Đang tải... (xem toàn văn)
Tiểu luận Nguyên Lí Kế Toán CHÚNG TỪ KẾ TOÁN Chính vì tầm quan trọng của chứng từ kế toán trong kinh doanh, chúng ta phải tìm hiểu kỹ bản chất chứng từ kế toán cũng như ý nghĩa và tác dụng của chứng từ kế toán. Bài tiểu luận này sẽ trình bày rõ về nội dung chứng từ kế toán cũng như trình tự lập và luân chuyển chứng từ.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG FOREIGN TRADE UNIVERSITY ********* Tiểu luận Ngun Lí Kế Tốn: CHÚNG TỪ KẾ TỐN GVHD: Lê Thị Thanh Hà Lớp: DV31-KTĐN SVTH: MSSV Đoàn Hữu Nguyên 1102015041 Phùng Thị Hoa Phượng 1102015049 Trần Thanh Thảo 1102015063 Đỗ Thị Mai Trinh 1102015078 Lâm Cẩm Vân 1102015085 Dương Thúy Vi 1102015089 Đỗ Thị Mai Vy 1102015092 TP HỒ CHÍ MINH 10/2014 MỤC LỤC Lời mở đầu A.Cơ Sở Lý Thuyết II Khái niệm chứng từ kế toán Nội dung chứng từ kế toán Yêu cầu của chứng từ kế toán Nội dung yêu cầu chứng từ kế toán III Phân loại chứng từ kế toán I IV Căn cứ vào tính chất hình thức của chứng từ Phân loại theo địa điểm lập chứng từ Phân loại theo mức độ phản ánh của chứng từ: Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh chứng từ Phân loại theo công dụng của chứng từ Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước Ý nghĩa, tác dụng tính chất pháp lý chứng từ Ý nghĩa của chứng từ Tác dụng của chứng từ Tính chất pháp lý của chứng từ V Trình tự lập luân chuyển chứng từ kế tốn B Ví dụ cụ thể LỜI MỞ ĐẦU Bất kỳ đơn vị kinh doanh nào quá trình hoạt động của mình cũng cần một công cụ hỗ trợ việc quản lý một các Chính vì tầm quan trọng của chứng từ kế toán kinh doanh, chúng ta phải tìm hiểu kỹ bản chất chứng từ kế toá A CƠ SỞ LÝ THUYẾT I KHÁI NIỆM CHỨNG TỪ KẾ TOÁN “Phương pháp chứng từ kế toán” phương pháp xác định kiểm tra sự hình thành các nghiệp vụ kinh tế cụ thể Mọi nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh một đơn vị, kế toán phải lập chứng từ theo quy định chế độ chứng từ kế toán Co thể hiểu phương pháp chứng từ kế toán một phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh thực sự hoàn thành theo thời gian địa điểm phát sinh vào các chứng từ kế toán tổ chức xử lí, ln chuyển chứng từ để phục vụ cơng tác quản lý công tác kế toán Theo Luật Kế toán Việt Nam: “Chứng từ kế toán giấy tờ vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh đã hồn thành, làm cứ ghi sổ kế toán.” Thực chất chứng từ kế toán giấy tờ đã in sẵn (hoặc chưa in sẵn) theo mẫu quy định sử dụng để ghi nội dung vốn co của các nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh đã thực sự hồn thành hoạt đợng của đơn vị, gây sự biến động với các loại tài sản, các loại nguồn vốn các loại đối tượng kế toán khác Lập chứng từ kế toán khâu công tác kế toán của đơn vị, nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác hạch toán kế toán Vì vậy, lập chứng từ kế toán phải đảm bảo các yêu cầu: rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ, hợp pháp II NỢI DUNG VÀ U CẦU CỦA CHỨNG TỪ KẾ TỐN 2.1 Nội dung chứng từ kế tốn Các ́u tớ cấu thành nội dung của chứng từ bao gồm: các yếu tố các yếu tố bổ sung a Các yếu tố bản Là các yếu tố bắt buộc mọi chứng từ kế toán phải co Bao gồm: Tên gọi chứng từ: Tất các chứng từ kế toán phải co tên gọi định Biên lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Giấy đề nghị tạm ứng …; no làcơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi Tên gọi của chứng từ xác định sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh chứng từ đo Số chứng từ ngày, tháng, năm lập chứng từ: Khi lập các chứng từ phải ghi rõ số chứng từ ngày, tháng lập chứng từ Yếu tố đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp cho việc kiểm tra thuận lợi cần thiết Ví dụ: PHIẾU THU Sớ … Ngày … tháng … năm PHIẾU CHI Số … Ngày … tháng … năm Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân lập nhận chứng từ: Yếu tố giúp cho việc kiểm tra về địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế Nội dung tom tắt của nghiệp vụ kinh tế: Mọi chứng từ kế toán đề phải ghi tom tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, no thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế Nội dung nghiệp vụ kinh tế chứng từ không viết tắt, không tẩy xoa, sữa chữa; viết phải dùng bút mực, số chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng chỗ trống phải gạch chéo Quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Số lượng, đơn giá số tiến