Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Chơng 7 Hỏi và đáp các thắc mắc 1 - Hỏi: Trong Excel, làm thế nào để chuyển nội dung Sheet của file này sang file khác? Đáp: Mở file Excel ra từ Sheet muốn di chuyển, nhấp chuột phải vào tên của Sheet, nhấp Move or Copy rồi chỉ định file đích muốn di chuyển tới trong mục To book. Nếu muốn tạo ra một bảng Copy khác, đánh dấu chọn mục Create a copy rồi nhấp OK. Nếu muốn chuyển sang một Sheet mới, trong mục To book, bạn chọn (new book) rồi nhấp OK. 2 - Hỏi: Tôi muốn đặt chế độ cho phông chữ cố định trong Excel thì làm cách nào? Mỗi lần đánh chữ trong Excel lại phải bôi đen, chọn phông, rất khó chịu? Đáp: Để cố định phông chữ bạn làm theo các bớc sau đây: - Nhấp đúp vào biểu tợng Excel để khởi động chơng trình. - Vào thực đơn Tools Options General, trong ô Standard Font bạn chọn phông chữ Vn Time, trong ô Size bạn chọn cỡ chữ, thí dụ bằng 12, sau khi chọn xong nhấp OK. 233 234 85 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 - Một bảng lạ màu đỏ hiện ra bạn nhấp OK, nội dung cơ bản của bảng này nói rằng muốn thiết lập phông chữ cố định cho Excel bạn phải đóng Excel lại, sau đó mở lại Excel, phông chữ mới đợc thiết lập lại. - Nhấp vào thực đơn File Close. - Nhấp vào thực đơn File Exit để thoát khỏi chơng trình Excel. Bây giờ bạn mở lại chơng trình Excel, bạn sẽ thấy phông chữ VnTime luôn cố định trong bảng tính của bạn, bạn không phải bôi đen chọn phông nh trớc nữa. 3 - Hỏi: Tôi muốn chèn thêm dòng vào bảng tính thì làm thế nào? Đáp: Giả sử bạn có hai dòng tiêu đề là dòng A và dòng B, bạn muốn thêm một dòng vào giữa dòng A và dòng B, bạn nhấp chuột phải vào dòng B, nhấp Insert trong thực đơn phụ. Bạn cũng có thể vào thực đơn Insert Row để thực hiện công việc này. 4 - Hỏi: Tôi muốn bớt dòng đi thì làm thế nào? Đáp: Bôi đen những dòng định xoá bằng cách nhấp chuột phải vào số tiêu để (toạ độ) dòng. Nhấp Delete. 5 - Hỏi: Tôi muốn chèn thêm 1 cột vào giữa 2 cột làm thế nào? Đáp: Giả sử bạn muốn chèn thêm một cột vào giữa cột A và cột B, bạn đặt con trỏ vào cột B, vào thực đơn Insert Columns. Cách khác là nhấp chuột phải vào cột B, nhấp Insert. 6 - Hỏi: Tôi muốn bỏ cột đi thì làm thế nào? Đáp: Nhấp chuột phải vào hàng ngang có chữ A, B, C tơng ứng với cột định xoá để bôi đen cột, nhấp Delete. 7 - Hỏi: Tôi muốn sửa số liệu trong ô nhng gặp rất nhiều khó khăn vì đặt con trỏ vào ô định sửa, khi đánh chữ và số trong ô đó thì nội dung cũ bị mất hết, vậy tôi chỉ muốn sửa một vài chữ trong ô đó thì làm thế nào? Đáp: 233 234 86 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Bạn đặt con trỏ vào ô định sửa, nhấp vào thanh công thức. Nhấp con trỏ vào chỗ định sửa và đánh nội dung mới. Cách khác là bạn ấn F2 hoặc nhấp đúp chuột vào ô đó để sửa số liệu. 8 - Hỏi: Tôi muốn di chuyển số liệu từ ô này sang ô khác làm thế nào? Đáp: Bạn bôi đen vùng dữ liệu định di chuyển, đa con trỏ vào sát viền đen của ô, con trỏ biến thành mũi tên trắng, bạn nhấp giữ chuột và di tới ô định đặt và nhả chuột, số liệu sẽ đợc chuyển tới vị trí mới. 9 - Hỏi: Tôi muốn hoà hai ô thành một hoặc ba ô thành một có đợc không? Đáp: Bạn cần làm một bảng, ô trên là Quý 1, dới là các tháng trong Quý 1, chữ Quý 1 sẽ nằm trong ba ô, muốn hoà ô bạn làm nh sau: Bôi đen ba ô có cả chữ Quý 1 rồi nhấp vào nút Merge and Center. 