Khóa luận tốt nghiệp MỤC LỤC DANH SÁCH SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Bộ máy tổ chức đơn vị Sơ đồ 1.2: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký – Sổ Sơ đồ 1.3: Bộ máy kế toán đơn vị Sơ đồ 1.4: Quy trình xử lý tổng hợp số liệu hệ thống phần mềm kế toán Sơ đồ 2.1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi trợ cấp BHXH hàng tháng Sơ đồ 2.2: Sơ đồ luân chuyển chứng từ chi trợ cấp BHXH lần NSNN đảm bảo Sơ đồ 2.3: Kế toán chi BHXH từ nguồn NSNN đảm bảo Sơ đồ 2.4: Luân chuyển chứng từ chi trợ cấp BHXH hàng tháng quỹ BHXH đảm bảo Sơ đồ 2.5: Luân chuyển chứng từ chi trợ cấp BHXH lần quỹ BHXH đảm bảo Sơ đồ 2.6: Luân chuyển chứng từ chi chế độ ốm đau, NSD-PHSK quỹ BHXH đảm bảo Sơ đồ 2.7: Kế toán chi BHXH quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo Sơ đồ 2.8: Luân chuyển chứng từ chi trợ cấp BHXH lần quỹ BHTN đảm bảo Sơ đồ 2.9: Kế tốn chi BHTN LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết chuyên đề Bảo hiểm xã hội nước ta sách lớn Đảng Nhà nước, có nhiệm vụ bảo đảm ổn định đời sống cho NLĐ, ổn định trị, trật tự an toàn xã hội, thúc đẩy nghiệp xây dựng đất nước, bảo vệ tổ quốc Để thực nhiệm vụ đó, từ ngày đầu thành lập nước, chế độ sách bảo hiểm xã hội ban hành Trong trình thực hiện, chế độ Khóa luận tốt nghiệp sách khơng ngừng bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với thời kì phát triển đất nước trình độ phát triển BHXH định mức độ phát triển kinh tế, kinh tế phát triển mức độ hồn thiện BHXH cao, ngược lại, hoạt động BHXH hiệu gây ảnh hưởng không nhỏ đến phát triển toàn kinh tế BHXH góp phần thực mục tiêu đảm bảo an toàn xã hội kinh tế cho người cộng đồng trước trắc trở rủi ro, góp phần ổn định thúc đẩy xã hội phát triển, cải thiện quan hệ sản xuất, đảm bảo công ăn việc làm, tăng thu nhập, phục vụ tốt cho người dịch vụ y tế, văn hóa, giáo dục Vì vậy, BHXH sách xã hội quan trọng mang tính nhân đạo, nhân văn sâu sắc khơng thể thiếu quốc gia nhằm bình ổn đời sống kinh tế - xã hội góp phần làm vững thể chế trị BHXH Việt Nam có tồn phát triển vững mạnh hay khơng phát triển BHXH tỉnh thành phố mắt xích vô quan trọng tạo tiền đề thúc đẩy BHXH Việt Nam BHXH tỉnh Vĩnh Phúc quan trực thuộc BHXH Việt Nam đặt thành phố Vĩnh Yên, có chức giúp Tổng giám đốc BHXH Việt Nam tổ chức thực chế độ, sách BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, BHTN, BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện; quản ký quỹ bảo hiểm xã hội, BHYT địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc theo quy định BHXH Việt Nam quy định pháp luật Nằm hệ thống BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh Vĩnh Phúc bước lên, cố gắng hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giao, góp phần xây dựng phát triển BHXH Việt Nam lớn mạnh Một nhiệm vụ quan trọng ngành BHXH công tác chi trả BHXH Đây nhiệm vụ trọng tâm ngành BHXH, góp phần khơng nhỏ việc ổn định hoạt động ngành BHXH đảm bảo an sinh xã hội Được hướng dẫn, bảo thầy giáo Nguyễn Văn Thụ, với giúp đỡ, hướng dẫn tận tình chú, anh chị phịng Kế hoạch – Tài quan tạo điều kiện cho em tiếp cận thực tế đơn vị BHXH tỉnh Vĩnh Khóa luận tốt nghiệp Phúc, giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tế, tìm hiểu sâu cơng tác tổ chức kế tốn, tình hình thu chi BHXH đơn vị Là sinh viên chuyên ngành kế toán trường Đại học Lao động – Xã hội thực tập BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, để hiểu rõ BHXH thông qua việc chi trả trợ cấp chế độ BHXH nên em chọn đề tài “Hồn thiện kế tốn chi nguồn Ngân sách Nhà nước, quỹ Bảo hiểm xã hội bắt buộc quỹ bảo hiểm thất nghiệp đảm bảo BHXH tỉnh Vĩnh Phúc” làm khóa luận tốt nghiệp Kết cấu đề tài Lời mở đầu Kết luận gồm có ba phần: Phần I: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH VĨNH PHÚC Phần II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH VĨNH PHÚC Phần III: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN CHI TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH VĨNH PHÚC Mục đích, phạm vi nghiên cứu 2.1 Mục đích Về lý thuyết, trình nghiên cứu nhằm tìm hiểu, củng cố thêm kiến thức chun ngành Kế tốn BHXH nói riêng Kế tốn HCSN nói chung Tìm