của nghiệp vụ kinh tế tài chiính ghi bằng số, còn đối với chỉ tiêu tổng cộng số tiền của chứng từ kế tồn vừa ghi bằng sớ vừa viết bằng chữ để tránh việc sửa chữa chứng từ Chữ ký của người lập người chịu trách nhiệm về tính xác của nghiệp vụ Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế các pháp nhân phải co chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị) đong dấu của đơn vị b Các yếu tố bổ sung Đo các yếu tố không bắt buộc đối với mọi chứng từ tùy thuộc từng chứng từ để đáp ứng yêu cầu quản lý ghi sổ kế toán mà co các yếu tố bổ sung khác phương thức toán, mã số thuế, phương thức bán hàng, tỷ giá … 2.2 Yêu cầu chứng từ kế toán Bản chứng từ kế toán sở ghi sở kế toán sở pháp lí cho mọi thông tin kế toán cung cấp, đo chứng từ làm sở ghi sổ kế toán phải các chứng từ hợp pháp, hợp lệ, tức phải đảm bảo các yêu cầu sau: Chứng từ phải đảm bảo ghi chép đầy đủ các yếu tố theo quy định Chứng từ kế toán phải xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian bảo quản an tồn theo quy định của pháp luật; phải phản ánh nội dung, chất quy mô của nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài khơng viết tắt, sớ chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, xác theo nợi dung quy định mẫu; ghi chép chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoa, sữa chữa chứng từ; trường hợp viết sai co thể lập chứng từ khác để thay thế sai không xé rời (quyển) gốc Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên quy định Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài nợi dung các liên phải giớng nhau; dùng giấy than viết một lần, không viết rời một liên chữ ký phải ký từng liên của chứng từ Đới với chứng từ phát sinh ở ngồi lãnh thở Việt Nam ghi bằng tiếng nước ngồi, sử dụng để ghi sổ kế toán ở Việt Nam phải dịch tiếng Việt dịch phải đính kèm với bằng tiếng nước ngồi III PHÂN LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TỐN Do tính đa dạng phong phú về nội dung đặc điểm của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dẫn đến co nhiều loại chứng từ khác về hình thức, nội dung phản ánh, công dụng, thời gian, địa điểm lập,… Để giúp cho người làm công tác kế toán hiểu biết từng loaị chứng từ, phân biệt sự khác để sử dụng chứng từ phù hợp với yêu cầu quản lý từng loại nghiệp vụ kinh tế đạt hiệu cao cần thiết phải phân loại chứng từ Việc phân loại chứng từ kế toán tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo hình thức tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh chứng từ, theo công dụng của chứng từ, mức độ phẩn ánh của các chứng từ, các qui định về quản lý chứng từ … Tương ứng với tiêu thức chứng từ kế toán chia thành các loại chứng từ khác 3.1 Căn vào tính chất hình thức chứng từ (hình thức biểu hiện) chứng từ kế toán chia thành: Chứng từ thông thường ( chứng từ bằng giấy) Chứng từ điện tử: các chứng từ kế toán thể hiện dạng liệu điện tử, mã hoa mà khơng bị thay đởi quá trình trùn qua mạng máy tính hoặc vật mang tin băng từ, đĩa từ, các loại thẻ toán Các đơn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử phải co các điều kiện: Co chữ ký điện tử của người đại diện theo pháp luật, người ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đợn vị, tổ chức sử dụng chứng từ điện tử toán điện tử Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử kỹ thuật của vật mang tin Cam kết về các hoạt động diễn chứng từ điện tử của khớp quy định 3.2 Phân loại theo địa điểm lập chứng từ: Theo cách phân loại chứng từ kế toán phân chia thành chứng từ bên chứng từ bên Chứng từ bên trong: chứng từ kế toán hoặc các bộ phận đơn vị lập phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho… Chứng từ bên ngoài: chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế co liên quan đến tài sản của đơn vị cá nhân hoặc đơn vị khác lập chuyển đến giấy báo nợ, báo co của ngân hàng, hoa đơn bán hàng của người bán… Việc phân loại chứng từ theo địa điểm lập sở xác định trách nhiệm vật chất với hoạt động kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ 3.3 Phân loại theo mức độ phản ánh chứng từ: Theo cách phân loại chứng từ kế toán chia thành loại: chứng từ gốc chứng từ tổng hợp Chứng từ gốc( chứng từ ban đầu): chứng từ phản ánh trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh, no sở để kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế Chứng từ tổng hợp: chứng từ lập