CHƯƠNG 09 Quản lý Mua sắm Trang thiết bị Dự án (Procurement Management) Nắm tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án việc gia tăng sử dụng linh kiện cho dự án cơng nghệ thơng tin  Nắm qui trình QL Mua sắm trang thiết bị dự án lên kế họach mua sắm trang thiết bị: Lập Kế họach mời gọi, Mời gọi, Chọn Nhà cung cấp, QL Hợp đồng Kết thúc hợp đồng  Giới thiệu số kỹ thuật công cụ hỗ trợ QL Mua sắm trang thiết bị dự án  Giới thiệu loại phần mềm có sẵn giúp cho việc quản lý trang thiết bị dự án  Tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án     Mua sắm gắn liền với việc yêu cầu cung cấp hàng hoá dịch vụ từ bên Những điều khoản khác bao gồm mua bán outsource Các chuyên gia dự đốn trước 2003 thị trường outsource cơng nghệ thơng tin tồn cầu tăng 110 tỷ la Các khoản chi tiêu Liên Bang hoa Kỳ lĩnh vực công nghệ thông tin dự kiến tăng tăng từ 6,6 tỷ đô la năm 2002 lên gần 15 tỷ đô la trước 2007, thời điểm mà chỉnh phủ điện tử trọng, an ninh quốc gia, thiếu hụt chuyên viên công nghệ thông tin phủ Tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án Trang thiết bị tài nguyên dự án  Đầu tư mức, lúc chủng loại nhân tố quan trọng để tiết giảm chi phí tăng hiệu hoạt động dự án  Mua sắm hay thuê mướn ?  Outsourcing ?  Tại phải outsource ? Nhằm giảm chi phí cố định chi phí định kỳ  Giúp khách hàng tập trung vào lĩnh vực kinh doanh họ  Cập nhật kỹ cơng nghệ  Cung cấp tính linh hoạt  Tăng trách nhiệm  Qui trình Quản lý Trang thiết bị Những tiến trình bao gồm:  Lập kế hoạch mua sắm: xác định mua thời gian  Lập kế hoạch mời thầu: lập yêu cầu sản phẩm nhận biết nguồn lực tiềm  Mời thầu: nhận bảng báo giá, bỏ thầu, chào hàng, hay đề xuất phù hợp  Lựa Chọn nhà cung cấp: chọn lựa từ nhà cung cấp tiềm  Quản lý hợp đồng: trì mối quan hệ với nhà cung cấp  Nghiệm thu hợp đồng: hoàn tất lý hợp đồng Lập Kế họach mua sắm  Xác định vấn đề liên quan tới kế hoạch mua sắm mà dự án cần việc sử dụng sản phẩm hay dịch vụ từ bên Bao gồm:       Có mua hay khơng Mua cách Mua Mua Khi mua Thí dụ Một số cơng ty Boots PLC nước Anh, sử dụng dịch vụ IT bên giúp họ tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng hệ thống IT họ Việc hoạch định mua sắm trang thiết bị cẩn thận giúp họ tiết kiệm tới hàng tỷ đô la, U.S Air Force sử dụng cách linh họat chiến lược giá cho dự án qui mơ tự động hóa văn phịng Một số Kỹ thuật công cụ hoạch định trang thiết bị Phân tích Làm/Mua: xác định dịch vụ hay sản phẩm cụ thể tự sản xuất hay mua thực công ty hay mua từ bên Thường liên quan tới phân tích tài Thí dụ  Giả sử bạn thuê vật dụng cần cho dự án 150 la/ngày Mua vật dụng, chi phí đầu tư 1000 la, khoản chi phí hàng ngày khác 50 đô la/ngày    Thời gian để chi phí thuê mướn giống chi phí mua? Nếu bạn cần vật dụng cho 12 ngày, bạn nên thuê hay mua nó? Một số Kỹ thuật cơng cụ hoạch định trang thiết bị     Giải pháp “Làm /Mua” Lập phương trình “Làm” = “Mua” Trong ví dụ này, sử dụng phương trình sau Gọi d số ngày sử dụng vật dụng Ta có phương trình $150d = $1,000 + $50d Giải phương trình ta có D=10    Chi phí thuê mướn chi phi phí mua 10 ngày Nếu bạn cần vật dụng cho 12 ngày, mua vật tiết kiệm Những chuyên gia nước cung cấp định mua sắm có giá trị Hình thức hợp đồng mua sắm      Giá cố định: mức tổng giá cố định cho sản phẩm dịch vụ rõ ràng Chi phí bồi hồn: liên quan tới việc xác định chi trả cho bên bán chi phí trực tiếp hay gián tiếp Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF =Cost plus incentive fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với khoản lệ phí trước khoản tiền thưởng khích lệ Chi phí cộng lệ phí cố định (CPFF=Cost plus fixed fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả dựa tỷ lệ phần trăm chi phí ước tính Chi phí cộng % chi phí (CPPC=Cost plus percentage of