pháp thực 5S đơn vị 1.3 Phƣơng pháp: Phương pháp quan sát so sánh: Việc quan sát thực đơn vị công ty công ty thực 5S Trên sở so sánh để có nhận định phù hợp với cơng ty Domesco 1.4 Phạm vi: Khu vực Khối văn phòng công ty cổ phần xuất nhập y tế Domesco Tp.HCM 1.5 Đối tƣợng nghiên cứu: Môi trường làm việc nhân viên khối văn phịng cơng ty CP XNK Y Tế Domesco Tp.HCM Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh CHƢƠNG 2: MÔ HÌNH CHẨN ĐỐN Sử dụng mơ hình 5S làm sở để chẩn đốn thực trạng cơng ty 2.1 Định nghĩa 5S: 5S tảng để thực hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc môi trường lành mạnh, đẹp, thống đãng, tiện lợi tinh thần thoải mái hơn, suất lao động cao có điều kiện để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng hiệu 5S bao gồm: Tiếng Nhật SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE Tiếng Việt SẮP XẾP SẠCH SẼ SĂN SÓC SẴN SÀNG SET IN STANDARDIZE SUSTAINT SÀNG LỌC Tiếng Anh SORT ORDER Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức SELF DISCIPLINE GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh 2.2 Mục tiêu tác dụng 5S: 2.2.1 Mục tiêu: - Xây dựng ý thức cải tiến cho người nơi làm việc - Xây dựng tinh thần đồng đội người - Phát triển vai trò lãnh đạo cán lãnh đạo cán quản lý thông qua hoạt động thực tế - Xây dựng sở để đưa vào kỹ thuật cải tiến - Giảm thời gian tìm kiếm nơi làm việc (hướng tới thời gian tìm kiếm 0) - Quản lý mắt (phát nhanh chóng điểm bất thường thực cải tiến) 2.2.2 Tác dụng: - Nơi làm việc trở nên ngăn nắp - Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến - Mọi người trở nên có kỷ luật - Các điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn - Cán công nhân viên tự hào nơi làm việc ngăn nắp - Đem lại nhiều hội kinh doanh 2.3 Nội dung 5S: 2.3.1 Seiri - Sàng Lọc: Là nhận biết, phân loại loại bỏ vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu không cần thiết khỏi nơi làm việc nhằm tạo không gian làm việc hữu dụng hiệu Mơ hình thực Seiri – Sàng lọc: Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh 2.3.2 Seiton - Sắp xếp: Là xếp vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp cho dễ dàng tìm thấy truy lục cách nhanh chóng 2.3.3 Seiso - Sạch sẽ: Vệ sinh nơi làm việc giữ ln để khơng cịn bụi bám sàn, máy móc trang thiết bị 2.3.4 Seiketsu - Săn sóc: Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc cách liên tục thực Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) Seiso (sạch sẽ) 2.3.5 Shitsuke - Sẵn sàng: Tạo thói quen tự giác làm việc theo phương pháp đúng, đào tạo người tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh CHƢƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XNK Y TẾ DOMESCO 3.1 Giới thiệu: Tên viết tắt: Domesco Tên tiếng Anh: Domesco Medical Import Export Joint Stock Corporation Trụ sở chính: Số 66 - Quốc lộ 30 - P Mỹ Phú - Tp Cao Lãnh -Tỉnh Đồng Tháp - Việt Nam Domesco doanh nghiê ̣p chuyên sản xuất , kinh doanh, xuất nhập thuốc, nguyên liệu, phụ liệu dùng làm thuốc cho người, hoá chất xét nghiệm, vắcxin, sinh phẩm dùng cho người, động vật thực vật Thương hiệu Domesco thành lập vào ngày 19/5/1989 Qua nhiề u năm xây dựng phát triển Domesco tạo dựng khẳng định vị thị trường nước quốc tế về lĩnh vực Dược phẩ m Thực phẩ m chức Hiện nay, hệ thống phân phối Domesco rải khắp nước với 11 chi nhánh 13.000 đại lý; có quan hệ mua bán với hầu hết Doanh nghiệp Dược nước 18 hãng Dược phẩm nước ngoài; xuất gần 100 