Quản lý Dự án CNTT Thạc Bình Cường 0913226660 cuongtb@soict.hut.edu.vn cuongtb-fit@mail.hut.edu.vn Nội dung Khoá học Bài Giới thiệu chung  Bài Xác định dự án  Bài Lập kế hoạch thực dự án  Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án  Bài Quản lý, kiểm soát việc thực dự án  Bài Kết thúc dự án  Giới thiệu chung Giới thiệu Bài Giới thiệu chung Dự án gì?  Quản lý dự án gì?  Nói người quản lý dự án  Giới thiệu chung Giới thiệu Mục tiêu  Để hiểu – Khái niệm dự án quản lý dự án – Tại dự án lại thất bại – Các dự án IT có đặc biệt Giới thiệu chung Dự án gì? Dự án tập hợp công việc, thực tập thể, nhằm đạt kết dự kiến, thời gian dự kiến, với kinh phí dự kiến  Phải dự kiến nguồn nhân lực  Phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc  Phải có kinh phí thực công việc  Phải mô tả rõ ràng kết (output) công việc  Giới thiệu chung Dự án Dự án Dây chuyền SX Hoạt động dự án Hoạt động nghiệp vụ Tạo sản phẩm xác định Cho sản phẩm Có ngày khởi đầu ngày kết thúc Liên tục Đội ngũ nhiều chuyên môn khác - Khó trao đổi - Ngại chia xẻ thơng tin Các kỹ chun mơn hóa Đội hình tạm thời - Khó xây dựng lúc tinh thần đồng đội - Khó có điều kiện đào tạo thành viên nhóm, cần phải sẵn sàng Tổ chức ổn định - Có điều kiện đào tạo, nâng cấp thành viên nhóm Dự án làm lần Công việc lặp lại dễ hiểu Làm việc theo kế hoạch chi phí phê duyệt Làm việc kinh phí thường xuyên hàng năm Bị huỷ không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu Phải đảm bảo làm lâu dài Ngày kết thúc chi phí tính theo dự kiến phụ thuộc vào quản lý Chi phí hàng năm tính dựa kinh nghiệm khứ Giới thiệu chung Dự án Tính kết dự án Hoạt động Dự án Hoạt động sản xuất Xây nhà (cá nhân, quan) Xây hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm thành phố Nghiên cứu đề tài khoa học Dậy học theo kế hoạch hàng năm nhà trường Hướng dẫn luận án sinh viên Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ Sản xuất vũ khí hàng loạt Xây dựng phần mềm mới, quan đặt hàng áp dụng phần mềm hoạt động thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất ) Chế tạo loại xe máy Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế có sẵn, theo kế hoạch giao Thử nghiệm dây chuyền sản xuất theo công nghệ Giới thiệu chung Dự án Dự án kết thúc Hoàn thành mục tiêu đề nghiệm thu kết (kết thúc tốt đẹp) trước thời hạn  Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại)  Đến ngày cuối (nếu tiếp tục không ý nghĩa)  Giới thiệu chung Dự án Dự án thất bại khi: Khơng đáp ứng mục tiêu ban đầu  Không đáp ứng thời hạn  Vượt ngân sách cho phép (20-30%) Không quen thuộc với phạm vi phức tạp dự án: 17% Tại dự án thất bại ? lý khác: 12% thiếu thông tin: 21% Không rõ mục tiêu: 18% Gii thiu chung quản lý dự án không tốt: 32% D ỏn Các lý khiến dự án thất bại (17%) Khơng lường phạm vi rộng lớn tính phức tạp công việc  (21%) Thiếu thông tin  (18%) Không rõ mục tiêu  (32%) Quản lý dự án  (12%) Các lý khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ tổ chức khiến cho không áp dụng kết dự án, người bỏ đi, )  Giới thiệu chung 10 Dự án Các phong cách quản lý dự án (1) Quản lí theo kiểu đối phó (2) Quản lí theo kiểu phương hướng (3) Quản lí nước đến chân nhảy (4) Quản lí chủ động Giới thiệu chung 19 Quản lý dự án Quản lý dự án thụ động có đặc tính QLDA ln đứng sau mục tiêu dự án  Hấp tấp, bị kích động, tương lai ngắn hạn  Khi làm định, nghĩ đến khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, khơng nghĩ đến liệu có phải bước hay khơng  Khơng kiểm sốt tình Nhiều phải thay đổi kế hoạch tổ chức  Giới thiệu chung 20 Quản lý dự án Hậu quản lý dự án thụ động Kết thu không ổn định  Tinh thần làm việc không cởi mở, hợp tác  Năng suất thấp, công việc không chạy  Rối loạn điều hành  Không sử dụng hiệu tài nguyên  Người quản lý dự án bị dự án quản lý  Hồ sơ dự án chất lượng  Chậm tiến độ, tiêu vượt kinh phí  Chất lượng dự án không đảm bảo  Giới thiệu chung 21 Quản lý dự án Các thuộc tính dự án IT Kết bàn giao hữu hình  Phạm vi khó kiểm soát  Kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ kỳ vọng trái ngược  Có thể bất đồng mục tiêu kinh doanh  Thay đổi quan trọng tổ chức  Các yêu cầu, phạm vi, lợi nhuận xác khó xác định  Sự thay đổi nhanh chóng cơng nghệ  Giới thiệu chung 22 Lưu ý           Quản lý dự án thành cơng vấn đề người Khám phá nguồn hỗ trợ ngăn trở Nhìn chất, khơng tin tượng Người khác có cách nhìn khác Thiết lập kế hoạch chỉnh sửa dễ dàng Dám đối mặt với kiện Sử dụng quản trị