Giáo trình Tin học văn phòng PHẦN 1: HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS CHƯƠNG I: CÁC THAO TÁC ĐẦU TIÊN - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 Hệ điều hành Windows a. Giới thiệu Windows là hệ điều hành đa nhiệm có giao diện đồ hoạ dùng cho máy tính cá nhân. Hệ điều hành tạo ra một trường làm việc trực quan, có nhiều tính năng mạnh giúp cho người sử dụng máy tính dễ dàng và tiện lợi. Một số tính năng đặc biệt của Windows: - Có giao diện đẹp mắt dễ sử dụng - Có khả năng tự nhận biết các thiết bộ phần cứng máy tính và tự động cài đặt cấu hình của các thiết bò. - Kiểm soát nguồn điện tự động để có thể tắt mở máy tự động - Cung cấp khả năng có sẵn để nối mạng giữa các máy tính. - Hỗ trợ các thành phần đa phương tiện (Multimedea): Nghe nhạc, xem phim… b. Cấu hình phần cứng: - CPU: PII 300 trở lên - RAM: 128 Mb nên dùng 256 Mb hoặc hơn. - HDD: 2GB - Các thiết bò khác 2. Khởi động máy Bật nút nguồn và chờ đến khi màn hình Windows xuất hiện. Ngoài ra ta có thể khởi động Windows bằng cách tại dấu đợi lệnh gõ WIN > Enter 3. Sử dụng con chuột - Click: Nhấn trái chuột Dương Thanh Thảo Trang 1 Giáo trình Tin học văn phòng - Double: Nhấn nhanh trái chuột 2 lần - Right: Nhấn phải chuột - Click and Drag: Nhấn trái và kéo chuột di chuyển a. Chọn đối tượng Click vào đối tượng. Đối tượng được chọn sẽ sáng lên để phân biệt với các đối tượng khác. Giao trinh A đang được chọn, Giao trinh B và Giao trinh XP không được chọn b. Sử dụng đối tượng Double Click tại đối tượng. Khi đó cửa sổ chương trình sẽ được kích hoạt. c. Chức năng của nút phải chuột Khi trỏ chuột vào bất kỳ đối tượng nào có trên màn hình và Right Click thì một menu sẽ xuất hiện cạnh mũi tên chuột. Trong menu có chứa các lệnh thường sử dụng. Menu chương trình ứng dụng Menu Desktop Setting 4. Quy trình tắt máy - Chọn Start > Turn Off Computer Dương Thanh Thảo Trang 2 Giáo trình Tin học văn phòng - Chọn một trong các thao tác sau: • Stand By: Tạm nghỉ • Turn Off: Tắt máy • Restart: Khởi động lại máy tính. 5. Màn hình Windows Màn hình Windows gồm các thành phần sau: • Thanh trạng thái: chứa nút Start, các chương trình đang chạy… • Màn hình nền: Windows cho phép đưa một hình ảnh hoặc một trang Web để làm hình nền • Biểu tượng: là các chương trình ứng dụng hoặc các lối tắt đến các chương trình ứng dụng của Windows Tuỳ theo sự cái đặt mà biểu tượng trên màn hình Windows sẽ khác nhau. Dương Thanh Thảo Trang 3 Giáo trình Tin học văn phòng 6. Thanh menu Start Thường sau khi cài đặt chương trình, biểu tượng của chương trình đó được tạo ra trong Start menu hay trong các nhóm khác của Start menu. Để thực hiện các công việc đó ta làm như sau: a. Mở Start menu • Click Start ở góc trái thanh trạng thái • Gõ phím  • Nhấn tổ hợp phím Ctrl – Esc b. Danh mục trong Start menu Turn of Computer Tắt máy Log off Thoát khỏi Run Chạy chương trình Help Trợ giúp Search Tìm kiếm Settings Thiết lập cấu hình Documents Danh sách 15 tài liệu được mở sau cùng Programs Chứa các nhóm chương trình ứng dụng Dương Thanh Thảo Trang 4 Giáo trình Tin học văn phòng 7. Thiết lập thuộc tính cho thanh trạng thái Để thiết lập thuộc tính cho thanh trạng thái ta chọn Start > Settings > Taskbar Properties hoặc Right Click tại khoảng trống trên thanh trạng tháivà chọn Properties.  