Thủ thuật trong Excel PCWorld VN 8/99 Nhập tập tin văn bản vào Excel 2000 Ngời dùng Excel đã từ lâu ghen tị với khả năng chèn một tập tin văn bản vo bảng tính của Lotus 1-2-3. Ngoại trừ Excel 2000, những phiên bản trớc của Excel đều yêu cầu bạn phải mở tập tin văn bản rồi mới sao chép v dán dữ liệu vo bảng tính. Excel 2000 thực hiện điều ny dễ dng. Bạn có thể thấy tính năng ny trong menu File hay chọn Data.Get External Data.Import Text File. Lệnh ny sẽ mở một khung hội thoại để bạn chọn tập tin văn bản sau đó thì Text Import Wizard cho phép chỉ định cách Excel nhập dữ liệu. Sau cùng, trong khung hội thoại Import Data bạn chỉ ra vị trí đa dữ liệu vo (hình 1). Excel nhập tập tin văn bản nh thao tác truy vấn cơ sở dữ liệu để bạn có thể cập nhật nếu dữ liệu trong tập tin văn bản thay đổi. Muốn nhập file ny dới dạng dữ liệu tĩnh, nhấn Properties trong khung hội thoại Import Data rồi bỏ chọn mục Save query definition. "Hạ gục" siêu liên kết trong Excel 2000 Chắc bạn đã biết Excel 2000 có hỗ trợ siêu liên kết tự động. Bất cứ khi no bạn gõ vi kí tự giống địa chỉ URL hay địa chỉ e-mail, tính năng ny sẽ tự động chuyển nội dung thnh dạng siêu liên kết. Nhng nếu bạn không muốn tạo một siêu liên kết thì sao? Cha có cách no để tắt tính năng siêu liên kết tự động của Excel nhng bạn có thể lờ nó đi. Nếu Excel tạo siêu liên kết từ một ô bạn nhập vo, nhấn nút Undo (hoặc <Ctrl>-Z) để phục hồi nội dung của ô ny thnh dạng text thông thờng. Thật ngạc nhiên l Excel không có cách no để loại bỏ tất cả các siêu liên kết trong một bảng tính m phải thực hiện điều ny cho từng ô một: nhấn phím phải vo ô có chứa siêu liên kết rồi chọn Hyperlink.Remove Hyperlink. Rất tiếc l lệnh ny chỉ thực hiện đợc khi bạn chọn một ô duy nhất. Muốn vô hiệu hóa tất cả các siêu liên kết một cách nhanh chóng, dùng macro sau: nhấn <Alt>-<F11> để mở trình Visual Basic Editor, chọn Insert.Module để đa một module mới vo rồi nhập đoạn mã sau: Sub ZapHyperlinks() Cells.Hyperlinks.Delete End Sub Khi thực thi macro ZapHyperlinks, mọi siêu liên kết trong bảng tính hiện hnh sẽ bị xóa hết v đợc thay bằng text. Sẵn sàng cho năm 2000 Khi gõ ngy tháng vo một ô, Excel có thể hiển thị nó dới dạng năm có hai chữ số, ví dụ 16/7/99. Nếu muốn hiển thị năm bằng bốn chữ số để chuẩn bị sang năm 2000, bạn phải thay đổi định dạng ngy tháng mặc định. Excel dùng ngy tháng hệ thống lm thông số mặc định của nó. Muốn thay đổi thông số ny, chọn Start.Settings.Control Panel.Regional Settings. Nhấn mục Date rồi chọn định dạng năm có bốn chữ số cho mục Short date (hình 2). ng S Cng PC World Mỹ 8/1999 Thủ thuật trong Excel PCWorld VN 1299 Bốn cách bảo vệ dữ liệu Excel có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu nhng ít ai biết rõ sự khác biệt giữa chúng v những hạn chế của từng cách. Bi ny giới thiệu 4 cách bảo vệ dữ liệu trong Excel 97 v 2000. Lu ý: Những tính năng ny không phải dễ dùng. Các tiện ích gỡ mật khẩu hiện có v bất cứ ai cố tình xem dữ liệu của bạn đều có thể lm đợc. Ngoại trừ VBA trong Excel 2000 l có thể ngăn chặn những tiện ích gỡ mật khẩu. Bảo vệ ô. Mỗi ô đều có 2 tính năng chính: khóa (locked) v ẩn (hidden). Bạn không thể sửa đổi một ô đã bị khóa v nội dung của ô bị ẩn không xuất hiện trên thanh công thức khi bạn chọn ô đó. Theo mặc định, mọi ô đều có thuộc tính locked v hidden. Thuộc tính locked v hidden không có hiệu lực nếu không bảo vệ bảng tính. Muốn thay đổi những thuộc tính ny, hãy đánh dấu ô hoặc vùng bạn muốn, chọn Format.Cells. Vo khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Protection rồi chọn Locked hay Hidden. Những ô không khóa vẫn cho phép ngời dùng nhập dữ liệu vo còn những ô có công thức bị khóa v những ô khác thì giữ nguyên không thay đổi (nh tiêu đề). Nếu không muốn cho ngời khác thấy công thức của bạn, hãy khóa v giấu các ô có công thức, kết quả