sở các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế co nội dung kinh tế giống Sử dụng chứng từ tổng hợp co tác dụng thuận lợi sổ kế toán, giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Tuy nhiên việc sử dụng hợp yêu cầu phải kèm theo chứng từ gốc co giá trị sử dụng ghi sổ kế toán thông tin kinh tế 3.4 Phân loại theo nội dung kinh tế phản ánh chứng từ: Theo cách phân loại chứng từ kế toán chia thành các loại sau: Chứng từ về tiền tệ: phiếu chi, phiếu thu Chứng từ về hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Chứng từ về lao động Chứng từ về bán hàng: hoa đơn giá trị gia tăng, hoa đơn bán hàng thông thường, hoa đơn bán lẻ Chứng từ về tài sản cố định 3.5 Phân loại theo công dụng chứng từ Chứng từ mệnh lệnh: phản ánh nghiệp vụ kinh tế xảy tương lai lệnh chi, lệnh xuất kho Chứng từ thực hiện: phản ánh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh hồn thành rời phiếu thu, phiếu xuất kho Chứng từ liên hợp: lệnh chi kiêm phiếu chi 3.6 Phân loại theo yêu cầu quản lý chứng từ nhà nước: Chứng từ kế toán chia thành: chứng từ kế toán bắt buộc chứng từ mang tính chất hướng dẫn Chứng từ bắt buộc: chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế các pháp nhân hoặc co yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phở biến rợng rãi Loại chứng từ nhà nước tiêu chuẩn hoa về quy cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh áp dụng cho tất các lĩnh vực, các thành phần kinh tế Chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn: chứng từ sử dụng nội bộ đơn vị Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế vận dụng vào từng trường hợp cụ thể Các ngành, các lĩnh vực co thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đởi mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép yêu cầu nội dung phản ảnh, phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ IV Ý NGHĨA, TÁC DỤNG VÀ TÍNH CHẤT PHÁP LÝ CỦA CHỨNG TỪ Lập chứng từ kế toán công việc của kế toán, phương pháp kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh, đã hồn thành bằng giấy tờ vật mang tin theo mẫu quy định, theo thời gian địa điểm phát sinh làm cứ ghi sổ kế toán Nếu không co chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp theo quy định của pháp luật (ví dụ phiếu chi khơng hợp lệ, co thể lập phiếu chi giả với mục đích gian dới nhằm rút tiền) mà ghi sở kế toán bị gọi ghi khớng Hành vi bị xem hành vi vi phạm pháp luật, hoặc hoa đơn giả, chứng từ khơng hợp lệ quyết toán với quan khác (Thuế, Thanh tra, Kiểm toán) quan xuất toán không chấp nhận số liệu báo cáo kế toán Tùy theo mức độ mà quan co chế tài đối với doanh nghiệp hoặc co ý kiến đối với báo cáo kiểm toán của doanh nghiệp Do vậy, chứng từ kế toán cứ quan trọng để ghi sổ kế toán báo cáo kế toán 4.1 Ý nghĩa chứng từ Chứng từ co ý nghĩa quan trọng việc tổ chức công tác kế toán, kiểm soát nợi bợ bởi no chứng minh tính pháp lý của các nghiệp vụ của số liệu ghi chép sổ kế toán 4.2 Tác dụng chứng từ • Thứ nhất, việc lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu No khởi điểm của tổ chức công tác kế toán xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Nếu thiếu chứng từ thực hiện kế toán ban đầu tồn bợ cơng tác kế toán • Thứ hai, việc lập chứng từ kế toán để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài đã phát sinh đã hồn thành Điều đảm bảo tính hợp lệ hợp pháp của nghiệp vụ • Thứ ba, việc lập chứng từ kế toán để tạo cứ để kế toán ghi sở nghiệp vụ phát sinh • • • • • • Thứ tư, việc lập chứng từ kế toán để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh 4.3 Tính chất pháp lý chứng từ Thứ nhất, chứng từ kế toán cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện các tài liệu kế toán Thứ hai, chứng từ kế toán cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị Thứ ba, chứng từ kế toán cứ để quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố Thứ tư, chứng từ kế toán cứ cho việc kiểm tra tình high thực hiện nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước của đơn vị Thứ năm, chứng từ kế toán cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của các cá nhân, đơn vị V TRÌNH TỰ LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Tất các chứng từ kế toán doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngồi chuyển đến đều phải tập trung vào bợ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế toán