10 - Hỏi: Trong bảng tính Excel cột Họ và tên lại nằm ở ô trên, tôi muốn nhập hai hàng thành một thì làm thế nào? Khi nhập xong chữ Họ và tên lại tụt xuống d ới, vậy tôi muốn đa lên giữa hàng cho đẹp, vậy làm cách nào? Đáp: Bôi đen hàng định nhập Họ và tên và hàng d ới, nhấp vào Merge and Center. Muốn đa hàng chữ lên bạn đặt con trỏ vào Họ và tên, vào thực đơn Format Cells Alignment, trong ô Vetical chọn Center, nhấp OK, dòng Họ và tên đ ợc đẩy lên giữa hàng. 11 - Hỏi: Trong bảng có những cột hẹp, vậy làm thế nào để xoay chữ quay dọc theo chiều dọc để tiết kiệm đợc khổ giấy? Đáp: 233 234 87 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Thí dụ: Bạn cần xoay chữ Điểm trung bình trong cột C, bạn đặt con trỏ vào ô đó, vào thực đơn Format Cells Alignment, nhập 90 vào ô Degrees và nhấp OK Bạn sẽ thấy chữ Điểm trung bình xoay dọc. Stt Họ và tên Toán Lý Hoá Điểm trung bình 1 Chu Đức Thiện 5 9 8 2 Phạm Xuân Hùng 8 5 6 3 Nguyễn Nh Quỳnh 6 4 9 Nếu bạn muốn xoay chữ theo các chiều, các góc khác nhau, bạn nhấp vào nút hình thoi màu đỏ và nhấp giữ chuột di lên, xuống để thay đổi hớng chữ rồi nhấp OK. Bạn có thể gõ chữ trớc, sau đó chỉnh hớng hoặc làm ngợc lại, kết quả sẽ nh nhau: 12 - Hỏi: Tôi không thể nào dùng chuột để di chuyển, sao chép đợc vậy lỗi do đâu? Đáp: 233 234 88 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Nguyên nhân do bạn hoặc một ngời nào đó đã thay đổi các tuỳ chọn trong Options. Muốn trở lại chế độ mặc định bạn nhấp vào Tools Options nhấp vào nhãn Edit trong mục Direction, bạn nhấp vào nút hình tam giác quay xuống, ở đây có 4 tuỳ chọn sau: Nếu bạn chọn Up con trỏ sẽ chạy lên khi ấn Enter, Down (xuống), Left (trái), Righ (phải), nh vậy bạn phải chọn Down sau đó nhấp OK. 13 - Hỏi: Tôi muốn đánh số thứ tự trong bảng thì làm nh thế nào? Đáp: Trớc tiên, bạn đánh số 1 và số 2 vào ô, sau đó bôi đen 2 ô này, bạn lại đa con trỏ vào góc dới, bên phải số 2, lúc này con trỏ biến thành dấu + đen, bạn nhấp giữ chuột và di xuống đến số thích hợp thì nhả chuột. sau khi kéo xuống sẽ đợc kết quả nh hình: 14 - Hỏi: Tôi muốn căn lề, chọn khổ giấy, chọn trang dọc, trang quay ngang thì làm nh thế nào? Đáp: Vào thực đơn File Page Setup Page, Chọn trang dọc bạn nhấp Portrait, chọn trang quay ngang bạn nhấp Landscape. 