hiểu số vấn đề lý luận Kế toán BHXH bao gồm nguyên tắc, quy tắc, phương pháp, hình thức kế tốn quy định thơng tư, nghị định Chính phủ, Bộ Tài chính, chế độ chuẩn mực kế tốn,… Thơng qua nơi dung nghiên cứu nêu lên luận điểm, so sánh thực tế lý thuyết để thấy tương đồng, đồng thời đưa luận điểm vấn đề chưa rõ ràng nhằm tìm cách giải thích hợp lý Về thực tế, trình nghiên cứu nhằm tìm hiểu, khái quát chung chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, lĩnh vực hoạt động ngành BHXH Đồng thời, đề tài nghiên cứu sâu Kế toán chi BHXH nhằm làm rõ thực trạng công tác quản lý, chi trả BHXH trợ cấp BHXH, từ rút mặt tồn tại, đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác Kế tốn chi BHXH Khóa luận tốt nghiệp 2.2 Phạm vi nghiên cứu Về lý thuyết, đề tài nghiên cứu Kế toán chi BHXH góc độ Kế tốn BHXH theo Chế độ kế tốn BHXH Việt Nam, ban hành theo thông tư số 178/2012/TT-BTC ban hành ngày 23 tháng 10 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Tài Về thực tế, đề tài nghiên cứu kế toán chi BHXH đơn vị BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, từ rút nhận xét ưu, nhược điểm đưa số giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn chi BHXH BHXH tỉnh Vĩnh Phúc Do kiến thức thời gian thông tin thu thập BHXH tỉnh Vĩnh Phúc hạn chế nên đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu, thu thập số liệu liên quan đến Kế toán chi BHXH phạm vi tháng năm 2014 Phương pháp nghiên cứu 3.1 Phương pháp thu thập số liệu Thu thập số liệu trực tiếp phịng Kế hoạch – Tài chính, cụ thể chứng từ phát sinh, sổ chi tiết tài khoản, bảng cân đối kế toán, báo cáo toán,… 3.2 Phương pháp xử lý số liệu Sau nắm bắt thông tin số liệu cụ thể vấn đề đặt ra, cần phải phân tích, xử lý số liệu từ phịng Kế hoạch – Tài nhằm có so sánh để thấy tiến độ chi trả trợ cấp BHXH cho đối tượng thụ hưởng phù hợp chưa, chưa đề xuất phương pháp khắc phục, từ đưa phương hướng hợp lý theo quy định nhằm để việc chi có hiệu Xem tài liệu cần thiết có liên quan đến đơn vị Ngồi ra, đề tài dựa việc nghiên cứu tổng hợp từ kiến thức học trường, sách báo, tạp chí có liên quan, đồng thời kết hợp với việc tiếp xúc, tham khảo ý kiến cô chú, anh chị phịng để có hướng dẫn rõ ràng, cụ thể đề tài nghiên cứu Đóng góp chuyên đề Khóa luận tốt nghiệp Có thể thấy rõ, chi trả BHXH khâu quan trọng lĩnh vực hoạt động BHXH, góp phần trực tiếp thể hiệu sách an sinh xã hội Do đó, việc nghiên cứu đề tài “Hồn thiện cơng tác Kế tốn chi BHXH” có tính thực tiễn cao Việc nghiên cứu đề tài hệ thống hóa vấn đề lý luận hoạt động BHXH, Kế toán BHXH công tác tổ chức, quản lý chi trả BHXH, phân tích thực trạng cơng tác kế tốn chi BHXH Thông qua việc nghiên cứu đề tài, em hy vọng đóng góp phần ý kiến cá nhân đề hồn thiện cơng tác Kế tốn BHXH nói chung cơng tác Kế tốn chi BHXH nói riêng Do thời gian nghiên cứu ngắn kiến thức trình độ hiểu biết cịn hạn hẹp nên khơng tránh khỏi sai sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo, đặc biệt thầy giáo Nguyễn Văn Thụ, để viết em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Huyền – Giám đốc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, Lê Văn Vân – Trưởng phòng Kế hoạch – Tài chính, anh Nguyễn Kim Ngọc – Phụ trách kế tốn chi cơ, anh chị phịng Kế hoạch - Tài BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc giúp đỡ em thời gian thực tập đơn vị Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Văn Thụ nhiệt tình hướng dẫn, bảo em hồn thành khóa luận tốt nghiệp CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH VĨNH PHÚC 1.1 Đặc điểm hoạt động đơn vị HCSN, tổ chức quản lý ảnh hưởng đến công tác kế tốn chi BHXH 1.1.1 Đặc điểm tình hình chung đơn vị Khóa luận tốt nghiệp 1.1.1.1 Sơ lược đặc điểm tỉnh Vĩnh Phúc tác động đến việc tổ chức thực sách chi BHXH, BHYT Tỉnh Vĩnh Phúc thuộc đồng Bắc Bộ, vùng đồng có trung du miền núi Phía Bắc giáp tỉnh Thái Nguyên Tuyên Quang, phía Nam giáp tỉnh Hà Tây, phía Tây giáp tỉnh Phú Thọ, phía Đơng giáp thủ Hà Nội Tổng diện tích đất tự nhiên tỉnh 1.370,73 km2 Vùng trung du có diện tích đất tự nhiên 24,9 nghìn ha; vùng núi có diện tích 65,3 nghìn Vĩnh Phúc có thành phố, thị xã, huyện với 150 xã, phường, thị