mặt hàng cho 25 thị trường nước thuộc Châu Á, Châu Phi Châu Mỹ La Tinh 3.2 Mặt hàng kinh doanh: Với sản phẩm gồm nhiều chủng loại đa dạng như: Viên nang, Viên nang mềm, Viên nén, Viên nén bao phim, Viên nén bao phim tan ruột, Viên nén bao đường, Viên sủi, Thuốc gói, Thuốc bột sủi, Thuốc viên nén phóng thích kéo dài, DOMESCO quan tâm đầu tư, nghiên cứu phát triển từ nguồn dược liệu sẵn có nước, mang đến cho người tiêu dùng sản phẩm an toàn hiệu Nhiều mặt hàng sản xuất Công ty Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận tương đương sinh học so với thuốc gốc, có sức cạnh tranh mạnh mẽ thị trường nhiều sản phẩm thay hàng ngoại nhập bật nhóm sản phẩm Huyế t áp, Tim mạch, Đái tháo đường 3.3 Định hƣớng tổ chức: Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh Công ty Domesco mong muốn trở thành thương hiệu hàng đầu khu vực giới với: Sứ mệnh: Chăm sóc nâng cao chất lượng sống cộng đồng Tầm nhìn: Trở thành tập đồn uy tín, vững mạnh khu vực giới cung cấp cho cộng đồng sản phẩm chất lượng Slogan: Vì chất lượng sống Logo: 3.4 Sơ đồ tổ chức Công ty CP XNK Y Tế Domesco: Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh Hiện nay, công ty chia thành hai khối làm việc: - Khối văn phòng: Khối Kinh doanh, Khối quản lý phát triển nguồn lực, Khối Tài – kế tốn Khối sản xuất: Khối công nghiệp (gồm xưởng sản xuất, chủ yếu tỉnh Đồng Tháp) Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh CHƢƠNG 4: CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC Trong q trình thực chẩn đốn, nhóm OD tiến hành quan sát, chụp hình phòng ban thuộc khối văn phòng Tp.HCM Để đạt tính khách quan trung thực nhất, nhóm OD thực với yêu cầu tuân thủ nguyên tắc sau: Không để đơn vị biết việc quan sát Thực bất chợt, lúc Dƣới hình ảnh đƣợc ghi nhận phịng ban: - Khu vực làm việc chưa sàng lọc: phân loại vật dụng không sử dụng phân loại tủ hồ sơ cá nhân Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh - HVTH: Nguyễn Hữu Khanh Khu vực làm việc chưa xếp: Tủ hồ sơ không xếp theo danh mục, hồ sơ tài liệu chưa xếp cách dễ nhận biết, tìm kiếm, vật dụng sinh hoạt chưa để chỗ… Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 10 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức HVTH: Nguyễn Hữu Khanh 11 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh Theo nhóm OD, nguyên nhân để xảy tình trạng này: - Ban lãnh đạo chưa nhận thức tầm quan trọng 5S - Nhân viên chưa hướng dẫn thực hiện, chưa xây dựng ý thức Cá nhân tơi, tơi cho với tầm vóc định hướng Domesco, Ban lãnh đạo công ty hẳn nhiên nhận thức tầm quan trọng 5S, vấn đề họ chưa thật sẵn sàng để thực 5S Và đó, nhận viên Domesco chưa hướng dẫn thực hiện, chưa xây dựng ý thức việc khơng tránh khỏi Nhóm OD dự đốn lãng phí xảy ra: - Lãng phí tìm kiếm: Khơng có sẵn số liệu để định, bỏ lỡ hội kinh doanh - Lãng phí thao tác thừa: In báo cáo khơng xem - Lãng phí khơng gian: Tủ, chỗ cá nhân, kho… - Lãng phí thời gian: Chờ đợi thủ tục hành - Lãng phí phải kiểm tra nhiều lần: Thiếu minh bạch, không tin tưởng nên phải kiểm tra đi, kiểm tra lại Với cửa hàng, văn phòng đại diện, văn phòng thuộc chi nhánh kho khu vực Tp.HCM, nhóm OD ước tính tổng chi phí lãng phí cơng ty khoảng 59.317.440 đồng năm Ngồi việc lãng phí nhóm OD nhận định, tơi cho tình trạng phòng ban khối văn phòng làm giảm hiệu suất làm việc nhân viên Các nhân viên làm việc với hiệu suất cao họ phải tốn nhiều thời gian lãng phí mà nhóm OD phân tích gây