để hỗ trợ cho mục đích dự án Thời gian mục tiêu nhiệm vụ không giống nêu kế hoạch Đọc lại phạm vi mục tiêu dự án tuần lần Không ngạc nhiên! Giới thiệu chung 23 Nói người quản lý dự án Người Kỹ sư mang nhiều đặc tính cơng nghệ  Người Quản lý mang nhiều đặc tính nghệ thuật  Dự án nhỏ người kỹ sư kiêm người quản lý dự án Dự án lớn cần nhóm quản lý dự án  Giới thiệu chung 24 Nói nguời quản lý dự án Bảng phân vai dự án    Người quản lí dự án (PMProject Manager): Chịu trách nhiệm kết dự án Có vai trị chủ chốt việc xác định mục đích mục tiêu, xây dựng kế hoạch dự án, đảm bảo dự án thực có hiệu lực hiệu Người tài trợ dự án (PSProject sponsor) Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, định cho dự án tiếp hay cho chết chừng Tổ dự án (PT - Project team) Hỗ trợ cho PM để thực thành cơng dự án Bao gồm người vừa có kỹ (skill) lực (talent) Giới thiệu chung    Khách hàng (Client): Thụ hưởng kết dự án Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án Là người chủ yếu nghiệm thu kết dự án Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm PM PT, tham gia vào việc hình thành xây dựng dự án Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ dự án) Ban điều hành (Steering Committee), nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký, 25 Nói nguời quản lý dự án Bảng phân vai dự án Tổ dự án Ban lãnh đạo Người sử dụng Người quản lí dự án Ban đạo dự án Giới thiệu chung Người tài trợ dự án 26 Nói nguời quản lý dự án Trách nhiệm Quản lý dự án Trách nhiệm Chi tiết Nêu điểm bao quát chung Về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu ngân sách Trao đổi với anh em Bao gồm báo cáo, biểu mẫu, tin, hội họp, thủ tục làm việc ý tưởng trao đổi cởi mở trung thực sở đặn Động viên, khuấy động tinh thần làm việc Bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia uỷ quyền Định hướng công việc Bao gồm điều phối, theo dõi, thu thập trạng đánh giá trạng Hỗ trợ cho người Giới thiệu chung 27 Nói nguời quản lý dự án Trở ngại cho quản lí dự án Một số người cảm thấy đụng chạm tới "độc lập chun mơn" mình, muốn "giấu nghề"  Một số khác có cảm giác ln bị "săm soi", theo dõi để phạt  Một số đấu tranh họ cảm thấy ngăn cấm sáng tạo  Một số người khó chịu với phiền phức hành (họp hành, báo cáo, lấy chữ ký, )  Giới thiệu chung 28 Nói nguời quản lý dự án Chọn nhân cho dự án         Kiến thức kỹ thuật Chuyên môn đặc biệt Đã có kinh nghiệm Đã tham gia dự án chưa? Quyền lực phòng, ban người đó? Hiện có tham gia dự án khác khơng? Khi kết thúc? Dành thời gian cho dự án? Giới thiệu chung         Khối lượng công việc chuyên môn Quan hệ đồng nghiệp Có hăng hái tham gia Có truyền thống làm việc với hiệu cao khơng? Có ngăn nắp quản lý thời gian tốt khơng? Có tinh thần trách nhiệm khơng? Có tinh thần hợp tác khơng? Thủ trưởng người có ủng hộ khơng 29 Nói nguời quản lý dự án Xây dựng tập thể vững mạnh Bổ nhiệm người phụ trách  Phân bổ trách nhiệm  Khuyến khích tinh thần đồng đội  Làm phát sinh lịng nhiệt tình  Thành lập thống huy  Quản lý trách nhiệm  Cung cấp môi trường làm việc tốt  Trao đổi với anh em  Giới thiệu chung 30 Nói nguời quản lý dự án Sức ép với Quản lý dự án Kinh tế Công nghệ Marketing Chuẩn Mục tiêu Nguồn nhân lực Thủ tục hành Uy tín, danh dự Nhân Mơi trường kinh doanh Quan hệ với người đặt hàng Giới thiệu chung 31 Nói nguời quản lý dự án Phẩm chất Quản lí dự án Trung thực Tồn tâm tồn ý Phản ứng tích cực Nhất quán Tính kiên Khả diễn đạt Tầm nhìn xa trơng rộng Tính khách quan Đầu tầu, gương mẫu, lôi Khả tâm sự, thơng cảm với người khác Giới thiệu chung 32 Nói nguời quản lý dự án Kết luận Khơng có dự án hồn hảo Các vấn đề ln nảy sinh Tốt dự kiến vấn đề  Cách tiếp cận tốt xác định: Cái gì, Khi nào, đâu, Thế (Xác định) (Lập kế hoạch)  Tiếp đến phối hợp tài nguyên (Tổ chức)  Cần đánh giá (Kiểm soát)  Cuối (Kết thúc)  Bao quát tất (Lãnh đạo)  Giới thiệu chung 33 ... chung Giới thiệu Bài Giới thiệu chung Dự án gì?  Quản lý dự án gì?  Nói người quản lý dự án  Giới thiệu chung Giới thiệu Mục tiêu  Để hiểu – Khái niệm dự án quản lý dự án – Tại dự án lại... học Bài Giới thiệu chung  Bài Xác định dự án  Bài Lập kế hoạch thực dự án  Bài Các công cụ phục vụ quản lý dự án  Bài Quản lý, kiểm soát việc thực dự án  Bài Kết thúc dự án  Giới thiệu chung. .. cứng) 14 Quản lý dự án Quản lý thực dự án Những yêu cầu người quản lý Quản lý Dự án yêu cầu Nguồn Các đầu vào khác Giới thiệu chung Thực dự án Các kết bàn giao dự án Các đầu khác 15 Quản lý dự án