trấn Trong đó, thành phố Vĩnh Yên trung tâm kinh tế, trị, văn hóa, xã hội tỉnh Nằm khu vực chuyển tiếp đồng sông Hồng vùng kinh tế trọng điểm Bắc Bộ với tỉnh trung du miền núi phía Bắc xa với Trung Quốc, Vĩnh Phúc chịu tác động lớn q trình phát triển vùng, có nhiều thuận lợi giao lưu trao đổi hàng hoá phát triển loại hình dịch vụ.Những năm gần đây, với đổi đất nước, Vĩnh Phúc có chuyển biến mạnh mẽ tất lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội Những đặc điểm chủ yếu có tác động khơng nhỏ đến việc tổ chức thực sách BHXH, BHYT địa bàn, đặc biệt công tác khai thác, mở rộng đối tượng tham gia BHXH, BHYT Là tỉnh có nửa huyện miền núi, địa bàn tương đối rộng, sở vật chất đường giao thông, phương tiện giao thông, thông tin liên lạc,…còn chưa phát triển đồng đều, huyện vùng sâu vùng xa nên việc tổ chức tuyên truyền, phổ biến sách Những đặc điểm chủ yếu có tác động khơng nhỏ đến việc tổ chức thực sách BHXH, BHYT địa bàn, đặc biệt công tác khai thác, mở rộng đối tượng tham gia BHXH, BHYT Là tỉnh có nửa huyện miền núi, địa bàn tương đối rộng, sở vật chất đường giao thông, phương tiện giao thơng, thơng tin liên lạc,…cịn chưa phát triển đồng đều, huyện vùng sâu vùng xa nên việc tổ chức tuyên truyền, phổ biến sácpháp luật BHXH, BHYT chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH cho đối tượng hưởng chế độ hàng tháng cịn nhiều khó khăn Khóa luận tốt nghiệp 1.1.1.2 Giới thiệu chung BHXH tỉnh Vĩnh Phúc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản trụ sở riêng BHXH tỉnh Vĩnh Phúc có chức dịch vụ cơng − Tên gọi giao dịch: BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH VĨNH PHÚC − Trụ sở: Số 8, Đường Phạm Văn Đồng, Phường Tích Sơn, thành phố Vĩnh Yên − Điện thoại giao dịch: (0211).3862245 - Fax: (0211).3841428 − Email: baohiemxahoi@vinhphuc.gov.vn Quỹ BHXH Nhà nước bảo trợ với đóng góp NLĐ người sử dụng lao động 1.1.1.3 Quá trình hình thành phát triển BHXH tỉnh Vĩnh Phúc Ngày 16/9/1997, BHXH tỉnh Vĩnh Phúc thành lập theo Quyết định số 1607-QĐ/BHXH Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Những năm đầu thành lập, BHXH tỉnh có đơn vị trực thuộc gồm thị xã, huyện Từ tháng 01/2003, thực Quyết định số 20/Ttg ngày 24/01/2002 Thủ tướng Chính phủ việc chuyển giao BHYT Việt Nam sang BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh Vĩnh Phúc BHYT tỉnh Vĩnh Phúc thức trở thành tổ chức thống hệ thống BHXH Việt Nam, chịu trách nhiệm giúp Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh Vĩnh Phúc tổ chức thực sách quản lý quỹ BHXH, BHYT địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Cùng với đó, tổ chức BHXH tỉnh có thay đổi gồm BHXH huyện, thị xã Từ ngày tháng 12 năm 2006, thị xã Vĩnh Yên công nhận đô thị loại 3, trở thành thành phố Vĩnh Yên, tổ chức BHXH tỉnh bao gồm huyện, thị xã , thành phố Khóa luận tốt nghiệp Từ tháng 12 năm 2008, huyện Sông Lô tách thành huyện riêng từ huyện Lập Thạch cũ, tổ chức BHXH tỉnh gồm huyện, thị xã, thành phố giữ nguyên ngày BHXH tỉnh Vĩnh Phúc gồm phòng chức (Phòng Kế hoạch – Tài chính, Phịng Cơng nghệ thơng tin, Phịng Tổ chức hành chính, Phịng Thu, Phịng Kiểm tra, Phòng Chế độ BHXH, Phòng Giám định BHYT, Phòng Cấp sổ - thẻ, Phòng Tiếp nhận – Quản lý hồ sơ) Nằm hệ thống BHXH Việt Nam, BHXH tỉnh Vĩnh Phúc không ngừng lớn mạnh trưởng thành, hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ giao, thu hút đối tượng tham gia BHXH, BHYT ngày nhiều, đảm bảo quyền lợi cho người tham gia thụ hưởng chế độ sách, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo an ninh xã hội địa tỉnh Vĩnh Phúc 1.1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ BHXH tỉnh Vĩnh Phúc 1.1.1.4.1 Chức năng: BHXH tỉnh Vĩnh Phúc quan nghiệp nhà nước trực thuộc BHXH Việt Nam (là quan nghiệp trực thuộc Chính phủ), đặt tỉnh, nằm hệ thống tổ chức BHXH Việt Nam, có chức giúp Tổng Giám đốc tổ chức thực sách, chế độ BHXH, BHYT quản lý quỹ BHXH, BHYT; chịu lãnh đạo, quản lý trực tiếp, toàn diện Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam; chịu quản lý hành nhà nước địa bàn lãnh thổ UBND tỉnh Vĩnh Phúc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc có tư cách pháp nhân, có trụ sở đặt thành