Nghiêm trọng hơn, tình trạng có tính lây lan nhân viên phòng ban phòng ban với nhau, hiệu suất làm việc phòng ban khối văn phòng giảm sút thấy rõ Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 12 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh CHƢƠNG 5: GIẢI PHÁP 5.1 Xác định mục tiêu: - Mục tiêu ngắn hạn: Xây dựng môi trường làm việc đẹp, gọn gàng, an toàn đơn vị thuộc khối văn phịng Giảm thiểu chi phí ẩn tính - Mục tiêu dài hạn: Kế hoạch 5S triển khai nhằm mục đích xây dựng ý thức cải tiến cho người, cải thiện mơi trường làm việc, giảm thiểu chi phí khơng cần thiết, góp phần đảm bảo an tồn môi trường làm việc vệ sinh môi trường Từ đó, nâng cao suất doanh nghiệp Ngồi ra, Công ty tiến tới thực 5S khối Cơng nghiệp 5.2 Nhóm OD kiến nghị bƣớc thực 5S nhƣ sau: Bước 1: Chuẩn bị thực khối văn phịng - Nhóm OD giới thiệu 5S để ban lãnh đạo hiểu rõ triết lý lợi ích 5S - Nhóm OD tổ chức buổi để Ban lãnh đạo thăm quan mơ hình thực hành tốt 5S công ty khác - Cam kết tâm thực 5S - Thành lập nhóm cơng tác 5S - Bổ nhiệm cán phụ trách chương trình 5S đơn vị - Các cán quan sát môi trường làm việc đơn vị để xây dựng kế hoạch thực đặc thù Bước 2: Thơng báo thức ban lãnh đạo Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 13 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh - Giám đốc công ty thông báo việc triển khai thực 5S tổ chức - Ban lãnh đạo giải thích rõ mục tiêu chương trình 5S cho tất cán bộ, nhân viên - Thiết lập công bố sơ đồ phân công 5S khu vực Bước 3: Đào tạo 5S - Ban lãnh đạo cử cán chủ chốt tổ chức thăm quan mơ hình thực hành tố 5S công ty khác, rút kinh nghiệm để phù hợp với đơn vị - Đào tạo 5S cho cán tham gia điều phối chương trình 5S Việc đào tạo phải thực nghiêm ngặt, chuẩn đảm bảo tất cán tham gia điều phối 5S nắm vững 5S nhằm triển khai lại cho tất nhân viên - Đào tạo quy định 5S cho tất cán bộ, công nhân viên tổ chức Các quy định truyền đạt văn bản, họp, buổi học ngoại khóa… Để quy định vào thực tế cần triển khai theo bước, giai đoạn thích hợp Khi thành viên công ty nắm mục tiêu, cách thức tiến hành quy định liên quan bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi công việc cụ thể Bước 4: Tuyên truyền song song với triển khai thực - Các cán đào tạo đưa đơn vị hướng dẫn thực vịng tuần làm việc - Sau đó, báo cáo khó khăn cho ban dự án OD - Sửa chữa tiếp tục thực kèm việc đánh giá - Công tác tuyên truyền thông qua hiệu, bảng tin, hình ảnh ấn tượng công ty: Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 14 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức HVTH: Nguyễn Hữu Khanh 15 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh (Nguồn hình ảnh: Website Trung tâm suất Việt Nam: www.vpc.org.vn) Bước 5: Đánh giá thực 5S - Do phận chất lượng đảm nhận, - Thực định kỳ hàng tuần thông qua bảng đánh giá với khung điểm từ 0-5đ/ tiêu chí Tối đa 100đ - Định kỳ hàng tháng nhân viên gửi báo cáo phận quản lý dự án 5S - Bộ phận quản lý dự án định kỳ kiểm tra ngẫu nhiên phòng/ban khối văn phòng Bước 6: Kiến nghị nhân thực - Đội OD nên người tổ chức, có thêm nhân tư vấn từ bên - Đội OD đề đạt thành lập Ban quản lý dự án gồm người: Trưởng ban (nếu giám đốc tốt), Phó ban thành viên Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 16 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh CHƢƠNG 6: QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 6.1 Động lực thay đổi: Động lực từ lợi ích 5S mang