Lớp Taskbar: Quy đònh thanh trạng thái + Lock the taskbar: Khoá thanh trạng thái + Auto hide the Taskbar: Tự động ẩn thanh trạng thái Dương Thanh Thảo Trang 5 Giáo trình Tin học văn phòng + Keep the Taskbar on top the other windows: Đặt thanh trạng thái lên trên các cửa sổ khác. + Group similar taskbar buttons: nhóm các nút tác vụ tương tự + Show Quick Launch: Hiện chạy nhanh + Shoe the clock: Hiện đồng hồ. + Hide inactive icons: Ẩn biểu tượng thụ động.  Lớp Start menu: Quy đònh thanh Start + Start menu: Chọn kiểu menu dễ truy cập Internet + Classic Start nemu: Chọn kiểu menu cổ điển 8. Thêm/ xoá chương trình trong Programs menu Để thêm/ xoá các biểu tượng trong Programs menu ta mở hộp thoại Taskbar Programs và chọn lớp Start menu. - Add: thêm chương trình - Remove: xoá chương trình (chỉ xoá chương trình trên thanh Start menu) - Sort: Sắp xếp chương trình theo tên. - Clear: xoá các chương trình được lưu trữ trong menu Start, Document. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - CHƯƠNG II: WINDOWS EXPLORER - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Windows Explorer là chương trình quản lý các tài nguyên của máy tính như ổ đóa, máy in, tài nguyên trên mạng hay các chức năng điều khiển. . . trong cửa sổ này ta có thể Dương Thanh Thảo Trang 6 Giáo trình Tin học văn phòng xem là làm việc với từng chi tiết của đối tượng đó. Ngoài ra nó còn cho phép duyệt các tài nguyên khác trên mạng hay các đòa chỉ Web trên Internet. 1. Khởi động và thoát khỏi Windows Explorer a. Khởi động Windows Explorer Chọn 1 trong các cách sau: - Right Click tại Start > Explorer - Chọn Start > Programs > Windows Explorer b. Các khái niệm - Thanh menu : Chứa các chức năng thao tác trong Windows Explorer - Thanh công cụ : Chứa các chức năng thực hiện nhanh - Thanh đòa chỉ : Duyệt đến các tài nguyên khác - Cửa sổ bên trái : Chứa cấu trúc thư mục, ổ đóa máy tính. - Cửa sổ bên phải : Chứa nội dung của thư mục hiện tại - Dấu cộng (+) : Cho biết thư mục có chứa thư mục con - Dấu trừ (-) : Cho biết thư mục đang mở. c. Thoát khỏi Windows Explorer Chọn một trong các bước sau Dương Thanh Thảo Trang 7 Giáo trình Tin học văn phòng - Chọn File > Exit - Chọn biểu tượng - Nhấn tổ hợp phím Ctrl-F4 2. Sử dụng Windows Explorer a. Thanh công cụ Thanh công cụ trong Windows Explorer thực hiện các chức năng bên dưới: (Khi menu hoặc biểu tượng mờ đi thì không sử dụng được) b. Tạo Folder - Chọn nơi chứa Folder - Chọn File > New > Folder (hoặc Right Click tại khoảng trống và chọn New >Folder) - Đặt tên Folder: dài tối đa 256 ký tự. c. Xoá biều tượng - Chọn biểu tượng cần xoá - Chọn File > Delete hoặc nhấn phím Del hoặc rê biểu tượng vào Recycle Bin. - Chọn Yes để xác nhận xoá. d. Sao chép dữ liệu - Chọn biểu tượng cần sao chép - Chọn Edit >Copy (Ctr – C) - Chọn nơi lưu trữ. - Chọn Edit > Peste (Ctrl – V) e. Đặt / huỷ bỏ thuộc tính cho đối tượng - Right Click tại biểu tượng - Chọn Properties - Chọn lớp General + Read Only: Chỉ đọc Dương Thanh Thảo Trang 8 Giáo trình Tin học văn phòng + Hidden: Ẩn - Chọn OK để đồng ý đặt / huỷ thuộc tính - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - CHƯƠNG III: LÀM CHỦ MÁY TÍNH VÀ WINDOWS - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 .Một số vấn đề về Virus a. Khái niệm Virus máy tính là chương trình do con người viết ra nhằm phá hoại. Chúng có khả năng lây lan qua đóa mềm, đóa CD, USB hoặc mạng máy tính. Dương Thanh Thảo Trang 9 Giáo trình Tin học văn phòng c. Các hình thức phá hoại của Virus máy tính Hiện nay có rất nhiều loại virus nhưng chủ yếu chia làm các loại sau: - B.Virus (Boot Virus): là loại virus tấn công vào Boot sector của ổ đóa. Khi khơỏi động bằng đóa đã bò nhiễm virus này, virus sẽ nhảy vào RAM và chờ cơ hội để lây lan. - F.Virus (File Virus): Là loại virus tấn công vào các tập tin thi hành (.com, .exe,…). Chương trình bò nhiễm virus loại này thì kích thước dữ liệu sẽ bò tăng lên. - Virus Macro: là loại virus lây lan vào File văn bản , bảng tính hay File trình diễn. Chương trình bò nhiễm virus này sẽ làm tăng dung lượng tập tin, tạo một số tính năng đặc biệt. . . Ngoài ra còn rất nhiều virus độc hại khác có thể phá huỷ hệ thống máy tính trong thời gian bộc phát, làm cho dữ liệu trên đóa cứng bò mất sạch. . . d. Chương trình diệt Virus BKAV BKAV2006 cập nhật gần như tất cả các virus có trong biên bản BKAV trên nền DOS trước đây và bổ sung thêm nhiều virus mới đang phổ biến ở Việt Nam. Một số tính năng nổi bật: - Có cài đặt thông số cho lần chạy đầu tiên (Install/Uninstall) - Đặt lòch quét đònh kỳ - Danh sách Virus - Cập nhật một số Virus mới. BKAV2006 tự động cảnh báo virus mỗi khi người sử dụng nhận Email, khi đưa đóa lạ vào máy hay truy cập mạng. Phần mềm này có khả năng chạy và tiêu diệt virus ngay trên nền Windows mà không cần khởi động từ đóa mềm. Đây là chương trình do nhóm giảng viên và sinh viên trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội.  Sử dụng - BKAV (Bach Khoa Anti Virus) - Gọi BKAV – Double vào biểu tượng Dương Thanh Thảo Trang 10 [...]... 3 4 5 8 Thao tác trên tập tin  Tạo mới tập tin: Chon menu File -> New -> OK hoặc Ctrl_N hoặc chọn  Mở tập tin: Chọn menu File -> Open hoặc Ctrl_O hoặc chọn  Đóng tập tin: Chon menu File -> Close hoặc Ctrl_F4 hoặc chọn Lưu tập tin: Chọn menu File -> Save/ Save Ass Đặt tên -> Save hoặc Ctrl_S hoặc Tạo thư mục mới để lưu tập tin: Dương Thanh Thảo Trang 21 Giáo trình Tin học văn phòng Click vào... bao nhiêu dòng (Mặc đònh là 3 dòng 16 In nội dung tập tin a In nội dung tập tin lên màn hình (File -> Print preview) Lệnh File -> Print preview dùng để xem trước trang in trên màn hình, mục đích của lệnh này là kiểm tra toàn diện văn bản trước khi cho ra máy in b In nội dung tập tin ra máy in (File -> Print) Dương Thanh Thảo Trang 32 Giáo trình Tin học văn phòng Lệnh File -> Print hoặc chọn hoặc... sau: - Chọn Start -> Settings -> Control Penal - Chọn biểu tượng Control Penal trong trình ứng dụng của My Computer Dương Thanh Thảo Trang 11 Giáo trình Tin học văn phòng a Fonts Biểu tượng Fonts dùng để xem, thêm/loại bỏ các Font chữ được dùng trên Windows  Thêm Font mới Tại cửa sổ Fonts - Chọn File -> Intalls New font - Lựa chọn các thành phần + Folders: Thư mục chứa tập tin + Drives: Ổ đóa + Select... hay các thông tin khác của tập tin  Number of Copies: Số bản in (Mặc nhiên là 1)  Collate: Kiểm tra thứ tự in  Print: Hộp thả chỉ chọn in trang lẻ (Odd