phố Vĩnh Yên trực thuộc Tỉnh Vĩnh Phúc, có dấu tài khoản riêng 1.1.1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: − Xây dựng, trình Tổng giám đốc kế hoạch ngắn hạn dài hạn phát triển BHXH, BHYT địa bàn chương trình cơng tác hàng năm; tổ chức thực kế hoạch, chương trình sau phê duyệt − Tổ chức thực công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến chế độ, sách, pháp luật BHXH, BHYT; tổ chức khai thác, đăng ký, quản lý đối tượng tham gia hưởng chế độ BHXH, BHYT theo quy định Khóa luận tốt nghiệp − Tổ chức cấp sổ BHXH, thẻ BHYT cho người tham gia BHXH, BHYT − Tổ chức thu khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN tổ chức cá nhân tham gia bảo hiểm − Hướng dẫn tổ chức tiếp nhận hồ sơ, giải hưởng chế độ BHXH, BHYT, BHTN − Tổ chức chi trả chế độ BHXH, BHYT, BHTN; từ chối việc đóng chi trả chế độ BHXH, BHYT, BHTN không quy định − Quản lý sử dụng nguồn kinh phí tài sản theo quy định − Tổ chức ký hợp đồng, giám sát thực hợp đồng với sở khám, chữa bệnh có đủ điều kiện, tiêu chuẩn chuyên môn, kỹ thuật giám sát việc cung cấp dịch vụ khám, chữa bệnh, bảo vệ quyền lợi người có thẻ BHYT chống lạm dụng quỹ BHYT − Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra BHXH thành phố, huyện, thị xã ký hợp đồng với tổ chức, cá nhân làm đại lý UBND xã, phường, thị trấn giới thiệu bảo lãnh để thực chế độ, sách BHXH, BHYT xã, phường, thị trấn − Tổ chức kiểm tra, giải kiến nghị, khiếu nại, tố cáo việc thực chế độ, sách BHXH, BHYT đơn vị trực thuộc BHXH thành phố tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm, sở khám, chữa bệnh BHYT theo quy định pháp luật; kiến nghị với quan có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật − Tổ chức thực chương trình, kế hoạch cải cách hành theo đạo hướng dẫn BHXH Việt Nam; thực chế cửa liên thông giải chế độ BHXH, BHYT quan BHXH thành phố BHXH huyện, thị xã − Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ đối tượng tham gia hưởng chế độ BHXH, BHYT Khóa luận tốt nghiệp − Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ thông tin quản lý, điều hành hoạt động BHXH thành phố, huyện, thị xã − Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ BHXH, BHYT cho công chức, viên chức thuộc BHXH thành phố, huyện, thị xã tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm − Chủ trì, phối hợp với quan Nhà nước, tổ chức trị - xã hội địa phương, với tổ chức, cá nhân tham gia BHXH, BHYT để giải vấn đề có liên quan tới việc thực chế độ BHXH, BHYT theo quy định pháp luật − Đề xuất với BHXH Việt Nam kiến nghị việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung chế độ, sách BHXH, BHYT; kiến nghị với quan chức tra, kiểm tra tổ chức cá nhân việc thực BHXH, BHYT − Cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin việc đóng, quyền hưởng chế độ bảo hiểm, thủ tục thực BHXH, BHYT tổ chức, cá nhân tham gia bảo hiểm tổ chức cơng đồn yêu cầu Cung cấp đầy đủ kịp thời tài liệu, thông tin liên quan theo yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền − Quản lý sử dụng cơng chức, viên chức, tài chính, tài sản BHXH tỉnh − Thực chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định − Thực nhiệm vụ khác Tổng giám đốc giao 1.1.1.5 Lĩnh vực hoạt động − Quản lý đối tượng tham gia BHXH; − Thu BHXH; − Chi BHXH; − Xét duyệt hồ sơ hưởng chế độ BHXH; − Cấp sổ BHXH cho NLĐ; 10 Khóa luận tốt nghiệp ∗ Việc chi trả cho đối tượng qua ATM thực nhanh chóng, tiết kiệm chi phí vận chuyển, lệ phí chi trả, giảm sai sót, giảm lượng tiền mặt lưu thông thị trường ∗ Thực tốt hoạt động chi trả lương hưu trợ cấp BHXH đồng thời làm tốt việc tốn tiền cho người có thẻ BHYT sở xây dựng quy trình chi trả, quy định rõ nội dung công việc thời gian cụ thể ∗ Thanh toán đầy đủ, kịp thời với sở khám chữa bệnh, tạo điều kiện để sở khám chữa bệnh nâng cao chất lượng dịch vụ khám chữa bệnh, đảm bảo khơng làm thất cho quỹ BHXH 2.2.5 Hạn chế nguyên nhân 2.2.5.1 Hạn chế 2.2.5.1.1 Về tổ chức cơng tác kế tốn ∗ Chứng từ kế toán, sổ sách sử dụng báo cáo tài chính: − Nhìn chung, chứng từ tập hợp chưa thường xuyên, luân chuyển số phận đơn vị chậm, làm ảnh hưởng đến hoạt động hạch toán kế toán đơn vị − Thời gian lưu trữ tài liệu năm, nên