costs): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa tổng chi phí Hình thức hợp đồng   Thời điểm tài liệu hợp đồng: kết hợp giá cố định chi phí hồn lại, thường sử dụng tư vấn Hợp đồng theo đơn vị: yêu cầu bên mua trả cho bên bán lượng tiền định sẵn đơn vị dịch vụ Bảng kê khai công việc (SoW=Statement of Work) Bảng kê khai công việc bảng mô tả công việc công việc cần thiết cho mua sắm  Nhiều hợp đồng, ghi nhớ liên kết qua lại có SOW  Một SOW rõ ràng giúp cho nhà thầu hiểu rõ yêu cầu khách hàng  SOW Lập kế hoạch mời thầu  Kế hoạch mời thầu liên quan tới việc chuẩn bị số văn bản:  Yêu cầu đề xuất: để mời gọi từ nhà cung cấp tương lai  Yêu cầu báo giá: để xem xét tính chất mua sắm ấn định  Mời thầu hay đàm phán phúc đáp lại chủ thầu phần kế họach mời thấu RfP: Request for Proposal Mời thầu  Việc mời thầu liên quan tới việc thu thập đề nghị hay bỏ thầu từ nhà cung cấp tương lai Những công ty thơng báo nhu cầu mua sắm hàng hóa dịch vụ theo số cách      Tiếp cận với nhà cung cấp uy tín Tiếp cận với số nhà cung cấp tiềm Quảng bá tới đối tượng quan tâm Một hội thảo dành cho nhà thầu giúp sàng lọc điều bên mua mong đợi Chú ý đến quy định pháp luật ràng buộc từ nguồn tài chính, chủ đầu tư trogn q trình thầu Lựa Chọn nhà cung cấp  Những liên quan tới chọn lựa       Đánh giá đề nghị nhà thầu Chọn lựa nhà thầu tốt Đàm phán hợp đồng Trao hợp đồng Chuẩn bị hình thức đánh giá bổ ích việc lựa chọn nhà cung cấp Bên mua thường thiết lập “Danh sách ngắn (short list)” Cần ý quy định pháp luật quy định nhà đầu từ, nguồn tài Quản lý hợp đồng    Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo thực nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu giao kèo theo hợp đồng Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, điều quan trọng nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng Nhiều giám đốc dự án phớt lờ khế ước hợp đồng, điều dẫn tới hậu nghiêm trọng Kiểm soát thay đổi hợp đồng    Thay đổi phần dự án cần xem xét lại, phê chuẩn, lập văn người phê duyệt dự án trước Đánh giá thay đổi phải bao gồm phân tích ảnh hưởng Sự thay đổi ảnh hưởng đến phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng hàng hóa hay dịch vụ cung cấp? Những thay đổi phải thiết lập văn Những thành viên dự án nên ghi chép tư liệu tât họp quan điện thọai Thanh lý hợp đồng Thanhlý hợp đồng bao gồm  Xác minh sản phẩm để xác định tất công việc đựơc hồn tất thỏa mãn u cầu hay khơng  Những hoạt động quản lý hành để cập nhật hồ sơ nhằm phản ánh kết cuối  Lưu trữ thông tin sử dụng tương lai  Kiểm toán mua sắm xác định học kinh nghiệm Sử dụng phần mềm hỗ trợ QLmua sắm trang thiết bị dự án    Phần mềm xứ lý văn giúp soạn thảo đề xuất hợp đồng, bảng tính giúp đánh giá nhà cung cấp, liệu giúp ta thấy hoạt động nhà cung cấp, phần mềm trình bày giúp thể thơng tin liên quan tới việc mua sắm Vào cuối thập niên 90 đầu năm 2000, nhiều công ty bắt đầu sử dụng phần mềm mua sắm điện tử để thực chức mua sắm điện tử Những công ty Commerce One, Ariba, Concur Technologies, SAS, BAN cung cấp dịch vụ mua sắm liên kết mạng sử dụng công cụ kết nối mạng khác giúp tìm thơng tin vế nhà cung cấp hay bán đấu giá hàng hay dịch vụ ... quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án Trang thiết bị tài nguyên dự án  Đầu tư mức, lúc chủng loại nhân tố quan trọng để tiết giảm chi phí tăng hiệu hoạt động dự án  Mua sắm hay thuê mướn... động quản lý hành để cập nhật hồ sơ nhằm phản ánh kết cuối  Lưu trữ thông tin sử dụng tương lai  Kiểm toán mua sắm xác định học kinh nghiệm Sử dụng phần mềm hỗ trợ QLmua sắm trang thiết bị dự án. .. quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án     Mua sắm gắn liền với việc yêu cầu cung cấp hàng hoá dịch vụ từ bên Những điều khoản khác bao gồm mua bán outsource Các chuyên gia dự đốn trước