233 234 89 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Chọn khổ giấy, trong mục Paper Size chọn A4, 210 x 297 mm rồi nhấp OK. Để căn lề bạn nhấp vào Margins. + Top: Lề trên. + Left: Lề trái. + Righ: Lề phải. + Bottom: Lề dới. + Header: Lề tiêu đề trên. + Footer: Lề tiêu đề dới. 15 - Hỏi: Tiêu đề là gì? Cách tạo tiêu đề trên và tiêu đề dới nh thế nào? Đáp: Tiêu đề là dòng chữ phía trên hoặc phía dới của văn bản đợc lặp lại ở các trang, dòng chữ ở trên đầu hàng gọi là tiêu 233 234 90 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 đề trên (Header), dòng chữ dới chân trang gọi là tiêu đề dới (Footer). Muốn tạo tiêu đề, bạn vào thực đơn View Header and Footer, bạn nhấp vào nhãn Header để tạo tiêu đề trên, nhấp vào Custom Header, một hộp thoại hiện ra. Để tạo tiêu đề trên, bạn gõ nội dung tiêu đề vào ô giữa rồi nhấp OK. Nếu bạn tạo tiêu đề dới, bạn nhấp vào mục Custom Footer, hộp thoại hiện ra, bạn cũng gõ nội dung của tiêu đề vào ô giữa, sau đó nhấp OK. Trong Excel bạn không nhìn thấy tiêu đề nh trong Word, muốn nhìn thấy tiêu đề trên và tiêu đề dới trong Excel bạn nhấp vào Print Preview để xem. 16 - Hỏi: Muốn giấu số liệu trong cột thì làm nh thế nào? Đáp: Bôi đen cột định giấu, vào thực đơn Format Column Hide. 17 - Hỏi: Tôi muốn có định dạng tiền đồng Việt Nam hoặc đô la hoặc đơn vị đo là cái, là chiếc trong bảng tính thì làm thế nào? Đáp: Bạn bôi đen ô hoặc vùng mà bạn định chèn đồng Việt Nam hoặc đô la, vào thực đơn Format Cells Number , nhấp Custom. Trong khung Type, bạn chọn một định đạng 233 234 91 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 mà bạn muốn, thí dụ: ### ###. Tiếp theo nếu bạn muốn ký hiệu VND (Việt Nam đồng) tự động điền vào sau hoặc trớc các con số thì bạn hãy thêm vào trớc hoặc sau các ký tự định dạng ký tự VND trong dấu ngoặc kép VND và nhấp OK. Nếu bạn muốn sau con số có đơn vị đo là chiếc vào thực đơn Format Cells Number, nhấp Custom. Trong kung Type bạn chọn số 0 và gõ vào Chiếc nhớ ấn dấu cách chữ, bạn sẽ thấy: 0 Chiếc , sau đó nhấp OK. 18 - Hỏi: Tôi muốn đặt mật khẩu cho bảng tính để ng- ời khác không xem đợc tài liệu của tôi vậy phải làm nh thế nào? Đáp: Bạn tạo xong bảng, sau đó vào thực đơn File Save. Hộp thoại hiện ra nhấp Tools, nhấp vào General Options Hộp thoại hiện ra bạn gõ mật khẩu vào ô Password to open, nhấp OK. 233 234 92 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Bạn lại gõ mật khẩu đó một lần nữa để xác nhận, chú ý gõ đúng nh lần trớc rồi nhấp OK. 19 - Hỏi: Tôi có một danh sách dài các môn học ứng với với các cột khác nhau, tôi muốn hàng tiêu đề đứng im trong khi tôi cuộn bảng để xem điểm của ngời khác cuối danh sách dài, vậy làm thế nào? Đáp: Khi bạn cuộn bảng, thông thờng hàng tiêu đề sẽ bị cuốn theo, bạn không thể theo dõi đợc hàng tiêu đề. Muốn giữ đ- ợc tiêu đề các môn cố định, bạn đặt con trỏ vào ô đầu tiên dới hàng tiêu đề, vào thực đơn Windows Split. 20 - Hỏi: Tôi muốn phần nghìn, phần triệu, phần tỷ của số cách nhau ra thì làm nh thế nào? Đáp: Bạn bôi đen khu vực số cần xử lý, vào thực đơn Format Cell Number Custom, trong khung Type nhập ### ### ###, nhấp OK. Số ký tự # bằng số số con số dài nhất trong bảng. 233 234 93 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 21 - Hỏi: Tôi đã biết cách chèn ngày tháng năm hiện tại trong Word. Muốn cho ngày đợc chèn luôn đợc cập nhật thì chỉ cần nhấp chọn Update Automatically trong hộp thoại Date and Time, trong Exel