số lượng sổ sách chứng từ nhiều, gây hạn chế việc tìm kiếm đối chiếu số liệu cũ − Việc cán kế toán trực tiếp lấy chứng từ từ ngân hàng tốn thời gian, làm tăng cơng tác phí, việc đối chiếu số liệu đơi lúc gặp khó khăn khơng thể đối chiếu nhanh chóng, mà phải qua phương thức trực tiếp − Một số chứng từ in cần sử dụng, chưa lưu đầy đủ tất số liệu, có chứng từ chưa có đầy đủ chữ ký ∗ Tổ chức máy kế tốn: mơ hình máy kế tốn tổ chức theo hình thức tập trung, tồn cơng việc ghi sổ, lập báo cáo kế tốn tập trung phịng Kế hoạch – Tài trọng tâm Các đơn vị trực thuộc thực hạch toán ban đầu theo chế độ chưa đồng Điều ảnh hưởng không nhỏ tới việc tổng hợp số liệu kế toán 51 Khóa luận tốt nghiệp ∗ Tổ chức kiểm tra kế tốn: cơng tác tổ chức kiểm tra kế tốn chưa thực thường xuyên, nhiều trường hợp xảy sai sót ∗ Tổ chức phân tích tình hình tài chính: Phân tích khơng thường xun Chưa có kế tốn chun phân tích tình hình tài đơn vị ∗ Về phần mềm kế toán: − Chương trình kế tốn BHXH VSA đưa vào sử dụng nên chưa hồn thiện cịn nhiều lỗi hạch tốn Bên cạnh đó, số vấn đề sử dụng quyền phần mềm kế toán BHXH gây khó khăn việc hạch tốn kế tốn Hiện nay, kế toán đơn vị thực chuyển toàn số liệu từ năm 2009 phần mềm excel, việc không làm tốn thời gian kết xuất kế tốn, mà cịn làm ảnh hưởng tới việc hạch toán tổng hợp, xử lý số liệu đơn vị − Hệ thống công nghệ thông tin đơn vị nối mạng nội với BHXH tỉnh thiếu đồng bộ, kết nối chậm, ảnh hưởng tới suất làm việc, vậy, cán công chức thường xuyên phải làm thêm 2.2.5.1.2 Về tổ chức công tác chi trả ∗ Trong cơng tác chi trả cịn nhiều tượng sai sót phê duyệt, tình trạng tồn đọng giải chế độ tồn ∗ Vẫn cịn tình trạng đối tượng chi trả khơng cịn tồn nguồn kinh phí cấp gây nên tổn thất cho quỹ BHXH 2.2.5.2 Nguyên nhân 2.2.5.2.1 Về tổ chức cơng tác kế tốn ∗ Mẫu biểu, sổ sách ngành BHXH nhiều, cơng văn thường thay đổi liên tục, phần mềm kế tốn có lỗi chưa cập nhật sửa chữa, số vấn đề sử dụng quyền phần mềm kế tốn BHXH gây khó khăn việc hạch tốn kế tốn.…do đó, kế tốn gặp khó khăn, sai sót, nhầm lẫn số liệu 52 Khóa luận tốt nghiệp ∗ Do đặc điểm không gian địa lý đơn vị trực thuộc cách biệt Các đơn vị BHXH huyện Lập Thạch BHXH huyện Tam Đảo trực thuộc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc tới phải nhận trợ cấp vùng xa hàng năm ∗ Trình độ kế tốn chưa đồng ∗ Chưa có kế tốn chun phân tích tình hình tài đơn vị ∗ Đơn vị khơng thực chi trả trực tiếp mà tất thông qua sở tuyến dưới, đó, việc tổng hợp số liệu, tính xác số liệu cịn phụ thuộc sở 2.2.5.2.2 Về tổ chức công tác chi trả ∗ Khối lượng tiền đợt chi trả lớn, lại tập trung thời gian ngắn, cơng tác chuẩn bị chi trả chưa tồn diện Bên cạnh đó, q trình vận chuyển tiền mặt tới điểm chi trả có nhiều rủi ro ∗ Hệ thống chế độ chi trả lương hưu khoản trợ cấp BHXH thông qua nhiều cấp: cấp tỉnh, cấp huyện (thành phố, thị xã), cấp xã (phường), tổ dân phố tới tay người thụ hưởng Cả quy trình máy cồng kềnh, phức tạp, phân tán, dễ xảy thất khó đối chiếu kiểm tra cách tồn diện ∗ Có đối tượng hưởng chế độ BHXH phức tạp điều kiện chi trả (vùng sâu, vùng xa,…) thời gian chi trả: − Đối tượng hưởng lương hưu trợ cấp BHXH đa số người già, người lớn tuổi, nên thường xảy tình trạng nhận hộ, cầm hộ lương hưu khoản trợ cấp BHXH khác, nên dễ có dự nhầm lẫn, cầm nhầm; bên cạnh cịn có thân nhân số đối tượng lĩnh tiền trợ cấp không chuyển cho đối tượng nhận, mà sử dụng vào mục đích thân, làm uy tín chức BHXH nhân dân − Với đối tượng chết tháng, có trường hợp ban đại diện chi trả phường quên không báo giảm, người nhà thân nhân không thông báo cắt giảm, dẫn tới việc báo giảm muộn, làm sai số phải chi, thất thoát quỹ ∗ Việc chi trả lương hưu, khoản trợ cấp qua tài khoản ngân hàng, qua thẻ ATM chưa mở rộng: 53 Khóa luận tốt nghiệp − Chế độ chi trả thực thông qua hệ thống ngân hàng, ATM, làm tiêu tốn thêm thời gian tổng hợp danh sách theo dõi chi trả − Vì phần lớn đối tượng chi trả người lớn tuổi, ngại tiếp cận với cơng nghệ thơng tin, thói quen sử dụng tiền mặt sống hàng ngày, đó, họ khơng muốn rút tiền qua ngân hàng hay thẻ ATM tốn thời gian, công sức rút, tiền lương, trợ cấp khơng nhiều Thêm vào đó, số huyện Vĩnh Phúc hẻo lánh, dân