CHƯƠNG Chức tổ chức Nội dung chương: I Những khái niệm tổ chức II Cơ cấu tổ chức III Thiết kế tổ chức I Những khái niệm tổ chức Chức tổ chức (Organising):  trình xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức (Organisation Structure):  khuôn khổ thức cơng việc phân chia, tích hợp điều phối Thiết kế tổ chức (Organisational design):  việc phát triển thay đổi cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức (Organisation chart): Nội dung chức tổ chức  Phân chia công việc tổng thể cần triển khai thành công việc cụ thể ban  Gắn nhiệm vụ trách nhiệm với công việc cụ thể  Phối hợp nhiệm vụ khác tổ chức  Nhóm cơng việc (jobs) thành đơn vị  Thiết lập quan hệ cá nhân, nhóm, phịng ban  Thiết lập tuyến quyền hạn thức  Phân bổ triển khai nguồn lực tổ chức II Cơ cấu tổ chức: Chun mơn hóa ( Work specialisation)  Chun mơn hố q trình nhận diện cơng việc cụ thể phân cơng cá nhân hay nhóm làm việc huấn luyện thích hợp đảm nhiệm chúng  Một cá nhân hay nhóm làm việc chuyên sâu vào công việc hay công đoạn q trình sản xuất Phân khâu (Departmentalisation)  Là sở cơng việc nhóm lại với  Các hình thức phân khâu:  Phân khâu theo chức (functional departmentalisation)  Phân khâu theo sản phẩm (product departmentalisation)  Phân khâu theo khu vực (geographic departmentalisation)  Phân khâu theo quy trình (Process departmentalisation)  Phân khâu theo khách hàng (Customer departmentalisation)  Nhóm liên chức (Cross-functional team) 2.1 Phân khâu theo chức Giám đốc nhà máy Tr.phòng Kỹ thuật Kế tốn trưởng Tr Phịng sản xuất Tr.phịng Nhân  Nhóm cơng việc theo chức hoạt động  Ưu điểm:  Nhược điểm: - Tr Phòng Mua hàng 2.2 Phân khâu theo sản phẩm Giám đốc Giám đốc SP chăm sóc cá nhân Giám đốc thực phẩm Và đồ uống Giám đốc sản phẩm Chăm sóc gia đình nguồn: Unilever Việt Nam  Nhóm cơng việc lại với theo dịng SP  Ưu điểm:  Nhược điểm: 2.3 Phân khâu theo khu vực Chủ tịch Giám đốc Chi nhánh phía nam Giám đốc Chi nhánh Đà Nẵng Giám đốc Chi nhánh Hà Nội nguồn: Samsung Vina  Nhóm cơng việc lại với sở lãnh thổ hay khu vực  Ưu điểm:  Nhược điểm: 2.4 Phân khâu theo quy trình sản xuất Quản đốc Nhà máy gỗ Bộ phận Cắt gỗ Bộ phận Bào  Ưu điểm:  Nhược điểm: Bộ phận Lắp ráp Bộ phận Sơn đánh bóng Bộ phận Hồn thiện Bộ phận Kiểm tra 2.5 Phân khâu theo khách hàng Chủ tịch Giám đốc Bán lẻ  Ưu điểm:  Nhược điểm: Giám đốc Bán bn Giám đốc Khối phủ Mơ hình tổ chức: khí hữu 1.1.Tổ chức kiểu khí (Mechannistic org.): cấu trúc kiểm sốt chặt chẽ cứng nhắc  Đặc điểm:  Chun mơn hóa công việc  Phân chia thành nhiều khâu, cứng nhắc  Thống mệnh lệnh cao, quyền hạn thức  Phạm vi kiểm sốt hẹp  Chính thức hóa cao  Tập trung hóa cao  Ưu điểm:  Hiệu suất cao, vận hành tốt nhờ nguyên tắc, quy chế  Giảm thiểu ảnh hưởng có khác biệt tính cách, tình cảm Mơ hình tổ chức: khí hữu 1.2 Tổ chức hữu (organic org.)  Đặc trưng:  Công việc linh hoạt, thay đổi cần  Có phân cơng lao động cơng việc khơng tiêu chuẩn hóa  Luồng thơng tin tự  Phạm vi kiểm sốt rộng  Mức độ thức hóa thấp  Nhân viên đào tạo tốt phân quyền  Ưu điểm:  Cấu trúc mang tính linh hoạt thích ứng cao Cơ khí  Chun mơn hóa cao Hữu  Những nhóm liên chức  Sự phân khâu cứng nhắc  Thống mệnh lệnh Những nhóm liên kết cao nhiều cấp bậc Phạm vi kiểm sốt hẹp Luồng thơng tin tự Tập trung hóa cao Phạm vi kiểm sốt rộng Mức độ thức hóa Phân quyền cao cao Mức độ thức hóa thấp Các yếu tố ảnh hưởng 2.1 Chiến lược cấu trúc:  Chiến lược khác biệt hóa/đổi  Nhiệm vụ linh hoạt  Luồng thông tin tự  Cơ cấu tổ chức dựa tổ đội, ủy quyền nhiều Chiến lược giảm thiểu chi phí  Hiệu suất cao, ổn định kiểm soát chặt chẽ  Hệ thống báo cáo liên tục, chi tiết  Cơ cấu tổ chức chặt chẽ, trách nhiệm