đo chỉ sau kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ dùng chứng từ đo để ghi sở kế toán Ći lưu trữ, bảo quản sau hết thời hạn lưu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, no huỷ Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm bước sau: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đớc doanh nghiệp ký dụt; • Phân loại, xếp chứng từ kế toán, định khoản ghi sở kế toán; • Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán • • Lập hoặc thu nhận chứng tư Lập hoặc thu nhận chứng tư Lập hoặc thu nhận chứng tư Lập hoặc thu nhận chứng tư Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh liên quan đến hoạt đợng của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ lập lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Nợi dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh Chữ viết chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt Số tiền viết bằng chữ phải khớp, với số tiền viết bằng số Thứ hai, chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho chứng từ Đối với chứng từ lập nhiều liên phải lập một lần cho tất các liên theo mợt nợi dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên viết một lần tất các liên chứng từ co thể viết hai lần phải đảm bảo thớng nợi dung tính pháp lý của tất các liên chứng từ Thứ ba, các chứng từ kế toán lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nợi dung quy định cho chứng từ kế toán Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải co đủ chữ ký theo chức danh quy định chứng từ co giá trị thực hiện Riêng chứng từ điện tử phải co chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Tất các chữ ký chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chữ ký chứng từ kế toán của một người phải thống phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đo Các doanh nghiệp chưa co chức danh kế toán trưởng phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đo Người phụ trách kế toán phải thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm quyền quy định cho kế toán trưởng Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) dấu đong chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu chữ ký còn giá trị đã đăng ký ngân hàng Chữ ký của kế toán viên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng Kế toán trưởng (hoặc người uỷ quyền) không ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp Người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người uỷ quyền) Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đong dấu giáp lai Thủ trưởng đơn vị (hoặc người uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra cần Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu sổ đăng ký Những cá nhân co quyền hoặc uỷ quyền ký chứng từ, không ký chứng từ kế toán chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký Việc phân cấp ký chứng từ kế toán Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, tất các chứng từ kế toán doanh nghiệp lập hoặc từ bên chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp Bộ phận kế toán kiểm tra chứng từ kế toán đo chỉ sau kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ dùng chứng từ đo để ghi sổ kế toán Thứ hai, nội dung cần kiểm tra chứng từ bao gồm: (1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép chứng từ kế toán; (2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh đã ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác co liên quan; (3) kiểm tra tính xác của sớ liệu, thơng tin chứng từ kế toán Thứ ba, kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện co hành vi vi phạm sách, chế đợ, các quy định về quản lý kinh tế, tài của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, đồng thời báo cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành Chẳng hạn kiểm tra một Phiếu chi phát hiện co vi phạm chế độ, kế toán không xuất quỹ Trong bước sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, đối với chứng từ kế toán lập không thủ tục, nội dung chữ sớ khơng rõ ràng người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục điều chỉnh sau đo làm cứ ghi sổ Thứ hai, sau kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá chứng từ ghi chép định khoản để hoàn thiện chứng từ Thứ ba, chỉ chứng từ kế toán đã kiểm tra hoàn chỉnh sử dụng để làm cứ ghi sổ Đối với bước bảo quản, lưu trữ huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý: Thứ nhất, chứng từ kế toán phải đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an tồn quá trình sử dụng lưu trữ Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu phải co biên kèm theo chụp co xác nhận; nếu bị hoặc bị huỷ hoại phải co biên kèm theo chụp hoặc xác nhận Thứ ba, chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán Thứ tư, người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau đây: a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính; b) Tới thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán lập báo cáo tài chính, sở kế toán báo cáo tài năm, trừ trường hợp pháp luật co quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với chứng từ kế toán co tính sử liệu, co ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng Thứ năm, chỉ quan nhà nước co thẩm quyền co quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu quan nhà nước co thẩm quyền phải chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu ký xác nhận chứng từ chụp; đồng thời lập biên ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu ký tên, đong dấu Thứ sáu, quan co thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong ký tên, đong dấu Ngoài ra, sử dụng, quản lý, in phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý: Một là, tất các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống mẫu chứng từ kế toán quy định chế độ kế toán Trong quá trình thực hiện, các doanh nghiệp khơng sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải bảo quản cẩn thận, không để hư hỏng, mục nát Séc giấy tờ co giá phải quản lý tiền Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt ḅc Bợ Tài hoặc đơn vị Bợ Tài uỷ quyền in phát hành Đơn vị uỷ quyền in phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in theo mẫu quy định, số lượng phép in cho từng loại chứng từ phải chấp hành các quy định về quản lý ấn chỉ của Bợ Tài Bớn là, đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp co thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định Điều 17 Luật Kế toán Ngoài ra, kế toán cần thực hiện trình tự kiểm tra chứng từ một cách tởng quát, rõ rang Trình tự kiểm tra chứng từ kế tốn: Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép chứng từ kế toán; • Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài phát sinh đã ghi chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác co liên quan; • Kiểm tra tính xác của sớ liệu, thơng tin chứng từ kế toán • B VÍ DỤ CỤ THỂ I CHỨNG TỪ HÀNG TỒN KHO 1.1 Khái quát chung chứng từ hàng tồn kho Như đã noi ở trên, để quản lý hàng tồn kho, kế toán sử dụng chứng từ kế toán phiếu nhập kho phiếu xuất kho để hạch toán cho tất các loại hàng tờn kho Chính việc nghiên cứu quy trình lập luân chuyển chứng từ hàng tờn kho nghiên cứu xem việc lập luân chuyển phiếu nhập kho phiếu xuất kho diễn thế a Quy trình tổ chức phiếu nhập kho Trong kế toán, phiếu nhập kho gọi chứng từ thực hiện, no chứng minh nghiệp vụ về nhập kho mợt loại hàng tồn kho đo Phiếu nhập kho kế toán hoặc người phụ trách viết muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hoa nhập kho Để nhập kho, phải co chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp(chứng từ nguồn) Chứng từ nguồn về hàng tồn kho co nhiều loại, bao gồm: hoa đơn mua hàng, hoa đơn GTGT, biên bàn giao sản phẩm sản xuất hồn thành, giấy giữ hợ tài sản Vậy làm thế để người quản lý kiểm soát hàng nhập kho? Thơng thường quy trình ln chuyển phiếu nhập kho gồm bước sau: Bước 1: Người giao hàng (co thể nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên nhận cho nhập kho vật tư, hàng hoa, sản phẩm Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán vật tư, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận tiến hành lập phiếu nhập kho theo hoa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm với ban kiểm nhận Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng phụ trách bộ phận ký vào phiếu nhập kho Bước 5: Chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ ký phiếu nhập kho Bước 6: Chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản lưu trữ phiếu nhập b Quy trình tổ chức phiếu xuất kho Phiếu xuất kho gọi chứng từ thực hiện, no chứng minh cho nghiệp vụ về xuất kho một loại hàng tồn kho đo Phiếu xuất kho kế toán hoặc người phụ trách viết muốn xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoa Khi xuất kho, phải cứ vào các nguyên nhân xuất thông qua các chứng từ nguồn bao gồm: Lệnh xuất kho, phiếu xin lĩnh vật tư, hoa đơn bán hàng, hợp đồng cung cấp sản phẩm, hàng hoa, dịch vụ Vậy làm thế để người quản lý kiểm soát hàng xuất kho? Thơng thường quy trình ln chuyển phiếu xuất kho gồm bước sau: Bước 1: Người co nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hoa lập giấy xin xuất hoặc lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hoa Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập phiếu xuất kho Bước 4: Chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoa; sau đo ký vào phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư Bước 5: Khi nhận phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán Bước 6: Trình phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đớc) ký dụt chứng từ, thường trình ký theo định kỳ, chứng từ đã duyệt xuất từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại ký duyệt Bước 7: Kế toán vật tư tiến hành bảo quản lưu giữ chứng từ Trên một số nét chủ yếu về quy trình ln chuyển các chứng từ hàng tờn kho dành cho doanh nghiệp mà bọn em đã tìm hiểu Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp: quy mô, cấu tổ chức quản lý, ngành nghề kinh doanh mà thực tế quy trình lập luân chuyển hàng tồn kho co thể khác đi, thu gọn Nhưng noi chung gồm bước 1.2 Ví dụ thực tế quy trình lập luân chuyển chứng từ hàng tồn kho a Phiếu nhập kho Đơn vị: Công ty TNHH Minh Long Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: 125 Kha Vạn Cân, P Linh Trung, Ban hành theo QĐ số 15/2006/ Thủ Đức, HCM QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 02 tháng 11 năm 2010 Số: 20 Nợ: TK 152 Co:TK 331 Họ tên người giao hàng: Đoàn Gia Vị Theo: hoa đơn GTGT số 0268001 ngày 02/11/2010 của Công ty kinh doanh thép vật tư Hà Nội Số 50-Cầu Giấy- Hà Nội Nhập kho: Công ty Xây dựng An Thành Địa điểm: Kho Nguyên vật liệu Thủ tục nhập kho : - Anh Đoàn Gia Vị nhân viên phụ trách thu mua nguyên vật liệu thuộc phòng Vật tư của công ty Xây dựng An Thành mang nguyên vật liệu đã mua từ công ty Kinh doanh thép vật tư Hà Nội về công ty để làm thủ tục nhập kho - Tại công ty tổ kiểm nghiệm vật tư nhận hàng theo từng chủng loại vật tư để đảm bảo quy cách, chất lượng, sau đo lập biên theo số lượng chủng loại thực tế đã nhận - Ông Nguyễn Văn An trưởng cán bộ phụ trách nguyên vật liệu thuộc phòng Vật tư của công ty tiến hành lập phiếu nhập kho - Ông Nguyễn Văn An (người lập phiếu) anh Đoàn Gia Vị (người giao hàng) ký vào phiếu nhập kho - Sau đo chuyển phiếu nhập kho cho thủ kho ông Phạm Duy tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ ký phiếu nhập kho - Sau đo phiếu nhập kho chuyển lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán Kế toán trưởng ký phiếu nhập kho Đồng thời tiến hành lưu trữ bảo quản Phiếu nhập kho chia thành liên: - Liên giao cho phòng Vật tư - Liên giao cho thủ kho - Liên kẹp với chứng từ gốc ở phòng kế toán lưu trữ bảo quản Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Xây dựng An Thành Địa chỉ: Số 30-Yết Kiêu-Hà Nội Mẫu số: 02-VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 11 năm 2009 Số: 01 Nợ TK621 Co TK 152 Họ tên người nhận hàng: Võ Anh Ngọc Địa chỉ: Đội kỹ thuật thi công số Lý xuất kho :Phục vụ xây dựng Xuất kho:NVL II Chứng từ tiền mặt 2.1 Khái quát Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau: 1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (co thể kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng) Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) co thể là: Giấy đề nghị toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) co thể là: Giấy toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên lý TSCĐ, biên gop vốn, … 2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan tuân thủ các quy định, quy chế tài của Cơng ty) Sau đo chuyển cho kế toán trưởng xem xét 3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị toán các chứng từ liên quan 4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Pho Giám đốc Căn cứ vào các quy định quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Pho Giám đốc ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan 5) Lập chứng từ thu – chi: Đối với giao dịch tiền mặt quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi Sau lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt 6) Ký duyệt chứng từ thu – chi: Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu/ủy nhiệm thu hoặc Phiếu chi/ủy nhiệm thu 7) Thực hiện thu – chi tiền: Đối với giao dịch tiền mặt quỹ: Khi nhận Phiếu thu hoặc Phiếu chi (do kế toán lập) kèm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải: + Kiểm tra số tiền Phiếu thu (Phiếu chi) với chứng từ gốc + Kiểm tra nội dung ghi Phiếu thu (Phiếu chi) co phù hợp với chứng từ gốc + Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu thu (Phiếu chi) chữ ký của người co thẩm quyền + Kiểm tra số tiền thu vào hoặc chi cho xác để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt + Cho người nộp tiền hoặc nhận tiền ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi + Thủ quỹ ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi giao cho khách hàng 01 liên + Sau đo thủ quỹ cứ vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi ghi vào Sổ Quỹ + Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu thu hoặc Phiếu chi cho kế toán Đối với thu chi tiền qua ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập nộp Uỷ nhiệm thu/Ủy nhiệm chi, séc, … cho ngân hàng Vi dụ kế toán tiền mặt: Trình tự ln chuyển chứng từ kế tốn thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sau: 1) Bộ phận kế toán tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi (co thể kế toán tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng) Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) co thể là: Giấy đề nghị toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, … Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu, ủy nhiệm thu) co thể là: Giấy toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên lý TSCĐ, biên gop vốn, … 2) Kế toán tiền mặt (kế toán ngân hàng) đối chiếu các chứng từ đề nghị thu - chi, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan tuân thủ các quy định, quy chế tài của Cơng ty) Sau đo chuyển cho kế toán trưởng xem xét 3) Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị toán các chứng từ liên quan 4) Phê duyệt của Giám đốc hoặc Pho Giám đốc Căn cứ vào các quy định quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc hoặc Pho Giám đốc ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu - chi Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan 5) Lập chứng từ thu – chi: Đối với giao dịch tiền mặt quỹ: Kế toán tiền mặt lập phiếu thu, phiếu chi Đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng: Kế toán ngân hàng lập uỷ nhiệm thu/ uỷ nhiệm chi Sau lập xong chuyển cho kế toán trưởng ký dụt 2.2 Ví dụ cụ thể CƠNG TY TNHH TỒN CẦU LIÊN KẾT VIỆT Mẫu số: 02-TT 63 Thăng Long, P.4, Q.Tân Bình, TP.HCM (Ban hành theo QĐ sớ: 15/2006/QĐBTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Ngày 09 tháng 10 năm 2014 Họ tên người nộp tiền: CTY TNHH QC TRUYỀN THÔNG KHÔNG KHOẢNG CÁCH (KKC COMMUNICATION) Địa chỉ: Toà nhà Thanh Niên, Tầng 11, 236/10 Điện Biên Phủ, Phường 17, Quận BìnhThạnh Lý nợp: Đặt cọc 50% giá trị đơn hàng số : KKC /09102014/DKN Sớ tiền:3.800.000 VND (Viết bằng chữ):Ba triệu tám trăm nghìn đồng Kèm theo:Đơn đặt hàng số : KKC /09102014/DKN Chứng từ gốc: Ngày 09 tháng 10 năm 2014 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): + Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý): + Số tiền quy đổi: CÔNG TY TNHH TOÀN CẦU LIÊN KẾT VIỆT 63 Thăng Long, P.4, Q.Tân Bình, TP.HCM Mẫu số: 02-TT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐBTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 09 tháng 10 năm 2024 Họ tên người nhận tiền: Trần Thanh Thảo Địa chỉ: Lý chi: Ứng tiền toán mua hàng văn phòng phẩm Số tiền: 500.000 VNĐ (Viết bằng chữ): Năm trăm nghìn đờng chẵn Kèm theo: .Chứng từ gốc: Ngày 09 tháng 10 năm 2014 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hóa đơn GTGT: ... Lý Thuyết II Khái niệm chứng từ kế tốn Nợi dung chứng từ kế toán Yêu cầu của chứng từ kế toán Nội dung yêu cầu chứng từ kế toán III Phân loại chứng từ kế toán I IV Căn cứ vào tính chất... nhận chứng tư Lập hoặc thu nhận chứng tư Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý điểm sau: Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài phát... ràng, đầy đủ, kịp thời, hợp lệ, hợp pháp II NỘI DUNG VÀ YÊU CẦU CỦA CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 2.1 Nội dung chứng từ kế tốn Các ́u tớ cấu thành nợi dung của chứng từ bao gồm: các yếu tố