của công thức thì thấy đợc nhng công thức thì không. Muốn bảo vệ một bảng tính, chọn Tools.Protection.Protect Sheet để mở khung hội thoại Protect Sheet rồi đánh dấu chọn mục Contents. Bạn có thể nhập mật khẩu để không cho ngời khác xem bảng tính của bạn. Các ô bị khóa trong một bảng tính đã đợc bảo vệ không thể sửa đổi đợc v những thay đổi khác đối với bảng tính cũng bị vô hiệu hóa. Ví dụ, không ai có thể thêm dòng, cột, thay đổi độ rộng dòng, cột hoặc tạo biểu đồ. Hình 1: Công thức trong ô D3 dùng hàm SUBTOTAL để đếm số dòng hiển thị trong danh sách AutoFiltered. Bảo vệ cửa sổ workbook. Lệnh Tools.Protection.Protect Workbook cho phép bạn bảo vệ bảng tính, khiến không ai có thể thêm, xóa các bảng tính hoặc thay đổi kích thớc, di chuyển cửa sổ workbook. Bảo vệ file workbook. Đây l cách để lu một workbook theo cách phải nhập mật khẩu lúc mở hoặc lúc muốn sửa đổi nó. Với Excel 97, chọn File.Save As để mở khung hội thoại Save As, sau đó nhấn Options để mở khung hội thoại Save Options. Với Excel 2000, chọn Tools.General Options khi khung hội thoại Save As xuất hiện. Nếu nhập mật khẩu trong trờng ỏPassword to openõ, ngời dùng phải đa đúng mật khẩu mới mở đợc file. Nếu nhập mật khẩu vo trờng ỏPassword to modifyõ, ngời dùng phải đa đúng mật khẩu mới sửa đổi đợc file. Nếu mật khẩu không đúng, file sẽ có thuộc tính chỉ đọc (read-only). Bảo vệ bằng VBA. Nếu workbook có macro VBA, bạn có thể dùng macro ny để không cho ngời khác xem hoặc sửa file. Nhấn <Alt>-<F11> để kích hoạt cửa sổ VB Editor rồi chọn chức năng của bạn từ cửa sổ Project. Chọn Tools.VBA Project Properties. Nhấn mục Project, đánh dấu chọn kế bên mục Lock project for viewing v nhập 2 lần mật khẩu vo. Nhấn OK v lu workbook. Đếm những dòng autofilter Khi dùng Hm AutoFiltering của Excel, thanh trạng thái sẽ hiển thị số dòng thỏa mãn điều kiện. Nhng con số ny thờng bị biến mất. Lm sao có thể hiển thị nó trong khi lm việc? Hm AutoFiltering giấu những dòng không thỏa mãn điều kiện bạn đa ra. Sau khi áp dụng điều kiện, Excel hiển thị số các mẫu tin trên thanh trạng thái nhng con số ny biến đi khi thực hiện tính toán trên bảng tính. Muốn hiển thị số những dòng trong danh sách AutoFiltered, hãy tạo một công thức dùng hm SUBTOTAL của Excel. Thông số đầu của SUBTOTAL chỉ ra loại toán tử (số 2 hiển thị tổng số ô nhìn thấy đợc trong một vùng). Hình 1 hiển thị một phần của danh sách có 3000 dòng từ dòng 6 đến 3006. Công thức trong ô D3 l =SUBTOTAL (2,A6:A3006). Công thức ny đếm số ô nhìn thấy đợc trong vùng (ngoại trừ dòng tiêu đề). Khi thay đổi điều kiện tìm kiếm, kết quả công thức sẽ khác đi. Hm SUBTOTAL chỉ lm việc với AutoFiltering v outlining. Nếu giấu dòng bằng tay, kết quả sẽ không chính xác. Diễm Trang PC World Mỹ 12/1999 Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa l chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vo một ô chứa công thức, bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn ny, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô ny trên thanh công thức. Muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vo thanh công thức hoặc nhấn <F2>. Nhấn đúp vo một ô không chứa công thức sẽ chẳng đ- ợc gì. Chuyển dòng thành cột hoặc ngợc lại Bạn đã tạo xong một bảng v lại muốn chuyển dòng thnh cột v cột thnh dòng. Sau đây l cách thực hiện: 1. Chọn bảng. 2. Chọn Edit.Copy. 3. Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vo. 4. Chọn Edit.Paste Special. 5. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose v nhấn OK. 6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ. Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn <Enter>. Cách ny dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tợng hay nhấn <Ctrl>-V hay <Shift>-<Ins>. Tuy nhiên cách ny có nhợc điểm l bạn chỉ có thể dán đợc một lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng lệnh Paste. In theo số trang bạn cần Bạn có thể dùng tùy chọn in ấn Fit To của Excel để in bảng tính vo trọn một trang. V bạn cũng có thể dùng tùy chọn ny để in một bảng tính lớn vo số trang đã chỉ định. Ví dụ, muốn in một bảng tính có 10 cột v 250 dòng vo 2 trang giấy, thực hiện nh sau: 1. Chọn File.Page Setup. 2. Dới mục Scaling, đặt mục Fit To = 1 Pages Wide by 2 Pages Tall. 3. Nhấn Print v OK. Dùng lệnh Goto Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel. Thủ thuật ny giới thiệu phơng cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực hiện nh sau: 1. Chọn ô ở góc trên trái của vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ ny l A1) . 2. Chọn Edit.Go To (hoặc nhấn <Ctrl>-G). 3. Trong hộp Reference, gõ địa chỉ của ô dới cùng bên phải (trong ví dụ ny l Z52) . 4. Giữ phím <Shift>. Nhấn <Enter> (hoặc nhấn OK). Các thủ thuật Excel PCWorld VN 7/99 Làm đẹp hình ảnh nền Khi dùng hình ảnh lm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh ny trông rất xấu. Lm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn? Nguyên nhân l vì Excel cha lm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel v nhập số liệu vo. Chọn số liệu ny rồi nhấn Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish. Nhấn phím phải vo vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vo hình ảnh bạn muốn dùng lm nền cho sơ đồ. Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK v OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thớc sơ đồ để hình ảnh đợc đẹp hơn. Hàm Proper trong Excel hoạt động nh thế nào? Tôi thử dùng hm PROPER của Excel v nghĩ rằng nó bị lỗi. Ví dụ, tôi nhập vo ô A1 nội dung THử DùNG HM PROPER rồi nhập vo ô A2 =proper(A1). Tôi muốn có kết quả trong ô A2 l "Thử dùng hm proper" nhng kết quả lại l Thử Dùng Hm Proper. Đây có phải l lỗi không? Không. Hm Proper có chức năng chuyển ký tự đầu tiên của một từ thnh chữ hoa v chuyển những ký tự còn lại thnh chữ thờng. Vì thế kết quả trên l thích hợp. Tìm kiếm trong Excel Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word nhng cha bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại ny trong Excel. Khung hội thoại Find trong Word v Excel có phần khác nhau. Giả sử bạn cần tìm tất cả các hm SUM xuất hiện trong bảng tính. Chọn Edit.Find (hoặc nhấn <Ctrl>-F). Gõ SUM vo khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục "Find entire cells only". Nhấn Find Next để tiếp tục. Lu ý rằng bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó. Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ nh =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in. Vẽ hình trùng với đờng kẻ ô trong Excel Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng với những đ- ờng kẻ ô trong bảng tính. Cách dễ nhất để thực hiện điều ny l giữ phím <Alt> trong khi vẽ. Muốn thử chức năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới. Nếu cha thấy công cụ Drawing trên màn hình, chọn View.Toolbars. Drawing. Khi đã có công cụ Drawing, nhấn vào hình tợng hình chữ nhật (giả sử bạn muốn vẽ một hình chữ nhật). Bây giờ giữ phím <Alt> trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ nhật. Bạn sẽ thấy các cạnh của hình chữ nhật trùng với các đờng kẻ ô trong bảng tính. ng S Cng . Tìm kiếm trong Excel Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word nhng cha bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại ny trong Excel. Khung hội thoại Find trong Word. rất nhiều ô trong Excel. Thủ thu t ny giới thiệu phơng cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực hiện nh sau: 1. Chọn ô ở góc trên trái của vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ ny. <Ctrl>-G). 3. Trong hộp Reference, gõ địa chỉ của ô dới cùng bên phải (trong ví dụ ny l Z52) . 4. Giữ phím <Shift>. Nhấn <Enter> (hoặc nhấn OK). Các thủ thu t Excel PCWorld