rõ ràng 2.2 Công nghệ cấu trúc: Công nghệ Sản xuất đơn (unit production) Đặc điểm cấu trúc Mức độ phân cấp thấp  Mức độ phân khâu thấp  Mức độ thức hóa thấp Cấu trúc hiệu  Mức độ phân cấp vừa phải Sản xuất hàng loạt  Mức độ phân khâu cao (Mass production)  Mức độ thức hóa cao Hữu  Sản xuất liên tục (process production) Mức độ phân cấp cao  Mức độ phân khâu thấp  Mức độ thức hóa thấp Cơ khí  Hữu 2.3 Sự bất định môi trường cấu trúc: - Cơ cấu tinh giản, - Nhanh linh hoạt trước biến động 2.4 Quy mô cấu trúc:  Quy mô lớn: * Chun mơn hóa, phân khâu, tập trung, thức hóa nhiều  Quy mơ nhỏ: * Linh hoạt Các dạng mơ hình tổ chức:  Các mơ hình tổ chức truyền thống:  Cấu trúc đơn giản (simple structure)  Cấu trúc chức (functional structure)  Cấu trúc phân (divisional structure)  Các mô hình đại:  Cấu trúc nhóm (team – based structure)  Cấu trúc ma trận (Project and matrix structure) 3.1 Cấu trúc đơn giản:  Đặc trưng:  Mức độ phân khâu thấp, phạm vi kiểm sóat rộng, quyền hạn tập trung, mức độ thức hóa thấp  Ưu điểm hạn chế: + vận hành nhanh, linh hoạt chi phí thấp + trách nhiệm rõ ràng _ khơng áp dụng cho tổ chức có quy mơ trung bình lớn _ rủi ro phụ thuộc vào người  Quy mô phù hợp: doanh nghiệp nhỏ 3.2 Cấu trúc chức năng:  Đặc trưng:  Các công việc chuyên môn tương tự có liên quan nhóm thành phận  Các chức chính: …  Ưu điểm hạn chế: + Tiết kiệm chi phí nhờ chun mơn hóa + Đạt tính kinh tế nhờ quy mơ, giảm thiểu chồng chéo - Các phận không bám sát mục tiêu tổ chức - Khó phát triển quản trị viên cấp cao  Quy mô doanh nghiệp: trung bình Cấu trúc chức năng: Giám đốc Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Nhân Bán hàng Sản xuất Kế toán trưởng Cung ứng vật tư Kiểm tra chất lượng Chế tạo sản phẩm 3.3 Cấu trúc phận:  Đặc trưng:  Phân chia phận: xoay quanh sản phẩm, khách hàng khu vực địa lý  Đứng đầu phận: giám đốc chịu trách nhiệm hoạt động thực quyền định chiến lược tác nghiệp  Vai trò tổng GĐ: giám sát, điều phối kiểm soát phân bộ, cung cấp dịch vụ hỗ trợ  Ưu điểm hạn chế: + Tập trung vào kết - Trùng lặp chức nguồn lực Tổng Giám Đốc Cấu trúc phân (SP) GĐ Tài GĐ Nhân GĐ Marketing GĐCT SX phần mềm Cấu trúc phân (KV) PTGĐ Nhân GĐCT Truyền thông GĐCT SX máy tính GĐCT Phân phối Tổng Giám Đốc PTGĐ Tài PTGĐ Marketing GĐKV Bắc Mỹ GĐKV Châu Á- TBD Kế toán Sản xuất PTGĐ.Nghiên cứu phát triển GĐKV Tây Âu Bán hàng 3.4 Cấu trúc nhóm:  Đặc trưng:  Toàn tổ chức xây dựng tảng nhóm  Các nhóm phân quyền chịu trách nhiệm toàn hoạt động kết phạm vi nhóm  Ưu điểm:  Giúp tổ chức đồng thời đạt mục tiêu hiệu suất linh hoạt GĐ 3.5 Cấu trúc ma trận dự án:  Cấu trúc ma trận (matrix structure):  Các chuyên gia phận chức khác phân công số dự án  GĐ dự án, GĐ chức nhân viên?  Ưu điểm hạn chế: + Linh hoạt, thích ứng cao - Vi phạm nguyên tắc thống mệnh lệnh  Cấu trúc dự án (Project structure):  Nhân viên phân công làm việc cố định dự án  Khơng có phòng ban chức Tổ chức kiểu ma trận: Tổng giám đốc Thiết kế Dự án A Dự án B Dự án C Dự án D Chế tạo Cung ứng Kế toán Marketing ... niệm tổ chức Chức tổ chức (Organising):  trình xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức (Organisation Structure):  khuôn khổ thức cơng việc phân chia, tích hợp điều phối Thiết kế tổ chức. .. (Organisational design):  việc phát triển thay đổi cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức (Organisation chart): Nội dung chức tổ chức  Phân chia công việc tổng thể cần triển khai thành công việc cụ thể ban ... vụ khác tổ chức  Nhóm cơng việc (jobs) thành đơn vị  Thiết lập quan hệ cá nhân, nhóm, phịng ban  Thiết lập tuyến quyền hạn thức  Phân bổ triển khai nguồn lực tổ chức II Cơ cấu tổ chức: Chun