đến cá nhân: - Làm cho nơi làm việc bạn thoải mái - Đem lại hiệu cho cơng việc - Cải tiến an tồn - Cải tiến chất lượng cơng việc Động lực từ lợi ích 5S mang đến cho Cơng ty: - Nâng cao tính sáng tạo người - Cải tiến thông tin liên lạc người với - Cải tiến mối quan hệ người với - Nâng cao tinh thần làm việc nhóm người - Đem lại sức sống cho người 6.2 Nhân tố kháng cự thay đổi giải pháp: - Đội OD dự đoán vài cá nhân phận, phòng ban chống đối chần chừ không muốn thay đổi như: cán làm việc lâu năm, cán nghỉ hưu, nhân viên làm cơng việc địi hỏi tính sáng tạo (Marketing, Kinh doanh…) - Ngoài ra, nhận thức 5S nhân viên khơng đồng đều, khó thay đổi thói quen cũ nhân viên Đây hội cho đối tượng kháng cự thay đổi tác động xấu làm ảnh hưởng đến trình thực Bài thu hoạch mơn Thay đổi phát triển tổ chức 17 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh - HVTH: Nguyễn Hữu Khanh Những cán nòng cốt phịng ban gặp khó khăn phải tự tìm tịi để xây dựng tài liệu hệ thống để định hướng trình thực như: Quy trình đánh giá 5S, Tiêu chí thực hành tốt 5S, Tiêu chuẩn loại bỏ đồ vật không cần thiết sở phù hợp với đặc thù doanh nghiệp 6.3 Giải pháp: Do tinh thần 5S thực “từ lên” cá nhân có ý thức không đợi cấp yêu cầu, trước kháng cự trên, Đội OD đề xuất: - Tổ chức thi đua phòng ban kiến thức 5S đề xuất giải pháp thực thành cơng Những giải pháp nhân viên chấm điểm ý tưởng có điểm cao áp dụng - Thực ngày Mơi trường có tham gia tất cán cấp cao công ty - Cài hình chờ tồn máy tính khối văn phịng hình ảnh tun truyền 5S - Chiếu clip tuyên truyền 5S buổi họp tivi khu vực thang máy… - Tổ chức thi đua phòng ban, cá nhân thời gian định - Chụp hình tun dương, thưởng nóng cá nhân, phịng ban thực tốt 5S - Tiếp tục thực đào tạo tuyên truyền lợi ích 5S đến nhân viên Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 18 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh KẾT LUẬN Công ty CP XNK Y Tế Domesco cơng ty có uy tín ngành dược phẩm Việt Nam Qua q trình chẩn đốn quan sát, Đội OD nhận thấy mặt chưa tốt mơi trường làm việc, bộc lộ hình ảnh chưa chuyên nghiệp làm suất làm việc chưa cao phận thuộc khối văn phịng Do đó, đội OD đề xuất thực công cụ 5S – công cụ quản lý chất lượng dễ làm, dễ thực Khối văn phịng cơng ty Tuy nhiên, chương trình 5S khơng thể thành cơng khơng có đồng lịng tồn nhân viên Khối Văn phòng tâm Ban lãnh đạo Chương trình thực cần thường xuyên chỉnh sửa, cập nhật linh động để phù hợp với tình hình kinh doanh phịng ban Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 19 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị chất lượng trường ĐH Kinh tế Tp.HCM Website Trung tâm suất Việt Nam: www.vpc.org.vn Website công ty CP XNK Domesco: www.domesco.com Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 20 ... cơng ty cổ phần xuất nhập y tế Domesco Tp.HCM 1.5 Đối tƣợng nghiên cứu: Môi trường làm việc nhân viên khối văn phịng cơng ty CP XNK Y Tế Domesco Tp.HCM Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức. .. tuyên truyền lợi ích 5S đến nhân viên Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 18 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh HVTH: Nguyễn Hữu Khanh KẾT LUẬN Công ty CP XNK Y Tế Domesco công ty có uy tín... chưa xếp cách dễ nhận biết, tìm kiếm, vật dụng sinh hoạt chưa để chỗ… Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức 10 GVHD: T.S Trương Thị Lan Anh Bài thu hoạch môn Thay đổi phát triển tổ chức HVTH: