Đang tải... (xem toàn văn)
Thực trạng công tác văn phòng TNHH Dịch vụ Mêkông
LỜI MỞ ĐẦU Du lịch là một ngành công nghiệp không khói. Hiện nay, trên thế giới có hàng trăm triệu người đi du lịch và số người đi du lịch có khuynh hướng ngày càng gia tăng. Du lịch không những là động lực chủ yếu thúc đẩy nền kinh tế thế giới mà còn là một nhân tố có tầm quan trọng đối với sự phát triển kinh tế văn hoá xã hội của mỗi quốc gia, du lịch còn thúc đẩy hoà bình, giao lưu văn hoá và tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc giữa các quốc gia. Đối với Việt Nam du lịch là một ngành kinh tế trọng điểm của đất nước, hàng năm chính phủ đầu tư một lượng vốn không nhỏ để phái triển ngành du lịch, Việt Nam là một quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong phú, từ đó Việt Nam rất có nhiều tiềm năng để phát triển du lịch và thu thút rất nhiều khách du lịch đến thăm và càng ngày càng tăng. Từ đó công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã ra đời để đáp ứng nhu cầu thuận lợi và sự phát triển của ngành du lịch. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của công ty, hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thông tin, hoạt động văn phòng đã không còn bó gọn trong một phạm vi hẹp với những chức năng mang tính hành chính tạp vụ mà giờ đây đã được nâng lên tầm cao với những chức năng nhiệm vụ chuyên sâu của mình như trợ giúp hoạch định các chính sách phát triển, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển và kiểm tra các hoạt động của công ty. Chính vì vậy trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông, em đã tìm hiểu rõ về hoạt động của công ty nói chung và công tác văn phòng tại công ty nói riêng. Hiểu được thực tế hoạt động của một văn phòng diễn ra như thế nào, kỹ năng thao tác, thực hiện công việc ra sao . Có thể nói công ty hoạt động có hiệu quả cũng là nhờ một phần lớn ở bộ máy văn phòng. Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần: Phần I: Khái quát vài nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông Phần II: Thực trạng công tác văn phòng TNHH Dịch vụ Mêkông 1 Phần III: Đánh giá chung Mặc dù có có gắng nhưng bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót. Rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo. PHẦN 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG I. KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Trước sự phát triển du lịch như vũ bão, Thủ đô Hà Nội là một trong những thành phố lớn của Việt Nam, là trung tâm chính trị, văn hoá của cả nước hiện nay. Tiềm năng phát triển du lịch tại Hà Nội là rất lớn do có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với sự phát triển của dân tộc ta. Rất nhiều người dân Việt Nam và nước ngoài đi du lịch vào Hà Nội và những vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vì vậy, ngày 30/08/2000 Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã chính thức được thành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch trong và ngoài nước. Ngay trong năm đầu tiên được thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã được Sở Du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế. Hiện nay, trụ sở chính của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tại 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội. Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông cũng dần lớn mạnh và trở thành những đơn vị kinh doanh lữ hành năng động và có hiệu quả. Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đã thực sự mở rộng thị trường của mình ra toàn quốc, thể hiện được chỗ đứng của mình trên thị trường trong lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung và kinh doanh lữ hành nói riêng. 2 2. Chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông được coi là một doanh nghiệp lữ hành chuyên kinh doanh các sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế và nội địa, ngoài ra công ty còn cung cấp các dịch vụ trung gian khác. Cụ thể chức năng kinh doanh của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao gồm: ♦Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận những đoàn khách hay khách riêng lẻ là những người nước ngoài hay người Việt Nam định cư ở nước ngoài đi du lịch vào Việt Nam. Những khách này có thể đến với công ty thông qua các công ty lữ hành gửi khách ở nước ngoài hoặc khách chủ động đến với công ty. ♦Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty sẽ tổ chức đưa khách từ Việt Nam đi du lịch sang các nước khác. Những khách này có thể là người Việt Nam hoặc có thể là người nước ngoài sống và làm việc tại Việt Nam. ♦Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức các chương trình du lịch cho người Việt Nam tham quan những điểm du lịch trên mọi miền đất nước. ♦Cung cấp các dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ trong khách sạn, mua vé máy bay, các dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp tại sân bay… Trong những chức năng trên thì Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập trung chủ yếu vào chức năng kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách. Thực hiện phục vụ rất nhiều đối tượng khách từ những nước khác nhau. 3. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực hiện cơ cấu trực tuyến chức năng. Đây là kiểu cơ cấu phù hợp với một đơn vị có nguồn lực tài chính, số lượng nhân viên không lớn như Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông. 3 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau: Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Cơ cấu của công ty được chia ra làm 2 bộ phận rõ ràng: bộ phận nghiệp vụ du lịch và bộ phận bổ trợ. Trong mỗi bộ phận có các phòng ban, chức năng khác nhau: phòng Marketing, phòng điều hành thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, phòng kế toán hành chính tổng hợp thuộc bộ phận bổ trợ. Tuy có sự phân chia thành các bộ phận khác nhau nhưng tất cả các bộ phận, các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của công ty đều có sự hỗ trợ, cho nhau trong việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh của công ty. 4 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Thị trường Phòng Điều hành Phòng Kế toán Phòng Tổ chức HC * Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban - Hội đồng quản trị: Đây là bộ phận quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty như chiến lược, chính sách. - Giám đốc : Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về kết quả kinh doanh của công ty. Giám đốc được hỗ trợ bởi hai phó giám đốc là hai người thuộc bộ phận nghiệp vụ du lịch, một người phụ trách Marketing, một người phụ trách điều hành. - Khối các bộ phận tổng hợp: Thực hiện các chức năng nhiệm vụ sau: + Phòng Kế toán: quản lý toàn bộ tài sản vốn có của doanh nghiệp. Tổng hợp, thanh quyết toán chế độ thu chi tài chính toàn doanh nghiệp theo đúng quy định của nhà nước, chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán của các đơn vị trực thuộc + Phòng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc về tổ chức nhân sự, quản lý cán bộ nhân viên và lao động theo phân cấp quản lý cán bộ theo Bộ luật lao động quy định. Quản lý con dấu, các sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu ., in ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày. Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng của công ty. Đôn đốc kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc thực hiện các chế độ, chính sách của nhà nước, quy chế doanh nghiệp. - Khối bộ phận nghiệp vụ du lịch: 5 + Phòng Thị trường: tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch trong nước và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền, quảng cáo thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty. Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đưa ra những ý đồ mới về sản phẩm của công ty; ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nước ngoài, các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác các nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước ngoài tại Việt Nam và khách du lịch Việt Nam. Duy trì các mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng phương án mở các công ty, đại diện của công ty ở trong nước và trên thế giới. Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các nguồn khách; thông báo cho các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch các đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp với các bộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách. + Phòng Điều hành: được coi như bộ phận tổ chức sản xuất của công ty, nó tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của công ty. Phòng điều hành như cầu nối giữa công ty với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch. Do vậy, phòng điều hành thường được tổ chức theo các nhóm công việc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô .) hoặc theo các tuyến , điểm du lịch chủ yếu, đôi khi dựa trên các sản phẩm chủ yếu của công ty. Phòng điều hành có các nhiệm vụ sau đây: Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị thực gửi đến. Lập kế hoạch và triển khai các công việc có liên quan đến việc thực hiện các chương trình du lịch như: đăng ký chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển ., đảm bảo các yêu cầu về thời gian và chất lượng. Thiết lập và duy 6 trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan) Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng và dịch vụ du lịch(khách sạn, hàng không, đường sắt), lựa chọn các nhà cung cấp có những sản phẩm có uy tín và chất lượng. Theo dõi quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi khách và các nhà cung cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trường hợp bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện các chương trình du lịch. Ngoài những thuận lợi, cơ cấu tổ chức của công ty còn có hạn chế đó là phòng hướng dẫn chưa được hình thành một cách rõ ràng. 3. Tình hình tài chính của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông. CƠ CẤU VỐN CỦA CÔNG TY Đơn vị tính: 1.000 đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh tăng giảm 04/03 So sánh tăng giảm 05/04 Tuyệt đối % Tuyệt đối % Tổng vốn 175.000 230.000 300.000 55.000 31,43 70.000 30,43 1. Chia theo tính chất + Vốn lưu động 95.000 106.000 160.000 11.000 11,57 54.000 50,94 + Vốn cố định 80.000 124.000 140.000 44.000 55,00 16.000 12,90 2. Chia 7 theo sở hữu + Vốn chủ sở hữu 110.000 150.000 200.000 40.000 36,36 50.000 33,33 + Vốn vay 65.000 80.000 100.000 15.000 23,08 20.000 25,00 Sau gần 6 năm hoạt động có hiệu quả, số vốn cố định của công ty ngày một tăng lên. Công ty đã tự trang bị hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật ngày một đầy đủ và đồng bộ hơn. Các phương tiện làm việc tiên tiến, hiện đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế tạo điều kiện rất lớn trong quá trình làm việc của cán bộ nhân viên trong công ty. Cụ thể: Năm 2004 tổng sô vốn tăng lên so với năm 2003 là 31,43% (55.000 nghìn đồng). Năm 2005 tăng so với 2004 là 30,43% (70.000 nghìn đồng). Trong đó vốn cố định năm 2004 tăng so với năm 2003 là 44.000 nghìn đồng (55%) và năm 2005 so với 2004 là 16.000 nghìn đồng (12,90%) 4. Đặc điểm nguồn nhân lực Hiện tại, Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông có số lượng cán bộ nhân viên là 14 người. Đội ngũ này còn rất trẻ, có độ tuổi trung bình đều dưới 30 tuổi. Trong đó số lượng nhân viên của từng phòng ban như sau: - Một giám đốc công ty . -Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, một phó giám đốc phụ trách marketing. -Một kế toán trưởng . -Bộ phận nghiệp vụ du lịch. +Phòng marketing: Gồm 2 người . +Phòng điều hành: Gồm 6 người trong đó : Phụ trách mảng khách quốc tế đi vào(Inbound):3 người. Phụ trách mảng khách quốc tế đi ra (Outbound):1 người. Phụ trách mảng khách nội địa :1 người. 8 -Bộ phận bổ trợ +Phong kế toán: 2 người (trong đó có một là kế toán trưởng). +Phòng Tổ chức hành chính: 7 người Tất cả nhân viên làm công tác chuyên môn trong công ty đều tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học. Trong bộ phận nghiệp vụ du lịch, bộ phận quan trọng nhất của công ty các nhân viên đều phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch tại Trường đại học KTQD. Ngoài ra các nhân viên trong công ty có trình độ ngoại ngữ rất khá. Điều này vô cùng quan trọng trong kinh doanh du lịch. Đặc biệt khi thị trường mục tiêu của công ty là thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN. Do vậy việc các nhân viên của công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung Quốc… thì rất quan trọng trong quá trình giao dịch với khách hàng. Trình độ học vấn và trình độ ngoại ngữ của công ty thể hiện qua hai bảng sau: TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN VÀ TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ CỦA CÔNG TY Bộ phận Tổng số Trên ĐH ĐH Trên1 Nngữ 1Nngữ Số lượn g Tỷ lệ (%) Số lượn g Tỷ lệ (%) Số lượn g Tỷ lệ (%) Số lượn g Tỷ lệ (%) Marketing 2 1 50 1 50 1 50 1 50 Điều hành 6 0 0 6 100 1 17 5 83 Kế toán 2 0 0 2 100 0 0 3 100 Tổng số 10 1 9 2 9 ( Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông ) 9 Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông không có đội ngũ hướng dẫn viên riêng của mình nhưng công ty có đủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên chuyên nghiệp có đủ năng lực trình độ để đảm bảo hướng dẫn cho các khách du lịch của công ty trong các chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhất những nhu cầu của khách du lịch trong thời gian đi du lịch II. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1. Thị trường của Công ty Công ty đáp ứng các dịch vụ với 3 đối tượng khách là: + Khách Inbound là khách đi du lịch vào lãnh thổ Việt Nam + Khách Outbound là khách đi du lich ra ngoài lãnh thổ Việt nam + Khách nội địa là khách đi du lịch trong nước Khách du lịch đến với công ty trong thời gian qua liên tục tăng nhanh không ngừng do uy tín của công ty ngày càng được khẳng định trên thị trường Hà nội. Khách du lịch đến với côn ty đa phần là khách du lịch quốc tế đi vào (inbound) với nhiều quốc tịch khác nhau. • Số lượt khách của Công ty trong năm 2005 CƠ CẤU KHÁCH CỦA CÔNG TY Tổng lượt khách Khách Inbound Khách Outbound Khách nội địa Tổng số 1472 100 483 2055 Từ đó ta có tỷ lệ khách của công ty Như sau: Inbound = 2055 1473 .100% = 71% 10 [...]... bị văn phòng của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã chủ động đầu tư hệ thống trang thiết bị văn phòng khá hiện đại đảm bảo cho nhân viên làm việc có một môi trường làm việc tốt nhất Trang thiết bị máy móc văn phòng của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông: Tên thiết bị Vi tính Điện thoại Photos Fax Điều Đơn vị Số lượng cố định hoà Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 3 10 1 1 3 (Nguồn: Công. .. đắc lực cho việc kinh doanh của công ty tạo ra năng lực cạnh tranh cao so với các công ty lữ hành khác II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1 Công tác văn thư - Thủ tục tiếp nhận giải quyết văn bản đến Tất cả công văn đến đều phải qua bộ phận văn thư Văn thư nhận và phân loại công văn, bóc bì và rà soát xem công văn gửi đến có đúng thủ tục hành chính hay không Đối với những văn thư mật, thư đích danh, thư... (5) (6) (7) 3 Công tác hậu cần - Văn phòng đã chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác một cách chu đáo từ việc liên hệ nơi công tác: về thời gian công tác, danh sách người đến bằng công văn, điện thoại, fax giúp cho Công ty và đối tác có thể chủ động trong công việc - Mua sắm trang thiết bị Văn phòng của Công ty đảm bảo việc mua sắm các trang thiết bị như: điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm,... cộng tác với nhiều công ty khác nên sự nhiệt tình với công việc tại công ty TNHH Dịch vụ Mêkông là không cao, chỉ thực hiện đủ nghĩa vụ dẫn đến các chương trình du lịch của công ty không được thành công như mong muốn của khách cũng như là công ty - Việc thiết kế chương trình du lịch của công ty không được chú trọng một số chương trình sao chép lại của các công ty khác I ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG... Hàng năm công ty vẫn tăng cường phát hành các ấn phẩm quảng cáo như: các tập gấp, bản đồ quảng cáo, sách mỏng giới thiệu về các chương trình du lịch,… PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG I SƠ LƯỢC VỀ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH 14 1 Chức năng và nhiệm vụ a Chức năng Phòng Tổ chức Hành chính của công ty có hai chức năng: chức năng tham mưu- tổng hợp và chức năng hậu cầu Phòng. .. kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông) Trong những năm gần đây sau khi Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông đã ổn định về văn phòng làm việc, đội ngũ nhân viên với trình độ tương đối, các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hiện đại cộng thêm việc tích cực nghiên cứu thị trường, công ty đã có những bước thành công nhất định trong hoạt đông kinh doanh của mình Những thành công đó phần nào... quả - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ các văn bản được thực hiện một cách chặt chẽ an toàn, tuyệt đối - Việc quản lý, điều hành công tác văn phòng đã thuận lợi hơn và có hiệu quả hơn 2 Hạn chế: Bên cạnh những kết quả đạt được thì công ty vẫn còn một số những hạn chế trong công tác văn phòng: - Trình độ nhân viên chưa đồng đều gây ảnh hưởng đến tính thống nhất trong việc giải quyết công việc... hoạt động của đội xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác 15 Nhân viên đánh máy, in sao tài liệu - Đảm bảo vệ sinh khu vực trụ sở cơ quan được sạch sẽ - Thực hiện công tác y tế đối với cán bộ nhân viên 2 Cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức Hành chính Sơ đồ tổ chức phòng Hành chính công ty Mêkông TRƯỞNG PHÒNG PHÓ TRƯỎNG PHÒNG Nhân viên văn thư – lưu Nhân viên kỹ thuật tổng đài Nhân viên lái... cán bộ công nhân viên theo định kỳ - Đánh giá, nhận xét và thực hiện các chế độ chính sách có liên quan của cán bộ quản lý theo phân cấp 16 + Phó phòng Tổ chức Hành chính: - Giúp việc cho trưởng phòng để hoàn thành nhiệm vụ chung của phòng đồng thời phó phòng thay mặt trưởng phòng đi vắng để giải quyết điều hành công việc chung của phòng Ký những văn bản được giám đốc uỷ quyền - Quản lý công tác trang... luật quy định không, sau đó đưa lên thủ trưởng để trình ký Trước khi văn bản chuyển ra bên ngoài, một lần nữa văn thư phải kiểm tra văn bản đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật lên văn bản Văn thư ghi số công văn đề ngày tháng và trích yếu công văn vào sổ công văn đi Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: Ngày tháng Số và ký Tên loại và Người ký của văn bản hiệu trích yếu Nơi nhận Số lượng Ghi bản chú (1) (5) (6) (2) . CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG I. KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông. I: Khái quát vài nét về công ty TNHH Dịch vụ Mêkông Phần II: Thực trạng công tác văn phòng TNHH Dịch vụ Mêkông 1 Phần III: Đánh giá