pages), hay chỉ in trang chẳn (Even pages) hay toàn bộ số trang (All pages in range) trong phạm vi đã chọn Page range - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Dương Thanh Thảo Trang 33 Giáo trình Tin học văn... Thời gian Internet Dương Thanh Thảo Trang 13 Giáo trình Tin học văn phòng d Regional and Language Options Công cụ Regional and Language Options dùng để thiết lập quy ước về cách thể hiện dữ liệu theo vùng cư trú, ngôn ngữ khác nhau trên thế giới  Regional Options: Tuỳ chọn vùng cư trú  Languages: Ngôn ngữ Dương Thanh Thảo Trang 14 Giáo trình Tin học văn phòng  Advanced: Nâng cao  Number: Quy đònh... Paper Dương Thanh Thảo Trang 24 Giáo trình Tin học văn phòng Chọn khổ giấy Paper Size: Khổ giấy A4: 210 x 297 mm A3: 297 x 420 mm - Paper Source: Nguồn nạp giấy First page : Trang đầu tiên Other page : Các trang khác Preview : Xem trước - Apply to: p dụng cho Whole Document : Toàn bộ tài liệu This Point Forward : Từ điểm này trở đi New page : Trang mới Continues : Liên tục New Columns : Cột mới - Chọn... nét đôi Superscript : Chữ dạng chỉ số trên Subscript : Chữ dạng chỉ số dưới Shadow : Chữ bóng Outline : Chữ nét ngoài Dương Thanh Thảo Trang 27 Giáo trình Tin học văn phòng Emboss : Chữ khắc nổi Engrave : Chữ khắc chìm Small caps : Chữ hoa nhỏ All ccaps : Chữ hoa lớn Hidden : Ẩn chữ Có thể chọn một lúc nhiều kiểu đònh dạng chữ - Chọn OK để hoàn tất o Lớp Charater Spacing Qui đònh độ rộng và khoảng cách... Trang 29 Giáo trình Tin học văn phòng 3 Đònh dạng đoạn văn bản ( Format -> Paragraph) Một Paragraph là một đoạn văn bản liên tục được kết thúc bởi phím Enter Đòng dạng Paragraph gồm các yếu tố chính: • Sao chép đònh dạng chữ:  Chọn vùng văn bản muốn sao chép đònh dạng  Nhấn vào nút công cụ chuẩn  Quét dòng văn bản muốn sau chép đònh dạng Dương Thanh Thảo Trang 30 Giáo trình Tin học văn phòng 4... Thảo Trang 15 Giáo trình Tin học văn phòng • Date/ Time: Quy đònh ngày/ giờ  Short Date format : Đònh dạng ngày/tháng/năm  Date Separator : Dấu phân cách ngày/tháng/năm  Time format : Đònh dạng giờ: phút: giây  Time Separator : Dấu phân cách giờ: phút: giây - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Dương Thanh Thảo Trang 16 Giáo trình Tin học văn phòng PHẦN... sau: • Double Click vào biểu tượng Microsoft Word 2003 • Vào Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Word 2003 • Vào Start -> Run -> gõ đường dẫn đến tập tin Microsoft Word Dương Thanh Thảo trên Desktop Trang 18 Giáo trình Tin học văn phòng 3 Thoát khỏi Microsoft Word 2003: • Vào menu File -> Exit • Nhắp nút Close • Nhấn tổ hợp phím Ctrl_F4 phía trên bên phải của màn hình Word 4 Nhập văn . tượng. Đối tượng được chọn sẽ sáng lên để phân biệt với các đối tượng khác. Giao trinh A đang được chọn, Giao trinh B và Giao trinh XP không được chọn b. Sử dụng đối tượng Double Click tại đối tượng Menu chương trình ứng dụng Menu Desktop Setting 4. Quy trình tắt máy - Chọn Start > Turn Off Computer Dương Thanh Thảo Trang 2 Giáo trình Tin học văn phòng - Chọn một trong các thao tác. Search Tìm kiếm Settings Thiết lập cấu hình Documents Danh sách 15 tài liệu được mở sau cùng Programs Chứa các nhóm chương trình ứng dụng Dương Thanh Thảo Trang 4 Giáo trình Tin học văn phòng 7.