cư ít, hệ thống ngân hàng rút tiền cịn rải rác, chưa phổ biến, gây khó khăn việc chi trả cho đối tượng có nhu cầu CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN CHI BHXH TẠI BHXH TỈNH VĨNH PHÚC Sự cần thiết phải hoàn thiện Chi BHXH hoạt động thường xuyên liên tục đơn vị BHXH Đây khoản chi phí cần thiết để thực hoạt động BHXH hoạt động khác có liên quan tới công tác BHXH Nội dung cần hồn thiện liên tục, vì: 54 Khóa luận tốt nghiệp Thứ nhất, chi BHXH khâu quan trọng để đánh giá thành công công tác BHXH Nó liên quan trực tiếp đến quyền lợi nhứng đối tượng hưởng BHXH, nhằm đảm bảo đời sống người lao động không may gặp phải rủi ro, tổn thất vật chất lẫn tinh thần Thứ hai, chi BHXH phần tất yếu quan trọng công tác BHXH, mặt khơng thể tách rời hoạt động BHXH nói chung Nó hoạt động khác BHXH hỗ trợ bổ sung, hồn thiện đồng thời hỗ trợ khơng cho hoạt động khác BHXH Đây công tác bản, thường xuyên, liên tục chủ yếu quan BHXH Thứ ba, chi BHXH liên quan trực tiếp tới quyền lợi người lao động Đối tượng hưởng trợ cấp BHXH thường phức tạp tương đối đa dạng Do đó, chi BHXH địi hỏi phải tiến hành đầy đủ, kịp thời để đáp ứng yêu cầu người tham gia BHXH, công tác chi trả BHXH khơng phép xảy sai sót đáng tiếc nào, không, ảnh hưởng tới quyền lợi người hưởng trợ cấp BHXH uy tín ngành BHXH Thứ tư, đặc điểm kế tốn tập trung, tất chứng từ kế toán đơn vị lập từ sở khác chuyển tới tập trung phận kế toán quan, phận kế toán phải kiểm tra, đối chiếu, xác minh toàn chứng từ lấy ghi sổ kế tốn Do đó, việc hồn thiện quy trình vơ quan trọng cần thiết Chính vậy, cơng tác kế tốn chi BHXH khâu quan trọng, cần thiết hoạt động ngành BHXH nói chung BHXH tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng Địi hỏi đơn vị BHXH địa bàn tỉnh trọng, nâng cao hiệu hoạt động nhằm hồn thiện cơng tác BHXH nói chung cơng tácKế tốn chi BHXH nói riêng u cầu ngun tắc hồn thiện ∗ Yêu cầu hoàn thiện − Chi đối tượng, nguyên tắc, sách hành; − Đảm bảo chi trả kịp thời đầy đủ quyền lợi người tham gia BHXH; 55 Khóa luận tốt nghiệp − Thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện; − Đảm bảo an toàn tiền mặt chi trả; − Chi trả chế độ BHXH quản lý thống nhất, công khai, minh bạch; − Việc chi tiêu phải đảm bảo pháp luật, theo quy định, chế độ hạch toán thống kế hành Nhà nước ∗ Nguyên tắc hoàn thiện − Hoàn thiện sở tơn trọng chế tài chính, tn thủ chế độ kế tốn Bộ Tài ban hành chứng từ, tài khoản sử dụng, phương pháp, trình tự hạch tốn, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo tài chính,… việc hạch tốn nghiệp vụ chi BHXH − Hoàn thiện phải đảm bảo u cầu xác, kịp thời: thơng tin, đối tượng tham gia BHXH, tình hình thu – chi BHXH, định, văn cấp gửi xuống hay thay đổi Đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên, liên tục để kịp thời nắm bắt, cung cấp thơng tin cách xác Đảm bảo tình hình thu – chi hoạt động BHXH diễn cách liên tục chủ động, ổn định tài đơn vị − Hồn thiện phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm hiệu Nếu việc hồn thiện tốn q nhiều chi phí gây lãng phí tiền Ngân sách Nhà nước Mục đích q trình hồn thiện phải nâng cao hiệu cơng tác hạch tốn, q trình chi trả lương hưu trợ cấp BHXH cho đối tượng Qua trình thực tập tìm hiểu lĩnh vực hoạt động, cơng tác kế tốn chi BHXH đơn vị kết hợp với kiến thức học, em xin đưa số ý kiến nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn chi BHXH đơn vị sau: Các giải pháp hoàn thiện 3.1 Về tổ chức cơng tác kế tốn ∗ Hồn thiện hệ thống chứng từ kế tốn, sổ sách sử dụng báo cáo tài chính: 56 Khóa luận tốt nghiệp − Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kế toán đơn vị Chứng từ kế tốn phải cập nhật thường xun, tránh tình trạng ứ đọng, nhầm lẫn Đa dạng hóa đồng thời kết hợp hình thức ghi sổ phần mềm − Kế toán thường xuyên kiểm tra, đối chiếu đúng, khớp số liệu chứng từ, sổ sách có liên quan − Ban lãnh đạo cần đưa quy định, quy chế cụ thể việc thực công tác kế tốn, ln chuyển chứng từ, báo cáo tài phịng ban đơn vị nói chung đơn vị trực thuộc nói riêng − Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán phải tiến hành kiểm tra kỹ chứng từ, trình tự hạch tốn, sổ sách kế tốn nhằm đảm bảo xác, kịp thời, tránh