thì làm nh thế nào? Đáp: Muốn điền nhanh ngày tháng năm hiện tại trong một ô, bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + :. Nếu muốn ngày hiện tại luôn đ- ợc cập nhật, bạn phải sử dụng hàm ''= Today()". Kết quả các phép tính liên quan đến hàm Today đều đợc cập nhật. 22 - Hỏi: Khi tôi nhập dữ liệu ở các ô dới, nếu dữ liệu bị trùng hoặc nhóm từ đầu trùng thì máy tính tự động hiện ra nhóm dữ liệu đó, vậy làm thế nào để bỏ chế độ đó đi? Đáp: AutoComplete nghĩa là khi bạn nhập chuỗi vào ô, Excel tự động dò tìm trong các ô chứa dữ liệu của những lần nhập trớc trong cột, xem những ký tự bạn gõ vào có giống với những ký tự đầu nào trong những dữ liệu của các ô đã nhập trớc và điền đầy đủ dữ liệu đó. Nếu đúng là dữ liệu bạn cập nhật thì ấn Enter, nếu không ấn phím Backspace (hoặc không ấn phím nào) và nhập tiếp tục. Nếu bạn không muốn có chức năng AutoComplete này, bạn vào thực đơn Tools Options Edit, nhấp bỏ đánh dấu Enable AutoComplete for cell values. Ngoài ra, còn có chức năng Pick From List, chức năng này cho phép bạn chọn dữ liệu nhập vào ô nếu dữ liệu cần nhập là một trong những dữ liệu đã nhập trớc: nhấp nút phải trên ô (hoặc ấn Shift + F10), nhấp Pick From List, (hoặc ấn Alt + ), Excel sẽ hiển thị danh sách các chuỗi đã nhập trớc trong cột và nhấp chọn dữ liệu cần nhập. 23 - Hỏi: Tồi muốn xuống dòng trong một ô thì làm thế nào? Đáp: Bạn ấn Alt + Enter. 233 234 94 [...]... 125000% 125000.00% 1250 1250 1.25E+03 -125000% 125000.00% -1250 -1250 -1.25E+03 0 ,75 1 0 .75 1 0 .75 1 $1 1$ Đáp: Thật là khổ, mỗi lần đánh chữ trong Excel 2003 lại phải bôi đen, chọn phông rất mất việc, để cố định phông chữ bạn làm theo các bớc sau đây: 75 % 75 .00% 3/4 3/4 7. 50E-01 - Nhấp vào biểu tợng Excel 2003 để khởi động chơng trình - Vào thực đơn Tools Options General Trong ô Standard Font bạn chọn... muốn ký hiệu VND (Việt Nam đồng) tự động điền vào sau hoặc trớc các con số thì bạn hãy thêm vào sau hoặc trớc các ký tự định dạng đã chọn 0.000 các ký tự VND trong dấu ngoặc kép "VND" nh trong hình dới đây rồi nhấp OK Vào thực đơn File Save, tìm ổ C, tìm th mục để lu vào đó và nhấp đúp vào th mục đó, tên th mục phải xuất 233 1 07 234 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Đáp: Stt... dòng chức năng bạn làm ngợc lại 233 113 234 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Bạn cũng có thể vào thực đơn Format Cells Trong mục Number, trong khung Category nhấp chọn Text, nhấp OK Bây giờ bạn có thể gõ số 00168 đợc rồi đó 62 - Hỏi: Khi tôi gõ số 6 phảy 7 thì nó ra 67, vậy tôi muốn Excel tự điền dấu phẩy vào giữ 2 số 6 và 7 có đợc không? Đáp: Bạn vào thực đơn Format Cells,... ghi lại các thay đổi Từ nay trở đi khi bạn gõ 67 máy tính sẽ tự động điền dấu phảy vào giữ số 6 và 7 cho bạn, thật là thuận tiện 61 - Hỏi: Trong Excel khi tôi nhập số 00168 và sau đó ấn Enter thì chỉ còn 168, vậy tôi muốn gõ đủ số 00168 thì phải làm thế nào? Đáp: Excel nhận diện chính xác các ký tự gõ vào là dạng chữ hoặc dạng số Trong trờng hợp này Excel tự