để xảy nhầm lẫn, sai sót Đồng thời, phải tích cực đối chiếu, kiểm tra số liệu từ huyện gửi lên, cứng mềm − Cần có biện pháp để giảm thời gian lại cán kế toán lấy chứng từ xác nhận chuyển khoản từ phía ngân hàng − Sớm có biện pháp khắc phục việc hạch tốn phần mềm có cố ∗ Tổ chức máy kế toán: − Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ kế tốn viên, thường xun đào, bồi dưỡng cán bộ, cơng chức, viên chức − Phân công, xếp công việc cách hợp lý, chuyên môn lực, tránh để tình trạng chứng từ ứ đọng nhiều phận − Cải thiện, củng cố sở vật chất – kỹ thuật để phục vụ cho nhu cầu sử dụng cán quan thuận tiện nhanh chóng Thường xuyên kiểm tra, cập nhật phần mềm kế toán theo thay đổi từ cấp trên, tránh xảy sai sót cơng tác hạch toán kế toán ∗ Tổ chức kiểm tra kế toán: − Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, nâng cao hiệu cơng tác, triển khai có hiệu công tác kiểm tra, giám sát nội quan 57 Khóa luận tốt nghiệp − Cần lập phận chuyên trách tra, kiểm tra sai sót, sai phạm việc hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinh, vi phạm cá nhân ∗ Tổ chức phân tích tình hình tài chính: nên tổ chức phân tích tình hình tài thường xun Các kế tốn viên phải phối hợp tích cực với kế tốn trưởng để việc phân tích hợp lý hiệu quả, nhằm ổn định tình hình tài đơn vị 3.2 Về cơng tác chi trả BHXH ∗ Đảm bảo đầy đủ nguồn kinh phí cho hoạt động tồn ngành, thực chi đúng, đủ, kịp thời an toàn đến tận tay đối tượng thụ hưởng Phối hợp với phòng, ban đơn vị ngành liên quan thành lập Đoàn kiểm tra, giám sát đơn vị thực chế độ BHXH; phối hợp có hiệu với ngành Bưu điện thực chi trả an toàn, đối tượng, quy định pháp luật ∗ Giải hồ sơ chi trả kịp thời, đối tượng, quy định chế độ BHXH, BHTN cho người tham gia Thực giám định chi chặt chẽ chi phí KCB, thai sản để tránh lạm dụng quỹ, giảm thiểu tối đa tình trạng thất quỹ ∗ Tiến hành kiểm tra, rà soát định kỳ toàn hồ sơ đối tượng hưởng chế độ BHXH đối tượng tham gia BHXH ∗ Tăng cường biện pháp quản lý tiền mặt tất công đoạn vận chuyển tiền mặt từ giao nhận tới chi trả cho đối tượng hưởng chế độ BHXH Tổ chức, cá nhân thực chi trả kế hoạch chi trả lương hưu trợ cấp BHXH hàng tháng để xây dựng kế hoạch tiền mặt đăng ký với quan BHXH theo nguyên tắc số tiền mặt cần rút hết ngày, không để lưu qua đêm điểm chi trả, trường hợp ngày chưa chi hết phải có phương án cụ thể bảo vệ an toàn tiền mặt ∗ Thường xuyên kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất tồn quỹ tiền mặt đơn vị BHXH huyện, thị xã, thành phố, tỉnh, kiểm kê quỹ chấn chỉnh đơn vị có số dư tiền mặt lớn qua đêm ∗ Phối hợp với quan tài cấp cấp phát kinh phí chi BHXH, tránh cấp trùng, chi sai gây thất thoát ngân sách Nhà nước 58 Khóa luận tốt nghiệp ∗ Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với ngành, đặc biệt lãnh đạo, đạo BHXH cấp trên, cấp ủy quyền địa phương ∗ Kịp thời xử lý vướng mắc công tác chi BHXH địa phương đối tượng tham gia BHXH ∗ Quy định chi trả tiền lương, trợ cấp cho cán viên chức, người lao động thông qua hệ thống tài khoản ngân hàng, qua giúp cho người có thói quen sử dụng tài khoản ngân hàng, để người không cảm thấy lạ lẫm nhận lương hưu trợ cấp qua tài khoản ngân hàng Điều kiện thực giải pháp Để công tác kế toán chi BHXH NSNN, quỹ BHXH quỹ BHTN đảm bảo ngày hoàn thiện, với thực kiến nghị phải đảm bảo thực tốt điều kiện: 4.1 Về phía đơn vị − Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức, viên chức nói chung đội ngũ kế tốn nói riêng thông qua công tác đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ ; tuyển dụng cơng chức, viên chức có chất lượng, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngày cao tồn ngành, tồn đơn vị Xác định rõ vai trị, nhiệm vụ kế tốn viên, phân cơng cơng việc rõ ràng, cụ thể, tránh chồng chéo, đảm bảo số lượng chất lượng công việc − Tổ chức đào tào, nâng cao trình độ tin học văn phòng cho nhân viên, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin thực quản lý máy nghiệp vụ kế toán sở nâng cấp hệ thống mạng, thường xuyên cập nhật nâng cấp phần mềm thực quản lý nghiệp vụ − Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác tài chính, kế tốn đơn vị tai đơn vị trực thuộc nhằm phát sai sót để chấn chỉnh phát sai phạm (nếu có) để kịp thời xử lý, hạn chế thiệt hại tài chính, tài sản cho Nhà nước, cho ngành đơn vị Qua công tác kiểm tra nhằm phát bất cập quy định ngành tài chính, kế tốn để sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện cho phù hợp với thực tế đơn vị yêu cầu quản lý 59 Khóa luận tốt nghiệp − Xây dựng báo cáo tài BHXH hàng năm dự tốn tài năm Đồng thời phải dự tính thông số thông qua thống kế số lượng, cấu, độ tuổi, từ đo dự đoán trình hưởng, khoản hưởng, mức hưởng, thời gian hưởng để triển khai thực điều chỉnh mức đóng góp, tỷ lệ hưởng cho giai đoạn cho phù hợp Đây để BHXH đề nghị thay đổi sách cho phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội thời gian tới − Xây dựng khoản chi dự phòng rủi ro trình chi trả để hạn chế, bù đắp gặp rủi ro thiếu tiền kiểm kê quỹ tiền mặt, tiền giả,… − Lấy ý kiến góp ý từ nhân viên kế tốn làm chế độ chi trả lương hưu trợ cấp BHXH, thành viên có hiểu biết q trình này, nhằm xây dựng mơi trường làm việc có hiệu quả, tiến 4.2 Về phía Nhà nước − Đưa quy định xử phạm nghiêm khắc sai phạm BHXH Có biện pháp xử lý nghiêm minh hành vi sai phạm, trục lợi cho cá nhân − Có quy định phân rõ quyền hạn, trách nhiệm quan quản lý Nhà nước, quan BHXH để phù hợp tiện lợi trình thực chế độ − − − − hoạt động khác 4.3 Về phía đơn vị sử dụng lao động Thống kê đầy đủ số lượng người tham gia lao động, hồ sơ người lao động Thực thu chi đúng, đủ, kịp thời người lao động tham gia BHXH Thường xuyên kiểm tra, giám sát, khuyến khích người lao động tham gia BHXH Tránh tình trạng nợ đọng, trốn đóng BHXH, chiếm dụng quỹ BHXH, kinh phí BHXH người lao động 60 Khóa luận tốt nghiệp KẾT LUẬN BHXH sách lớn Đảng Nhà nước, góp phần đảm bảo ổn định đời sống cho NLĐ, ổn định trị, trật tự an toàn xã hội, thúc đẩy nghiệp xây dựng đất nước, bảo vệ Tổ quốc Với vai trò xương sống hệ thống an sinh xã hội, ngành BHXH tỉnh Vĩnh Phúc thực khẳng định vị đời sống xã hội, đem sách Đảng Nhà nước đến với tầng lớp nhân dân, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo đời sống cho người lao động, ổn định trị thúc đẩy nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Qua thời gian ngắn thực tập BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, thấy máy quản lý hoạt động đơn vị tương đối ổn định, công tác tổ chức kế tốn quản lý tài thực tốt góp phần đảm bảo máy kế toán ổn định phát triển Kế toán chi BHXH ngày nâng cao hoàn thiện, phản ánh nghiệp vụ, hạch tốn kịp thời, đầy đủ, xác Cơng tác chi trả BHXH khoản trợ cấp BHXH nhanh chóng, kịp thời, an tồn, người, đối tượng Trên tồn nội dung khóa luận tốt nghiệp “Hồn thiện cơng tác kế tốn chi BHXH Ngân sách Nhà nước, quỹ bảo hiểm xã hội quỹ bảo hiểm thất nghiệp đảm bảo” BHXH tỉnh Vĩnh Phúc Do thời gian kiến thức có hạn, chưa có kinh nghiệm thực tế nên khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót, kính mong nhận đóng góp ý kiến q thầy, giáo để em hồn thiện khóa luận tốt nghiệp đầy đủ hơn, đồng thời tích lũy, củng cố kiến thức, kinh nghiệm trước trường Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thị Thu Huyền – Giám đốc BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, Lê Văn Vân – Trưởng phịng Kế hoạch – Tài chính, anh Nguyễn Kim Ngọc – Phụ trách kế toán chi cơ, anh chị phịng Kế hoạch - Tài BHXH Tỉnh Vĩnh Phúc giúp đỡ em thời gian thực tập đơn vị 61 Khóa luận tốt nghiệp Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy, giáo khoa Kế tốn, đặc biệt thầy giáo Trần Văn Thụ nhiệt tình hướng dẫn, bảo em hồn thành khóa luận tốt nghiệp 62 ... qua việc chi trả trợ cấp chế độ BHXH nên em chọn đề tài “Hồn thiện kế tốn chi nguồn Ngân sách Nhà nước, quỹ Bảo hiểm xã hội bắt buộc quỹ bảo hiểm thất nghiệp đảm bảo BHXH tỉnh Vĩnh Phúc? ?? làm... chi BHXH đơn vị gồm: − Kế toán chi BHXH NSNN đảm bảo; − Kế toán chi BHXH bắt buộc từ quỹ bảo hiểm − Kế toán chi BHTN 2.1.2 Kế toán chi BHXH NSNN đảm bảo 24 Khóa luận tốt nghiệp Hàng năm, BHXH tỉnh. .. cứu kế toán chi BHXH đơn vị BHXH tỉnh Vĩnh Phúc, từ rút nhận xét ưu, nhược điểm đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán chi BHXH BHXH tỉnh Vĩnh Phúc Do kiến thức thời gian thông tin thu thập BHXH