động loại bỏ những số 0 d thừa vì coi 168... trớc) Tháng (ba ký tự tắt) Tháng (ghi tên đầy đủ) Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc d dd yy yyyy [COLOR] Tin học cơ bản - Excel 2003 Chèn biểu tợng trong Word 2003 chẳng có gì là lạ, nhng nếu bạn làm bảng biểu trong Excel 2003 liên quan đến việc chèn các biểu tợng thí dụ: Sắt 14 chẳng hạn (chả lẽ gõ sắt phi 14) bạn sẽ lúng túng Để làm đợc bạn làm theo các bớc sau: - Khởi động chơng trình Excel 2003 -...Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 24 - Hỏi: Thiết lập hệ thống để xử lý dữ liệu dạng Việt Nam, máy tính mặc định phần nghìn cách nhau bằng dấu phẩy, phần thập phân ngăn bởi dấu chấm? Đáp: Nhấp Customize Hộp thoại sau hiện ra cho phép bạn thay đổi chế độ đặt cho số: Thứ tự nhập ngày, tháng, năm trong dữ liệu này có kiểu ngày... Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 - Vào thực đơn File Page Setup Page, để chọn trang đứng, bạn nhấp vào ô Portrait, để chọn trang nằm bạn nhấp vào Lanscape - Một bảng lạ màu đỏ hiện ra bạn nhấp OK, nội dung cơ bản của bảng này nói rằng, muốn thiết lập phông chữ cố định cho Excel 2003 bạn phải đóng Excel 2003 lại, sau đó mở lại Excel 2003, phông chữ mới đợc thiết lập lại... Excel có chế độ tự động điền hoàn chỉnh giá trị trong ô, nhng chức năng này đã bị tắt đi Muốn thiết lập lại nh cũ bạn làm nh sau: Vào thực đơn Format Cells Font Trong ô Underline bạn nhấp vào nút tam giác quay xuống và chọn Double hay Double accounting, nếu chọn Double sẽ kẻ đờng gạch dới tất cả các ký tự trong ô, nếu bạn chọn Double accounting thì Excel sẽ bỏ qua không gạch dới ký tự định dạng mà... Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Equation (Phơng trình) : Cái gì đó bằng cái gì đó khác Tuy nhiên trong Excel bạn không biết nó bằng cái gì cho tới khi bạn ấn Enter Bạn cũng có thể gọi đây là một công thức Factor (Thừa số): Một phần tử của công thức, có thể là giá trị, địa chỉ, tên, toán tử hoặc hàm Đó là thứ giống nh đối số Formula (Công thức): Một phép tính toán học gồm... đánh chỉ số dới của các mặt hàng trên làm thế nào? 45 - Hỏi: Trong bảng tính Excel 2003 tôi cần chèn ký tự là sắt phi 14 chẳng hạn, tôi không biết tìm ở đâu, vậy làm thế nào, nếu các mục giống nhau tôi cần chèn dấu vào thì làm thế nào để có đợc? 233 Đáp: 108 234 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Giả sử bạn cần gõ H2SO4 trong Excel 2003 bạn làm nh sau: Đáp: Nhấp chuột phải . Q4, Q1, July 7 July 8 July 9, July 10, July 11, Aug Oct Dec, Feb, Apr, 233 234 98 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 1-Sep-94 3 Oct 96 5-Nov-98, 07- Dec-00, 09-Jan- 02,. Excel, phông chữ mới đợc thiết lập lại. - Nhấp vào thực đơn File Close. - Nhấp vào thực đơn File Exit để thoát khỏi chơng trình Excel. Bây giờ bạn mở lại chơng trình Excel, bạn sẽ thấy phông. xoay chữ quay dọc theo chiều dọc để tiết kiệm đợc khổ giấy? Đáp: 233 234 87 Chơng 7 - Hỏi và đáp các thắc mắc Tin học cơ bản - Excel 2003 Thí dụ: Bạn cần xoay chữ Điểm trung bình trong cột C,